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计算机二级办公软件考试中会遇到使用邮件合并功能进行操作,你知道怎么操作吗?如果不知道,那就跟着读文网小编一起试试吧!
1在桌面新建一个xlsx的excel文件,点击打开,在该文件中根据如下图所示输入这些内容信息
2点击保存后关闭该文件,然后再点击右键,新建一个word文档,点击打开该文档,使用“插入”中的“绘制表格”功能,插入如下的三行两竖的表格
3根据要求在绘制好的表格中输入如下的内容。然后将界面切换到“邮件”的设置目录栏
4选择“邮件”设置中的“选择收件人”选项,点击该选项下方的小三角形,选择该目录中的“使用现有列表”
5点击“使用现有列表”的选项后,将出现文件的位置选择界面,你选择你刚刚存放新建的Excel文件的位置,选项Excel文件,打开
6将鼠标的光标确定在文件内容中的”准考证号“后,然后点击”插入合并域“选项中的”准考证号“,你将看到如下界面
7重复以上操作,你将看到你的表格变成了如下界面。然后你点击上方的“完成并合并”选项下方的编辑单个文档
8在弹出来的小窗口中点击“确定”,你将看到你的表格中的信息更新了,变成了你之前在Excel文件中保存的信息
看了“word使用邮件合并功能的两种方法”
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大家在考计算机二级考试时,在很多到题目有可能会随即抽到邮件合并这一道题目。其实邮件合并不难,只是步骤有点多,那么下面就由读文网小编为大家分享下word使用邮件合并的技巧,希望能帮助您。
找步骤一:到Word 2003并且双击打开。提示:现在大多数是Word 2010版本,两个版本的邮件合并是一样的,大家不用担心版本不一样。
步骤二:在左上角找到工具,单点击一下。
步骤三:单击后,找到“信函与邮件”点开扩展,然后单击“邮件合并”。
步骤四:在右边可以看见如图所示,选择“信函”,然后直接点击”下一步:正在启动文档“。
步骤五:选择“使用当前文档”,然后点击“下一步:选取收件人”。
步骤六:在计算机二级考试中都是从“使用现有列表”选择联系人,然后点击下一步:撰写信函。
步骤七:点击后如图所示,选择桌面,在桌面上打开你计算机二级考试的文档,联系人在里面,选取到联系人后,打开即可。然后一直点下一步。
看了“word怎么使用邮件合并的两种方法”
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在收到很多邮件,需要进行邮件合并时,用excel就可以轻松解决。Excel中的邮件合并功能具体该如何使用呢?下面是由读文网小编分享的excel2010邮件合并功能的使用教程,以供大家阅读和学习。
以office2010为例:Excel没有自带邮件合并功能,但可通过Word结合使用。
具体操作:
1、打开Word文档,选择“邮件”,点击“开始邮件合并”,选择“信函”。
2、点击“选择收信人”,选择“使用现有列表”,选择目标Excel文档。
3、点击“插入合并域”,域的类别要相对应。
4、选择“完成邮件合并”,点击“全部”即可。
邮件合并是一种可以批量处理的功能,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。
应用领域:
1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。
3、批量打印工资条:从电子表格调用数据。
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果要批量打印准考证、明信片、信封、请柬、工资条等很有规律内容,你不需要做大量重复枯燥的劳动,应该使用Office提供的邮件合并功能,来提高工作效率。那么下面就由读文网小编给大家分享下使用word2013邮件合并功能的技巧,希望能帮助到您。
步骤一:准备好的excel文档如图所示
步骤二:打开一个word文档,
步骤三:切换到“邮件”菜单栏下,选择“开始邮件合并”----“邮件合并分布向导”,如图所示
步骤四:此时右侧出现邮件合并分步向导。
步骤五:选择“信函”并点击-----“下一步:开始文档”6/20此时出现如图所示窗口
步骤六:选择“使用当前文档”----并点击“下一步:选择收件人”8/20在这里选择“浏览" ,找到准备好的excel文件
步骤七:如图
步骤八:单击确定后弹出如图所示窗口------选择通讯录,并单击确定
步骤九:此时弹出新的窗口,如图,然后直接点击确定。
步骤十:然后选择
步骤十一:出现如图所示-------在这里选择”其他项目“,
步骤十二:选择后弹出如图所示窗口
步骤十三:在这里我们只需要姓名,故选择姓名后单击”插入“ 此时在尊敬的后面就会出现”《姓名》“(在这里如果需要插入其他的也可以进行继续插入) ----然后单击”关闭“
步骤十四:然后点击”下一步:预览信函“-----点击后如图所示,此时尊敬的后面会出现一个名字
步骤十五:然后点击”下一步:完成合并“
步骤十六:点击”编辑单个信函“ 就会弹出如图窗口
步骤十七:选择确定后就会出现一个新的文档,如图所示
步骤十八:在这里保存一下新的文档就可以了。到这里就制作完成了。
看了“如何使用word2013邮件合并功能”此文
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邮件合并功能其实在实际运用中有很大的作用,比较常见的如运用邮件合并功能编辑信函、制作铭牌等等。灵活使用word自带的邮件合并功能,可以极大的提高我们的工作效率,减少重复劳动。那么下面就由读文网小编给大家分享下word2013使用邮件合并功能的技巧,希望能帮助到您。
步骤一:新建一个EXCEL表格,在EXCEL表格中输入一个“姓名”字段,如图所示(下面是对应的名称),保存excel。
步骤二:新建word,在word中编辑好主体内容(如图所示),调整格式和字体,将需要引用填充的部分空出。例如本例中的“邀请函”、“尊敬的”和正文内容等 都是固定的,只是具体的收件人需要变化,将这个收件人空出来即可。
步骤三:将鼠标放在需要插入内容的地方,点击word菜单栏中的“邮件”选项,再点击“选择收件人”,在下拉选项中点击“使用现有列表”,如图所示。在“选取数据源”对话窗中,选中我们一开始就编辑好的execl表格。
步骤四:这个时候,我们发现菜单栏中的“编辑收件人列表”已经变成了可点击的状态了,点击它,在弹出的对话窗口中选择需要引用的字段或者数据列,由于我们的excel中只有一列数据,因此默认就选中了此列,直接点击确定。
步骤五:接着点击菜单栏的“插入合并域”,这个时候在鼠标处会出现“《姓名》”,如图所示。这个时候我们可以点击“预览”,在通过“下一记录”或“上一记录”按钮查看显示,从而调整所显示的页面。
步骤六:最后,我么通过点击“完成并合并”-“编辑单个文档”-“全部”,将所有的页面整到一个文件中来。这样我们就可以在一个word中看到发给所有收件人的信件的最终格式了。
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word 2010邮件合并功能该怎么使用?word中有一个功能比较不常用,但是却很有用,那就是邮件合并功能那么下面就由读文网小编给大家分享下使用word 2010邮件合并功能的技巧,希望能帮助到您。
步骤一:首先将光标定位到“尊敬的”之后。在“邮件”选项卡“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮,在展开的列表中选择“邮件合并分步向导”,启动“邮件合并”的任务窗格。
步骤二:在"邮件合并"任务窗格“选择文档类型”中保持默认选择“信函”,单击“下一步:正在启动文档”超链接。
步骤三:在“邮件合并”任务窗格“选择开始文档”中默认选择“使用当前文档”,单击“下一步:选取收件人”超链接
步骤四:在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”中保持默认选择“使用现有列表”,单击“浏览”超链接。启动“读取数据源”对话框,在文件夹下选择文档,单击“打开”按钮,启动“邮件合并收件人”对话框,保持默认,单击“确定”按钮,返回到word文档后,在“邮件”选项卡“编写和插入域”组中,单击”插入合并域“按钮右侧的下拉按钮,在展开的列表中选择”姓名“
步骤五:在“邮件合并”任务窗格中,单击“下一步:预览信函”超链接
步骤六:在“预览信函”选项组中,通过按钮可以切换不同的收件人。单击“编辑收件人列表”还可以增加,修改收件人,单击“下一步:完成合并”即可
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邮件合并算得上是Word中很有帮助的一项特性,而很多人都还没有使用过它,因为他们都不知道应该如何操作。它听起来似乎有些陌生难懂,但实际上是非常简单易用的。那么下面就由读文网小编为您分享下使用Word2007邮件合并功能发送邮件的技巧,希望能帮助您。
步骤一:设置电子邮件主文档
步骤二:启动 Word。
步骤三:在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”。
步骤四:单击“电子邮件”。
步骤五:将电子邮件文档连接到地址列表
步骤六:要将信息合并到电子邮件主文档中,必须将文档连接到地址列表,它也称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件,则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。
步骤七:选择数据文件
步骤八:在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“选择收件人”,在下拉菜单中选择“从outlook联系人中选择....."
步骤九:会弹出outlook的联系人文件夹信息, 如下图显示我的联系人总数为1300个。
步骤十:点击”确定“后,会弹出所有的联系人列表:
步骤十一:调整收件人列表或项列表
步骤十二:要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集,必须学会活用”筛选“功能:
步骤十三:筛选记录 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录,这种方法十分有用。筛选列表后,可以使用复选框包含和排除记录。
要筛选记录,请执行下列操作:
1)在“调整收件人列表”下,单击“筛选”。
2)在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上,选择要用于筛选的条件。
例如,如果要只为将公司名称中包含厦门的地址生成电子邮件,则可在“域”列表中单击“公司”,在“比较”列表中单击“包含”,然后在“比较对象”列表中单击“厦门”即可。
3)要进一步调整筛选,可单击“与”或“或”,并选择更多条件。
例如,要只为担任经理职务的朋友发送电子邮件,则可筛选“公司”域包含“厦门”并且“职务”域包含“经理”的记录。如下图所示:
步骤十四:将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中
步骤十五:将电子邮件主文档连接到地址列表后,即可开始键入邮件的文本并添加占位符,这些占位符指明在每封邮件内显示唯一信息的位置。
步骤十六:占位符(如地址和问候语)称为“邮件合并”域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应。
步骤十七:通过在电子邮件主文档中放置域,即表示您想让特定类别的信息(如姓名或地址)在该位置显示。
步骤十八:您可将数据文件中的任何列标题作为域添加到电子邮件主文档中。这为您设计电子邮件提供了灵活性。例如:
步骤十九:假定您要给每位朋友寄送抬头为其独特的尊称,则可以在邮件的称呼栏插入“昵称”域;(当然前提是在建立人脉资料库时这个字段针对每个人都填入个性化的昵称)
步骤二十:预览并完成合并
步骤二十一:在电子邮件主文档中添加域后,即可开始预览合并结果。如果对预览满意,则可完成合并。
步骤二十二:要进行预览,请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作:
步骤二十三:单击“预览结果”。
步骤二十四:使用“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮逐页查看每封电子邮件。
步骤二十五:通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。
步骤二十六:完成合并发送电子邮件
1)在“邮件”选项卡上,单击“完成并合并”,然后单击“发送电子邮件”。
2)在“收件人”框中,选择用于存储收件人电子邮件地址的域的名称。
3)在“主题行”框中,键入邮件的主题行,比如,我写的是"道别!from:旅程无限"
4)在“邮件格式”框中,单击“HTML”或“纯文本”,将文档作为电子邮件正文发送,或单击“附件”,将文档作为附件发送。
步骤二十七:至此,用word2007的邮件合并功能发送个性化邮件即大功告成。
看了“怎样使用word2007的邮件合并功能发送邮件”此文
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在填写大量格式相同,只修改少数相关内容,其他文档内容不变时,我们可以灵活运用Word邮件合并功能,不仅操作简单,而且还可以设置各种格式、打印效果又好,可以满足许多不同客户不同的需求。下面读文网小编就分别给大家提供Word2003和Word2007邮件合并功能制作过程及使用方法。希望对你有帮助!
首先我们利用WPS表格创建原始数据,通常以二维表格的形式将数据进行组织。其中一种效果如图:
打开WPS,切换至“引用”选项卡,点击“邮件合并”按钮,此时就会显示“邮件合并”工具栏。
接下来点击“打开数据源”按钮。
从打开对话框中选择已创建的WPS表格数据,同时选中数据所在的工作表,并点击“确定”完成数据的导入操作。
接下来,制作一种通用的页面样式,如图所示:
确保当前记录为“1”,然后将光标定位于相当位置,点击“插入域”按钮,从弹出的窗口中选择相应的字段,点击“插入”按钮。
最终插入完一条记录的情况如下:
然后我们需要输入一个“Next域”,该域用于设置一页中所包含的邮件项即表格的多少。通过在文档的最后面插入“Next域”。如图:
点击“查看合并域”按钮,即可预览效果。
最后点击“合并到新文档”,并在弹出的窗口中点击“确定”按钮即可看到最终效果。
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计算机二级办公软件考试中会遇到使用邮件合并功能进行操作,你知道怎么操作吗?如果不知道,那就跟着读文网小编一起试试吧!
word2010使用邮件合并功能步骤1:在桌面新建一个xlsx的excel文件,点击打开,在该文件中根据如下图所示输入这些内容信息
word2010使用邮件合并功能步骤2:点击保存后关闭该文件,然后再点击右键,新建一个word文档,点击打开该文档,使用“插入”中的“绘制表格”功能,插入如下的三行两竖的表格
word2010使用邮件合并功能步骤3:根据要求在绘制好的表格中输入如下的内容。然后将界面切换到“邮件”的设置目录栏
word2010使用邮件合并功能步骤4:选择“邮件”设置中的“选择收件人”选项,点击该选项下方的小三角形,选择该目录中的“使用现有列表”
word2010使用邮件合并功能步骤5:点击“使用现有列表”的选项后,将出现文件的位置选择界面,你选择你刚刚存放新建的Excel文件的位置,选项Excel文件,打开
word2010使用邮件合并功能步骤6:将鼠标的光标确定在文件内容中的”准考证号“后,然后点击”插入合并域“选项中的”准考证号“,你将看到如下界面
word2010使用邮件合并功能步骤7:重复以上操作,你将看到你的表格变成了如下界面。然后你点击上方的“完成并合并”选项下方的编辑单个文档
word2010使用邮件合并功能步骤8:在弹出来的小窗口中点击“确定”,你将看到你的表格中的信息更新了,变成了你之前在Excel文件中保存的信息
word2010使用邮件合并功能步骤9:不知道亲你看懂了吗?如果看懂了,那就快点试试吧!
看了“word2010怎样使用邮件合并功能”此文
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这里小编以发送员工工资单的邮件为例给大家介绍文字邮件合并的用处。以下是读文网小编给大家整理的WPS文字邮件合并批量发送邮件的方法,希望能帮到你!
在WPS文字中建立一篇主文档,将工资单的表格框架先搭建起来,如图所示:
主文档
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在我们的工作中,有时,经常需要用到邮件合并的功能,使每个数据分开,那么这时就要用到邮件合并的功能了,那么下面就由读文网小编给大家分享下word使用邮件合并的技巧,希望能帮助到您。
步骤一:打开word,并建立源数据区域
步骤二:工具→信函与邮件→邮件合并
步骤三:打开邮件合并窗格
步骤四:选择目录→下一步
步骤五:这步不用改,用默认的,选择“使用当前文档”→下一步
步骤六:在这步中,→浏览,即数据区域→下一步
步骤七:单击“其它项目”,分别一个一个地插入域,并关闭,重复这步,直至所有的都插满→下一步
步骤八:这时,可以预览一个的效果了,→“编辑收件人列表”选择所需要的,不要的则不要选→下一步
步骤九: “创建新文档”→全部→“确定”
步骤十:这时就已经成功了
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邮件合并功能其实在实际运用中有很大的作用,比较常见的如运用邮件合并功能提取数据等等。那么下面就由读文网小编给大家分享下word2007中使用邮件合并的技巧,希望能帮助到您。
步骤一:选择“邮件”选项卡中的“选择收件人”。
步骤二:选择“使用现有列表”。
步骤三:啊!在这里我们选择指定的数据源——也就是Excel成绩表,这样,Word 2007才知道从哪里取成绩数据呀!
步骤四:在文件夹选择制作好的Excel成绩表。
步骤五:现在Excel的成绩表已经和我们的Word成绩通知单关联在一起了!
小提示:如果成绩表文件里面有多个工作表,下图中都会列出来,选择需要的工作表就可以了。
步骤六:我们可以点击“邮件”选项卡中的“编辑收件人列表”,看看我们的数据表是不是和Word通知单联系在一起了。
步骤七:之前Excel成绩表中的数据都在这里了!,如果老师并不需要所有的数据,可以在这里选择需要的部分数据。
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通过word邮件合并Excel输出学校学业成绩单,那么大家知道如何操作吗?在下面就由读文网小编给大家分享下word使用邮件合并excel的技巧,希望能帮助到您,有需要的朋友可以来看看哦。
步骤一:班主任将班级学生电子名单发到学校群供其他各任课老师下载。
步骤二:任课老师下载班级名单以及自己所任学科的模板。模板需要在群文件下载并解压。
步骤三:打开后,根据班主任提供的名单填入(复制粘贴)学生的姓名和学号,然后开始填写等级以及对应的评语。
步骤四:等各个学科所有老师将评语录入完毕,班主任将各个学科的评语复制粘贴到总表中。
步骤五:最后只要花几分钟的时间就可以输出班级每个学生的学业成绩单了,打开word的学业成绩单,里面只需要一位同学的空白学业成绩单(2页)。
步骤六: "邮件" 选择收件人 使用现有列表 选择录入完的Excel总模板
步骤七:这时候我们word学业单“插入合并域"中 就有录入完的Excel总模板的所有域,然后依次插入到需要填写的单元格中,只需要填完一份.
步骤八:然后”完成合并“就可以看到最后有具体评语的学业成绩单了,在打印前可以选择编辑。
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邮件合并无论是计算机省考还是国考都会成为我们的重点,那么下面就由读文网小编给大家分享下word2010中邮件合并的技巧,希望能帮助到您,有需要的朋友可以来看看哦。
步骤一:首先打开“文档F.doc”的文件,即题目所说的主文档。点击“邮件”按钮,然后点击“开始邮寄合并”,选择“信函”。
步骤二:然后点击“选择收信人”,选择“使用现有列表”,这个时候就会弹出对话框,选择你的目标数据来源“表F.doc”
步骤三:数据源选择好后点击”插入合并域“并且要对应着每一个域的类别选择,地点对应地点,时间对应时间。本图是插入域完成的图片。
步骤四:等一个域插入完毕后,我们这是就可以选择“完成邮件合并”。
步骤五:最后点击弹出来对话框中的“全部”就完成了邮件合并的所有项目了,这时候你就可以按要求保存文档。
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在实际工作中,经常会遇到这种情况:需要处理的文件主要内容基本相同,只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据,那也够麻烦的。那么下面就由读文网小编为您分享下巧用Word邮件合并功能打印的技巧,希望能帮助您。
步骤一:运行Word XP新建一个文档,执行“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并向导”。在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”,如图1所示,然后单击“下一步”。
步骤二:在“选择开始文档”窗口中,如果使用已有的文件,那就选择“从现有文档开始”然后选择并打开相关文档,如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框,然后单击“下一步”进入第三步操作。
步骤三:在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框,然后点击“创建”按钮编辑数据源。在弹出的“新建地址列表”窗口中,点击“自定义”按钮,为数据源创建合适的项目。因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等,所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删除”按钮将数据源的项目改成 “姓名”、“系”、“专业”、“日期”这四个适合要求的域名,如图2所示。确定后返回前一窗口,输入被录取的学生的信息,如图3所示。输入完毕后,保存并关闭数据源,然后单击“下一步”,进入主文档的编辑。
步骤四:“撰写信函”中,在Word的编辑区输入各份通知书共有的内容,在需要输入姓名、系名称、专业名称和报到日期处,就通过点击“其他项目”按钮,激活“插入合并域”窗口,并选择其中合适的项目,点击“插入”按钮,将其插入文档,如图4所示。和其他的文字编辑一样,你可以随意设置修改段落格式、字体、字号等等。
步骤五:文件编辑完后,单击“下一步”进入第五步“预览信函”。这时我们发现录取通知书中的变化部分已经被数据源中输入的数据取代,如图5所示。你可以使用“预览信函”窗口中的前进、后退按钮查看不同同学的通知书,如果发现问题的话,还可以重新修改数据源。
步骤六:现在就单击“下一步”进入最后一步的操作“完成合并”,点击“编辑个人信函”,在弹出的“合并到新文档”窗口中选择“全部”,如图6所示,刚才编辑的所有文件就变成由与录取人数相同的页码组成的一个Word文档,执行“文件”——“打印预览”命令看看,如图7所示,效果不错吧。
步骤七:值得一提的是,你可以在第三步中直接调用Excel文件、数据库文件、Word表格中的数据……作为数据源,这无疑将会大大提高我们的工作效率,现在你不会再为做大量重复劳动而心烦了吧。
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如果有多个修定者针对同一文档进行修定处理工作,那么如何将所有修定者所做的修改统一到一个文档中呢?比较并合并文档提供了更好的支持,利用它可实现对所有修定者所做修改的记录和标记,以方便阅读者进行查看。下面读文网小编将给大家展示一下比较并合并文档的强大功能。
步骤一:由于公司架设了局域网,可实现文件的共享。于是小王将自己拟定的营销方案策划书以“Word97-2003格式保存”为““XXX公司营销计划书.doc”并放到本地共享文件夹里,这样张总就可以通过局域网查看到该文件。小王告诉张总审核该策划书。
步骤二:当张总需要审批小王所报送的文件时,使用Wod2007打开共享文件夹中的“XXX公司营销计划书”,然后将该文件另存为“XXX公司营销计划书(修定稿).doc”,然后单击菜单栏上的“审阅”菜单,即可弹出“审阅”浮动工具面板,然后张总就可以在其中进行文件的修改以及添加批注等操作了。
步骤三:张总在阅读这个文件过程中,看到有一些地方不恰当,因此需要进行修改,单击“审阅”浮动工具面板中的“修订”按钮,就可以进入文件的修订状态了。在修订过程中,张总觉得在文件右侧的批注框太多,反而显得文件凌乱不堪,这时候他单击“批注框”按钮,然后选择“仅在批注框中显示批注和格式”命令,这样对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记,而不会显示批注框,批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。
步骤四:虽然在文件中的所有修改,都会用标记或者批注框予以标志,但是查看起来还是太费劲,于是张总就启动审阅窗格,单击工具栏上的“审阅窗格”按钮,然后选择一种显示方式,比如“垂直审阅窗格”选项,即可在右侧的单独窗格中,显示对文件的所有修订操作了。而单击这个窗格上右上角的“显示详细汇总”按钮,就可以显示对这个文件所有修订操作的统计信息了。
步骤五:文件修改完毕后,张总准备将它存放在小王的共享文件夹中,但是担心被别人恶意修改,于是王总在“审阅”工具面板中新增加了“保护文档”功能。为文档设置保护密码时,单击“保护文档”按钮,在弹出的“保护文档”任务窗格中,从“编辑限制”下面的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”选项(图5)。然后单击下面的“是,启动强制保护”按钮,在弹出的对话框中输入保护密码,这样王经理就可以将密码告诉张洁,而其他人在打开这个文件时,由于不知道密码就只能够浏览文档,而无法进行修改。
步骤六:由于张总在文件“XXX公司营销计划书”进行了很多修订,内容变化很大,因此小王需要将这些修订内容与原文件进行比较,同时将必要的修订内容合并到自己的原文档中。
步骤七:当小王需要编辑或者比较合并已经添加强制保护密码的文档时,必须先打开文档,然后单击工具栏上“审阅”菜单中的“保护文档”按钮,然后单击弹出任务窗格中的“停止保护”按钮,在弹出的对话框中输入密码,从而取消对文档的保护。
步骤八:比较合并文档时,小王单击“审阅”工具面板中的“比较”按钮,然后选择“合并多位作者的修订”命令(图6),在弹出的“合并文档”对话框中,单击“原文档”右侧的打开按钮,选择要比较的原文档,如“XXX公司营销计划书.doc”;单击“修订的文档”右侧的打开按钮,选择修订后的文档,如XXX公司营销计划书(修定稿).doc”,然后单击“确定”按钮。
步骤九:之后整个窗口被分为四个部分:右侧是两个子窗口,分别为显示原文档以及修订后的文档;中间为合并的文档;左侧则为审阅窗格。在比较各个文档过程中,可以通过这两个子窗口任意查看各个子文档中的内容,但是不可以进行再编辑,而在合并后的文档中可以进行编辑
步骤十:合并文档时,操作也很简单,小王在“合并的文档”窗口中,单击进行准备接受修订意见的某处位置,然后单击“接受”按钮,从其中选择“接受修订”命令即可。如果需要接受所有的修订,选择“接受对文档的所有修订”命令即可。
步骤十一:文档合并完毕后,单击“显示以审阅”按钮,从其中选择“最终状态”命令,以取消文档中的各种修订标记,合并后文档临时名称一般为“合并结果×”(×为合并文档序号),如:合并结果4,最后单击工具栏上的“保存”按钮,将合并文件保存。
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