word2007的比较并合并文档功能使用方法

如果有多个修定者针对同一文档进行修定处理工作，那么如何将所有修定者所做的修改统一到一个文档中呢?比较并合并文档提供了更好的支持，利用它可实现对所有修定者所做修改的记录和标记，以方便阅读者进行查看。下面读文网小编将给大家展示一下比较并合并文档的强大功能。

比较并合并文档的步骤如下：

步骤一：由于公司架设了局域网,可实现文件的共享。于是小王将自己拟定的营销方案策划书以“Word97-2003格式保存”为““XXX公司营销计划书.doc”并放到本地共享文件夹里，这样张总就可以通过局域网查看到该文件。小王告诉张总审核该策划书。

步骤二：当张总需要审批小王所报送的文件时，使用Wod2007打开共享文件夹中的“XXX公司营销计划书”，然后将该文件另存为“XXX公司营销计划书(修定稿).doc”，然后单击菜单栏上的“审阅”菜单，即可弹出“审阅”浮动工具面板，然后张总就可以在其中进行文件的修改以及添加批注等操作了。

步骤三：张总在阅读这个文件过程中，看到有一些地方不恰当，因此需要进行修改，单击“审阅”浮动工具面板中的“修订”按钮，就可以进入文件的修订状态了。在修订过程中，张总觉得在文件右侧的批注框太多，反而显得文件凌乱不堪，这时候他单击“批注框”按钮，然后选择“仅在批注框中显示批注和格式”命令，这样对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记，而不会显示批注框，批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。

步骤四：虽然在文件中的所有修改，都会用标记或者批注框予以标志，但是查看起来还是太费劲，于是张总就启动审阅窗格，单击工具栏上的“审阅窗格”按钮，然后选择一种显示方式，比如“垂直审阅窗格”选项，即可在右侧的单独窗格中，显示对文件的所有修订操作了。而单击这个窗格上右上角的“显示详细汇总”按钮，就可以显示对这个文件所有修订操作的统计信息了。

步骤五：文件修改完毕后，张总准备将它存放在小王的共享文件夹中，但是担心被别人恶意修改，于是王总在“审阅”工具面板中新增加了“保护文档”功能。为文档设置保护密码时，单击“保护文档”按钮，在弹出的“保护文档”任务窗格中，从“编辑限制”下面的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”选项(图5)。然后单击下面的“是，启动强制保护”按钮，在弹出的对话框中输入保护密码，这样王经理就可以将密码告诉张洁，而其他人在打开这个文件时，由于不知道密码就只能够浏览文档，而无法进行修改。

步骤六：由于张总在文件“XXX公司营销计划书”进行了很多修订，内容变化很大，因此小王需要将这些修订内容与原文件进行比较，同时将必要的修订内容合并到自己的原文档中。

步骤七：当小王需要编辑或者比较合并已经添加强制保护密码的文档时，必须先打开文档，然后单击工具栏上“审阅”菜单中的“保护文档”按钮，然后单击弹出任务窗格中的“停止保护”按钮，在弹出的对话框中输入密码，从而取消对文档的保护。

步骤八：比较合并文档时，小王单击“审阅”工具面板中的“比较”按钮，然后选择“合并多位作者的修订”命令(图6)，在弹出的“合并文档”对话框中，单击“原文档”右侧的打开按钮，选择要比较的原文档，如“XXX公司营销计划书.doc”;单击“修订的文档”右侧的打开按钮，选择修订后的文档，如XXX公司营销计划书(修定稿).doc”，然后单击“确定”按钮。

步骤九：之后整个窗口被分为四个部分：右侧是两个子窗口，分别为显示原文档以及修订后的文档;中间为合并的文档;左侧则为审阅窗格。在比较各个文档过程中，可以通过这两个子窗口任意查看各个子文档中的内容，但是不可以进行再编辑，而在合并后的文档中可以进行编辑

步骤十：合并文档时，操作也很简单，小王在“合并的文档”窗口中，单击进行准备接受修订意见的某处位置，然后单击“接受”按钮，从其中选择“接受修订”命令即可。如果需要接受所有的修订，选择“接受对文档的所有修订”命令即可。

步骤十一：文档合并完毕后，单击“显示以审阅”按钮，从其中选择“最终状态”命令，以取消文档中的各种修订标记，合并后文档临时名称一般为“合并结果×”(×为合并文档序号)，如：合并结果4，最后单击工具栏上的“保存”按钮，将合并文件保存。