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商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。在美国,常用Business writing,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异,比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
一般来说,英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen's English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。
商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Block style),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indented style),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式和称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过,近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,似乎与美国式相同。此外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的Inside Address中,把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式),用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。
在英国式英文信里,Mr,Mrs,Messrs,均不加缩写句点,相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给革个公司单位的,不是写给某个具体人的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时,必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号(comma),美国式用分号(colon)。书信结尾客套语(complimentary close)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards,典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名),Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外,英国式的客套语还有特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用。
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memo多用于公司内部,通常是个人写给个人或者个人写给整个公司或者部门。下面是读文网小编整理的商务英语便函memo的写作方式,以供大家学习参考。
Memo
To: All Staff
From: Anna Hope, Sales Director
Date: 18 May 2004
Sub: The Visit of Chairman
The Chairman of our corporation is going to visit our company next Monday 24 May 2004.He plans to discuss the pricing policy for our newly launched product with our sales staff. He will arrive there at 10am and please attend the welcome reception for him at 10:15 am. Thanks!
(我们公司的董事长将于2004年5月24日(下周一)来我们公司。他计划与我们的销售人员讨论新近推出的产品的定价制度。他将于上午10点钟到达,请大家10点15分出席为他举行的欢迎会。谢谢!)
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商务英语邮件怎么写才看起来既专业又得体?很多人在写商务英语邮件时经常会因过度追求“专业化”和“职业化”而使写出来的句子特别拗口、晦涩。其实,商务英语邮件最重要的是自然!下面是读文网小编整理的商务英语信函格式,欢迎大家阅读!
•Title:标题言简意赅,只需告诉对方主题即可。e.g. REPORT ON…
•Introduction:这部分陈述写报告的目的。内容包括要求你写这份报告的原因及报告最后你将达到的效果。
e.g. The purpose of this report is to…
The objective of this report is to…
The aim of this report is to…
This report aims to…
Mr. A has asked me to report to…
As requested by…, I am submitting the following report about…
Here is a report concerning…
•Findings:这部分主要阐述事实和信息,记住要避免把你个人的意见带进来。
e.g. According to the recent market research / investigation / survey / the chart above / the table above…
The recent visit / investigation / survey showed that…
The table / chart above tells us that…
From the chart shown, we find / learn / notice that…
The table / chart above is showing that…
•Recommendation(s):这部分主要是基于前部分的findings提出意见和建议。
e.g. The following are the recommendations…
It is recommended that…
Based on the conclusion / analysis above, we recommend that / it can be concluded that…
With reference to the advantages stated above, the following recommendations can be made…
With reference to the facts above, the following recommendations can be made…
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商务英语邮件怎么写才看起来既专业又得体?很多人在写商务英语邮件时经常会因过度追求“专业化”而使写出来的句子特别拗口、晦涩。其实,商务英语邮件最重要的是自然啦!读文网小编告诉你“商务英语邮件的奥秘”。
The Start: Dear Sir or Madam
开头:亲爱的先生/女生
To Whom It May Concern - (very formal as you do not know the person to whom you are writing)
敬启者(非常正式的表达,用于你不知道对方收件人的身份的时候)
Giving Reference: With reference to your advertisement (ad) in...
参考背景信息:关于贵公司在……上的广告……
Regarding your advertisement (ad) in ...
关于贵公司在……上的广告
Requesting a Catalog, Brochure, Etc.: After the reference, add a comma and continue - ... , would (Could) you please send me ...
需要目录,产品小册子等等:在写完参考背景信息后,加一个逗号,继续写……麻烦你们能发送给我……
Requesting Further Information: I would also like to know ...
询问更多信息:我想知道….
Could you tell me whether ...
你能告诉我是否……
Signature: Yours faithfully - (very formal as you do not know the person to whom you are writing)
签名:祝愿一切顺利(给不知姓名者的正式信件的结尾客套语)
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在国际贸易中,一笔交易,除当面洽谈外,通常是采用信函和电子信函等方式进行洽商,最终达成协议,签订合同,以确立合同当事人之间的经济关系.因此,国际商务英语信函是进行国际贸易的重要通讯手段,在对外贸易中的位置也越来越重要.它有其自身独特的语言特点.目前,英美人士都倾向于在函件中用简明的语言来表达.对于即将从事或正在从事的商务人员来说,熟练掌握国际商务英语书写的格式及结构并加以应用,是一项不可或缺的技能.
Modified-Block Letter Format
In this format each typed element - except the date and the signature block - begins at the left-hand margin. The date may be
backspaced from the right margin point to align at the right margin; it may be centered, or it may begin at the center. The
most attractive placement of the date, however, may depend on the letterhead design.
这种格式下,书信的排版,除了日期和签名部分,都从左边空白处开始,没有空格,段段之间空行。日期可以放在最右边,也可以放在中间,
自成一行。最吸引人的写日期的地方,其实应该根据书信抬头的设计而定。
Semi-Block Letter Format
This format resembles to the modified block in every other regard except that the paragraphs in the body of the letter are
indented.
这种格式的排版,出了书信主体每段首行要空格以外,其他均类似于Modified-Block Letter.
Full-Block Letter Format
The full block format is illustrative of the trend toward simplicity and ease of use. All lines, including the date and the
signature block, begin at the left margin. Paragraphs are always blocked.
This letter arrangement is more efficient than the modified block or the semi-modified block in that no extra time is
required for paragraph indention or placement of the date and closing lines. In addition, many writers believe that the full
-block arrangement provides an attractive, business-like appearance.
这种格式是写作者倾向于简单方便的一个证明。所有的段落,包括日期和签名都从左边开始,没有空格,段段之间通常空行。
这种排版比上面两种要更加有效,因为上面两种需要一定的时间来反映空格、日期以及结束语。另外,许多作者认为这种排版更能体现一种具
有商业魅力的外表。
Simplified Letter Format
As in the full-block format, all lines in the simplified format begin at the left-hand margin. It leaves out the conventional
salutation and complimentary close, invariably containing a subject line in lieu of the salutation indicating what the letter
is about. Supporters of the simplified format argue that salutation and complimentary close contribute little to the message
except for a waste of time. Others, however, are reluctant to omit the tonal qualities of the two components because they
have been used routinely over years and readers expect them.
和上面一种格式一样,这种格式也是所有的段落都从居左。它省去了常规的称呼和信尾的客套话,但是要在本来该写称呼的地方增加一句表明
信的内容的主题句。喜欢这种格式的人认为称呼和信尾客套话对信息本身来说没有什么意义,相反只能是浪费时间。但是也有另外一些人很不
愿意省掉这两个部分因为他们已经象惯例一样用了很多年,而且读者也习惯了这种方式。
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在商务英语信函写作中,首先要掌握的是写作格式。本文叙述了商务英语信函写作格式的构成及其格式特征,并指出在写作中应注意的格式特点及主要环节。
根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
(1) 信头(the letter - head)
(2) 案号和日期(the reference and date)
(3) 封内名称和地址(the inside name and address)
(4) 开头称呼语(the salutation)
(5) 信文(the message or the body of the letter)
(6) 结尾敬语(the complimentary close)
(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)
(8) 注意事项(the attention line)
(9) 事由、标题(the subject line)
(10) 经办人代号(the reference notation)
(11) 附件(the enclosure)
(12) 抄送(the carbon copy notation)
(13) 附言(the postscript)
在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,
有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定
要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而美国的日期标示法则是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式,
紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。
信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国) 等,也有人用倒装的Faithfully yours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打樱签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl.,Enc. 等。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进步往来,直至交易的达成。
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商务英语公函的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性。在遣词造句方面 ,使用行业术语和正式辞令是公函的两大特征 ;在语篇建构方面 ,公函有不同于普通私函的固定格式 ,并根据具体交际语境多采用劝说法或陈列法建构语篇 ;在语用策略方面 ,采取“你方视点”、委婉语气和合作态度是建立和促进贸易伙伴关系的关键。
公函是平行文。在写作时,一般包括四大部分:标题、行文对象、正文、落款。
①标题一般采用公文规范标题法,即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。
②行文对象是指公函受文者,写在事由之下的第一行左边,顶格,后面加冒号。
③正文是公函的内容即事项,是发函者要告诉对方的具体事情,由三部分组成,即发函因由,发函事项以及结语等,事项部分基本上是叙述和说明的方法,如有要求部分则要根据行文内容来安排,不可过多。结语多使用“特此复函”。
④落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
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商务英语是指人们在商务活动中所使用的英语,在西方国家通常称Business English。随着国际经济的迅速发展,商务英语越来越受到人们的重视,特别是专门的商务英语通用的语言。而商务信函则是商务英语的重要组成部分,是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。因此,本篇文章着重讲解正式的商务信函的写作技巧和方法。
称呼敬语:如知道对方姓名,就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓,如不知道对方姓名,可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用:To whom if may concern。如对方职务较高,则最好用其职务名称,如: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。
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在国际商务活动日益增多的今天,特别是中国加入世界贸易组织(WTO)后,越来越多的人士接触到涉外商务工作,而作为国际交往的主要语言--商务英语日显其重要性,人们须经常撰写商务英语应用文如商务信函、便函、传真稿、广告单、调研报告等.规范得体的商务信函、文件不仅展示出一个人的英语写作能力,更体现他所服务的企业或机构的形象.一封优秀的商务信函在商务活动中可以带来巨大的经济效益和良好的社会效果,反之则会破坏企业或机构的形象,甚至会蒙受意想不到的经济损失,商务英语信函在商务活动中起着举足轻重的作用.本文就在现代商务环境下,商务英语信函的语言特色及其风格进行探讨.
1、 研究收信人的兴趣所在
2、 采用恰当的语气
体谅对方的态度(You-Attitude) / 自我为中心的态度(I-Attitude or We-Attitude)。
3、语气自然真诚
请比较下面两组例句:
Instead of | Say |
I have pleasure in informing you... | I am pleased to tell you/to say... |
4、言简意赅
5、有礼有节,善解人意
礼貌用语,如your kind enquiry,your esteemed order,your valued custom
6、避免行文冗长
请比较下面两组例句:
Instead of | Say |
Please see that an enquiry is conducted to determine the reason. | Please find out the reason. |
7、避免陈词滥调
请比较下面的例句:
OPENINGS
Instead of | Say |
Adverting to your favour Re (your letter) The writer, wished to acknowledge | Referring to your letter Or Thank you for your letter |
We are in receipt of We began to acknowledge We have to acknowledge | We have received |
We beg to inform you We beg to think you | We are writing to inform you We thank you |
Your esteemed favour to hand Your letter to hand Yours to hand | We have received your letter |
ENDINGS
Instead of | Say |
The favour of your early reply will be obliged | I shall be glad to hear from you. |
Assuring you’d our best attention at all times We beg to remain We remain Awaiting the favours of your early reply | Omit all these. |
MISCELLANEOUS
Instead of | Say |
as per | according to |
idem., inst., prox., ult. | name the month |
if it is within our power | if we can |
it will be our constant aim. | we shall try |
of even date | of today |
only too pleased to | very glad to |
per | by |
Please be good enough to advise us | please tell us |
take an early opportunity | act promptly |
yesterday' s date | Yesterday |
your communication | your letter, phone, message, etc. |
your good self | you |
your favor yours of the 15th | your letter your letter of the 15th |
Under separate cover | separately, or better still, by registered post, etc. |
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BEC考试在我国受到越来越多人的重视,但考试成绩并不理想,写作成绩尤为低下。文章从文体与语言保持一致,按要求完成全部写作任务,用不同的衔接手段来组织行文,多读、多背和多写等几个方面,阐述了如何在BEC中级考试中获得写作高分的问题。
1. Deliver a Clear message
1.要传达一个Clear(清楚)的信息
2. Use Correct grammar, vocabulary and punctuation
2.使用Correct(正确)的语法,词汇和标点符号
3. Be Concise
3.表述要Concise(简洁)
Use short and simple words when possible e.g "buy" instead of "purchase".
尽可能使用更短更简单的词。比如用“buy”代替“purchase”。
Remember the ideas is to deliver your message efficiently rather than impress your refer with the extent of your vocabulary.
记住重点在于更有效的传达信息,而不是用你丰富的词汇量给对方留下印象。
Use simpler sentence structures with clear organisation to make your writing easier to read.
用更简单的句型和清晰的组织来使你写的东西更易读。
Try to keep sentences shorter than 20 words and use paragraphs to structure your message.
确保每句话在20个单词以下,用分段来组织你的信息。
Avoid cliches and legalese. These two are overused in business texts. Some of these phrases do not add anything to your message and can be omitted.
避免陈词滥调和法律术语。这两种词在商务文件里被用得太多了。那些不能给你的信息带来任何新的东西的词可以省略掉。
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商务英语信函作为商务活动中相互交流的一种重要方式在国际商务交际中起着举足轻重的作用.本文在简述语用原则和商务信函写作原则的基础上,通过例证分析,指出了合作原则和礼貌原则与商务英语信函写作原则之间的高度一致性,论证了这些语用原则对商务信函写作的指导意义,为商务英语信函写作教学和研究提供了一定的理论支持.
在英国英语中,天在前,但是在美国英语中,月份在前。所以某些特别的时期容易引起误解。例如:12 06 2003
在英国指的是:6月21日
在美国指的是:12月6日
因此日期要写成:12 June 2003
注释:在bec考试中同学们可以采用恩波所推荐的用法。但是12 06 2003 的用法仍然是可以使用的,因为bec为英版考试。
在使用恩波推荐的用法时,要记住月份使用大些字母开头。天后不必写th、rd、nd或者st。
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下面是读文网小编整理的商务英语函电实训教程,希望对大家有帮助。
每个单元都会指出学生在书写该內容的商务函电时最容易犯的一些错误。并指出表达不当的原因,同时给出更好和更恰当的语言表达方式。这些错误或表达不当的例子多是来自于学生本身,因此比较有实用价值。
每个单元內容就是国际贸易中的一个环节。为了让学生能够最大程度地掌握每个环节中的常用词汇和句子,我们在每个单元设置了Checklist供学生参考学习。
为了让学生具备实际的操作能力,根据国际贸易的各个环节及主要內容,我们安排了一连串的Case Practice,每个CasePractice之间是相互联系和连贯的。这样就能让学生在学完每个单元后,有机会进行实践操作,体验整个国际贸易的函电操作过程,提高高职学生实践操作能力。
本教材突出了高职教学的特点,更加注重教学中学生的实践能力和操作能力,为锻炼学生的动手能力提供了必要的素材,使教师在授课中能够灵活应用教材的内容以培养学生的实践操作能力。
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商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。
商务信函一般由:信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言等组成。
信头(Heading):指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期,一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。
地址:英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期的时候。 日期的写法,如1997年7月30日,英文为:July 30,1997(最为普遍); July 30th,1997;30th July,1997等。1997不可写成97,以免引起歧义。 信内地址:在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、单位、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不必再写日期。
称呼(Salutation)是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方,要求从该行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也可以用冒号(美国式)。写给公务上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)不用专指某个人。注意:Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现,前不加Dear,是Dear Sir的复数形式(有时也可Dear Sirs)。写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。
事由:在公务信函中,通常在称呼与正文之间,有Re:或Subject:(事由)字样。一般在信纸的中间,也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线、加粗等,以引起读信人的注意,使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 正文(Body of the Letter):位置在下面称呼语隔一行,是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。
结束语:恭维性的,位置在正文下面一到两行的地方,从正文的开头偏右的位置,句末用逗号,比较常用的是truely yours(yours truely)或者faithfully yours、sincerely yours。
签名:此项是必需的,结束语后的一到两行后面,也是在信纸的中间偏右的位置开始写,同时,在结束语的正下方签名下面要用机器打出签名,以便于对方识别。还需要把写信人的头衔、职位等打在名字下面。
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小编为大家整理了商务英语抱怨信函写作。一起来学习一下吧!
Dear Sirs ,
We are writing to inform you that the toys covered by our order No.519arrived in such an unsatisfactory condition that we have to lodge a claim against you .It was found upon examination that 10%of them are broken and some are badly scratched , obviously due to the improper packing . Therefore, we cannot offer it for sale at the normal price and suggest that you make us an allowance of 20% on the invoiced cost .This is the amount by which we propose to reduce our selling price .If you cannot accept , Im afraid we shall have to return them for replacement .
Sincerely yours ,
亲爱的先生们:我们写信通知贵方,519号订单玩具已收到,但货物状况很不令人满意,故我们不得不提出索赔。经检查,我们发现有10%的货物破损,而且一些也有严重磨损现象。很明显,这是由于包装不妥造成的。因此,我们无法以原价售出货物。建议贵方依照发票金额给予20%的折扣,这是我们所建议降低的售价额度。如果贵方无法接受,我们将不得不退货,要求替换。
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商务英语书信是指交易时所使用的通信。在写法上面,不同的国家会有所不同。那么,你知道怎么写吗?接下来小编为大家整理了商务英语书信格式和称谓的不同点,希望对你有帮助哦!
英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板。
而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。
因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen's English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。
商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Block style),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indented style),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用。
正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式和称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过,近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,似乎与美国式相同。此外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的Inside Address中,把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式),用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里,Mr,Mrs,Messrs,均不加缩写句点,相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给革个公司单位的,不是写给某个具体人的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时,必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号(comma),美国式用分号(colon)。书信结尾客套语(complimentary close)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards,典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名),Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外,英国式的客套语还有特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用。
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外贸函电涉及到的知识很广泛,那么外贸函电的英语写作格式需要注意哪些问题呢,接下来读文网小编为大家整理了外贸英语函电的写作格式,希望对你有帮助哦!
14.通知客户价格调整
We enclose our new catalogue and price list. The revised prices will apply from 1 April 1997. You will see that there have been number of changes in our product range. A number of improved models have been introduced. Out range of washing machines has been completely revamped. Many popular lines, however, have been retained unchanged. You will be aware that inflation is affecting industry as a whole .Ws have been affected like everyone else and some price increases havebeen unavoidable. We have not, however, increased our prices across the board, In many cases, there is a small price increase, but in others, none at all. We can assure you that the quality of our consumer durables has been maintained at a high standard and that our service will continueto be first class. We look forward to receiving your orders. 谨谢上新的商品目录和价格表。修订价格定于1997年4月1日起生效。产品系列有一大革新,增加了不少改良的型号,扒出一系列新款的洗衣机,但许多款的开动号仍保持不变。通货膨胀影响整个工业连带令货品价格上涨。虽然如此,本公司并未全面提升价格,调整幅度亦不大。 本公司坚守一贯信念,务求出产优质之耐用消费品,迎合顾客的需要。 谢谢贵公司多年惠顾,盼继续合作。
15.同意对方担任独家代理
Thank you for your letter of 12 April proposing a sole agency for our office machines. We have examined our long and ,I must say ,mutually beneficial collaboration. We would be very pleased to entrust you with the sole agency for Bahrain. From our records, we are pleased to note that you have two service engineers who took training courses at our Milan factory .the sole agency will naturally be contingent on you maintaining qualified aftersales staff. We have drawn up a draft agreement that is enclosed. Please examine the detailed terms and conditions and let us know whether they meet with your approval. On a personal note, I must say that I am delighted that we are probably going to strengthen our relationship. I have very pleasant memories of my last visit to Bahrain when you entertained me so delightfully .I look forward to reciprocating on your next visit to Milan . My very best wishes to you and your wife. 4月12日建议担任为公室器具之独家代理来信已经收悉。 过去双方合作皆互利互助,能获您的眷顾作我公司于巴林的独家代理,殊感荣幸。 据知您公司两服务技师曾到我公司米兰工厂受训。相信您公司在取得代理权后,仍会继续注重合格售后服务人员的训练。现随信附上协议草稿, 请查实各项条款 ,惠复是盼。 能加强业务,我亦感到欣喜,前次到访巴林,蒙盛情款待,不胜感激。祈盼您莅临米兰时,容我一尽地主之谊。 此致 敬礼
16.借引荐建立业务关系
At the beginning of this month , I attended the Harrogate toy fair. While there , I had an interesting conversation with Mr. Douglas Gage of Edutoys plc about selecting an agency for our teaching aids. Douglas described your dynamic sales force and innovative approach to marketing. He attributed his own company's success to your excellent distribution network which has served him for several years. We need an organization like yours to launch our products in the UK. Our teaching aids cover the whole field of primary education in all subjects .Our patented ‘Matrix’ math apparatus is particularly successful. You may have reservations about American teaching aids suiting your market. This is not a problem since we have a complete range of British English versions. I enclose an illustrated catalogue of our British English editions for your information. Please let me have your reactions to the material. I shall be in London during the first two weeks of October .Perhaps we could arrange a meeting to discuss our proposal. 本用初参观哈洛加特玩具交易会时有幸与教育玩具股份有限公司的道格拉斯·盖齐先生一谈,提及本公司正物色代理人推广教学器材一事。 盖齐先生赞扬贵公司积极推广产品,不断推出新的推销方法,并把其公司的成就归于贵公司完善的经销网络。贵公司的经验,正能替本公司在英国经销产品。 本公司生产初级教育各学科的教育器村、专利产品梅特里克教学器材更傲视同侪。 除美国教学器材外,亦备有全套英式英语版教材,适合当地市场,贵公司无需忧虑切合市场需求。 现附上配有插图的英式英语版教材目录,盼抽空细阅,并赐知宝贵意见。本人拟于10月头两星期前往伦敦,未知能否安排会面,就以上建议作一详谈? 此致 敬礼
17.邀请参观贸易展览会
Many thanks for your letter and enclosures of 12 September. We were very interested to hear that you are looking for an UK distributor for your teaching aids. We would like to invite you to visit our booth,no.6,at next month's London Toy Fair, at Earl's court , which starts on 2 October. If you would like to set up an appointment during non exhibit hall hours please call me. I can then arrange for our sensor staff to be present at the meeting. We look forward to hearing from you. 多谢9月12日的来信和附件。获悉贵公司有意物色英国销售商推广教学辅助设备, 甚感兴趣。 本公司将于10月2日于厄尔大楼举行的耸敦玩具商品交易会上展示产品,诚邀贵公司派员参观设于46号之摊位。如能安排于非展出时间面谈,烦请电复。定必委派高层人员赴会。 本公司深知贵公司产品精美质优,希望能发展互惠之业务。 特此奉告,并候复音。
18.与过去有贸易往来的公司联系
We understand from our trade contacts that your company has reestablished itself in Beirut and is once again trading successfully in your region. We would like to extend our congratulations and offer our very best wishes for your continued success. Before the war in Lebanon , our companies were involved in a large volume of trade in our textiles. We see from our records that you were among our best tem customers. We very much hope that we can resume our mutually beneficial relationship now that peace has returned to Lebanon. Since we last traded, our lines have changed beyond recognition. While they reflect current European taste in fabrics, some of our designs are specifically targeted at the Middle Eastern market. As an initial step , I enclose our illustrated catalogue for your perusal. Should you wish to receive samples for closer inspection, we will be very happy to forward them. We look forward to hearing from you. 从同行中获悉贵公司贝鲁特复业,生意发展迅速。得闻喜讯,不胜欢欣。谨祝业务蒸蒸日上。 黎巴嫩战事发生前双方曾有多宗纺织品交易;贵公司更是本公司十大客户之一。现今战事平息,亟盼能重展双方互惠的业务联系。 自上次合作至令,产品款式变化极大。除了有迎合欧洲人口味的款式这外,亦有专门为中东市场而设计的产品。现奉上配有插图的商品目录供 初步参考。职需查看样本,还望赐知。
19.确认约会
I would like to confirm our appointment to discuss the possibility of merging our distribution networks. I am excited of the prospect ofexpanding our trade. As agreed, We will meet of our office in bond street at 9.30a.m.on Monday 20 March. I have scheduled the whole day for the meeting. If for any reason you are unable to attend , please phone me so that we can make alternative arrangements. Please let me know if you would like our office to arrange hotel accommodation. I look forward with great pleasure to our meeting. 承蒙拔冗讲讨论合并双方销售网,以扩大贸易发展范围,深感兴奋。现特修函确定会议日程。 谨于3月20日星期一在邦德街办公室候教,请贵公司代表于当日早上9时莅临指导。若因故未能抽空出席,烦请致电告知,以便另行安排会晤。 未知是否需代为安排旅馆膳宿?请尽早赐知,以便早作准备,款待贵客。 谨此预祝会谈成功。
20.感谢客户订货
Gillette-burns Co. 322 Gleenwood street Gleveland 5,Ohio Glentlemen: Thank you for your order no,464 of 20 september. The models you selected from our showroom went out today under my personal supervision.The package is being airfreghted to you on swissair.The relevant documentation is enclosce.I enjoyed meeting yiu and hope that this order represents the beginning of a long and prosperous relationship between oiur companies. The next time you visit us ,please let me know in advance so that I can arrange a luch for you with our derectors. Sincerely yours 谢谢9月20日第464号定单。今天我已新自监督发送您自展览室挑选的产品。该产品随附有关文件经瑞士航空公司运送。 很荣幸与你会面,衷心希望是次定单能加强双方的关系。下次到访前,烦请赐知,俾能安排与本公司董事共进午餐。
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商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。接下来小编为大家整理了商务英语函电中表达感激的句型,希望对你有帮助哦!
11.Please accept our thanks for the trouble you have taken.
有劳贵方,不胜感激。
12.We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.
不胜感激贵方对此事的关照。
13.We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.
对贵方在此事中的慷慨之举,深表感谢。
14.Allow us to thank you for the kindness extended to us.
对贵方之盛情,不胜感谢。
15.We thank you for the special care you have given to the matter.
16.We have always been able to supply these firms with their monthly
requirements without interruption.
我方始终能供应这些公司每月所需的数量,从无间断。
17.We take this opportunity to re-emphasize that we shall, at all times, do everything possible to give you whatever information you desire.
我们借此机会再此强调,定会尽力随时提供贵方所需的信息。
18.We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise.
我们始终能向贵方提供品质最佳的产品,报价最为优惠。
19.This places our dealers in a highly competitive position and also enable them to enjoy a maximum profit.
这样可以使我方经营者具有很强的竞争力,还可获得最大的利润。
20.We solicit a continuance of your confidence and support.
恳请贵方继续给予信任,大力支持。
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