为您找到与商务复函格式及范文相关的共200个结果:
商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。在美国,常用Business writing,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异,比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
一般来说,英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen's English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。
商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Block style),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indented style),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式和称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过,近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,似乎与美国式相同。此外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的Inside Address中,把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式),用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。
在英国式英文信里,Mr,Mrs,Messrs,均不加缩写句点,相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给革个公司单位的,不是写给某个具体人的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时,必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号(comma),美国式用分号(colon)。书信结尾客套语(complimentary close)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards,典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名),Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外,英国式的客套语还有特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用。
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商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所应用的通信,英语培训。在美国,常用Business writing,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语跟美语在书信体例方面存在着一定的差别,比如信头和称说、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。下面就来看一下商务英文书信格式中有什么称谓差异。
个别来说,英国书信较为保守,良多英国人喜好用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常负气、有活力,格式也较为简便。因此当咱们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen’s English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变革,但总体来说,两者间的差异是很明显的。 本文来自:英语之家。
商业英文书信,基本都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Block style),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indented style),英国常用此格局。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已广泛采取。正式的贸易英语书信要在称说的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式跟称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行顺次退缩。
不过,近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,好像与美国式相同。此外,在美国还盛行一种个别收信人地址的写法,就是在书信的Inside Address中,把门牌号和街名都省略掉。
在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写),不过在商业上也在缓缓地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式),用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里,Mr, Mrs, Messrs,均不加缩写句点,相反地趋势于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs.。
在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相对于我国的"敬启者"或"谨启者"。如果信是写给某个公司单位的,不是写给某个具体人的,美语用Gentlemen(复数情势),英语用Dear Sirs。假如对方公司只一人时,必须使用Sir/Dear Sir。称谓后一般要使用标点符号,英国式采用逗号(comma),美国式用分号(colon)。
书信结尾客套语(complimentary close)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards,典范的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名),Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外,英国式的客套语还有特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用。
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memo多用于公司内部,通常是个人写给个人或者个人写给整个公司或者部门。下面是读文网小编整理的商务英语便函memo的写作方式,以供大家学习参考。
Memo
To: All Staff
From: Anna Hope, Sales Director
Date: 18 May 2004
Sub: The Visit of Chairman
The Chairman of our corporation is going to visit our company next Monday 24 May 2004.He plans to discuss the pricing policy for our newly launched product with our sales staff. He will arrive there at 10am and please attend the welcome reception for him at 10:15 am. Thanks!
(我们公司的董事长将于2004年5月24日(下周一)来我们公司。他计划与我们的销售人员讨论新近推出的产品的定价制度。他将于上午10点钟到达,请大家10点15分出席为他举行的欢迎会。谢谢!)
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BEC商务信件的种类繁多,用英语来写作,其格式及范文是怎么写的?以下是读文网小编给大家带来BEC商务信件的写作格式及英文范文
信头(letterhead)
正是的商务信函按照规定必须写在专门的信纸上面,我们通常把这种信纸叫做带有信头的信纸(headed paper)。信头通常包括发言人的公司名称、地址、邮编、电话和传真号码等。信头的位置可以在信纸的左上角、右上角或者在信纸的中央。如果没有信头,你也可以先打出来。上面这封信的信头就是Mr.Thomas Davis, Smith and Brown PLC, 41 Fountain Street, Beijing 100010, Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。
寄信人的地址(sender's address)
我们可以看出来写信人的公司是Smith and Brown PLC,地址是41 Fountain Street, Beijing 100010, 电话和传真是 Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。寄件人的地址通常些在信的右上角或者信的左上角(收件人地址的上方)。
收信人的地址(recipient‘s address)
收信人的地址是David Advertising Ltd.,33 Corn Road,Beijing 100010。
编号(References,缩写为Ref.)
大多数商务书信都有编号,编号主要用于信件归类存档。编号通常分为Our ref.(我方编号)和Your ref.(你放编号)
日期(Date)
对于日期的书写大家一定要小心。比如2004年4月10日,我们写成2004/04/10,英国人通常为10/4/2004 或者10/04/2004,美式英语为4/10/2004或者04/10/2004。所以在写正是信函时最好写成10th April 2004(英式英语)或者April 10,2004(美式英语)。另外在很多信件中日期的位置并不是一成不变。它既可以出现在写信人地址的下面(信的右端),也可以出现在收信人地址的上面(信的左端),还可以出现在收信人地址的下面(信的左端)。这信就属于最后一种。
称呼语(salutation)
在信的正文开头总要有一个称呼,通常都是用Dear 开头。在英式英语中称呼语后面可以不加标点符号或加逗号(美式英语有时加冒号),但是如果你使用都好就要在结束语后面也加上逗号,如果不是用逗号则结束语也不加逗号。在英语中称呼名字与中国人正好相反。中国人姓在前名在后,英国人是名前姓后。英语中一般有四种对人的称谓,即:Mr./Ms./Mrs./Miss,我们在称呼时通常用对方的姓。比如:James Brown, 其中James 是名(given name/Christian name/first name),Brown是姓(surname/family name/last name)。如果是男士(通常可以从名字看出来),我们可以说:Dear Mr. Brown 布朗先生(未婚或已婚都可以)。如果是女士,我们可以说Dear Mrs. Brown布朗夫人(已婚),Dear Miss Brown布朗小姐(未婚),Dear Ms. Brown 布朗女士(未婚或已婚都可以)。如果不知道对方姓名,我们可以这样写: Dear Sir or Madam, Dear Sir或者Dear Madam。如果收信人是一家公司,这时你则应该以Dear Sirs 作为这封信的称呼。
未婚已婚未婚或已婚都可以
知道对方姓名男士 Dear Mr. Brown
女士Dear Miss BrownDear Mrs. BrownDear Ms. Brown
不知道对方姓名 Dear Sir
Dear Madam
信的主题(subject 或者regarding 加上冒号,regarding 经常被缩写为re:)
信的主题说明这封信主要说明的是什么内容。有时也可以不写subject或re: 而直接用大写字母写明主题或者用消协字母加横线。上面这封信可以有以下几种写法:
1.每个单词的首字母大写:Re:New Product Advertisement Booking
2.每个单词的字母大写,但是不用加横线:SUBJECT:NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING.
3.如果不用Re或者subject 可以直接写为:NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING 或者New Product Advertisement Booking。
以上三种大家可以任选。
信的正文(Body)
1. 信的首段:(introductory paragraph)
通常正是信函的第一阶段会表明写信的原因、目的或者根据什么来写这封信。
2.信的主段(main paragraph)
信的主要内容通常放在此段,此段根据内容的多少可以另分为数段。
3.结束段(concluding paragraph)
在新的结束段,通常会根据情况表达感谢或盼望对方回信等。
结束语(complimentary ending)
结束于根据称呼语的不同而不同。如果知道收信人的姓名,比如:Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Brown, Dear Miss Brown和Dear Ms. Brown, 其结束语是Yours sincerely(美式英语是Sincerely yours 或Sincerely)。如果不知道姓名我们通常用Dear sir or Madam, Dear Sir 或者Dear Madam,其结为语是Yours faithfully(美式英语是Faithfully yours 或Faithfully)。这里大家一定注意结束语Yours sincerely 的写法。Yours中的字母y应该大写,并且Yours中的s不能省略。综上所述,称呼语语结束语的对应关系如下:
不知道收信人是谁Dear Sir
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Dear SirsYours faithfully
知道收信人是谁Dear Mr. Brown
Dear Mrs. Brown
Dear Miss Brown
Dear Ms BrownYours sincerely 或Your truly
如果收信人与写信人的关系亲密Dear Tom
Dear RoseBest wishes
With kind regards/Best regards
Yours
Love(非正式书信,亲密的朋友或家人)
签名(signature)
即写这封信的人用钢笔亲自写签名的全名。
打印机打出的名字(typed signature)
通常在用钢笔签名的下方再打出写信者得名字,这是为了防止读信的人看不清手签的名字。
职位或称谓(position/title)
内附(enclosures,缩写为Enc.)
它表明此信还寄出去了何种文件或物品。
了解了上述内容后, 请大家再看一下上面这封信的整体布局。一般的正式信函主要有两种常见的写作模式,即全齐头式和缩进式。上面这封信就是全齐头式。它的特点是;信中的每一行字,包括日期、信内地址、称呼、征文、结束语和签名等从左边顶格写起。缩进式的特点是:正文每段第一行向右缩进5格,结束语位于中间偏右。目前大部分商务信函采用的是全齐头式。
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商务英语邮件怎么写才看起来既专业又得体?很多人在写商务英语邮件时经常会因过度追求“专业化”和“职业化”而使写出来的句子特别拗口、晦涩。其实,商务英语邮件最重要的是自然!下面是读文网小编整理的商务英语信函格式,欢迎大家阅读!
•Title:标题言简意赅,只需告诉对方主题即可。e.g. REPORT ON…
•Introduction:这部分陈述写报告的目的。内容包括要求你写这份报告的原因及报告最后你将达到的效果。
e.g. The purpose of this report is to…
The objective of this report is to…
The aim of this report is to…
This report aims to…
Mr. A has asked me to report to…
As requested by…, I am submitting the following report about…
Here is a report concerning…
•Findings:这部分主要阐述事实和信息,记住要避免把你个人的意见带进来。
e.g. According to the recent market research / investigation / survey / the chart above / the table above…
The recent visit / investigation / survey showed that…
The table / chart above tells us that…
From the chart shown, we find / learn / notice that…
The table / chart above is showing that…
•Recommendation(s):这部分主要是基于前部分的findings提出意见和建议。
e.g. The following are the recommendations…
It is recommended that…
Based on the conclusion / analysis above, we recommend that / it can be concluded that…
With reference to the advantages stated above, the following recommendations can be made…
With reference to the facts above, the following recommendations can be made…
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商务英语邮件怎么写才看起来既专业又得体?很多人在写商务英语邮件时经常会因过度追求“专业化”而使写出来的句子特别拗口、晦涩。其实,商务英语邮件最重要的是自然啦!读文网小编告诉你“商务英语邮件的奥秘”。
The Start: Dear Sir or Madam
开头:亲爱的先生/女生
To Whom It May Concern - (very formal as you do not know the person to whom you are writing)
敬启者(非常正式的表达,用于你不知道对方收件人的身份的时候)
Giving Reference: With reference to your advertisement (ad) in...
参考背景信息:关于贵公司在……上的广告……
Regarding your advertisement (ad) in ...
关于贵公司在……上的广告
Requesting a Catalog, Brochure, Etc.: After the reference, add a comma and continue - ... , would (Could) you please send me ...
需要目录,产品小册子等等:在写完参考背景信息后,加一个逗号,继续写……麻烦你们能发送给我……
Requesting Further Information: I would also like to know ...
询问更多信息:我想知道….
Could you tell me whether ...
你能告诉我是否……
Signature: Yours faithfully - (very formal as you do not know the person to whom you are writing)
签名:祝愿一切顺利(给不知姓名者的正式信件的结尾客套语)
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在国际贸易中,一笔交易,除当面洽谈外,通常是采用信函和电子信函等方式进行洽商,最终达成协议,签订合同,以确立合同当事人之间的经济关系.因此,国际商务英语信函是进行国际贸易的重要通讯手段,在对外贸易中的位置也越来越重要.它有其自身独特的语言特点.目前,英美人士都倾向于在函件中用简明的语言来表达.对于即将从事或正在从事的商务人员来说,熟练掌握国际商务英语书写的格式及结构并加以应用,是一项不可或缺的技能.
Modified-Block Letter Format
In this format each typed element - except the date and the signature block - begins at the left-hand margin. The date may be
backspaced from the right margin point to align at the right margin; it may be centered, or it may begin at the center. The
most attractive placement of the date, however, may depend on the letterhead design.
这种格式下,书信的排版,除了日期和签名部分,都从左边空白处开始,没有空格,段段之间空行。日期可以放在最右边,也可以放在中间,
自成一行。最吸引人的写日期的地方,其实应该根据书信抬头的设计而定。
Semi-Block Letter Format
This format resembles to the modified block in every other regard except that the paragraphs in the body of the letter are
indented.
这种格式的排版,出了书信主体每段首行要空格以外,其他均类似于Modified-Block Letter.
Full-Block Letter Format
The full block format is illustrative of the trend toward simplicity and ease of use. All lines, including the date and the
signature block, begin at the left margin. Paragraphs are always blocked.
This letter arrangement is more efficient than the modified block or the semi-modified block in that no extra time is
required for paragraph indention or placement of the date and closing lines. In addition, many writers believe that the full
-block arrangement provides an attractive, business-like appearance.
这种格式是写作者倾向于简单方便的一个证明。所有的段落,包括日期和签名都从左边开始,没有空格,段段之间通常空行。
这种排版比上面两种要更加有效,因为上面两种需要一定的时间来反映空格、日期以及结束语。另外,许多作者认为这种排版更能体现一种具
有商业魅力的外表。
Simplified Letter Format
As in the full-block format, all lines in the simplified format begin at the left-hand margin. It leaves out the conventional
salutation and complimentary close, invariably containing a subject line in lieu of the salutation indicating what the letter
is about. Supporters of the simplified format argue that salutation and complimentary close contribute little to the message
except for a waste of time. Others, however, are reluctant to omit the tonal qualities of the two components because they
have been used routinely over years and readers expect them.
和上面一种格式一样,这种格式也是所有的段落都从居左。它省去了常规的称呼和信尾的客套话,但是要在本来该写称呼的地方增加一句表明
信的内容的主题句。喜欢这种格式的人认为称呼和信尾客套话对信息本身来说没有什么意义,相反只能是浪费时间。但是也有另外一些人很不
愿意省掉这两个部分因为他们已经象惯例一样用了很多年,而且读者也习惯了这种方式。
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在商务英语信函写作中,首先要掌握的是写作格式。本文叙述了商务英语信函写作格式的构成及其格式特征,并指出在写作中应注意的格式特点及主要环节。
根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
(1) 信头(the letter - head)
(2) 案号和日期(the reference and date)
(3) 封内名称和地址(the inside name and address)
(4) 开头称呼语(the salutation)
(5) 信文(the message or the body of the letter)
(6) 结尾敬语(the complimentary close)
(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)
(8) 注意事项(the attention line)
(9) 事由、标题(the subject line)
(10) 经办人代号(the reference notation)
(11) 附件(the enclosure)
(12) 抄送(the carbon copy notation)
(13) 附言(the postscript)
在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,
有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定
要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而美国的日期标示法则是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式,
紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。
信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国) 等,也有人用倒装的Faithfully yours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打樱签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl.,Enc. 等。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进步往来,直至交易的达成。
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商务英语公函的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性。在遣词造句方面 ,使用行业术语和正式辞令是公函的两大特征 ;在语篇建构方面 ,公函有不同于普通私函的固定格式 ,并根据具体交际语境多采用劝说法或陈列法建构语篇 ;在语用策略方面 ,采取“你方视点”、委婉语气和合作态度是建立和促进贸易伙伴关系的关键。
公函是平行文。在写作时,一般包括四大部分:标题、行文对象、正文、落款。
①标题一般采用公文规范标题法,即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。
②行文对象是指公函受文者,写在事由之下的第一行左边,顶格,后面加冒号。
③正文是公函的内容即事项,是发函者要告诉对方的具体事情,由三部分组成,即发函因由,发函事项以及结语等,事项部分基本上是叙述和说明的方法,如有要求部分则要根据行文内容来安排,不可过多。结语多使用“特此复函”。
④落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
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在国际商务活动日益增多的今天,特别是中国加入世界贸易组织(WTO)后,越来越多的人士接触到涉外商务工作,而作为国际交往的主要语言--商务英语日显其重要性,人们须经常撰写商务英语应用文如商务信函、便函、传真稿、广告单、调研报告等.规范得体的商务信函、文件不仅展示出一个人的英语写作能力,更体现他所服务的企业或机构的形象.下面是读文网小编整理的商务便函的写作格式规范,以供大家学习参考。
商务便函的写作格式规范
1、Memo: Memo是Memorandum缩写,因此也可以用Memorandum,此外还有Internal Memorandum和Interoffice Memorandum,其意思都是一样的。
2、To:这一标题后面应写收信人的姓名与职衔,姓名前可以用尊称或不用,如:
To:Mr. John Smith,Sales Manager
3、From:这一标题后应写发信人的姓名与职衔:职衔可根据需要决定写或不写,但姓名前不要用尊称。
4、Date:日期的写法同书信里日期写法的要求完全一样,不要用数字来表示月份。
5、Subject:这一标题后是写事由的,即用一个或几个词汇简单概括便函的内容,以便查阅。事由必须简洁明了,不要用完整的句子,如:
Changes in Travel Advance Form
Promotion of Staff
Vacation Schedule
Participation in Training Programmes
6、Message
商务便函还可以根据实际需要在末尾增加发信人的姓名首字母、附件、副本抄送等。
例
SCHOOL OF ENGLISH FOR BUSINESS MEMORANDUM To: Mr. Kingswick, Course Coordinator From: Barnsby Campbel Date: 19 November, 1995 Subject: Lesson Plan for 28 November Lecture I intend to teach memo writing in my next lecture. I plan to cover the following plans: 1. Inside Address This is omitted in a memo. As internal communication the reason is obvious. 2. Greeting It is mere polite to put Mr., Mrs. or Ms before and the office after the name of the recipient You may sometimes address the readers as a group. 3. Subject This is a phrase to tell the reader what the memo is about. Sometimes only the phrase is given without the word Subject before it. 4. Body These should be short, less than 10 lines, and concentrate on only one paragraph one idea each: Sometimes for memos with three or more paragraphs, it is advisable to begin each with a heading in capital letters to tell what the paragraph is about. Another practice is numbering the paragraphs for easy reference later on. 5. Carbon copy This is written as c.c. for short. As in a letter, it lists the persons who are also receiving the memo. 6. Signature Only the initial is needed, The office and name in print of the writer are omitted. In more casual memos there is no signature at all. Any thought on my notes? Anything to add? Let me know at tea break. c. c. Mr. P.L. Ducke, Training Officer |
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商务英语信函作为商务活动中相互交流的一种重要方式在国际商务交际中起着举足轻重的作用.本文在简述语用原则和商务信函写作原则的基础上,通过例证分析,指出了合作原则和礼貌原则与商务英语信函写作原则之间的高度一致性,论证了这些语用原则对商务信函写作的指导意义,为商务英语信函写作教学和研究提供了一定的理论支持.
在英国英语中,天在前,但是在美国英语中,月份在前。所以某些特别的时期容易引起误解。例如:12 06 2003
在英国指的是:6月21日
在美国指的是:12月6日
因此日期要写成:12 June 2003
注释:在bec考试中同学们可以采用恩波所推荐的用法。但是12 06 2003 的用法仍然是可以使用的,因为bec为英版考试。
在使用恩波推荐的用法时,要记住月份使用大些字母开头。天后不必写th、rd、nd或者st。
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在国际贸易中,一笔交易,除当面洽谈外,通常是采用信函和电子信函等方式进行洽商,最终达成协议,签订合同,以确立合同当事人之间的经济关系.因此,国际商务英语信函是进行国际贸易的重要通讯手段,在对外贸易中的位置也越来越重要.它有其自身独特的语言特点.目前,英美人士都倾向于在函件中用简明的语言来表达.对于即将从事或正在从事的商务人员来说,熟练掌握国际商务英语书写的格式及结构并加以应用,是一项不可或缺的技能.
商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。在美国,常用Business writing,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异,比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
一般来说,英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen's English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。
商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Block style),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indented style),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式和称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过,近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,似乎与美国式相同。
此外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的Inside Address中,把门牌号和街名都省略掉。
在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式),用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里,Mr,Mrs,Messrs,均不加缩写句点,相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。
在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给革个公司单位的,不是写给某个具体人的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时,必须使用Sir/Dear Sir。
称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号(comma),美国式用分号(colon)。书信结尾客套语(complimentary close)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards,典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名),Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外,英国式的客套语还有特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用。
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商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。
商务信函一般由:信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言等组成。
信头(Heading):指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期,一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。
地址:英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期的时候。 日期的写法,如1997年7月30日,英文为:July 30,1997(最为普遍); July 30th,1997;30th July,1997等。1997不可写成97,以免引起歧义。 信内地址:在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、单位、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不必再写日期。
称呼(Salutation)是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方,要求从该行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也可以用冒号(美国式)。写给公务上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)不用专指某个人。注意:Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现,前不加Dear,是Dear Sir的复数形式(有时也可Dear Sirs)。写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。
事由:在公务信函中,通常在称呼与正文之间,有Re:或Subject:(事由)字样。一般在信纸的中间,也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线、加粗等,以引起读信人的注意,使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 正文(Body of the Letter):位置在下面称呼语隔一行,是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。
结束语:恭维性的,位置在正文下面一到两行的地方,从正文的开头偏右的位置,句末用逗号,比较常用的是truely yours(yours truely)或者faithfully yours、sincerely yours。
签名:此项是必需的,结束语后的一到两行后面,也是在信纸的中间偏右的位置开始写,同时,在结束语的正下方签名下面要用机器打出签名,以便于对方识别。还需要把写信人的头衔、职位等打在名字下面。
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小编为大家整理了商务英语复函写作例子。一起来学习一下吧!
Dear sir,
Firstly, We’d like to apologize for the late reply due to the problem of our computer network. We have repaired the machine and mailed back to you. Do you receive it ? The repair charge is US$ 1500, and the receipt will be based on the US$1200 as you requested. After the confirmation, please transfer US$1500 repairing charge to the
following a/c : To show our sincerity, we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114,000 . Besides, regarding to the 3 items you request, we will mail to you by express .
Thank you for your cooperation and we wish you success in your business.
P.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines.Since we do not carry on the sales of used machines, we are unable to provide you the related information.
参考译文:
您好:
首先,我们必须向您致歉,由于敝公司计算机网络的问题,以致信件延迟至今才能回复您,请您见谅。
您送修的机器已经修理完成且已寄回,不知您收到没?修理的费用是1500美元,发票开立如您所要求1200美元,如果确认无误, 请贵公司将修理费用1500美元汇至下列账户:
为了表示我们的感谢,我们会将S10000的价格降至最低114,000美元。另外您要的三项东西,我们会用快递寄去给您。
谢谢您的合作,并祝事业昌隆!
P.S.:敝公司是一家SMT的制造商,生产的都是全新的机器,并无经营旧机器的买卖,所以很抱歉,无法提供您所需求的信息。
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接下来小编为大家整理了涉外商务合同写作格式,希望对你有帮助哦!
定义条款(Definition clause)
基本条款(Basic conditions)
一般条款(General terms and conditions)
a. 合同有效期(Duration)
b. 合同的终止(Termination)
c. 不可抗力(Force Majeure)
d. 合同的让与(Assignment)
e. 仲裁(Arbitration)
f. 适用的法律(Governing law)
g. 诉讼管辖(Jurisdiction)
h. 通知手续(Notice)
i. 合同修改(Amendment)
j. 其它(Others)
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写商务信函就是要用最简单,最准确的语言来表达你的观点让对方理解。接下来读文网小编为大家整理了商务英语回复函范例,希望对你有帮助哦!
Dear sir,
Firstly, We’d like to apologize for the late reply due to the problem of our computer network. We have repaired the machine and mailed back to you. Do you receive it ? The repair charge is US$ 1500, and the receipt will be based on the US$1200 as you requested. After the confirmation, please transfer US$1500 repairing charge to the
following a/c : To show our sincerity, we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114,000 . Besides, regarding to the 3 items you request, we will mail to you by express .
Thank you for your cooperation and we wish you success in your business.
P.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines.Since we do not carry on the sales of used machines, we are unable to provide you the related information.
参考译文:
您好:
首先,我们必须向您致歉,由于敝公司计算机网络的问题,以致信件延迟至今才能回复您,请您见谅。
您送修的机器已经修理完成且已寄回,不知您收到没?修理的费用是1500美元,发票开立如您所要求1200美元,如果确认无误, 请贵公司将修理费用1500美元汇至下列账户:
为了表示我们的感谢,我们会将S10000的价格降至最低114,000美元。另外您要的三项东西,我们会用快递寄去给您。
谢谢您的合作,并祝事业昌隆!
P.S.:敝公司是一家SMT的制造商,生产的都是全新的机器,并无经营旧机器的买卖,所以很抱歉,无法提供您所需求的信息。
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写商务信函就是要用最简单,最准确的语言来表达你的观点让对方理解。接下来读文网小编为大家整理了商务报价函及复函常用句子,希望对你有帮助哦!
1)Referring to your letter dated... in which you inquired for... , we have pleasure in cabling you an offer as follows:
关于贵方...月...日对...询价函,现电报报价如下:
2)In answer to your inquiry for...(name of commodity), we offer you ...(quantity).
关于贵公司所询...(商品), 现可供...(数量)。
3) As requested, we are offering you the following subject to our finalconfirmation:
根据要求,现我方就如下货物向贵方报价,以我方最后确认为准:
4)We thank you for your inquiry of Nov.29, and can offer you... This offer will remain open until the receipt of your fax by return.
感谢你方11月29日询盘,现报...,此报盘有效期到收到你方传真。
5)We thank you for your letter asking for our new catalogue. It is being despatched to you under separate cover and we hope that you will find many items in it which interest you.
感谢你方来函索要我方新目录单,目录单已另封寄上,希望你方从中得到感兴趣的项目。
6)Further to our letter of ... we have now heard from our works that it is possible to supply...
续我方...月...日函,我方从工厂获悉有可能提供...(产品)。
7)In reply to your letter of ... we confirm our fax of today reading:
兹复你方...来函,我方确认今日电传,电文如下:
8)As soon as we are able to say anything definite frgarding our supply of compressors, we will cable you again.
关于我方提供压缩机一事,一俟我方有进一步消息,即电告你方 。
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商务英语书信是指交易时所使用的通信。在写法上面,不同的国家会有所不同。那么,你知道怎么写吗?接下来小编为大家整理了商务英语书信格式和称谓的不同点,希望对你有帮助哦!
英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板。
而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。
因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen's English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。
商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Block style),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indented style),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用。
正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式和称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。
不过,近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,似乎与美国式相同。此外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的Inside Address中,把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式),用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里,Mr,Mrs,Messrs,均不加缩写句点,相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给革个公司单位的,不是写给某个具体人的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时,必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号(comma),美国式用分号(colon)。书信结尾客套语(complimentary close)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards,典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名),Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。此外,英国式的客套语还有特别礼貌的格式,但除了特殊情况外,现在不再使用。
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