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近年来,为满足科研需求和知识服务工作的多样化,各高校图书馆重视学科服务的建设,学科服务形式包括很多,学科馆员、学科分馆、学科库、学科导航、学科信息门户……而构建各学科相应的知识服务平台已成为主流趋势,设计整合资源和服务的网站,主要基于内容管理系统CMS的建设、利用其他Web2.0嵌入等技术,通过自主研发并建立、利用其他开源软件或利用商业软件依托运营商,结合服务模式,将学科馆员的服务与资源结合,构建以用户为中心的,一站式、个性化、交互式特点的学科服务平台。以下是读文网小编为大家精心准备的:985高校图书馆学科服务平台建设情况调查与分析相关论文,内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】:文章通过对国内39所985高校图书馆网站网络调查并辅以文献和其他方式的调查,从学科服务开展和学科服务平台建设情况、平台搭建方式、平台搭建内容、平台搭建特点和创新之处等方面对这些图书馆的学科服务平台建设情况进行了调查,总结和分析发展现状及其存在的问题,并从平台搭建方法选择、平台内容建设策略、管理维护、宣传4个方面对高校图书馆学科服务平台可持续建设提出建设发展策略。
【关键词】:工程 高校图书馆 学科服务平台 调查分析
学科服务自1998年被清华大学图书馆引入国内至今已有十余年,随着学科服务工作的深入发展,学科信息资源组织管理、学科服务宣传推广与成果展示等方面的需要及用户对“自助型”和“交互型”服务的强烈需求催生了学科服务平台。国内外相关研究[1-2]也表明,对于高校图书馆而言,学科服务的模式需要从“以学科馆员为中心”到“以学科服务平台为中心”进行转变。北京师范大学图书馆2013年11月启动“3.0版”学科服务后,充分认识到学科服务平台建设的重要性,随即启动学科服务平台调研和建设工作。而对国内重点高校图书馆学科服务平台建设情况进行系统调研和定期跟踪,及时总结各馆经验以应用到本馆的工作实践中则是一项非常有意义的事情。国内近年虽已有部分研究成果涉及学科服务平台建设,但要么只限于本馆实践的介绍[3-4],要么调查内容[5]还不够深入,可参考内容还比较有限。为此,笔者对国内985高校图书馆学科服务平台建设情况进行了调查,以为本馆在建的学科服务平台提供重要参考,也期对其他高校图书馆的相关工作提供一些借鉴。
调研时间:2014年1月确定调研项目,2014年3~4月进行调查,2014年6月对调查结果进行分析,2015年6月进行跟踪补充调查和分析。
调研内容:国内985高校图书馆学科服务平台的建设情况,具体包括是否开展学科服务、是否有学科服务平台、学科服务平台采用什么方式建立、学科服务平台主要栏目和内容、平台特色和有创新意义的内容等。本文对于学科服务平台的界定:利用某种信息技术手段,以基于网络的形式向用户提供学科化信息资源和学科化服务的一种媒介与系统平台。平台至少要能够提供一定程度的馆藏资源揭示、学科资源导航、学科信息发布、学科资源组织管理和服务的功能。
调研方法:根据教育部网站公布的39所985高校名单,通过互联网访问其图书馆主页,根据网站服务导航的指引寻找学科服务及其学科服务平台情况,并结合使用最多的学科导航平台LibGuides(http://libguides.com/)的“China”区域对相关高校进行梳理,对于能够访问的学科服务平台,一一打开各学科的服务网站,根据预定项目了解、记录、分析和总结其建设情况,对于因IP地址限制或者需要登录才可以了解的学科服务平台,则在该图书馆网站和搜索引擎中以“图书馆名+学科服务平台(或相关名称)”、该馆发表的相关研究成果中了解情况,并辅以少量的QQ和电话咨询进行调研。
2 调查结果分析
2.1 基本情况分析
调查发现:39所985高校图书馆目前学科服务平台建设的情况大体可以分为三类:①未开展学科服务无学科服务平台(占10%)。在该类图书馆网站上未找到学科服务相关栏目和内容,也未能通过其他渠道发现其正在提供学科服务和搭建学科服务平台的线索。这类高校目前有中国科技大学、中央民族大学等4所高校;②开展学科服务无学科服务平台(占10%)。在该类高校图书馆网站上有学科服务相关的栏目和内容,但仅限于静态页面形式介绍本馆学科服务的基本情况、学科馆员职责、相关学科馆员和图情教授的联系方式等简单信息,或在相关部门职责介绍中明确指明了学科服务职责,但未找到学科服务平台方面的线索。这类高校目前有西北农林科技大学等4所高校,其中华东师范大学和中国海洋大学虽在LibGuides中开通账号但未搭建或搭建完成一个学科导航;③开展学科服务并搭建了学科服务平台(占80%)。其余31所大学图书馆或多或少都利用建设的各类学科服务平台提供服务。
2.2 学科服务平台的搭建方式
虽然31所高校图书馆都搭建了学科服务平台,但搭建方式却有很大不同。总体来说,各图书馆学科服务平台搭建的方式大致可以分为静态网页方式、商业专业学科导航平台方式、第三方平台免费搭建方式、以特色数据库的形式自建方式、利用开源软件自建方式、多种方式混合搭建等6种方式。 (1)静态网页方式。对于绝大多数图书馆而言,静态网页在学科服务平台上的主要作用就是介绍学科服务情况、学科馆员职责、学科馆员负责的学科院系和联系方式等较为固定不变的内容,也有一些图书馆以静态网页的形式提供某个学科的学科资源导航,其中最为典型就是清华大学图书馆,该馆对没有博客、LibGuides和院系主页等平台方式揭示的学科以静态网页形式搭建学科资源导航。复旦大学图书馆、同济大学图书馆、重庆大学图书馆、湖南大学图书馆学科服务平台的部分学科或服务内容也是静态网页方式实现的。
(2)商业专业学科导航平台。从目前的学科服务平台搭建实践来看,商业专业学科导航平台是各馆选择使用最多的搭建方式。调查发现:985高校图书馆学科服务平台搭建中所使用的商业学科导航平台主要有三个:美国SpringShare公司提供LibGuides、湖南纬度信息科技公司的纬度信息共享空间系统和重庆维普公司的LDSP平台(具体情况见表1,数据截止时间为2015年6月30日)。
目前使用纬度信息共享空间系统建设学科服务平台的是湖南大学图书馆和武汉大学图书馆,前者已经正式推出,后者已利用其建成法学学科服务平台并正在试运行,国内使用该平台的还有西北大学图书馆,由于该平台需要登录后才能看到,所以暂无法获知其搭建学科平台的数量。需要说明的是:中南大学图书馆也采购了该系统并用其搭建了“文献信息资源共享与服务平台”[6],但由于没有专门说明用于学科服务平台的建设,这里未将其纳入。使用重庆维普公司LDSP系统搭建学科服务平台是华南理工大学图书馆[7],目前该馆已利用其搭建了食品科学与工程、化学工程、材料科学工程三个学科的服务平台,充分利用维普科技期刊的数据,对相关专家学者、学术机构、热点主题、重要期刊和经典论文进行分析和揭示。LibGuides是CALIS为国内高校采购的商用学科服务平台,由于平台功能非常强大,前期推广也比较到位,985高校中28所高校在该平台开通了账号,26所高校图书馆共创建了286个学科导航(见表2)。
(3)第三方平台免费搭建方式。985高校中,北京大学图书馆、清华大学图书馆、华中科技大学图书馆和华南理工大学图书馆利用第三方的社交网络平台免费搭建了本馆的学科服务平台,这里的第三方平台主要是新浪博客平台,并且北京大学图书馆除了使用新浪博客,还使用了豆瓣。华中科技大学图书馆利用新浪博客搭建了本馆学科博客群,为本校21个学科都搭建了学科博客,而且通过“首页不显示博文,首页两侧放置需要长期固定的学科资源和服务”等博客页面统一的设计和规划,较好的解决了博客作为学科服务平台无法实现重点内容长期置顶的问题,能够承担起学科服务平台资源导航、服务宣传、成果展示、馆员和用户交流互动等多项功能,以法学[8]和计算机学科[9]的学科博客最为典型。
(4)以特色数据库形式自建。华南理工大学图书馆和同济大学图书馆利用本馆的特色数据库建设平台搭建了某些学科的学科服务平台。如,华南理工大学图书馆利用这种方法搭建了土木与交通工程等7个学科服务平台[10],对相关学科资源和服务以数据库搭建的方式重新进行了组织和整理,便于读者使用。
(5)开源软件自建方式。技术力量比较雄厚的图书馆还利用相关开源软件开发建设了学科服务平台,其中用到的开源软件有3大类:①开源博客系统。上海交通大学图书馆利用的是开源中文博客系统PJBlog,北京师范大学图书馆使用的是国外经典博客开源系统WordPress,哈尔滨工业大学图书馆则使用z-blog系统;②学科知识门户系统。南京大学图书馆的学科服务平台借助于国外比较流行的专门用于学科知识组织和共享的开源软件Subject Plus;③开源内容管理系统。同济大学图书馆利用开源的内容管理系统DotNetNuke搭建了医学与生命科学等学科的学科服务平台。
(6)多种方式混合搭建。基于多方面原因的考虑,一些985高校图书馆在搭建学科服务平台时采用了多种方式混合搭建,比如清华大学图书馆使用静态网页、院系主页、LibGuides、学科博客等4种方式,华南理工大学图书馆则使用特色数据库、商业学科导航平台(两种)和博客4种方式。除此之外,北京大学、上海交通大学、北京师范大学等10余所高校图书馆都存在多种学科服务平台并存的情况。
2.3 学科服务平台的内容建设
不管是博客平台、静态网页平台,还是LibGuides平台和相关开源平台,学科服务平台最终发挥的作用如何关键还是要看具体内容的建设。调查发现,目前学科服务平台上的内容大体可以分为3大类:
(1)图书馆服务宣传和开展的相关内容:基本上各个平台都有,主要包括图书馆资源和服务相关的新闻、各项规章制度、重点服务内容(比如使用)、学科服务相关内容(学科服务情况、学科馆员职责、特定学科馆员的基本情况及相关联系方式)。另外,鉴于信息素养教育是图书馆学科服务重要内容,各学科服务平台大多也提供了各馆培训的日程安排和相关讲座的课件或音视频,北京师范大学图书馆还将信息素质教育课程内容录制成微课程以供下载。
(2)学科导航相关内容:学科导航是学科服务平台最基本的内容,需要将特定学科的相关资源从纷杂的馆藏资源中抽取出来,统一揭示、统一提供服务。这里学科资源包括馆藏资源,也包括互联网上免费的非馆藏资源。学科导航实际上要建设的是学科信息门户,不但包括常用的学科数据库、学科电子期刊和电子图书、中外文图书排行,还有学科名著、学科中外文核心期刊、学科讲座和音视频、学科相关的著名机构、专业论坛等。除了这些基本上都可以涵盖的学科资源外,一些图书馆对于专业名人(如哈尔滨工业大学图书馆和浙江大学图书馆都有名人名家内容)、专业奖项(如:武汉大学的数学学科服务平台对于沃尔夫奖、菲尔兹奖,南开大学图书馆医学学科服务平台对于诺贝尔医学奖)、专业新媒体(如中国人民大学图书馆科学哲学服务平台对于微博、微刊、微信、微群、微视频内容)等资源也进行了整理。另外,还有一些图书馆直接将学科数据库的检索入口嵌入到学科服务平台上,比如东南大学图书馆嵌入了本馆发现系统Summon的微件,清华大学图书馆嵌入了Metalib学科集成检索等。
(3)学科资源相关内容:不同于学科导航主要针对网站、数据库等内容的组织与服务,学科资源相关主要侧重在学科知识层面。具体内容包括聚合各个网站学科相关的新闻、抽取展示某些数据库提供的学科态势分析(如中国人民大学图书馆学科平台上利用“中国知网的学科馆”对学科文献内容抽取展示、武汉大学诸多服务平台英文学科热点则来自于EBSCO数据库相关功能)、各馆对ESI学科评估的分析、聚合展示学科重要期刊的最新目次信息等。除此之外,很多学科服务平台将学科工具也纳入了学科资源的范围,比如武汉大学图书馆学科服务平台上对于化学常用专业软件ACD/ChemSketc、ISIS/Draw、Origin、Marvin等提供了使用说明和软件下载链接,但各个学科服务平台上提供更多的其实是NoteExpress、EndNote、JabRef等参考文献管理软件的使用指导。
3.1 学科服务平台建设现状分析
从以上对图书馆学科服务开展和学科服务平台建设的总体情况来看,学科服务平台建设已成为绝大多数(80%)985高校图书馆学科服务工作重点关注的内容之一,各馆在平台的内容充实和功能探索方面也做了很多工作。可以说,近年学科服务平台建设工作逐渐走入正轨并取得了比较大的成绩。但总体来看,目前的学科服务平台建设还存在一些问题:
(1)相当多的图书馆对于平台的功能定位尚不够清晰。这一点从各馆学科平台不断尝试过程中可以窥得一斑,除部分图书馆多种类型学科平台功能互补性外,很多图书馆不断尝试利用各种途径搭建平台且很多工作具有互相替代性,这虽在一定程度上说明了各馆对学科服务平台探索的热情,但也从另一个侧面说明各馆对于学科平台在学科服务中承担的作用、要实现哪些功能还不够清晰,还在不断摸索过程中,造成了一定程度的人财物的浪费,也给用户识记平台地址和使用平台带来了很多困扰。
(2)重建设轻维护情况严重。排除掉某些馆废弃某种平台完全改用其他平台的情况,在2015年的跟踪调查中发现,从平台更新时间来看,相当多的学科服务平台一年中除了少量自动聚合内容外基本未做任何更新,甚至有些平台自建成发布后就未做任何的更新,某些学科导航的链接已经失效。一些图书馆的学科服务平台虽然内容经常有更新,但内容更多的是图书馆资源、服务相关的新闻,而与学科资源和服务相关的内容很少,学科馆员自己原创性的内容则更少,很难对学科用户有太大的吸引力。
(3)部分图书馆重建设轻宣传,用户的知晓度和使用度不高。调查中发现,除少数图书馆的学科服务平台外,相当多的学科服务平台的使用量并不高,每个月的访客数屈指可数,这其中还包括各图书馆间学科馆员的互访了解情况的使用,甚至部分图书馆搭建的学科服务平台并未在图书馆主页或者相关院系主页上有所展示,用户无法获知已建成的学科服务平台的地址或者无法通过这些站点的导航方便地使用这些学科服务平台。
3.2 高校图书馆学科服务平台的发展策略
3.2.1 清晰定位学科服务平台功能,选择合适平台搭建方式
系统的总结前文学科服务平台所具有的功能,笔者认为一个完整的学科服务平台应该具有“信息发布”、“资源服务整合导航展示”、“资源内容自动聚合展示”、“课件、指南、报告等文件的上传、发布、在线查看和管理”、“馆员与读者间交流互动”以及“平台管理”6个方面的功能,其中“平台管理”功能主要包括“工作量及使用量相关的统计”、“学科馆员及用户的角色定义和权限控制”、“数据导入、导出、备份”等。各馆搭建本馆学科服务平台时可以依据这6大功能研究和思考本馆平台具体的功能定位,是实现全部功能,还是只实现其中的部分功能,然后综合考量本馆的技术力量等实际情况,分析前文提及的6种实现方式,包括对相关商业软件和开源软件的综合评估或者设计自开发系统的功能需求和实现的技术线路,最终选择适合本馆实践需求和馆情的搭建方式。
3.2.2 围绕平台建设的主要内容组织资源,充分利用和共享其他图书馆已有的建设成果
平台建成后,内容非常重要,需要结合前文调查得出的三类内容根据本馆学科服务主要目标和任务收集和组织相关的资源,尽可能三类内容都能涵盖。内容丰富并用心组织且定期及时更新的平台才有活力,才能吸引到用户充分利用它。调查发现某些图书馆学科服务平台发布的内容主要就是图书馆的各类服务资源新闻,最终的结果就是没有人访问和使用,因为读者在图书馆网站上已经可以看到相关新闻了,没有必要再换一个平台继续看新闻。在内容具体组织过程中,对于那些学科网络资源,鉴于学科资源的通用性,应该充分借鉴和利用其他图书馆已有的建设成果,这样可以节省很多时间和精力,当然不能是纯粹的拿来主义,还需要对这些资源甄别、有效性检验、补充,然后和原建设者进行必要沟通、交流和资源共享。
3.2.3 重视学科服务平台的长期规划和管理,重建设更重维护
“凡事预则立,不预则废”。学科服务及服务平台建设也是如此,各馆应该充分重视服务平台的长期性和完整性规划以及可持续发展管理。这就要求图书馆一旦决策开展学科服务和搭建学科服务平台,就要将其纳入到图书馆服务和管理整个工作中,从可持续发展的角度思考和规划相关的岗位设置、人员调整,需要结合相关学科的特点制定发布内容、发布频率、发布内容质量、链接监测机制和频率等后期维护等相关的规章制度以约束和激励馆员学科平台内容建设行为。
在具体学科服务平台建设过程中,虽然学科服务平台需要依据学校学科情况依次搭建,但需要有总体规划,要尽可能全部涵盖本校的重点学科领域,这样才有可能有“轰动效应”,使图书馆借助于学科服务提升自己在学校和用户中的整体影响,这方面华中科技大学图书馆(学科博客校内学科基本全覆盖)、武汉大学图书馆(LibGuides校内学科基本全覆盖)都做出了很好的榜样。而且,虽然各个服务平台可以依据不同学科特色呈现一定程度的“个性化”,但总体上还应该有一些统一规范,比如常设栏目、统一Logo等,使所有学科的服务平台又浑然天成为一体,这既便于管理,也便于交叉学科的用户方便地使用不同学科服务平台上的内容。 3.2.4 加强学科服务和服务平台的揭示与宣传
学科服务平台建设是为用户提供服务的,不是图书馆员用于自娱自乐的,所以对于建成服务平台要花大力气去揭示、宣传和推广。比如北京大学图书馆和华中科技大学图书馆为所有学科的学科服务平台都设定了统一的服务口号,前者使用的是“学贵精专,服务亦然”,后者使用的是“学科馆员架起您与图书馆的彩虹”,东北大学图书馆还专门制作了统一的“助力科研、推动创新”学科服务Logo。也有些图书馆为了推动学科服务平台的用户利用,不但在本馆主页上进行准确明晰的揭示,还将学科服务平台的链接嵌入到相关院系的主页,如同济大学图书馆、北京师范大学图书馆、中国农业大学图书馆等。当然,揭示和宣传还不限于此,还需要图书馆将宣传推广工作也列为平台建设工作非常重要的一部分,需要统筹规划,充分利用本馆媒体和宣传推广渠道定期广泛宣传,以提升平台的使用率。
北京师范大学图书馆通过调研分析,利用开源博客平台WordPress搭建了自己的学科服务平台并已经发布使用。该馆平台的选择是系统分析现有平台现状和本馆实际后做出的“最优选择”:静态页面基本上只能实现信息发布、资源服务整合导航展示的功能;第三方平台,比如新浪博客,可以实现上述的大部分功能而且搭建难度较低,但囿于博客系统的自身限制,资源服务的整合导航展示会比较困难,而且第三方平台的商业广告和无关博客内容推荐会对用户造成较大的困扰,平台提供给图书馆可控的管理功能也非常有限;LibGuides平台非常便于搭建学科导航平台,也便于不同图书馆之间的共享,但因其云服务器设在国外,国内访问速度会比较慢或某时段比较慢,影响用户的使用效果,平台使用也需要支付一定的费用;
从产品说明书来看,商业平台纬度信息共享空间系统功能非常强大,可实现上述的绝大多数功能,但需支付一定费用且国内用户还比较少需继续观察;如果想对平台功能有更多地把控,最好利用开源软件搭建台,专业的平台SubjectPlus和内容管理系统是最佳选择,但平台搭建比较耗力。PJBlog等国内博客平台功能有限,用户社群不够成熟,国外经典的博客平台WordPress目前已经具有强大的内容管理功能,用户社群成熟,有大量可用的插件协助实现很多平台无法提供功能,系统搭建也比较简单、快捷,值得国内其他图书馆尝试。
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西部欠发达地区的高校数字图书馆建设,应以 CALIS三期 项目建设基本思想为主导,统筹资金与技术,整合资源和服务,依托重点带动全局,构建区域联盟模式下的高校数字图书馆系统。以下是读文网小编为大家精心准备的:西部欠发达地区高校图书馆数字化建设初探相关论文,内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】:随着计算机数据存储技术和网络技术的发展,图书馆开始摆脱传统的运行管理方式,向着数字化图书馆方向发展。本文对数字图书馆进行了SWOT分析,得出西部欠发达地区高校数字图书馆存在的主要问题,并针对存在的问题提出了相关建议。
【关键词】: 高校图书馆 数字化建设 馆藏建设
与传统图书馆不同,数字图书馆更加虚拟化、网络化和数字化。数字图书馆是建立在网络技术基础之上的大型分布式数据库信息系统。它通过利用现代计算机数字技术储存、查询和发布,以二进制形式组成信息资源的基础,对各类信息资源进行压缩处理后加以储存。再将它转化为数字信息资源提供给用户。数字图书馆最本质的特征是:第一,信息资源数字化。第二,信息传递网络化。随着电子图书等诸多电子产品的问世,电子资源传播更加趋于网络化。读者可以在任何客户端获取所需要的电子资源。开放的阅读环境使网络信息资源传播更加广泛。第三,信息资源共享化。各地用户可以同时通过不同客户端、网站、手机等媒介获取到相同的资源,并且完全不受时间、馆藏数量、职业等因素的约束和限制。
“数字图书馆”的概念一经提出,就得到了全世界的广泛关注。美国国会图书馆是美国最早进行数字图书馆尝试的图书馆之一。我国对数字图书馆探索始见于1994年,真正大规模进行数字图书馆的研究与建设则是在1996年8月北京召开了国际图联大会之后。此次会议中,“数字图书馆”作为一个会议专题被众多学者列为重点研究对象。1997年,国家计委批准建立了一个由七家单位共同承担实施开展的专题科研项目――“中国试验型数字图书馆”,这一举动标志着我国数字图书馆建设的开始。
2000年前后,教育部、中科院等都开始规划数字图书馆项目,纷纷把建设数字图书馆列为重点项目。超星数字图书馆、万方数据资源系统等一大批数字图书馆项目的开发,证明了我国在数字图书馆建设方面了取得了卓越成就。
(一)优势分析(S)
数字图书馆的电子文献具有体积小、信息容量大的特点,因此数字图书馆大大拓展了传统图书馆的服务空间,它将无穷的电子资源扩散到各个空间,使资源得到了最大化的利用。
在传统图书馆内查找图书,读者首先要有所需书目的名称、分类号、索引号等一系列相关信息,再去寻找它的位置。部分珍藏版的资源由于被磨损后无法修复而不提供外借服务。数字化图书馆就很好地解决了这些难题。读者只要知道作者名、题目、主题、关键词等任何一个信息,足不出户就可以在短时间内找到所需要的资源并获取相关信息。更为便捷的是,读者可以通过模糊或精确搜索将同一大类的资源收集到一起,查阅的便捷性不言而喻。另外,电子资源可以无限次地被浏览和保存,而且不受传统图书馆的开闭馆时间段的限制。数字图书馆可以为读者提供24小时开放式智能化服务。
(二)劣势分析(W)
数字图书馆出现后,发展速度迅猛,各高校纷纷开始建设各自的数字图书馆。但由于缺乏统一的标准作为建设指导,许多高校仅仅是追求数字化资源“量”的扩展,一味地花费大量资金在购买数据库上而忽略了高校间的合作。因此就出现了检索语言和管理系统的不兼容。数字图书馆的另一个劣势便是它的信息版权问题。由于电子信息的开放性,读者可以随意进行引用、统计、批注、分析等操作,还可以通过各种软件来转换资源的格式和形式。也就是说,每一个资源可以衍生出十几种新的形式,而这些新形式的资源又会被再次编辑和扩散。传统的版权规定每一个使用者都要和每一个权利人洽谈,约定好作品的使用权限和方式。而在数字资源爆炸性增长的情况下,这一版权使用规定便很难再达成。
(三)机会分析(O)
网络环境的变化,给数字图书馆资源建设带来了新的机遇。当前许多条件都给数字图书馆提供了改变其固有封闭状态的机会。例如电子资源版权问题。由于无法取得每一位作品权利人的授权,就需要开发出新的系统来解决这样的难题。而这样的系统,必将会用在数字图书馆中。传统单向集中的信息交流模式在网络环境下已不复存在。数字图书馆构建了一个动态自由的学术环境。它的建设模式和服务观念也开始有所变化。随着发达国家数字图书馆建设技术的不断成熟,我国在建设数字图书馆工程的过程中,便有了更多可以吸取和参考的经验。
(四)威胁分析(T)
数字图书馆最大的优势就在于它的开放性。正是因为资源的开放性,网络搜索引擎商就成为了数字图书馆强有力的竞争对手。在这样一个信息以平方模式扩展的环境下,网络搜索引擎加大了对深层次信息资源的获取和提供。它所提供的检索系统让人们足不出户便可了解世界。电子数据库在这方面就略显逊色。拿国内某一知名数据库来说,它的用户必须通过注册才能够得到进入权限,而注册又受到国家区域的限制。使得国外用户无法完成注册。这部分用户只能选择在网络搜索引擎里寻找自己所需要的资源。这样一来,原本无法获得的文献资源便可以通过强大的搜索引擎获得,甚至不必注册。因此不少人便转而选择了后者。长此以往,当这些网络搜索引擎商户将数字图书馆内的资源都囊入自家,那么很可能会取代数字图书馆成为很多人获取文献资源的选择。
(一)馆藏资源不足
许多西部欠发达地区高校数字图书馆的建设才刚刚起步,由于经济基础薄弱,数字图书馆建设与内地发达地区相比明显落后。资金的匮乏导致藏书量不够大、没有足够的财力购买新书、不能购买充足的副本,这都限制了图书馆的发展,削弱了图书馆的作用。这样一来就没有办法保证电子资源的数量。外购数据库更是受到资金限制,而无法扩容。 (二)人力资源不足
信息化人才是高校图书馆数字化建设的关键。目前,高校图书馆复合型人才缺乏,大多数人懂图书情报专业而缺乏信息化技术知识,两方面都懂的人可谓少之又少。数字图书馆对人才的要求是全方位、多层次、高标准的。所涉及到的相关管理人才、数字图书馆员、技术人才都十分欠缺。因此,进一步研究符合数字图书馆要求的人才培养机制迫在眉睫。同时,由于中小型图书馆的人力有限,不可能用大量的人力来对图书进行编目和录入,导致馆藏图书资源不太全面。
(三)硬件设施落后
数字化发展,硬件先行。要想推进数字图书馆的发展,就需要强大的硬件设施作为保障。这就要求网络、数据库和服务器等必备的硬件设施能够满足构建数字图书馆发展的需求。然而根据2011年中国互联网络发展状况统计报告来看,西部地区网络发展水平低于世界平均水平,明显滞后。
(一)馆藏资源建设
数据库资源建设是数字图书馆的核心。在资金紧缺的情况下,发展数字图书馆,更需要统一部署,制定发展规划,通过互相协调,分工协作来避免数据库的重复建设,从而节省资金,使电子资源得到更有效的扩充。例如注重对文献数据库的升级维护,增加新数据库。购买Elsevier等常用大型外文数据库。这样就能为各学科提供高质量的全文学术期刊保障。建设具有特色的数字图书馆藏体系。集中购买镜像中外文电子图书,使馆藏电子图书形成一定规模,这样就可以很好地解决副本不足及异地共享的矛盾。
(二)人力资源建设
数字图书馆的技术含量特性及其全球化竞争特点,决定了技术核心地位。而技术战略须以尖端技术人员为本,确保数字图书馆建设的顺利进行。数字化图书馆建设对图书馆专业人才的要求越来越高,要培养高素质、高水平的人才,就要采取多种途径。第一,引进人才,调整结构。图书馆要按照合理的比例,有计划地聘任多种学科专业人员。第二,按需培养人才。图书馆根据建设和发展的需要,采取自我学习和送出培训的方式对各部门职工进行培训。
(三)硬件设备建设
硬件设备与环境的优劣直接影响着图书馆的生存与发展。保障西部欠发达地区高校图书馆的硬件设施条件可以从建设高性能的图书馆存储设备、加强服务系统信息导航、完善多媒体阅览室等方面着手。
数字图书馆硬件设备建设的一个重要部分是存储设备。由于不同的数字图书馆产品对服务器性能要求不同,并受读者数量、网络情况等因素影响,所以各高校要根据自己的实际情况选择专用服务器,用来存放数字图书馆软件系统平台。在选择服务器时,将数字图书馆软件系统的各个系统分开存放于不同的服务器上。既增加了系统的安全性和易扩充性,同时也降低了成本。
在此基础上,为了方便读者充分利用数字化图书馆资源,电子阅览室、多媒体教室也是数字图书馆不可或缺的部分。电子阅览室可以为师生提供馆藏信息检索、电子文献阅览、网上信息查询浏览及多媒体学习等服务。由于在校学生不是每个人都有电脑可随时使用,电子阅览室就成为学生获取信息最重要的场所。多媒体教室可以配备交互式多媒体教学网络系统,教师便可以实现网上教学。
总之,西部高校要发展数字图书馆,首先应该认清自我,通过科学规划,统一部署,从地方性、办学特色等因素出发,逐步推进数字图书馆的发展。只有这样,才能够使有限的资源在网络信息建设中发挥最大的作用。
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随着信息技术的飞速发展,新时期,企事业人事档案管理作为企事业内部管理的重要组成部分,逐渐受到人们的关注。尤其是近几年来,相关领域中对于人事档案管理的信息化建设重要性认识逐渐加大,建立信息化的人事档案管理已经成为企事业工作的重点。以下是读文网小编为大家精心准备的:档案管理信息化建设探析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:随着社会的不断发展,科技的进步,我国档案管理信息化建设已成为档案管理工作发展的重要环节。当前我国正处于一个信息高速发展的时代,档案管理工作信息化建设显得更为重要,本文将对档案管理信息化的必要性、现状进行分析,从而探究档案管理信息化建设对策。
关键词:档案管理;信息化;建设
前言:档案信息化管理即利用数字化技术将信息与档案进行集中存储的方式,同时也可以对信息进行检索、存储、管理等。档案信息化的这种管理方式,对提高我国经济水平,实现更好的为社会发展提供服务有着重要的促进作用,同时也推进我国经济水平的持续发展。
1.档案管理信息化的优势
档案管理信息化是在遵循相关部门的规定的基础上进行的,因此对信息的管理十分严谨,更加安全有效的保护档案信息。档案管理信息化打破了传统的档案管理方式,集合了现代计算机技术、网络技术、信息技术等对档案管理模式进行创新,实现从实体保管模式向数字化、网络化模式进行转变。对于企业、政府等单位来说,档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理,符合现代化的管理模式。通过对信息资源的接收、采集、整理、保存等过程,对档案管理进行信息化处理
2.档案管理信息化的内容
档案管理信息化建设的内容基本包括:应用系统建设、人才队伍建设、标准规范建设、基础设施建设、档案信息资源建设等。应用系统建设主要依靠技术支持,根据档案管理信息化建设的需求进行系统建设,设计出实用型软件。而档案管理信息建设的前提是实现文档一体化管理,推进办公自动化,将计算机广泛应用在办公管理过程中,转变传统的公文书写方式,并建立统一的档案管理平台,实现档案信息从接受、归档、整理、存储到开发利用的现代化管理,建设档案数据库,充分体现档案管理信息建设工作的先进性、科学性和前瞻性。
1.时效性有待提高。
结合档案管理工作的实际情况,信息时代下档案管理信息建设过程中面临的问题主要是时效性较差,而档案管理信息化的时效性较差主要表现在:规划和设计滞后、服务观念和方式滞后、存在信息共享壁垒等方面,档案信息资源的生成和管理受到多方面条件的限制,在社会效益和经济效益的获取方面仍存在一系列的障碍。档案信息化存在共享壁垒也成为档案管理信息建设的重要障碍,只有转变相关管理部门的工作模式才能进行同时的协同服务。
2.缺少专业档案管理信息化人才。
人才是现代办公管理工作的核心资源,没有相应的人才保障,再先进的管理手段和技术设备也只能流于形式,目前档案管理信息建设缺乏专业档案管理现代化人才,最为突出的便是缺乏计算机和档案管理工作均能精通的人才,操作型人才虽然能满足档案管理信息建设的技术需求,但缺少系统开发、咨询服务、程序维护和信息导航的复合型人才,导致档案管理软件出现问题,只能通过求助开发商的方式来解决,严重制约了档案管理信息化建设的进程。
3.信息化技术手段有待提高。
随着社会经济的快速发展,技术的改变和观念的更新,为档案管理信息建设创建了良好条件的同时,也对现有管理观念和方法带来相应挑战,信息爆炸加大了档案管理的工作难度,数量越来越多的增加,以及不断加速的内容更新,都加大了信息收集、甄别、编辑、存档、公开和利用的工作难度。而随着档案管理工作重视程度的提升,档案信息需求程度也不断增加,原有的信息化技术手段无法满足档案管理工作的利用效率。而体制障碍和技术壁垒也导致档案管理工作信息化进程的落后,激发了档案信息的供需矛盾,无法实现档案信息共享和个人的自由利用,由于网络化程度的差别,也导致档案管理工作的标准不统一。
1.健全档案管理信息化管理制度。
建立科学规范的规章制度,有利于促进档案管理工作人员形成良好的工作习惯,档案信息管理工作的正常运行和功能发挥,需要健全档案管理信息化管理制度,在充分调查研究的基础上产生,对档案管理工作进行具体全面、科学合理、系统规范的约束机制,能够让档案管理工作人员明确认识到责任意识,自觉遵守制度,并在工作实践中对规章制度进行不断完善,保障规章制度的权威性。
2.加强档案管理信息化人才培养。
档案管理信息建设离不开人才支持,通过档案管理部门的全体人员来完成维持系统的正常运行和日常管理,加强档案管理信息化人才培养需要具备终身教育思想,组织档案管理工作人员积极参加教育培训,对自身的业务水平和工作能力不断提供,有效调动工作人员的学习积极性,熟练掌握档案管理方面知识的同时,还应当学习计算机和信息技术,不断更新人员理念,在拓展知识的过程中,提升档案信息化管理能力。
3.提高档案管理信息化专业手段。
加强档案信息化建设需要明确认识到信息化建设的发展方向,建设数字档案馆并不是单一的某个档案馆,而是通过互联网对若干档案馆群体进行连接,将所有档案馆群体的信息进行紧密结合,从而形成有机的整体,能够有效的完成信息处理的标准化、服务对象的社会化和管理过程的一体化。档案信息化建设的目的在于方便人们能够最大限度利用档案信息为经济建设服务,提升档案信息化专业手段应当满足构建数字档案馆的多方面条件,配置较好的计算机网络和通信基础设施,并利用数字档案馆内外结合的网际网结构,及时更新技术,保证数字档案馆设备的正常运行,将专业手段作为档案信息化的基础,除了对系统设备进行日常的保养维护和故障处理外,还应当适应时代发展要求,进行及时的技术更新,提高档案信息化专业手段,通过先进技术力量作为支持,适应信息社会的快速发展。由于多方面因素的影响,档案管理部门的技术力量较为落后,为了弥补相应不足,档案管理部门应当吸取其他部门经验,借助先进技术力量,加强档案管理信息化专业手段的实施,勇于实践,大胆创新,保证系统正常运行的同时,及时更新技术,才能保证档案信息化建设成效。
4.加强网络安全控制。
网络安全控制是档案管理信息化建设的保障,从硬件设施入手,设立专项经费,为档案机构进行现代化、信息化设备配置,加快数字档案馆建设。而档案管理信息化建设需要管理部门的足够重视,加大相应资金投入,进行计算机、扫描仪和缩微设备的购置,并开通内部区域网络,连接外部互联网,发挥数据库建设在档案信息化建设过程中起到的基础性作用,加强数据库建设需要先完善文件记录数据库建设,再逐个进行档案的数字化工作,高质量的信息数据库,有利于推进档案信息化建设进程,建成数字化档案馆。
硬件建设和数据库建设分别属于网络安全控制的外部和内部环境,加强网络安全控制需要保证档案管理信息系统的数据完整性、保密性和可用性,通过一系列网络安全控制手段,对档案信息进行数据加密、设置访问权限、设置防火墙、加强数据备份和提升档案管理人员的安全意识等技术措施,对档案管理信息安全进行保证。数据加密能使档案管理系统成为有选择性的开放系统,并根据档案信息数据不同的保密要求,对信息数据进行等级划分,设置相应的访问权限。防火墙能够在网络安全控制过程中加强监测、过滤信息和防止非法访问的作用,而数据备份则是通过应用信息技术和管理手段,对档案管理系统发生问题后,及时进行数据恢复的备份系统,避免网络病毒、黑客入侵、硬件损坏或自然灾害等因素对档案管理信息造成损害。
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档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题,也是今后档案工作发展的必经之路,而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容,是顺应社会潮流,适应信息时代发展的新举措、新要求。以下是读文网小编为大家精心准备的:纸质档案数字化建设策略研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:同纸质档案相比,电子化的数字化档案具有独特的优势,在互联网通信技术迅速发展的今天,数字档案的发展已经成为一种趋势。近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程。本文就纸质档案进行数字化建设的必要性,以及在这个过程中所遵循的原则,建设目标和阶段划分等策略进行分析研究。
1.1 档案数字化。数字化的档案,同传统纸质档案相比,具有一些特殊的优势。随着计算机对媒体信息技术的发展,以及数字档案领域一些其他技术的成熟,为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等,可以将大量庞杂的纸质档案,转化为相应的数据。这种转化不仅可以大大节约纸质档案的使用空间,还可以提高档案信息资源的共享性,实现不同类型档案信息资源的互通,提高档案资源的使用效率[1]。
1.2 纸质档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程[2]。纸质档案数字化,既保持了档案原貌,又可以通过计算机进行检索和获取,可最大限度地实现资源共享和保护档案源。随着电子信息传输技术的进步,人们在实际生活中,对电子档案的使用会越来越多,并且电子档案具备一些纸质档案所没有的优点,也便于档案管理人员进行管理,同时还可以提升档案资源的使用效率。
1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式,就是通过电子信息管理系统,对数字化的档案进行存储、归类,为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展,使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流,降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性,所以纸质档案,要进行数字化转化,通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档,然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。
1.4 档案数字化优势。电子档案较之传统纸质档案的优势主要为:①档案存储数字化。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为电子载体的机读档案,一劳永逸,永久保藏。②档案传递网络化。数字化档案信息可通过网络超时空流动,数字化档案成为“无墙界档案”,可打破时空,为利用者提供远程服务。如高校电子学籍、学历档案,可通过中国高等教育学生信息网http://www.chsi.com.cn/不受地域、不受时间的限制,随时随地地查询和利用。③提高办事效率。数字化档案可提供全文、即时的数据信息,通过计算机检索系统可以快速、准确、全面、及时地完成查询、调卷、复印等利用程序,极大地提高工作效率。④有效保护档案原件。将纸制档案转变为数字化电子档案后,可通过电脑输出档案,避免了对纸质档案的反复提取、复制造成的损害,对原始档案的保护更加安全。通过档案的数字化处理后,还可以防止篡改档案的行为。
2.1 合法规范原则。首先,纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定及相关法律法规;其次,行为规范,要有标准可依。如,国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。此外,对于一些规定限制的纸质档案资源,在没有取得相关部门的批准之前,是不可以转化为电子档案的。
2.2 保护至上原则。保护至上原则,就是分步实施纸质档案数字化工程,抢救那些急需保护的纸质档案,如因灾害或事故受过损的档案、结合本馆实际确定一个时间点以前的老档案等,这些档案已经不起时间的自然损毁,采用平板扫描仪或数码相机等设备对这些纸质档案进行数字化加工,通过计算机存储和利用,是对这些纸质档案最好的保护。
2.3 需求导向原则。需求导向,急用先上原则,就是根据利用者的需求,选择性地将本馆的重要档案、常用档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.4 价值取向原则。价值取向原则,就是将属于归档范围中永久或长期保存的、社会利用价值高的档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.5 安全保密原则。安保保密原则,就是要保护实体档案与虚拟档案的安全性与保密性。在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。
2.6 效益性原则。在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,包括选择最优化的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。
3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作,使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用,以满足利用者对档案的需求,档案馆要结合本馆实际,参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005),制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行,如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。
3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化,必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如:服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等,保障档案管理系统的正常运行。 3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,数据核查、数据备份、装订还原,入库验收、数字化成果管理等。各个环节,环环相扣,对照规范,严格执行。
4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案,需要一整套硬件设备,通过这些硬件设备,再加上网络管理系统,把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准,要落到实处,按采购程序和规章办事,根据实际情况确定完成期限。
4.2 第二阶段。数据加工阶段。是纸质档案数字化建设的主要环节和任务。从档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,到纸质档案装订还原,入库验收、各个环节落实到人头,专人负责,分工协作,行为规范,遵守技术规则,保证数据的数量与质量符合要求。人头管理,规定完成的数量、质量与时间。
4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核,层层把关,对不合格的数据进行修改、补充或重录,确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。
4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理,经验收合格的完整数据及时进行多套备份,异地保存。通过维护和管理,确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用,是纸质档案数字化建设目的,也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。
近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程,纸质档案的管理,应该不断提高其数字化的程度,提升管理的效率,同时,作为纸质档案,一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。
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学生档案工作是高校学生工作的重要组成部分,其数字化建设正处于发展初期阶段且存在很多问题和不完善的地方,急需从多元化视角审视与处理。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析高校学生档案数字化建设工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文分析了学生档案数字化建设的背景及保障体系,重点分析了高校学生档案数字化建设的过程,目的是使学生档案管理工作迈上新台阶,为学生就业、升学等提供良好的服务。
[关键词 ]高校;学生档案;数字化建设
随着计算机网络技术的发展,档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。
1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。
2.高校档案工作的重点一是管理,二是服务。而要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。
高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域,需要学校各个部门的共同参与。
1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。
2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告发布、权限管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台,基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。
3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。
4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。
1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况,按批次调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法,并不能损坏档案,以确保学生档案的原始性。
2.学生档案扫描。针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。
3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件,修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。
4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。
5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。
6.学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。
总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。
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区域文化是中华民族传统文化的重要组成部分.高校图书馆应为区域文化建设提供保障服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:地方高校图书馆服务区域文化建设的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】:文化已成为一个国家或地区经济发展、社会进步的源动力,因此保护和发展区域文化是社会主义时期精神文明建设的重要任务。本文从区域文化建设的重要意义着手,以桐城师专为例探讨新时期高校图书馆在服务区域文化建设中的必要性和优势点,并对未来高校图书馆思考与努力的方向提出合理化建议。
【关键词】: 地方高校 图书馆 区域文化建设
地方高校图书馆发展与区域文化建设紧密相连,一方面图书馆能够满足区域民众的精神需求,另一方面区域文化进一步促进图书馆的改进与发展。地方高校图书馆以其资源和人才的优势对区域文化的建设起着极其重要的作用。
图书馆面向公众开放的要求赋予了地方高校在促进区域文化建设中的社会责任。地方文化的多样性表现在面向群体的多样化,农民、学生、职员都有获取大量社会信息的实际需求。因此地方高校图书馆作为地方文化机构的有效补充,应充分利用自身优势,为区域文化建设服务。
以我校为例,桐城师范高等专科学校已有百年办学历史,1904年秋(清光绪三十年),桐城派晚期大师吴汝纶先生,建立“桐城中学堂师范班”,此举开安徽新式师范教育之先河,桐城师范教育也由此发端。桐城历史悠久,文风昌盛,为江淮文明的发祥地和集中地,其间人文勃兴,代有英才。唐宋两代的曹松、李公麟,一以诗名,一以画显;以戴名世、方苞、刘大■、姚鼐为代表的“桐城派”,雄霸清代文坛200余年。桐城是黄梅戏之乡,孕育了以严凤英为代表的一代黄梅戏表演艺术家。桐城因文学与戏曲上的极高成就也因此成为安徽省历史文化名城,享有“文都”盛誉。地方文化的昌盛为高校学术研究提供了有利条件,学术研究的成果又提升了区域文化建设水平,二者相辅相成。因此,桐城师专图书馆把服务桐城区域文化作为自己建设与发展的一项重要内容。
(一)馆藏资源丰富
高校图书馆有着丰富的文献资源,文献具备专业性和权威性强的特点。高校图书馆除了拥有传统的纸质文献外,还拥有诸如中国知网、维普、万方等数字信息资源。以我校为例,目前图书馆纸质藏书37.36万册,电子图书3241GB,数字资源量9789.79GB,现刊389种,建有校园网和图书馆电子文献检索系统,实现了与互联网的宽带连接。
(二)专业化的团队
据教育部《普通高等学校图书馆规程》规定,高等学校图书馆是学校的文献信息中心,是为教学和科学研究服务的学术性机构,是学校和社会信息化的重要基地。因此地方高校普遍配备了高素质的工作人员来辅助高校图书馆知识化、网络化、数字化的发展。一名合格应用与复合型兼备的图书馆员应掌握图书馆学、管理学、心理学多方面的专业知识,并且能够熟练地运用现代化技术手段收集、整理和开发利用文献信息。因此高校图书馆在提供读者服务方面具有其他文化机构不可替代的优势。
(三)现代化的设施
地方高校图书馆经多年的建设发展,物质条件优越,拥有便于书籍借还及查询的计算机及网络设备,用于书籍整理、借还条码设备,开放式的阅览室必需的图书防盗设备,保障消防安全的消防防范设备,以及配备各种复印机、传真机便于给读者提供服务。地方高校图书馆享受我国政策的大力支持,因此在硬件和软件建设方面均优于其他社会文化机构。
(四)贴近地方文化
地方高校图书馆具有传播区域文化的重要职责,作为公共信息基础设施的一部分,高校图书馆更贴近地域文化和更了解地方需求。以我校为例,我市的桐城派研究中心就坐落在我校图书馆内,经常和我校图书馆联合开展研究活动,图书馆多名馆员也是桐城派研究中心成员;又如,我校坐落在桐城“六尺巷”附近,我们研究“六尺巷”文化就比别人占地利优势。
(一)围绕“桐城派”研究,加强馆藏的地方文化资源建设
桐城派是我国清代文坛上最大的散文流派,它以其文统的源远流长以及文论的博大精深在中国古代文学史上占有显赫地位,是中华民族传统文化中的一座丰碑。桐城派作为学术流派的一种,对当代为文亦不无启迪借鉴之作用。
一个拥有丰富馆藏、珍贵典籍的图书馆对于一所高校来说至关重要。我校图书馆十分重视收集、整理以“桐城派”为特色的馆藏,利用各种渠道从民间购置了一批地方文献古籍,开辟了“桐城派散文书库”。在以桐城派的馆藏区设立资料专柜,介绍桐城派的文学理论和历史成就及对后人深远的影响。
(二)参与“黄梅戏”“桐城歌”非物质文化遗产保护
黄梅戏是安徽省的主要地方戏曲剧种,是十八世纪后期在皖、鄂、赣三省毗邻地区黄梅形成的一种民间小戏。桐城戏曲文化源远流长,自唐朝起民歌《桐城歌》盛行于世,明清之际,文风愈加鼎盛,《桐城歌》被刊印成集,流传到长江中下游广为传唱,使得此一地域的文化具有一种整体风范。桐城丰厚的戏曲文化底蕴,为黄梅戏提供了得天独厚的发展空间。
保护非物质文化遗产是现代图书馆的首要职能。我校充分利用桐城作为戏曲之乡的地理优势,在校园中普及黄梅戏与桐城歌的知识,利用图书馆的多媒体设施播放《天仙配》、《牛郎织女》等优秀选段,为校园营造浓厚的戏曲氛围;图书馆牵头成立了科研课题组,专门对桐城民间艺人和经典曲目进行深入发掘,录音录像制成数字产品加以利用和保护,将“黄梅戏”、“桐城歌”的保护工作推上一个新台阶,为桐城区域的非物质文化遗产的保护做出切实的贡献。
(三)兴建桐城派文化特色资源库,实现桐城派研究资源共享
建立地方文献数据库是开发、利用地方文献资源的基础工作,因此我校将兴建桐城派文化特色资源库作为图书馆建设的重点工程。在资源库构建时,邀请桐城派研究专家,桐研中心成员、学校相关专业教授组成建设小组,反复修改方案;通过招标选定专业的企业负责网站设计,提供软件支持;精心选择有一定学术和史料价值的文献,分阶段、分步骤地建立类型齐全的数据库,以便向读者提供多样化的信息,达到实现桐城派研究资源共享的目的。 此外,我校图书馆还通过开展课题研究,为区域的“农家书屋”建设与运行献计献策,与当地的文化部门、企业合作,开展文化交流活动,多途径的为区域文化建设服务。
(一)提高馆员素质,打造精品团队
近年来,随着图书馆工作人员学历水平的提升,馆员的素质普遍有所提高,但知识结构还很局限。当读者面对多种形式的文献源和文献形式时,在寻找、选择上自然有一定的难度,这时馆员就需要及时、正确地帮助读者选择需要的信息。图书馆员必须具备信息的搜集、捕捉、接收技能,信息的筛选、识别技能,信息的分析、评价、吸收技能,信息的整理、开发、加工、综合、存贮技能。馆员只有具备这些技能,才能确保能根据用户不同的需求来帮助用户选择准确的信息,真正做到从信息传递者到知识挖掘者的角色转化。
(二)做好发展规划,逐步落实推进
图书馆工作不仅是学校工作的组成部分,也是区域文化建设的重要组成。图书馆的建设和发展规划,必须与学院的发展和区域文化建设相适应,要以加强自动化、网络化建设为重点,深化管理体制改革,实现科学化和现代化管理,充分发挥自身的教育职能和信息服务职能,既要能为学院教学和科研提供切实、有效的文献支持,又要能为区域文化建设作出贡献。
(三)不断开展创新,拓展服务范围。
随着科技的进步和读者的需求的发展,图书馆的服务内容和服务方式也应随之变化。如开办移动图书馆,为读者提供移动图书服务;构建网络交流平台,允许读者发表评论或留言,开展图书馆与读者、读者与读者之间交流互动;实现高校图书馆与公共图书馆、中小学图书馆的信息共享等。这些新业务的开展,可有效突破图书馆的时间与空间的限制,更好的服务读者,服务区域文化建设。
高校图书馆为区域文化建设服务既是高校服务社会职能的具体体现,又是自身建设发展的需要。送人玫瑰,手留余香,作为高校图书馆在为本校的教学与科研提供强有力的信息文献保障的前提下,充分利用自身的优势,多渠道多途径的为地区域文化建设服务,既能促进区域文化的发展与繁荣,又能提升自身的知名度和美誉度,是双赢之道。
地方高校图书馆服务区域文化建设的思考相关
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完善地方高校图书馆数字资源建设是信息时代社会发展的需要和必然。在网络环境下,地方高校图书馆数字资源建设要加强区域性资源合作,形成共建共享联盟,共建虚拟馆藏,实现图书馆实体资源和虚拟资源的平衡、融合,构建科学合理的数字资源保障。以下是读文网小编为大家精心准备的:地方高校图书馆的地方文献资源建设相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】:文章阐述了地方高校图书馆地方文献资源建设的意义,针对丽江师专图书馆在建设地方文献资源建设中遇到的问题,提出几点建议和对策。
【关键词】:地方文献资源建设 地方高校图书馆 丽江地区
地方文献是记述地方情况或具有地方特点的文献。它包括方志、地方史料、地方人士著作与地方出版物。[1]地方文献作为祖国灿烂的文化瑰宝,植根于一个地域特定的自然、社会环境,是一个地域长期的文化积淀和历史产物。地方文献被誉为“一地之百科”,是各地独一无二的宝贵资源和不可再生资源,同时也是各地图书馆特色馆藏文献资源建设时应该着重需要收藏的文献。
丽江地区位于滇西北中部,是一个多民族聚居的地方。除汉族外,还有纳西、彝、傈僳、白、普米等22个民族,少数民族人口占全区总人口的半数以上。丽江美丽的自然景观和历史悠久的人文景观都独具特色。如世界文化遗产丽江古城,已有近千年历史,古城充分体现人与自然和谐统一,多元融合的文化为特点;还有被称为世界上迄今为止唯一还活着的象形文字,东巴舞谱,长达几十米的神路图也是罕见的艺术珍品;“音乐活化石”纳西古乐;还有白沙壁画、玉龙雪山、神奇的东方女儿国――泸沽湖等等。从古至今,丽江地方文献所记载的内容对丽江的这些天下奇观都进行了描述和阐释,并为其提供史料支持。因此,我校作为丽江地区唯一的一所公办高等学校图书馆,研究地方文献资源建设,一方面通过收集地方文献,形成特色馆藏;同时也促进学校学术研究,为丽江文化遗产的传播和发展提供原始资料;另一方面也为当地的经济建设提供依据和参考。
1.地方文献的范围如何界定
根据地方文献的定义,可以得出地方文献的内涵,它包括方志、地方史料、地方人士著作和地方出版物。[2]一直以来,我馆在收集地方文献的时候,主要是从内容和作者籍贯上来界定文献。凡是作者籍贯是丽江地区,或者文献内容上涉及到有关丽江地区方面的,我们都视为地方文献收藏。但是在地方文献的定义中我们发现,地方出版物也属于地方文献,在实际工作中我们发现,地方出版物中很多文献在内容上都与地方无关,这给我们采集地方文献的工作人员带来困惑。因此,收集地方文献的范围如何来界定,需要一个统一的标准和认识,让我们工作人员的工作具有可操作性。
2.收集地方文献的渠道单一
地方文献对图书馆的馆藏建设意义重大,但收集起来却十分困难。因为地方文献种类繁多,发行机构多,发行渠道也很多,有些还是内部资料,图书馆很难在一定的时间内全面地收集地方文献。由于人员和资金的限制,我馆每年主要是从购书经费中拨出一部分到本地书店现采地方文献,还有一些主要靠捐赠来收集。仅仅通过这两种渠道,我馆收集到的地方文献非常有限。尤其是那些与当地政治、经济、文化、生活紧密相关的非公开出版的文献很难收集到。
3.地方文献工作收藏缺乏合作
根据目前实际情况,我馆地方文献收藏工作都是单身作战,并没有与市、区、县图书馆、博物馆、档案馆等机构合作。由于这些机构与我校图书馆并无隶属关系,平时也无交流,缺乏统一的组织和合作。因此,这些部门所包含的许多珍贵的地方资料我们都无法收集到,比如城市建设资料、本地相关的政策法规、专业学术专利资料等等。
4.地方文献收藏工作缺少专业人员和相关制度的保障
地方文献的收藏工作是一项长期的、连续性强的专业工作,图书馆应该制定相关的制度和配备专业人员来实施这项工作。但是,目前由于我馆工作人员数量不多,购书经费也很有限,地方文献的收集工作主要由采编人员兼任,无法保证专人专职。这给我馆地方文献的收藏工作带来了很大的制约性和不确定性。
1.确定地方文献的界定原则
经查阅资料发现,界定地方文献可以从以下几个方面来判断。一是区域性原则,地方文献收藏首先要遵循地理区域原则;二是内容原则,当地域范围确定以后,凡在内容上涉及这一地域的文献都可以纳入这一地域的地方文献;三是出生地原则和籍贯原则,根据这一原则,无论作者是因出生地还是籍贯,如果内容上不涉及这一地域,但由于作者本身就带有地域属性,因此都应作为地方文献收藏;四是出版社原则,就出版物来说,内容涉及本地的和本地作者著述的按内容原则、出生地和籍贯原则收入地方文献外,其余各出版物可考虑以下几点选录入藏:(1)被列入全国和地方出版工程规划的出版物;(2)在国内外有影响的学术著作和名人著述;(3)获得省(市)以上各种奖励的出版物;(4)装帧涉及和印刷具有地方特色的出版物等。[3]
2.加强各机构沟通合作,多渠道收集地方文献
做好地方文献的收集工作,是图书馆地方文献资源建设最重要的基础工作。首先,应积极争取本地区各相关部门的大力支持与帮助。包括地方图书馆、档案馆、博物馆、作协、文联、出版社、地方志办、党史办、资料室等部门,可以指定专人与他们保持长期的联系和合作,这样便于我们获取地方文献的最新信息,增强地方文献收集工作的系统性和连续性。其次,我们也要拓宽获得地方文献的途径。一是每年要确保一定的经费来专门购买地方文献;二是加大宣传,鼓励师生、专家学者、民间人士来积极捐赠有价值的地方文献;三是针对一些特别珍贵现在已无法买到的地方文献,在征得收藏者同意的前提下,通过复印、影印、扫描或缩微等方式复制;四是随着网络技术的快速发展,很多地方文献信息散落与网络,图书馆可以派专人经常在网上搜索相关资料并下载;五是做地方文献剪报。由于一些学者的相关论文收藏在期刊或者论文集中,还有报纸中也刊登有地方文献资料,我们也要指定专人把这些地方资料做成剪报收集起来。
3.确保相关制度和专业人员的保障
确保地方文献的收藏工作具有系统性和连续性,制定相关的制度,并有专人专职来实施这项工作是十分必要的。一是确定地方文献的收录原则,这在前面已提到;二是配备专人专职人员。选择懂地方方言、责任心强、精通图书馆知识、社交能力强的人来负责与各部门的联络与沟通工作;三是落实购买地方文献的专项经费。每年购买地方文献是充实地方文献馆藏资源的最主要途径,像捐赠、复制等只是辅助途径。 4.将地方文献资源数字化,建立地方文献数据库
地方文献尤其是比较珍贵的文献,由于年代久远,在长期保存过程中,极易老化,出现变形、发黄、发脆等现象,有些文献损毁程度越来越严重,无法翻阅。通过先进的数字化技术手段,建设地方文献数据库,一方面图书馆收藏的地方文献将以数据库形式保存下来,可以改变对地方文献保存效果不理想的现状;另一方面通过全面系统地揭示馆藏文献信息,为广大群众和专家学者搭建一个检索和研究地方文化的平台,达到更好地保存人类文化遗产,强化文化交流的目的。
丽江在漫长的历史进程中,留下了极其丰富的文化遗产。纳西族人口不多,然而却以古老而丰富的民族文化著称,有人说它是小民族创造了大文化。目前,丽江尚无一家对地方文献进行完整收集并建立数据库的组织机构。我馆作为丽江唯一的一所公办高校图书馆,拥有丰富的地方文献信息资源。建立丽江地方文献数据库是我馆的历史责任,也将具有非常重要的现实意义:
一可为丽江政治经济和文化建设提供智力支持。建设地方文献数据库,可以为地方各级领导和有关部门在制定地方经济建设和社会发展的方针政策、规划和措施时提供地方史料和历史借鉴,避免决策的主观性和盲目性。
二有利于促进学术研究,为丽江文化遗产的传播和发展提供原始资料。丽江独特的民族文化就蕴涵在地方民族文献中,采用现代数字技术,打造出一个别具特色的丽江师专图书馆地方文献数据库,可以使原本局限于少数地方的精美文献得到更加广泛的传播和利用。
三有利于提升我校图书馆的文化影响。建立具有地方特色的文献资源数据库,能体现自身价值和优势,做到“人无我有,人有我优,人优我特”。四有利于缓解利用文献与保存珍贵文献之间的矛盾,从而实现我校图书馆数字化资源的跳跃式发展。将地方文献数字化,一方面可以将它们保存在现代化载体中;另一方面,由于数字化文献具有快速检索、查找便捷、易组织的特性,能很好地缓解利用文献与保存文献之间的矛盾。
5.培养地方文献专业人才,提高地方文献的开发和利用
图书馆“藏”书的最终目的是“用”,要成功实现地方文献的开发利用,关键在与有一批善于开发利用地方文献的人才。没有这方面的人才,开发利用地方文献只是一句空话。随着现代化技术在图书馆的广泛应用和图书馆工作重点向信息开发和信息服务的转移,对图书馆馆员的综合素质要求日益提高。要求图书馆员既要懂图书馆业务知识,还要懂计算机技术、现代通讯技术和网络技术,具有信息鉴别力和信息处理能力。[4]
由于丽江地区的特殊性,少数民族人口占大多数,我们图书馆员除要具备上述能力外,还要掌握民族历史、民族文化、民族古籍、民族风情等方面的知识。因此,图书馆的管理者要有前瞻性思维,根据图书馆实际业务和馆员个人能力,制定长远的人才培养计划,并对现有工作人员进行相关系统培训与教育,逐步提高图书馆员的综合素质,做好图书馆的信息服务工作。
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档案作为人类社会活动的原始记录,是一个国家和民族历史文化遗产的重要组成部分,。以下是读文网小编为大家精心准备的:全面推进档案文化建设的探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘要]近年来,随着社会发展速度的加快,档案作为历史记录受到人们越来越多的关注。特别是在当前文化强国战略的建设环境下,档案文化建设取得了较快的进展。档案文化作为一种原始文化,是传承文明和延续民族灵魂的重要载体,所以在档案文化建设工作中,需要对档案文化有一个深入的认识,明确档案文化建设的重要意义,从多个方面对全面推进档案文化建设提出具体的措施,以确保档案文化建设的创新,使档案能够更好的为社会发展提供优质的服务。
档案是在社会活动中的形成的真实记录,而档案文化是在特定的历史性的社会环境和语境下形成的与档案有关的实物、文本、方式、制度和理念,同时借助一定的技术和工具所进行的档案文化实践活动也是档案文化的一种。档案文化属于一种基础文化,与其他文化存在着一定的区别但也有着紧密的联系,通过对档案的利用,才能创造出优秀的文学和艺术作品,才能够推动各类文化的繁荣和发展。可以说档案文化是一种记忆文化和原始文化,是构成各类文化的基础,也是各类文化得以繁荣发展的重要保障。
通过对人类社会活动的真实记录形成档案,可以说档案是人类社会进步的重要阶梯,而档案文化属于一种基础性文化,其具有强大的生命力和凝聚力,对于档案工作品位的提升具有极为重要的意义,有利于更好的推动档案事业的健康发展。通过档案文化建设,可以更好的抓住档案工作中的机遇,迎接档案工作中的各种挑战,更好的与当前社会经济的形势相适应,实现档案事业的跨越性发展。而且档案文化建设还惠及到民生,有利于加快推动中华文化的全球化发展,有利于历史文化的延续,对于社会和经济的发展及进步具有极为重要的意义。
(一)加强领导,深化认识
全面推进档案文化建设,需要加强对档案工作的领导,健全档案文化建设的各级领导组织,同时建立科学的档案文化建设工作机制,这样就在档案文化建设工作中有了导向和核心。同时在各级党委和政策文化建设规划中,需要将档案文化建设纳入其重要日程上来,加大各地档案馆基础设施的建设,特别是对于一些经济欠发达地区,需要加大扶持力度,确保建设一批有特色的综合档案馆,更好的为当地的经济和社会发展服务。在推动档案文化建设工作中,需要利用先进的理念作为行动的引导,加强调研等专题活动,进一步加深对档案工作的认识,这样有利于更好的挖掘出文化的底蕴。同时还需要深入基层做好调研工作,听取各种有建设性的意见了,扎扎实实的做好档案文化建设的推进工作,确保档案文化建设的顺利开展。
(二)做好接收征集工作
档案文化建设需要具有特色的档案资源,这样才能更好的开发出具有利用价值的档案文化产品。档案文化作为记忆文化,需要主动进行收集和捕捉,即做好档案的接收工作,不仅需要接收档案馆接收范围内的档案,同时还要接收民生档案资源,更深入的对地方资源进行挖掘,从而打造出具有特色的、多元化的馆藏结构的档案馆。
(三)加大宣传力度,调动多方力量
继续发挥广播、电视、报纸等传统媒体的优势;加强档案网站、档案博客、档案微博等新兴媒体的拓展;开设档案文化讲座和论坛;举办档案展览;开展文化下乡、档案馆日活动;分发档案宣传册等,力求宣传形式多样,内容丰富。
档案文化建设是个庞大的系统工程,必须充分发挥政府的主导作用,同时联合相关管理部门及民间组织,形成“政府主导、社会参与”的良好局面。因此,积极组织发动社会有志之士参与档案文化建设,建立与民间组织及个人共建共享档案资源的长效机制;搞好与电视台、报社、文广局等相关单位的密切协作关系,争取更多的资金和人力物力的支持;建立与博物馆、图书馆、纪念馆等文化单位协调工作初制,实现档案信息资源整合共享与优势互补。
(四)开发档案文化产品与服务
档案文化建设需要满足公众不同的文化消费需求,应以社会和市场需求为导向,寻找档案开发工作与市场经济的切人点与结合点,在创造出优质档案文化精品的同时,做好档案服务工作的深度开发,积极拓展新型文化产品和服务。
文化品牌的塑造必须以自身所拥有的特色资源为核心进行定位,深入挖掘历史文化资源,积极寻找城市最具有代表性、最富有知名度的历史人物或事件。
(五)提升档案馆文化形象
档案馆建筑是档案文化的外在形象,其建筑与布局要突出浓厚的文化底蕴。人们在得到档案服务的同时,应能充分领略深厚的文化气息,享受档案文化的独特魅力。目前,全国各地纷纷加快了新馆建设,我们应以新馆建设为契机,做好档案形象标识的征集和设计工作。―个庄重、简洁且富有创意的标志,加上富于文化品位与格调的环境,既能提升档案服务机构的文化品位,又能营造档案工作环境的文化氛围。
(六)拓展档案利用服务
实施档案文化建设,应树立“以人为本”的服务理念,逐步提升档案服务能力,不断拓展服务功能。为此,我们要全面整合民生档案,加快推进档案信息化建设,深化档案公开工作,深入开展民生领域建档服务工作,着实提升服务能力。此外,通过完善利用制度、简化利用手续、实现网络服务等途径,千方百计为人民群众提供优质、高效、便捷的服务。
档案文化建设并不是一朝一夕就能完成的,其是一个循序渐近的过程中,单单依靠档案部门自己的努力是不够的,需要全社会共同的参与与支持。在当前国家文化强国战略实施过程中,档案文化建设需要紧紧抓住这一有利时机,解放思想,以求真务实的工作态度和创新的精神不断的加快档案文化工作的变革,充分利用当前社会文化繁荣发展这一契机,采取积极的举措投入到大文化建设中去,从而不断的提高档案文化的社会影响力,加快推动档案文化建设的步伐。
全面推进档案文化建设的探讨相关
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档案信息化是当前我国档案工作发展的重要方面,同时也是实现国家信息工程的重要步骤,在信息时代,具有重大的现实意义。而作为信息高度集中的高校档案管理部门,在信息化的建设道路上依然面临着诸多困难和挑战。以下是读文网小编为大家精心准备的:论高校档案信息化建设中的利与弊相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着计算机在各领域的广泛应用及无纸化办公的普及,对传统档案工作模式提出了新的要求,随着信息技术的不断发展更新,高校档案信息化建设成为档案工作改革和发展的必然趋势。高校档案信息化建设的主要目标就是为了迎合时代发展的需求,属于一项系统性的建设工程。然而在高校档案信息化建设过程中出现了不少问题,从而导致高校档案信息化进程缓慢。
近年来,随着计算机技术和网络技术的迅速发展,信息技术已经渗透到人们的生活领域和工作领域。高校作为人才、信息等资源共享聚集地。随着高校信息化水平的迅速提高,对高校档案工作也提出了新的挑战,高校档案信息化建设是高校档案部门面临的新课题。
自2001年12月教育部门办公厅发出《关于加快推进教育系统政务信息化建设的通知》以来,全国各高校政务信息化建设迅速发展。高校档案部门紧跟高校档案信息化发展的步伐,在发展与建设的将近10年里,取得了明显的成效。但是,随之高校档案信息化进程中也出现诸多不足之处。下面,就其档案信息化建设过程中的利与弊谈点个人见解。
传统的高校档案,是一种完全封闭式的内部资源,管理模式也只是原始简单地保管。随着高校教育事业的发展,高校档案数量急剧增加、内容页日渐丰富,各种档案载体也随之增加,迫切需要科学高效档案管理办法和工具。而高校档案信息化建设正是充分运用了现在化设备和自动化、网络化的管理方式取代原有的手工管理,完成了档案采集、储存、保管、检索、开发利用等工作。
1、档案信息化建设有利于提高档案工作效率。
随着档案信息化建设的实施,办公自动化的应用以及档案网络管理软件的运用,从而实现网上收集、移交、储存、查阅等,这就使得档案工作变得更为简便,为档案部门工作人员节省了部分时间和精力,能把更多的时间和精力用于档案资料的整理,数据统计、档案编研等工作,提高了工作效率,也避免了档案材料破坏装订和因实体借阅造成的磨损。
2、档案信息化便于查阅利用。
档案信息化的网络服务给利用阅读档案创造了新的模式。全新的超文本,超媒体阅读和自动化检索方式。高校通过档案信息化,能全天候为利用档案的师生服务,利用者可通过互联网24小时可进入网站阅读档案信息。利用者从被动的利用档案变为主动的探索。
3、档案信息化建设有利于高校资源整合优化。
档案中记载着学校过去各项工作执行情况和效果,对于学校确定新的方针政策具有重要的参考作用,高校档案中的教学类、基建类、设备类、科研类、财会类等五大类档案为学校的教学科研和发展建设起着关键作用。信息资源共享已经是发展趋势,档案是信息资源中的一种特殊形式。档案信息化建设可以让各种散乱的信息资源实现最优化配置并,与高校办公自动化系统接轨,使得档案部门的信息与学校教务、科研、设备、财会等重要部门实现资源整合优化。档案信息化建设的本质要求就是建立一个丰富、完整的档案信息资源库,并做好相应的数据库维护工作,通过跨行业、跨地区、跨部门的计算机网络,档案信息资源与其他信息资源一起构成综合的网络信息资源,从而实现高校信息资源库的整合优化达到共享的目的。
全国大部分高校都已经启动了档案信息化建设工作,然而在各高校进行档案信息化建设的工作中也逐渐显露出了档案信息化的一些弊端,如何避其弊正是现在要讨论的问题。
1、档案信息数字化后的安全保存问题
大量纸质档案通过扫描上传到档案管理软件,传统档案保护与管理手段已无法确保这些档案信息的完整与安全。个别档案利用者可直接通过复制与原始档案一致的内容,进行篡改,也可在电子文件上的签名、印章修改。由于纸质档案材料转化为电子文件后是保存在磁盘、硬盘、光盘等介质上,而这些介质一旦出现损坏,就意味着所有的电子档案信息都会遗失。而磁盘硬盘的保存条件和环境要求是很高的。因此对于软盘、磁盘、硬盘等的保护要做到:购买统一规格磁盘硬盘,确保质量;保证它们的存放环境,注意存放的空间和温湿度的控制,温湿度分别为14-20摄氏度,40%-50%内;定期每2年把原有的磁盘、硬盘、光盘上的材料转储一次,作为档案信息的备份。
除了档案信息资源的保存问题,还存在档案信息的网络安全问题。档案信息网络的安全受到载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、网上窃听与篡改、黑客攻击、技术淘汰等众多因素的威胁。一旦出现以上情况,档案信息数据库会出现遗失,错乱,甚至会导致档案信息外泄等情况发生。高校应该采取有效措施对数字化档案资源进行安全管理和维护,要做到:有效地应用身份认证、文件加密、权限控制、安全审计、病毒防护、防火墙、安全备份等安全技术,确保档案信息资源的安全、有效和网络系统正常运行。
2、档案信息化的投入成本大于利用价值
高校档案信息化建设的前期需要投入大量资金购买设备,如高校档案管理软件系统、计算机、扫描仪、大量磁盘硬盘、交换机、服务器。在信息化建设前期需要投入大量的人力来进行档案信息数字化,而在信息化建设后期也会遇到档案管理设备老化及更换的问题,这些都需要高校对档案部门的投入大量的人力和物理。而在近几年里,由于全国各大高校都纷纷档案信息化建设,在过程中发现了问题:为了实现档案的信息化,高校进行盲目的投入和建设,使得档案信息化建设的投入和档案利用价值出现反比例现象,即档案信息化建设投入成本大于档案利用率,档案资源被浪费。所以各高校在档案信息化建设过程中,不能盲目的投入和建设,要认真结合本校实际情况以及档案服务对象的特点,按轻重缓急、先易后难的方式开展档案信息化建设的工作,避免造成人力、物力、财力的浪费。
3、档案信息化缺乏统一的标准规范
高校在档案信息化建设中出现了缺乏相关标准的规范和支撑的问题:许多高校出现了档案信息化建设中各自为政、标准不一的局面,只能自我摸索、自我完善、自我发展,处于独立开发与封闭自我建设的模式。而档案信息化作为一项复杂的社会工程,涉及项目管理,技术应用和业务运行等方面,如缺少标准来规范,整个工作如散沙一盘。在建设高校档案信息化的过程中,应当借助于各种规范及标准的制定和落实,分工协作和技术工作提供依据及标准。在建设档案信息化网络的沟通信息的共享更加需要统一的规范和统一的标准,高校的档案部门立足于档案信息化建设并根据国内标准及行业发展趋势,制定出统一的信息化建设标准,有效推进档案信息化建设。
4、档案管理人员业务水平偏低
档案管理工作一项专业性很强的工作,高校档案信息化建设更要求管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平。然而目前多数高校来看,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍,档案人员的数量和质量还不符合档案信息化的要求。很多高校的档案部门工作人员年龄结构偏高、学历结构和职称结构偏低是普遍存在的现象,缺乏相应的专业技术人才,特别是具备档案管理和现代化科学技术的人才。所以很多档案管理人员在高校档案信息化建设的工作中感到力不从心,影响了档案信息化的进程。高校档案信息化要建设档案人才管理体系是实现高校档案信息化建设的保证。因此要做到:重视高校档案队伍的素质建设;必须积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才;加强档案信息化知识的培训工作,在档案管理人员中大力推广和普及档案信息化知识,通过专题讲座、实际操作、参观学习等形式使档案管理人员掌握档案信息化知识。
加强高校档案信息化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择,档案信息化建设也是一项长期而艰巨的任务,各高校一定要从本单位实际情况出发,认清档案信息化建设的利与弊,并要积极做到趋其利,避其弊,实现高校档案信息化工作的跨越。
论高校档案信息化建设中的利与弊相关
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高校的档案管理网络化是适应社会改革变化的重要措施,是提升学校管理水平的一个标志。以下是读文网小编为大家精心准备的:高校档案管理网络化刍议相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]结合高校档案工作实践,简要论述了高校档案管理网络化的必要性,说明实现档案管理网络化是高校档案工作的必然。
[关键词]高校;档案管理;网络化
科学技术的发展及管理网络化的普及对档案管理的模式、管理技术和方式方法产生了显著的影响,这极大地促进了档案管理的改革和发展。虽然我们对电子时代如何开展档案信息资源的开发利用进行了诸多卓有成效的研究,并获得了相应的研究成果。但不无遗憾的是,迄今为止,我们的研究多是从档案部门的角度出发来予以阐述电子时代档案信息资源利用的问题,其重点均落在了档案部门应如何开展档案资源利用的策略层面上,而对于档案利用的主体,即档案利用者,则关注得不够。为此,本文从讨论电子时代档案信息资源利用的新特点出发,目的是使对该问题的探讨更加多维度、全面化,进而达到合理化和科学性的要求。档案管理网络化已成为社会发展的必然要求。因特网的普及与中国教育科研网的建立以及日渐完善的校园网络为高校档案管理带来了非常好的发展机遇与前景。
高校档案工作是高校工作的重要组成部分,档案工作涉及面广、种类繁杂、保密性强、工作量大。在档案的收集整理和建档过程中主要存在以下几方面问题:
一是上下级文件传递比较困难。由于机构众多,造成文件量极大,而这些文件的传递主要靠人工,这就造成人力资源浪费和信息传递的不及时,给档案管理工作带来不便。在组卷分类中,如果下级信息不能及时上传,很容易造成工作延误,这些都是具体而迫切需要解决的问题。
二是由于文件分散,使档案室工作更加困难。大量的文件中,档案管理工作者需先对其进行整理、分类、组卷等一系列工作,然后输入计算机,统一保存,以便于查询。在名目繁多的文件中,工作人员须投入大量的精力对其进行整理,工作压力可想而知。三是档案管理人员无法随时掌握下级部门的信息,这给管理工作带来诸多不便。有些有较高价值的档案材料无法及时收集和归档,时间久了会造成遗漏与丢失,会给学校带来不必要的损失。如果建立了学校档案网络化管理的平台,教职员工与档案管理员就可以随时互通信息,随时归档。
现代化的技术装备与掌握现代化技术的人,以及科学管理,构成了档案工作网络化的三个要素。要实现档案管理的网络化,其一,管理思想要现代化。以科学理论为指导,依据档案工作的特点制定科学的管理方法;从档案载体上来看,电子时代之前,利用者利用的主要是传统的纸质档案和音像档案。在电子信息时代,计算机技术和网络技术的发展,并且应用于经济建设及社会生活的方方面面,产生形成了大量的电子文件。由于电子文件存储空间密集,传播速度快,使用方便快捷,近年来,电子文件的利用数量迅速增加。
其二,管理机构要高效化。有效的管理来自有效的组织。组织机构是发挥管理功能,完成管理目标的工具。所谓高效化,是指在档案组织机构内人尽其力,财、物各尽其用。人员和财物的流通过程畅通,信息系统健全,传递及时、准确,档案工作才能发挥其更多的社会效应;其三,档案工作要标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的基础,也是实现档案工作现代化的前提,科学管理要求档案事业的建设和档案馆(室)的各项工作达到标准化。档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容,要实现科学管理,在各方面都必须标准化,没有标准化就没有科学管理。
几年前,我校档案的管理方式还是手工作业,文件由各部门归档后,档案工作人员再对其进行整理加工,立卷编写目录等工作。机械的手工劳动与抄写,不仅费时费力,工作效率也很低,查档调卷的速度慢,无法及时迅捷地提供高质量的查阅服务。目前,学校档案室已配备了计算机、扫描仪、复印机、激光打印机、数码相机等现代化的管理设备,实现了档案的现代化管理,大大提高了工作效率与服务质量。
计算机的广泛应用和网络技术飞速发展为档案工作网络化创造了有利条件,建立与开发更多的档案管理工作网站,各级各类档案部门通过信息联网,实现数据的共享,从而提高档案信息的接收和传递效率以及档案的远程传输和服务。电子计算机与现代通讯技术的结合,形成了档案信息传递网络化。现代通讯技术的发展,使终端设备通过通讯线路和中心计算机连接起来,形成巨大的计算机检索网络,许多档案馆(室)的计算机变成网络中的一个结点,每个结点又可以连接许多终端,达到了“资源共享”的目的,这是档案管理的发展方向。社会在飞速地发展,科学技术也在不断地发生着日新月异的变化。
高校的发展规模也在不断地壮大,学生人数逐年递增,各职能部门的工作与各项科研的开发应用都形成了大量的载体,丰富多样的档案资料,如文字、图像、声音等。这就需要利用高科技的手段,通过互联网才能更好地实现信息资源的利用与共享,为学校和社会提供便捷丰富的信息化服务。各高校现在都有了自己完善的校园网络,为实现高校档案的网络管理提供了发展的平台。建立了部门的信息接收网站与查询系统,各部门可以通过网络随时归档,档案室人员可以及时地对归档文件进行网上的鉴定、分类与组卷。有关部门也可以随时查阅自己需要的信息,及时与档案管理人员进行沟通。
网络化是档案工作发展的必然趋势,这一变革给档案管理工作带来质的飞跃。由于信息化的管理检索途径众多,查全查准率高,能够产生多种形式的目录与索引,通过通讯线路和终端设备,能远程就地检索档案材料,可以大大节约档案人员和利用者查找档案材料的时间,提高服务工作的质量。档案馆(室)将由保管档案史料的基地,发展成为名副其实的科学研究和利用档案史料的中心、档案信息的中心。
高校档案管理网络化刍议相关
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档案信息化建设是高校档案工作适应社会与学校发展的必然趋势,电子政务发展给档案信息化建设带来了良好机遇下面是读文网小编为大家整理的档案信息化建设论文,供大家参考。
一、健全规章制度,规范档案信息化管理
规范化、制度化是进行文化艺术档案信息化建设的一项重要内容,也是衡量文化艺术档案管理现代化水平的一个重要标志。文化艺术档案信息化法规、制度是指推动文化艺术档案信息化发展、规范文化艺术档案信息建设的各类法律、法规、规章、规范性文件等。没有这些法规及制度,就有可能在信息化建设中产生诸多问题,如文化艺术档案信息版权问题、文化艺术档案知识产权问题等,影响到文化艺术档案信息化进程的实现。文化艺术单位在进行文化艺术档案信息化建设时,应该按照国家档案信息化建设的规章,根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理规章体系,并在实践中不断加以完善。要根据不同文化艺术门类和载体的具体情况,制定和完善文化艺术档案信息化建设的原则、方法、范围和要求,建立健全文化艺术档案数字化、网站运行、数据库管理等各项规章制度,真正实现文化艺术档案信息化的规范化、制度化。
二、建立目录数据库,为实现档案信息化管理奠定基础
加快建立文化艺术档案目录数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源奠定良好的基础。在建设文化艺术档案目录数据库的过程中,要加强对相关标准和规范的制定与完善,积极开展文化艺术档案数据库著录标准研究,逐步建立统一、规范的文化艺术档案数据管理标准体系,以实现文化艺术档案资源的共享。档案目录数据库,要既符合国家的标准,又要有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等做出统一的规定,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。要实现文化艺术档案信息化管理,首先要把档案目录册或目录电子文件建立成为目录数据库,便于文化艺术档案目录的检索和查阅。案卷级目录要实现机检,重要全宗档案要逐步实现文件级目录机检。
三、利用先进技术手段,加快传统档案数字化进程
所谓传统文化艺术档案的数字化主要是指纸质档案、图片档案、声像档案等的数字化。借助扫描仪、数码相像、声卡等手段,实现实体档案向数字档案的转换,也称原子档案向比特档案的转换。其实质是信息形式的转变,是将现实世界中的记录于各载体的图、文、音、像等艺术档案信息转化为可在网络中存储、处理和传递的数字化信息。这一过程就是数字化。要加强纸质文化艺术档案数字化建设,采用文化艺术档案管理软件等现代化手段对文化艺术档案目录进行著录,对珍贵文化艺术档案进行原文加挂或数字化处理,建设文化艺术档案数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源,实现文化艺术档案信息资源共享提供方便。
四、加强人才建设,提高档案信息化管理人员的素质
加强文化艺术档案信息化建设,必须加强文化艺术档案工作人员队伍建设,尽快提升文化艺术档案信息化管理人员的综合素质。文化艺术档案信息化管理人才是所有具有信息化专门知识和专业技能,能够以创造性劳动为文化艺术档案信息化建设做出贡献者,具体可分为管理型人才、技术型人才、技能型人才和研究型人才四种。文化艺术档案信息化管理人才是推动文化艺术档案信息化的动力,是文化艺术档案信息化建设的宝贵资源。文化艺术档案信息化管理人员应该更新观念,调整心态,不断学习并掌握必要的网络知识和技术,对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理,使文化艺术档案信息能充分发挥最大的开发利用价值,以更好地适应文化艺术档案信息化建设发展的需要。
一、广播电视档案信息化建设工作中出现的问题
由于各个地区经济发展水平参差不齐,因此这项工作的开展程度各不相同。比如中央电视台拥有雄厚的实力,很早就开展这项工作,而且做得很好、很到位。而且率先按照国家制定的《广播电视资料编目规范》来开展档案信息管理工作,但是对于很多县级广播电视机构,很难像中央电视台这样把这项工作做好、做到位。总的来说,地方档案信息化水平比较低,软硬件设备都比较落后。虽然很多地方比较重视这项这个,纳入了很多先进设备,但结果还是无法让人满意。这种情况严重制约了我国广播电视档案信息化管理建设工作的正常进行。
二、推动我国广播电视档案信息化管理工作的措施
(一)提高管理人员的素质和技能
广播电视机构拥有一支高素质、高技能的信息化管理队伍是推动广播电视档案信息化顺利进行的人才保证。因此,做好这项工作,首先应该注重引进高素质人才,引进那些计算机技术、网络技术高超的专业人士。在任用过程中,要选择那些负责任、有担当的同志,要任用那些热爱这项工作、甘于奉献的同志。其次,要加强培训内部的队伍,注重提高档案信息管理工作人员的素质和技能。要做好培训工作,从理论基础出发,结合工作的实际情况,找出合适的培训方法。在提高工作人员素质的同时,要扩大他们的知识面,加快他们知识更新的速度,达到提高自身素质的目的,推动工作人员综合素质全面发展。
(二)加大资金的投入
档案信息化管理工作需要投入足够的资金,需要提供必要的硬软件设备。因此,在开展广播电视档案信息化管理工作中,要做好财政预算工作,从根本上解决资金问题。同时要做好资金的使用工作,合理的使用资金。比如在购置刻录机、扫描仪等设备时要做好资金的监督工作。而且也需要做好其他基础性工作,比如在集中力量将系统档案进行数字化处理的工作,将系统的信息刻录到光盘、磁盘等计算机等储存器中,从而完成档案信息向数字化转化的工作。同时,在对现有的专题、新闻进行整理时,要分门别类,做好整理工作,从而实现信息向数字化、电子化方向发展。
(三)制定合理的广播电视档案信息管理工作体系
制定合理的档案信息管理体系,有利于推动各个地区信息管理工作顺利开展。因为很多广播电视机构在信息管理中没有统一的规范,缺乏成熟的、系统的理论作为指导。所以为了减少不必要的问题,急需制定一套标准体系,从而规范档案信息管理系统、数据格式等工作。
三、结语
总而言之,广播电视档案信息化管理工作不是一项简单的工作,需要认真分析目前工作中存在的问题,找出问题原因。因此,在今后工作中,要加大资金的投入,提高信息管理人员的素质和技能,同时也要制定一套合理的规范体系,推动各个地区广播电视档案信息工作的均衡发展。
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档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命。下面是读文网小编为大家整理的档案数字化论文,供大家参考。
摘要:档案数字化建设是档案工作向现代化发展的必由之路,目前,我国部分地区档案数字化建设中存在缺少统一标准、档案管理人员知识不达标、软件系统薄弱等问题,导致档案管理效果不佳。文中从文化艺术档案数字化建设的必要性入手,介绍档案数字化的内涵及主要内容,深入分析文化艺术档案数字化建设的重要内容,提出档案数字化建设总体框架及主要功能,以期为更好地管理文化艺术档案做出重要贡献。
关键词:信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
随着信息技术的快速发展,通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料,是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升,文化艺术档案深入社会生活各个方面,对国家和社会的发展产生重要影响。因此,加快档案数字化建设步伐,将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中,推动档案数字化建设进程,成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势,文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手,介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能,以期为档案管理信息化建设提供重要参考。
1文化艺术档案数字化建设的重要性
一个国家或地区信息资源开发利用程度,是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分,加强文化艺术档案数字化建设满足时代发展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的,记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容,是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体,存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用,传统的存储方式和载体有所改变,借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展,载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值,有效管理新型电子档案信息,促使这些档案为艺术工作提供信息服务,成为建设数字化档案重点关注的内容。
2档案数字化的内涵及建设内容
2.1档案数字化的概念
数字化是指采用0和1两位数字进行编码,从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化,使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理,其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化?杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下,档案管理活动中采用现代信息技术,合理管理、处理档案信息资源。换言之:档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段,遵循现代管理学理念,开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式,充分挖掘文化艺术档案的信息,提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后,文化艺术档案能有效提升计算机检索速度,改善档案库过于紧张的情况。同时,数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况,有效丰富信息资源的内容及数量,加大档案信息资源的利用效率。
2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①
目录数字化;②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引,并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式,并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中,根据档案自身特点和档实际情况,建设数字化档案主要包括以下内容:
1)整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案,也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下:①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息,借助数字化方式输入计算机网络中;②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理;③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。
2)建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息,该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上发布、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展,各个地区的档案馆与国际互联网实现连接,确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络,能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。
3档案数字化建设的重点内容
3.1提高档案管理人员素质水平
档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才,随着一系列高新技术的快速应用和推广,必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败,档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术,管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此,文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点:
1)熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善,掌握计算机相关理论和运用技能,确保自己能熟练运用各类现代化信息工具,为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。
2)准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员,必须将有价值的信息及时传递给档案利用者,这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下,档案信息具有份量大,内容复杂等特点,档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力,准确判断、鉴选并分析档案信息,从而为利用者筛选出有利用价值的内容,为其提供最佳的服务。同时,档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力,不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务,而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强,也是一项复杂、繁琐的工作,这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容,确保各个环节准确无误的落实到位。
3.2建立档案信息的标准规范
标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”,文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持,根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标,确保各类案卷的完整化,检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识,提升档案管理工作的科技含量。
1)规范档案信息著录
档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容,档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来,组成数据条目并将其录入计算机,组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则,防止发生同一事物或同一人物出现不同名称,不同的事物或人物却存在同一名称等问题,使得同一检索条目前后不一致的情况,严重影响档案检索的效果。
2)档案信息存储的规范化
目录档案信息一般采用硬盘进行存储,随着档案数量的增多,为确保档案信息的安全,必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容,必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究,并制定一系列标准和规范。
3)选择合理的软件开发技术
档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件,应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力,这并非简单的模拟手工作业,而要依据档案管理的各个业务工作流程,结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此,管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统,把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用,为高度共享档案资源打下良好的基础。
4文化艺术档案数字化建设方案
4.1项目建设总体原则
在数字化档案管理建设小组领导下,统一规划并建立数字化档案管理平台,创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础,创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统,加强各种互联网的互动,实现资源共享。
4.2系统总体框架
文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。
1)建设档案数据库
数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范,对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息,管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容,数据库可以执行档案的所有管理环节,并兼容各类不同介质的档案,如:电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前,市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等,依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析,选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心,运用原有的SQLserver2005数据库软件,与新时期档案管理各项要求相互结合,组建档案信息资源中心和数据接口中心,从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求,也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢,完全满足文化艺术档案馆发展要求。
2)建设档案管理应用系统
档案管理应用系统设置在档案馆专网中,借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++,B/S程序利用ASP开发平台,可以与主流服务设置无缝集成,达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库,有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台,访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。
3)建设分级共享管理系统
档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴,主要用来识别访问者身份,合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中,系统可以自动记录详细的操作步骤,主要由复制内容、打印内容等信息,防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性,该系统开发主要借助主流的开发技术,使用.net和SQL数据库进行操控。
5结束语
总之,档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段,对数字档案信息进行合理的控制和管理,成为国际档案信息管理发展的必然趋势,符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据,设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统,以期为档案数字化建设做出重要参考。
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一、促进教学档案数字化管理理念创新
(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到,数字化管理不同于传统的管理,在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变,要制定相关数字化管理的制度和政策,提高全体教职员工的数字化意识,这样才能保证数字化管理的有效实施。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念,在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施,并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的,它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师,要树立数字化管理意识,从源头上下手,对教案、教学计划制订固定的统一格式,对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理,对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入,搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台,是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作,可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求,如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外,随着技术的进步和市场的变化,还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案,它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标,计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源,这不仅要有一个畅通的网络环境,更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面,包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养,需要加强构建信息化研讨和交流的平台,加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等,并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。[1]
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理,不仅是理念和技术的问题,同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺,教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新,就应当变革现有的教学档案管理机制,诊断其中存在的问题,建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制,建立上下衔接、灵活有效的工作流程,为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构,作为推进数字化教学档案管理的决策部门,及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本,建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本,就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点,不断满足广大师生员工对档案信息的需要,开展个性化服务、主动化服务。个性化服务,就是要满足不同档案利用群体的不同需求,针对不同的利用者采取不同的服务方式,扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务,必须分析高职院校教学档案用户类型、需求,这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者,它需要通过档案工作者的主观努力,发挥创造精神,以各种形式为高职院校各项工作提供服务。[2]
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前,人员素质参差不齐,也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员,通常由教师家属担任,对于文化水平和相关业务水平没有太多要求,从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下,这些工作人员的素质亟待提升。一般来说,数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平,还有较强的专业知识,是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来,主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。[3]现代科技的发展,为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质,能够操作教学档案数字化管理系统,能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则,教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员,不仅要了解国内相关信息,更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点,查找国外重要档案信息
资源。当然,这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多,如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上,才能有效完成档案管理工作。同时,电子电器类设备更新换代频繁,高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外,还要不断探索和学习,以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展,除了完成日常的工作外,高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力,在实践中不断总结经验,并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集,更要重利用。目前,各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档,而对这些库存档案的利用少之又少,甚至是无人问津。由于档案没有得到利用,没有发挥它本来的价值,档案工作甚至是档案管理人员不受重视,久而久之,档案便成了一潭死水。信息化时代的到来,可以说为沉睡的档案燃起了希望之光,可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高,更好地服务于广大教职员工。
(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站,只要在网站上设置一个档案查询专栏,教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息,既不需要专程去档案室查询,也不需要翻阅大量的档案材料,只需在网上搜索相关主题,就能看到与此相关的信息,真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接,大量节省了人力、物力和财力。
(二)提高全院教职员工的档案查询和利用意识。教职员工多学习优秀的教学资源,多学习其他高职院校甚至高等院校的教学资源,为我所用,能够提高教学水平和教学管理水平,促进学院教学整体水平上一个新台阶。因此,高职院校要多方面宣传和号召教职员工、学生多浏览学院网页,多查看学院教学档案,为课堂教学、教学管理提供有益的参考和借鉴。
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随着市场经济的繁荣发展,建筑行业发展迅速,项目规模不断扩大。对于建筑企业来说,档案管理工作是项目验收的重要依据,也是企业进行科学决策的保障,建设项目档案管理工作对于企业规模化发展有着极为重要的作用和意义。下面是读文网小编为大家整理的建设项目档案管理论文,供大家参考。
1电力工程建设项目档案的超前控制管理方法
超前控制管理的具体做法就是将工程的实施过程分为若干阶段,按阶段进行工程档案的收集和整理。对工程档案进行超前控制管理有利于对工程初期阶段形成的档案资料进行保管保护,可有效避免工程竣工后突击补充整理档案资料,保证了工程档案完整率、准确率和归档率指标的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下几方面内容:
1.1明确职责,考核措施到位
工程项目档案是工程整体建设中的重要组成部分,而从目前工程档案管理现状来看,不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象,认为工程管理部门只负责工程的建设,至于工程档案则是档案部门的职责。因此,工程管理部门与档案部门在工程档案管理过程中的职责必须要明确。工程管理部门负责工程档案收集和整理工作,对设计、施工、监理单位移交的工程档案进行审查和交接,工程竣工后3个月内,将整理好的工程档案向档案部门移交。档案部门负责对工程档案的收集和整理进行监督和指导,按照工程节点计划对工程档案进行阶段性审查,工程竣工后,对工程管理部门移交的工程档案进行审查接收。明确工程管理部门与档案部门的职责并纳入绩效考核指标,层层加以落实严格考核,是实现超前控制管理的前提条件,也是提高工程档案管理水平的重要保证。
1.2完善管理流程,推进工程档案管理规范化
使用流程控制管理是提高管理效率的捷径,也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程档案管理流程时,要把握好以下几个关键环节:
①工程立项后,工程管理部门应及时告知档案部门,并将工程节点计划报档案部门。工程管理部门掌握工程立项和计划下达情况,而档案部门往往是在项目即将竣工时才知道项目的存在,致使档案部门无法在工程实施过程中介入档案的收集整理工作,超前控制管理更无从谈起。只有掌握了工程的立项和节点情况,档案部门才能按工程实施阶段对档案的收集和整理进行监督和指导,从而实现超前控制管理。
②工程管理部门在与工程的设计、施工、监理等单位签订合同时,应就工程档案的移交时间、移交范围、质量要求和违约赔偿等事项作出约定。近几年,电力企业积极推行依法治企,企业依法经营、依法管理的水平有所提高,基建工程中各类合同的签订都趋于规范化,但就合同内容而言,缺乏对工程档案方面的约定,使工程档案的收集和整理失去了法律上的保障。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)总则第二款规定:在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的质量、归档责任。因此,工程管理部门在签订合同时,明确要预留部分资金,对及时移交完整、系统、准确档案的施工单位或部门,应由档案部门在验收表上签署结论和意见,由财务部门进行决算,否则将预留资金留下作为文件材料整理、归档费用,以督促承建单位重视档案并充分发挥档案的法律价值和经济价值。这一环节在工程前期阶段就为工程档案的收集和整理打下基础,是实现超前控制的有力保障。
③工程管理部门设置专(兼)职工程资料管理人员(资料员),随着工程的进度对工程资料进行预归档。档案部门按照工程项目的实施阶段和节点计划组织工程档案阶段性审查,对工程在某实施阶段中形成的档案的齐全性、完整性、准确性和是否按时收集整理的情况进行了解和指导,出具审查报告,如需整改的要规定整改期限。对工程档案进行阶段性审查是超前控制管理的具体体现,也是超前控制管理的关键环节。按照工程进度,可将工程大致分为前期阶段、施工阶段和竣工投产阶段,每一阶段结束后,档案部门应对该阶段产生档案资料的齐全完整和准确度等进行审查,及时掌握工程档案收集和整理情况,起到督促和指导作用。
1.3加强过程控制,力求档案收集的完整性和准确性
在档案的收集过程中,无论是工程管理人员还是档案人员都会遇到一个同样的问题,即归档资料的界定。按档案管理要求,应建立项目档案技术交底制度,要求施工人员注意文件的形成与积累,是保证建设项目原始记录真实、可靠,保证文件形成质量的措施。档案交底应包括两方面内容:
①档案部门参加各项工程交底工作,了解工程建设的程序和文件形成的内容,做到主动管理。
②档案人员采取培训和会议形式,对各参建单位人员进行档案管理交底,目的是使施工人员提高档案收集意识,让他们了解文件形成过程应注意事项、文件材料收集、归档范围、质量要求,配合档案人员做好工作。因此,建立档案技术交底制度,使其标准化、实用化,更好地服务于档案的超前控制管理。
1.4加强沟通,促进部门之间团结协作
档案人员要与工程管理、技术人员密切配合,工程项目档案涉及方方面面的工作,贯穿工程全过程,所以做好项目档案管理不只是档案人员的工作,可以说,一组完整、准确、系统的项目档案,是参与工程建设各单位共同努力的结果。工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,大量的档案产生于他们的手中,他们也是今后利用档案的主体,档案人员要利用一切机会,对工程技术人员宣传档案工作的作用和意义,讲解档案归档的要求和目的,以取得工程技术人员对档案收集管理工作的支持和配合;并利用库存的工程档案撰写编研材料、专题目录等,使利用者感受到档案管理带来的方便快捷。只有通力合作,才能实现超前控制,进而促进工程档案管理水平的提升。
2结语
超前控制管理有利于工程档案完整率、准确率和归档率指标的提升,有利于规范管理流程,提高管理效率,适合当前工程档案管理的需要,能够促进档案事业的快速发展。
摘要:随着现代化建设的不断推进,水利工程建设的地位越来越重要,对水利工程进行合理的管理也是十分重要的。其中,对水利工程的项目建设管理是一个关键环节,项目档案管理的效果好坏直接影响水利工程的绩效。但是目前我国的水利工程建设项目管理工作有很多问题,这些问题有人员和非人员两方面的因素。
关键词:水利工程;档案管理;监督管理
1目前水利工程建设项目档案管理中存在的问题
1.1水利工程项目档案的信息收集问题
水利工程工作量巨大,涉及的问题多,范围广。如果想要真实地反映水利工程在建设过程中的状态还有建设完工之后的使用状况,利用正确充足的信息进行正确的项目档案管理是存在一定困难的。目前很多水利工程档案管理人员只是将工程管理的建造人员移交上来的信息进行一下简单的整理就记录进档案中,并没有亲自进行信息收集,也就谈不上对这些信息的真实性和准确性进行检验,也不能保证信息收集的全面性。档案收集还存在着不能及时采集,信息之所以具备有效性就是在及时的时间反映水利工程工作现场最真实的状况,但是在现实操作中,这点做得很不到位,很多档案管理人员都把对档案的归集整理工作大量的堆积到工程完成后期,完全是为了应付检查而准备。这些问题都是在信息收集过程中存在的不能忽视的问题。
1.2监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高
由于很多领导部门对水利工程中档案管理的工作不重视,导致领导人员对管理项目档案的岗位安排也不重视,这是造成监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高的一个直接原因。进行档案管理的人员基本上是从水利工程建筑一线上退居二线的建设人员或者是刚刚上任的新员工,他们都没有专业的进行档案管理的知识,甚至有的水利工程单位连基本的人员配备数量都不能保证。没有专业的档案管理知识,就会导致工作人员在进行档案管理时不能对档案进行分门别类的处理,导致信息混乱。而且如果工作人员素质水平不高也就不具备管理意识,没有主动去收集资料和主动解决问题的意识,使管理过程中出现的很多问题都得不到及时解决。
1.3对水利工程建设项目档案管理仍采用传统方法
随着科学技术的发展,各行各业都将信息化技术引入到建设环节或者管理过程中,水利工程也在各方面都大量的引进了科学信息技术,但是在对项目档案的管理问题上,信息化技术的投入力度还是不够的。很多单位对水利工程的项目档案进行管理时还是采用传统的方法,采用人员手工填制的方法进行档案增加,在进行查阅时需要人工检索,将档案都统一放置在档案室里,不能通过网络这样便捷的渠道进行查阅。对信息数据的处理方式上也是大部分采用人员分析、人员登记、人员审核的做法,这使得大量的时间和精力被浪费,对保证信息的准确性和及时性也十分不利。
1.4水利工程项目档案管理相关制度和体系不完善
项目档案管理制度不完善会导致很多问题,没有统一严格的制度标准,信息资料登记的不完善全面,使信息内容丢失。没有相应的制度条例和标准来衡量说明哪些是信息应该反馈的重点内容,也会使档案的重点模糊,不能反映真实的情况。没有制度的约束,使得各部门之间的关联性不大,不能有效地进行很好的沟通。领导分工也不明确,不能实施有效的管理,对档案的管理和监督也没有专业的部门和制度保证。而且,即便是有些水利工程所在的单位制定了相应的制度和体系,但是并不会认真的去完成。
2档案管理过程中出现问题的解决措施
2.1提高对水利工程档案信息收集的效率
针对水利工程的工程量大、范围广、时间长的特点,为了更好地收集到所需信息,可以采取拓宽信息收集渠道的方式来进行收集。比如,可以采取多个部门同时提供和收集信息的方式。在水利工程的建设和建成后维护的过程中,都是需要各部门积极合作,所以信息在各个部门中也是相互流通的。对于信息的收集,不能只是片面地考虑某个部门的信息,而是要从全局出发来收集信息,这样就可以保证信息的全面性,另外,各个部门之间可以对流通的信息进行监督和检验,提高信息的准确性。还可以通过分项目进行信息收集的方法来拓宽收集渠道,这样不仅可以更加详细地反映重点项目的情况,还可以大幅度提高项目的精准性。在水利工程的现场建设情况有新的进展或者发生情况时,相关部门要将这类信息及时记录并且及时移交进行登记,保证信息及时有效,以反映真实情况,不能把信息收集的登记工作推迟。只有这样,才能让信息为项目档案的建立以及水利工程的实施提供帮助。
2.2提高人员素质水平
对档案管理工作进行精良人员配备十分重要。应该吸收有专业档案管理知识的人才,保证档案管理部门的职工数量。为了提高工作人员素质,应该定期举行专业知识讲座,定期进行人员培训、进修。为了适应现代管理技术的发展,应该讲解信息化技术在项目档案管理中的应用。该提高管理工作人员工作意识,认识到自己工作的重要性,提高工作的认真程度和谨慎性,主动做好本职工作,改变传统项目档案管理思想,运用现代思想进行水利工程项目档案管理。
2.3提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平
科学技术的飞速发展为提高工作效率带来了福音。企业应提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平,不能再应用传统的方案进行项目档案的管理。对不同的水利工程项目建立专门的信息系统,信息在系统中自动生成,在记录档案时可以直接使用,档案建立完成后可以智能校验。如果要查阅档案,也可以通过对信息系统进行检索操作来方便快捷的进行查阅,节省大量人力物力及时间精力,提升档案建立的真实全面性。
2.4建立完善的水利工程项目档案管理体系和制度
对水利工程建立完善的档案管理体系和制度要贯彻国家有关的法律法规、条例政策,还要结合自身水利工程的特点来制定统一的标准,使得档案建立的过程中,有据可依,明确什么是重点内容,内容应该怎样建立的问题。同时,还要加强各部门之间的沟通交流,让项目档案管理的体系和制度形成一个整体。制度和体系一旦建立,各部门就要严格实施,不能应付了事。
3结语
水利工程在现代化建设中的作用越来越大,其过程中的任何一个细节都不能放过。对于水利工程项目档案建设管理中存在的信息收集不到位、人员素质不够、信息化技术应用不够、制度体系不完善的问题,应该采取提高信息收集的效率、加强人员素质、大量应用信息技术、完善制度体系的措施。
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