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数字档案,一般是指那种可以在电磁介质上存储,其存在形式以二进制编码为主,能够被计算机识别并被互联网所传输的档案。下面是读文网小编为大家整理的数字档案馆论文,供大家参考。
一、数字档案信息安全保障体系中存在的问题
(一)安全技术水平不高
数字档案信息安全保障体系中存在管理漏洞。比如,数字档案信息在传递过程中加密技术不强,信息系统访问权限设置不合理,非法入侵手段检测技术不成熟等问题,都导致数字档案信息的安全管理与保障水平不高,其防御能力十分低下,容易受外来攻击,主要是工作人员对先进信息安全防护技术的掌握以及认识程度不够。
(二)安全管理不完善
目前的数字档案信息系统安全管理体系存在目标不明确、安全责任划分不到位、安全权限设置不规范等问题,这些问题导致安全管理工作进展不到位。网上调查显示,大约80%的内部信息泄露都来自于内部人员,存在这一现象的主要原因是对内部人员的管理约束不到位,信息系统内的安全保障也缺少统一规则,对内部工作人员的约束规定不够全面,大多管理规范都流于形式,缺少真正具有实用性的安全应急措施。
(三)工作人员缺乏安全管理意识
数字档案信息系统的工作人员在开展工作时多存在侥幸心理,并没有充分认识到信息安全对系统长远发展的重要性。据统计,在计算机安全事件中,约有52%的安全事故是人为因素引起的,有25%是由火灾、水灾等自然灾害因素引起的,技术错误因素引起的安全事故占10%,组织内部人员作案因素导致的安全事故占10%,仅有3%左右是由外部不法人员攻击造成的。不难看出,内部人员的管理失误是造成数字档案信息不安全的重要因素。例如,一些管理人员设置的行政密码过于简单,数字档案数据没有及时备份,导致信息系统面临多重安全危机,也正是由于数字档案信息系统的工作人员对系统的安全保障认识不足,使数字档案信息安全一直处于十分被动的地位。
二、提高数字档案信息安全保障的建议
(一)提升数字档案信息的技术水平
为进一步完善数字档案的安全保障体系,应重点提升数字档案信息的技术水平,为确保数字档案信息的安全,应使用安全技术建立体系结构,构建分层的安全策略。针对系统内存储的数字档案信息做好加密工作,将防火墙技术作为辅助技术使用,由此提高数据传输加密技术、数据存储加密技术、数据完整性鉴别技术以及密钥管理技术,确保数字档案信息的安全性和保密性。不仅如此,在数字档案信息安全保障体系内合理使用反病毒技术,在预防病毒技术的辅助下对整个信息系统进行监视和检测,有效监控整个系统的运行,一旦发现系统中存在病毒,可使用消除病毒技术删除病毒程序,恢复数字档案信息。此外,不仅要确保没有非法程序侵入系统,还要确认数字档案信息安全保障系统的操作人员是合法用户,为此应采用身份认证技术验证合法用户的身份,防止攻击者假冒合法用户获取访问权限,比较常用的身份认证技术有口令方式以及生物识别技术,口令是由数字、字母和特殊字符组成的字符串,用户登录时使用的“通行证”,生物识别技术主要是将合法用户的一些生物特征作为身份验证的方式,以此确保用户身份的合法性。在此基础上建立数字档案信息安全管理模式,评估系统所面临的安全风险及其可接受的程度、风险的识别和评估是安全管理的最基本工作,应对安全管理模式进行持续更新和改进。安全管理模式更新是一个循环过程,在这一过程中计划、执行、检查和行动四个步骤是持续进行的,每次在对数字档案信息进行安全检查时,都应按照这几个步骤循序渐进。
(二)完善数字档案信息安全保障体系的管理
首先,应认识到保障数字档案信息安全是一件具有很强技术性和专业性的工作,做好这项工作不仅要应用先进的安全保障技术,还要在管理工作的安排上做好专业准备,注意加强对工作人员的领导,建立健全组织机构,完善档案的数字化进程,将信息技术和网络技术有效融合在现有的安全保障管理体系中,做到人员安全管理、文档安全管理、系统运行环境安全管理等,首先对于人员安全管理,管理者要约束工作人员的行为,对其进行安全审查,定时开展岗位安全考核,并定期进行安全培训。其次,对文档的管理应按照文档的重要性划分存储等级,敏感信息和重要信息一定要存储在经过严格加密的环境中,以此防止重要的文档信息被非法入侵者窃取。最后,对安全保障系统的运行环境,应注意加强物理环境管理,例如,对数字文档机房的出入限制、对机房环境的保障管理、自然灾害的防护、防护设施管理以及电磁波与磁场防护等措施。数字档案信息安全保障需要贯彻整个安全保障系统,尤其是在网络环境下,数字信息档案部门一定要建立高效率的数字档案信息安全管理体系,以此满足更高层次的数字档案信息需求。
(三)培养数字档案信息安全保障体系人才
建设数字档案信息安全保障体系,除对技术和管理等方面做好妥善安排外,还有一个重要因素就是培养相关技术人才,对其进行专门培训,使他们能够掌握先进的安全保障技术,为数字档案信息安全保障体系建设服务,同时培养数字档案管理部门的工作人员的专业素养和道德素养,注重团队合作精神培养,定期进行业务培训,加强后续教育,更新数字档案信息安全保障的人员的知识。此外,作为数字档案信息安全保障体系高层管理者应注意完善安全技术人才结构,创新教育体系,突出人才的创新能力、跨文化交流能力、信息搜集与处理能力培养,及时调整安全技术人员的素质结构,整体上提高数字档案信息安全保障体系人才的学历层次,同时,组建能够适应档案管理现代化需求的队伍,使数字档案信息安全保障体系能够实现长远发展,迎接信息化时代的全新挑战。
三、结语
我国在建设和完善数字信息档案信息安全保障体系的过程中,遇到了很多问题,加上数字信息档案信息安全保障体系是一个集结法律、标准、安全技术、管理以及人才建设为一体的复杂工程,建设完整、规范的数字档案信息安全保障体系存在一定技术难度。因此,应选择恰当的安全保障技术,提高安全保障技术含量,同时还要在管理方面进行不断创新,确保数字档案信息系统的安全和长久使用。
一、强化保障数字档案信息的技术策略
(一)强化访问控制技术
访问控制可以有效防止未经授权的访问行为。此外,通过访问控制技术还可以有效识别被访问者的身份,并对网络资源进行相应控制。在网络档案信息安全防护事项中,访问控制是一道非常重要的防线。为此,一定要采取措施,加强访问控制技术,将非法入侵者隔离在防线之外,从而有效保护网络中的各项资源以及服务,对于一些重要的目录以及文件等,要限定用户的相关操作,以防数字档案信息被恶意删除或者拷贝。
(二)强化防火墙技术
在数字档案信息安全防护过程中,防火墙技术发挥着不可或缺的作用。简言之,防火墙技术也属于访问控制技术,其可以强化对内部网络以及互联网之间的访问控制,对内部网络起到有效的保护效果,以防非法入侵者对信息的安全造成威胁。防火墙的功能非常强大,其可以对进出网络的数据以及访问行为起到过滤的效果。同时,防火墙还可以使站点资源的私有性加强。鉴于此,数字档案信息管理者宜充分发挥防护墙的作用,阻止非法入侵者的访问,防止其获取获取或者篡改重要的信息。
(三)强化信息加密技术
信息加密技术可以有效杜绝信息外漏,在多项网络安全技术中,处于非常重要的地位。为此,一定要对信息加密技术引起重视,充分发挥信息加密技术的作用,以此保障网络数据和信息,提高信息的保密性,以防信息和数据被删除、篡改或者拷贝。技术人员可变换信息或者通过编码的方式把重要信息变更为乱码信息,使获取者难以读懂,从而达到保障重要信息安全性的目的。
(四)强化数字水印技术
数字水印技术对于保障媒体数字产品非常有效。技术人员可以定期对嵌入数字产品中的水印进行检测,如果水印不存在,说明数字产品存在非法复制或者盗用的现象。水印可以以文字、序列号等多种方式嵌入到数字产品中,以此保障数字产品的正常传播以及拷贝,同时,也可以防止不法分子对数字产品进行伪造或者非法侵占版权。
二、结束语
综上所述,现阶段,信息技术以及计算机技术的发展非常迅速,为人们的生产生活提供便利的同时,也带来一定隐患。数字档案信息安全防护越发引起人们的关注。为有效防止数字档案信息被非法篡改、删除或者拷贝,国家相关部门宜强化保障数字信息网络安全的法律法规,建设和完善计算机以及网络系统的规章制度。同时,数字档案信息的管理者应加强数字档案信息储存系统以及信息传输设备的基础设施建设和管理,充分发挥访问控制技术、防火墙技术、信息加密技术以及水印技术的防护作用,切实为数字档案信息的安全保驾护航,提高用户的安全感和满意度。
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档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命。下面是读文网小编为大家整理的档案数字化论文,供大家参考。
摘要:档案数字化建设是档案工作向现代化发展的必由之路,目前,我国部分地区档案数字化建设中存在缺少统一标准、档案管理人员知识不达标、软件系统薄弱等问题,导致档案管理效果不佳。文中从文化艺术档案数字化建设的必要性入手,介绍档案数字化的内涵及主要内容,深入分析文化艺术档案数字化建设的重要内容,提出档案数字化建设总体框架及主要功能,以期为更好地管理文化艺术档案做出重要贡献。
关键词:信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
随着信息技术的快速发展,通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料,是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升,文化艺术档案深入社会生活各个方面,对国家和社会的发展产生重要影响。因此,加快档案数字化建设步伐,将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中,推动档案数字化建设进程,成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势,文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手,介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能,以期为档案管理信息化建设提供重要参考。
1文化艺术档案数字化建设的重要性
一个国家或地区信息资源开发利用程度,是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分,加强文化艺术档案数字化建设满足时代发展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的,记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容,是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体,存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用,传统的存储方式和载体有所改变,借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展,载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值,有效管理新型电子档案信息,促使这些档案为艺术工作提供信息服务,成为建设数字化档案重点关注的内容。
2档案数字化的内涵及建设内容
2.1档案数字化的概念
数字化是指采用0和1两位数字进行编码,从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化,使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理,其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化?杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下,档案管理活动中采用现代信息技术,合理管理、处理档案信息资源。换言之:档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段,遵循现代管理学理念,开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式,充分挖掘文化艺术档案的信息,提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后,文化艺术档案能有效提升计算机检索速度,改善档案库过于紧张的情况。同时,数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况,有效丰富信息资源的内容及数量,加大档案信息资源的利用效率。
2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①
目录数字化;②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引,并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式,并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中,根据档案自身特点和档实际情况,建设数字化档案主要包括以下内容:
1)整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案,也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下:①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息,借助数字化方式输入计算机网络中;②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理;③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。
2)建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息,该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上发布、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展,各个地区的档案馆与国际互联网实现连接,确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络,能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。
3档案数字化建设的重点内容
3.1提高档案管理人员素质水平
档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才,随着一系列高新技术的快速应用和推广,必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败,档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术,管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此,文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点:
1)熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善,掌握计算机相关理论和运用技能,确保自己能熟练运用各类现代化信息工具,为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。
2)准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员,必须将有价值的信息及时传递给档案利用者,这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下,档案信息具有份量大,内容复杂等特点,档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力,准确判断、鉴选并分析档案信息,从而为利用者筛选出有利用价值的内容,为其提供最佳的服务。同时,档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力,不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务,而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强,也是一项复杂、繁琐的工作,这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容,确保各个环节准确无误的落实到位。
3.2建立档案信息的标准规范
标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”,文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持,根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标,确保各类案卷的完整化,检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识,提升档案管理工作的科技含量。
1)规范档案信息著录
档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容,档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来,组成数据条目并将其录入计算机,组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则,防止发生同一事物或同一人物出现不同名称,不同的事物或人物却存在同一名称等问题,使得同一检索条目前后不一致的情况,严重影响档案检索的效果。
2)档案信息存储的规范化
目录档案信息一般采用硬盘进行存储,随着档案数量的增多,为确保档案信息的安全,必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容,必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究,并制定一系列标准和规范。
3)选择合理的软件开发技术
档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件,应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力,这并非简单的模拟手工作业,而要依据档案管理的各个业务工作流程,结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此,管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统,把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用,为高度共享档案资源打下良好的基础。
4文化艺术档案数字化建设方案
4.1项目建设总体原则
在数字化档案管理建设小组领导下,统一规划并建立数字化档案管理平台,创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础,创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统,加强各种互联网的互动,实现资源共享。
4.2系统总体框架
文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。
1)建设档案数据库
数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范,对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息,管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容,数据库可以执行档案的所有管理环节,并兼容各类不同介质的档案,如:电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前,市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等,依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析,选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心,运用原有的SQLserver2005数据库软件,与新时期档案管理各项要求相互结合,组建档案信息资源中心和数据接口中心,从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求,也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢,完全满足文化艺术档案馆发展要求。
2)建设档案管理应用系统
档案管理应用系统设置在档案馆专网中,借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++,B/S程序利用ASP开发平台,可以与主流服务设置无缝集成,达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库,有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台,访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。
3)建设分级共享管理系统
档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴,主要用来识别访问者身份,合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中,系统可以自动记录详细的操作步骤,主要由复制内容、打印内容等信息,防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性,该系统开发主要借助主流的开发技术,使用.net和SQL数据库进行操控。
5结束语
总之,档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段,对数字档案信息进行合理的控制和管理,成为国际档案信息管理发展的必然趋势,符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据,设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统,以期为档案数字化建设做出重要参考。
参考文献:
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一、促进教学档案数字化管理理念创新
(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到,数字化管理不同于传统的管理,在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变,要制定相关数字化管理的制度和政策,提高全体教职员工的数字化意识,这样才能保证数字化管理的有效实施。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念,在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施,并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的,它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师,要树立数字化管理意识,从源头上下手,对教案、教学计划制订固定的统一格式,对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理,对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入,搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台,是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作,可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求,如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外,随着技术的进步和市场的变化,还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案,它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标,计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源,这不仅要有一个畅通的网络环境,更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面,包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养,需要加强构建信息化研讨和交流的平台,加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等,并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。[1]
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理,不仅是理念和技术的问题,同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺,教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新,就应当变革现有的教学档案管理机制,诊断其中存在的问题,建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制,建立上下衔接、灵活有效的工作流程,为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构,作为推进数字化教学档案管理的决策部门,及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本,建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本,就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点,不断满足广大师生员工对档案信息的需要,开展个性化服务、主动化服务。个性化服务,就是要满足不同档案利用群体的不同需求,针对不同的利用者采取不同的服务方式,扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务,必须分析高职院校教学档案用户类型、需求,这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者,它需要通过档案工作者的主观努力,发挥创造精神,以各种形式为高职院校各项工作提供服务。[2]
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前,人员素质参差不齐,也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员,通常由教师家属担任,对于文化水平和相关业务水平没有太多要求,从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下,这些工作人员的素质亟待提升。一般来说,数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平,还有较强的专业知识,是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来,主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。[3]现代科技的发展,为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质,能够操作教学档案数字化管理系统,能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则,教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员,不仅要了解国内相关信息,更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点,查找国外重要档案信息
资源。当然,这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多,如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上,才能有效完成档案管理工作。同时,电子电器类设备更新换代频繁,高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外,还要不断探索和学习,以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展,除了完成日常的工作外,高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力,在实践中不断总结经验,并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集,更要重利用。目前,各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档,而对这些库存档案的利用少之又少,甚至是无人问津。由于档案没有得到利用,没有发挥它本来的价值,档案工作甚至是档案管理人员不受重视,久而久之,档案便成了一潭死水。信息化时代的到来,可以说为沉睡的档案燃起了希望之光,可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高,更好地服务于广大教职员工。
(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站,只要在网站上设置一个档案查询专栏,教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息,既不需要专程去档案室查询,也不需要翻阅大量的档案材料,只需在网上搜索相关主题,就能看到与此相关的信息,真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接,大量节省了人力、物力和财力。
(二)提高全院教职员工的档案查询和利用意识。教职员工多学习优秀的教学资源,多学习其他高职院校甚至高等院校的教学资源,为我所用,能够提高教学水平和教学管理水平,促进学院教学整体水平上一个新台阶。因此,高职院校要多方面宣传和号召教职员工、学生多浏览学院网页,多查看学院教学档案,为课堂教学、教学管理提供有益的参考和借鉴。
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随着人们档案意识水平提高,信息技术飞速发展,人们对信息资源的运用越来越多。而档案信息也作为一种资源,应得到开发,为社会服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:档案信息资源的形成规律探究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着人们档案意识水平提高,信息技术飞速发展,人们对信息资源的运用越来越多。而档案信息也作为一种资源,应得到开发,为社会服务。本文主要阐述档案信息资源的形成规律,并从结构、范围和来源三个方面来阐明档案信息资源的形成过程。
[关键词]档案信息资源;形成规律;探究
现阶段,对档案信息资源形成规律有多重解释,有侧重于目的来表述的,有强调过程来表述的,总的看来,比较全面的观点是从档案信息资源开发的三个基本要素,即档案开发者、档案利用者和档案信息资源三者出发来下定义的。代表性的表述有:其一,档案信息资源形成是“采集、加工、存贮档案馆藏信息,为利用者提供利用服务的准备性工作;其二,档案信息资源形成是指”主体采用一定的方法和手段将课题更加系统化、有序化,以满足不同利用者的需求并从利用者对客体的利用中获得收益的过程。
档案信息资源是不断变化发展的,它是经过各个历史时期逐渐积累而形成的,同时也是经过若干工作程序的不断完善而形成的。其形成毫无疑问是具有一定的规律的。这一规律我们可以从档案信息资源的结构、范围、来源等方面来进行认识。
综合以上观点,我们认为,档案信息资源形成是根据社会的的导向和需求,对可获取的馆藏档案信息资源进行加工、改造和充足,辅之以各种检索工具和参考资料,积极开发文化产品,进一步拓展档案的易传播性和可利用性,在更大范围内实现社会利用的活动。对其概念的理解要把握两个方面:一方面是开发与利用的结合,另一方面是该活动中存在的主客体关系。通常,人们将档案信息资源的形成于利用结合在一起来说,这有其一定的合理性。形成是为了利用,形成工作的价值是通过利用体现出来的,离开利用,开发就失去了实现价值的途径,且利用者的利用要求可以反过来指导形成,形成于利用是一个密切联系的整体,将二者结合在一起才能反映档案信息资源形成的完整意义。
档案信息资源的结构是指档案信息资源在其构成中的档案资源种类的分布状况。档案信息资源是一个泛指的动态性概念。古代档案有其本身内在的结构,近现代档案也具有符合新技术发展的结构层次。这些结构都是随着社会的不断发展而发展的。档案信息资源的逐渐形成过程,也就是档案信息资源结构的逐渐发展过程。
档案信息资原结构的逐渐发展过程,是由简单到复杂的过程。古代的“馆藏”从甲骨档案逐渐发展到纸质档案;近现代档案信息资源状况的结构,由各种传统型和非传统型档案信息资源组成。它们是从古代纸质档案信息资源逐步发展分化而来的。对档案信息资源来说,所有这些组成部分都是一种相互补充的关系,而不是相互排斥的关系,是在已有组成部分的基础上增加新的组成部分,而绝不是以新代旧。
传统型档案信息资源是机关或个人在活动中形成的管理性档案和个人档案,它以纸张为主要载体。而非传统型档案信息资源同样也是机关或个人在工作中形成的档案,只不过其载体是特种材料,并且是按事由(主题组成的档案信息资源综合体。这样,随着档案信息资源的结构逐渐由简单到复杂,档案信息资源也由种类单一逐渐过渡到种类繁多。
既然档案信息资源有自己的结构及其变化发展规律,档案工作者在熟悉馆藏的实践中,就应顺应这个规律并运用各种方式、方法及手段对其进行了解和熟悉。
馆藏档案信息资源的范围,实质上是指保存哪些方面的档案。随着社会的不断发展变化,人类的物质活动和精神话动不断丰富,社会的分工越来越细,这样,档案信息资源的范围势必受到影响,即不断增加,不断扩展。这是档案信息资源的范围变化规律。
自古以来,任何国家和朝代及其部门保存档案都是为了利用。档案信息资源要能得到合理利用,关键的一点就是确定不同档案保管部门的保管范围,即给每个档案保留部门划定一个区别于其他档案保管部门的收藏范围(可以从时间、地区、内容等特点来区分其馆藏范围)。由于时代不同,社会面貌不同,人们的认识水平不一样等,这些都会使档案保管部门收藏档案信息资源的范围产生人为的变化。这是档案信息资源的范围变化规律之二。
馆藏档案信息资源的范围,其发展变化从纵向来说,不断拓展;从横向来说,各部分不断互相渗透交融。纵向发展是由于社会分工越来越细.新的分支不断出现,横向联系是因为随着社会的发展,新的科学技术不断出现,不同科学方法及手段的运用促使相近的档案内容分别附着在不同载体之上。这是档案信息资源的范围变化规律之三。
档案信息资源来源于机关、团体、个人等所保存下来的资料。其具体表现为档案资料的接收、征集、交换、复制、接受转让、捐赠和寄存等几种形式。档案信息资源的来源也是变化发展的,这表现在两个方面:一方面,从纵向方面来说,最初,档案信息资源的来源只是表现为档案资料的接收形式。随着社会的发展,随着信息社会的到来,档案信息资源的来源就逐步表现为档案资料的接收、征集、交换、复制、购买等几种形式共同存在。档案信息资源的来源由单一渠道逐步变化为多种渠道。另一方面.从横向方面来说,档案信息资源的种种来源形式,除接收形式比较稳定之外,其他形式非常不稳定,一是受客观条件制约,二是受档案工作者的主观努力程度制约。所以,档案信息资源的种种来源是经常变动的,不稳定的。
档案信息资源的各种来源,除按正规渠道接收各种档案资料外,其余如征集、交换、复制、购买等种种来源形式,都是对馆藏档案信息资源内容状况的补充。它们所网罗的档案资料,一般具有零散性。
档案信息资源来源的这种变化规律,要求档案工作者在熟悉馆藏档案信息资源状况的过程中,用动态的观点来对待档案信息资源的不同来源,并且采取不同的处理方法和手段。
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档案信息资源配置所解决的是档案的收集和布局问题,它直接关系到能否充分利用档案信息资源,发挥档案馆(室)群体效益,以最小的投入获得最多的社会效益和经济效益。以下是读文网小编为大家精心准备的:档案信息资源配置探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]档案信息资源配置所解决的是档案的收集和布局问题,它直接关系到能否充分利用档案信息资源,发挥档案馆(室)群体效益,以最小的投入获得最多的社会效益和经济效益。
[关键词]档案信息资源;配置;探讨
(一)馆藏建设阶段
档案信息资源建设孕育于各馆(室)自发的馆藏建设及实践中。各档案馆(室)在收集、利用等工作中,以自然发展的方式去服务和满足读者的需要。
(二)地区协作阶段
随着档案数量的增长和利用需求的日益多样化。各馆(室)之间开始有了协调与合作。包括编制联合目录,协调收集范围,馆际互借等,形成了地区范围的小规模配合,大大提高了档案利用的满足程度。
(三)国家布局阶段
面对档案数量的急剧增长和对档案信息的广泛、迫切需要,国家通过各种手段,如行政、经济、技术手段等在全国范围内统一规划,加强协调,对国家档案信息资源的收藏与分布进行宏观控制,从而形成一种多层次、多功能的档案信息资源保障体系。
(四)国际协调阶段
随着计算机技术与现代通讯技术的飞速发展、网络化信息领域得以广泛运用的这种大背景下,各国档案界也着手讨论如何在全球范围内对档案信息资源进行合理布局和有效配置,以实现档案信息资源共享,取得最大的社会效益和经济效益。
从上述发展进程中,我们可以看出档案信息资源建设是馆藏建设从微观走向宏观,从局部纳入整体的必然结果,同时也是社会信息化的必然要求。合理布局和有效配置作为档案信息资源保障系统的龙头部分,是传递于系统和利用子系统的前提和基础。
档案信息资源有效配置包括档案信息在时间、空间和数量三个方面的配置。
(一)时间配置
所谓档案信息资源的时间配置是指在不同的时态上对不同种类的档案信息资源进行合理的时效分布。目前在我国现存的档案馆网中,网点之间的时间配置只有中央一级真正做到,如第一历史档案馆、第二历史档案馆就分别收集保管明清档案、民国档案和建国后档案。省市一级为避免馆(室)机构的设置过多,时间配置一般在各网点之间进行,即对馆藏中不同历史时期形成的档案进行量的控制。
(二)空间配置
空间配置是指档案信息资源在不同地区、不同行业之间的分布,实质上是在不同使用方向上的分配。由于档案的形成机关具有一定的区域性和等级性,档案不可避免地带有自然形成的区域性和等级性。因此,对档案信息资源进行布局和配置时就应该充分利用和遵从这种特点,各网点以区域和等级为基础,收集保存本地区、本级的档案,减少不必要的重复和浪费。我国档案信息资源的空间配置在网点之间,具体表现为两个方面的结合,即综合性档案
馆以行政区划来划分,专业档案馆则按行业系统来划分。
(二)数量配置
档案信息资源的数量配置通常是与时间配置或空间配置相结合的,即特定时间或特定空间内对档案信息进行量的控制和协调,这种数量配置既包括总量配置,也包括个量配置。总量配置,如一定时期内,对国家全部档案和档案机构进行计划、统计和控制工作。个量配置则是指各个网点机构之间,对不同类型、不同时期以及不同保管期限的档案进行控制和协调。
档案信息资源的配置是十分复杂的,因为资源的配置不仅仅是档案信息本身的配置,还包括与这些信息资源相配套的技术设备、人力、财力的配置。影响配置的因素是多方面的,且各因素在影响的角度、程度上也不尽相同。概而言之,这些因素主要包括在人文、经济和技术三个方面中。
(一)人文因素
一切社会活动最终都是人的实践活动,作为活动中主体因素的人总是起着至关重要的作用。影响档案信息资源有效配置的人文因素主要包括两方面:一是活动主体档案管理者及其所创造的管理环境。科学的管理体制是进行信息资源有效配置不可缺少的手段。档案信息资源的科学管理就是运用现代化管理方法来研究档案信息资源在社会实践活动中利用的规律,对档案信息资源配置过程中的种种矛盾进行规划和组织协调,以求得最优化的经济效益和社会效益。
二是档案利用者的情况。利用者的职业状况决定了他们对某一档案信息资源的需求程度和使用能力的不同,这种不同必然会反映到利用效果实现程度的不同。利用者受教育的程度也决定了他们在表达需求上的差异。因此在档案信息资源配置过程中应加强对档案利用者和档案工作者的管理和服务.注重体现对他们应有的人文关怀。
(二)经济因素
资源配置的主要手段之一就是市场。但是由于档案部门不是社会财富的直接创造者,因此受市场机制的影响较其他信息资源要小。但这并不等于档案信息资源的配置完全不受市场机制的作用影响。档案的种类和范围十分广泛,其中有些部分如科技档案是可以进入信息市场的,并通过市场和价格体系实现科技档案信息资源的最适度配置。
(三)技术条件
影响档案信息资源有效配置的技术因素主要有两方面:一是现代网络化技术。网络化是档案信息资源实现共享的必要条件和物质基础,也是它的最终发展目标。而档案信息资源的有效配置与共享是一个问题的两个方面。随着电子计算机和通讯技术在档案部门的广泛运用,各种数据高密度的存储和远距离传输,使档案事业发生了深刻的变化。二是档案信息转移技术。以网络技术为基础的共享网络并不能解决档案部门内的一切问题,不能完全替代传统的服务。所以在拓展共享网络,缩减传统合作的同时,应保持一定的传统档案机构之间的合作。
在现行的档案馆网络中,主要有两种类型的档案馆,即综合性档案馆和专业性档案馆。综合性档案馆指馆藏档案来源于机关或单位,档案内容涉及政治、经济、军事、科学、文化等各方面的档案馆。专业性档案馆指专门收藏某一方面、某一专业或某种特殊载体档案的档案馆。随着社会主义市场经济体制的建立和档案事业的发展,我国现行的档案馆网布局还要进行某些改革和调整,其主要任务是协调综合、专业两类档案馆的职能和布局,控制档案室档案的进馆流向,以实现国家档案资源的合理配置,便于对档案资源的管理和利用。
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档案管理和利用是公立医院管理工作的重要组成部分,其管理目标是更好的服务于医疗中心工作,助推医院提升管理水平和 治病救人 的能力。但公立医院在医改新形式下的档案管理存在一些问题。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈公立医院档案管理和利用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]档案管理和利用是公立医院管理工作的重要组成部分,其管理目标是更好的服务于医疗中心工作,助推医院提升管理水平和“治病救人”的能力。但公立医院在医改新形式下的档案管理存在一些问题,文章对此分析并提出建设性思路。
[关键词]公立医院;医改;档案管理;利用
公立医院是以医疗服务为中心的公益型事业单位,核心是“治病救人”。医改中,公立医院改革是一项难点和重点工作,改革的最终目的是实现更好的管理医院,更好的救治病人,满足人民群众就诊需求。为此,应调动和利用医院档案管理在内的一切积极因素来实现这一目标。在医改新形势下,公立医院档案管理工作如何加强和发展,才能更好的服务医疗业务,助推医院提升管理水平和“治病救人”能力,是一个值得思考和探索的课题。
(一)重要性认识不足,档案意识不强,档案收集不完整
对档案重要性认识不足,认为与医疗中心工作相比微不足道,可有可无,涉及到相应工作时不主动、不积极、不用心。档案意识淡薄,认识不到档案是一种信息资源,是一笔不可再生的财富,对档案敏感度不够,造成该收集的档案不收集,该完善的档案不完善,该归档的档案不及时。
(二)管理制度不健全,监督奖惩不到位,利用率不高
管理制度不健全,特别是归档范畴、种类、要求不清不细,无具体的细化标准,使归档出现不应有的遗漏和空白。在执行归档、保管、借阅、移交、保密、销毁等系列管理制度时,没有建立起良好的监督检查和奖惩机制,造成档案管理各环节中有不规范、不严密、随意性和出差错的现象。
(三)人员配备不合理,经费投入无保障,硬件条件不达标
很多医院都没有专职管理人员,多为兼职,造成管理人员精力不够,责任心不强。特别是档案管理专业出身的人员更是凤毛麟角,人才缺乏导致管理技能不高,不能支撑和满足医院档案管理水平的提升和档案管理发展的需求。同时由于认识不到位,必要的经费投入无保障,造成硬件不达标,不能满足档案保管的“八防“要求,为档案管理埋下严重的隐患。
(一)加强宣传,讲清作用,形成领导重视、职工参与的强大工作合力
高水平的档案管理,是需“全民”参与的一项系统工作,领导重视与否是抓好公立医院档案管理的关键,领导知道档案管理在医院建设和发展中的重要意义,让职工知道档案在科研、教学、业务技能提升等个人发展上的积极作用,只要主要领导重视,就会在人员配备、经费投入、软硬件建设等方面形成良好的宽松环境,各部门收集档案的人员积极参与,就会形成强大的工作合力。
(二)加强建设,保障投入,形成人员配备合理、硬件条件达标的坚实工作基础
要重视档案管理的软硬件建设,档案人才建设是抓好档案管理的核心,达标的硬件条件是抓好档案管理的基础,科学的信息化手段是现代档案管理必须借助的先进工具。这些都需要医院认同并保障投入,把经费纳入医院预算,档案人才培养纳入医院人才建设规划,档案信息化纳入医院整体建设方案,为建设医院高水平的档案管理打下坚实的软硬件工作基础。
3.完善制度,狠抓落实,形成职责分工明确、各环节运行流畅的高效工作机制。
要根据《档案法》等法律法规,结合各自实际,完善档案归档范围、种类、要求、保管、借阅、移交、保密、销毁等规章制度,制定档案综合管理办法,明确职责分工、监督到位、对应奖惩,让相关人员清楚怎样工作,减少档案管理随意性,保证档案管理各环节工作高效流畅的运行。同时医院自身档案管理有其局限性,需加强与上级档案管理部门的沟通和联系,定期和不定期的邀请上级部门专家指导、帮助,对档案管理有关最新动态、发展方向、人员技能提升等都有积极作用,是提高档案水平的有力手段和有效措施。
(一)利用好医疗、人事档案,助推医疗业务和人才建设水平的提升
要注重利用好病历、影像等医疗档案,让其在科研、教学、学术、治疗、新技术新项目引进等方面发挥积极作用,体现应有价值,以此助推医院整体医疗技术能力和水平的提升;利用好人事档案,善于从人事档案结合实际找准医院人才队伍的优与劣、长处与短板,有的放矢以发展的眼光做好人才规划,提升医院人才规划和人才队伍建设的水平。
(二)利用好基建、设备档案,助力医院基本建设、设备采购的科学规划和合理维修的高效实施
要注重基建、设备档案的完善和利用,要明确所有基建、设备资料必须收集完整并归档,特别是基建中的设计图、施工图、各种“管线”图,设备中的说明书、厂商联系方式、各种维修保养资料等。树立基建、设备档案对基建、设备维修保养非常重要的理念,注重其档案在维修保养以及医院基建规划、设备采购计划中的价值和利用。
(三)利用好财经档案,以数据助升医院经济运行水平
要注重财经档案利用,善于从各种数据中分析医院经济运行的状态,为医院成本控制、病人费用控制、各种收支和重大经济活动的决策提供重要参考和真实依据,助升医院经济运行水平[1-2]。
总之,档案管理和利用是公立医院管理工作中的重要组成部分,其工作好坏是医院整体实力和管理水平高低的一项重要指标,只要我们重视并加强档案管理,注重档案价值利用,就一定能不断提升医院档案管理水平,让其在医院管理、运行、业务能力提升、更好服务病人以及医院升级达标等工作中发挥更大的积极作用。
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学生档案工作是高校学生工作的重要组成部分,其数字化建设正处于发展初期阶段且存在很多问题和不完善的地方,急需从多元化视角审视与处理。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析高校学生档案数字化建设工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文分析了学生档案数字化建设的背景及保障体系,重点分析了高校学生档案数字化建设的过程,目的是使学生档案管理工作迈上新台阶,为学生就业、升学等提供良好的服务。
[关键词 ]高校;学生档案;数字化建设
随着计算机网络技术的发展,档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。
1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。
2.高校档案工作的重点一是管理,二是服务。而要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。
高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域,需要学校各个部门的共同参与。
1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。
2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告发布、权限管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台,基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。
3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。
4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。
1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况,按批次调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法,并不能损坏档案,以确保学生档案的原始性。
2.学生档案扫描。针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。
3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件,修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。
4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。
5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。
6.学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。
总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。
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干部人事档案对正确选拔使用干部具有重要意义和作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:高校干部人事档案适度开放利用探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文对高校干部人事档案的内容进行了细分,把高校人事档案内容,按照开放的程度分为:完全公开、部分公开和保密三类,根据具体细分的类别讨论了干部人事档案开放的必要性、意义和适度开放利用的具体措施。
[关键词]人事档案开放;人事档案利用;人事档案知情权;人事档案管理
在我国,虽然人事档案与我们每一个人都息息相关,但根据国家有关人事档案利用的规定,任何个人不得查阅或者借用本人及其直系亲属的档案,因此本人对自己的档案内容无从知晓,不知道什么时候可以利用自己的档案材料,只有被要求提交相关档案材料时,才知道自己档案里有这方面的内容,被动利用档案是现阶段档案利用的主要方式。为了变被动利用为主动利用,有必要让本人了解自己的人事档案的内容,以便在工作和生活中需要时利用自己的档案,为保障个人利益提供准确、权威的证明。
然而,人事档案的利用一直以来被认为是禁区,严格的审批程序使利用者望而却步,人事档案重藏轻用现象依然严重。随着时代的发展,这种重藏轻用的局面已不能满足社会的需求,政务公开、信息公开是时代进步的标志,干部人事档案在这种大环境下有必要向当事人适度开放。
(一)时代进步呼唤高校干部人事档案向本人适度开放
我国的人事档案管理工作真正开展起来是在新中国成立之后,始于抗战时期,又在整风运动中发展起来,因此它的内容注重德方面的比较多,反映才能方面的内容比较少。在以阶级斗争为纲及计划经济的岁月里,人事档案被认为是装有不可告人的秘密,在这一时期,人事档案就被披上了一层神秘的面纱,给今天的档案开发利用工作带来了不便。大多数人不知道自己的档案里到底都有什么内容,即便去查阅档案了,也会费尽波折。随着时代的进步、社会的发展,现有的人事档案管理制度无法满足日益增长的需求,单位招聘、新入职人员的落编、工资定级、医疗保险、晋职、晋升、退休、房产公证等等,都需要人事档案的证明。这种日益增长的利用需求与现有的人事档案管理制度之间的矛盾,迫切要求人事档案能够向本人适度开放。
(二)高校干部人事档案收集内容本身要求对当事人适度开放
纵观档案收集的十类内容,有些材料完全出自本人之手,如干部履历表、自传材料,这部分信息可以向本人完全公开利用;有些材料是由本人填写和组织鉴定形成的,如考察、考核材料、学籍材料,这部分材料可以经过申请批准后再利用,是有条件的部分公开;档案中的政审、奖惩、任免等材料是由组织根据当事人客观实际形成的,这部分材料应向当事人保密,不宜向本人公开利用。因此,从档案收集内容本身可以将干部人事档案划分为完全公开、部分公开、保密三类,根据当事人实际需求选择开放程度。
(三)高校干部人事档案材料部分内容缺失要求档案对当事人开放
在2003年5月,中央组织部在省(区)、市委组织部开展了省管干部档案审核工作。随后各单位按照中组部的要求开展了本单位的人事档案重新整理及审核工作。在审核过程中发现几乎没有完全符合要求的干部档案,都会有这样那样的问题:如年度考核材料中缺少单位公章的、缺少签字的,缺少履历材料的,学籍材料不全的,有结论没有佐证材料的,等等。履历材料一般十年填一次,在单位组织填写干部履历表时因各种原因不在单位而漏填的,本人又不知道这件事,可能导致退休后档案中因缺少履历材料而给当事人带来诸多不便;有的教工后取得学历后,学籍材料在本人手中存放多年也不知交到何处;再如有的教工在评职时才发现个人档案中一直缺少学籍材料等。这些问题存在的主要原因都是当事人不了解自已的人事档案中到底有什么材料,缺什么材料,人事档案对每个人都是神秘的,无人问津导致人事档案材料部分内容缺失,因此,干部人事档案有必要向本人适度开放。
(一)适度开放有利于还原档案真实属性,维护干部人事档案的权威
干部人事档案是个人情况的全面反映,是对本人的真实写照。适度开放利用人事档案,使公民能够更清楚地了解到自己的人事档案的内容,及时更正、补充不真实、不准确和不完整的档案信息,避免日后利用时带来不必要的损失,有利于维护档案的本质属性,维护干部人事档案的权威。
(二)适度开放有利于满足广大教职工的档案信息需求,维护公民知情权
高校广大教工在职称评审、工资晋升、落户、各种公证、出国等方面都需要查阅本人档案,利用者的需求日益增加,然而现行的档案利用制度制约着教职工对本人档案的利用,只有适度开放档案信息才能满足教工的档案信息需求,维护公民的知情权。
(三)适度开放有利于丰富、完善干部人事档案内容,服务广大教工
适度开放档案信息可以让教职工及时了解本人档案中有哪些材料,后取得的学历材料,职称评聘材料,各种获奖材料等是否补充到档案中,适度开放可以让本人掌握档案的动态信息,不断完善干部人事档案内容,从而更好地服务广大教工。
(一)建立健全干部人事档案利用相关法律、制度
我国在人事档案利用的立法保护上还有很大的不足,档案信息向本人适度开放、维护公民知情权等相关法律、制度不健全,因此需要档案部门和立法机关相互配合,共同制定新的法律法规,修改或删除不适应现代人事档案利用制度的条款。对于防碍公民利用档案信息、侵犯公民知情权的行为,要予以打击,进一步完善相关法律法规,增强其保障作用。
(二)解放思想,加强干部人事档案适度开放利用宣传力度
我们提倡干部人事档案向本人适度开放,无疑与传统人事档案利用制度理念相违背,因此,必须加强人事档案适度开放利用宣传力度,解放思想,揭开人事档案神秘面纱。除了正规渠道收集人事档案材料外,还应向广大教工宣传档案材料归档范围,使他们了解档案中有哪些材料,哪些材料可以归到个人档案中,削除对人事档案的陌生感,让大家认识到履行一定的审批手续,就可以利用本人档案解决实际问题。
(三)加快高校干部人事档案信息化建设
现有高校干部人事档案均是以纸质载体存在的,由于纸质载体的局限性给人事档案利用工作带来不便。为了提高干部人事档案的利用率,满足广大教工的档案信息需求,必须加快干部人事档案信息化建设,加强人事档案信息数据库建设及完善人事档案信息网络服务,是实现人事档案向本人适度开放的基础和前提,也是实现人事档案信息资源共享的先决条件。
干部人事档案信息化后对于完全公开利用部分档案本人可以充分利用,利用网络进行查询、下载,不需要层层审批;对于部分公开利用的档案信息,本人通过申请可以授权查询,下载利用。
适度开放不是全部、无条件地向本人开放,在维护公民知情权的前提下,人事档案有条件向本人开放。人事档案向本人适度开放应当着重考虑如下几点:一是确有利用本人人事档案的需要;二是须无社会负面效应;三是须对人事档案安全负责。人事档案对本人适度开放,是否有利于维护人事档案的的完整性、真实性、准确性、保密性,是否有利于处理好管理与提供利用的关系。基于以上几点,我们对使用本人人事档案材料的申请要认真审核,严格把关;对用档要求必须讲明在先;对用档过程必须全面监督,正确处理好知情权与适度开放的关系。
2.浅析如何加强人事档案管理改革
5.浅析如何加强人事档案管理改革
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档案部门应充分利用网络技术,加强横向联合以实现多维交互式信息服务与资源共享。数字档案馆进一步发展需要将用户的网络交流需求和情感需求作为出发点,完善用户的互动性体验。因此,各数字档案馆纷纷建立档案博客和网络社区等用户间的交互平台,以吸引用户参与信息交互与资源共享。档案博客的建立为档案学研究提供交流的平台,使研究者能够把握住实践中的新情况和新动向,是档案界用来传播档案知识的一种新的方式,对于档案事业的发展有着重要的促进作用。 以下是读文网小编为大家精心准备的:以用户为导向的数字档案馆信息服务研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】从信息服务的根本定义、主要内容、技术实现形式三方面分析了数字档案信息服务,从根本上提高了用户服务的价值空间,拓宽了服务渠道,与科技接轨,创造了跨时空的服务可能,将数字档案馆的服务推向一个新层面。并提出了建立档案馆数字化平台的建议,指出只有把档案资源融入一个全息数据库,建立信息高速通道,才能为用户提供更优质的信息检索服务。
欧美等发达国家对数字化档案馆的筹建与实现比较早,1996年美国研究机构就依托目的性研究项目尝试建构全息服务的专业型数字档案馆,美国最大、功能性最强的是2002年运营的西北数字档案馆。我国数字化档案馆的研究与探索受技术的多方限制无疑是非常落后的。事实上,传统的档案检索理念已经无法提供优质服务,更谈不上以用户为导向。传统档案馆存储的纸质档案多数为孤本,一旦破损或丢失,将无法供用户检索,且一个用户使用,其他用户就无法使用,毫无共享性可言。另外,受地域限制,不到当地档案馆实地检索,就无法获得信息,这也造成了经济和时间成本的巨大浪费。传统档案馆提供的信息服务是单一的、局限的、有多种弊端的,已经无法适应这个信息整合、数据挖掘、科学检索的电子化时代的要求。在此前提下,研究以用户为导向的数字档案馆信息服务是非常必要且迫在眉睫的课题。
数字档案馆,是指将馆藏有价值的纸质资料,通过动态的计算机技术加以识别、录用、分析、整合成电子信息,用网络形式将信息高度共享化,并集管理、查询、发布、挖掘信息技术于一体,将数字档案馆变成一个名副其实的电子化信息平台和海量资源仓库。而数字档案馆信息服务,正是数字档案馆价值的延伸和增值。档案馆的核心功能是检索,数字档案馆就是要为用户全面实现这一功能,并提供人性化的主动服务。用户不用亲临档案馆,就可以在极短时间内查询大量相关档案信息,且同一档案信息可以为众多用户同时提供检索服务。另外,针对不同层次的用户也可提供初级与高级的检索服务,以适应更高层次的专业人才更好地获得信息资源,以供学术之需。数字档案信息服务从根本上提高了用户服务的价值空间,拓宽了服务渠道,与科技接轨,创造了跨时空的服务可能,将数字档案馆的服务推向了一个新层面。
信息服务遵循易用性原则,为用户提供最简单、最便捷的检索方式,在此原则上,数字档案馆信息服务的主要内容为:
1.咨询参考服务。用户来档案馆检索,都是因为有各种各样的目的和需求,档案馆应该本着易用性原则,提供多种检索引擎,用最简单的方式帮助用户解决问题和需求,让他们感受到人性化服务的本质;
2.借阅服务。档案信息完成电子格式的共享后,这种借阅服务的价值功能就会被无限延伸,读者不借用原件,就可以把需要的档案信息下载存储,并在自己家里或工作所场阅读和利用;
3.知识服务。在大数据背景下,人们对信息的需求也更加高级、更加多元化,这就需要数字档案馆针对这些高层次的用户提供专业化知识服务。包括根据用户需求,调出信息源,并以信息源为中心,提供相关档案信息检索,并借助软件,进一步帮助用户挖掘相关信息和资料,加以整合,提炼出更有启示功能的信息条目。为这个知识经济社会提供更多辅助功能;
4.网络服务。数字档案馆的利用方式是依托网络实现的。所有的档案信息资源应该以数据库的形式上传到该数字档案馆的网站,只有这样,国内外的用户才能无差别地进行信息检索和利用,实现数字档案馆的开放性服务目的。另外,档案馆的介绍、宣传、近期活动都可以在网站主页上公示,全方位地实现网络服务。
1.计算机技术与档案管理自动化。利用计算机进行档案自动编目和自动检索,档案自动全文存储与检索,档案业务辅助管理、计算机辅助立卷,档案自动标引、文档一体化等等;
2.引入多媒体技术,全方位再现档案信息。除了平面信息的电子化外,声音、图像等重要信息也要在多媒体技术的介入下得以保存和电子化。这就需要借助多种软件工具,打破传统档案的单一性和局限性,将档案信息多元化地保存下来;
3.虚拟技术与档案馆生存空间虚拟化。虚拟技术也称虚拟现实技术,是指利用计算机模拟某种时空环境,使人们在这一虚拟环境中感受到真实环境,从而省去置身环境所需的投入和风险。
为提供最优质的信息服务,档案馆数字化集成平台的建立,是目前最需要完成的课题。多年来,我国档案馆各自为政,即便建成数字档案馆,也是依托于本档案馆的优势,而无法和其他档案馆的信息高度整合,形成完整的高速信息通道。未来,我们应通过网络整合、建立局域网等方式,使档案信息进入一个统一的大型数据库,以提供更好的信息与数据服务。
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现代远程教育为所有求学者提供了平等的学习机会,使接受高等教育不再是少数人享有的权利,而是个体生存的基本条件;教育资源、教育对象、教育时空的广泛性,为大众的终身学习提供了可能性。以下是读文网小编今天为大家精心准备的农大远程教育相关论文:农村远程教育资源利用。内容仅供参考,欢迎阅读!
农村远程教育资源利用全文如下:
【摘 要】 农村远程教育推进了农村教育工作的发展,极大拉近了城乡之间教育差距。远程教育为我们提供了优质的教育资源,丰富的教育资源极大地开阔了师生的知识面,在很大程度上优化了教学结构。但是,如何更好地提高远程教育资源的利用呢?我认为远程教育资源的应用是基础,管理是关键,目的是更好地为提高教育教学质量服务。
【关键词】农村远程教育 管理 应用
**县是全国的贫困县,基础教育薄弱,农村教育更是停留在“三一”模式,即“一本教材、一支粉笔、一块黑板”的陈旧教育模式下,落后的教学装备严重地制约着教育质量的提高,影响了学生的全面发展。近几年,随着国家贫困地区义务教育工程项目、中欧项目,国家农村中小学现代远程教育项目,临夏州乡镇中心小学计算机教室建设等项目的实施,使我校的教育教学信息化进程取得了显著成效。
2003年甘肃省“二期”义教工程项目中,县上为我校配发了远程教育设备,同时,上级业务部门还对计算机管理人员进行了多次培训。管理人员每周对远教资源进行下载、整理、刻录。这对教师获取优质教学资源,改进教学方法,提高教学质量,无疑是一件好事。任课教师可以根据自己的需要从管理人员下载、刻录的光盘中选择自己需要的资源,直接由它来上课,播放给孩子们。教师利用远教资源给学生上课,这不但提高了学生们的学习兴趣,适应了新课改的需求,也改变了平日传统的老师讲、学生听、一支粉笔、一根教鞭、一块黑板打天下的传统教学模式。远程教育资源的应用大大促进了我校教育教学的发展。在项目实施以及远程教育资源管理应用的过程中本人感受很多,下面浅谈几点不成熟的体会。
各级政府高度重视农村教育工作。实施农村中小学现代远程教育工程是适应全面建设小康社会的需要,是基础教育现代化的需要,是实施“科教兴国”战略,统筹城乡发展,统筹区域发展,统筹经济与社会发展的重要举措。
有了农村远程教育,教师足不出户就能接受到先进的教育理念、教育方法,既解决了农村教育资金短缺的问题,又对教师实施了全员培训。远程教育工程的实施,也叩开了教师对信息技术知识学习的理念之门。农村远程教育为教师提供优质的教育资源。远程教育资源中心提供了各学科同步教学课例、课件资源,教师通过下载可直接“拿来用”,解决了农村教师制作课件的难题。中央电教馆资源库提供了大量的文本、音频、视频和课堂实录等媒体素材,特别是为教师制作PPT课件提供了一个简捷的平台,减少了教师制作课件的劳动强度。
现代远程教育资源应用到课堂,抽象变具体、乏味化生动,师生视野开阔了,课堂气氛活跃了,激情与自信调动起来了。课堂上只要教师适时、适度、科学地应用资源(课件),就能引导学生主动学习,充分体现以学生为主、自主探究、创新知识的新理念。山里的娃娃有的从未走出过大山,对那些优美的风景不能很好地体会,只有靠读书,看书上的图片来感知风景的优美。现在利用远教资源后,只要靠教师轻轻按动鼠标,那风景迷人的桂林山水画就呈现在学生们眼前了。听着美妙的音乐,看着这神奇而又美丽的风景画,学生们就已经领会这桂林的山水有多美丽了,再读课文就如同身临其境了。学生议论纷纷:这堂语文课真带劲,桂林山水果真美丽无比,我一定要好好学习,长大了去桂林领一下这么美的风景;“山间绿树红花,江上竹筏小舟,让你感觉像是走进了连绵不断的画卷,真是‘舟行碧波上,人在画中游’”;如果没有老师演示的课件,还真体会不到。
如何让远程教育设备及资源真正为教育教学发挥作用呢?我认为应从以下几个方面入手:
1、 准时接收教育资源。
教育部电教馆资源中心已经建成了总容量达148GB的教学资源库;中国教育电视台每天安排11个半小时的空中课堂电视节目和教育部网站信息广播节目;甘肃加华现代远程教育卫星专用频道也即将正式开通,免费向农村中小学提供教育类的资源。尽管如此,适合农村中小学远程教育的教育教学的资源仍显不足,所以,要进一步加快资源建设,要整合社会各方面的力量来开发。由于卫星传输的特殊性,远程教育资源的传送有特定的时间,因此在接受的过程,要按时接收资源,这样才不至于遗漏信息,同时还必须及时更新,按时刻录,以保证教育信息的同步性。
2、分类存储,利于管理。
接收到的资源我们将把它们分类别存储,以便于广大教师、学生能在较短时间内查看到所需资源。我校是按照年级、科别、单元分类保存的,这种保存方法有利于管理员管理以及任课教师方便查询和应用。例如,当我们接受到小学资源《忆江南》时,我们就将它刻盘保存到小学四年级语文课第一单元第一课,分课件资源和视频资源保存。再如在接受到歌曲《音乐小屋》时,将它刻盘保存在二年级上册音乐第七课中。教师在上课时就能轻而易举找到上课所需的资源。孩子们一边唱歌,一边和着优美的旋律、动人的节奏做着轻松的游戏,这种体验音乐、表现音乐的活动激发了孩子们美好的情怀和热爱集体、关心他人的美好感情。
如何才能使远程教育资源发挥其最大的作用呢?我认为,关键的是要把远程教育资源充分应用起来,以促进农村教育的发展。评价农村中小学现代远程教育工程成败与否,最重要的指标就是它的应用效益。
1、教师是资源应用的关键。
教学改革的关键不仅在技术上,还应该在理念上。农村学校的教师信息闭塞,我们应该把远程教育作为手段,强化师资的培训工作。让教师学习先进的教育方法,掌握先进的教育理论,了解先进的教育手段。教师都应掌握基本的信息技术,学会电脑的基本操作,掌握PPT的简单制作方法。有了这些知识、技术做基础,应用远程教育进课堂才会得心应手,才会取得实效。我校为此制定了专门的校本培训计划,专门组织教师集体学习计算机知识,校本培训的实施已经取得了很好的效果。我校50多岁的老教师,从参加工作开始教学到现在,30多年里从未接触过计算机,经过学校的几次校本培训后,现在不仅能打打字、玩玩游戏,而且还能根据自己学生的特点制作出一些简单适用的课件。再把这些课件应用到教学中,不仅活跃了课堂气氛,而且极大调动学生的积极性,改变以往的老的教学模式,使教学达到了意想不到的效果。老教师感慨地说:上了一辈子的课,没想到到了快退休的年龄,才知道用计算机上课竟是这样生动,这样的轻松。公务员之家
2、学生是资源应用的主体,应用应面向学生。
新的教学方法强调尊重学生的主体地位,培养学生的主体意识和激发学生自主精神。在教与学统一活动的过程中,学生是主体,是学习过程的参加者和探究者。远教资源的应用离开了学生只能说是“纸上谈兵”,任何教学资源都应该以学生为主体,必须要适应学生的发展需求。让学生主动获取、整理,创造性地加工信息,鼓励学生进行小组合作探究性学习,共同提高。教师通过创设情景、组织、引领、指导等手段,借助多媒体技术优势培养学生的收集、处理信息的能力。
小学低年级学生,因刚进学校和年龄小的原因,他们的学习注意力易分散,稳定性差,特别是对于一些枯燥的数字、抽象的事物,接受起来感到吃力、乏味。作为教师的我们,为了让每一节课的授课效果最好和帮助他们完成学习任务,我们要根据小学低年级学生的特点,应用多媒体教学手段使抽象的知识具体形象化。如在教学“0的认识”这一节时,我是这样设计的,先让学生看一段小猴子吃苹果的动画课件,问学生;在图中你看到了什么?学生自由回答。再提问:
(1)盘子中有两个桃子我们用几来表示?
(2)小猴子吃掉一个后,盘子中又有几个桃子?用几来表示?
(3)现在小猴子把盘中的桃子都吃完了,盘子中没有桃子了我们就用什么来表示呢?
通过学生的回答从而让学生知道0和1、2一样也是一个数,没有就用0来表示。同时教师再引导学生看课件尺子图,让学生通过观察尺子上的数,认识到0在尺子的最左端,它表示数的起点。这样使学生在轻松愉快中认识了0。
总之,现代远程教育设备的配备,改善了我校教育教学的新面貌,也适应了新课改的需求。它不仅圆了山区孩子的计算机梦,也对提高教师教学水平起到了极其重要的作用。我们确信,只要我们应用和管理好现代远程教育设备及其资源,它必将在在以后的教育教学中焕发出它的光彩。
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高校人事档案是学校档案的一个重要组成部分。人事档案是以人为中心的专门档案,具有一般档案属性和特点,同时还具有其自身的属性和特点。以下是读文网小编为大家精心准备的:高校人事档案服务人力资源管理功能研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]高校是人才汇聚的地方,肩负着培养人才、科学研究、服务社会的重任。高校人事档案真实全面地记载着教职员工的个人基本信息,是人才信息的重要载体,是人力资源开发的信息和数据基础。找准档案服务人力资源建设的切入点,有效开发档案资源,积极提供档案利用服务,可以为人力资源的开发和人才队伍建设提供重要的参考,使人事档案工作真正适应高等教育改革发展的新要求。
高校是人才汇聚的地方,肩负着培养人才、科学研究、服务社会的重任。高校人才培养的质量由高校人才资源的素质决定,人力资源管理过程离不开人事档案的利用。人事档案由确凿的原始材料构成,记述和反映个人经历、业务业绩、专长爱好等情况,完善有效的人事档案对人力资源的开发具有很大的促进作用,是历史全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据,是人力资源开发的信息和数据基础。只有充分研究人事档案工作现状,改革创新服务模式,树立为人力资源建设服务的理念,才能有效发挥其服务功能。
(一)高校人事档案是人才信息的基础,可以为人力资源管理及建设提供有效的科学依据
高校人事档案蕴含着丰富的信息资源,全面记载了教职工的自然状况、政治思想、业绩成果、职务职称、专业特长等基本信息,具有较强的利用和参考价值。通过档案可以了解员工的学业及业务发展程度等,依据这些信息,统计分析当前师资队伍的学缘结构、年龄结构、专业结构等,对优化人才队伍建设起到借鉴作用,以利于人尽其才,才尽其用,最大限度地发挥人才优势。是合理选拔人才、使用人才的重要依据,科学的人事档案管理能促进人力资源的有效开发和使用,为高校人才培养奠定基础。
(二)通过对档案信息的有效开发利用,有助于人力资源的合理配置。
高校人事档案管理是人才资源管理的基础性工作,能够为学校教育教学提供相关数据和信息支持,在促进人才的合理流动和优化配置方面发挥着重要功能。利用人事档案能够进一步了解教职工的相关信息,譬如学历程度,是否有出国学习经历,是否有从事相关教学和研究的经验等等,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,合理配置,因事而择人,因人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才优势,促进专业之间、学科之间、校内部门之间人才合理有序地流动。
高校人事档案是高校人才信息的缩影,科学有效及时地收集部门产生的人事档案材料,保障档案内容的真实性和有效性,并对其进行科学管理和有效利用,为全面参与高校人力资源工作提供可借鉴的信息,是人才招聘、师资队伍建设等的重要参考。这就对高校人事档案管理工作提出了更高的要求,针对当前高校人事档案管理工作中的不足,可以从以下几方面来改善人事档案管理工作。
(一)加强高校人事档案管理工作的制度化建设,创新管理模式
高校人事档案管理要解放思想,转变观念,建立科学合理的人事档案管理制度,创新档案管理模式,改进管理方式方法,逐步实现人事档案管理有法可依、有章可循、有条有理、有序发展。要把促进人力资源建设作为档案信息开发的主要任务,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使人事档案收集、整理、立卷、归档、保管、利用等各个工作环节制度化、规范化。
(二)加强人事档案的信息收集工作,充实档案内容,丰富馆藏资源建设
人事档案的系统完整关系到其是否能够有效利用,收集工作则是档案工作中的基础,只有全面收集个人的不同阶段的信息,人事档案才有可能得到充分的开发和利用,才能够更好地为人力资源开发提供有利的依据。人事档案管理人员要经常了解和掌握人事工作动态,建立联系制度,拓宽收集渠道,及时收集、主动收集。人事档案收集的内容要根据教育改革和人事制度改革的需要,从人才发展的角度对不同岗位人员的材料收集各有侧重。在材料的收集上要做到及时、完整、真实、有效,在材料的鉴别上必须做到去伪存真,确保材料的真实性。从而提高人事档案在人才开发工作中的信息价值和数据支持作用。
(三)提高档案人员的素质,是做好人事档案管理工作必要因素
随着高校人事制度改革的不断深入,旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。因此,人事档案管理工作也应重新定位档案管理人员的岗位标准,全方位考虑管理人员的专业结构、年龄结构等诸多因素,有计划引进思想素质过硬、专业知识全面的专门人才充实到档案管理岗位。同时定期对现有人员进行业务培训,切实提高档案管理人员的整体素质,使他们在工作中端正思想,自觉增强服务意识,创新服务方式方法,进而优化历史原因造成的档案人员结构不合理的现状,更好地为人力资源管理服务。
(四)找准档案服务人力资源管理的切入点,积极提供档案利用服务
当今高等教育已逐渐步进入内涵式发展阶段,人才培养质量已成为高等教育的核心部分和参与社会竞争的主要因素。人力资源建设是人才培养质量的先决条件,要找准档案服务人力资源的切入点,积极提供利用服务。改变传统的管理方式,积极采用现代化办公手段,制定行之有效的检索工具,建立系统全面的数据系统,加快人事档案信息化建设。通过对人事档案的有效管理,从而提炼出大量数据依据和统计分析结果,为深化人事制度改革、科学预测人才需求、有效配置人才资源、促进人才合理流动提供翔实的依据,使人力资源得到最佳的配置,使档案工作真正参与到人力资源管理工作中来。进而提升高校的教学、科研、管理水平。
高校人事档案服务人力资源管理功能研究相关
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医院档案管理是档案管理的重要组成部分。医院档案包括综合性文书档案、人事档案、财务档案、科技档案、基建档案、设备档案、影像学档案、病理标本档案、病历档案、声像档案、教学档案等。以下是读文网小编为大家精心准备的:医院档案管理中档案资料的收集相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]医院档案管理工作是档案管理工作中的一个分支,医院档案管理工作中非常重要的一个环节就是档案资料的收集,这也是档案工作开展的一个基本前提,所以在实际的工作中一定要加强档案资料的搜集工作,以便能够更好的为医院的相关工作提供一定的便利。本文主要分析了医院档案管理中档案资料的收集,以供参考和借鉴。
医院档案管理是使用比较合理和科学的方法对医院的档案进行有效的管理,以便其能够为医院的发展和运行提供一些有价值的信息,在档案管理中,档案资料的收集是所有工作的重要基础,也是医院档案工作的一个最关键的环节,所以一定要对这一工作环节予以足够的重视。
综合性文书档案包括了很多的内容,这些材料是在日常工作中不断积攒下来的,这些材料对医院日常的办公活动和重大的事件和决策都进行了详细的记录,这些档案资料在搜集的过程中可以选择定期移交的方法,也就是在实际的工作中安排专人对这一类材料进行搜集,然后按照季度或者是月份对收集的内容进行具体的报告,然后再让专业人员对其进行有效的帅选,将其按照一定的标准进行分门别类,这样就能够满足医院的不时之需。但是这类档案在实际的工作中具有非常强的复杂性,而且涉及到不同的领域,资料的具体数量也非常大,所以在进行分类的时候一定要更加仔细专业的对档案进行有效的识别,使其能够更加的齐全完整。
人事档案是对员工的个人经历和工作能力以及工作表现的记载,这也是人力资源管理中十分重要的一个信息,人事档案的资料收集需要包括很多方面,因为这和个人的相关信息有着十分密切的联系,所以一定要在收集的过程中加强对其准确性的把握,同时还要在管理工作中做好相关档案信息的__,这一部分档案一定要由专门的人员对其负责,平时要将工作的重点放在档案信息的收集上,在档案信息的管理中一定要对档案的范围进行严格的控制,对个人的信息一定要经过相关部门规范严格的审查,对不属于这一范围的档案信息不能归入到档案资源信息库当中,收集后还要对相关的信息进行审核,在审核合格后定期将其移交到档案室归档。
财务档案是在医院经济管理中所产生的一个数据资料,这个档案对医院的收支有着十分重要的作用,它能够记录医院运行中收支情况。财务档案的专业性是非常强的,应该在实际的工作中设立专门的机构和人员,对一些重要的档案要专职的档案人员和文书档案工作不断配合,两个部门之间的人员一定要负责,各司其职,不能相互推诿。同时还要重视经济报表的搜集,在日常的工作中就要做好财务报表搜集,在搜集材料的过程中还要重视材料的客观性和真实性,对于这类材料一定要在平时就很重视对其的收集,年终再将其移交给档案人员保管。
科室档案是在医院研究的过程中形成的文字或者是图表等数据资料,这也是医院科研活动的一个十分重要的凭借,这种档案的专业性相对较强,在收集的过程中存在着一定的难度。所以在收集的过程中可以选择在一定时期内移交给相关的管理部门,也可以由专门的部门和机构专门向科研人员索要和收集。这都是比较有效果的方式,所以在日常的工作中可以选择用多种方式进行资料的收集工作。
基建档案是医院在基础建设中建立的档案,这些档案在医院发展中都发挥了十分重要的作用,这一资料包括基建的工作计划、总结和项目估计等,也包括一些非常重要的施工执照和文件等,这些材料在收集的过程中一般都是要在医院专门的机构和专门人员负责下完成,收集工作完成以后再统一交给档案室,在这类档案的收集中还要有一些设备的相关内容,在收集这一部分档案内容时可以向设备维修和养护人员收集,档案管理者在收集工作完成后要对其进行分类管理。
影像学档案是在病人就诊过程中形成的影像检查资料,包括核磁共振、CT、CR、X线片、超声影像、心电图、内窥镜影像等,影像学资料是医疗辅助诊断的重要依据,也是医院档案管理收集的重要内容,在医疗、科研、教学中起着重要作用。对于影像学资料的收集分为两个方面,一是对传统影像学资料的收集。传统的影像学资料一般以胶片或打印图像的形式存在,这就需要档案管理的专(兼)职人员按检查时间、病人检查号码逐一收集整理,确保资料连续、完整,及时归档。二是对数字化影像资料的收集。数字化影像资料是指保存在计算机中的病人检查资料,这部分资料收集起来较为容易,只需定期做出备份,按病人的检查号码排列即可。病理标本是病理科在进行病理学检验中制作的标本涂片,由病理科安排专人收集保存。
病历档案在医院管理中一直占有一席之地,它是处理医疗纠纷最直接、最重要的书面证据,但是对病历档案的收集范围很多人存在误区,病历档案不仅仅包括住院病历,还包括门诊日志、门诊手术记录、门诊手术同意书、急诊科室的抢救记录、体检中心的职工健康档案等,由于这些档案资料由不同科室产生,对医院的医疗活动至关重要,因此医院要有明确规定,责令相关科室定期向档案室移交,档案室由专职人员定期收集整理,对未及时移交的病历资料要限期移交,确保病历资料的完整、规范、全面。病历档案是医院档案资料中的重点,对于病历档案的收集只能由档案管理专职人员完成。
医院的档案收集工作是一项比较复杂的工作,期间要涉及到很多的内容,对不同的内容也有着不同的收集和管理方式,在实际的工作中,档案收集和管理人员一定要对各项档案的内容进行严格的检查,这样才能更好的为档案管理工作打下坚实的基础,从而也更好的促进医院档案工作的发展和进步。
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档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题,也是今后档案工作发展的必经之路,而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容,是顺应社会潮流,适应信息时代发展的新举措、新要求。以下是读文网小编为大家精心准备的:纸质档案数字化建设策略研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:同纸质档案相比,电子化的数字化档案具有独特的优势,在互联网通信技术迅速发展的今天,数字档案的发展已经成为一种趋势。近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程。本文就纸质档案进行数字化建设的必要性,以及在这个过程中所遵循的原则,建设目标和阶段划分等策略进行分析研究。
1.1 档案数字化。数字化的档案,同传统纸质档案相比,具有一些特殊的优势。随着计算机对媒体信息技术的发展,以及数字档案领域一些其他技术的成熟,为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等,可以将大量庞杂的纸质档案,转化为相应的数据。这种转化不仅可以大大节约纸质档案的使用空间,还可以提高档案信息资源的共享性,实现不同类型档案信息资源的互通,提高档案资源的使用效率[1]。
1.2 纸质档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程[2]。纸质档案数字化,既保持了档案原貌,又可以通过计算机进行检索和获取,可最大限度地实现资源共享和保护档案源。随着电子信息传输技术的进步,人们在实际生活中,对电子档案的使用会越来越多,并且电子档案具备一些纸质档案所没有的优点,也便于档案管理人员进行管理,同时还可以提升档案资源的使用效率。
1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式,就是通过电子信息管理系统,对数字化的档案进行存储、归类,为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展,使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流,降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性,所以纸质档案,要进行数字化转化,通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档,然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。
1.4 档案数字化优势。电子档案较之传统纸质档案的优势主要为:①档案存储数字化。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为电子载体的机读档案,一劳永逸,永久保藏。②档案传递网络化。数字化档案信息可通过网络超时空流动,数字化档案成为“无墙界档案”,可打破时空,为利用者提供远程服务。如高校电子学籍、学历档案,可通过中国高等教育学生信息网http://www.chsi.com.cn/不受地域、不受时间的限制,随时随地地查询和利用。③提高办事效率。数字化档案可提供全文、即时的数据信息,通过计算机检索系统可以快速、准确、全面、及时地完成查询、调卷、复印等利用程序,极大地提高工作效率。④有效保护档案原件。将纸制档案转变为数字化电子档案后,可通过电脑输出档案,避免了对纸质档案的反复提取、复制造成的损害,对原始档案的保护更加安全。通过档案的数字化处理后,还可以防止篡改档案的行为。
2.1 合法规范原则。首先,纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定及相关法律法规;其次,行为规范,要有标准可依。如,国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。此外,对于一些规定限制的纸质档案资源,在没有取得相关部门的批准之前,是不可以转化为电子档案的。
2.2 保护至上原则。保护至上原则,就是分步实施纸质档案数字化工程,抢救那些急需保护的纸质档案,如因灾害或事故受过损的档案、结合本馆实际确定一个时间点以前的老档案等,这些档案已经不起时间的自然损毁,采用平板扫描仪或数码相机等设备对这些纸质档案进行数字化加工,通过计算机存储和利用,是对这些纸质档案最好的保护。
2.3 需求导向原则。需求导向,急用先上原则,就是根据利用者的需求,选择性地将本馆的重要档案、常用档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.4 价值取向原则。价值取向原则,就是将属于归档范围中永久或长期保存的、社会利用价值高的档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.5 安全保密原则。安保保密原则,就是要保护实体档案与虚拟档案的安全性与保密性。在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。
2.6 效益性原则。在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,包括选择最优化的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。
3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作,使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用,以满足利用者对档案的需求,档案馆要结合本馆实际,参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005),制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行,如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。
3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化,必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如:服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等,保障档案管理系统的正常运行。 3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,数据核查、数据备份、装订还原,入库验收、数字化成果管理等。各个环节,环环相扣,对照规范,严格执行。
4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案,需要一整套硬件设备,通过这些硬件设备,再加上网络管理系统,把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准,要落到实处,按采购程序和规章办事,根据实际情况确定完成期限。
4.2 第二阶段。数据加工阶段。是纸质档案数字化建设的主要环节和任务。从档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,到纸质档案装订还原,入库验收、各个环节落实到人头,专人负责,分工协作,行为规范,遵守技术规则,保证数据的数量与质量符合要求。人头管理,规定完成的数量、质量与时间。
4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核,层层把关,对不合格的数据进行修改、补充或重录,确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。
4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理,经验收合格的完整数据及时进行多套备份,异地保存。通过维护和管理,确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用,是纸质档案数字化建设目的,也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。
近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程,纸质档案的管理,应该不断提高其数字化的程度,提升管理的效率,同时,作为纸质档案,一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。
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