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医院档案管理是档案管理的重要组成部分。医院档案包括综合性文书档案、人事档案、财务档案、科技档案、基建档案、设备档案、影像学档案、病理标本档案、病历档案、声像档案、教学档案等。以下是读文网小编为大家精心准备的:医院档案管理中档案资料的收集相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]医院档案管理工作是档案管理工作中的一个分支,医院档案管理工作中非常重要的一个环节就是档案资料的收集,这也是档案工作开展的一个基本前提,所以在实际的工作中一定要加强档案资料的搜集工作,以便能够更好的为医院的相关工作提供一定的便利。本文主要分析了医院档案管理中档案资料的收集,以供参考和借鉴。
医院档案管理是使用比较合理和科学的方法对医院的档案进行有效的管理,以便其能够为医院的发展和运行提供一些有价值的信息,在档案管理中,档案资料的收集是所有工作的重要基础,也是医院档案工作的一个最关键的环节,所以一定要对这一工作环节予以足够的重视。
综合性文书档案包括了很多的内容,这些材料是在日常工作中不断积攒下来的,这些材料对医院日常的办公活动和重大的事件和决策都进行了详细的记录,这些档案资料在搜集的过程中可以选择定期移交的方法,也就是在实际的工作中安排专人对这一类材料进行搜集,然后按照季度或者是月份对收集的内容进行具体的报告,然后再让专业人员对其进行有效的帅选,将其按照一定的标准进行分门别类,这样就能够满足医院的不时之需。但是这类档案在实际的工作中具有非常强的复杂性,而且涉及到不同的领域,资料的具体数量也非常大,所以在进行分类的时候一定要更加仔细专业的对档案进行有效的识别,使其能够更加的齐全完整。
人事档案是对员工的个人经历和工作能力以及工作表现的记载,这也是人力资源管理中十分重要的一个信息,人事档案的资料收集需要包括很多方面,因为这和个人的相关信息有着十分密切的联系,所以一定要在收集的过程中加强对其准确性的把握,同时还要在管理工作中做好相关档案信息的__,这一部分档案一定要由专门的人员对其负责,平时要将工作的重点放在档案信息的收集上,在档案信息的管理中一定要对档案的范围进行严格的控制,对个人的信息一定要经过相关部门规范严格的审查,对不属于这一范围的档案信息不能归入到档案资源信息库当中,收集后还要对相关的信息进行审核,在审核合格后定期将其移交到档案室归档。
财务档案是在医院经济管理中所产生的一个数据资料,这个档案对医院的收支有着十分重要的作用,它能够记录医院运行中收支情况。财务档案的专业性是非常强的,应该在实际的工作中设立专门的机构和人员,对一些重要的档案要专职的档案人员和文书档案工作不断配合,两个部门之间的人员一定要负责,各司其职,不能相互推诿。同时还要重视经济报表的搜集,在日常的工作中就要做好财务报表搜集,在搜集材料的过程中还要重视材料的客观性和真实性,对于这类材料一定要在平时就很重视对其的收集,年终再将其移交给档案人员保管。
科室档案是在医院研究的过程中形成的文字或者是图表等数据资料,这也是医院科研活动的一个十分重要的凭借,这种档案的专业性相对较强,在收集的过程中存在着一定的难度。所以在收集的过程中可以选择在一定时期内移交给相关的管理部门,也可以由专门的部门和机构专门向科研人员索要和收集。这都是比较有效果的方式,所以在日常的工作中可以选择用多种方式进行资料的收集工作。
基建档案是医院在基础建设中建立的档案,这些档案在医院发展中都发挥了十分重要的作用,这一资料包括基建的工作计划、总结和项目估计等,也包括一些非常重要的施工执照和文件等,这些材料在收集的过程中一般都是要在医院专门的机构和专门人员负责下完成,收集工作完成以后再统一交给档案室,在这类档案的收集中还要有一些设备的相关内容,在收集这一部分档案内容时可以向设备维修和养护人员收集,档案管理者在收集工作完成后要对其进行分类管理。
影像学档案是在病人就诊过程中形成的影像检查资料,包括核磁共振、CT、CR、X线片、超声影像、心电图、内窥镜影像等,影像学资料是医疗辅助诊断的重要依据,也是医院档案管理收集的重要内容,在医疗、科研、教学中起着重要作用。对于影像学资料的收集分为两个方面,一是对传统影像学资料的收集。传统的影像学资料一般以胶片或打印图像的形式存在,这就需要档案管理的专(兼)职人员按检查时间、病人检查号码逐一收集整理,确保资料连续、完整,及时归档。二是对数字化影像资料的收集。数字化影像资料是指保存在计算机中的病人检查资料,这部分资料收集起来较为容易,只需定期做出备份,按病人的检查号码排列即可。病理标本是病理科在进行病理学检验中制作的标本涂片,由病理科安排专人收集保存。
病历档案在医院管理中一直占有一席之地,它是处理医疗纠纷最直接、最重要的书面证据,但是对病历档案的收集范围很多人存在误区,病历档案不仅仅包括住院病历,还包括门诊日志、门诊手术记录、门诊手术同意书、急诊科室的抢救记录、体检中心的职工健康档案等,由于这些档案资料由不同科室产生,对医院的医疗活动至关重要,因此医院要有明确规定,责令相关科室定期向档案室移交,档案室由专职人员定期收集整理,对未及时移交的病历资料要限期移交,确保病历资料的完整、规范、全面。病历档案是医院档案资料中的重点,对于病历档案的收集只能由档案管理专职人员完成。
医院的档案收集工作是一项比较复杂的工作,期间要涉及到很多的内容,对不同的内容也有着不同的收集和管理方式,在实际的工作中,档案收集和管理人员一定要对各项档案的内容进行严格的检查,这样才能更好的为档案管理工作打下坚实的基础,从而也更好的促进医院档案工作的发展和进步。
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数字档案,一般是指那种可以在电磁介质上存储,其存在形式以二进制编码为主,能够被计算机识别并被互联网所传输的档案。下面是读文网小编为大家整理的数字档案馆论文,供大家参考。
一、数字档案信息安全保障体系中存在的问题
(一)安全技术水平不高
数字档案信息安全保障体系中存在管理漏洞。比如,数字档案信息在传递过程中加密技术不强,信息系统访问权限设置不合理,非法入侵手段检测技术不成熟等问题,都导致数字档案信息的安全管理与保障水平不高,其防御能力十分低下,容易受外来攻击,主要是工作人员对先进信息安全防护技术的掌握以及认识程度不够。
(二)安全管理不完善
目前的数字档案信息系统安全管理体系存在目标不明确、安全责任划分不到位、安全权限设置不规范等问题,这些问题导致安全管理工作进展不到位。网上调查显示,大约80%的内部信息泄露都来自于内部人员,存在这一现象的主要原因是对内部人员的管理约束不到位,信息系统内的安全保障也缺少统一规则,对内部工作人员的约束规定不够全面,大多管理规范都流于形式,缺少真正具有实用性的安全应急措施。
(三)工作人员缺乏安全管理意识
数字档案信息系统的工作人员在开展工作时多存在侥幸心理,并没有充分认识到信息安全对系统长远发展的重要性。据统计,在计算机安全事件中,约有52%的安全事故是人为因素引起的,有25%是由火灾、水灾等自然灾害因素引起的,技术错误因素引起的安全事故占10%,组织内部人员作案因素导致的安全事故占10%,仅有3%左右是由外部不法人员攻击造成的。不难看出,内部人员的管理失误是造成数字档案信息不安全的重要因素。例如,一些管理人员设置的行政密码过于简单,数字档案数据没有及时备份,导致信息系统面临多重安全危机,也正是由于数字档案信息系统的工作人员对系统的安全保障认识不足,使数字档案信息安全一直处于十分被动的地位。
二、提高数字档案信息安全保障的建议
(一)提升数字档案信息的技术水平
为进一步完善数字档案的安全保障体系,应重点提升数字档案信息的技术水平,为确保数字档案信息的安全,应使用安全技术建立体系结构,构建分层的安全策略。针对系统内存储的数字档案信息做好加密工作,将防火墙技术作为辅助技术使用,由此提高数据传输加密技术、数据存储加密技术、数据完整性鉴别技术以及密钥管理技术,确保数字档案信息的安全性和保密性。不仅如此,在数字档案信息安全保障体系内合理使用反病毒技术,在预防病毒技术的辅助下对整个信息系统进行监视和检测,有效监控整个系统的运行,一旦发现系统中存在病毒,可使用消除病毒技术删除病毒程序,恢复数字档案信息。此外,不仅要确保没有非法程序侵入系统,还要确认数字档案信息安全保障系统的操作人员是合法用户,为此应采用身份认证技术验证合法用户的身份,防止攻击者假冒合法用户获取访问权限,比较常用的身份认证技术有口令方式以及生物识别技术,口令是由数字、字母和特殊字符组成的字符串,用户登录时使用的“通行证”,生物识别技术主要是将合法用户的一些生物特征作为身份验证的方式,以此确保用户身份的合法性。在此基础上建立数字档案信息安全管理模式,评估系统所面临的安全风险及其可接受的程度、风险的识别和评估是安全管理的最基本工作,应对安全管理模式进行持续更新和改进。安全管理模式更新是一个循环过程,在这一过程中计划、执行、检查和行动四个步骤是持续进行的,每次在对数字档案信息进行安全检查时,都应按照这几个步骤循序渐进。
(二)完善数字档案信息安全保障体系的管理
首先,应认识到保障数字档案信息安全是一件具有很强技术性和专业性的工作,做好这项工作不仅要应用先进的安全保障技术,还要在管理工作的安排上做好专业准备,注意加强对工作人员的领导,建立健全组织机构,完善档案的数字化进程,将信息技术和网络技术有效融合在现有的安全保障管理体系中,做到人员安全管理、文档安全管理、系统运行环境安全管理等,首先对于人员安全管理,管理者要约束工作人员的行为,对其进行安全审查,定时开展岗位安全考核,并定期进行安全培训。其次,对文档的管理应按照文档的重要性划分存储等级,敏感信息和重要信息一定要存储在经过严格加密的环境中,以此防止重要的文档信息被非法入侵者窃取。最后,对安全保障系统的运行环境,应注意加强物理环境管理,例如,对数字文档机房的出入限制、对机房环境的保障管理、自然灾害的防护、防护设施管理以及电磁波与磁场防护等措施。数字档案信息安全保障需要贯彻整个安全保障系统,尤其是在网络环境下,数字信息档案部门一定要建立高效率的数字档案信息安全管理体系,以此满足更高层次的数字档案信息需求。
(三)培养数字档案信息安全保障体系人才
建设数字档案信息安全保障体系,除对技术和管理等方面做好妥善安排外,还有一个重要因素就是培养相关技术人才,对其进行专门培训,使他们能够掌握先进的安全保障技术,为数字档案信息安全保障体系建设服务,同时培养数字档案管理部门的工作人员的专业素养和道德素养,注重团队合作精神培养,定期进行业务培训,加强后续教育,更新数字档案信息安全保障的人员的知识。此外,作为数字档案信息安全保障体系高层管理者应注意完善安全技术人才结构,创新教育体系,突出人才的创新能力、跨文化交流能力、信息搜集与处理能力培养,及时调整安全技术人员的素质结构,整体上提高数字档案信息安全保障体系人才的学历层次,同时,组建能够适应档案管理现代化需求的队伍,使数字档案信息安全保障体系能够实现长远发展,迎接信息化时代的全新挑战。
三、结语
我国在建设和完善数字信息档案信息安全保障体系的过程中,遇到了很多问题,加上数字信息档案信息安全保障体系是一个集结法律、标准、安全技术、管理以及人才建设为一体的复杂工程,建设完整、规范的数字档案信息安全保障体系存在一定技术难度。因此,应选择恰当的安全保障技术,提高安全保障技术含量,同时还要在管理方面进行不断创新,确保数字档案信息系统的安全和长久使用。
一、强化保障数字档案信息的技术策略
(一)强化访问控制技术
访问控制可以有效防止未经授权的访问行为。此外,通过访问控制技术还可以有效识别被访问者的身份,并对网络资源进行相应控制。在网络档案信息安全防护事项中,访问控制是一道非常重要的防线。为此,一定要采取措施,加强访问控制技术,将非法入侵者隔离在防线之外,从而有效保护网络中的各项资源以及服务,对于一些重要的目录以及文件等,要限定用户的相关操作,以防数字档案信息被恶意删除或者拷贝。
(二)强化防火墙技术
在数字档案信息安全防护过程中,防火墙技术发挥着不可或缺的作用。简言之,防火墙技术也属于访问控制技术,其可以强化对内部网络以及互联网之间的访问控制,对内部网络起到有效的保护效果,以防非法入侵者对信息的安全造成威胁。防火墙的功能非常强大,其可以对进出网络的数据以及访问行为起到过滤的效果。同时,防火墙还可以使站点资源的私有性加强。鉴于此,数字档案信息管理者宜充分发挥防护墙的作用,阻止非法入侵者的访问,防止其获取获取或者篡改重要的信息。
(三)强化信息加密技术
信息加密技术可以有效杜绝信息外漏,在多项网络安全技术中,处于非常重要的地位。为此,一定要对信息加密技术引起重视,充分发挥信息加密技术的作用,以此保障网络数据和信息,提高信息的保密性,以防信息和数据被删除、篡改或者拷贝。技术人员可变换信息或者通过编码的方式把重要信息变更为乱码信息,使获取者难以读懂,从而达到保障重要信息安全性的目的。
(四)强化数字水印技术
数字水印技术对于保障媒体数字产品非常有效。技术人员可以定期对嵌入数字产品中的水印进行检测,如果水印不存在,说明数字产品存在非法复制或者盗用的现象。水印可以以文字、序列号等多种方式嵌入到数字产品中,以此保障数字产品的正常传播以及拷贝,同时,也可以防止不法分子对数字产品进行伪造或者非法侵占版权。
二、结束语
综上所述,现阶段,信息技术以及计算机技术的发展非常迅速,为人们的生产生活提供便利的同时,也带来一定隐患。数字档案信息安全防护越发引起人们的关注。为有效防止数字档案信息被非法篡改、删除或者拷贝,国家相关部门宜强化保障数字信息网络安全的法律法规,建设和完善计算机以及网络系统的规章制度。同时,数字档案信息的管理者应加强数字档案信息储存系统以及信息传输设备的基础设施建设和管理,充分发挥访问控制技术、防火墙技术、信息加密技术以及水印技术的防护作用,切实为数字档案信息的安全保驾护航,提高用户的安全感和满意度。
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档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命。下面是读文网小编为大家整理的档案数字化论文,供大家参考。
摘要:档案数字化建设是档案工作向现代化发展的必由之路,目前,我国部分地区档案数字化建设中存在缺少统一标准、档案管理人员知识不达标、软件系统薄弱等问题,导致档案管理效果不佳。文中从文化艺术档案数字化建设的必要性入手,介绍档案数字化的内涵及主要内容,深入分析文化艺术档案数字化建设的重要内容,提出档案数字化建设总体框架及主要功能,以期为更好地管理文化艺术档案做出重要贡献。
关键词:信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
随着信息技术的快速发展,通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料,是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升,文化艺术档案深入社会生活各个方面,对国家和社会的发展产生重要影响。因此,加快档案数字化建设步伐,将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中,推动档案数字化建设进程,成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势,文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手,介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能,以期为档案管理信息化建设提供重要参考。
1文化艺术档案数字化建设的重要性
一个国家或地区信息资源开发利用程度,是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分,加强文化艺术档案数字化建设满足时代发展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的,记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容,是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体,存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用,传统的存储方式和载体有所改变,借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展,载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值,有效管理新型电子档案信息,促使这些档案为艺术工作提供信息服务,成为建设数字化档案重点关注的内容。
2档案数字化的内涵及建设内容
2.1档案数字化的概念
数字化是指采用0和1两位数字进行编码,从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化,使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理,其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化?杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下,档案管理活动中采用现代信息技术,合理管理、处理档案信息资源。换言之:档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段,遵循现代管理学理念,开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式,充分挖掘文化艺术档案的信息,提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后,文化艺术档案能有效提升计算机检索速度,改善档案库过于紧张的情况。同时,数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况,有效丰富信息资源的内容及数量,加大档案信息资源的利用效率。
2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①
目录数字化;②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引,并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式,并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中,根据档案自身特点和档实际情况,建设数字化档案主要包括以下内容:
1)整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案,也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下:①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息,借助数字化方式输入计算机网络中;②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理;③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。
2)建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息,该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上发布、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展,各个地区的档案馆与国际互联网实现连接,确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络,能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。
3档案数字化建设的重点内容
3.1提高档案管理人员素质水平
档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才,随着一系列高新技术的快速应用和推广,必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败,档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术,管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此,文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点:
1)熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善,掌握计算机相关理论和运用技能,确保自己能熟练运用各类现代化信息工具,为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。
2)准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员,必须将有价值的信息及时传递给档案利用者,这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下,档案信息具有份量大,内容复杂等特点,档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力,准确判断、鉴选并分析档案信息,从而为利用者筛选出有利用价值的内容,为其提供最佳的服务。同时,档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力,不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务,而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强,也是一项复杂、繁琐的工作,这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容,确保各个环节准确无误的落实到位。
3.2建立档案信息的标准规范
标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”,文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持,根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标,确保各类案卷的完整化,检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识,提升档案管理工作的科技含量。
1)规范档案信息著录
档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容,档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来,组成数据条目并将其录入计算机,组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则,防止发生同一事物或同一人物出现不同名称,不同的事物或人物却存在同一名称等问题,使得同一检索条目前后不一致的情况,严重影响档案检索的效果。
2)档案信息存储的规范化
目录档案信息一般采用硬盘进行存储,随着档案数量的增多,为确保档案信息的安全,必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容,必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究,并制定一系列标准和规范。
3)选择合理的软件开发技术
档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件,应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力,这并非简单的模拟手工作业,而要依据档案管理的各个业务工作流程,结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此,管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统,把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用,为高度共享档案资源打下良好的基础。
4文化艺术档案数字化建设方案
4.1项目建设总体原则
在数字化档案管理建设小组领导下,统一规划并建立数字化档案管理平台,创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础,创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统,加强各种互联网的互动,实现资源共享。
4.2系统总体框架
文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。
1)建设档案数据库
数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范,对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息,管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容,数据库可以执行档案的所有管理环节,并兼容各类不同介质的档案,如:电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前,市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等,依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析,选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心,运用原有的SQLserver2005数据库软件,与新时期档案管理各项要求相互结合,组建档案信息资源中心和数据接口中心,从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求,也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢,完全满足文化艺术档案馆发展要求。
2)建设档案管理应用系统
档案管理应用系统设置在档案馆专网中,借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++,B/S程序利用ASP开发平台,可以与主流服务设置无缝集成,达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库,有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台,访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。
3)建设分级共享管理系统
档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴,主要用来识别访问者身份,合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中,系统可以自动记录详细的操作步骤,主要由复制内容、打印内容等信息,防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性,该系统开发主要借助主流的开发技术,使用.net和SQL数据库进行操控。
5结束语
总之,档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段,对数字档案信息进行合理的控制和管理,成为国际档案信息管理发展的必然趋势,符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据,设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统,以期为档案数字化建设做出重要参考。
参考文献:
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[12]闫玲玲,崔伟娜.开展档案数字化建设的实践与思考[J].软件(教育现代化)电子版,2014,11(4).
一、促进教学档案数字化管理理念创新
(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到,数字化管理不同于传统的管理,在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变,要制定相关数字化管理的制度和政策,提高全体教职员工的数字化意识,这样才能保证数字化管理的有效实施。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念,在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施,并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的,它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师,要树立数字化管理意识,从源头上下手,对教案、教学计划制订固定的统一格式,对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理,对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入,搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台,是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作,可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求,如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外,随着技术的进步和市场的变化,还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案,它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标,计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源,这不仅要有一个畅通的网络环境,更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面,包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养,需要加强构建信息化研讨和交流的平台,加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等,并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。[1]
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理,不仅是理念和技术的问题,同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺,教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新,就应当变革现有的教学档案管理机制,诊断其中存在的问题,建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制,建立上下衔接、灵活有效的工作流程,为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构,作为推进数字化教学档案管理的决策部门,及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本,建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本,就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点,不断满足广大师生员工对档案信息的需要,开展个性化服务、主动化服务。个性化服务,就是要满足不同档案利用群体的不同需求,针对不同的利用者采取不同的服务方式,扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务,必须分析高职院校教学档案用户类型、需求,这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者,它需要通过档案工作者的主观努力,发挥创造精神,以各种形式为高职院校各项工作提供服务。[2]
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前,人员素质参差不齐,也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员,通常由教师家属担任,对于文化水平和相关业务水平没有太多要求,从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下,这些工作人员的素质亟待提升。一般来说,数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平,还有较强的专业知识,是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来,主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。[3]现代科技的发展,为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质,能够操作教学档案数字化管理系统,能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则,教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员,不仅要了解国内相关信息,更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点,查找国外重要档案信息
资源。当然,这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多,如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上,才能有效完成档案管理工作。同时,电子电器类设备更新换代频繁,高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外,还要不断探索和学习,以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展,除了完成日常的工作外,高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力,在实践中不断总结经验,并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集,更要重利用。目前,各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档,而对这些库存档案的利用少之又少,甚至是无人问津。由于档案没有得到利用,没有发挥它本来的价值,档案工作甚至是档案管理人员不受重视,久而久之,档案便成了一潭死水。信息化时代的到来,可以说为沉睡的档案燃起了希望之光,可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高,更好地服务于广大教职员工。
(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站,只要在网站上设置一个档案查询专栏,教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息,既不需要专程去档案室查询,也不需要翻阅大量的档案材料,只需在网上搜索相关主题,就能看到与此相关的信息,真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接,大量节省了人力、物力和财力。
(二)提高全院教职员工的档案查询和利用意识。教职员工多学习优秀的教学资源,多学习其他高职院校甚至高等院校的教学资源,为我所用,能够提高教学水平和教学管理水平,促进学院教学整体水平上一个新台阶。因此,高职院校要多方面宣传和号召教职员工、学生多浏览学院网页,多查看学院教学档案,为课堂教学、教学管理提供有益的参考和借鉴。
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学生档案工作是高校学生工作的重要组成部分,其数字化建设正处于发展初期阶段且存在很多问题和不完善的地方,急需从多元化视角审视与处理。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析高校学生档案数字化建设工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文分析了学生档案数字化建设的背景及保障体系,重点分析了高校学生档案数字化建设的过程,目的是使学生档案管理工作迈上新台阶,为学生就业、升学等提供良好的服务。
[关键词 ]高校;学生档案;数字化建设
随着计算机网络技术的发展,档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。
1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。
2.高校档案工作的重点一是管理,二是服务。而要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。
高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域,需要学校各个部门的共同参与。
1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。
2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告发布、权限管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台,基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。
3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。
4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。
1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况,按批次调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法,并不能损坏档案,以确保学生档案的原始性。
2.学生档案扫描。针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。
3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件,修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。
4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。
5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。
6.学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。
总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。
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档案部门应充分利用网络技术,加强横向联合以实现多维交互式信息服务与资源共享。数字档案馆进一步发展需要将用户的网络交流需求和情感需求作为出发点,完善用户的互动性体验。因此,各数字档案馆纷纷建立档案博客和网络社区等用户间的交互平台,以吸引用户参与信息交互与资源共享。档案博客的建立为档案学研究提供交流的平台,使研究者能够把握住实践中的新情况和新动向,是档案界用来传播档案知识的一种新的方式,对于档案事业的发展有着重要的促进作用。 以下是读文网小编为大家精心准备的:以用户为导向的数字档案馆信息服务研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】从信息服务的根本定义、主要内容、技术实现形式三方面分析了数字档案信息服务,从根本上提高了用户服务的价值空间,拓宽了服务渠道,与科技接轨,创造了跨时空的服务可能,将数字档案馆的服务推向一个新层面。并提出了建立档案馆数字化平台的建议,指出只有把档案资源融入一个全息数据库,建立信息高速通道,才能为用户提供更优质的信息检索服务。
欧美等发达国家对数字化档案馆的筹建与实现比较早,1996年美国研究机构就依托目的性研究项目尝试建构全息服务的专业型数字档案馆,美国最大、功能性最强的是2002年运营的西北数字档案馆。我国数字化档案馆的研究与探索受技术的多方限制无疑是非常落后的。事实上,传统的档案检索理念已经无法提供优质服务,更谈不上以用户为导向。传统档案馆存储的纸质档案多数为孤本,一旦破损或丢失,将无法供用户检索,且一个用户使用,其他用户就无法使用,毫无共享性可言。另外,受地域限制,不到当地档案馆实地检索,就无法获得信息,这也造成了经济和时间成本的巨大浪费。传统档案馆提供的信息服务是单一的、局限的、有多种弊端的,已经无法适应这个信息整合、数据挖掘、科学检索的电子化时代的要求。在此前提下,研究以用户为导向的数字档案馆信息服务是非常必要且迫在眉睫的课题。
数字档案馆,是指将馆藏有价值的纸质资料,通过动态的计算机技术加以识别、录用、分析、整合成电子信息,用网络形式将信息高度共享化,并集管理、查询、发布、挖掘信息技术于一体,将数字档案馆变成一个名副其实的电子化信息平台和海量资源仓库。而数字档案馆信息服务,正是数字档案馆价值的延伸和增值。档案馆的核心功能是检索,数字档案馆就是要为用户全面实现这一功能,并提供人性化的主动服务。用户不用亲临档案馆,就可以在极短时间内查询大量相关档案信息,且同一档案信息可以为众多用户同时提供检索服务。另外,针对不同层次的用户也可提供初级与高级的检索服务,以适应更高层次的专业人才更好地获得信息资源,以供学术之需。数字档案信息服务从根本上提高了用户服务的价值空间,拓宽了服务渠道,与科技接轨,创造了跨时空的服务可能,将数字档案馆的服务推向了一个新层面。
信息服务遵循易用性原则,为用户提供最简单、最便捷的检索方式,在此原则上,数字档案馆信息服务的主要内容为:
1.咨询参考服务。用户来档案馆检索,都是因为有各种各样的目的和需求,档案馆应该本着易用性原则,提供多种检索引擎,用最简单的方式帮助用户解决问题和需求,让他们感受到人性化服务的本质;
2.借阅服务。档案信息完成电子格式的共享后,这种借阅服务的价值功能就会被无限延伸,读者不借用原件,就可以把需要的档案信息下载存储,并在自己家里或工作所场阅读和利用;
3.知识服务。在大数据背景下,人们对信息的需求也更加高级、更加多元化,这就需要数字档案馆针对这些高层次的用户提供专业化知识服务。包括根据用户需求,调出信息源,并以信息源为中心,提供相关档案信息检索,并借助软件,进一步帮助用户挖掘相关信息和资料,加以整合,提炼出更有启示功能的信息条目。为这个知识经济社会提供更多辅助功能;
4.网络服务。数字档案馆的利用方式是依托网络实现的。所有的档案信息资源应该以数据库的形式上传到该数字档案馆的网站,只有这样,国内外的用户才能无差别地进行信息检索和利用,实现数字档案馆的开放性服务目的。另外,档案馆的介绍、宣传、近期活动都可以在网站主页上公示,全方位地实现网络服务。
1.计算机技术与档案管理自动化。利用计算机进行档案自动编目和自动检索,档案自动全文存储与检索,档案业务辅助管理、计算机辅助立卷,档案自动标引、文档一体化等等;
2.引入多媒体技术,全方位再现档案信息。除了平面信息的电子化外,声音、图像等重要信息也要在多媒体技术的介入下得以保存和电子化。这就需要借助多种软件工具,打破传统档案的单一性和局限性,将档案信息多元化地保存下来;
3.虚拟技术与档案馆生存空间虚拟化。虚拟技术也称虚拟现实技术,是指利用计算机模拟某种时空环境,使人们在这一虚拟环境中感受到真实环境,从而省去置身环境所需的投入和风险。
为提供最优质的信息服务,档案馆数字化集成平台的建立,是目前最需要完成的课题。多年来,我国档案馆各自为政,即便建成数字档案馆,也是依托于本档案馆的优势,而无法和其他档案馆的信息高度整合,形成完整的高速信息通道。未来,我们应通过网络整合、建立局域网等方式,使档案信息进入一个统一的大型数据库,以提供更好的信息与数据服务。
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档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题,也是今后档案工作发展的必经之路,而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容,是顺应社会潮流,适应信息时代发展的新举措、新要求。以下是读文网小编为大家精心准备的:纸质档案数字化建设策略研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:同纸质档案相比,电子化的数字化档案具有独特的优势,在互联网通信技术迅速发展的今天,数字档案的发展已经成为一种趋势。近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程。本文就纸质档案进行数字化建设的必要性,以及在这个过程中所遵循的原则,建设目标和阶段划分等策略进行分析研究。
1.1 档案数字化。数字化的档案,同传统纸质档案相比,具有一些特殊的优势。随着计算机对媒体信息技术的发展,以及数字档案领域一些其他技术的成熟,为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等,可以将大量庞杂的纸质档案,转化为相应的数据。这种转化不仅可以大大节约纸质档案的使用空间,还可以提高档案信息资源的共享性,实现不同类型档案信息资源的互通,提高档案资源的使用效率[1]。
1.2 纸质档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程[2]。纸质档案数字化,既保持了档案原貌,又可以通过计算机进行检索和获取,可最大限度地实现资源共享和保护档案源。随着电子信息传输技术的进步,人们在实际生活中,对电子档案的使用会越来越多,并且电子档案具备一些纸质档案所没有的优点,也便于档案管理人员进行管理,同时还可以提升档案资源的使用效率。
1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式,就是通过电子信息管理系统,对数字化的档案进行存储、归类,为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展,使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流,降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性,所以纸质档案,要进行数字化转化,通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档,然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。
1.4 档案数字化优势。电子档案较之传统纸质档案的优势主要为:①档案存储数字化。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为电子载体的机读档案,一劳永逸,永久保藏。②档案传递网络化。数字化档案信息可通过网络超时空流动,数字化档案成为“无墙界档案”,可打破时空,为利用者提供远程服务。如高校电子学籍、学历档案,可通过中国高等教育学生信息网http://www.chsi.com.cn/不受地域、不受时间的限制,随时随地地查询和利用。③提高办事效率。数字化档案可提供全文、即时的数据信息,通过计算机检索系统可以快速、准确、全面、及时地完成查询、调卷、复印等利用程序,极大地提高工作效率。④有效保护档案原件。将纸制档案转变为数字化电子档案后,可通过电脑输出档案,避免了对纸质档案的反复提取、复制造成的损害,对原始档案的保护更加安全。通过档案的数字化处理后,还可以防止篡改档案的行为。
2.1 合法规范原则。首先,纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定及相关法律法规;其次,行为规范,要有标准可依。如,国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。此外,对于一些规定限制的纸质档案资源,在没有取得相关部门的批准之前,是不可以转化为电子档案的。
2.2 保护至上原则。保护至上原则,就是分步实施纸质档案数字化工程,抢救那些急需保护的纸质档案,如因灾害或事故受过损的档案、结合本馆实际确定一个时间点以前的老档案等,这些档案已经不起时间的自然损毁,采用平板扫描仪或数码相机等设备对这些纸质档案进行数字化加工,通过计算机存储和利用,是对这些纸质档案最好的保护。
2.3 需求导向原则。需求导向,急用先上原则,就是根据利用者的需求,选择性地将本馆的重要档案、常用档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.4 价值取向原则。价值取向原则,就是将属于归档范围中永久或长期保存的、社会利用价值高的档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.5 安全保密原则。安保保密原则,就是要保护实体档案与虚拟档案的安全性与保密性。在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。
2.6 效益性原则。在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,包括选择最优化的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。
3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作,使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用,以满足利用者对档案的需求,档案馆要结合本馆实际,参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005),制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行,如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。
3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化,必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如:服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等,保障档案管理系统的正常运行。 3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,数据核查、数据备份、装订还原,入库验收、数字化成果管理等。各个环节,环环相扣,对照规范,严格执行。
4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案,需要一整套硬件设备,通过这些硬件设备,再加上网络管理系统,把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准,要落到实处,按采购程序和规章办事,根据实际情况确定完成期限。
4.2 第二阶段。数据加工阶段。是纸质档案数字化建设的主要环节和任务。从档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,到纸质档案装订还原,入库验收、各个环节落实到人头,专人负责,分工协作,行为规范,遵守技术规则,保证数据的数量与质量符合要求。人头管理,规定完成的数量、质量与时间。
4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核,层层把关,对不合格的数据进行修改、补充或重录,确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。
4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理,经验收合格的完整数据及时进行多套备份,异地保存。通过维护和管理,确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用,是纸质档案数字化建设目的,也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。
近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程,纸质档案的管理,应该不断提高其数字化的程度,提升管理的效率,同时,作为纸质档案,一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。
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伴随着数字档案馆建设实践的深入开展,档案信息技术外包开始应用于我国数字档案馆的建设之中,这种现象存在着一定的合理性和可行性,但也不容忽视其中存在的一些潜在风险。以下是读文网小编为大家精心准备的:数字档案信息技术外包的风险及避免措施探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】数字档案信息外包已经成为数字档案建设的流行趋势,外包可以节约数字档案建设的时间与成本。但是外包还是存在很多风险因素,所以我们必须慎重选择外包公司,加强监督管理,并且应该加强档案部门人员对IT的学习。
【关键词】数字档案;信息技术外包;监督;学习
纸质档案数字化的过程,需要先进的信息技术来支撑,但是由于档案管理部门的计算机专业知识与技术相当有限,档案数字信息化进程很艰难,所以很多档案部门都把信息技术外包给了专门外部企业。这些企业专门从事各种档案部门的档案数字化的前期工作,他们的服务专业并且高效,档案数字化的业务外包内容很多,档案部门通过这种外包的模式充分利用了最优秀的专业资源,从而减低档案数字化的成本,同时档案数字化的效率也得到了提高。
1.1 外包服务节约数字档案建设成本与时间
数字档案前期工作是需要比较专业并且要求高的设备进行信息采集与输入,而且纸质档案转化为数字信息需要工作人员具备IT行业的一些专业知识,所以数字档案信息技术采取外包模式可以大量地减少前期工作的人员与资金的投入,而且外包企业都是具有数字档案这方面娴熟的技术与先进的设备,外包比档案馆自己操作避免很多操作风险。外包公司具有优良的IT技术、合作协调的工作谈对、丰富的工作经验,这些因素都可以让外包公司具有比档案部门更高的工作效率。
1.2 外包服务数字档案建设提高服务质量和服务水准
采用外包模式可以依托外包公司的技术优势和丰富研发经验加强对系统间的相互沟通,有效借鉴其他部门数据设计模式、兼容其他部门的数据设计格式、避免重复投入。同时在信息管理系统的设计上可以充分引进或利用现成的数据库,提高档案信息资源的利用,所以档案部门通过外包企业的帮助可以建立完整而且规范的电子数字档案库,为各部门、各单位提供优质、高效、便捷的在线查询和访问服务提供便利,使档案部门的服务水准得到提高。
2.1 外包档案的保密问题风险
档案部门拥有许多保密档案与涉密文件,这些档案法律规定是具有保密性的,在一定的保密期限内是不能被随便外传的。因此在数字档案的外包中,必须保障涉密档案的安全,如果一味追求档案数字化外包的高效快速而不顾档案的保密要求,必然会导致档案部门的泄密问题,增加档案部门保密职能的风险。
2.2 外包公司服务质量风险
外包公司尽管拥有先进的IT技术,但是他们对档案部门的业务并不熟悉档案部门业务需求,所以如果档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通,就会导致外包公司对档案数字化的需求产生与档案部门不同的理解,就会给档案数字工作带来风险。外包公司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、等多种的因素都会造成外包工司的不确定风险,公司的不确定风险同样也会给数字化档案建设带来质量风险。
2.3 数字化外包的管理风险
外包公司必需成立专门的工作小组到档案部门们去做前期工作,这个专门的工作小组是临时性的,只是处理相应的外包业务,不同的工作小组完成不同阶段的工作,整个外包由于多个不同的人组成不同的临时性的工作小组完成,这样工作小组的决策权和管理权限都是模糊不清,难于统一管理,互相协调的难度也大,很多档案馆用户会疏忽对外包工作小组的监督管理,所以会因为外包小组的不稳定性导致外包项目的质量受到影响。
3.1 要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司
档案部门选择外包公司首先要向专家咨询专家意见,然后应该多方打听,收集社会评价,找那些社会反响好的外包公司,再根据专家的建议分辨外包公司的技术能力、业务处理能力、财务状况,找专家对外包公司的研制与开发能力进行专业的评价与审核,从投标的外包公司中选择那些真正有实力的公司。最后要核实一下外包公司在近几年完成的项目表,评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平。
3.2 要加强对档案数字化业务外包的管理
档案数字化外包的过程中,必须以业务技术应用管理者的身份加强监督管理:第一,要与外包公司签订合法有效的合同。合同必须合法,而且有可操作性,在合同中要明确双方的权利与义务责任。第二,档案部门应该成立有专家组成的监管小组,对外包公司的工作进度与质量进行定期或者不定期的监督,及时发现问题及时解决去问题。第三,要加强与外包公司的沟通与交流,定期举行研讨会,档案部门与外包公司一起制定项目的协调计划与工作进展计划。
3.3 加强档案部门的学习与创新能力
档案部门必须加强自己内部员工对IT知识的学习,该档案人员提供学习的机会,也可以聘请专家来档案部门讲课,应该给档案部门接触信息技术利用的机会,增加档案部门人员对信息知识的了解。同时,应该加强IT技术与档案业务的结合,提高档案管理部门自身的业务水平,同时可以提高档案管理人员对外包企业的监管能力。
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随着信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和生产活动的战略性资源。档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来。网络时代下,档案管理工作应该充分利用计算机和网络来做好档案管理和利用工作,以达到档案信息自动化、数字化及创新服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:网络时代档案管理数字化的可行性探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
网络时代档案管理数字化的可行性探讨全文如下:
【摘要】随着信息技术与网络技术的不断发展与完善,档案管理实现数字化改革成为了可能。当前,档案管理数字化的实现过程中还存在着很多问题,例如计算问题、合作问题、标准化问题等。因此,档案部门应该在推行档案管理数字化的过程中进行科学的信息分析,在可行性分析的基础上提出有效的实施目标与实施方案。本文对档案管理数字化发展进行了论述,指出了实现档案管理数字化的可行性及有效措施。
随着信息时代的到来,网络与计算机技术飞速发展与更新,数字化成为了档案管理工作未来发展的必然趋势。实现档案管理数字化将促进档案管理效率与水平的有效提高。
(一)技术条件
档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点,其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此,技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件,这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。
(二)网络基础建设条件
实现档案管理数字化的目标主要包括两个方而,一方而是通过网络对档案资料进行应用,对档案原件进行更好的保护;另一方而通过网络实现档案利用率的提高。网络基础设施是档案管理数字化的前提条件,主要的内容包括局域网建设、网站建设等。网络基础设施的建设情况决定了档案管理数字化是否能够实现,具有非常重要的基础作用。
(三)资金与人才条件
实现档案管理数字化是一项非常庞大的工程,在实现的过程中需要投入大量的资金,档案部门应该对自身的经济实力进行评估,依据自身实际情况实现数字化的发展。同时,档案管理数字化中包含了很多新的知识、技术等,对高素质的专业人才有着更大的需求,人才是档案管理数字化实现的关键。
档案管理数字化是一项庞大的系统工程,在发展的过程中必须制定可行的实施方案。实施方案中包括现状分析、实施目标、实施要素与保障系统四个方而的内容。
(一)档案管理的现状分析
档案部门在实现档案管理数字化之前,应该对档案管理的现状进行调查与分析,从而全而掌握档案部门的现状与问题。
1.管理制度的调查与分析
实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证,建立数字化建设科学管理体系与规则制度,建立数字化建设规范,建立相关人员职责明细等,档案部门应该对这些情况进行明确与了解。
2.硬件方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上,主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施,例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。
3.技术方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要一定的技术保证,数字化工作具有较强的技术性特点,需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对白身的实际情况进行调查与了解,依据自身的技术力量制定数字化实施方案。
4人才方而的调查与分析
档案管理数字化实际上是一项大文化工程,在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才,另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估,全而的了解自身的数字化建设能力。
(二)档案管理数字化的实施目标
通过对档案管理数字化可行性的分析,具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组,对数字化的实施目标进行制定,提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中,要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据,既要与实际情况相结合,又要高屋建瓴,与未来的发展趋势相协调。
(三)档案管理数字化的实施要素
在档案管理数字化的实施目标确定之后,要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中,实施要素属于主体部分,明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域,例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异,需要依据实际情况选择适合的评估方法,例如指标体系方法、概述性描述方法等。
(四)档案管理数字化建设的保障系统
档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。
随着科技的不断发展,人们对档案的需求、期望以及档案信息白身性质都发生了重大的改变,档案管理而临着重大的发展机遇与挑战。面对这种新的情况,档案管理人员应该明确档案管理的发展趋势,通过档案管理数字化的实现来应对新形势的变化,适应档案事业发展的需求。档案管理数字化是档案管理发展的必由之路,在实现的过程中必须对其可行性进行重点分析,在可行性分析的基础上制定实施目标与实施方案,确保数字化的顺利实现。
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2.浅谈建设工程电子档案的特点与管理
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从早期的概念引入到如今的深入发展,数字档案馆一直是我国档案界近些年研究和关注的热点,2000年我国第一个数字档案馆的研究与开发项目“深圳数字档案馆系统工程的研究与开发”立项,标志着我国数字档案馆开始付诸实践,数字档案馆在我国的发展历程可以归纳为以下四个阶段:
1994年MargaretHedstrom率先提出“电子档案馆(Electronic Archives)”的概念,1996年戴维・比尔曼在第13届国际档案大会上提出以虚拟档案管理的元数据体系为中心的“虚拟档案馆(Virtual Archives)”。此后,我国档案界逐渐开始关注并研究数字档案馆这一新生事物。
1997年,董健民首次提到“在数字档案馆中,电子技术已使档案的保存和利用更加科学有效”,1998年,冯惠玲进一步指出“电子档案馆亦可称为‘数字档案馆’、‘虚拟档案馆’或‘无墙档案馆’,它不是一个实体机构、一个存放处的概念。”有关电子档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆的概念也经常被比较,例如,刘春弟认为“电子档案馆(产生于20世纪80年代)与数字档案馆(产生于20世纪90年代中后期)是基本相同的概念和事物,数字(电子)档案馆与虚拟档案馆既有区别又有联系。”虽然在认识上存在差异,但随着数字档案馆的概念被广泛接受,数字档案馆这一提法已经渐趋统一。
随着数字档案馆实践的展开,学术界的理论探讨逐渐深入。关于数字档案馆的界定、特征、功能、演变、数字档案馆与传统档案馆的比较等问题引发广泛的讨论,形成多种观点,以数字档案馆的界定为例,代表性的观点可以归纳为广义狭义论、实体虚体论、技术论、数字信息系统论、档案信息服务论、档案资源共享论、整合论。关于数字档案馆的技术如元数据与数据描述技术、检索技术、数据挖掘技术、数据可视化技术、存储技术、安全技术、备份技术等相关探索,也为数字档案馆的实践应用提供参考。
进入21世纪,数字档案馆随着档案信息化工作启动而发展。我国第一个数字档案馆的研究与开发项目“深圳数字档案馆系统工程的研究与开发”于2000年5月立项,青岛市于2001年启动“数字档案馆工程”。2002年以来,杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始数字档案馆的建设和规划,2003年上海交通大学《数字档案馆建设方案》纳入学校“985工程”数字化校园建设规划,2005年浙江大学开始探索数字档案馆建设,截止2007年底,山东省共建成8个市级数字档案馆、22个县区级数字档案馆和2160个数字档案室。我国数字档案馆发展为省市县级国家综合、企业、高校、专门行业等种类各具特色、覆盖地域广泛、建设类型多样的格局。
经过积极的探索和实践,先后涌现出一批特色鲜明的数字档案馆典型,通过总结建设经验和特点,形成模式进行推广。大中型综合数字档案馆模式包括“深圳模式”、“青岛模式”、“杭州模式”,小型综合数字档案馆模式有“萧山模式”。企业数字档案馆的模式可以根据起点的不同分为“末端管理模式”和“前端控制模式”,结合二者的优缺点,应发展“全程管理模式”。
数字档案馆的发展离不开国家政策的推动,2002年国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》,2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》将启动数字档案馆建设作为重要内容。2010年国家档案局发布《数字档案馆建设指南》,全面指导数字档案馆建设。2011年《全国档案事业发展“十二五”规划》将加快数字档案馆建设作为主要目标之一。在政策的推动下,数字档案馆建设成为各级各类档案部门的重心工作。内蒙古伊金霍洛旗已实现馆藏所有档案和资料全部数字化并在全旗共享,江苏省太仓市率先实现档案馆和所有进馆单位档案室档案100%数字化,海关总署全面启动纸质档案数字化工作以完善海关档案信息数据库建设,中国第一历史档案馆3年累计投入8200万元,通过政府采购确定6家外包公司200余人从事具体历史档案数字化工作。
关于发展阶段的总结,“根据信息管理的结构,将数字档案馆分为数据型、信息型、知识型三个发展阶段。”也可划分成“基于信息管理的数字档案馆建设和基于知识管理的数字档案馆建设两个发展阶段”。关于数字档案馆构建模式,研究集中在基于OAIS、IT集约化服务型、基于知识管理、面向服务架构等几种模式;关于数字档案馆的技术应用,研究涉及数字化、存储、检索、共享、信息安全等方面;关于数字档案馆服务模式,主要有集成服务、个性化服务、小众化服务、知识服务等几种模式。关于数字档案馆信息资源研究主要是从信息资源的建设、信息服务、信息安全这三个角度来谈”。关于数字档案馆的功能特征,在国家信息化发展的新阶段,数字档案馆建设要体现三大新的功能要求,就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求。
随着云计算、物联网、移动互联网等新一代信息技术的推广应用,数字档案馆的发展也面临大数据时代的机遇与挑战,处于从档案信息资源建设和管理系统开发转向信息资源的利用与共享的转折时期。2011年国家电网公司档案馆提出:“‘十二五’期间,把档案馆建成档案保管中心、资源数据中心、利用服务中心和企业形象及社会责任的展示窗口,到‘十二五’末,基本建成智能数字档案馆。”2012年江西省档案局与江西省信息中心联合规划,构建了江西省档案馆政务网档案资料查阅平台,实现了全省区域性数字档案资源共享。2013年10月,全国数字档案馆(室)建设推进会召开,倡导实现“数字转型”、“数字升级”、“数字换代”。2014年2月,国家档案局数字档案馆(室)建设领导小组成立,以推动建成更多的数字档案馆(室),促进我国数字档案馆的建设向更深层次发展。2014年12月,国家档案局发布《数字档案馆系统测试办法》进一步强化数字档案馆的科学建设、安全运行维护和绩效管理,这一时期的数字档案馆越来越重视档案利用共享和知识管理功能的强化,基于用户的建设理念和追求更高的服务绩效逐渐凸显。
综上所述,数字档案馆这一新生事物在我国经过十几年的发展,形成了一定的理论基础,且收获了丰硕的实践成果。展望未来,数字档案馆的发展将在新形势、新环境、新技术的影响下,呈现多元化的发展趋势。第一,在云环境中,数字档案馆将更为广泛的运用云计算、云存储等技术,发展云端数字档案馆。第二,智慧城市建设不断推进,智慧的理念逐渐深入政务、交通、文化、城市服务等各个领域和行业,对档案馆而言,智能化的管理方式和服务模式比自动化、信息化更适合智慧城市发展需求,智慧数字档案馆也将成为(下转第54页)(上接第39页)未来的发展趋势之一。第三,移动互联网的迅速普及,针对移动设备端的移动档案服务成为数字档案馆发展的又一方向,移动数字档案馆面向移动互联网用户,是创新档案服务与利用的重要举措。第四,从生态的角度看,现阶段数字档案馆建设仍存在信息污染、技术与人文性不协调等生态失衡现象,生态数字档案馆也将成为未来的发展趋势。
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在信息化发展的今天,图书馆,特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理,更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档,包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理,成为当今图书管理的必然趋势,这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。
所谓数据挖掘(Data Mining),就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中,提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的,如关系数据库中的数据,也可以是半结构化的,如文本,图形,图像数据,甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的,也可以是非数学的;可以是演绎的,也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等,还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系,是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科,是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。
对于数据库中庞杂的数据,人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述,前者描述某类对象的共同特征,后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多,如决策树方法、遗传算法等。
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财务档案管理工作作为财务整体工作的重要组成部分,是事业单位有效开展各项活动的基础,对事业单位的发展起着举足轻重的作用。下面是读文网小编为大家整理的财务档案管理论文,供大家参考。
摘要:
在改革发展的新时期,高校内外部环境发生巨大变化,院校合并、校园规模扩张、设施更新、人数增多,随之而来的经济活动复杂繁多,高校在财务管理方面做了很多工作,而财务档案正是记录和反映这些经济活动、财务工作的重要史料和证据,对高校领导决策起着重要作用。因此,保管好、利用好财务档案,将有效促进高校健康有序发展。
关键词:高校财务 档案管理 内容 特点 存在问题 建议
一、高校财务档案管理的内容
高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》,高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,具体包括:会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。
二、高校财务档案管理的特点
高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分,具体有以下几点特性:
1.关联性。
高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导,分级管理”的财务管理体制,根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源,各部门、单位是统一的有机整体,在经济活动中共同厉行节约、增收节支,形成联系性较强的财务档案,不可分割,有效体现了高校整体财务情况。同时,财务档案也可为预算等提供依据,关联性较强。
2.多样性。
随着电算化的普及,财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存,既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料,也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。
3.规律性。
高校财务工作较为繁琐,工作量大,但是每一会计年度从开始到结束,产生的财务档案类型相对规律,主要包括两大类:一是会计核算的专业材料,例如会计凭证、账簿、财务报告等;二是收入票据类,例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。
4.易破坏性。
主要体现在两方面,一是人为破坏,例如出于某些原因,如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘,可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况;二是自然破坏,由于自然灾害等原因导致破坏,例如地震、火灾等,也有可能档案存储本身材质发生老化,使得财务档案受到不同程度的破坏。
三、高校财务档案管理工作中存在的问题
1.财务档案管理模式落后,档案利用率低。
目前高校主要保存的是纸质财务档案,只重数量不重质量,工作量大时,有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档,还有可能存在归档不及时的情况。因此,使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索,直接导致管理效率和使用效率低下。
2.财务档案管理制度不完善,销毁工作滞后。
财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》,但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善,缺乏统一性和标准性,存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作,没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施,让财务部门自己查阅财务档案,保存地点分散,极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善,没有制定专门的财务档案查阅和使用制度,存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后,大量超期存放的财务档案占用了档案库房,加大了档案管理部门的工作量,严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂,这些问题更加凸显。
3.财务档案管理队伍专业性差,缺乏专门硬件设施。
目前,大多数高校财务档案先由财务部门暂存,达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间,没有设置专门的管理人员,多由财务人员兼职,在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确,财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训,做不到利用先进方法管理档案,与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限,没有专门的库房,把档案堆放在办公室,可随意翻阅,达不到档案存放的安全性要求,不能确保档案的真实性和完整性。同时,普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。
4.财务档案电子化管理起步晚,信息化建设水平低。
受经费所限和重视程度影响,目前我国大多数高校未实现财务档案电子化,与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统,但这些信息化工作主要集中在财务软件上,忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用,学校其他部门人员无法及时查询相关数据,这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率,增加财务档案管理人员的工作量。
四、提高高校财务档案管理工作水平的建议
1.重视财务档案管理工作,改善提升硬件设施。
高校应加强对财务档案管理工作的重视,保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位,培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍,通过多种方式调动管理人员的积极性,经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性,高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案,配备空调,使库房内温度保持在15~30℃,重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。
2.完善财务档案管理制度,加强制度化建设。
高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度,明确管理人员的工作职责,理清管理工作流程,严禁随意丢放、复制、损毁财务档案,定期监督检查档案存放情况;建立内控制度,杜绝财务档案工作的违规违纪行为;对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制,严惩不怠。
3.选用高素质财务管理人员,提高管理规范性。
随着高校财务工作量的日益庞大,财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面,财务档案管理人员必须严谨、敬业,既要有原则性,也有较好的人际交往能力;在专业素质方面,不仅要了解财务部门的工作情况,及时采用科学方法分类整理档案材料,还应掌握财务软件的相关功能操作,保存、备份好电算化财务档案,保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质,例如举办业务培训、校际交流工作经验等。
4.加强财务档案信息化建设,提高档案利用率。
财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础,为了能够提高财务档案的利用率,提供更好的档案服务,高校应重视财务档案管理信息化建设,加强财务档案管理软件的开发,使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件,能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存,上传至软件中,自动生成账务附件,档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料,提供给查询人员,也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等,创建财务资源信息平台,实现财务档案数字化共享。总之,高校财务档案反映了高校的经济活动,体现了高校整体发展情况,为领导层做出决策提供了基础信息。应加强财务档案管理工作的制度建设,提高财务档案管理人员的综合素质,改善管理环境和硬件设施,采用现代化技术和科学的管理方法,实现财务档案管理信息化,提高财务档案利用率,更好地服务于高校发展。
参考文献:
[1]孙敏.浅谈对高校会计档案几点建议[J].中小企业管理与科技,2014(21)
[2]财政部教科文司、教育部财务司.高等学校财务制度解读[M].经济科学出版社,2014.9
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[5]王文杰.提高高校财务档案管理人员业务能力的几点思考[J].潍坊学院学报,2014(5)
[6]李永红.高校会计档案信息化建设探析[J].技术与市场,2014(8)
(一)高校财务档案管理信息化制度建设
在信息化背景下,高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率,但是同时,高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作,要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划,通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题,针对这些问题,高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确,并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用,其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作,而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与,通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外,高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善,这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。
(二)高校财务档案管理信息化基础设施的完善
在信息化背景下,高校财务档案管理要实现信息化建设,就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善,这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统,才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时,高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台,其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中,高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配,同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展,这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。
(三)高校财务档案数据的数字化与网络化
高校财务档案信息数据要实现数字化,必须要求档案信息能够完整准确,并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中,首先要对电子档案进行归类整理;其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段,需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化,在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中,财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节,同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段,建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤,这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中,并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善,发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用,以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此,在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中,需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据,通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式,同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务,并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务,从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。
(四)高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高
信息化背景下的高校财务档案管理工作对高校财务档案管理工作队伍素质提出了更高的要求,并且在高校财务档案管理信息化建设中,软硬件设施的操作、管理以及维护都需要由具有较高素质的高校财务档案管理工作者来实现,所以以高校财务管理信息化建设工作需求为依据,通过开展培训等工作来提高高校财务档案管理工作队伍整体素质是十分必要的。在高校财务档案管理工作队伍的培训过程中,需要做到内部培养与外部培养的结合,并分阶段、有规划地统一进行。在培训内容方面,则需要围绕强化高校财务档案管理工作者财务档案管理专业能力以及信息素养两个方面进行开展,在财务档案管理专业方面引导财务档案管理工作者不断更新自身知识以对自身知识体系做出完善,在信息素养方面则需要重点强调财务档案管理工作者信息分析能力、数据库维护能力、网站建设能力、网站维护能力以及对档案进行数字化处理能力的提升。对于财务档案信息化管理系统的开发与操作人员而言,不仅要求他们具备网络技术知识以及计算机技术知识,同时要求他们能够对财务档案管理知识作出一定了解,从而确保财务档案信息化管理中财务档案信息录入、处理工作的规范化。
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工程管理一直是我国建筑事业十分关注的问题,随着市场经济的深入与发展,工程在材料、设计、施工方面都发生了崭新的变化,与此同时,工程档案管理也在进行着创新。下面是读文网小编为大家整理的工程档案管理论文,供大家参考。
近十年来,管道运输已成为我国石油、天然气最主要的运输方式之一。然而天然气长输管道运行一旦发生事故,则对下游用户和社会带来严重的影响。工程建设项目档案是工程项目建设的真实记录,是全面鉴定工程质量,查明事故原因,追究事故责任的重要依据,也为天然气管道输配运行管理和事故应急抢维修工作提供数据查考。
一、天然气管道建设项目档案的内容和作用
天然气管道建设工程基建档案是从管道工程建设项目的立项、核准、工程准备、施工、竣工验收交付使用等整个过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料。档案内容主要包括工程项目前期的项目核准文件、勘查测绘文件、设计文件、管线路由规划许可文件、工程/物资招投标文件、工程/物资采购合同协议、征用地文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、生产准备文件、竣工文件等。长输管道工程基建档案,是公司档案的重要组成部分之一,记录和反映了长输管道工程建设项目的管理和工程施工的真实过程,为天然气管道的输配运营、安全管理,以及事故责任鉴定和处理提供了查考依据。
二、天然气管道建设项目档案管理存在的问题
(一)档案分类问题。
档案分类是否合理,直接关系到档案存放的查找利用,而部分业主单位的项目建设档案分类仅设置到2级类目,有的甚至单纯按工程阶段的划分来组卷,这样的档案分类划分过于简单,不利于档案的合理组卷和系统管理,也不便于判断各专业工程文件资料的归档是否完整齐全。
(二)档案及时收集整理问题。
一是由于长输管道工程的管线路由长,往往覆盖多个地级市、县和村庄,管线路由规划许可的报批工作难度大、耗时久,一段管线路由往往需要多次上报才收到批文,由于管线路由报批文件复杂、数量多,收集整理难度大。二是天然气长输管道工程的单位工程的划分多、参建单位也较多,各线路标段、站场、及各专业工程机械完工时间不一,整体工程建设历时长,工程档案及时整理和移交归档的难度大。
(三)档案编制质量问题。
天然气长输管道建设项目大多采用业主+施工方+监理方的管理模式,工程档案由施工单位编制,监理单位监督,业主检查指导、验收。在工程建设期间,由于施工单位忙于赶工程进度,而往往忽略了档案收集积累和及时整理。在种情况下,如果监理单位的档案监督指导不到位,业主单位工程档案监督检查力度小,或档案人员缺乏工程专业技术知识,就会出现工程管理文件日期、签字、盖章不齐全、数据不准确等档案编制质量不高的问题,甚至出现工程文件不真实的档案造假。
三、做好天然气长输管道基建档案管理的方法
(一)提高档案管理人员的素质和业务水平。
档案管理人员应加强学习、积累经验,不断提升自身综合素质,适应实际工作的需要,做好天然气长输管道项目档案管理工作。一是加深提高政治素养认识。天然气长输管道工程项目档案涉及部分企业商业秘密,档案工作人员直接管理着重要的保密数据,因此档案人员必须要有坚定的政治立场和高度的组织性、纪律性,能够自觉遵守规则制定,坚决杜绝失密、泄密现象发生。二是档案管理人员要有强烈的事业心和工作责任感,爱岗敬业、任劳任怨,要能够耐得住寂寞,甘于清苦,兢兢业业、求真务实,不弄虚作假。三是档案人员应当清醒的认识到,胜任工程建设档案管理工作,不仅应熟悉档案业务知识,通晓档案各学科的理论和实践工作方法,还应当学习计算机和网络技术知识,掌握一定程度的石油、天然气行业基础知识和油气储运工程专业知识,不断丰富自身的知识结构,积累工程档案管理经验,对自身综合素质不断提高,为做好石油天然气长输管道建设工程项目档案管理工作打下坚实基础。
(二)制定科学、合理的档案分类方案。
《档案分类方案》是档案管理文件的重要组成部分,是档案实体整理和分类的依据性文件,档案分类是否合理在一定程度上决定了档案的整理质量。一是档案分类表可考虑将“文件归档范围”和“保管期限”项目包含进去,这样便可以“集多功能于一体”,准确知晓文件的收集范围,判断文件所属的档案类别,准确鉴定档案的保管期限,为确保档案的完整、准确、系统和安全保管、提高档案管理质量充分发挥指导作用。二是根据天然气长输管道工程项目建设特点,可将施工文件分为线路工程、站场工程、穿越工程、无损检测、管道干燥试压等类别。其中,线路工程档案应按各线路标段分别组卷、站场工程档案按各站场组卷,穿越工程档案按穿越单体组卷,无损检测和管道干燥试压档案按工作包进行组卷。
(三)对基建档案的质量和进度管理实施过程控制。
一是在建设项目采用业主+施工单位+监理单位的工程模式下,作为业主单位应注意做好项目工程档案管理的前端控制工作,在项目早期及时制定并下发《工程项目档案管理规定》等指导性文件,召集参建单位参加工程项目档案培训,解答监理和施工单位所提出档案编制、整理和移交等存在的疑问,在工程建设期见,定期赴工程现场检查参建单位的档案编制和整理情况。二是参建单位工程资料管理人员配置应相对稳定,项目经理重视工程档案工作,工程档案编制整理进度应与工程建设同步。三是工程监理单位切实担负起工程施工档案的监督指导作用,加大施工档案工作进度控制,为工程档案质量把好关,保证档案施工记录文件的真实、准确和完整。
一、水利工程档案管理的特点
(一)完整性和真实性
水利工程档案的完整和真实的记录,对于水利工程项目的建设至关重要。而水利工程单位的档案完善程度,取决于以各个部门单位工作活动运作体系的技术资料和相关部门工作活动的运作经验的积累。对于水利工程档案管理来说,水利档案反映了水库系统运行情况,并为防洪、灌溉与城市供水等方面提供重要参考标准资料与凭证。只有水利工程档案真实和完整了,才能保证参考资料的准确,方便水利工程部门作出正确的决策。
(二)系统性
档案管理工作本身与企业的其他管理工作不同,水利工程建设本身就是一项巨大的工程,自然档案管理就复杂。当前水利工程建设阶段性方案研究的档案保管时间大概为1-2年时间,之后就要交由相关部门的档案管理室进行管理。为了保证归档工作的顺利,就需要做好档案内容、移交时间、参考借阅手续、过期档案销毁等的程序处理过程工作,通过这样一系列的工作,保证档案管理流程相对更为系统,档案的参考价值也会提升。
二、水利工程档案管理工作中存在问题
(一)水利工程档案管理制度不健全
由于水利工程项目形成周期长、参建单位多和涉及领域广,需要水利工程建立健全的档案管理制度。但是,当前有的单位没有健全或完善档案管理规章制度,或者是建立了制度却形同虚设,造成了水利工程档案管理业务指导缺乏有效监督力度。另一方面,水利工程档案管理制度的不健全也会引起施工单位施工过程中不注重档案归档,监理单位不及时移交原始资料,阻碍了档案顺利归档,甚至造成档案的流失和遗漏,影响了档案资料的完整性。
(二)水利工程缺乏档案管理意识
由于水利工程档案管理工作的复杂性,对树立工程建设过程中的方方面面均要及时详细记录、完整归档,这样才能保证水利工程档案内容的完整性。但是,在现代水利工程建设过程中,档案管理的相关部门缺乏档案管理意识,存在严重的重建设、轻档案的思想,忽视档案管理工作的重要性,造成了档案内容不能及时有效地收集,影响了水利工程档案管理工作。
三、水利工程档案管理工作的完善措施
(一)健全水利档案制度,明确管理职责
为了确保水利工程档案管理工作的顺利进行,各级水利建设管理部门、单位应建立健全相关水利档案管理制度,并且对于档案管理制度和法规进行学习,从而不断完善现有档案制度。健全水利档案制度的同时,还要明确水利工程各级建设管理部门、监理单位和项目业主和勘测等的职责,明确管理职责,落实分工,保证水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作的顺利进行。进一步保证水利档案内容的完整、工作的规范。
(二)提升管理人员的业务技能与素质
水利工程档案管理工作是一个系统性与规范性的管理工作,为了确保管理工作的顺利进行,需要专业的管理人员。只有管理人员具备专业的技能、综合素质和脚踏实地、科学严谨的工作作风,才能在当前形势不断变化的前提下履行自己的岗位职责。并对当代信息产业设备、技术进行快速学习,不断创新水利工程的档案管理工作,从而提高水利档案管理的实际工作能力。
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无论是古代封建社会,还是在现代的计划经济时代,人事档案一直是关乎个人命运前途的重要资料,长期以来倍受人们的重视。下面是读文网小编为大家整理的人事档案管理系统论文,供大家参考。
摘要:劳动人事档案管理主要是指人事部门与管理部门根据不同人事工作情况的需要,用个人的信息特征来集中的保存起来的档案,能够反映出个人的经历、工作成绩以及德才等全方面的内容及相关材料内容。考虑劳动人事档案管理的相关内容特点以及管理的现状,迫切的需要建立与市场经济发展规律相适应的劳动人事档案管理模式,并进一步加强。
关键词:劳动人事;档案管理;探究
随着我国社会的快速发展,市场经济的不断发展变化,而且我国目前有关劳动保障方面的法律法规也在不断的完善,但是许多的劳动人事纠纷问题还是不断的出现,而且目前呈现着逐年增长的趋势。
1.劳动人事档案管理的概念及过程
劳动人事档案的整理一般是按照相关法律,将不同的人事档案的内容分为不同的类别,每类上有不同的分类标志。不同的档案材料大多数都按材料产生的时间顺序进行整理,另外也有按档案材料内容的主次关系来排序的。每一类的档案整理完成后,都需要写上目录,并配上卷皮,再用合适的线绳或者是鞋带来装订成册。
2.劳动人事档案管理工作存在的问题
2.1对劳动人事档案管理的重视程度不够。目前,存在这样的现象有相当一部分的领导干部以及工作人员对于劳动人事档案的管理缺乏重要性的认识,因此在宣传、学习以及落实的过程当中缺乏积极性,同时对于劳动人事档案管理的相关工作存在误区,即大部分认为档案的管理工作就仅仅是简单地整理,再进行装订和保管等日常的工作,而不作为整个单位最主要的工作内容,工作人员抱着只要能够保管好不丢失,并能够应付查阅就可以了的态度在工作。从根本上轻视了劳动人事档案管理工作的思想,这也说明了工作人员对于档案管理工作的重要性缺乏了解,所以这样的工作状态已经无法满足现阶段的档案管理需求。
2.2劳动人事档案管理人员缺乏且素质普遍偏低。由于人员编制数量等因素的限制,在劳动人事档案管理机构中所配备的工作人员较少,又由于近年来劳动人事档案的数量呈不断增长的趋势,所以劳动人事档案管理又量多人少的现象。在职的一些人员都忙于其他的案宗工作,很少能够负责的做好档案管理工作,有时会借用其他部门的工作人员进行档案管理工作,但是这些工作人员大都没有相关的工作专业知识和工作经验,并且对于劳动人事的相关法律知识尤其缺乏,对于业务的整个工作流程也相当的不熟悉,更没有过专业的培训。
2.3劳动人事档案管理工作基础设施薄弱管理手段落后。对于劳动人事档案管理工作所需要的时间较长,在每个不同的历史阶段中,劳动人事档案的管理工作方式也发生了很大的变化。伴随着经济与前沿科技的快速发展,目前我国的劳动人事档案管理工作也在不断的推陈出新,劳动人事的档案管理可以说具有着非常明显的时代性,体现着时代的特征。然而,在我国大部分的劳动人事档案管理中,基础设施相对薄弱,管理的有段也较为落后,所以对于档案的管理工作的不规范性就会时常发生。尤其是在科技欠发达的历史阶段,档案是由纸张做成的,而且在档案的记载中对于人事资料的描述也过于简单,一般情况下只有最基础的信息资料,对于个人经历的一些情况尤其是细节的情况描述很少甚至没有。
2.4劳动人事档案的存在形式较为单一。对于一个完整的劳动人事档案资料,必须包括图表和文字,除此之外还应该包括录音、重要的照片以及相关的数据或是一些影像资料与底板。然而,随着历史阶段的不同与时代的不断发展,档案中的这些资料在一定程度上已经不能够满足对于用户的需求,同时又由于劳动人事档案具有的特殊性,资料在保管的过程中需要特殊的载体,若是载体受到了不同程度的损坏,对于整个的管理工作会带来许多不必要的麻烦,其中最重要的就是整个管理的成本会很高。另一方面,在多元化劳动人事档案管理形式的同时还要培养多元化的人才,只有在各个方面培养了专门的人才,才能改变档案的存在形式较为单一的局面,才能做好档案管理的工作,进而才能够更好的适应时代发展的需求。
3.做好劳动人事档案管理工作的对策
3.1对工作人员要转变观念、增强认识提高专业技能。一方面,随着现阶段现代化技术手段的不断融入,对于档案管理人员的专业要求也在逐渐的提高,所以,要使工作人员转变观念、增强认识提高专业技能,从业人员除了需要掌握必须的档案管理工作,还需要具备扎实的计算机方面知识与相关技能,进而让计算机能够更加科学、快捷、周到、全面地服务于档案管理工作。为了能够充分的实现人事档案现代化管理。最重要的就是要让人事档案管理的从业人员掌握具体扎实的档案管理工作方面基础知识,使档案管理工作能够更加专业。比如,对人事档案进行整体收集、分类整理、细心保管、编研编目进而提供利用,在这要始终贯穿着综合分析以及研究判断的宗旨。另一方面,出来提高档案管理人员的专业技能,另外从业人员还应该对国家有关的政策中有所了解,并熟悉的相关政策。其次,档案的管理人员要适应现代化发展的需要,并能够借助软件以及计算机来进行档案管理工作,并将先进的科学技术与管理有机结合起来,提高管理的水平。
3.2对于劳动人事档案资料进行整合集中管理。整合资源进而建立整体的管理网,逐步加强档案库的建设和管理。不断的收集并及时的整理各种变化情况,进而详细的记录材料。与此同时,将围绕着多方面的档案材料,需要按照职能来进行分类立卷,并做好整理以及编号等细节工作。在管理的模式上,档案资料进行整合集中管理,并建立相关模块,进而实现利用现代化的科学技术来加强管理,如数字化管理的方式,进而大大的提高管理工作的质量以及效率。
4结语
对于档案管理工作要做到与时俱进,并充分利用好创新服务的手段,还要发挥现代化的科学技术,实现档案管理工作价值服务的最大值,同时,要注重提高每一位档案管理人员的科学素养,在档案管理的工作中还有很长的路需要我们探索,只有这样才能实现档案管理工作的效率提高。
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[3]关艇,膝广伟.谈谈人事档案的管理模式[J].新时期档案工作,2005,(11).
【摘要】走位公路路政部门内部人事管理工作开展的重要依据,人事档案本身的重要性是毋庸置疑的。人事档案管理工作的开展,对于公路部门的人力资源开发工作和相关决策的下发有着十分重要的影响和价值。随着时代的发展,公路路政部门在开展人事档案管理工作中,要创新思想和理念,打造规范化、标准化、制度化的人事档案管理模式,为我国公路事业发展奠定坚实的基础。
【关键词】公路路政;人事档案;管理改革
1引言
随着我国社会经济的不断发展,公路路政部门各项工作的开展面临了更多的压力,这对于人力资源管理工作提出了更多的要求和挑战。如何更好地做好人力资源管理工作,促进公路事业的健康发展,已经成为了我国公路事业发展的关键。现代化的人事档案管理工作模式,可以更好地提高人事档案资源的利用价值,为公路路政部门的人力资源开发和相关决策的制定提供科学的几句和基础。因此,针对于现阶段新的形势,公路路政部门在开展人事档案管理工作中,要创新思想和理念,打造规范化、标准化、制度化的人事档案管理模式,为我国公路事业发展奠定坚实的基础。
2公路路政人事档案管理工作中存在的不足
第一,重视程度不足。在以往的人事档案管理工作中,公路路政部门对这项工作的重视有所不足,相关的体制建设不够完善,档案管理的方法不够规范和科学,人事档案管理工作的开展缺乏足够的监督和引导。由于公路路政人事档案管理工作具有一定的封闭性特点,很多资源的利用上如果不能具有一个科学的管理模式,那么档案资源的利用效率也就不能得到更好的保证。另外,随着时代的发展,公路路政的管理部门人员的数量在不断的增长,员工层次和岗位结构一直在不断调整和多元化的发展过程中,档案管理工作由于缺乏足够的支持,导致了很难适应新时期人事档案管理工作的需求,产生了很大的脱节问题。
第二,技术水平欠佳。新时期新的档案管理工作模式下,信息技术的应用占据着重要的地位。但是由于对信息化技术认知上的不足,导致了信息技术的应用受到很大的影响,相关的资金和技术投入不足,管理人员不具有足够的专业技能水平和素质。以往传统的档案管理模式和流程的改革创新上,受到很大的阻碍,并且已经不能很好地对新时期人事档案管理工作的需求进行适应。
第三,管理内容有待进一步的丰富。人事档案信息需要对于一个人自身的能力水平、经历以及品德才智水平都进行全面的反应。公路路政工作的开展,以提高公路事业的社会和经济效益为重要的部门,这相对于其他机关单位来说是有一定的区别的。另外,随着时代的发展,管理内容也需要被不断的充实和调整,具有较为明显的公路部门的特色特点。纵观现阶段的公路路政人事档案管理工作来说,相关的工作内容还不够丰富,还需要进一步地结合实际情况进行丰富和调整,档案管理的全面性上有待进一步的发展。
第四,管理人员自身素质有待提高。人事档案管理工作的内容、形式和技术手段一直在不断发展的过程中,而很多档案管理工作中,人事档案管理人员自身的专业素质水平不能与时俱进地成长,难以适应新时期的岗位需求,对于一些岗位变动之后的岗位职责的变化不能进行很好的适应。另外,部分非专业的档案管理人员本身没有经过专业的培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。
3新时期公路路政人事档案管理工作的开展思路
第一,完善现有人事档案管理制度。打造规范化、标准化、制度化的人事档案管理模式,需要一套科学完善的管理制度作为前提保障。针对于新时期人事档案管理工作的具体需求,要对于档案管理制度进行科学的调整,与时俱进地对人事档案管理制度进行完善,为人事档案管理工作的开展提供科学的借鉴依据。针对于档案的规范化收集控制上,要及时的去伪存真,让档案的管理过程更加科学、全面,各项档案管理工作都有据可依,管理流程符合人事档案管理工作的具体需求。
第二,创新和改革人事档案管理工作的功能。新时期的人事档案管理工作队开组,需要从思想层面上对人事档案管理工作有着一个全面的认知,并且就地从技术手段进行创新,让档案管理工作的开展具有更加全面、优质的技术保障。例如,现代计算机技术不断发展,档案管理工作的开展就要重视对计算机技术的应用,通过将扫描仪等设备,将纸质档案信息逐步转变为电子化的档案信息,实现档案信息资源的数字化转换。通过数字化管理和实物管理相结合的方式,让档案信息可以更加便利的被查阅和利用。人事档案管理也可以通过对互联网技术进行应用,在公路部门中构建一个网络化的人事信息管理平台,从而更好地实现信息方面的共享和利用。
第三,提高管理人员素质培养力度。优秀的人才是实现现代化的人事档案管理的基础前提。针对于公路路政管理工作的开展需求,档案管理工作需要大量的专业优秀人才作为基础保障。针对现有的人事档案管理队伍,要定期地开展相关的培训工作,培养档案管理人员自身的业务素质和职业道德水平,让他们具有更好的责任心,严谨地对待人事档案管理工作。相关主管部门也要定期地举办培训工作,让他们不断地提高自身的理论实践能力,更好地满足新时期档案管理工作的发展需求。
4结束语
总而言之,作为公路部门的重要管理工作内容,人事档案管理工作的开展必须要与时俱进地进行创新和改革,积极地汲取先进的管理经验和技术,对于档案信息资源进行充分的利用,提高档案信息资源的价值,让人事管理工作的开展具有更好的成效,从而实现人事档案管理工作的规范化、标准化、制度化的发展。
参考文献
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医疗档案的价值作用已不单局限于医疗、教学、科研等工作,其广泛的利用,充分体现了卫生医疗事业的快速发展和社会的进步。下面是读文网小编为大家整理的医疗档案管理论文,供大家参考。
随着先进技术的不断普及,信息化管理技术已经在各个得到应用。目前我国医疗体制正在进行深化改革,档案管理工作也有了新的要求。档案管理内容更加复杂,需要更多的管理手段来提高管理效率,管理工作人员的专业水平也需要进一步提高。本文针对新型农村合作医疗档案管理工作的发展展开讨论,从完善制度、提高信息化管理水平以及增强专业素质等几方面,研究新时期如何做好新型农村合作医疗档案管理工作。
一、新型农村合作医疗档案管理工作的现状
随着新农村建设的推进,合作医疗制度成为一项重要的卫生体制改革措施不断深入,医疗档案的数量和种类也在不断增加。新型农村合作医疗档案管理工作的难度不断提升,也暴露出不少工作中的问题。
1.档案管理制度存在缺陷。
新型农村合作医疗管理工作制定了一系列关于档案管理的制度和规定,但是这些制度在实际工作中仍然存在问题。比如在档案收集制度上,缺少对于完整性的约束,很容易出现遗失记录或信息丢失的问题,这对于档案管理来说会造成非常严重的影响。
2.信息化水平较低。
新型合作医疗档案不论是从数量还是种类上都有所增加,难免为档案管理工作带来新的困难。为了更好的管理大量的档案,记录载体和管理手段都发生了巨大的变化。通过大量的调查研究发现,信息化管理的应用并不理想,管理软件的使用程度比较低,还是处于手工管理的阶段,大大降低了档案管理的效率。
3.档案管理人员的专业水平不高。
新型农村合作医疗档案管理工作普遍缺少专业的管理人才,由于发展程度不高,在人员任用上还是以兼职为主,没有专门的管理部门和管理人员。同时,在岗档案管理人员的专业水平较低,缺少专门的档案管理技术,在工作中缺少对档案管理重要性的认识,积极性较低,工作状态缺乏积极性。除此之外,随着信息化技术的普及应用,很多档案管理人员在档案管理软件的操作上比较欠缺,难以适应现代化的档案管理工作要求。
二、如何做好新型农作合作医疗档案管理工作
新型农村合作医疗制度得到进一步的发展,投资建设也进入重要阶段,新农村建设对于新型农村合作医疗的建设非常重要。为了更好的适应时代发展的需要,档案管理工作的质量亟待提高,档案管理工作应当得到充分的重视,更新相关工作理念,不断完善优化管理制度和工作章程,引进先进的管理技术,提高管理人员的专业素质,全面落实建设工作。
1.完善档案管理工作的管理制度和工作章程。
首先要充分重视档案管理工作,档案管理工作对新农村合作医疗制度的效果起到至关重要的作用,所以认识到档案管理的重要性,从管理制度入手实现规范化的档案管理工作。根据《档案法》等相关法律法规,从工作实际需要出发,在档案管理几个重要的工作环节,从收集、归档、保密等几个方面进行强化,制定全面而实际的管理制度。其次档案管理工作还可以借鉴先进的管理经验,引用专门的档案管理软件,按照电子档案管理的要求进行分类,逐渐实现自动化管理,将纸质档案与电子档案进行统一化的管理。制定明确的档案分类标准,利用归档技术进行高效的档案管理,完善整个档案管理的工作机制,推动档案管理工作的发展。
2.提高信息化管理水平。
信息化管理已经成为未来档案管理发展的必然,应用层次非常广泛,以高效安全的特点,作为现代化管理技术的主力。新型农村合作医疗中的档案管理,也应当顺应时代发展的要求,档案载体和管理手段都作出一定的改变,从纸质存储介质转变为磁盘和光盘存储,提高档案存储的可靠性,减少档案存储的消耗。同时利用扫描技术和索引技术,将大量纸质文档进行信息化储存,既能保证档案的直观性,也更便于档案管理软件的操作,大大提高了部分档案取用和修改的效率。新型农村合作医疗档案种类很多,档案载体也体现出很强的多元性,档案采集和归档也适当的采取新的途径。网络传输技术能够涵盖医疗机构的各个部门,档案管理工作也可以借助网络化途径优化收集和归档工作。除此之外,新型农村合作医疗还要提高相关的服务工作,也可以借助网络技术进行建设,只需要通过网络访问就可以在授权的情况下取用相关的档案,大大提高了档案取用的效率。档案管理信息化建设还降低了管理人员的工作难度,通过管理软件的辅助工作,减少手工操作,档案管理工作也更加可靠,更加高效,所以信息化管理水平的提高,有利于新型农村合作医疗档案管理水平的提升。
3.提升管理人员专业素质。
档案管理人员的专业素质直接关系到档案管理的质量,所以新型农村合作医疗档案管理工作对工作人员提出了更高的要求。由于档案管理的难度越来越高,很多管理人员已经不能适应新的工作,而且随着信息化档案管理的深化,更需要对档案管理人员进行专门的技能培训。要提高档案管理工作水平,首先要组织一支具有专业技能的管理团队,通过聘用制选择具有工作技能和工作经验的人员上岗,另外还要对在岗工作人员进行强化培训,从职业素质、管理技能和信息化操作水平等方面进行提升,提高档案管理工作的综合水平。其次就是要提高档案管理工作人员的工作意识,让档案管理工作人员认识到档案管理工作的重要性,增强工作责任性,认真完成各项工作。
三、结语
加强新型农村合作医疗档案管理工作,要从多个层面着手,首先从完善工作制度开始,确保档案管理工作的规范化,其次要提高档案管理技术水平,积极引进信息化档案管理技术,提高档案管理的效率和服务质量,最后就是要增强档案管理工作人员的专业素质,更新档案管理理念,增强工作责任性,学习掌握新的档案管理系统,配合整个医疗机构工作,样才能让新型农村合作医疗在卫生体制改革中发挥更大的作用。
一、在档案管理过程中出现的问题
前面提到了关于门诊统筹给新农合医疗档案管理工作带来了风险,其实,在住院病人补偿这部分也存在一定的危险因素。正如门诊统筹中遇到的问题一样,每一笔补偿都没能及时得到汇总、整理与归档,使得工作人员在后期进行统计时便会手忙脚乱,而且更容易对病人的切身利益造成影响。
二、针对新农合医疗档案管理安全性的问题提出的几点改善措施
(一)建立健全档案管理制度,确定责任到人
对于新农合医疗档案管理工作,应建立完善科学的制度和明确的管理办法,并严格按照规定执行。对于档案的保存、查阅以及销毁几方面都要制定相关的制度,并安排专人进行负责,做到“专人专事专办”。在档案管理人员方面,应配备专业人员担任此职,此类岗位的工作人员不仅要求责任心,还要具备认真细心的特质,对于别人眼中枯燥的档案管理工作抱有热情,并不断就专业知识技能和工作心态进行培训,确保新农合医疗的档案管理工作从内部做到万无一失。
(二)确定门诊统筹或住院补偿档案的具体管理办法
根据门诊统筹工作量大且细致的特点,应养成每日进行报账与整理的习惯。在每日工作结束以后,对当天发生的门诊统筹根据不同情况进行分类整理,对同类的票据进行有一定顺序的装订,然后归档整理,妥善保存。这样的工作结果令人一目了然,不仅让一切事务有迹可循,在需要其中一份单据时,不管是按日期查找,还是按伤病类型查找,都会很快得出结果,另外装订归档后的资料的安全性也得到了保证,不易丢失损坏,更不可能被泄露。对于住院补偿情况也是如此,相对于门诊,住院部的日工作量或许没有那么大,但我们也要进行每日整理,每日对当天发生的情况进行统计,之后可以按月为单位,将相关单据进行装订与归档。同时,建立完善的统计与汇报制度,制定科学的统计方法,将统计结果汇报给相关负责人,这样一来,我们最为繁杂、最容易出错的工作也变得井井有条,最容易泄露信息的工作也得到了安全的保障,不仅为自己的工作带来了便利,也为广大患者带来了保障,更推动了新农合医疗工作的科学发展。
三、结束语
为了确保新农合医疗工作接下来的顺利开展,我们一定要从最基本的档案管理抓起,对威胁档案管理安全的因素进行预防与打击,从内部对新农合医疗工作进行改进与支持。新农合医疗档案可以使得整体的新农合医疗工作能够在数据和文本上起到一个直观的反映。总之,新农合医疗的档案管理工作要被重视起来,尤其是在安全性这一方面,这是保障新农合医疗工作的根本。
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