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【论文摘要】做好社会保险档案管理工作一直是各项工作的重中之重,而做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析,从纸介档案到数字档案的探索,我们需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。
【论文关键词】社会保险;档案;创新
随着国民经济的逐步发展,我国社会保险的参保数迅速增加,社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战,因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析,将纸介档案与数字档案的转换,才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。
在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心,结束社保档案管理分散问题,实行高度统一的管理,改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面,使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构,负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度,参与制定社保档案的管理标准和规范。其次,全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构,包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新,并送交国家劳动和社会保障部统一保管。
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买卖双方从交易的洽谈、签约以及货款的支付、交货通知等整个交易过程都在网络上进行。通畅、快捷的信息传输可以保证各种信息之间互相核对,可以防止伪造信息的流通。例如,在典型的许可证EDI系统中,由于加强了发证单位和验证单位的通信、核对,假的许可证就不易漏网。海关EDI也帮助杜绝边境的假出口、兜圈子、骗退税等行径。
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摘要:电子商务的产生给企业的营销模式带来了新的契机,同时也挑战了传统的营销模式。本文着重分析了电子商务环境下消费者的消费心理特征、变化趋势及制约电子商务发展的消费心理因素,为企业制定适合自身发展需要的电子商务机制提供参考和依据。
关键词:电子商务 营销 消费心理。
电子商务是基于国际互联网环境中的 B/S 架构开发出来的一种应用方式。在电子商务这种新型的商业运营模式中,买卖双方可以互不谋面地进行各种商务活动,可以全程实现消费者的网上购物、在线电子支付等商贸环节。电子商务将国际互联网开放性、全球性、低成本、高效率的特点引入到商贸领域,对商业运作模式产生了深远影响,同时也被各行业广泛运用。相对于传统商业模式,电子商务优势明显,因此众多现代企业都基于 B2C 模式开发电子商务平台提高企业的运行效率。而企业在制定产品最终价格时,除了考虑成本、利润等客观因素外,还有一个因素不可忽略,即定价策略中的心理因素。
在电子商务这种彼此互不见面的特殊消费环境中,消费者的消费心理充满不确定性,其表现更为复杂和微妙,商家对于消费者心理状态的把握更加困难,而这种心理变化会直接影响企业在电子商务环境中的经营效果和发展空间。因此,研究电子商务中人们的消费心理和消费行为对企业良好地应用电子商务系统具有重要意义。
改革开放使得产品种类和形式日趋多样化,消费者可挑选的范围也越来越广,因此市场也由最初产品匮乏的卖方市场向消费者掌握主动的买方市场转化。在消费者主导市场的时代,消费者的消费心理与卖方市场相比表现出一些新的特点和发展趋势,在电子商务模式中这些特点和趋势表现得更为突出,可以归纳为以下几个方面:
1.1 追求便捷。现代社会将人们的生活节奏变快,对于快节奏生活的现代人来说,需要一种方便、快捷的购物模式,而传统的购物模式通常需要在规定的营业时间内到达购物场所、挑选购买产品,整个过程繁琐、复杂、耗时长,再加上往返路途上的时间,通常会消耗掉消费者大量的时间和精力。而电子商务环境下的网上购物恰好可以弥补这个缺陷,其方便、快捷、高效、24 小时不间断服务等特征符合现代人的消费心理。
1.2 追求物美价廉。在买方市场中,消费者对于产品的选择余地变大,因而价格就成为消费者较为敏感的因素之一。互联网上的网店相对于传统商店而言,可以让消费者通过网页轻松地浏览商品、比较不同卖家的商品,更为重要的是,电子商务模式提供了企业直接面对消费者的平台,这样省去了中间商环节的网上直销模式可以节省成本,最终降低产品价格,因而,电子商务模式可以满足消费者选择价廉物美产品的心理需要。
1.3 追求个性化。买方市场中消费品无论在数量上还是种类上都极为丰富,现代消费者特别是年轻消费者往往想象力丰富、喜欢展示自我个性,通常希望企业生产的产品能够独一无二,这种心理对个性化消费提出了更高的要求。消费者已经不再是单一的只看商品的实用价值,而更重要的是看商品是否与众不同,是否能充分体现个体的特性,这也已成为消费者消费的一项重要指标。
1.4 追求独立思考。在消费品种类及数量急速增长的现代社会,随着消费者选择范围的扩大,消费者独立思考的意识也在加强。面对传统模式下商家的各种宣传消费者会产生强烈的不信任感,消费者通常会主动通过各种渠道和手段获取产品信息并进行分析比较。消费者会从自身分析比较的过程中获取心理上的平衡,从而降低购买产品特别是贵重产品的风险感,增强购物过程中的心理满意度。
1.5 追求表现自我。电子商务购物环境中往往消费者会占据主导地位,通常消费者会花费较多的时间到虚拟网店中浏览、对比并选择产品。在买卖双方彼此看不到对方的购物环境中,消费者往往以自我为中心,完全按照自己的方式、想法行事,这种思想会使得消费者在电子商务购物模式中表现自我的心理体现的愈加明显。
虽然电子商务的网购模式具有方便、快捷、高效等诸多优势,但是目前仍有大量消费者基于对互联网环境的不信任,进而对网上消费产生怀疑,对电子商务模式敬而远之,这会严重制约电子商务的发展。消费者的这些心理因素主要表现在以下几方面:
2.1 传统购物方式已深入人心。消费者在传统购物模式中已经习惯“眼看、手摸、耳听”的方式,这种方式与网上购物环境中通过图片、文字、视频、影音等方法了解产品是截然不同的。网购平台不能满足消费者手摸、眼看的特定心理,而习惯了传统购物模式特性的消费者往往会因此对电子商务产生怀疑和顾虑。
2.2 对网上支付模式缺乏安全感。国际互联网本身是一个完全开放的网络环境,对所有使用互联网的用户均没有准入限制,因此互联网上存在大量的黑客和攻击者,而电子商务是基于国际互联网开发出的一种应用,其支付过程完全是在互联网上实现的,尽管电子商务有一些安全保障措施,但是消费者的个人资料、银行卡密码、交易信息等都有被窃取、盗用和篡改的可能,部分消费者会因为这些原因不敢尝试电子商务活动。
2.3 价格达不到消费者预期。在网络购物过程中,消费者通常期望能够得到质量相同但价格比传统商场中低很多的产品,据统计显示,目前的网上商品仅比商场中便宜 4%- 10%,再加上网购环节中的物流、配送费用,消费者在网购过程中实际享受到的价格优惠是十分有限的。价格上达不到消费者预期会使部分消费者宁可多花时间和精力采用传统购物模式,也不愿选择电子商务模式。
2.4 配送体系效率较低。电子商务模式中有形产品的运输无法通过互联网直接实现,必须借助物流配送体系才能完成,因此,电子商务与物流配送有着密切的关系。目前,我国商品的配送存在周期长、费用高、效率低等问题。数据显示我国仓库周转率仅为发达国家的三分之一,而差错率却近乎于发达国家的三倍。低效的物流配送体系会严重影响消费者对电子商务的感知,进而导致部分消费者不愿接触电子商务。
电子商务为消费者带来了方便、高效、快捷的购物方式,消费者在网络购物的过程中表现出的消费心理给企业传统的经营理念带来了新的挑战,商家必须适应消费者新的心理特征和变化,了解消费者的心理,满足消费者的需求,建立适合企业自身需要的电子商务运作机制,只有如此,企业才能在电子商务运作模式下获益。
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论文摘要:目前很多高职学院的电子商务专业都开始尝试项目式教学来提高教学效果,但在具体的实践过程中存在项目之间不连贯、项目口径过窄等问题。高职电子商务教学应符合时代要求和市场需求,将新的教学思维和方法引入到电子商务人才教学管理体系中,开展平行于课堂教学的完整电子商务项目,提高教学改革效果。
论文关键词:高职院校电子商务平行项目式教学
电子商务是一门涉及多门学科的交叉专业,企业对于基于互联网应用的电子商务人才要求一般都较高,这是由电子商务的高效、便利、经济等商业特性所决定的。从2000年教育部批准国内13所高校试开电子商务专业起至今,上千所大中专院校都已经开设了电子商务专业,而电子商务人才虽为企业、社会所急需,但该专业毕业生的对口就业率往往偏低,甚至很多院校停止了招生。根据赛迪网数据,我国每年约20万的电子商务人才需求目前只能完成一半甚至不到。国内著名分析机构艾瑞咨询调查显示,未来10年我国电子商务人才缺口达200多万,电子商务人才的普遍匮乏已成为阻碍企业电子商务应用和发展的重要因素。电子商务人才的结构性问题已经突显,高职院校作为电子商务人才培养的主力军应当在乐观积极的态度下从市场需求和行业特点出发,大胆创新地采用一些新思维来提升专业培养水平。
近几年,随着越来越多的高职院校与用人单位共同对电子商务人才培养进行了实质性的探讨,很多高职院校在做电子商务专业定位和课程建设时,对电子商务进行了细分,笔者从江苏多所开设电子商务专业的高职院校总结出电子商务专业一般被定位成两种人才培养类型,一是网络营销型,二是网站技术型。一些高职院校在对电子商务专业进行职业能力细分时,对于细分的类别不同的学院、不同的行家专家都有不同的说法和争议,这实际上是对电子商务人才所涉及的岗位能力的不同理解,而这也是很多高职院校进行教学改革和课程体系建设中遇到的困惑。虽然一些院校已经开始了项目式(工作任务式)教学,比以往更注重学生的职业能力培养,但在人才培养过程中仍存在以下两个最突出的问题:
1.1 知识覆盖面过窄网络营销型的电子商务专业课程与传统营销课程大致相同,文科背景学生学习网站程序开发和数据库时间紧难度大,在开展项目式教学过程中很难真正做到电子商务实务性实践,而对于网站技术型的电子商务专业的学生来说则需要掌握基础程序开发、动态网页程序开发、样式设计、数据库等知识,在两年多有限的学习时间里除去其他基础课程学习时间,能够入门上手已属相当不易,其他商务、物流方面的学习内容则更无法兼顾。这样过窄的专业课程学习不利于学生根据自己的兴趣爱好和发展方向进行选择,也不利于因材施教的开展项目式教学。
1.2 系统化培养欠缺有些院校的电子商务专业经管类、商务类、计算机类、互联网技术类的课程都有开设,不同专业背景的教师讲授各专业课程,课程之间的联系整合程度不深,课程间衔接的缺失造成了学生对电子商务专业理解的混乱。在开展项目式教学过程中,每门专业课程之间的项目往往相互独立设计成独立的小项目群,跨课程的项目并没有形成体系,学生只需要分别完成任务就可以完成此课程的学习,以至于无法让学生形成完整的电子商务思维体系。如今电商行业经过几次大的沉浮,营商环境已经发生了很大变化,不能系统掌握电子商务思维框架对于高职院校培养电子商务人才来说是急需改进的问题。更何况电子商务作为一门交叉学科很多技能和经验不是在学校里能够获得的,让电商专业的学生在进入企业前树立电子商务系统思维对企业和其个人发展是必不可少的。
高职教育必须为学生就业或创业创造条件,这要求高职教育对电子商务人才的培养更应与时俱进,充分考虑到电子商务行业的人才需求和学生未来的发展。基于以上目前高职电子商务人才培养过程中存在的问题,本文提出以下教学新思维。
2.1 开展电子商务课堂之外的平行项目式教学项目式教学的优点在于将所需知识点融入到了工作过程之中,使得学生能在实务操作中学到知识与技能,但电子商务项目式教学如果缺乏完整的一体化实践,优势将无法体现。除了课堂教学和实训时间之外,还需要存在一个完整系统开展的与课程小项目平行存在的完整电商项目,本文称之为“平行项目式教学”。根据电子商务的行业特点,完整的项目运作至少需要一年,两年则效果更佳,即从大一下学期即可开展。大部分教师会认为完整的电商项目开展受限于教学进度,即学生在没有学到某个课程内容和知识点前是无法完成该知识点所对应的任务。实际上,很多刚从大学走向工作岗位的特别是电子商务专业的人才其岗位知识和能力的获得大部分并不是靠被动的授予而是主动的去探索获得。由于电商的时空特性和成本优势,开展平行项目式教学要比其他专业有优势的多,经过在本校开展的实践证明,通过一些新教学方法开展平行项目式教学是切实可行的。这样能充分发挥出项目式教学的优点,一方面激发学生求知欲、培养学生主动学习能力,另一方面通过真实营商环境更科学有效的培养团队成员沟通和协作能力。
2.2 建立师生团队科学开展项目实践平行于课程教学开展大项目实践,虽然团队成员都是学生组成,但由于是与课堂教学平行开展需要由教师发挥重要的主导作用并担当推动项目进行的指挥者。如1-2名教师负责一个班,5名左右学生组成一个团队,每组分别以一个电子商务网站的规划、创建到运营的实务流程为主线科学开展。这对教师的专业水平和经验要求较高,因此需要有一定工作经验的“双师型”教师担任或者与企业兼职教师合作担任。
目前我国电子商务行业,有通过“电子”走向“商务”成功的诸如阿里巴巴、慧聪、京东商城等企业,而更多的则是无数通过“商务”走向“电子”而受益的诸如XX制衣厂、XX苗木公司、XX食品厂等等中小企业,我们在开展平行电子商务项目教学的同时需要考虑到符合电商行业的实际情况,引入新的教学方法,使得大项目可以平行于课堂教学和专业课程小项目进行并且与之形成互补,从而保证平行电子商务项目教学的质量。
3.1 团队分别注册独立域名开展项目电子商务网站建设起步所需投入很低,目前在国内顶级域名注册商注册域名不过百元左右费用,搭配虚拟主机合计费用也就几百元。每个电子商务平行项目团队按照国家政策在教师的指导下,注册域名及捆绑虚拟主机,并进行工信部ICP备案,虚拟主机的智能管理后台能使得没有网站搭建基础的学生先于专业课程掌握当前主流网站服务端管理方法。
3.2 Dreamweaver可视化开发网站无论是ASP还是PHP开发,通过Dreamweaver CS3或CS4配合免费的服务器软件和数据库,均可以使得没有编程基础的学生快速掌握网站开发流程搭建动态网站。可视化开发网站和纯写代码在编程本质上没有区别,区别只在于专业性的差异,学生不需要等到临近毕业时修完程序开发课程才开始尝试独立网站开发而失去在校期间完整电子商务项目实践的时间。如果某些高职院校电子商务专业开设有诸如ASP开发、PHP开发之类的专业课程在构建知识体系上则能形成良好的互补。对于没有开设网站技术课程侧重商务的电子商务专业来说则可以让学生的知识和技能延伸到电子商务网站开发环节中来。
3.3 借助CPS、CPC平台开展电子商务运营完成网站搭建后,团队即可开展内容编辑及商务运营。出于成本、安全等方面因素的考虑,电子商务平行项目团队可以不通过实物产品来开展同等的虚拟或实物电子商务活动,即可以通过淘宝客、百度联盟等第三方CPS、CPC平台实现等价的电子商务。CPC(Cost Per Click),即以每点击一次产品广告计费获得营收。CPS(Cost for Per Sale) ,即按照销售额返还一定佣金比例获得营收。与完全电子商务交易不同的是,产品不属于网站本身而是通过有效的点击或购买CPS、CPC平台提供的产品广告获得营收分成。有条件的高职院校电子商务专业也可经过经营性备案开展独立的电子商务运营。
3.4 利用SEO指导网络营销电子商务本质是商务而不是电子,最终的项目的评估标准不在于电子而在商务所带来的网站社会价值和回报。电子商务平行项目教学实践中大部分的时间都在网络营销活动中,因此如何有效的指导项目的开展在教学过程中非常关键。目前国内中小企业开展电子商务活动很大程度上取决于SEO(搜索引擎优化)。在项目开展过程中,可以利用一些SEO工具,如友情链接检测、PR值、百度权重、关键字密度、搜索引擎模拟等工具指导网络营销的开展,让学生将专业课知识及课程项目串联起来融会贯通,形成完整的知识体系。
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随着我国农业已进入新的历史发展阶段.优质种子的更新更换已由原来的10年缩短到6~7年要确保种子科学领先的地位,就必须加强种子档案管理体系建设.才能更好地促进我国农业可持续发展。本文从实际出发.对如何加强种子档案管理体系建设提出了自己的认识和思考。供同仁商榷。
种子档案是种子工作历史轨迹的真实记录和缩影.因此要运用种子从生产到发展至消亡各阶段的规律.总结各阶段种子工作的经验.按照各类生物种子的整个生命历程的科学发展规律和人们围绕这种生命历程所进行的各项工作.有计划地收集、整理、鉴定、登记、保存、交流推广和利用种子资源。各级政府要以《中华人民共和国种子法》为依据,根据种子档案自身的规律和特点,构建起完善的、科学的、运作灵活的种子档案管理体系和服务体系
根据种子生长特点.建立健全种子生产单位档案载明生产地点、地块环境、前茬作物、亲本种子来源和质量、播种期、播种量、密度、施肥用药、技术负责人、田间检验记录、产地气象记录、种子流向等在生产过程中所形成的全部档案定期审核生产者有无繁殖种子的隔离和栽培条件.查看种子生产相适应的资金、检验设施、检验专业技术人员等情况,建立专业、统一、成套的种子生产档案新体系,切实保证种子质量。
对种子企业生产经营资质、生产经营许可证编号、生产经营品种真实名称、品种审定证书、品种授权证明或转让文件、生产经营档案、分支机构分布情况等重要信息全面详细地编录入库,载明种子来源、数量、名称、加工、贮藏、运输和质量检测各环节的简要说明及责任人、销售去向等内容,并对品种进行抽样封存。有效地规范种子企业的生产经营行为.使种子管理逐步实现统一化、规范化、信息化、科学化的新体系。同时要加强流通监督.依法规范种子市场.有效地维护农民合法权益.促进农业增产.农民增收。
运用计算机、扫描仪、摄像机、数码机等现代化设备把种子档案制作成光盘和电脑软件等缩微型.将所有的种子档案信息资源制作成电子版数据库建立统一的网络“种子档案信息网”服务体系.提供种子档案资源目录。充分利用网络的交互性、覆盖性、高速、便捷等功能.变被动服务为主动服务.在现有系统协作的基础上.应尽快建立一个实质性的共同体.即一个跨行业、跨系统、全国性的统一综合的种子档案信息服务平台.形成国家和地方两级链式网络模式的协作网。在专门机构的统一领导管理下.做好共享网络和资源建设的规划设计,遵循一定的标准法规,本着统一规划、统一开发、分工建设、共建共享的原则,有计划、有步骤地推动我国种子档案资源共享体系建设.极大地提高了种子档案信息资源的利用率和服务效率。
农业种质资源是人类赖以生存的最根本的资源之一.是开展作物育种和生物技术研究工作的物质基础.也是未来农业发展的物质基础和稀缺资源。虽然我国是一个农业大国.种质资源丰富.但是随着城市和工业迅速扩展.耕地减少,农业生态恶化.现在越来越多的植物种类将要或已经绝种。因此.应该适当参考国外有关国家的先进做法,逐步建立适合我国实际的高科技种质资源档案储备库例如,挪威在北极建成一座被称为“植物界诺亚方舟”的“种子储藏库”.不惧地震及核袭击.将储存来自世界各地的种子.以便人类在地球遭遇极端灾害后还保存着生存的希望种子。
随着农业科学技术的不断进步,种子档案工作所面临的任务、工作环境、管理模式都在发生变化,高科技也应用到种子档案管理工作中这就要求种子档案管理人员不仅要认识和研究种子档案的形成规律及其特点.也要结合新时期档案工作的发展趋势.不断提高政治素质和现代化业务管理水平。运用“走出去、请进来”等培训方式,加强对档案人员的教育培训,使之具备既要有档案的专业知识.能熟练掌握档案管理的程序和方法,又具有综合分析、高度概括的信息组织能力。同时能熟练操作计算机及相关软件,对相关档案进行微机管理.使种子档案的收集、整理、保管、利用达到系统化、高效化以适应种子档案管理长期发展的需要.更好地为农业的可持续发展服务。
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摘 要:我国制造工业的高速发展使得当今社会急需大量的技术人才,同时要求技术人才具备更高的实际操作技能。本文将论述探讨一下电子电拖电子技能实训在教学中的应用问题。
关键词:电子电拖技能实训教学
电子拖动与技能训练现在已经成为中等职业教育维修电工专业的学生必修的一门课程了。但是实际在教学中,理论教学与实习往往都是分开上课,实行的是“周倒制”。然而,现在技校里的学生普片存在着文化基础相对薄弱、学习积极性不高等特点,他们在面对新知识、新课程,时原本注意力就不容易集中,再实行“周倒制”的教学方式,就使得他们更难进入到学习状态中去了。
在电子拖动与技能训练的教学中,实验是一项非常重要的教学环节。实验课不仅能帮助学生巩固和加深理解上课所学的基础理论知识,更为重要的是能够训练到他们的实验操作技能,进而培养出他们敢于操作、善于操作的能力,有助于学生树立严谨的科学学风。
对电气类技术人才的职业教育目标,是要求我们培养出的学生应当具备优良的职业道德和素质;在业务水平上,应具有熟练专业的操作技能;当踏入社会,走上职业岗位后,应具备可以继续发展的个人能力。总体来说,在校的学习阶段,要求学生能够通过学校的学习而具备必要的“应用知识”而不是“专业知识”或“专业理论”。从从事的工作领域来看,培养的学生在进入职场后,主要从事的是电气设备的运行、生产、维修、技术服务、管理等等在第一线的工作。这就要求他们需要拥有很强的技术操作能力和对知识的应用能力,以此来解决在工作上遇到的实际问题。
老式的课程教学方式是,首先在教室进行理论课的学习,在完成了理论的教学之后,实际的操作训练在专门的实习场所进行。一套完整的知识体系因为这种教学模式被割裂成两部分,把原本学生就难以理解的理论知识变得更加的抽象难懂。等到学生参加实作训练时,早已经把原本就没能理解的理论知识忘光了,在实际操作中只能机械的模仿老师的教学,而不能真正学到知识和技能。
这些缺陷可以具体概括为如下几点。
(1)基础理论的学习对于学生来说很抽象,学生不能把这些书本知识与生产实践有机的结合起来。
(2)学习内容相当枯燥,很难激发起学生的自主学习兴趣,难以提高学生的学习积极性。学生对于理论知识的记忆与理解只是被动的在大脑中反复记忆,更不要说要求他们能够达到灵活应用。
(3)传统的教学方式,理论教学与实践教学不协调。实践教学的内容是依据现有的实训条件,这样就会造成实训教学内容与理论教学内容不同步,这样使得学习重点模糊不清,教学内容缺乏针对性。
(4)现在很多学校一味追求职业资格等级考试的通过率。这样势必会给学生造成实习课无聊、枯燥的感受。
为了改进现在的教学模式,我们应该加强现场教学,努力激发学生学习兴趣。电力拖动是一门理论与实践紧密结合的学科。在电力拖动的教学中教师要加强现场教学的内容,例如现场演示、采用实物教学等手段,要充分的利用学生的各种感知信息之间的互相协调配合的作用。举个例子说明一下,比如在讲解接触器这课时,在介绍结构和原理时,教师可以让每位学生直观的看到,触摸到接触器的外观,然后再进一步的对接触器的动作过程进行演示,这样能激发学生的求知欲,学生很想知道接触器的工作原理,可促使学生积极思维、主动掌握规律、理解原理,产生学习兴趣。
还可以通过设置问题,来激发学生对学习的兴趣。往往,在进行实验课题训练时,如果严格的要求学生完全按照规范布置元器件,合理而美观走线,时时都在提醒学生注重细节,都必须要一次性到位,云云,这样是不会得到好的效果的。反而,我们应该时常在强调要求得基础上有意在示范电路板某个电气接点的过程中上做些小“文章”,例如通过人为设置电气接点故障点,可促使学生积极思考,排除故障点,最终通过多次这样训练之后,学生能够在不经意之间掌握那些常用的排处故障的方法。
由上节的表述可见,老式的课程安排缺乏科学性,降低了学生的学习积极性,不能培养出学生的实际操作应用技能,与今后学生进入社会后实际生产技能要求距离相差太远。这就要求我们要改革传统的课程体系和教学模式,要以我们的人才培养目标的要求为依据来重新设置课程设计内容,重新整合教学资源,突出教学中能力本位的特点,逐步实现以学生为中心,以教学大纲和培养目标为中心,以实习车间、实验室为中心的教育教学模式。
为了达到上述目标,教师在教学中应该采用“实践-理论-再实践”的一体化教学模式。具体思路是:让学生在学习之初先亲自到实习场地去参观观摩,以增加学生对所要学习知识的感性认识。其次是理论的教学,就是在参观现场之后,再回到课堂,利用课堂时间对学生进行理论的教学,让学生由感性认识能够上升到理性认识的程度,即由实践上升到理论。最后再实践,也就是指,在学生完成了相应的理论课之后,再回到操作车间、实验室中去,让学生亲自动手实践上课学到的理论知识,以达到让学生的理论与实践真正结合在一起的目的。在教学过程中,应该实现将现场教学作为主要教学手段的教学方式,而课堂教学仅仅起辅助的作用。这样既能提高学生的实际操作技能,又能让学生学习到与这些操作技能相关的基础知识。
在这里要向大家介绍一下德国职业教育界根据新时期的企业对于技术应用型人才的要求而提出的“行为引导型教学法”。这个教育方法是以培养学生的关键能力为教学目的。教学以学生为中心,教师只是作为教学活动的一个引导者,作为学生学习的辅导者和主持人,在教学过程中让学生自主独立地完成设计、完成整个教学过程。
这是一个值得我们学习的教育方法,那么他们是如何实施行为引导型教学法的呢?从教学的管理来分析,第一是要在教学之前拟定学习的课程单元,根据课程的特点及要求,对学习的领域进行适当的划分,再在每个划分出的学习领域中分解出职业的主要行为,再选择相应的专业教师拟定专门的学习内容,最后将行为分解成若干个不同的学习单元,并注意在教学单元时突出学生的主体地位。第二步是实施教学阶段,根据各个不同的学习单元制定相应的课时计划、日计划、周计划等。值得注意的是,无论哪一门课程,其原则都必须包含“能力目标、任务训练、学生主体”三要素。
在制定教学安排时应该把学习目标渗透到项目中。要根据教学大纲的要求,精心的选择和设计课程项目。课程项目尽量做到典型,知识覆盖面要全,要具有一定的挑战性,能够激发学生的兴趣,并应当能够实施。要选择合适的项目,首先要了解该课程主要应该掌握的职业岗位能力。对于电力拖动与技能训练这样的专业课,需要以下技能:电动机基本控制线路的电路图绘制、识读,安装及检修;常用低压电器的选用、检修及识别;简单电路的设计能力;机床控制线路的电路图绘制、识读,检修和安装;电工工具和常用仪表的熟练使用;能够为线路列出材料、元器件明细,并能通过计算选出器件的型号规格;掌握能表达电路的相关信息的术语;熟悉与文明安全生产相关的规定,能够安全的进行操作,文明的生产;建立产品的质量意识,树立良好职业道德观念。
电力拖动技能训练过程不光要做到按行为引导型教学方法的要求划分单元的内容,还应该要注意到教学的系统性、逻辑性、连贯性,其内容应该按照知识体系来设计,每个单元的课题都应该有相应的理论内容来支撑实训的项目。而课程的内容要根据职业岗位能力的要求来制定,要按照行为引导型教学法的思路,来实现教学的目标。必须做到以课程的目标为教学的基准,因此,教师在教学的过程中是采用参考课本而不是以课本为准来设计教学过程。
教师要实现本课程的教学目标,在教学方法上,就必须要以实践操作技能作为教学的主线,突出训练为整个教学的重点,使教学过程能充分的体现以培养职业能力为中心的特点。要根据学生的个人素质为基准,以教材为范本,提炼出学生“看得见、听得懂、摸得着”的“知识点、技能点、兴趣点”,同时要设计和处理好基础理论知识的学习与实践技能训练之间的关系,多多利用实物、实习设备进行直观教学。
学习应该是一个由学生自己来建构自己的知识体系的过程。在教育过程中教师应该始终坚持以学生为主体的方针,通过对教学内容的整合、重组来引发出学生的积极的学习兴趣,使教育的内容能更好地为学生将来的就业、为学生未来的发展提供服务。让学生在实践过程中学习掌握相关的知识,这一点对技校的学生来说是至关重要的学习之路。但同时,虽然在教学过程认定教学原则是必须需要,但不能固守某种固定的教学模式和方法。只要学生有兴趣,能主动参与,在能力上有显着提高,就是一个好的教学模式。
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计算机和网络大量应用带来的是电子文件的大量存储。作为对实验室的要求,既要符合ISO/IEC17025的要求,又要根据电子档案本身的特点来进行管理。以下是读文网小编为大家精心准备的:监狱电子档案管理及其应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
监狱电子档案管理及其应用全文如下:
【摘要】档案是人类在社会活动中历史传承的最主要且有效的载体。其真实性,安全性,可识别性以及完整性直接决定了一份档案的法律地位与价值。伴随着互联网应用与计算机技术的普及,档案的存在已经不再是一种单一的纸质形式,而是以电,光,磁等介质为主要的信息载体文件,随着这些文件的产生,大量的电子式档案也运用而生。
随着社会经济的信息化建设快速发展,电子文件的产生,档案的完整性,安全性以及真实性受到十分严峻的考验。电子档案的产生,无疑是对档案性能的一种强化。
计算机的网络化使得众多档案部门可以通过网络联结来实现电子档案的高速传递与资源共享,进而使档案资源能够得到更广泛的利用与开发。一方而,各个部门可以随时随地的将本部门已经形成的,有存档价值的一些电子文件通过互联网发送到需要的档案部门,而后档案人员通过相应的软件程序对档案进行核对,统计;再一方而,档案部门也可以通过互联网网站,发布允许公开的一些电子档案信息,使广大用户能够及时的获取档案信息并最大限度的发挥档案的效用。诚然,网络化有利也有弊,也会给档案管理带来一些负而性影响,比如隐私问题,安全保密性问题等,这需要我们进行深入探索。
应用计算机来管理电子档案,就必须要加强安全保密措施,并不断完善。要具备完善的安全保密体系需要具备以下几方而:1)电子档案要学习传统纸质档案设置不一样的密码等级,并且按照密码等级的不同,分别将档案储存到不同的数据库;2)根据电子档案的开放程度与密码等级,使用权限审核方式以及身份认证,确定用户是否可以阅读档案;3)建立安全级别不同的网络分段,特定网段的服务应采取方向控制的手段,一般情况下将内部用户设置为安全网段,受限网段则留给外部用户,内外分离可以减少被不是内部用户攻击的概率;4)对有密码等级的信息内容必须要进行加密处理并定期或不定期的修改所用密匙;5)启用系统自动的入侵检测功能,将操作的全过程以及各种访问进行有效的追踪记录,并安排人员定期的审计日志,能够白动识别蓄意攻击行为并及时处理;6)不断对管理制度进行完善,渐渐对安全保密意识进行树立,最大可能的避免为人疏漏。
与传统纸质档案对比,电子档案是完全依赖于相关计算机的软硬件系统与存储介质,更容易受到储存载体的物理损伤,设备技术故障以及计算机病毒的破坏等突发事故影响,所以,电子档案管理需要重视存储载体的保护与对数据的备份。 (一)数据备份 数据备份能够为崩溃或者受损的电脑系统提供有效,安全的恢复手段,把因为数据丢失而造成的损失减到最低。建议大家采用脱机备份与磁盘镜像两者相结合的方案。热备份是对磁盘镜像的另一种称呼,使用两个或两个以上同种类型的磁盘互相为镜像盘,无论是对哪个磁盘的数据进行操作,都会被直接复制到镜像盘中;若是其中的一个硬盘有了故障,另外一个硬盘就会提供一样的数据,从而减少系统中断或者数据丢失的几率。但是磁盘镜像不能对人为误操作或病毒破坏等问题进行解决,所以还需要定期的进行脱机备份。
(二)载体保护
电子档案记录载体具有光学性,磁光型以及磁性,但是这些载体容易受到光线,温度,湿度以及磁场等环境的影响,其寿命也普遍不会长久。这就需要采取一些保护措施来确保其耐久性:1)选择较高质量的磁盘,磁带或光盘;2)将电子档案盘带放在避光,无腐蚀性气体,防尘或无强磁场干扰的环境中,比如对温湿度的控制,库房或存放载体的柜架达到相关要求标准;3)人为因素。加强工作人员的责任心,提高其操作能力,彻底避免其不恰当操作。比如在使用标识笔标注时,会给盘而带来污损;拿取时的手法不正确,在上面留下指纹中的盐分,微生物或油脂等,会腐蚀盘带。而且,在保管电子档案的时候,要做到多分以及多处保存,以备不时之需。
电子档案与纸质档案不同,一经改动就有痕迹留下,影响电子档案法律凭证性。要维护电子档案的真实性,原始性就要做到以下几方而:
(一)数字签名技术
数字签名技术主要包括验证技术与数字签署技术,用来解决抵赖,冒充以及伪造等问题,在流通与存储过程中,对电子档案的真实性与原始性进行了保证。当前数字签名技术较常用的有:电子签名,数字指纹,数字证书,数字水印等。
(二)加密与解密技术
一般情况下较多的使用“双密钥”式机制,加密密钥与解密密钥分离。只要将解密密钥妥善保密,用户就可以把自己的加密密钥广泛分发,公诸于众。任何人用加密密钥向其发送加密信息,此用户都可以用解密密钥将之打开并读阅,他人难以介入。
(三)防写措施
比如,现在的一些电子档案软件有一种可以将档案设置成“只读”的功能,能读不能修。
另外,双套归档制(即纸质档案与电子档案的并存)也是在欠缺成熟技术条件下,解决电子档案真实性与原始性问题的一个可行性办法。
有了上述对电子档案管理的认识,相信监狱的电子档案应用会更加便捷也会更保密。
电子档案管理与应用对监狱至关重要,只有做好电子档案的管理与应用,监狱才能确保信息的不泄露以及安全性。
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近些年来,伴随着时代的快速发展,科学技术水平的不断提升,有效的促进了我国档案领域的迅速兴起,再加之受到信息化时代发展的影响,越来越多的信息技术、计算机技术、以及更多的科学技术被应用于现代档案管理工作中,并取得了十分理想的成果。其中,二维条码技术作为当前档案管理工作中一种较为常见的应用技术,不仅有效提高了档案管理水平,还可以对档案信息文件进行长期的储存,极大的保障了文件信息的安全保密性。以下是读文网小编为大家精心准备的:试论二维条码技术在档案管理中的应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】档案管理中应用的技术越来越多,二维条码技术就是其中一种,该技术与传统的一维条码技术相比可以容纳更多的数据,但是在其应用过程中,也需要注意不少问题,比如要选择长期的存取格式,因为二维条码一旦生成,就不能更改,如果没有进行长期存取,文件非常容易丢失。本文介绍了二维条码的定义,概述了该技术在档案管理中有哪些实现模型,探讨了该技术在档案管理中的具体应用,希望能为二维条码技术应用领域提供借鉴。
档案管理工作虽然总体上讲并不复杂,但是比较繁复,需要管理人员有很大的耐心,否则非常容易出现错误,二维条码技术的应用,只是能够降低出现错误的概率,并不是避免所有的错误的发生,因此在使用过程中,也要注意各项应用环节,尤其是要事先制定出相应的标准,以便该技术能够与现有的系统进行有效的融合,进而实现档案资源的共享。
二维条形码能够在工作中以横向和纵向两个方位同时表达需要的信息,因此能够在很小的面积内表达出大量信息,并且确保信息的准确性。在当前档案管理中,二维条码区别于传统的一维条码,是在二维的方向上以信息符号作为主要的信息存储方式,是传统一维条码的飞跃性发展,同时在应用的过程中数千个字符能够叠加符合在同一个邮戳之中,在应用中简洁而廉价,受到各个企业单位的关注。
PDF417码存储空间虽然比一维条码大得多,但也有限,只有1K左右,而且存储的信息越多,尺寸越大,不利于识读器识别。所以二维条码只适合以件为整理单位的文书档案,其信息较少,有可能存储在二维条码中。
二维码应用在档案管理中,是通过将纸张文件、元数据以及电子文件进行封装和拷贝在一起,通过严格的处理技术进行分析,其主要的方法是通过将电子文件及其元数据的信息存储于二维码中,形成电子文件、元数据和纸张文件档案;再通过扫描仪或者箱基将纸质档案扫描成为二维条码,对扫描中所得到的二维码进行解码还原,形成相对应的数据。由于档案管理涉及的单位、软件系统众多,在生成二维条码之前,电子文件应转换为可长期存取的统一格式,而元数据也应遵循统一的标准,以利于在档案管理各阶段各用户的使用。由于二维条码一经生成,不可更改,而元数据在文件流转过程中不断增加、变更,所以纸质电子文件在流转到新部门时,使用者(包括档案室工作人员、档案馆工作人员)应根据元数据的不同,将变更、增加的元数据转换为二维条码,附加打印在纸质文件上。
二维条码技术在我国发生发展已经很多年了,其应用范围越来越广泛,因其简便性,也逐渐的被应用在档案管理中,而且应用效果非常好,但是其在档案管理中应用,需要注意很多问题,其中最主要的就是三方面:
1、选择存取格式
档案管理的存取格式有很多种,无论选择哪一种都要注意要转换成长期存取格式,这主要是因为二维条码具有不可更改性,一旦形成了相应的条码就不能再更改,而如果格式并不是长期的存取模式,非常容易流失文件,造成严重后果,因此这成为使用二维条码技术的关键。
2、制定相应的标准
一般情况下只有电子档案管理才能够使用二维条码技术,这种技术既能够实现电子档案的储存,也能够实现档案共享,是非常好的一种载体,但是要做到这些前提就是制定相应的标准,不能任意为之。而之所以要制定相应的标准主要是因为档案管理系统非常多,各个系统之间需要进行转换,否则难以实现档案的正常的电子化管理。如果没有标准,档案也很难实现共享,因此制定相应的标准对使用二维条码技术来说也十分重要。但是在制定标准时,不能违背相应的国家规定,有些具体的标准国家已经制定出来,只要按照标准执行即可。制定标准要遵循两条原则,一是通用原则,二是易用原则,通用主要是能够适应更大的范围,而易用主要是简便,不能因为二维条码技术的使用而使电子档案管理更加麻烦,这样反而得不偿失。另外,因为二维条码有一定的容量,因此需要对其存储元数进行简练的处理。一般情况下,在制定标准时,所选择的数据元素都具有通用性以及基础性的特点。
3、完善相应的管理系统
二维条码技术的使用,最需要解决就是与现行应用的系统进行有效的融合,以解决用户面临的实际问题。目前所使用的二维条码技术主要是识读技术,而使用的重点就是与目前的系统进行融合。为了更加的做好融合工作,应该从以下入手:
第一,建立测试平台,档案管理中所使用的各种软件以及硬件能否达到要求,只有通过相关的平台测试,这些软件以及硬件才能进入市场,否则一概清除。一般情况下,使用该平台的部门是专门的档案管理部门,因为档案管理部门储存各种文件,尤其是非常重要的文件,如果储存档案的相关软硬件出现问题,其后果十分严重,需要格外注意。
第二,做好文档一体化系统的设计工作。目前不仅档案管理部门使用条码技术,很多的行业和领域都使用该技术,但是传统的一维条码技术资源长度有限,已经不能适应各行业的发展,因此,形成二维条码技术,但是要想将该技术的功能发挥到最大,也需要对其系统进行功能设计。其设计主要针对以下两方面,一是生成正式文件,将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维条码,再加入到电子文件的棚应位置,最终生成正式的带有二维条码的纸质文件。为保证著录信息的准确完整、文件信息的长期可读,应将以上流程设计到办公自动化系统中,由系统给形成者提要求,不完成此工作,无法进入下一个流程;另一个是收文登记,利用二维条码的识读技术,自动采集电子文件及其著录信息,减少重复劳动,提高效率与质量,在管理上实现电子文件与纸质文件的合拍与一致。
综上所述,可知二维条码技术在档案管理中的应用的确起到了非常大的作用,简化了档案管理工作的环节,提高了档案管理工作的效率,如果能够在使用中多加注意容易出现问题的环节,其作用将会更加明显。
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教学档案是高校评估的基础和依据,面向高校教学评估和档案工作发展以及适应现代计算机技术进步的需要,教学档案质量必须实现从经验归档到制度归档,从手工管理到计算机管理,被动要求到主动提高三个方面的转变。以下是读文网小编为大家精心准备的:试论高校评估背景下的教学档案质量问题相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]教学档案作为高校评估的基础,其重要性是不容忽视的。为了顺应新时代的发展要求,各高校都应全面落实教学档案的完善工作,加强网络科技与档案的同步对接,改革传统式管理档案模式,创新更健全的教学档案。从多方面完善档案管理,从而使教学档案的质量得到保证。
[关键词]高校评估;教学档案;质量;管理
通观全局,高校评估的重要性日益凸显,这使得各院校的评估水平受到教育界的广泛重视,早在20世纪90年代,许多院校就已经对教育工作的评估情况予以规划,把高校的评估大致分为三种类型:不定性评估、优秀评估和合格评估。以高校作为主体的评估,必定是要以教学任务为首要工作。以教学质量为核心内容的。同时,我们也应该看到,对于各院校教学档案的完整性和对其管理方式方法的完善工作,也是不容忽视的任务之一。因为教学档案是在教学评估工作中不可或缺的一部分,是高校评估标准的重要基石。
教学评估与各高校的综合实施息息相关,学校的每一处细节都能影响对高校的教学评估。例如,教学环境、教学设施、教学结构等。教学档案能最直接的评价教学工作的好坏,所以健全和完善教学档案才能最真实的反映教学评估效果。
(一)教学档案具有参考价值
学校的教学档案是长期来通过实践和研究日积月累形成的实体型文件。具有真实写照,直观反映等特点。这种档案不仅能记录学校常规的发展趋势和教学目标,还是学校研究改模式和方法的精准写照。有了这种准确的档案后各院校就可以根据自己的教学档案规划完整的施教模式,甚至是招生比例都不可以用学校档案作为参考。针对档案,学校应该设专门管理人员,对档案进行分门别类的规划,有选择的筛选出有价值需要的教学档案。过滤掉无用的档案信息。同时也应使档案多元化,具体化,利用无线网络、微信、互联网等平台,想要以档案为依据的领导们输出更多有价值的档案信息。为领导组织提供更群面准确的校园信息资料。
(二)教学档案是学校特色的汇总体现
因为教学档案具备的特殊性,所有教学工作都能在教学档案中体现出来一目了然。从而更能体现出档案管理人员的重要性,档案一定要分类分区,只有这样才能更完整的展现出一个学校完整的教学水平,综合的教育实力。系统且简易的让高校的管理工作循序发展。规范教学管理工作。
(三)教学评估有具体的可实施性和可操作性
教育部对各高校的教学质量和办学水平有着明确的规定和完善的评估标准。近几年,许多院校面临这教育部对其的多重评估考验,对这种评估测验做足充分的准备工作,完善教学档案被列为重中之重的任务。因为教学档案如前文所述是高校评估的前提和根据。校园档案的完善与否直接影响教育界对高校综合素质的评价效果。
(四)教学档案的信息具有流通性和指导性
教学档案涵盖了全校的教学信息和实践过程的许多重要材料。它不仅是教学质量的真实性写照,还是科研成果和知识结晶的重要体现手段。随时科技的不断发展,教学档案也在不断的发展变化,这种信心能通过各种载体传播,比如网络课堂、远程教育等较为流行和开放的形式。这种新型的档案传播方式优点在于,简单直观、不用耗费过多人力和资金、方便易操作。现如今已经有不少高校以教学档案的新型优势为基础,加强对学校教学质量的规范和创新,随即开展远程和网络辅导。通过长期的积累和实践,总结出许多优秀的科研成果,创建了服务于大众的学者论坛、教学平台,等APP或者教育式网站。这种网络平台将会成为资源中心的枢纽,挖掘隐藏在教学档案更深处的认知。上述几方面都充分说明了教学档案在高校教学管理评估背景下不可忽视的作用。
虽然教学档案是一项简单有效的评估手段,但通过各高校对档案的调度和分析,不难看出教学档案的质量仍有不足,有待完善。分析调查发现,影响教学档案质量的原因多种多样,其中尤为突出的因素有如下几点:
(一)教学档案应该具备真实性、完整性和系统性
如果学校不注意这几个要点则教学档案的作用就得不到真正的发挥。在许多学校中普遍发生的现象就是档案员收集不全、不及时。规划档案不到位。保存不妥当。这种行为就导致教学档案原有的作用消失殆尽,尤为针对评估的指标体系更是令人咂舌。只有改善这种不规范的现状,做到科学立档,分类归档,完善教学档案制度,提高档案管理员综合素质和水平,才能促进教学档案的完整性,从而提高对高校评估的准确和便捷能力。
(二)档案管理目前还没有统一的制度和完善的体系
虽然高校档案管理制度日益得到重视。但是盲目的重视导致档案管理仍然存在许多不足之处,档案的管理缺乏制度的规范和管理,归档没有严格的程序和步骤,不能做到分门别类。管理水平还相对落后,这都是现如今各高校在实现教学档案管理时所显现的漏洞,经过教学评估的发展和改革后,档案管理的规范问题才逐步的得到有关部门的重视,档案材料的标准化和规范化是做好档案工作的基础,做好教学档案工作不仅仅只是依靠档案部门的工作,它还需要高校各部门间的配合,从而达到完整收集,归纳,分类,统计等具体的工作项目。
(三)教学档案管理水平相对落后
对于档案管理的管理模式来说,档案管理系统的落后,管理方式过于传统是普遍高校的通病。信息档案数据库的不完善是导致档案管理工作效率低下的主要原因之一,校园发展越快,人员基数几句越大,相对滞后的管理技术就会造成低效率,高错率。想要提高档案管理的质量,就要从根本上解决档案管理模式的滞后问题,要进行现代化信息技术的创新和改革。利用互联网技术来提高档案管理的效率,从而进一步完善教育档案管理的质量和管理水平。
传统的教学档案管理制度较为单一,这是教学档案质量的软肋。现如今教育改革飞速发展,现代化科技水平不断更新,一成不变的传统式档案管理方法面临新着挑战,只有不断转变新的档案管理价值观,与时俱进,在不违背教学档案的原始初衷的情况下,日益完善和创新新的档案管理标准。创建更完善的高校教育档案系统应从以下几方面实践摸索:
(一)规范档案管理制度,摒弃陈旧被动式归档
想要规范档案管理制度,首先应设立专门管理档案的管理组织,让档案有家可归。其次,在从管理人员入手,配备具有档案管理知识的人员专门管理档案,建立完善的档案管理和规范工作。要制定管理档案相应的制度和标准。最后要抓好教师授课过程中的管理工作,对于校风校纪,教学成果,课程规划,课堂组织,毕业设计等客观信息,要由一个部门负责统一管理,做到一案一档,分门别类。从学生角度讲,对于学生的学习成绩,参加实践活动的能力,课堂互动能力等综合信息的建立和收集也都可以安排统一部门进行统一管理。最后由个负责部门统一汇集其收集到的档案信息到档案管理部门整理后在归档。这种撒网式的收集资料方法即较少了档案管理部门的工作压力,又提高了工作效率。
(二)加强信息化管理,摒弃陈旧管理手段,创新方法
现如今互联网技术飞速发展,高校可以根据本校校况采用新式的计算机管理技术,摒弃传统的一人一档案模式,对档案进行系统的管理,提高档案利用率,制作完善的业务工作流程和模式,利用互联网技术创建更多元化的信息管理技术,实现人机配合,协调操作。发展新型化管理模式,逐步改善只能靠人力管理的传统模式。要设计专门的教学档案数据库,建议一个具有新时代科技新颖性的计算机信息化管理模式教学档案。这种新型的管理档案模式大大降低了档案管理者的工作负担,还能使得档案管理操作更加方便,趋于简易化、公开化、自动化。引起更广泛群众的兴趣。从而使更多的人去了解和应用教学档案。
教学档案对于高校评估的作用是显而易见的。档案不仅能方便快捷的提供领导和职工所要获得的信息,还能直观反映院校的综合水平,这充分说明了教学档案的使用价值是不容忽视的,随着院校对教学档案的使用率提高,领导对教学档案的重要性认识就不断的增强,这在提高了档案重要性的同时也对档案管理者的工作增加了难度和压力。这就要求学校应促进档案管理的积极性,提高档案管理员的工作效率培养档案员的职业荣誉感,同时也要加强档案管理员的专业技术水平,倡导主动学习专业知识,改变过去陈旧的管理档案办法,多沟通多交流经验,从中完善自己学到更多的专业知识,化被动为主动。让教学档案管理水平整体得到有显著的提高。
试论高校评估背景下的教学档案质量问题相关
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随着社会经济的高速发展,信息化时代的不断推进,电子档案逐渐被运用到社会各个领域当中,主要服务对象是日常管理与办公。电子档案管理以其独有的优势,让日常工作变得更加快捷、方便。以下是读文网小编为大家精心准备的:电子档案管理在中专学校档案管理中的应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]现代科学技术水平的不断提高,电子档案的应用范围也日益广泛,在中专学校档案管理中发挥巨大的作用。本文主要分析了电子档案管理的现状,深入探析了电子档案管理在中专学校档案管理中的应用措施。
[关键词]电子档案管理;中专学校档案管理;应用措施
近年来,现代化发展脚步的不断加快,先进的科学技术在多个方面都有涉及。立足于现价段的中专学校档案管理,大多数采用的仍是落后的管理手段。电子档案大多是学校用于教学研究、资料管理、收集归纳、借阅利用等方面,进行多样化的分类,同时拥有十分强大的保存功能。电子档案管理常见的有以下几种类型:电子图像、电子报表、电子等。电子档案管理,因为其自身功能强大、使用方便的优势,已经逐渐融合到人们的日常办公中,有利于人们更好的开展工作。
现阶段,根据电子档案管理实际的发展情况来看,其自身存在以下几个方面的特征:
(一)工作过量
立足于中专学校自身发展的需求来看,每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化,档案变动的单位以千万进行衡量;同时,会出现部分学生选择出国留学,或是直接就业的情况,增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动,以及相应的维护、保存等方面,都需要投入大量的人力、物力与财力,导致了档案管理的工作过量。
(二)信息化水平过低
现代科学技术水平的不断提高,电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性,在实际的档案管理过程中却没有很好的体现,也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法,这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前,中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段,有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性,还不能灵活使用电子档案管理,无法发挥它的作用性。
(三)变动量过于频繁
中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学,就这样的情况来看,具有很强的流动性,因此档案需要不断的输入或输出,过于频繁。
这些都是电子档案管理的现状,也是降低其高效性的主要原因。
根据电子档案管理自身自身发展的特点,以及在中专学校中的应用,可以从以下几个方面入手:
(一)保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性
第一,提高存储设备的安全性能,保证电子档案管理的专一性,及时进行在线升级,定期对电子档案进行护理,保持存储设备的稳定性;第二,及时对档案信息进行更新备份,避免发生档案丢失不能找回的情况;第三,开启防火墙模式,进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检,切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性,保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性,要不断强化科学技术,及时更新升级,提高电子档案管理的安全性能。
(二)建立健全规章制度,使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度,推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先,要提高有关管理人员的专业水平,强化其安全使用意识,帮助其树立正确的职业道德思想,让他们全面认识到电子档案管理的重要性,并能熟练掌握电子档案管理的操作流程,从而能够灵活使用电子档案管理,充分发挥它的作用;其次,在电子档案管理应用到中专学校的过程中,要充分考虑到学校自身的发展状况,建立健全有关规章制度。诸如,信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等,保证电子档案管理的安全性;再次,在实际的操作过程中,要完善电子档案管理的使用制度,推动电子档案管理向规范化发展,对其存储类型、使用方法进行统一的管理,对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理,尽量在电子档案转变的过程中,避免发生信息泄露、文件损坏等现象,坚决不允许在电子档案管理的过程中,出现缺陷。与此同时,要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
(三)强化电子档案管理所需设备,提高对中专学校的软件、硬件管理
电子档案管理自身的特殊性,要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此,要能够全面提高电子档案管理的高效性,就要求不断提高科学技术,加强计算机研究,强化网络技术等。同时,要研发出适合电子档案管理存储的软件,和具有安全性能的信息加密软件,使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面,要将电子档案中的信息进行备份,可以采取刻录成光盘的形式;另一方面,选用先进化的电子档案信息管理系统,并完善相关安全保护制度,提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中,及时更新软件,保证中专学校电子档案管理的安全发展。
(四)强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员,要求了解相关的档案管理知识,具备一定的专业技能,能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训,切实加强他们的操作技能,把握电子档案管理的实际要求,促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训,既能采取长期培训的方法,也能进行短期内的集中训练。
综上所述,社会处于不断的前进中,电子档案管理在中专学校的应用显得十分有必要。身为一名中专学校的电子档案管理人员,我们要对工作进行归纳,并不断的改革创新,完善电子档案管理在中专学校的应用,切实提高工作质量,强化工作效率,提高电子档案管理的技术含量,保证信息不被盗取、不泄露,为中专学校档案管理作出有利的贡献。
电子档案管理在中专学校档案管理中的应用相关
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档案信息化是当前我国档案工作发展的重要方面,同时也是实现国家信息工程的重要步骤,在信息时代,具有重大的现实意义。而作为信息高度集中的高校档案管理部门,在信息化的建设道路上依然面临着诸多困难和挑战。以下是读文网小编为大家精心准备的:论高校档案信息化建设中的利与弊相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着计算机在各领域的广泛应用及无纸化办公的普及,对传统档案工作模式提出了新的要求,随着信息技术的不断发展更新,高校档案信息化建设成为档案工作改革和发展的必然趋势。高校档案信息化建设的主要目标就是为了迎合时代发展的需求,属于一项系统性的建设工程。然而在高校档案信息化建设过程中出现了不少问题,从而导致高校档案信息化进程缓慢。
近年来,随着计算机技术和网络技术的迅速发展,信息技术已经渗透到人们的生活领域和工作领域。高校作为人才、信息等资源共享聚集地。随着高校信息化水平的迅速提高,对高校档案工作也提出了新的挑战,高校档案信息化建设是高校档案部门面临的新课题。
自2001年12月教育部门办公厅发出《关于加快推进教育系统政务信息化建设的通知》以来,全国各高校政务信息化建设迅速发展。高校档案部门紧跟高校档案信息化发展的步伐,在发展与建设的将近10年里,取得了明显的成效。但是,随之高校档案信息化进程中也出现诸多不足之处。下面,就其档案信息化建设过程中的利与弊谈点个人见解。
传统的高校档案,是一种完全封闭式的内部资源,管理模式也只是原始简单地保管。随着高校教育事业的发展,高校档案数量急剧增加、内容页日渐丰富,各种档案载体也随之增加,迫切需要科学高效档案管理办法和工具。而高校档案信息化建设正是充分运用了现在化设备和自动化、网络化的管理方式取代原有的手工管理,完成了档案采集、储存、保管、检索、开发利用等工作。
1、档案信息化建设有利于提高档案工作效率。
随着档案信息化建设的实施,办公自动化的应用以及档案网络管理软件的运用,从而实现网上收集、移交、储存、查阅等,这就使得档案工作变得更为简便,为档案部门工作人员节省了部分时间和精力,能把更多的时间和精力用于档案资料的整理,数据统计、档案编研等工作,提高了工作效率,也避免了档案材料破坏装订和因实体借阅造成的磨损。
2、档案信息化便于查阅利用。
档案信息化的网络服务给利用阅读档案创造了新的模式。全新的超文本,超媒体阅读和自动化检索方式。高校通过档案信息化,能全天候为利用档案的师生服务,利用者可通过互联网24小时可进入网站阅读档案信息。利用者从被动的利用档案变为主动的探索。
3、档案信息化建设有利于高校资源整合优化。
档案中记载着学校过去各项工作执行情况和效果,对于学校确定新的方针政策具有重要的参考作用,高校档案中的教学类、基建类、设备类、科研类、财会类等五大类档案为学校的教学科研和发展建设起着关键作用。信息资源共享已经是发展趋势,档案是信息资源中的一种特殊形式。档案信息化建设可以让各种散乱的信息资源实现最优化配置并,与高校办公自动化系统接轨,使得档案部门的信息与学校教务、科研、设备、财会等重要部门实现资源整合优化。档案信息化建设的本质要求就是建立一个丰富、完整的档案信息资源库,并做好相应的数据库维护工作,通过跨行业、跨地区、跨部门的计算机网络,档案信息资源与其他信息资源一起构成综合的网络信息资源,从而实现高校信息资源库的整合优化达到共享的目的。
全国大部分高校都已经启动了档案信息化建设工作,然而在各高校进行档案信息化建设的工作中也逐渐显露出了档案信息化的一些弊端,如何避其弊正是现在要讨论的问题。
1、档案信息数字化后的安全保存问题
大量纸质档案通过扫描上传到档案管理软件,传统档案保护与管理手段已无法确保这些档案信息的完整与安全。个别档案利用者可直接通过复制与原始档案一致的内容,进行篡改,也可在电子文件上的签名、印章修改。由于纸质档案材料转化为电子文件后是保存在磁盘、硬盘、光盘等介质上,而这些介质一旦出现损坏,就意味着所有的电子档案信息都会遗失。而磁盘硬盘的保存条件和环境要求是很高的。因此对于软盘、磁盘、硬盘等的保护要做到:购买统一规格磁盘硬盘,确保质量;保证它们的存放环境,注意存放的空间和温湿度的控制,温湿度分别为14-20摄氏度,40%-50%内;定期每2年把原有的磁盘、硬盘、光盘上的材料转储一次,作为档案信息的备份。
除了档案信息资源的保存问题,还存在档案信息的网络安全问题。档案信息网络的安全受到载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、网上窃听与篡改、黑客攻击、技术淘汰等众多因素的威胁。一旦出现以上情况,档案信息数据库会出现遗失,错乱,甚至会导致档案信息外泄等情况发生。高校应该采取有效措施对数字化档案资源进行安全管理和维护,要做到:有效地应用身份认证、文件加密、权限控制、安全审计、病毒防护、防火墙、安全备份等安全技术,确保档案信息资源的安全、有效和网络系统正常运行。
2、档案信息化的投入成本大于利用价值
高校档案信息化建设的前期需要投入大量资金购买设备,如高校档案管理软件系统、计算机、扫描仪、大量磁盘硬盘、交换机、服务器。在信息化建设前期需要投入大量的人力来进行档案信息数字化,而在信息化建设后期也会遇到档案管理设备老化及更换的问题,这些都需要高校对档案部门的投入大量的人力和物理。而在近几年里,由于全国各大高校都纷纷档案信息化建设,在过程中发现了问题:为了实现档案的信息化,高校进行盲目的投入和建设,使得档案信息化建设的投入和档案利用价值出现反比例现象,即档案信息化建设投入成本大于档案利用率,档案资源被浪费。所以各高校在档案信息化建设过程中,不能盲目的投入和建设,要认真结合本校实际情况以及档案服务对象的特点,按轻重缓急、先易后难的方式开展档案信息化建设的工作,避免造成人力、物力、财力的浪费。
3、档案信息化缺乏统一的标准规范
高校在档案信息化建设中出现了缺乏相关标准的规范和支撑的问题:许多高校出现了档案信息化建设中各自为政、标准不一的局面,只能自我摸索、自我完善、自我发展,处于独立开发与封闭自我建设的模式。而档案信息化作为一项复杂的社会工程,涉及项目管理,技术应用和业务运行等方面,如缺少标准来规范,整个工作如散沙一盘。在建设高校档案信息化的过程中,应当借助于各种规范及标准的制定和落实,分工协作和技术工作提供依据及标准。在建设档案信息化网络的沟通信息的共享更加需要统一的规范和统一的标准,高校的档案部门立足于档案信息化建设并根据国内标准及行业发展趋势,制定出统一的信息化建设标准,有效推进档案信息化建设。
4、档案管理人员业务水平偏低
档案管理工作一项专业性很强的工作,高校档案信息化建设更要求管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平。然而目前多数高校来看,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍,档案人员的数量和质量还不符合档案信息化的要求。很多高校的档案部门工作人员年龄结构偏高、学历结构和职称结构偏低是普遍存在的现象,缺乏相应的专业技术人才,特别是具备档案管理和现代化科学技术的人才。所以很多档案管理人员在高校档案信息化建设的工作中感到力不从心,影响了档案信息化的进程。高校档案信息化要建设档案人才管理体系是实现高校档案信息化建设的保证。因此要做到:重视高校档案队伍的素质建设;必须积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才;加强档案信息化知识的培训工作,在档案管理人员中大力推广和普及档案信息化知识,通过专题讲座、实际操作、参观学习等形式使档案管理人员掌握档案信息化知识。
加强高校档案信息化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择,档案信息化建设也是一项长期而艰巨的任务,各高校一定要从本单位实际情况出发,认清档案信息化建设的利与弊,并要积极做到趋其利,避其弊,实现高校档案信息化工作的跨越。
论高校档案信息化建设中的利与弊相关
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大学生个人素质档案是大学生评价体系中的一个非常重要的组成部分,不仅能够反映大学生的个人经历、性格特点、思想品德和专业成绩,还能为学生、学校以及用人单位提供一个客观、真实了解大学生成长历程的综合信息平台。以下是读文网小编为大家精心准备的:试论高校建立学生个人综合素质电子档案的设想相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
试论高校建立学生个人综合素质电子档案的设想全文如下:
【摘 要】大学生的个人综合素质培养和评价是大学育人环节的一个非常重要的组成部分。学校不仅应该在课程实施、活动开展、技能培训等方面对学生综合素质培养予以加强,也应注重从硬件手段入手对学生综合素质形成电子化、体系化的档案记录,为展现大学生的动态成长经历搭建综合信息平台。建立学生个人综合素质电子档案是现代大学育人工作的基础性工作,不仅可以加强学生的档案意识、自治意识促,使学生健康成长。
长期以来,高校学生在入学后,其人事档案由其所在的院(系)进行保存和管理。在后续的档案管理中,直至学生临近毕业时才会对学生档案进行第二次接触,通常只是为了进行党团材料、学习成绩、实习推荐表、毕业生登记表等硬性材料的收集归档。除此之外,大学生的人事档案便处于“真空期”而无法发挥参考借鉴作用。加上人事档案只是对学生在进入高校之前经历的记录,档案中多数属于回顾性的基本信息资料,无法形成对学生的动态成长进行记录和提供前瞻性的参考信息。因此传统的人事档案只是停留在历史记录的功能上,忽略了对学生的心理状况、道德诚信、资助帮困、社会实践、志愿服务、性格特点、兴趣爱好等信息的收集和整理。
这就造成有些辅导员在带班三、四年后只对比较优秀或者特殊的学生印象深刻。有许多学生因为默默无闻而没有进入老师的视野,育人教育的互动性没有在学生最重要的大学时光里充分发挥作用,在学生毕业求职阶段,学校客观上只能提供装有成绩单和推荐表的档案材料,千篇一律的内容也很难为用人单位反映学生真实的综合素质。这与现代高等教育日益倡导的重视大学生综合素质的培养和评价是相背离的。笔者认为现代高校应建立以学生个人综合素质为重点信息、积极引导学生参与建立和维护,借助电子网络为技术平台,多部门协同参与管理,贯穿学生从入学到毕业的学生个人综合素质电子档案。
首先,建立学生个人综合素质电子档案是在传统人事档案基础上的突破和发展,将为高校的育人工作提供极大的便利条件。以往有些辅导员对学生个人素质没有给予足够重视,在资料的收集和整理工作中只是考虑到学生党团关系、成绩单、家庭联系方式等信息,这些千篇一律的信息不能使辅导员及时了解学生各方面的情况。而建立学生个人综合素质电子档案,可以使得辅导员以更丰富完整的视野、更高效便捷的方式去了解学生各方面的情况,从而实现更多元的功能。比如在档案系统中建立新生心理健康状况测试功能,可以使辅导员在学生出现心理问题时找到症结所在;比如可以根据学生家庭人口和收入情况,使得辅导员关注潜在的困难生群体,以便后期做好困难生认定和资助帮困工作;又比如根据学生的性格特点、个人爱好,开展职业生涯规划辅导。还可以帮助辅导员有的放矢地去计划、组织、指导班级建设和各项活动,有效提高辅导员的控班能力。而这些是传统的人事档案所无法实现的,关键在于要在传统的基础上突出综合素质这一重点,形成动态的多维度的信息,提升信息的利用价值。
其次,建立学生个人综合素质电子档案能够加强学生对自身综合素质的培养意识,拓宽学校育人工作的实践途径。
一方面,由于学生综合素质电子档案本身就是学生自己向外界展示的电子名片,使同学们认识到自己的学习成绩、日常表现、特长爱好、道德品质等都是和评优评奖、推优入党、就业推荐密切相关,关乎学生个人未来发展的切身利益,更容易调动学生的主动性和积极性。学生综合素质电子档案让学生入校就认识到,自己的人生旅程进入了一个全新的阶段,个人综合素质电子档案已经为学生打开了一扇窗,为学生搭建了一个不同于以往的全新平台,而学生就是这个全新旅程的书写者。这种让学生自己充分融入的形式,可以形成促使学生在大学期间努力学习、积极进取、争先创优的倒逼力量。
另一方面,个人综合素质电子档案可以帮助学生为求职做资料积累。学生综合素质电子档案有利于学生从入学时就开始重视个人信息的记录和积累,为职业生涯规划助力。促使学生养成善于积累、回顾、总结、反思的思维模式。让档案形成一面镜子,可以让学生时常回顾自己每一阶段的发展历程。到毕业时,学生的综合素质档案已经积累了大量的信息,可以成为学生撰写简历的素材库,为用人单位反映学生发展全貌,满足学生个人和社会单位的需求。
最后,建立学生个人综合素质电子档案能够借助网络信息技术提升档案内容的时效性和功能性。纸质档案管理是基于现实条件的必要选择,但应用计算机和网络技术的现代手段是未来档案管理工作发展的必然趋势。电子档案相较于以往的纸质档案材料,能够实现档案内容和数据的实时更新和统计。从学生层面来讲,可以通过登录个人账户更加便捷地对档案内容进行实时更新和完善。从学校层面来讲,可以通过电子档案中的基础数据形成学生信息数据库,为学校各部门提供不同口径的数据支持。例如,学校各部门可以通过管理平台了解某时间段内各专业的在校生人数、中西部学生人数、少数民族学生人数、学生生源地分布、省部级学生获奖情况等数据统计和分析功能,使电子档案不仅继承了传统档案的记录功能,更要通过网络信息技术实现学生信息的统计和分析功能,实现档案内容“既中看又中用”。各二级学院也可以通过二级管理平台对所属院系学生的动态情况及时跟进,为各项学生管理工作提供有效的政策依据。
学生综合素质电子档案的具体内容既要有完整的个人基本信息,也要有更够突出学生特点,多维度展现学生综合素质的动态信息。内容可分为基本信息和动态信息两大板块,具述如下:
第一大板块基本信息板块中可以分为身份信息、教育经历、学籍信息、家庭信息、心理测试情况等。
系统建立初期信息中心可以通过向学生处、团委、卫生保健中心、招就办、财资处、图书馆、后勤保障部、院办征询意见,因为随着学校每年招生数量的增加和日常管理工作的精细化,各个部门在工作中都或多或少地涉及学生各类信息的统计。比如,高校的学籍管理中需要统计学生的所属院(系)、专业、班级、学籍号、姓名、性别、学籍状态(在读、休学、退学、复学)、身份证号、民族、生源地、录取类型(自主招生、高考录取)。一旦完整的个人学籍信息建立后,可以立即形成各口径所需的数据分析供各部门参考使用。又比如,高校的资助管理,可以通过学生填写的家庭情况信息中,通过家庭收入来了解学生中有多少困难生家庭,通过家庭成员来了解有多少单亲或离异家庭,通过健康状况来交接有多少学生家庭中含有残疾人等信息,以此初步锁定需要帮助学生,各院(系)和辅导员也可以在军训初期加强对这些学生的关注和帮助。
第二大板块动态信息板块中,突出学生个人特点的综合素质信息成为了该板块的重头戏。
毋庸置疑,学生的成长是一个动态的过程,我们要将学生“活”的信息注入到学生个人综合素质电子档案中去。比如学生参加过的校园活动、职业技能培训、学生自治组织、志愿者服务、义卖捐赠以及获得过的荣誉、奖励等情况进行信息的上传。同时,针对大学生在毕业年级要进行实习环节的特点,还可以设置“实习周记”部分,帮助同学养成在工作中记录自己的感悟,学会总结工作经验,学会从反思中进步的职业习惯,这对提升学生职业素养具有重要作用。此外,电子档案中也要充分展现学生的潜能和风采,重视对学生特张爱好的体现,比如学生在书法、声乐、美术、体育方面的证书、作品、活动参与的记录。
结合本人工作的院校实际情况,由于我校的学生今后绝大多数将要踏上医院的工作岗位,学生今后面对的工作对象是活生生的人,是宝贵的生命,所以学生的综合素质培养的重要程度绝不亚于理论知识、操作技能的学习。在当前医患关系仍然比较紧张的社会环境下,医院对学生的综合素质也越来越看重。学生的人文素养、为人处世、是否具备爱心和耐心等素质作为附加值往往会在用人单位的招聘环节中被作为重要参考,在同等条件下很有可能就被作为录用依据,因此每一个学生的闪光点都不可小觑,辅导员作为学生的知心朋友和领路人,应该对此予以充分的关注。辅导员、专业课教师也可以为学生进行信息补充。从学生、老师的双重维度对学生的综合素质培养进行持续的完善和跟进。
学生个人综合素质电子档案的建立之后,对档案内容进行使用维护和功能创新是电子档案行之有效和不断完善的重中之重,也唯有如此才能实现学生个人综合素质电子档案建立的意义。因此,需要做好以下几点:
第一,设立“更新日”制度。
即学校将每月或每周的固定某一天设立为全校学生进行学生个人综合素质电子档案内容更新的日子,通过各二级学院、辅导员进行事前培训、动员宣传,提醒学生在该日登录个人账户进行内容更新,若无需内容更新也需要在个人账户进行平台签到,二级学院根据平台反馈对学生的更新率和更新内容进行监督和审核。辅导员一定要确保学生个人综合素质档案的真实性和时效性,从而使其有效延伸到社会并发挥作用。
第二,要保证电子档案系统的技术支持。
电子档案从建立到不断升级发展必需经历一个出现问题――解决问题――提升系统的螺旋式上升的过程,如果问题不能得到及时有效的解决,必将影响到学生、学校各部门后续的使用积极性。为了保证电子档案真正能够为学生、学校管理工作服务。该项目的技术支持团队必须积极收集来自学生、教师在使用过程中的问题反馈,并能够较快地解决问题,并且定期发布软件更新内容,保证电子档案使用的流畅性。
第三,要不断开发学生个人综合素质电子档案的功能维度。
电子档案能否保证不断吸引学生和教师经常使用该系统,使其成为师生在日常学习、工作中的必备工具,在很大程度上决定了电子档案后续的成长生命力。因此,电子档案要在发展的过程中要不断从师生的实际需求出发,坚持服务为本的理念,为师生开发出更多富有趣味性、实用性的功能维度。例如,根据目前大学生职能手机依赖度较高的现实,可将学生个人综合素质电子档案设计成手机应用客户端,使学生可以直接在手机上进行功能操作。
此外,除了常规的档案功能,还可以增强电子档案的交互性。例如,可以在电子档案中设立“实习周记”栏目,将学生在医院临床实习期间的工作内容、工作感悟、问题与困惑、反思与总结等内容进行记录,辅导员、实习带教老师对周记进行回复或点评,以便于辅导员和带教老师能够系统完整地了解到学生在实习期间的临床表现、思想动态、存在问题、进步成长等内容,帮助教师能够在学校的同时也能够为远在各个医院的学生提供专业技能和心理辅导方面内容的远程支持,实现多方位的实习学生的管理手段和方式。
综上所述,建立学生个人素质电子档案对于高校来说,是一个复杂而琐碎的过程,需要高校各部门的协同运作才能把这项工作落到实处。学校不仅要在新生入学之初建立好电子档案的基础数据,还要在接下来的几年中不断关注学生综合素质的培养,定期对学生个人素质电子档案进行内容维护和功能提升,增强系统的实用性和服务属性。高校建立学生个人综合素质电子档案体现了“以学生为本”的现代高校办学理念,也体现了高校利用网络信息技术进行科学化管理的智慧意识,将为学校今后不断提升管理水平奠定坚实的信息基础,顺应了现代高校管理的应然要求。
1.综合素质入档案 高考录取分数不再是唯一
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随着信息产业的飞速发展,电子档案领导部门要加大对电子档案的重视程度,为保证电子档案的完整、标准、安全和电子文件管理的高效和科学。下面是读文网小编为大家整理的电子档案的论文,供大家参考。
一、电子档案信息安全管理面临的主要问题
目前,我国电子档案信息安全管理还存在一些较为明显的问题,问题的存在将大大弱化电子档案信息的安全性,进一步使电子档案管理的发展受到极大阻碍。具体问题如下:
(一)电子档案安全管理规范化与标准化程度不高。
现如今,国内的档案信息安全工作尚且不够成熟,与西方发达国家比较,还存在一定的差距。初级阶段的档案信息工作在管理上还存在诸多不足。在网络技术逐渐发展的背景下,档案管理工作者开始意识到档案信息化及数字化的重要性。然而,由于目前我国电子档案安全管理规范化及标准化程度均不高,这样便使得档案信息化及数字化的实现受到很大程度的阻碍。
(二)电子档案文件不够统一。
对于电子档案管理当中的计算机软件开发来说,目前存在最主要的问题便是不能够满足电子档案使用的要求,同时也不能为档案利用、存储提供便利。另外,地区与地区之间、单位与单位之间所采用的电子档案系统均存在不够统一的状况,如此一来,地区与地区,甚至单位与单位之间的电子档案文件的利用与共享便无法有效实现。
(三)电子档案管理技术支撑体系薄弱。
对于电子档案管理来说,倘若没有相关技术作为支撑,那么将会使电子档案信息安全管理的安全性得不到有效保障。目前,电子档案管理存在技术支撑体系薄弱的现象。主要表现为:
(1)硬件选配存在问题。
例如在硬件选配方面,选择一些质量不佳、功能不够完善并且性能差的硬件系统,从而致使电子档案管理系统在运行中的稳定性受到影响,进一步造成档案信息丢失。
(2)病毒入侵。
计算机病毒会导致计算机的功能或数据遭到破坏,从而使系统及数据的安全性受到影响,例如在木马病毒蔓延的情况下,电子档案管理系统一旦受到干扰,便会造成严重的影响。
(四)电子档案管理人员素质存在一定的差异。
大多数企业的电子档案管理人员均具备较强的档案管理专业知识,但电子档案管理人员在素质方面仍旧存在一定的差异,主要体现在计算机专业知识方面,在电子档案管理过程中,相关软件的基本操作需要电子档案管理人员具备一定的操作能力,这样才能够使电子档案信息管理的有效性增强。实际情况却是电子档案管理人员在计算机专业知识方面较为薄弱,缺乏计算机基本操作能力以及网络应用技能,从而导致电子档案信息安全管理难以得到有效保障。
二、电子档案信息安全管理的主要强化对策
(一)电子档案管理工作实现标准化与规范化。
要想使电子档案信息安全管理得到有效强化,便需要让电子档案管理工作实现标准化与规范化。例如,通过搜集电子文件,然后形成电子文件,进一步加以积累与整理,在鉴定完毕之后做好归档工作。充分遵循以上环节,便能使电子档案管理工作具备一定的标准化及规范化。并且,电子档案完成归档工作后期,还需做好移交、保管两方面的工作,电子文件由相关档案管理部门进行妥善保管,同时实现集中保管,以此使电子档案管理工作更具标准化及规范化。
(二)升级档案管理软件。
目前,我国的档案管理软件还不够成熟,因此对档案管理软件采取升级措施便显得极为重要。档案管理软件的升级目标主要有二:其一为具备兼容性,其二具备统一特性。其中,兼容性是指档案管理软件与其他一些设备及操作系统的密切配合,只有体现出密切配合状态,才表示具备兼容性,例如和系统操作平台之间的密切配合等。统一特性是指电子档案管理软件升级之后,具备一个相对完善的档案管理系统,统一性原则需要实施在各个环节当中,例如标准的统一性、规章制度的统一性以及应用软件的统一性等,特别是地区与地区之间、单位与单位之间,需要充分避免电子档案系统差异化严重的现象,在具备统一特性的基础上,才能够使档案文件实现广泛利用及共享。
(三)强化电子档案管理人员队伍建设工作。
电子档案信息管理是一项系统化的工作,复杂程度较高,为了使电子档案信息管理更具有效性与安全性,对电子档案管理人员队伍建设工作进行强化便显得极为重要。一方面,提高电子档案管理人员对该项管理工作的重视程度,杜绝工作散漫、思想落后现象。另一方面,做好电子档案管理方面人才的选拔招聘工作,选拔出既能够熟悉档案业务,又能够掌握现代信息技术的复合型人才,对通过选拔的人员进行知识、技能以及业务等方面的综合培训,以此使电子档案管理人员素质得到全面提升。除此之外,由于电子档案管理人员在计算机专业知识方面较为薄弱,因此,需要加强计算机操作及网络应用技能方面的培训,以此使电子档案的形成、接收、整理以及利用等工作更具完善性,进一步为电子档案信息安全管理的强化提供保障依据。
三、结语
就目前而言,我国电子档案信息安全管理工作中还面临诸多问题,例如电子档案文件不够统一以及电子档案管理人员素质存在一定的差异等。针对这些问题,制定有效的强化策略显得极为重要。除了本文提到的电子档案管理工作实现标准化与规范化、升级档案管理软件以及强化电子档案管理人员队伍建设工作以外,笔者认为还需要构建相应的法律法规条例,以此使电子文件的真实性及安全性得到有效保障,最终使电子档案信息安全管理更加科学与完善。
随着信息数字化技术在我国的广泛传播,在经济社会各方面的发展得到了越来越多的运用。而在复杂和虚拟的网络环境下,由于相关法律法规的缺失,信息安全一直受到质疑和侵扰。为此各信息化运用单位都在不断探索信息安全管理的手段和措施。
一、电子档案中信息安全管理的必要性
电子档案对于企业来说是一种无形资产,尤其是在网络化、信息化日益重要的21世纪,电子档案信息更是企业所有的一种不可估量的无形价值,对于某些单位来说,电子档案不仅是记载重要客户信息的载体,同时又是企业成功开拓市场的重要信息资源,此外,重视并建立起电子档案信息安全管理系统,对于某些企业来说,不仅是对客户的隐私的保护,同时又是取得客户信任的重要前提,亦是在激烈的市场竞争中立于不败之地的重要保障。
二、电子档案中信息安全管理存在的问题
网络环境是一个极为复杂的虚拟环境,其带有很大的安全隐患,使得电子档案管理在网络环境下存在很大的风险及漏洞,出现泄密、伪造等问题,给电子档案管理工作带来很多的挑战与潜在风险。
(一)黑客入侵
我国高校越来越重视对电子计算机技术人员的培养,一方面为我国经济发展输送了大量知识技术型人才,另一方面也出现了一些黑客分子。这些人拥有很高的计算机水平,专门攻破各网站,并获取大量电子信息资源,以谋取个人利益,给电子档案信息安全管理带来了威胁。
(二)计算机病毒的传播
计算机病毒的传播形式多样,即使一个链接也可能是潜在的计算机病毒。电脑系统一旦染上这些病毒,严重威胁到了电子档案信息的安全性。
(三)个别档案管理人员职业道德素质的低下
个别单位的电子档案管理人员在金钱等其他方面的诱惑下,违背自己的职业操守,以非法的途径向某些单位人员出售电子档案信息。
三、电子档案中信息安全管理问题的解决措施
电子档案的信息安全管理主要表现为对信息安全存在的潜在风险的一种主动性预防和控制,是为减少甚至是杜绝信息安全管理出现漏洞时,给个人或者企事业单位所带来的损失。
(一)开发研究更加严密、技术水平
更高的电子档案管理系统。在电子档案管理系统的开发设计上,应该聘请具有更高资格、更高技术水平的计算机专业人才进行开发设计,并设置多道保护程序,进行反复试验,寻找潜在的风险漏洞,一旦发现,立刻修补。
(二)安装防火墙和杀毒软件
为保障单位电子档案资源的安全性,应督促单位安装防火墙,保障单位内部局域网的安全,使其在与外网之前形成一道安全屏障。此外,应督促每台电脑安装杀毒软件,每天进行电脑杀毒。
(三)规范和完善电子档案信息安全
管理制度,加强对相关工作人员的道德素质教育单位内部应建立起完善的电子档案制度,采取规范性电子档案信息安全管理措施。加强对工作人员的道德素质教育,奖罚分明。
(四)其它一些对策
实施多备份的拷贝措施,对部分重要档案信息资源采用纸质和电子档案管理的双重保护等其他对策。当今是网络信息化的社会,电子档案的信息安全管理工作引来越来越多相关人士的重视,并被逐渐提上日程,成为各企事业单位重点建设的系统工程。我国电子档案的信息安全管理就需要国家政府、各行业组织、各企事业单位共同努力构造,健全信息安全管理系统。
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随着办公自动化、网络化的不断深化,电子档案的地位越来越得到人们的重视。下面是读文网小编为大家整理的电子档案论文,供大家参考。
1从风险管理的视角探讨电子文件安全管理问题
1.1缺乏科学的安全管理理论与方法指导
信息安全风险管理是解决如何确切掌握信息及其依赖信息系统的安全程度、分析安全威胁来自何方、安全风险有多大,加强信息安全保障工作应采取哪些措施,要投入多少人力、财力和物力,确定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相应信息安全等级进行安全建设和管理的依据等一系列具体问题的重要指导理论和方法。从这个视角来看文档工作我们会发现,一直以来,文件、档案安全管理工作都是沿袭传统档案载体保护工作来开展,以此形成的相关理论也是以传统档案载体研究为基础的,随着电子文件的出现,传统以档案载体保护为核心的档案安全管理理论就很难适用于电子文件的安全管理。虽然档案部门也对电子文件安全管理做过很多理论探讨,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件连续体理论”、“后保管时代”、“文件运动理论模型”等理论来强化电子文件的安全管理,但不可否认的是,这些理论并不是专门的安全管理理论,很难在电子文件安全管理上取得实质性效果。
1.2对安全管理的认识存在偏差
1.2.1追求绝对的安全
长期以来,我国档案事业对安全风险的重视度不足,只是一味的采取各种绝对安全的防护措施来保证电子档案的安全性。可是,站在风险管理视角来看,风险是绝对存在的,而安全却是无法保障的,安全风险是随时都可能发生的,而安全只是暂时的。其实,电子档案管理工作就是风险管理工作,每一个电子档案都有着专属于自身的保护级别,想要在实际应用过程中起到绝对安全的作用,是根本无法实现的。此外,安全风险是一种随机发生的风险,很难做到绝对安全的控制,在这一过程中,不仅浪费了大量不必要的人力、物力和资金,还使得电子档案的安全性受到了极大的威胁,严重影响了电子档案安全管理工作的顺利开展。
1.2.2风险意识薄弱
一些安全管理人员风险意识淡薄,信息安全知识不足,却津津乐道“太平盛世”,双耳不闻“盛世危言”,甚至认为,谈风险是“杞人忧天”,说安全是“天下本无事,庸人自扰之”,根本没有从风险管理的角度来度量电子文件的安全性。这些都严重影响了正确认识安全形势和树立科学的电子文件安全风险观。
1.2.3忽视了对“资产”评估鉴定
从目前情况看,文件、档案管理部门虽都认识到电子文件的重要性,但绝大多数部门只是将电子文件作为日常办公的一种辅助帮助,并没有将电子文件提升到“资产”高度来管理,就更谈不上对“资产”进行评估鉴定。然而,从安全管理角度讲,一个组织系统内的资产在没有被评估鉴定前,是不可能成功实施安全管理并进行维护的。
1.3管理环节不完善
首先,安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订,绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的,而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的,具有很大的盲目性。其次,缺乏关键的风险评估环节。风险评估是电子文件安全管理的基础和关键环节。没有风险评估,电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木,缺乏决策行动的依据与方向,由此而引发的安全管理措施就具有很大的盲目性。
2结束语
综上所述,可以得知,以往传统的电子档案安全管理模式上存在了很多的不足,从而导致各种安全风险的发生,造成了十分不利的影响。而风险管理作为电子档案安全管理体系中的核心组成部分,只有加强做好风险评估工作,选择科学合理的安全控制方式,才能及时对安全风险进行有效的控制,避免电子档案受到损坏,从而促进我国档案事业长期稳定的发展。
一、电子档案在现代信息化建设中发挥的作用
何谓电子档案?电子档案是由电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体,是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动,只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节,这些字节与比特方式可随机定位到用户所在的网络终端,以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示出用户所需求的档案实体的真实信息。电子档案具有以下特点:信息的非人工识读性;信息存储的高密度性;信息与载体之间的可分离性;多种信息媒体的继承性;系统依赖性。使用电子档案是适应当前社会形式发展的需求。要进行信息化建设就需要使用高科技的信息设备,例如电子计算机、网络等。要使用这些先进的设备就必须将现有的各种实体信息实现向数字化的转变。档案也必须由纸质转换为数字信息,如果不能够成功的将纸质档案转换为电子档案,那么必然会严重影响到信息化建设的进程,对信息化的推进造成严重的阻碍。使用电子档案可以打破传统档案利用的种种限制。共享信息是实现信息化建设的重要目的,然而传统的档案信息很难实现共享,如果想要异地查看几乎是不可能直接实现的。而利用电子档案可以打破这种空间上的局限,让档案管理部门从封闭走向开放。更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理,从而为社会提供更好、更优质的服务。
二、电子档案归档工作中存在的问题
虽然档案信息化建设已经有很长的一段时间,这期间电子档案对推动信息化建设起到了不可磨灭的作用,但是在电子档案的归档工作中仍然存在着许多的问题。
(一)电子档案无法独立存在
在很多企业与单位里的电子文件都只是纸质文件生成、运转过程中所出现的一种附带的产品,缺少独立存在的价值,因此也不具备取代纸质文件的能力。也正因为这样很多单位都不是很重视电子文件的保护,更有甚者可以随意的对这些电子文件进行增、删、改等操作,一点也没将电子文件作为档案来对待,为此使得原始的电子稿件面貌全非,失去了成为档案进行归档保存的意义。
(二)电子档案归档程序缺失,载体存在不安全因素
电子文件归档是根据归档的范围,利用计算机对已经处理完毕的具有一定价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是有很多单位都对电子文件的归档程序缺乏明确的认识,使得电子文件的归档工作变得十分的混乱,同时也使得电子文件的存储介质存在着安全隐患。例如许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性,把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,这样,一旦信息系统出现问题,电子文件就会遭到破坏,甚至全部丢失。
(三)电子档案归档的过程中缺失价值鉴定环节
电子文件的鉴定,是对电子文件的价值进行判断并对电子档案真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件而言,进行价值鉴定就是直接决定电子文件的去留。但是现在电子文件在进行归档时都是直接将计算机上的文件拷贝到存储光盘上,就算是完成归档。这个过程中没有对电子文件的价值与真伪进行判断。这样的归档根本就无法达到去伪存真、清除糟粕的目的,最后使得大量具有珍贵价值的文件湮没到浩瀚如海的无用信息中去了。
(四)缺少专业的人才,现有人员缺少足够的专业素质
电子文件进行归档时,要求工作人员不仅仅具有过硬的档案管理知识,还必须能够熟练的对计算机进行操作。但就目前而言,从事档案管理的工作人员要么是具有十分过硬的档案管理知识而不熟悉计算机的操作,要么就是很熟悉计算机却不熟悉档案管理。缺乏同时具有档案管理知识与计算机信息处理能力的复合型人才,几乎是所有的档案管理部门所共同存在的问题。
三、改善电子档案归档现状的对策
针对上面所提出的问题,要做好电子档案的归档工作就必须要做好以下几点。
(一)树立新的观念,让电子文件具有独立存在的能力
电子档案对信息化建设有着十分重要的作用,如果电子档案失去了独立存在的价值与能力,那么只会对信息化建设产生阻碍作用。所以作为信息时代的档案管理工作者,要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。对各种电子文件归档高度重视,阻止任何人对有可能成为电子档案的电子文件进行修改、增加、删除,保证其原始性。
(二)积极开发新的电子档案管理系统,让电子档案归档程序化
原有的各种系统虽然具有保存电子文件的功能,但是却不够专业,所以应该以电子档案归档的整个程序为基础开发新型的电子档案管理系统,使得电子档案归档程序化,防止各种意外的出现。利用专业的电子档案管理系统可以建立起一套完善的电子档案保存措施,从而为电子档案的保存介质减少各种风险。
(三)对电子档案做好价值鉴定工作
档案价值鉴定对档案管理有着十分重要的作用,所以一定要做好电子档案的价值鉴定。要建立专业的档案价值鉴定工作小组,对要进行归档的电子文件进行价值鉴定,同时对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定。通过价值鉴定来确定哪些电子文件具有保存下来的必要。
(四)建立好专业的电子档案管理队伍
首先是对现有的人员要进行专业的培训。例如对于那些有着过硬的档案管理知识但缺乏计算机知识的人员,要着重的培养他们的计算机知识,特别是与计算机相关的操作,以及信息安全技术的培训,增强他们的信息安全意识。对于那些档案管理知识缺乏的人就必须提高他们的档案管理知识。通过培训让每一个档案管理人员都成为具有多种能力的复合型人才。其次是加大引进复合型人才的力度。引进人才是必须经历的过程,是更新档案管理队伍血液的必要措施。通过新引进的人才可以带动现有人员的工作。
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随着社会的发展和进步,电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理,成为档案管理领域的发展趋势。下面是读文网小编为大家整理的电子档案管理论文,供大家参考。
一、企业电子档案管理问题
(一)正式电子文件归档程序不够完善。正式电子文件归档程序不够完善,这主要是由于相关程序设计的过程中,档案管理方面的专业人员没有参与其中,单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计,立足在一些基本表面的问题,比如逻辑上的归档问题,信息的分总问题,可以说考虑的范围是相对局限,不够周全的。而由此设计出来的自动化办公软件,在一些现实问题上的解决措施有待改进。
(二)文件、档案系统分属两个系统。文件、档案系统分属两个系统,由此导致信息的归类出现一定出入,在后期信息的应用过程中也会出现一定的纰漏。结合一些公司的实际情况,在信息的分类上有一定出入,但是模式化的系统分类无法满足现实的需要,对于信息的应用、管理都会有着出入。
(三)电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配,从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中,两者的制作从事主体不相同,在没有明确的规则之下,两者的工作无法有效统一结合。
(四)电子档案储存载体安全度无法保证。档案对于公司来说是有一定价值的信息资料,因此需要有一定的安全保障。电子档案储存一般分成两种,一类是直接通过硬盘储存器,另一类是利用网络进行储存,比如最近比较热门的云储存,两者的安全性都无法完全保证。硬盘储存,存取方便,但是也十分容易泄露,一旦价值意义高的档案资源泄露,甚至丢失,会对公司产生诸多不利影响;如果是通过网络存储,尽管可以通过网络很好的备份存储,但是一些重要的信息仍会会被黑客攻破,或者遭到病毒影响,在安全性上也有所注意。
(五)相关工作人员的综合素质结合度不高。电子无纸化的档案管理减少了相关工作人员的工作量,但是对于其素质技能的要求有所增加。企业电子档案管理,需要其掌握一定的电脑技能,对于相关软件的应用,自动化办公系统管理达到熟练的程度,同时工作的责任心也是重要的保障。但是,在现实的情况下,一些资质比较高的档案管理人员在电脑技能上有所欠缺,而一些年轻的档案管理人员,还无法把理论更好地结合于实际,对于工作的认识不够完善深入,甚至某些年轻工作者缺乏工作责任心。
二、针对企业电子档案管理问题的解决措施
(一)电子档案监控严格化。首先,关于电子档案的形成监控问题,工作人员应该予以足够的重视。电子档案的形成可以说是信息库的建立,这是一个至关重要的步骤,来保证后期信息利用有价值可言,所以在电子档案形成的阶段,要确保电子文件的真实性和完整性,同时需要确保电子档案的方方面面都形成有效的监控,以科学、完整、严密的制度来规范监控过程,保证监控的效果,比如文件管理制度和体系的科学化、严格化,管理内容和执行的有效化等等。
(二)提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于公司的发展来说有着重要的价值和意义,很多甚至都是绝密文件,一旦泄露,后果不堪设想,因此,提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义,但是立足具体的措施,我们需要在保存措施上有所改善,首先最重要是需要从源头开始抓起,形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施,比如通过网络云盘来更好地备份以防丢失,以及对于每一个环节都采取一定的监控和监管,最好把每一项责任落实到个人,确保权责明确,以及采取更加严格有效的保密措施,增加安全性。
(三)提高电子档案甄别的技术。电子文件进入网络运行之后,其复制变得更为便利,也增加了工作的便利度,但同时也增加了其中的风险,比如关于电子档案真伪的问题,提高其中的甄别技术有着现实的必要,因此在电子文件办制的时候增加一定的加密措施,比如隐性的条形码应用。这样可以避免使用者和顾客对于文件进行篡改,危害企业的利益。
(四)优化电子档案的鉴定技术。在文件进行归档之前,一般需要先进行文件的鉴定,其目的是为了区别文件的价值,根据实际的需要来给出相应的标准,避免统一标准化的分类不利于公司对于信息的应用。在一定有效分类之后,可以方便企业选择应用,方便公司管理,更好地为公司创造价值。
(五)优化电子档案归档。现阶段,电子档案和文件档案处于同步归档的状态,实行“双套制”,但是实际过程中由于电子文件的法律约束力不高、技术问题大导致其使用的效率不佳,甚至在可靠度和有效期上有存在纰漏,因此需要更好地优化电子档案的归档问题,一方面需要着手建立和运用计算机网络环境下的具有多种特征的电子档案,另一方面需要继续发挥实体档案的作用,发挥实体档案和电子档案结合的作用,实现档案信息在现代社会信息平台上的有效运转。
(六)提高相关工作人员的素质。不管外部条件如何改善,软件设施如何改进,相关的工作人员作为工作过程中的主体,需要发挥出主观能动性,因此,提高相关工作人员的素质仍然是重要要求,一方面需要有针对性地对员工进行相关的专业化的培训,另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心,同时结合两者,才能让整个工作更加有效,有价值。
三、结束语
企业电子档案管理需要从理论上有所改善,更要立足其中的各个环节有所改善,不管是工作本身,还是各类的工作人员,发现问题才能更好地解决问题,才能让整个过程在实践中不断改进,让电子无纸化的企业电子档案发挥出现实价值,促进企业的发展。
一、当前电子档案管理中存在的问题
1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段,档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏,造成了在选购软件时没有变别能力,从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。
2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性,一旦被更改就无法识别。电子档案形成后,在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中,档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样,就使得电子档案便于修改和复制,没有正本和副本的差异,也不会有多次原始稿本记录的出现,由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在,文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定,这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。
3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代,对于任何人来讲,其都可以自由进入因特网,在很大程度上造成了大量文件在网络的发布和流转,而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。
4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看,电子档案管理的基础和前提就是实现标准化,但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状,并没有从全面利益出发,协调发展、统筹安排,造成了各行其是的局面,从而阻碍了档案电子化的发展。
二、完善电子档案管理有效对策
1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况,不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性,不断改进电子档案信息服务工作,并有效提高电子档案信息化服务的质量。
2.提高电子档案信息的安全性。当前电子档案管理最为关键的一个问题是档案信息的安全,档案部门要提高安全意识,有效地利用现代化网络安全技术,比如加密、防火墙等技术,保证网络的安全,保证电子档案信息的安全。另外,采取有利、有效的方式,完善对电子档案进行便利和安全的管理。由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上,并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理,因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房。档案部门和相关工作人员要不断地进行实践,完善电子档案管理信息服务安全性能,保证档案信息在利用中的安全性。
3.建立健全电子档案信息服务体系。构建档案数据库,通过基础数据的开发利用,整合电子档案相关信息数据来开展档案咨询业务服务。二是建立提高电子档案信息资源体系,做好电子档案信息资料的归档、整理,整体开发和综合管理档案信息,实现资源共享。三是运用好现代信息技术手段,为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。
4.不断培养电子档案管理方面的专业技术人才。各单位和主管部门领导要高度重视档案管理工作,加强对档案管理人才专业技术的培训工作,培养电子档案管理的现代化人才。还要不断的吸收档案管理方面的人才,发现善于档案管理方面的人才,抓好电子档案管理人才队伍建设,储备电子档案管理人才,为做好电子档案工作奠定良好的基础。
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电子化档案管理是一种先进的管理技术,目前国内大多数机关或其他单位均采用或准备采用此种方式。下面是读文网小编为大家整理的电子化档案管理论文,供大家参考。
一、电子档案管理的优势
1.1电子档案的整理也要按照不同标准例如区域、性质、时间等具体条件对档案进行分类,还要保证有条理,容易查找,但是这只需要在电脑上操作,建立不同的分类文件夹把相应的档案拉近文件夹即可,不用对大批的纸质档案进行搬运和上架,在很大程度上节省了时间和体力。
1.2无需考虑自然存放条件可存放空间。电子档案的管理是利用网络储存空间,把档案的保存在优盘、光盘、磁盘等储存的空间里,在需要时在电脑上查找打开即可,只要一个小小的小芯片就可以解决整个档案室的档案储存量,并且不用当心自然环境的影响,只要不对磁盘或网络系统进行破坏,就会一直安全地保存下去。
1.3可以多备份,提取方便。档案的资料一旦保存到计算机网络上,就可以根据需要拷出数据对其进行多备份,以免在网络系统遇到破坏或瘫痪时,造成档案的永久性丢失。并且在档案进入到互联网的共享环境的时候,在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取,而不需要回到储存档案的原单位提档,既方便又快捷,提高办事效率。
1.4便于多次修改。电子档案是以电子文档的形式保存的,在修改的时候可以直接对关键部分进行修改,不用涂改,重超,也不会影响页面的美观程度,就这一点就为档案的整理管理工作带来了很大的方便节省了很多时间。
1.5便于查找。在进行电子档案的查找的时候只要在互联网上输入有关个人档案的关键字就会出来相关的所有档案资料,再根据进一步的搜索找到自己的档案,整个过程只需要输入查找条件的几个关键字即可,方便快捷。
1.6资源共享,方便快捷。由于电子档案是利用互联网技术对档案进行保存的,那么每一个档案室可以不保存不经常使用的档案,只要在需要的时候进行网上搜索,并与其他档案室建立的网上电子档案室进行档案的查阅共享,也可以达到同样的效果,减轻了理、档案管理的工作量。
二、电子档案的科学管理措施
2.1建立网上虚拟的电子档案室。建立网络虚拟档案室就是在根据实际中的档案室的档案资料和数据建立的网上档案室形成一个网站,并且要严格限制对于这个网站即这个虚拟的电子档案室的访问条件,例如要有真实的身份注册,要有验证条件,对于可能存在的不安全信息的访问请求不予同意等,从而保证电子档案室的安全性。
2.2从制度上保证档案形成以及管理部门的权威性。档案部门的工作性质本身就是权威和严肃的代表,这也是档案部门工作的价值的体现。所以在对电子档案进行管理的时候同样要运用和传统的纸质档案管理的时候利用同一个甚至高于传统的管理标准进行档案的管理。主要包括建立相关的制度规范部门的职责义务和权利。要规范操作程序,保证电子档案在传输过程中的安全,应该落实并严格把关盖子签章制度,使其得到发到法律制度的保护。还可以利用外部群众的监督措施来保证电子档案的权威性。
2.3在技术上保证电子档案的原始状态。为建立的网站档案室安装病毒查杀软件建立防火墙等安全措施防止他人的恶意攻击造成网络瘫痪和对档案的损坏,以及对档案的盗用和对内容的篡改等。还要对网站进行加密,限制访问权限等防止无关人员的随意进入查看,另外要对文件档案进行备份防止在丢失和被破坏后及时回复管理。
三、小结
以上通过对电子档案管理的优势和实施的科学措施方面分析,证实了电子档案在应用方面的可行性,但是在未来的应用过程中还有根据出现的不同问题来对这一课题进行更深刻的探讨。
一、电子档案在企业管理中的意义
1.在企业各个部门中建立有效的企业局域网系统,领导者在查阅电子档案时,直接可以通过网络进行查询。企业的各个技术人员在查询企业档案资料时,也可以通过电脑终端利用授权文件进行电子档案的查询,方便对相关资料的查询。
2.电子档案在很大程度上保证了企业档案的安全性。在利用电子档案时,为了确保企业档案的安全性,可以对档案进行保密管理,设置一定的进入和查询权限,利用密钥进行相应的管理。为了保证电子文件和数据不会被任何一个人查阅,可以设置相关的身份验证系统,要想查阅相关资料,必须要输入相关的身份验证。当用户在输入身份验证等信息时,计算机可以对用户所输入的数据信息进行核对,如果验证合格后,用户就可以登陆进入,进行相关资料的查询,以此保证企业档案的安全性。
3.建立完善的电子档案系统和服务系统。在建立完善的电子档案系统和服务系统时,首先要加强专业人才的培养工作。电子档案系统需要工作人员具备着较高专业知识和先进技术,然而许多企业的管理人员没有具备较高的现代化技术,并且管理人员也没有很好的处理信息档案技术,这些都导致了电子计算机技术无法发挥其本身的巨大作用。
4.电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。比如在进行一份档案的起拟、签订、催办以及归档的过程,都可以利用计算机和通讯线路进行工作。在档案存档的过程中实现了无纸化和办公自动化的目标,档案工作人员需要能够很好的运用电子化档案,并可以将档案信息数据综合系统的提供出来。
5.提高现代先进技术的使用率。在许多企业利用计算机信息技术进行档案整理时,都很单一,只是将档案进行存储或者是起草档案时进行打字起草,没有深度开发计算机功能。没有很好的利用计算机,造成档案工作的低效率,在很大程度上浪费了大量的人力、物力和财力,同时也浪费了大量的时间。
6.在利用电子档案时,能够在很大程度上扩大社会影响力,在一定程度上拓宽电子服务范围,提高了档案部门的地位。
7.在利用电子档案时,可以与现代社会先进的技术进行联系,这在一定程度上提高了企业的现代化水平,确保企业能够及时的跟上时代发展潮流。
二、电子档案在企业管理中的实践
1.电子档案在企业管理中的应用时,首先要保证工作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电子档案的基本运作进行熟悉的了解,同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。
2.建立有效的电子档案管理制度。电子档案在企业管理中的实践时,必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。在应用电子档案时,通常需要经过一个复杂的过程,在电子档案应用的过程中,若是没有进行合理的处理,很容易导致电子档案出现遗失或者是修改的现象。因此,必须要建立完善的电子档案管理制度,要对电子档案在生成到利用的过程中进行严格和全过程的管理和控制。保证电子档案的完整性和安全性。
3.鉴定电子档案。电子档案的运用,虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点,但是由于这些优点也增加了电子档案的虚假性。因此,必须要提高电子档案的鉴定水平。为了保证电子档案在传输的过程中不会泄露和改动文件,确保企业利益不会受到损害,可以对文件添加相应的密钥等方法。同时在归档文件时,要对电子档案的价值进行准确的鉴定,将具有价值的文件进行有效的保留,也要确保电子档案具备着完整性和准确性。
4.归档管理电子档案。在应用电子档案时,必须要做好对电子档案的归档整理工作。在归档管理时,要将电子文件的属性进行确定,并要将电子档案进行有效的拷贝以此进行存储,但是不能改变电子档案原有的存储方式和存储位置,然后在网络上对电子档案进行逻辑归档。在归档电子档案时,首先要保证电子档案质量的过关,保证电子档案的完整性、真实性和安全性,同时要将电子档案的属性进行确定;其次电子档案的能够与纸质档案同步归档;最后就是归档的电子档案具备着统一标准,要详细的说明电子档案管理标准,建立完善的电子档案管理制度。
5.保护和利用电子档案。电子档案的数目非常庞大,有着复杂的种类,并且载体也存在着一定的不稳定性。因此,在存储电子档案时,经常会由于各种原因,会对电子档案的利用产生一定的影响,在保存和维护电子档案时也较为困难,从而需要对电子档案进行定期的维护和检测。在利用电子档案时,可以通过拷贝、网络传输和直接利用这三个方法进行利用。在利用网络传输方法时,可以通过网络向企业进行电子档案的传输。利用直接利用方法,可以在计算机上直接查询企业档案。
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电子化档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理中应用的产物,也是档案现代化手段。下面是读文网小编为大家整理的电子档案管理系统论文,供大家参考。
一、电子文件与电子档案
由于办公自动化的进一步扩展和深化,特别是电子计算机和通讯技术相结合形成了信息技术产业,过去用纸墨、照相等方式形成和传递的企业公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等等,都可用电子计算机完成,由此而产生了电子文件。通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上归档保存,即形成电子档案。目前电子文件与电子档案尚无国际标准化定义,我国也仅对电子文件作出了解释,即“能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码系列。”其主要特征是数字的、网络的、计算机能识别并处理的介质文件。对于企业而言,电子档案是企业从事经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对企业和社会具有保存价值的历史记录,并遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则;任何电子档案,当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后,就永远离不开这种技术和设备。对于现代企业管理而言,网络化、集成化是企业提高科研、生产和管理水平的必然选择,在这种前提下,电子档案具有双重性,既是企业推行现代化管理技术的产物,也是企业推行现代化管理技术的手段。企业的档案工作,面临着科研、生产、经营等活动一系列变化所带来的问题,一方面,信息源、信息量、信息处理难度、信息协调需求不断增加,计算机辅助设计、制造、管理日益普遍,电子文件越来越多,档案管理由封闭型转向开放型;另一方面,信息处理技术的日益进步,特别是现代化管理手段的采用,各种实体和虚拟系统的建立,电子档案管理深入到企业各部门、各系统工作内部并成为它们的一个部分或一个环节。因此,应以开放的观点制定档案工作在企业内部的运行机制和工作秩序,把电子档案工作有机地融人企业网络运行,切实参与企业活动,促进企业的全面发展。
二、电子档案在企业管理中的应用
电子档案产生于数字技术环境中。数字技术的关键在于能将图像、声音、文字等信息转换成数字,以便电子计算机处理、保存和利用,并能解决纸质档案所不能解决的一些信息记录问题,如活动的图像、声音、精确的过程、海量存储信息等等。在现代企业管理中,在纸质档案与电子档案并存共用的今天,电子档案有着更加广阔的发展前景,必将越来越广泛地被企业认识和利用,既能更加充分地开发各类档案信息资源为企业、为社会服务,又使档案事业自身在电子、信息时代继续得到光大发展。
1.简化工作环节。将复杂的问题简单化,变难为易,是电子档案的基本工作方式。档案管理涉及的部门、环节过多,对提高档案工作效率极为不利。电子档案就是要在企业的统筹安排下,减少不必要的环节,归并一些职能,以实现电子文件的收集和共享利用。
2.完备工作秩序。制度化、秩序化是现代企业管理的基本要求,也是电子档案工作的要点。企业信息网络健全以后,电子文件的收发完全按工作秩序自动完成,提高电子档案的工作效率、准确执行指令的特性也要求其必须秩序化,而电子文件的信息内容在载体上是以二进制代码化及数字化的光、磁信号表示,这为电子档案的秩序化操作提供了良好的环境和条件。
3.集成管理信息。档案工作的主要职能是对分散的档案信息集中控制并使其便于利用,电子档案的出现更加促使局部环节的协调向全面实质性的一体化方向发展,即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。随着企业竞争的加剧,信息的流动变化加快,依靠纸张等实物的大量物流来传递信息己无法满足企业的要求,动态的档案信息只有集中统一管理,才能保证每个工作单元得到所需要的全部实时动态信息。而电子档案的计算机网络信息技术为企业信息的集成管理提供了很好的解决方案,控制了一点,就控制了全局,最终实现系统集成、资源共享。
4.优化管理环境。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上,信息数字化是电子文件的最基本特征。在以后的利用中,只需在电子计算机软、硬件平台上对电子档案的内容加以转换,还原成人们能够直观理解和习惯阅读的格式进行显示即可,从而极大地改善了档案工作的管理环境。
5.通畅管理渠道。方便、快捷地传递档案信息,是电子档案的一大特性。同传统的纸质档案文件传输、通信传输等信息传递方式相比,减少了大量的管理环节,尤其在我们建筑施工企业,面对工点分散、点多线长等无法改变的事实,利用计算机平台和终端处理技术,建立内部虚拟信息传递网络,必将大大提高工作效率,减少管理环节和费用。
6.交互档案成果。电子文件具有信息交互性,即人们可以通过与计算机进行对话来互相传递信息,从而主动地控制计算机进行工作而不是被动地接受,为利用者提供技术支援,便于对文件档案进行复制、删除、修改和完整准确地备份拷贝,还可以使更多的读者同时利用同一份电子档案,建立利用者需求预约文档,通过系统对这些申请进行处理,及时将相关的电子档案加载到档案利用系统或网络查询系统中供申请者使用,使档案工作成果最大限度地被加以利用。
三、电子档案管理中存在的问题
电子档案崭新的记录和存储方式为人们带来了极大的方便,但也存在着一些暂时无法解决的缺陷和问题,有待于我们在不断创新中寻求解决的方法和途径。
1.原始性问题。一是电子档案最初的物理载体很难归档。二是电子文件最初的物理载体归档已失去了传统文件材料归档的保真意义。三是电子文件的精确复制件可以代替原件。四是电子档案载体上原始内容信息完整准确地再现,与是否是最初的物理载体无关,而是与文件形成时计算机的软硬件相关联。由于电子档案信息与载体的相分离性,信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性,已决定了电子档案不再存在“原件”概念。
2.真实性和完整性问题。一是收集电子文件时往往忽略了采集背景信息和源头数据。二是一些草稿性的电子文件处于自生自灭状况。三是部分文件已实现无纸化,只对其进行了逻辑归档。四是电子文件目前所选用的载体不耐久。五是电子文件复制起来真假难辨,其处理过程具有隐蔽性,更改可不留痕迹,面临着修改、盗窃、丢失、销毁的危险。六是电子档案无法象传统档案那样签名盖章,不再具有特定载体对信息的固化,文件与其存储的载体已不如传统文件那样存在永恒的依附关系,因而使其真实性大打折扣。
3.安全性问题。一是电子文件的信息能够轻而易举的被擦除。二是电子文件存储的材料介质十分易损,对环境条件要求很高。三是人为的错误。四是计算机病毒对电子文件的破坏。电子档案的处理环境是计算机及网络技术,如果不采取特别措施和严格的阅读、修改权限控制,就很有可能发生在网络的任何终端上读取网络设备上电子文件的现象,因此,网络的不安全性将是限制电子档案发展的主要障碍。电子档案虽然不可能完全取代传统的纸质档案,在目前企业管理中仍存在一定的缺陷,但作为现代企业的发展方向,电子档案必将成为势不可挡的潮流,在现代企业管理中发挥越来越重要的作用。因此,档案工作者必须保持清醒的头脑,转变传统观念,不断优化自己的知识结构,提高计算机应用技术、信息处理技术在电子档案管理中的应用程度,并辅之以相应的配套管理模式、方法和手段来规范电子档案管理,采取有效的技术措施和管理措施,以科学的方法解决存在的问题,信心百倍地迎接电子档案时代的到来。
一、当前电子档案管理中存在的问题
1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段,档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏,造成了在选购软件时没有变别能力,从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。
2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性,一旦被更改就无法识别。电子档案形成后,在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中,档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样,就使得电子档案便于修改和复制,没有正本和副本的差异,也不会有多次原始稿本记录的出现,由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在,文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定,这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。
3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代,对于任何人来讲,其都可以自由进入因特网,在很大程度上造成了大量文件在网络的发布和流转,而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。
4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看,电子档案管理的基础和前提就是实现标准化,但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状,并没有从全面利益出发,协调发展、统筹安排,造成了各行其是的局面,从而阻碍了档案电子化的发展。
二、完善电子档案管理有效对策
1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况,不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性,不断改进电子档案信息服务工作,并有效提高电子档案信息化服务的质量。
2.提高电子档案信息的安全性。当前电子档案管理最为关键的一个问题是档案信息的安全,档案部门要提高安全意识,有效地利用现代化网络安全技术,比如加密、防火墙等技术,保证网络的安全,保证电子档案信息的安全。另外,采取有利、有效的方式,完善对电子档案进行便利和安全的管理。由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上,并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理,因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房。档案部门和相关工作人员要不断地进行实践,完善电子档案管理信息服务安全性能,保证档案信息在利用中的安全性。
3.建立健全电子档案信息服务体系。构建档案数据库,通过基础数据的开发利用,整合电子档案相关信息数据来开展档案咨询业务服务。二是建立提高电子档案信息资源体系,做好电子档案信息资料的归档、整理,整体开发和综合管理档案信息,实现资源共享。三是运用好现代信息技术手段,为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。
4.不断培养电子档案管理方面的专业技术人才。各单位和主管部门领导要高度重视档案管理工作,加强对档案管理人才专业技术的培训工作,培养电子档案管理的现代化人才。还要不断的吸收档案管理方面的人才,发现善于档案管理方面的人才,抓好电子档案管理人才队伍建设,储备电子档案管理人才,为做好电子档案工作奠定良好的基础。
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