为您找到与电子档案长期保存策略相关的共200个结果:
目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。
在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
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【摘要】长期股权投资在企业的对外投资中占有举足轻重的地位,是因为它以长期持有被投资单位股份为目的,意在对其施加影响。本文针对企业长期股权投资面临的风险和存在的问题,提出建立全面的风险管理体系,包括完善企业法人治理结构,合理化企业内部组织结构,健全企业内部控制和构建流程化的投资风险防范机制,有效防范股权投资风险。
【关键词】长期股权投资;法人治理结构;内部控制;组织结构
长期股权投资面临的风险可分为投资决策风险、投资运营管理风险和投资清算风险。具体来说:
1.项目选择的风险。主要是被投资单位所处行业和环境的风险,以及其本身的技术和市场风险。
2.项目论证的风险。主要是投资项目的尽职调查及可行性论证风险。
3.决策程序的风险。主要是程序不完善和程序执行不严的风险。
1.股权结构风险。包括:股东选择风险、公司治理结构风险、投资协议风险等。
2.委托代理经营中的道德风险。企业的所有权与经营权相分离,必然会产生委托代理关系。委托代理制存在着所有者与经营者目标不一致,信息不对称的弊端,代理人可能会利用自身优势,追求自身效益最大化,而产生的道德风险。
3.被投资方转移风险。主要是被投资企业存在的经营风险、财务风险、内部管理风险等会通过股权关系传递到投资方。
4.项目责任小组和外派管理人员风险。一方面,投资方选派项目责任小组或个人,对投资项目实行责任管理;另一方面,也向被投资方派驻董事、监事、副总经理等高级管理人员,由于责任小组与外派人员自身的知识、能力所限或是责任心不强,使管理的过程存在风险。
5.信息披露风险。被投资方管理层不严格遵照投资协议中有关信息披露的规定,故意拖延、不及时报告财务和重大经营方面的信息,暗箱操作,对外部投资者提供已过滤的、不重要的甚至虚假的信息,令投资方所掌握的信息具有很大的片面性和不完整性,使投资方处于严重的信息劣势之中,将严重影响投资方的管理。
1.来自被投资企业外部的风险。如利率风险、通货膨胀风险、政策法律风险等。利率风险主要是利率变动导致投资收益率变动,从而对投资人收益产生影响。通货膨胀风险是物价上涨时,货币购买力下降,给投资人带来的风险。政策法律风险主要是政府指导经济工作时所作的突然性政策转变,或新法律法规的出台,对企业经营产生致命影响。
2.来自被投资企业内部的风险。主要是被投资企业内部的技术风险、管理风险、道德风险等的转移,给投资方带来退出风险。
3.投资退出时机与方式选择的风险。
企业长期股权投资在业务流程的各阶段都存在一些典型的问题,这些问题根植于投资风险之中,最终导致投资损失。具体来说,当前普遍存在的问题主要有以下这些。
1.长期股权投资盲目性较大,缺少战略规划。没有把长期股权投资提升至企业的战略层级,投资的过程充满盲目性。
2.股权尽职调查不充分,流于形式。不少企业委托外部中介机构进行尽职调查,一些中介机构也作为投资双方的媒介,他们出于自身的利益,可能会尽量促成投资,使信息被粉饰。还有的企业自主进行尽职调查,惯常做法是组织几个部门到目标公司进行考察,但人员往往只是企业内部指派的职员,而缺少外部的专家顾问,过程流于形式,走马观花,缺少针对性,有时甚至把目标公司单方提供的资料作为考察成果,这样必然使调查成果失实。
3.可行性报告与投资方案制作不完善,内容过多注重出资环节。由于前期的调查不充分,后期的可行性研究、投资方案的制定也会不完善,风险是环环相扣的因果链条。另外,在进行可行性研究时需要使用大量科学的财务分析方法,一些部门或人员图省事,草草应付。
4.高层决策者决策失误。企业的一些高层领导的个人意志和风险偏好会对投资决策产生明显的影响。一些决策者头脑发热,或决策层由少数人操纵,缺乏集体科学决策,亦或上级主管部门干预都会导致决策失误,进而导致投资损失。
1.项目的实施缺乏风险控制,随便找个范本就和对方签订协议,或者按照对方起草的协议和章程签订,没有根据自己的长期股权投资进行有针对性的风险防范。
2.企业的内部控制制度不健全,全面的投资管理体制没有建立,在进行长期股权投资后,未能组建明确的项目责任小组,导致项目管理真空。
3.外派人员管理混乱。一些企在投资后没有或不重视向目标公司外派管理人员,任其“自主经营”、自由发展,待出现问题时,方知投资成为泡影。另一方面,派去的董事等高级管理人员不作为,没能起到维护投资人权益,沟通投资双方的作用。更恶劣的是一些外派人员在缺少监督的环境中与被投资公司的内部人员合谋掏空被投资公司的资产,最终祸及投资方。
4.项目跟踪评价和统计分析环节缺失。企业缺乏投资项目后的评价环节,也没有相应的部门进行绩效的统计分析,导致投资方不能及时推广有益的经验,也不能及时终止不良的项目。
1.未预先设置投资清算的触发点,没有重大事件的应急处置方案,一旦发生促使投资退出的重大事件,往往被动开启退出机制,疲于应对。
2.没有成立专门的投资清理小组,没有设定退出目标,往往是“被动接招”,一路丧失主动权。不仅使退出的风险大增,还使事后无法进行奖惩,也不利于经验的总结。
3.投资退出时机和方式选择失误,使退出成本和投资损失大大增加。
全面风险管理体系是将风险管理的思想全面贯彻到风险防范的过程中,在整个企业层面构建制度大框架,并把企业法人治理结构、内部组织结构、内部控制等框架都涵盖其中。
(1)在投资前和投资决策阶段,重点是把制度框架建立起来并使其正常运转,以将投资决策纳入框架的规范。
(2)在投资营运管理阶段和投资清理阶段,重点是通过对重大事件的动态管理,加强长期股权投资的过程管理,并保证退出渠道畅通。
我国企业内部组织结构大多为塔型的职能式结构。从董事会到总经理,然后下设职能部门。对企业来说,长期股权投资绝不只是企业高层拿决策、项目部门跑执行这么简单,他往往需要各部门各层级的协调配合,是一项系统工程。打破僵化的组织机构,进行结构再设计,可以根据长期股权投资的业务流程把现有的职能部门整合成几大系统,灵活调用。比如将企业的决策与计划部门整合成股权投资决策系统;将财务部、审计部等整合成股权投资核算监督系统。
1.健全内部控制的基本制度,形成内部控制网络,及时发现和有效控制投资风险。包括不相容岗位相互分离制度、授权审批制度、投资问责制度等。
2.健全内部会计控制,这是内部控制的重中之重,是贯穿长期股权投资业务流程始终的关键控制手段。
包括进行有效的项目选择,进行充分的尽职调查,进行科学的可行性研究,进行严格的项目评审,领导层科学、透明的决策。
包括谨慎的谈判和签订协议,制定外派董事、监事和高级管理人员管理制度,实行项目责任小组对被投资公司实施全过程管理,及时开展投资项目后评价。
对长期股权投资清算风险的防范关键是要建立和完善股权投资退出机制,这不仅是以防万一,以备不时的必然要求,更是投资本身不断优化的内在需要。包括设定股权投资退出的触发点,设定合理的股权投资退出目标,制订完善的股权投资清理方案,对股权投资处置活动实施严格监控,做好总结和回顾工作。
企业长期股权投资面临的风险是客观存在的,作为投资损失的根源,我们无法消灭它们,只能加以防范。要有效的减少投资损失,就必须全面而又有针对性的解决问题、防范风险。想达到这一切,最根本的途径是建立全面风险管理体系,从基本的制度层面构筑保障,防患于未然。
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电子图书馆,是随着电版物的出现,网络通信技术的发展,而逐渐出现的。电子图书馆,具有存储能力大、速度快、保存时间长、成本低、便于交流等特点。光盘这-海量存储器、能够存储比传统图书高几千倍的信息,比微缩胶卷要多得多,而且包括图象、视频、声音,等等。以下是今天读文网小编为大家精心准备的:电子图书馆在企业中的应用策略探索相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读:
电子图书馆在企业中的应用策略探索全文如下:
活到老,学到老。图书馆在人类学习中发挥着重要的作用。随着信息化时代的到来,电子图书馆以更为显著的优势成为图书馆发展的新趋势,在各个领域中得以深入应用,而采用正确的方法是电子图书馆得以顺利落地的重要因素。
(一)概念
电子图书馆,主要是指以电子的形式储存、检索文献信息,为社会提供服务的图书馆。
随着电子出版物的应用,网络信息技术的发展,电子图书馆面世。利用信息技术,基于电子图书馆,用户能够快速地从大量的图书中搜索到自己所需的信息资料。再加上存储的信息量大、可存储时间长、不容易损坏等优势,电子图书馆得到社会各界的一致认可,得以广泛应用。
(二)特点与优势
电子图书馆作为未来图书馆形态的发展趋势,是以信息技术、互联网技术及高密度存储技术为基础的,电子图书馆具有以下特点及优势:
1.收藏的对象为电子出版物。电子出版物是应用大容量电子存储技术制成的,与传统出版物相比,体积更小、价格更为便宜、信息存取更为方便。
2.电子图书馆正常工作,需以计算机或终端为基础,需要借助显示屏幕阅读文献及视频数据。
3.文献与数据,可打印或存储至个人存储空间,节省传统手工借还环节。
4.图书馆已由个体概念进化至群体概念。除了自身收藏的电子图书,每一个图书馆还可基于信息网络访问及检索其他图书馆收藏的电子图书。
5.电子图书馆在读者与计算机检索部门间发挥着中间人的作用,服务方式更为多样,其中信息检索与咨询将发挥更为重要的作用。
6.馆员将承担更为重要的作用与责任,将投入更多的精力于读者信息服务。
在企业发展中,企业文化能够促进企业稳定、高速的发展,电子图书馆在企业文化提升中发挥着极其重要的作用。总而言之,电子图书馆在企业发展中发挥着以下重要的作用:
(一)电子图书馆,有助于提升员工素质及技能
企业的发展,归根到底是人才的竞争。除了从学校及社会中招聘更为优秀的人才,提升员工的专业素质与技能是最为重要的渠道之一。
在提升员工专业素质与技能环节,除了借助企业组织的培训工作,促使员工自身积极学习是重要的方法之一。电子图书馆,为员工自身学习提供了重要的书籍资源,极大地提高了员工学习的积极性,提升员工的专业素质及技能。
(二)电子图书馆,有助于节约企业成本
自身学习、开展培训工作,是提升员工专业素质及技能的重要渠道,均需要宝贵的学习资源。在传统时代,学习资源的获取一般是通过购买学习及培训工作需要的纸质图书,在企业经费支出中占据一定的比例。
而随着电子图书馆在企业中的深入应用,借助电子图书馆具备的成本低等优势,能够大大地节省员工学习及培训工作所需的资源成本,从而帮助企业节约一定比例的支出。此外,电子图书馆能够明显提升员工的专业技能,提高员工熟练度,节省因员工不熟练而浪费的原材料成本。
采取科学、合理的实施方法,是电子图书馆在企业中得以顺利应用的重要基础。一般而言,应用电子图书馆需经历前期准备、实施落地及后期维护等环节。
(一)前期准备工作
企业应用电子图书馆的前期准备工作,主要包括用户需求调研、电子图书馆质量调研及馆藏问题等。
1.企业用户需求调研
目前电子资源价格较高,如果出现失误,会给企业带来较大的损失。再加上电子图书馆的资源有限,在做出决策前,应大范围地征求企业用户的意见。
现在大部分电子图书馆出版商提供免费的试用功能,可通过网络向企业用户开放试用。因此,企业应在购买前争取更长时间的试用以征求更为全面的意见。
2.电子图书馆资源质量调研
在引进前,需对数据库的收录内容做以下几方面的调研:学科收录范围、核心期刊及权威出版物收录情况、年代覆盖范围、数据来源可靠性、界面友好性及功能全面性等。
(二)实施策略
1.成立专门的电子图书馆采购小组
与传统的图书资源相比,引进电子图书馆要复杂得多。除了需评估数据库内容、质量及价格因素,还需要评估软硬件及网络等技术性因素,因此应成立由主管馆长、信息技术人员及采访人员构成的电子图书馆采购小组,协调处理电子图书馆在安装过程中出现的各种问题。
2.购买企业所需的数据库资源
随着电子图书馆的快速发展,当前商业性图书数据库种类越来越丰富,形式多样,各具特色。由于企业搭建电子图书馆经费有限、在购买时应该着眼于企业发展过程中所需的电子数据库资源,符合企业发展及员工自我提升的需求,切忌盲目性地引进与企业实际情况脱节的数据库资源,造成资源浪费。
3.协调好电子图书与传统图书关系
电子图书的出现,并不能完全取代传统的纸质图书,二者是相互补充关系。因此,企业在发展企业文化构建电子图书馆时应兼顾电子图书与纸质文献,做好协调工作以避免资源及经费浪费。
因此,应对电子图书馆的重要性做专业的判断。如果购买的电子期刊对企业发展、员工能力提升发挥核心作用,应该考虑保留纸质印刷版。如果所购买的电子期刊属于休闲娱乐类,不受时间及地点的限制,则应该考虑订购数据库而减少纸质印刷版的订购。
4.做好替代方案
由于建立电子图书馆受企业经费的限制,应避免重复引入电子图书资源。在购买某一电子图书数据库时,应判断是否有替代资源,企业内部是否已有类似内容的其他数据库。
另外,在企业经费有限的背景下,对于重要性并不高、阅读量不大的数字图书资源,则可以考虑利用光盘SCI替代网络版电子图书资源,以节省图书经费。
5.制定价格方案
企业在建立电子图书馆过程中,成本是最为重要的约束条件,因此制定价格方案尤其重要。价格方案,主要包括价格谈判策略及费用降低方法两大部分。
(三)后期维护
目前,大部分企业将常用的电子图书数据库放在企业内部服务器上。如果发生本地镜像无法访问的故障,数据库提供商是否能够提供应急措施以保证用户的正常使用,并确保在最短的时间内提供相应的技术支持是一个重大的问题。
另外,需在电子图书馆数据库购买合同中明确数据库提供商在后续工作中所需承担的责任与义务,以确保企业电子图书馆的顺利运营。比如是否能够在企业电子图书馆出现访问速度慢、访问不稳定时提供专线访问并提供技术支持。
电子图书馆,在企业发展及员工专业素质与技能提升中发挥极其重要的作用。应用科学的实施方法将确保企业电子图书馆得以顺利建立,值得实际工作中深入探讨。
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日前,国家邮政局审议发布《关于快递企业兼并重组的指导意见》(简称《意见》),《意见》中提出,国家促进快递业兼并重组的重点有六种,分别是鼓励不同类型快递企业的兼并重组;鼓励特许经营型快递企业的兼并重组;鼓励快递关联产业的兼并重组;鼓励快递企业利用资本市场开展兼并重组;鼓励不同所有制快递企业的兼并重组,以及鼓励优势快递企业跨国兼并重组。以下是读文网小编为大家精心准备的:电子商务环境下我国快递行业的发展策略分析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】文中以刚刚过去的“双十一”电商促销活动为背景,运用数据解析了电商繁荣发展背后我国快递行业的发展规模,并对我国快递行业的整体发展现状、所存在的主要问题进行了归纳分析,并针对这些问题为促进我国快递物流行业的健康发展提出了对策建议。
【关键词】双十一; 电子商务; 快递物流; 问题对策.
电子商务的迅猛发展,极大地推动了我国快递行业的发展,而快递行业的快速跟进,也为电子商务的持续繁荣,提供了有力的服务支撑。国家邮政局统计数据表明,在电商“双十一”促销活动的当天,仅以淘宝网为代表的电子商务企业全天共生成快递订单约 1. 8 亿件,是去年的 1. 85 倍。同时,来自阿里物流中心的数据显示,以三通一达为代表的民营快递企业占据了整个快递行业的大部分市场,其处理快件数量均已经突破千万。
在新经济时代的市场背景下,电子商务和快递物流密切联系,互相支撑。在电子商务的大环境下,对我国快递行业的发展现状进行深入分析,预测分析新的行业机遇,探讨快递行业的发展方向,对提升我国整个快递行业的服务水平,实现整个快递行业的良性发展,有着十分重要的现实意义。
目前,我国的传统快递企业的业务量中 80% 以上来自电子商务,随着电商企业的深化发展,电商自营物流之间的竞争已经成为电商企业之间竞争的一个新的重要战场。以淘宝、京东、苏宁、易讯为代表的电商企业都在积极营建自己的物流道路。
随着我国电商物流的深化发展,快递行业的竞争势必不断加剧,消费者对服务质量要求不断提高,我国传统民营快递公司存在的问题也突显出来,表现如下:
①市场准入门槛低,中小快递企业数量众多,服务质量参差不齐。
我国相关法律法规不健全,市场缺乏有效监管,不具备从事快递行业资格的企业也涌进快递市场,导致中小快递企业众多,甚至还存在无证经营的非法快递企业,致使快递行业市场混乱,竞争无序。近年来,消费者对于快递物品损坏的投诉日益增多,尤其是那些非法经营的小快递企业,对客户的物品缺乏必要保障,快递过程出现安全质量问题后,互相推诿、无人认账。同时,一些快递企业为一己私利,私自出售客户信息,严重侵犯顾客隐私。
②快递员工流动性强,专业素质低,服务质量跟不上发展速度。
在劳动分工背景下,快递行业员工工作技术含量较低。企业为了节约人力成本,往往招聘知识层次普遍较低的农民工和下岗职工为其所用。多数快递企业缺少完善的人力资源管理制度,职业技能培训缺失,薪酬待遇缺乏保障,这些都直接造成员工缺少企业归属感和企业忠诚度,员工流动率高。
因此,整个快递企业服务质量跟不上行业发展的速度。
③硬件基础设施差,设备不完善,信息化水平低。
快递是资金投入比较大的行业。我国大多数快递企业规模较小,资金不足,对设施设备和信息化的投入不够重视。具体表现在: 在财务结算方面缺乏根据客户账号进行单据的订制,也没有性能良好的客户统一结算系统、全球性的货物追踪系统、网上自动货物动态查询系统等关键的信息管理系统; 在服务和效率方面远远落后于国外同行; 在货物分检方面,我国民营快递企业主要还是人工操作,包装、分拣、装卸、搬运等大部分物流环节都是手工作业,配送中心基本没有什么先进的机械设备,且缺乏以射频识别技术为基础的分件设备,操作时间过长,货物的周转速度低,削弱了市场竞争力。
④运输成本居高不下,物流管理落后,系统优化不够。
整个物流系统规划的不合理也是造成我国快递行业成本较高的一个重要原因。我国快递企业物流系统优化程度不够,仓库选址、物流路线设计受到企业成本等客观因素的制约,导致重复运输、绕远运输等现象普遍存在,同时回程运输装载率较低,甚至空载。就其管理方式而言,中小快递企业相对粗暴简单,以自身利益为主,忽略客户感受,相当多的企业仍然停留在“大而全”、“小而全”的经营组织方式阶段,这种自私自利的经营模式已成为整个快递行业专业化、高效化发展的巨大阻碍。
为了促进我国快递行业健康持续的发展,针对快递行业存在的问题,提出以下对策:
①提高快递业市场准入标准,完善相关法律法规。
法律和监督是我国快递行业健康发展的基本保障。对一些非法快递企业采取严厉措施禁止经营; 对设施设备不完善,服务质量差的企业责令停业整改,符合营业标准后方可营业,否则取消其营业资格; 对申请进入快递业的新企业提高市场准入门槛,只有符合行业标准的才对其颁发营业执照。其次,工商管理等相关部门应该加强合作,联合执法,规范快递业市场秩序。再者,国家应当加快推进适合快递行业发展的法律法规,对已有法律条文中不能满足现在需要的进行修改,废除邮政法规中的不平等条约,使民营快递拥有公平的竞争环境,明确经营范围,切实维护正规快递企业和广大消费者的合法权益。最后,各监管部门应该加大执法力度,规范快递企业,尤其是缺乏资质的中小型快递企业。
②加强人才培养,提高服务质量。
随着快递行业的深入发展,提升服务品质和专业素质是对快递行业从业人员的必然要求,快递企业应当建立长期的人力资源管理规划,以企业核心竞争力的高度去加强对高素质快递人才的培养。在以人为本、服务至上的经营理念下,人性化的售后服务,完善的应急预警机制,突发状况的快速反应机制,都是快递企业所必须重视和完善的地方。
③完善基础设施,加快信息化建设,走专业化道路。
目前,专业化设施已成为快递企业节约成本的必要配置,我国很多快递企业已经引进了先进的手持订单扫描仪、无线射频技术、电子数据交换技术、GPS、GIS 等物流专用设备和技术,这些设施的应用大大提高了快递企业的运营效率; 同时以物联网技术为核心的快递行业信息管理系统也给快递企业带来了极大便利。然而,与发达国家相比,我国快递行业市场的专业化设备和信息化建设程度还存在一定差距。快递行业的信息化程度还远未达到整个行业的发展速度,在未来的行业竞争中,专业化、信息化是提升快递企业硬实力的必然要求。
此外,政府部门应协调快递企业和运输部门建立网络资源共享的快递信息系统,加强多方协同合作,提升整个行业的信息化程度,实现共赢。
④加强企业文化建设,树立企业品牌形象,提升企业软实力。
在竞争日益激烈的快递市场中,企业形象愈加重要,追求品牌差异化、服务个性化的道路已经成为快递企业尤其是中小企业发展壮大的必然选择。企业品牌形象的提升不是一朝一夕之功,除了利用外部广告、媒体的宣传之外,自身企业文化的建设才是提升综合竞争力的关键。以顺丰速递为例,作为快递行业标杆的顺丰,内抓企业文化,外抓服务质量,在各大快递企业大打价格战的时候依然保持自身业务的壮大,这与其深厚的企业文化积淀是分不开的。广大快递企业面对竞争激烈的行业环境,打价格战是两败俱伤的无奈,只有走出一条适合自身发展状况的个性化道路才是走向成功的战略关键。
[1]张燕. 民营快递发展问题及对策分析[J]. 物流科技,2013,( 01) : 60 - 61.
[2]刘帅. 我国快递业发展存在的问题及对策[J]. 管理观察,2013,( 06) : 52 - 64.
[3]范云兵. 电商大战催化快递洗牌[N]. 中国物流与采购,2012,( 23) : 44 - 46.
[4]张春明. 电子商务与快递物流的相互制约[J]. 电子商务,2012,( 08) : 26 - 27.
[5]罗文丽. 快递业面临历史性变革[N]. 中国物流与采购,2012,( 16) : 27 - 29.
[6]郭臻垚,霍艳芳. 从顺丰快递看我国中小物流企业的发展[J]. 价值工程,2011,05: 21 -22.
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计算机和网络大量应用带来的是电子文件的大量存储。作为对实验室的要求,既要符合ISO/IEC17025的要求,又要根据电子档案本身的特点来进行管理。以下是读文网小编为大家精心准备的:监狱电子档案管理及其应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
监狱电子档案管理及其应用全文如下:
【摘要】档案是人类在社会活动中历史传承的最主要且有效的载体。其真实性,安全性,可识别性以及完整性直接决定了一份档案的法律地位与价值。伴随着互联网应用与计算机技术的普及,档案的存在已经不再是一种单一的纸质形式,而是以电,光,磁等介质为主要的信息载体文件,随着这些文件的产生,大量的电子式档案也运用而生。
随着社会经济的信息化建设快速发展,电子文件的产生,档案的完整性,安全性以及真实性受到十分严峻的考验。电子档案的产生,无疑是对档案性能的一种强化。
计算机的网络化使得众多档案部门可以通过网络联结来实现电子档案的高速传递与资源共享,进而使档案资源能够得到更广泛的利用与开发。一方而,各个部门可以随时随地的将本部门已经形成的,有存档价值的一些电子文件通过互联网发送到需要的档案部门,而后档案人员通过相应的软件程序对档案进行核对,统计;再一方而,档案部门也可以通过互联网网站,发布允许公开的一些电子档案信息,使广大用户能够及时的获取档案信息并最大限度的发挥档案的效用。诚然,网络化有利也有弊,也会给档案管理带来一些负而性影响,比如隐私问题,安全保密性问题等,这需要我们进行深入探索。
应用计算机来管理电子档案,就必须要加强安全保密措施,并不断完善。要具备完善的安全保密体系需要具备以下几方而:1)电子档案要学习传统纸质档案设置不一样的密码等级,并且按照密码等级的不同,分别将档案储存到不同的数据库;2)根据电子档案的开放程度与密码等级,使用权限审核方式以及身份认证,确定用户是否可以阅读档案;3)建立安全级别不同的网络分段,特定网段的服务应采取方向控制的手段,一般情况下将内部用户设置为安全网段,受限网段则留给外部用户,内外分离可以减少被不是内部用户攻击的概率;4)对有密码等级的信息内容必须要进行加密处理并定期或不定期的修改所用密匙;5)启用系统自动的入侵检测功能,将操作的全过程以及各种访问进行有效的追踪记录,并安排人员定期的审计日志,能够白动识别蓄意攻击行为并及时处理;6)不断对管理制度进行完善,渐渐对安全保密意识进行树立,最大可能的避免为人疏漏。
与传统纸质档案对比,电子档案是完全依赖于相关计算机的软硬件系统与存储介质,更容易受到储存载体的物理损伤,设备技术故障以及计算机病毒的破坏等突发事故影响,所以,电子档案管理需要重视存储载体的保护与对数据的备份。 (一)数据备份 数据备份能够为崩溃或者受损的电脑系统提供有效,安全的恢复手段,把因为数据丢失而造成的损失减到最低。建议大家采用脱机备份与磁盘镜像两者相结合的方案。热备份是对磁盘镜像的另一种称呼,使用两个或两个以上同种类型的磁盘互相为镜像盘,无论是对哪个磁盘的数据进行操作,都会被直接复制到镜像盘中;若是其中的一个硬盘有了故障,另外一个硬盘就会提供一样的数据,从而减少系统中断或者数据丢失的几率。但是磁盘镜像不能对人为误操作或病毒破坏等问题进行解决,所以还需要定期的进行脱机备份。
(二)载体保护
电子档案记录载体具有光学性,磁光型以及磁性,但是这些载体容易受到光线,温度,湿度以及磁场等环境的影响,其寿命也普遍不会长久。这就需要采取一些保护措施来确保其耐久性:1)选择较高质量的磁盘,磁带或光盘;2)将电子档案盘带放在避光,无腐蚀性气体,防尘或无强磁场干扰的环境中,比如对温湿度的控制,库房或存放载体的柜架达到相关要求标准;3)人为因素。加强工作人员的责任心,提高其操作能力,彻底避免其不恰当操作。比如在使用标识笔标注时,会给盘而带来污损;拿取时的手法不正确,在上面留下指纹中的盐分,微生物或油脂等,会腐蚀盘带。而且,在保管电子档案的时候,要做到多分以及多处保存,以备不时之需。
电子档案与纸质档案不同,一经改动就有痕迹留下,影响电子档案法律凭证性。要维护电子档案的真实性,原始性就要做到以下几方而:
(一)数字签名技术
数字签名技术主要包括验证技术与数字签署技术,用来解决抵赖,冒充以及伪造等问题,在流通与存储过程中,对电子档案的真实性与原始性进行了保证。当前数字签名技术较常用的有:电子签名,数字指纹,数字证书,数字水印等。
(二)加密与解密技术
一般情况下较多的使用“双密钥”式机制,加密密钥与解密密钥分离。只要将解密密钥妥善保密,用户就可以把自己的加密密钥广泛分发,公诸于众。任何人用加密密钥向其发送加密信息,此用户都可以用解密密钥将之打开并读阅,他人难以介入。
(三)防写措施
比如,现在的一些电子档案软件有一种可以将档案设置成“只读”的功能,能读不能修。
另外,双套归档制(即纸质档案与电子档案的并存)也是在欠缺成熟技术条件下,解决电子档案真实性与原始性问题的一个可行性办法。
有了上述对电子档案管理的认识,相信监狱的电子档案应用会更加便捷也会更保密。
电子档案管理与应用对监狱至关重要,只有做好电子档案的管理与应用,监狱才能确保信息的不泄露以及安全性。
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办公室档案管理工作长期以来一直是各单位不能忽视的工作内容,为进一步强化档案管理工作职能,创新办公室档案管理工作,提高单位整体工作效率,应在改进办公室档案管理工作方法方面做进一步的探讨。以下是读文网小编为大家精心准备的:办公室档案管理工作的改进策略探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:随着单位内部分工越来越明确和细致,办公室档案管理工作变得越来越重要,改进办公室档案管理工作能促进提高单位整体工作效率。本文针对办公室档案管理工作问题,提出:增强办公室档案意识、完善档案日常管理制度,加强办公室档案收集、提高档案人员素质水平,推进档案数字化进程、加快实现信息资源共享等改进策略,希望能为办公室档案管理工作的改进实践提供参考。
在长期工作中发现,日常各项的工作开展都与办公室档案管理存在密切关联,但从当下办公室档案管理工作的现状来看,还存在一些问题需及时改进,主要包括三个方面:一是办公室档案管理意识较弱,日常的档案管理制度不完善,在实际工作中存在不足;二是办公室档案的收集管理不善,档案人员素质偏低,文件材料的真实性等得不到保障;三是信息时代对办公室档案管理工作提出新要求,但传统的办公室档案管理模式并不能适应该要求,数字化进程滞后,信息资源共享效果较差等。为此,单位应坚持改进办公室档案管理工作,有效提高工作效率。
首先,大多数单位都忽视了办公室档案管理工作,档案管理意识薄弱,导致工作很难取得进步。所以,单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性,努力改进档案管理工作,有机结合档案管理目标,正确树立档案管理理念,坚持完善档案管理制度,强化档案管理的岗位责任制。如:单位可依据办公室档案管理工作实际,积极成立档案管理工作领导小组,明确制定档案岗位目标和职责,并把工作目标层层分解开,把责任落实到每一位档案管理人员身上,并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围,逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如:单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作,强化单位领导及人员的档案管理意识,确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。
其次,进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善,首先应明确档案管理工作流程,并统一建立档案人员的约束与监督机制,避免人员出现不规范操作[1]。同时,办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切,可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室,根据文件资料的类别、时期等分别存放好,并贴上标签,为日后查找提供方便。档案,档案保管室的安全性应得到保障,特别是针对一些重要的文件资料,应做好加密工作,把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限,如果文件资料的保密必要性已经丧失,就应做好记录,并整理好,且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作,以便能相互监督,确保办公室档案管理工作能有序进行,真正把安全工作落到实处。
首先,单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中,资料的收集是最重要的也是最基础的工作,所以只能对档案收集工作进行规范和加强,才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管,收集的文件资料应格式规范、字迹清晰,并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序,如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作,并严格按照档案管理制度来执行,为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度,利用计算机信息技术完善办公室自动化系统,实现办公室档案的网上管理,做好目录编号工作,提高办公室档案收集效率。
其次,组织开展档案管理人员培训工作,提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实,而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升,档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验,对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解,专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质,单位应从不同方面做出改进:一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义,通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动,在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术,确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术,有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下,网络安全事故时有发生,严重威胁着单位办公室档案信息的安全性,所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。
首先,加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划,并加强检查和监督,确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向,在追求利益的前提下着眼未来,同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设,尽早构建档案数字化目录[3]。同时,要加大投入,在单位各级档案部门形成协作机制,集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作,强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任,尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则,加快档案数字化建设进度。另外,单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度,即纸质档案与电子档案,通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档,并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度,促使档案全文检索目标的实现,全面提高办公室档案的查准率、查全率等,最终顺利改进办公室档案管理工作。
其次,加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准,把技术壁垒打破,统一建立档案信息管理系统,促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统,在网上实现档案信息的生成、整理与归档,使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时,办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点,探索在单位区域内实现档案信息资源的共享,遵循先重点后一般、先易后难的原则,以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录,注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心,利用单位的局域网实现电子信息的网上传输,一体化管理各种办公室档案信息资源,真正实现信息资源的共享,加快改进信息时代的办公室档案管理工作。
当前,为充分发挥出办公室档案管理工作在单位日常管理中的重要作用,需要单位在今后的工作中采取有效的改进策略,及时解决问题,确保办公室档案管理工作能在单位里有序、稳定而高效地开展。同时,单位要把档案管理人员专业素质水平的提升当做一项长期工作来抓,以熟练运用先进的计算机信息技术为目标,加大投入,加快推进办公室档案数字化进程,加快实现档案信息资源共享。只有这样,单位的办公室档案管理工作才能跟信息时代的发展需求相符。
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运动员作为特殊的群体,获得较好的比赛成绩以及为国争光成为他们必须承担的重要职责之一。也正是在这一特殊职责的要求下,才决定了运动员的体育技术档案不仅是社会档案资源中必不可少的重要构成部分,同时,也是运动员日常管理工作中的重要工作内容,是促进我国体育事业发展的重要参考资料。以下是读文网小编为大家精心准备的:探究体育技术档案管理有效性策略相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘 要:运动员的档案记载着个人的自然情况、比赛情况、训练情况等,是运动员一生的缩影,既能够记载运动员的活动,更能够为运动员的成绩提高提供依据,但是要求这样的一份档案是及时的、科学的、系统的、准确的。虽然体育技术档案如此重要,但是却没有得到有效管理,在现实情况下还存在着诸多问题需要解决。本文从体育技术档案管理的作用、体育技术档案管理中存在的问题、体育技术档案管理有效性策略三个方面详细阐述了体育技术档案的管理,并结合具体的实例,研究了管理的有效性策略。
在档案管理中,体育技术档案管理是比较重要的一个方面,因为运动员的档案是运动员技术发展的证明,也可以通过档案看出一个运动员的进步和成长。体育技术档案主要记载着运动员的成绩、伤病、技术发展等,是运动员的个人评价中的重要部分,需要得到妥善管理,才能为运动员日后发展提供准确、科学的证明。但是,我国体育技术档案管理却有一些问题急需改善,并采取有效措施,使体育技术档案的管理趋向科学化、系统化。
(一)为运动员训练提供理论依据
教练员对运动员进行培养和训练时,需要依据以往的运动情况制定相应的策略,但是运动员每天都在进行高密度的训练,教练员不可能记住每一天运动员的训练、休息、饮食情况,如果要想做到科学训练,就一定要做好档案管理,追踪运动员的每一天,精确科学的档案管理能够为教练员的指导和运动员的训练提供理论上的依据。
(二)充分调动运动员训练的积极性
现代科学的档案管理不同于传统的管理形式,需要在一段时间的训练、比赛结束后才进行统一记载,这种档案的管理方式将运动员置于被动的境地,运动员完全感受不到档案的记载,而且经常会出现错记、漏记的情况。科学的管理方式是在比赛、训练场地实时记载,运动员能够看到每一天的档案,那么就会激发运动员训练的积极性,希望每一天都能有所提高,这是有利于运动员训练的。
体育技术档案是运动员成长中重要的一部分,不仅跟踪记载运动员的身高、体重、体质等自然情况,还会详细记载运动的训练情况、比赛情况、技术动作学习与训练等,对于运动员提高运动技能和成绩有着重要作用。虽然现代的体育技术档案管理是及时的、科学的、精确的,但是因为这种现代的方法还在发展中,所以依然存在着一些问题,需要得到解决。
(一)建档和归档不及时
现代的档案管理应该及时的,每一天都要做好档案管理。舆论中常说,培养一个孙杨的费用可以建多少所学校,事实确实如此,孙杨的训练团队是庞大的,其中一个重要的部分就是档案的建立,孙杨的每一次训练都由专业的人士进行管理,并记录在案。这种档案管理方式虽然夸张,但是应该被推广到每一名运动员身上,才能完成体育技术档案的管理。而现在的情况却是建档和归档不及时,没有一个明确的规定要求在每天的何时上传档案,也没有专业的人员进行检查与核实。
(二)档案的利用率低
这种情况多发生在不知名运动员身上,一个教练同时带多名运动员,没有专业的管理人员对其进行档案管理。另外,档案的利用率不高,训练计划由教练一人决定,训练情况也是根据教练员和运动员的实际情况而定。这种训练情况下,档案不具有科学性,运动员对于技术档案的关注程度不够,因此利用率也比较低。
(三)档案的管理方式不够先进
管理方式不先进将直接导致档案的科学性不够强,但是这也正是目前体育技术档案管理中存在的重要问题。因为技术手段不够先进,所以产生的问题就是档案建立、查找、利用等多个方面都会同时出现问题。
(一)建立科学、完善的体育技术档案管理方式
体育技术档案的管理工作归属于体育主管部门,应该由该部门聚集体育学领域、管理学领域、档案学领域的专家人才,共同制定档案管理的统一方式。例如,每一天的记档时间、次数要细化,记档的标准、要求要细化,档案每隔多长时间上传上一级体育部门,安排专人负责监督档案情况,充分做好档案的使用工作等,每一个细节都要认真敲定,规则制定好之后就要严格遵守。
(二)建立数字化的体育技术档案管理系统
纸质版档案虽然重要,但是已经面临着淘汰的危险,在新时期的档案管理中,数字化形式是未来重要的发展趋势。运动员每天的生活丰富多彩、训练情况瞬息万变,因此,应该在档案管理中也采用先进的方式,使得运动员的实际情况能够得到实时记载。数字化的体育技术档案管理系统是先进的手段,应该予以推广,充分利用多媒体、计算机、互联网等先进的技术手段,创新体育技术档案管理。
(三)提高体育技术档案管理人员的综合素质
体育技术档案的管理情况很大程度上是依赖于管理人员的素质,如果管理者的责任意识强、业务水平强、综合素质高,那么档案管理就会得心应手,出自他手的档案质量也比较高。因此,相关部门在招聘时应该选择专业对口的人才,并且保证他们对于档案管理工作具有相当高的热情,实际工作时要有经验丰富的人进行监督和指导,并且要定期开展培训教育,不断提高档案管理人员的综合素质和业务水平。
(四)提高体育技术档案利用率
体育技术档案对于运动员的运动成绩来讲极为重要,作为科学的训练情况依据,应该被充分利用起来。只有提高了档案的利用率,才能促进档案管理的科学化和系统化,二者是相互促进、相辅相成的关系。
档案是记录一个人一生的重要文件,对于运动员来讲,体育技术档案是运动员一生训练、比赛等情况的详细记录,不但是个人成长的缩影,同时为运动员成绩的提高提供了重要的现实依据。体育技术档案的意义重大、作用显著,但是却在现实情况中没有得到充分的重视,在管理过程中还存在着一些现实的问题,需要得到解决。本文结合实例,从作用、问题、策略三个方面对体育技术档案管理进行了探讨。
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档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题,也是今后档案工作发展的必经之路,而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容,是顺应社会潮流,适应信息时代发展的新举措、新要求。以下是读文网小编为大家精心准备的:纸质档案数字化建设策略研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:同纸质档案相比,电子化的数字化档案具有独特的优势,在互联网通信技术迅速发展的今天,数字档案的发展已经成为一种趋势。近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程。本文就纸质档案进行数字化建设的必要性,以及在这个过程中所遵循的原则,建设目标和阶段划分等策略进行分析研究。
1.1 档案数字化。数字化的档案,同传统纸质档案相比,具有一些特殊的优势。随着计算机对媒体信息技术的发展,以及数字档案领域一些其他技术的成熟,为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等,可以将大量庞杂的纸质档案,转化为相应的数据。这种转化不仅可以大大节约纸质档案的使用空间,还可以提高档案信息资源的共享性,实现不同类型档案信息资源的互通,提高档案资源的使用效率[1]。
1.2 纸质档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程[2]。纸质档案数字化,既保持了档案原貌,又可以通过计算机进行检索和获取,可最大限度地实现资源共享和保护档案源。随着电子信息传输技术的进步,人们在实际生活中,对电子档案的使用会越来越多,并且电子档案具备一些纸质档案所没有的优点,也便于档案管理人员进行管理,同时还可以提升档案资源的使用效率。
1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式,就是通过电子信息管理系统,对数字化的档案进行存储、归类,为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展,使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流,降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性,所以纸质档案,要进行数字化转化,通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档,然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。
1.4 档案数字化优势。电子档案较之传统纸质档案的优势主要为:①档案存储数字化。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为电子载体的机读档案,一劳永逸,永久保藏。②档案传递网络化。数字化档案信息可通过网络超时空流动,数字化档案成为“无墙界档案”,可打破时空,为利用者提供远程服务。如高校电子学籍、学历档案,可通过中国高等教育学生信息网http://www.chsi.com.cn/不受地域、不受时间的限制,随时随地地查询和利用。③提高办事效率。数字化档案可提供全文、即时的数据信息,通过计算机检索系统可以快速、准确、全面、及时地完成查询、调卷、复印等利用程序,极大地提高工作效率。④有效保护档案原件。将纸制档案转变为数字化电子档案后,可通过电脑输出档案,避免了对纸质档案的反复提取、复制造成的损害,对原始档案的保护更加安全。通过档案的数字化处理后,还可以防止篡改档案的行为。
2.1 合法规范原则。首先,纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定及相关法律法规;其次,行为规范,要有标准可依。如,国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。此外,对于一些规定限制的纸质档案资源,在没有取得相关部门的批准之前,是不可以转化为电子档案的。
2.2 保护至上原则。保护至上原则,就是分步实施纸质档案数字化工程,抢救那些急需保护的纸质档案,如因灾害或事故受过损的档案、结合本馆实际确定一个时间点以前的老档案等,这些档案已经不起时间的自然损毁,采用平板扫描仪或数码相机等设备对这些纸质档案进行数字化加工,通过计算机存储和利用,是对这些纸质档案最好的保护。
2.3 需求导向原则。需求导向,急用先上原则,就是根据利用者的需求,选择性地将本馆的重要档案、常用档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.4 价值取向原则。价值取向原则,就是将属于归档范围中永久或长期保存的、社会利用价值高的档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.5 安全保密原则。安保保密原则,就是要保护实体档案与虚拟档案的安全性与保密性。在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。
2.6 效益性原则。在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,包括选择最优化的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。
3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作,使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用,以满足利用者对档案的需求,档案馆要结合本馆实际,参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005),制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行,如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。
3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化,必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如:服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等,保障档案管理系统的正常运行。 3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,数据核查、数据备份、装订还原,入库验收、数字化成果管理等。各个环节,环环相扣,对照规范,严格执行。
4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案,需要一整套硬件设备,通过这些硬件设备,再加上网络管理系统,把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准,要落到实处,按采购程序和规章办事,根据实际情况确定完成期限。
4.2 第二阶段。数据加工阶段。是纸质档案数字化建设的主要环节和任务。从档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,到纸质档案装订还原,入库验收、各个环节落实到人头,专人负责,分工协作,行为规范,遵守技术规则,保证数据的数量与质量符合要求。人头管理,规定完成的数量、质量与时间。
4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核,层层把关,对不合格的数据进行修改、补充或重录,确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。
4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理,经验收合格的完整数据及时进行多套备份,异地保存。通过维护和管理,确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用,是纸质档案数字化建设目的,也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。
近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程,纸质档案的管理,应该不断提高其数字化的程度,提升管理的效率,同时,作为纸质档案,一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。
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随着社会经济的高速发展,信息化时代的不断推进,电子档案逐渐被运用到社会各个领域当中,主要服务对象是日常管理与办公。电子档案管理以其独有的优势,让日常工作变得更加快捷、方便。以下是读文网小编为大家精心准备的:电子档案管理在中专学校档案管理中的应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]现代科学技术水平的不断提高,电子档案的应用范围也日益广泛,在中专学校档案管理中发挥巨大的作用。本文主要分析了电子档案管理的现状,深入探析了电子档案管理在中专学校档案管理中的应用措施。
[关键词]电子档案管理;中专学校档案管理;应用措施
近年来,现代化发展脚步的不断加快,先进的科学技术在多个方面都有涉及。立足于现价段的中专学校档案管理,大多数采用的仍是落后的管理手段。电子档案大多是学校用于教学研究、资料管理、收集归纳、借阅利用等方面,进行多样化的分类,同时拥有十分强大的保存功能。电子档案管理常见的有以下几种类型:电子图像、电子报表、电子等。电子档案管理,因为其自身功能强大、使用方便的优势,已经逐渐融合到人们的日常办公中,有利于人们更好的开展工作。
现阶段,根据电子档案管理实际的发展情况来看,其自身存在以下几个方面的特征:
(一)工作过量
立足于中专学校自身发展的需求来看,每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化,档案变动的单位以千万进行衡量;同时,会出现部分学生选择出国留学,或是直接就业的情况,增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动,以及相应的维护、保存等方面,都需要投入大量的人力、物力与财力,导致了档案管理的工作过量。
(二)信息化水平过低
现代科学技术水平的不断提高,电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性,在实际的档案管理过程中却没有很好的体现,也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法,这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前,中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段,有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性,还不能灵活使用电子档案管理,无法发挥它的作用性。
(三)变动量过于频繁
中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学,就这样的情况来看,具有很强的流动性,因此档案需要不断的输入或输出,过于频繁。
这些都是电子档案管理的现状,也是降低其高效性的主要原因。
根据电子档案管理自身自身发展的特点,以及在中专学校中的应用,可以从以下几个方面入手:
(一)保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性
第一,提高存储设备的安全性能,保证电子档案管理的专一性,及时进行在线升级,定期对电子档案进行护理,保持存储设备的稳定性;第二,及时对档案信息进行更新备份,避免发生档案丢失不能找回的情况;第三,开启防火墙模式,进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检,切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性,保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性,要不断强化科学技术,及时更新升级,提高电子档案管理的安全性能。
(二)建立健全规章制度,使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度,推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先,要提高有关管理人员的专业水平,强化其安全使用意识,帮助其树立正确的职业道德思想,让他们全面认识到电子档案管理的重要性,并能熟练掌握电子档案管理的操作流程,从而能够灵活使用电子档案管理,充分发挥它的作用;其次,在电子档案管理应用到中专学校的过程中,要充分考虑到学校自身的发展状况,建立健全有关规章制度。诸如,信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等,保证电子档案管理的安全性;再次,在实际的操作过程中,要完善电子档案管理的使用制度,推动电子档案管理向规范化发展,对其存储类型、使用方法进行统一的管理,对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理,尽量在电子档案转变的过程中,避免发生信息泄露、文件损坏等现象,坚决不允许在电子档案管理的过程中,出现缺陷。与此同时,要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
(三)强化电子档案管理所需设备,提高对中专学校的软件、硬件管理
电子档案管理自身的特殊性,要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此,要能够全面提高电子档案管理的高效性,就要求不断提高科学技术,加强计算机研究,强化网络技术等。同时,要研发出适合电子档案管理存储的软件,和具有安全性能的信息加密软件,使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面,要将电子档案中的信息进行备份,可以采取刻录成光盘的形式;另一方面,选用先进化的电子档案信息管理系统,并完善相关安全保护制度,提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中,及时更新软件,保证中专学校电子档案管理的安全发展。
(四)强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员,要求了解相关的档案管理知识,具备一定的专业技能,能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训,切实加强他们的操作技能,把握电子档案管理的实际要求,促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训,既能采取长期培训的方法,也能进行短期内的集中训练。
综上所述,社会处于不断的前进中,电子档案管理在中专学校的应用显得十分有必要。身为一名中专学校的电子档案管理人员,我们要对工作进行归纳,并不断的改革创新,完善电子档案管理在中专学校的应用,切实提高工作质量,强化工作效率,提高电子档案管理的技术含量,保证信息不被盗取、不泄露,为中专学校档案管理作出有利的贡献。
电子档案管理在中专学校档案管理中的应用相关
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随着高校教师诚信制度的逐渐完善,开展高校教师诚信档案信息的网络服务成为了必然趋势。为确保高校教师诚信档案在网络上的信息安全。以下是读文网小编为大家精心准备的:档案信息网络安全的目标与策略探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]档案信息网络化是今后发展的一个必然趋势。由于档案信息具有原始性、完整性、机密性的特点,决定了使其网络化必然存在诸多安全隐患。
[关键词]档案信息网络安全;目标;策略
一、档案信息网络安全的重要性
网络的共享性、开放性特征决定了网络系统的脆弱性。网上信息在处理、存储、传输和使用过程中存在严重的安全隐患,很容易遭受各种不安全因素的破坏。安全问题已成为制约网络发展的巨大障碍。统计资料显示,目前黑客在网上的攻击活动每年以10倍的速度增长,计算机病毒的种类以几何级数倍增,活体病毒已达多种。
网络安全问题已引起我国政府和专家的高度重视。至今,我国已制定出一系列计算机网络安全的法规制度,成立了网络安全产品测评中心等网络安全机构,提出了国家信息安全的总体战略和系统规划。但是,由于我国网络技术落后于西方,网络安全形势更加严峻。因此,进一步提高网络安全意识,跟踪世界信息技术发展趋势,构筑技术先进、管理有效、安全可靠,建立在自主研究开发基础之上的国家信息安全体系,已成为我国信息技术界和信息管理界的当务之急。
档案信息不同于一般信息,它记录着党和国家事务活动的历史过程。档案中有相当部分涉及国家机密,关系国家安全,包含国家政治、经济、科技、军事、文化等方面的敏感信息,具有较强的机密性和利用限制性。这些信息一旦泄密或被非法利用,将威胁到国家的安全,损害公众的利益,危及社会稳定。因此,这些敏感档案信息必须通过种种安全措施严格限制于内部局域网中的授权名使用。即便非敏感性的开放档案,对外籍人士提供利用仍有种种限制,上网传送仍需谨慎处置。
档案信息网络安全应包括网络运行安全和网上信息安全两项基本要求。所谓网络运行安全是指档案信息网络的硬、软件系统设计合理,运行正常,网络人员操作规范、管理严密,整个网络系统能够按照设定的要求正常运转,发挥预定的各项功能。网络运行安全是网上信息安全的基础,也是正常开展网络化档案工作和网络化档案服务的必然要求。
网上信息安全是档案信息网络安全的核心内容,也是档案信息网络化建设的前提条件。网上信息安全是指网络中档案信息的存储安全和传输安全,即在保管利用网上档案信息过程中维护档案信息的真实性、完整性、保密性和有效性。
其一,要维护网上档案信息的真实性。所谓档案信息内容的真实,是指网上数字化档案承载的信息确实是文件正式生成时的记录,而无论该记录的形式已作何种变换。传统档案学理论强调:档案文件必须具有原始性,即必须是原生载体和原真内容,以确保档案文件的历史凭据价值。这一原始性要求对数字化文件必须作适当让步。因为,网络环境中数字化档案的存在和显现形态在其生命过程中不断变换,其信息内容是完全游离于其记录方式与载体形式之外的,网络环境中强调数字化档案载体的原生变得毫无意义。网上信息的流转,其实质正是信息载体的灵活变换。在失缺载体原生性的情况下如何确保网上档案信息的原真,是一个极具挑战性的课题,它对于维护网上档案文件的档案属性及其法律地位具有至关重要的意义。
其二,要维护网上档案信息的完整性。维护档案信息的完整性包括四层含义:
一是信息内容的完整性。网上数字化档案文件的存储、流转过程极其复杂,在经过众多环节,跨越相当长的时空隧道后其内容信息极易因主客观原因而发生偏差,因而,必须从技术和管理两个方面入手,通过严格的管理控制机制和完善的技术措施来确保网上档案内容的完整,防止档案内容上的失真。
二是文件集合的完整性。有机联系同样是数字化档案的基本特征。网上档案信息的存储和传播,必须维护文件之间这种内在的有机联系,反映出档案文件的“原有次序”,以防止档案整体价值的丧失。例如,通过建立相关文件之间的标识信息来反映文件之间的关系,维护文件集合的完整性。
三是文件背景信息的完整性。文件产生的原因、责任机构、运作的过程、生成的技术状况等都是对文件价值至关重要的背景信息,这些背景信息对于判断内容极易失真的数字化档案的原生性来说,显得至关重要。背景信息应视作数字化文件的一个有机组成部分,需要在文件的整个生命周期中特意采集并妥善保存。四是元数据的完整性。元数据是数字化档案文件可读性和恢复原貌所需的数据。其重要性是不言而喻的。由于元数据在文件运行过程中并不直接显现,因而极易被忽视,重视元数据的采集,乃是档案信息网络化管理的基础性任务。
其三,要维护网上档案信息的保密性。泄密是指文件信息被未授权者非法获取并破解。开放性是网络的固有特征,这一特征与档案文件的保密性特征相背离。网络环境下,处于游离状态的数字化文件极易泄密,这也是部分档案专家将数字化文件排除在档案范围之外,并对档案信息网络化持谨慎态度的原因。保密性是档案文件的一个重要特征,只有将网络环境下信息失密的可能性降至最低,数字化档案才可能逐步取代传统文件,在网络环境下人们普遍接受。维护网上档案信息的保密性,是计算机界和档案界面临的共同课题。
其四,要维护网上档案信息的有效性。有效性是指网上数字化档案信息始终处于可能且便于利用的状态。这是对数字化档案的特定要求。以数字化形式存在的网上信息,具有对其生存环境的直接依赖性。因此,在网际共享时如何确保不同生成环境下档案信息的可用性,尤其是异种网络信息的“透明化”共享,是信息网络建设的重要课题。同时,网络技术的推陈出新,计算机软硬件环境的频繁升级,意味着数字化档案信息生成、显现环境的变更,由此也带来了技术环境的“迁移”问题及对档案信息有效性的维护要求。此外,数字化档案信息及其载体所具有的易逝、易变、易失等不稳定性质,都对档案信息利用中的可读性、法律上的可证性、保管上的长久性提出挑战。档案信息网络的安全保障体系必须以档案信息安全为中心,档案信息网络的运行安全应服务并服从于网上档案信息的安全。
档案信息网络安全的目标与策略相关
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大学生个人素质档案是大学生评价体系中的一个非常重要的组成部分,不仅能够反映大学生的个人经历、性格特点、思想品德和专业成绩,还能为学生、学校以及用人单位提供一个客观、真实了解大学生成长历程的综合信息平台。以下是读文网小编为大家精心准备的:试论高校建立学生个人综合素质电子档案的设想相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
试论高校建立学生个人综合素质电子档案的设想全文如下:
【摘 要】大学生的个人综合素质培养和评价是大学育人环节的一个非常重要的组成部分。学校不仅应该在课程实施、活动开展、技能培训等方面对学生综合素质培养予以加强,也应注重从硬件手段入手对学生综合素质形成电子化、体系化的档案记录,为展现大学生的动态成长经历搭建综合信息平台。建立学生个人综合素质电子档案是现代大学育人工作的基础性工作,不仅可以加强学生的档案意识、自治意识促,使学生健康成长。
长期以来,高校学生在入学后,其人事档案由其所在的院(系)进行保存和管理。在后续的档案管理中,直至学生临近毕业时才会对学生档案进行第二次接触,通常只是为了进行党团材料、学习成绩、实习推荐表、毕业生登记表等硬性材料的收集归档。除此之外,大学生的人事档案便处于“真空期”而无法发挥参考借鉴作用。加上人事档案只是对学生在进入高校之前经历的记录,档案中多数属于回顾性的基本信息资料,无法形成对学生的动态成长进行记录和提供前瞻性的参考信息。因此传统的人事档案只是停留在历史记录的功能上,忽略了对学生的心理状况、道德诚信、资助帮困、社会实践、志愿服务、性格特点、兴趣爱好等信息的收集和整理。
这就造成有些辅导员在带班三、四年后只对比较优秀或者特殊的学生印象深刻。有许多学生因为默默无闻而没有进入老师的视野,育人教育的互动性没有在学生最重要的大学时光里充分发挥作用,在学生毕业求职阶段,学校客观上只能提供装有成绩单和推荐表的档案材料,千篇一律的内容也很难为用人单位反映学生真实的综合素质。这与现代高等教育日益倡导的重视大学生综合素质的培养和评价是相背离的。笔者认为现代高校应建立以学生个人综合素质为重点信息、积极引导学生参与建立和维护,借助电子网络为技术平台,多部门协同参与管理,贯穿学生从入学到毕业的学生个人综合素质电子档案。
首先,建立学生个人综合素质电子档案是在传统人事档案基础上的突破和发展,将为高校的育人工作提供极大的便利条件。以往有些辅导员对学生个人素质没有给予足够重视,在资料的收集和整理工作中只是考虑到学生党团关系、成绩单、家庭联系方式等信息,这些千篇一律的信息不能使辅导员及时了解学生各方面的情况。而建立学生个人综合素质电子档案,可以使得辅导员以更丰富完整的视野、更高效便捷的方式去了解学生各方面的情况,从而实现更多元的功能。比如在档案系统中建立新生心理健康状况测试功能,可以使辅导员在学生出现心理问题时找到症结所在;比如可以根据学生家庭人口和收入情况,使得辅导员关注潜在的困难生群体,以便后期做好困难生认定和资助帮困工作;又比如根据学生的性格特点、个人爱好,开展职业生涯规划辅导。还可以帮助辅导员有的放矢地去计划、组织、指导班级建设和各项活动,有效提高辅导员的控班能力。而这些是传统的人事档案所无法实现的,关键在于要在传统的基础上突出综合素质这一重点,形成动态的多维度的信息,提升信息的利用价值。
其次,建立学生个人综合素质电子档案能够加强学生对自身综合素质的培养意识,拓宽学校育人工作的实践途径。
一方面,由于学生综合素质电子档案本身就是学生自己向外界展示的电子名片,使同学们认识到自己的学习成绩、日常表现、特长爱好、道德品质等都是和评优评奖、推优入党、就业推荐密切相关,关乎学生个人未来发展的切身利益,更容易调动学生的主动性和积极性。学生综合素质电子档案让学生入校就认识到,自己的人生旅程进入了一个全新的阶段,个人综合素质电子档案已经为学生打开了一扇窗,为学生搭建了一个不同于以往的全新平台,而学生就是这个全新旅程的书写者。这种让学生自己充分融入的形式,可以形成促使学生在大学期间努力学习、积极进取、争先创优的倒逼力量。
另一方面,个人综合素质电子档案可以帮助学生为求职做资料积累。学生综合素质电子档案有利于学生从入学时就开始重视个人信息的记录和积累,为职业生涯规划助力。促使学生养成善于积累、回顾、总结、反思的思维模式。让档案形成一面镜子,可以让学生时常回顾自己每一阶段的发展历程。到毕业时,学生的综合素质档案已经积累了大量的信息,可以成为学生撰写简历的素材库,为用人单位反映学生发展全貌,满足学生个人和社会单位的需求。
最后,建立学生个人综合素质电子档案能够借助网络信息技术提升档案内容的时效性和功能性。纸质档案管理是基于现实条件的必要选择,但应用计算机和网络技术的现代手段是未来档案管理工作发展的必然趋势。电子档案相较于以往的纸质档案材料,能够实现档案内容和数据的实时更新和统计。从学生层面来讲,可以通过登录个人账户更加便捷地对档案内容进行实时更新和完善。从学校层面来讲,可以通过电子档案中的基础数据形成学生信息数据库,为学校各部门提供不同口径的数据支持。例如,学校各部门可以通过管理平台了解某时间段内各专业的在校生人数、中西部学生人数、少数民族学生人数、学生生源地分布、省部级学生获奖情况等数据统计和分析功能,使电子档案不仅继承了传统档案的记录功能,更要通过网络信息技术实现学生信息的统计和分析功能,实现档案内容“既中看又中用”。各二级学院也可以通过二级管理平台对所属院系学生的动态情况及时跟进,为各项学生管理工作提供有效的政策依据。
学生综合素质电子档案的具体内容既要有完整的个人基本信息,也要有更够突出学生特点,多维度展现学生综合素质的动态信息。内容可分为基本信息和动态信息两大板块,具述如下:
第一大板块基本信息板块中可以分为身份信息、教育经历、学籍信息、家庭信息、心理测试情况等。
系统建立初期信息中心可以通过向学生处、团委、卫生保健中心、招就办、财资处、图书馆、后勤保障部、院办征询意见,因为随着学校每年招生数量的增加和日常管理工作的精细化,各个部门在工作中都或多或少地涉及学生各类信息的统计。比如,高校的学籍管理中需要统计学生的所属院(系)、专业、班级、学籍号、姓名、性别、学籍状态(在读、休学、退学、复学)、身份证号、民族、生源地、录取类型(自主招生、高考录取)。一旦完整的个人学籍信息建立后,可以立即形成各口径所需的数据分析供各部门参考使用。又比如,高校的资助管理,可以通过学生填写的家庭情况信息中,通过家庭收入来了解学生中有多少困难生家庭,通过家庭成员来了解有多少单亲或离异家庭,通过健康状况来交接有多少学生家庭中含有残疾人等信息,以此初步锁定需要帮助学生,各院(系)和辅导员也可以在军训初期加强对这些学生的关注和帮助。
第二大板块动态信息板块中,突出学生个人特点的综合素质信息成为了该板块的重头戏。
毋庸置疑,学生的成长是一个动态的过程,我们要将学生“活”的信息注入到学生个人综合素质电子档案中去。比如学生参加过的校园活动、职业技能培训、学生自治组织、志愿者服务、义卖捐赠以及获得过的荣誉、奖励等情况进行信息的上传。同时,针对大学生在毕业年级要进行实习环节的特点,还可以设置“实习周记”部分,帮助同学养成在工作中记录自己的感悟,学会总结工作经验,学会从反思中进步的职业习惯,这对提升学生职业素养具有重要作用。此外,电子档案中也要充分展现学生的潜能和风采,重视对学生特张爱好的体现,比如学生在书法、声乐、美术、体育方面的证书、作品、活动参与的记录。
结合本人工作的院校实际情况,由于我校的学生今后绝大多数将要踏上医院的工作岗位,学生今后面对的工作对象是活生生的人,是宝贵的生命,所以学生的综合素质培养的重要程度绝不亚于理论知识、操作技能的学习。在当前医患关系仍然比较紧张的社会环境下,医院对学生的综合素质也越来越看重。学生的人文素养、为人处世、是否具备爱心和耐心等素质作为附加值往往会在用人单位的招聘环节中被作为重要参考,在同等条件下很有可能就被作为录用依据,因此每一个学生的闪光点都不可小觑,辅导员作为学生的知心朋友和领路人,应该对此予以充分的关注。辅导员、专业课教师也可以为学生进行信息补充。从学生、老师的双重维度对学生的综合素质培养进行持续的完善和跟进。
学生个人综合素质电子档案的建立之后,对档案内容进行使用维护和功能创新是电子档案行之有效和不断完善的重中之重,也唯有如此才能实现学生个人综合素质电子档案建立的意义。因此,需要做好以下几点:
第一,设立“更新日”制度。
即学校将每月或每周的固定某一天设立为全校学生进行学生个人综合素质电子档案内容更新的日子,通过各二级学院、辅导员进行事前培训、动员宣传,提醒学生在该日登录个人账户进行内容更新,若无需内容更新也需要在个人账户进行平台签到,二级学院根据平台反馈对学生的更新率和更新内容进行监督和审核。辅导员一定要确保学生个人综合素质档案的真实性和时效性,从而使其有效延伸到社会并发挥作用。
第二,要保证电子档案系统的技术支持。
电子档案从建立到不断升级发展必需经历一个出现问题――解决问题――提升系统的螺旋式上升的过程,如果问题不能得到及时有效的解决,必将影响到学生、学校各部门后续的使用积极性。为了保证电子档案真正能够为学生、学校管理工作服务。该项目的技术支持团队必须积极收集来自学生、教师在使用过程中的问题反馈,并能够较快地解决问题,并且定期发布软件更新内容,保证电子档案使用的流畅性。
第三,要不断开发学生个人综合素质电子档案的功能维度。
电子档案能否保证不断吸引学生和教师经常使用该系统,使其成为师生在日常学习、工作中的必备工具,在很大程度上决定了电子档案后续的成长生命力。因此,电子档案要在发展的过程中要不断从师生的实际需求出发,坚持服务为本的理念,为师生开发出更多富有趣味性、实用性的功能维度。例如,根据目前大学生职能手机依赖度较高的现实,可将学生个人综合素质电子档案设计成手机应用客户端,使学生可以直接在手机上进行功能操作。
此外,除了常规的档案功能,还可以增强电子档案的交互性。例如,可以在电子档案中设立“实习周记”栏目,将学生在医院临床实习期间的工作内容、工作感悟、问题与困惑、反思与总结等内容进行记录,辅导员、实习带教老师对周记进行回复或点评,以便于辅导员和带教老师能够系统完整地了解到学生在实习期间的临床表现、思想动态、存在问题、进步成长等内容,帮助教师能够在学校的同时也能够为远在各个医院的学生提供专业技能和心理辅导方面内容的远程支持,实现多方位的实习学生的管理手段和方式。
综上所述,建立学生个人素质电子档案对于高校来说,是一个复杂而琐碎的过程,需要高校各部门的协同运作才能把这项工作落到实处。学校不仅要在新生入学之初建立好电子档案的基础数据,还要在接下来的几年中不断关注学生综合素质的培养,定期对学生个人素质电子档案进行内容维护和功能提升,增强系统的实用性和服务属性。高校建立学生个人综合素质电子档案体现了“以学生为本”的现代高校办学理念,也体现了高校利用网络信息技术进行科学化管理的智慧意识,将为学校今后不断提升管理水平奠定坚实的信息基础,顺应了现代高校管理的应然要求。
1.综合素质入档案 高考录取分数不再是唯一
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随着信息产业的飞速发展,电子档案领导部门要加大对电子档案的重视程度,为保证电子档案的完整、标准、安全和电子文件管理的高效和科学。下面是读文网小编为大家整理的电子档案的论文,供大家参考。
一、电子档案信息安全管理面临的主要问题
目前,我国电子档案信息安全管理还存在一些较为明显的问题,问题的存在将大大弱化电子档案信息的安全性,进一步使电子档案管理的发展受到极大阻碍。具体问题如下:
(一)电子档案安全管理规范化与标准化程度不高。
现如今,国内的档案信息安全工作尚且不够成熟,与西方发达国家比较,还存在一定的差距。初级阶段的档案信息工作在管理上还存在诸多不足。在网络技术逐渐发展的背景下,档案管理工作者开始意识到档案信息化及数字化的重要性。然而,由于目前我国电子档案安全管理规范化及标准化程度均不高,这样便使得档案信息化及数字化的实现受到很大程度的阻碍。
(二)电子档案文件不够统一。
对于电子档案管理当中的计算机软件开发来说,目前存在最主要的问题便是不能够满足电子档案使用的要求,同时也不能为档案利用、存储提供便利。另外,地区与地区之间、单位与单位之间所采用的电子档案系统均存在不够统一的状况,如此一来,地区与地区,甚至单位与单位之间的电子档案文件的利用与共享便无法有效实现。
(三)电子档案管理技术支撑体系薄弱。
对于电子档案管理来说,倘若没有相关技术作为支撑,那么将会使电子档案信息安全管理的安全性得不到有效保障。目前,电子档案管理存在技术支撑体系薄弱的现象。主要表现为:
(1)硬件选配存在问题。
例如在硬件选配方面,选择一些质量不佳、功能不够完善并且性能差的硬件系统,从而致使电子档案管理系统在运行中的稳定性受到影响,进一步造成档案信息丢失。
(2)病毒入侵。
计算机病毒会导致计算机的功能或数据遭到破坏,从而使系统及数据的安全性受到影响,例如在木马病毒蔓延的情况下,电子档案管理系统一旦受到干扰,便会造成严重的影响。
(四)电子档案管理人员素质存在一定的差异。
大多数企业的电子档案管理人员均具备较强的档案管理专业知识,但电子档案管理人员在素质方面仍旧存在一定的差异,主要体现在计算机专业知识方面,在电子档案管理过程中,相关软件的基本操作需要电子档案管理人员具备一定的操作能力,这样才能够使电子档案信息管理的有效性增强。实际情况却是电子档案管理人员在计算机专业知识方面较为薄弱,缺乏计算机基本操作能力以及网络应用技能,从而导致电子档案信息安全管理难以得到有效保障。
二、电子档案信息安全管理的主要强化对策
(一)电子档案管理工作实现标准化与规范化。
要想使电子档案信息安全管理得到有效强化,便需要让电子档案管理工作实现标准化与规范化。例如,通过搜集电子文件,然后形成电子文件,进一步加以积累与整理,在鉴定完毕之后做好归档工作。充分遵循以上环节,便能使电子档案管理工作具备一定的标准化及规范化。并且,电子档案完成归档工作后期,还需做好移交、保管两方面的工作,电子文件由相关档案管理部门进行妥善保管,同时实现集中保管,以此使电子档案管理工作更具标准化及规范化。
(二)升级档案管理软件。
目前,我国的档案管理软件还不够成熟,因此对档案管理软件采取升级措施便显得极为重要。档案管理软件的升级目标主要有二:其一为具备兼容性,其二具备统一特性。其中,兼容性是指档案管理软件与其他一些设备及操作系统的密切配合,只有体现出密切配合状态,才表示具备兼容性,例如和系统操作平台之间的密切配合等。统一特性是指电子档案管理软件升级之后,具备一个相对完善的档案管理系统,统一性原则需要实施在各个环节当中,例如标准的统一性、规章制度的统一性以及应用软件的统一性等,特别是地区与地区之间、单位与单位之间,需要充分避免电子档案系统差异化严重的现象,在具备统一特性的基础上,才能够使档案文件实现广泛利用及共享。
(三)强化电子档案管理人员队伍建设工作。
电子档案信息管理是一项系统化的工作,复杂程度较高,为了使电子档案信息管理更具有效性与安全性,对电子档案管理人员队伍建设工作进行强化便显得极为重要。一方面,提高电子档案管理人员对该项管理工作的重视程度,杜绝工作散漫、思想落后现象。另一方面,做好电子档案管理方面人才的选拔招聘工作,选拔出既能够熟悉档案业务,又能够掌握现代信息技术的复合型人才,对通过选拔的人员进行知识、技能以及业务等方面的综合培训,以此使电子档案管理人员素质得到全面提升。除此之外,由于电子档案管理人员在计算机专业知识方面较为薄弱,因此,需要加强计算机操作及网络应用技能方面的培训,以此使电子档案的形成、接收、整理以及利用等工作更具完善性,进一步为电子档案信息安全管理的强化提供保障依据。
三、结语
就目前而言,我国电子档案信息安全管理工作中还面临诸多问题,例如电子档案文件不够统一以及电子档案管理人员素质存在一定的差异等。针对这些问题,制定有效的强化策略显得极为重要。除了本文提到的电子档案管理工作实现标准化与规范化、升级档案管理软件以及强化电子档案管理人员队伍建设工作以外,笔者认为还需要构建相应的法律法规条例,以此使电子文件的真实性及安全性得到有效保障,最终使电子档案信息安全管理更加科学与完善。
随着信息数字化技术在我国的广泛传播,在经济社会各方面的发展得到了越来越多的运用。而在复杂和虚拟的网络环境下,由于相关法律法规的缺失,信息安全一直受到质疑和侵扰。为此各信息化运用单位都在不断探索信息安全管理的手段和措施。
一、电子档案中信息安全管理的必要性
电子档案对于企业来说是一种无形资产,尤其是在网络化、信息化日益重要的21世纪,电子档案信息更是企业所有的一种不可估量的无形价值,对于某些单位来说,电子档案不仅是记载重要客户信息的载体,同时又是企业成功开拓市场的重要信息资源,此外,重视并建立起电子档案信息安全管理系统,对于某些企业来说,不仅是对客户的隐私的保护,同时又是取得客户信任的重要前提,亦是在激烈的市场竞争中立于不败之地的重要保障。
二、电子档案中信息安全管理存在的问题
网络环境是一个极为复杂的虚拟环境,其带有很大的安全隐患,使得电子档案管理在网络环境下存在很大的风险及漏洞,出现泄密、伪造等问题,给电子档案管理工作带来很多的挑战与潜在风险。
(一)黑客入侵
我国高校越来越重视对电子计算机技术人员的培养,一方面为我国经济发展输送了大量知识技术型人才,另一方面也出现了一些黑客分子。这些人拥有很高的计算机水平,专门攻破各网站,并获取大量电子信息资源,以谋取个人利益,给电子档案信息安全管理带来了威胁。
(二)计算机病毒的传播
计算机病毒的传播形式多样,即使一个链接也可能是潜在的计算机病毒。电脑系统一旦染上这些病毒,严重威胁到了电子档案信息的安全性。
(三)个别档案管理人员职业道德素质的低下
个别单位的电子档案管理人员在金钱等其他方面的诱惑下,违背自己的职业操守,以非法的途径向某些单位人员出售电子档案信息。
三、电子档案中信息安全管理问题的解决措施
电子档案的信息安全管理主要表现为对信息安全存在的潜在风险的一种主动性预防和控制,是为减少甚至是杜绝信息安全管理出现漏洞时,给个人或者企事业单位所带来的损失。
(一)开发研究更加严密、技术水平
更高的电子档案管理系统。在电子档案管理系统的开发设计上,应该聘请具有更高资格、更高技术水平的计算机专业人才进行开发设计,并设置多道保护程序,进行反复试验,寻找潜在的风险漏洞,一旦发现,立刻修补。
(二)安装防火墙和杀毒软件
为保障单位电子档案资源的安全性,应督促单位安装防火墙,保障单位内部局域网的安全,使其在与外网之前形成一道安全屏障。此外,应督促每台电脑安装杀毒软件,每天进行电脑杀毒。
(三)规范和完善电子档案信息安全
管理制度,加强对相关工作人员的道德素质教育单位内部应建立起完善的电子档案制度,采取规范性电子档案信息安全管理措施。加强对工作人员的道德素质教育,奖罚分明。
(四)其它一些对策
实施多备份的拷贝措施,对部分重要档案信息资源采用纸质和电子档案管理的双重保护等其他对策。当今是网络信息化的社会,电子档案的信息安全管理工作引来越来越多相关人士的重视,并被逐渐提上日程,成为各企事业单位重点建设的系统工程。我国电子档案的信息安全管理就需要国家政府、各行业组织、各企事业单位共同努力构造,健全信息安全管理系统。
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随着办公自动化、网络化的不断深化,电子档案的地位越来越得到人们的重视。下面是读文网小编为大家整理的电子档案论文,供大家参考。
1从风险管理的视角探讨电子文件安全管理问题
1.1缺乏科学的安全管理理论与方法指导
信息安全风险管理是解决如何确切掌握信息及其依赖信息系统的安全程度、分析安全威胁来自何方、安全风险有多大,加强信息安全保障工作应采取哪些措施,要投入多少人力、财力和物力,确定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相应信息安全等级进行安全建设和管理的依据等一系列具体问题的重要指导理论和方法。从这个视角来看文档工作我们会发现,一直以来,文件、档案安全管理工作都是沿袭传统档案载体保护工作来开展,以此形成的相关理论也是以传统档案载体研究为基础的,随着电子文件的出现,传统以档案载体保护为核心的档案安全管理理论就很难适用于电子文件的安全管理。虽然档案部门也对电子文件安全管理做过很多理论探讨,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件连续体理论”、“后保管时代”、“文件运动理论模型”等理论来强化电子文件的安全管理,但不可否认的是,这些理论并不是专门的安全管理理论,很难在电子文件安全管理上取得实质性效果。
1.2对安全管理的认识存在偏差
1.2.1追求绝对的安全
长期以来,我国档案事业对安全风险的重视度不足,只是一味的采取各种绝对安全的防护措施来保证电子档案的安全性。可是,站在风险管理视角来看,风险是绝对存在的,而安全却是无法保障的,安全风险是随时都可能发生的,而安全只是暂时的。其实,电子档案管理工作就是风险管理工作,每一个电子档案都有着专属于自身的保护级别,想要在实际应用过程中起到绝对安全的作用,是根本无法实现的。此外,安全风险是一种随机发生的风险,很难做到绝对安全的控制,在这一过程中,不仅浪费了大量不必要的人力、物力和资金,还使得电子档案的安全性受到了极大的威胁,严重影响了电子档案安全管理工作的顺利开展。
1.2.2风险意识薄弱
一些安全管理人员风险意识淡薄,信息安全知识不足,却津津乐道“太平盛世”,双耳不闻“盛世危言”,甚至认为,谈风险是“杞人忧天”,说安全是“天下本无事,庸人自扰之”,根本没有从风险管理的角度来度量电子文件的安全性。这些都严重影响了正确认识安全形势和树立科学的电子文件安全风险观。
1.2.3忽视了对“资产”评估鉴定
从目前情况看,文件、档案管理部门虽都认识到电子文件的重要性,但绝大多数部门只是将电子文件作为日常办公的一种辅助帮助,并没有将电子文件提升到“资产”高度来管理,就更谈不上对“资产”进行评估鉴定。然而,从安全管理角度讲,一个组织系统内的资产在没有被评估鉴定前,是不可能成功实施安全管理并进行维护的。
1.3管理环节不完善
首先,安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订,绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的,而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的,具有很大的盲目性。其次,缺乏关键的风险评估环节。风险评估是电子文件安全管理的基础和关键环节。没有风险评估,电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木,缺乏决策行动的依据与方向,由此而引发的安全管理措施就具有很大的盲目性。
2结束语
综上所述,可以得知,以往传统的电子档案安全管理模式上存在了很多的不足,从而导致各种安全风险的发生,造成了十分不利的影响。而风险管理作为电子档案安全管理体系中的核心组成部分,只有加强做好风险评估工作,选择科学合理的安全控制方式,才能及时对安全风险进行有效的控制,避免电子档案受到损坏,从而促进我国档案事业长期稳定的发展。
一、电子档案在现代信息化建设中发挥的作用
何谓电子档案?电子档案是由电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体,是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动,只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节,这些字节与比特方式可随机定位到用户所在的网络终端,以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示出用户所需求的档案实体的真实信息。电子档案具有以下特点:信息的非人工识读性;信息存储的高密度性;信息与载体之间的可分离性;多种信息媒体的继承性;系统依赖性。使用电子档案是适应当前社会形式发展的需求。要进行信息化建设就需要使用高科技的信息设备,例如电子计算机、网络等。要使用这些先进的设备就必须将现有的各种实体信息实现向数字化的转变。档案也必须由纸质转换为数字信息,如果不能够成功的将纸质档案转换为电子档案,那么必然会严重影响到信息化建设的进程,对信息化的推进造成严重的阻碍。使用电子档案可以打破传统档案利用的种种限制。共享信息是实现信息化建设的重要目的,然而传统的档案信息很难实现共享,如果想要异地查看几乎是不可能直接实现的。而利用电子档案可以打破这种空间上的局限,让档案管理部门从封闭走向开放。更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理,从而为社会提供更好、更优质的服务。
二、电子档案归档工作中存在的问题
虽然档案信息化建设已经有很长的一段时间,这期间电子档案对推动信息化建设起到了不可磨灭的作用,但是在电子档案的归档工作中仍然存在着许多的问题。
(一)电子档案无法独立存在
在很多企业与单位里的电子文件都只是纸质文件生成、运转过程中所出现的一种附带的产品,缺少独立存在的价值,因此也不具备取代纸质文件的能力。也正因为这样很多单位都不是很重视电子文件的保护,更有甚者可以随意的对这些电子文件进行增、删、改等操作,一点也没将电子文件作为档案来对待,为此使得原始的电子稿件面貌全非,失去了成为档案进行归档保存的意义。
(二)电子档案归档程序缺失,载体存在不安全因素
电子文件归档是根据归档的范围,利用计算机对已经处理完毕的具有一定价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是有很多单位都对电子文件的归档程序缺乏明确的认识,使得电子文件的归档工作变得十分的混乱,同时也使得电子文件的存储介质存在着安全隐患。例如许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性,把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,这样,一旦信息系统出现问题,电子文件就会遭到破坏,甚至全部丢失。
(三)电子档案归档的过程中缺失价值鉴定环节
电子文件的鉴定,是对电子文件的价值进行判断并对电子档案真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件而言,进行价值鉴定就是直接决定电子文件的去留。但是现在电子文件在进行归档时都是直接将计算机上的文件拷贝到存储光盘上,就算是完成归档。这个过程中没有对电子文件的价值与真伪进行判断。这样的归档根本就无法达到去伪存真、清除糟粕的目的,最后使得大量具有珍贵价值的文件湮没到浩瀚如海的无用信息中去了。
(四)缺少专业的人才,现有人员缺少足够的专业素质
电子文件进行归档时,要求工作人员不仅仅具有过硬的档案管理知识,还必须能够熟练的对计算机进行操作。但就目前而言,从事档案管理的工作人员要么是具有十分过硬的档案管理知识而不熟悉计算机的操作,要么就是很熟悉计算机却不熟悉档案管理。缺乏同时具有档案管理知识与计算机信息处理能力的复合型人才,几乎是所有的档案管理部门所共同存在的问题。
三、改善电子档案归档现状的对策
针对上面所提出的问题,要做好电子档案的归档工作就必须要做好以下几点。
(一)树立新的观念,让电子文件具有独立存在的能力
电子档案对信息化建设有着十分重要的作用,如果电子档案失去了独立存在的价值与能力,那么只会对信息化建设产生阻碍作用。所以作为信息时代的档案管理工作者,要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。对各种电子文件归档高度重视,阻止任何人对有可能成为电子档案的电子文件进行修改、增加、删除,保证其原始性。
(二)积极开发新的电子档案管理系统,让电子档案归档程序化
原有的各种系统虽然具有保存电子文件的功能,但是却不够专业,所以应该以电子档案归档的整个程序为基础开发新型的电子档案管理系统,使得电子档案归档程序化,防止各种意外的出现。利用专业的电子档案管理系统可以建立起一套完善的电子档案保存措施,从而为电子档案的保存介质减少各种风险。
(三)对电子档案做好价值鉴定工作
档案价值鉴定对档案管理有着十分重要的作用,所以一定要做好电子档案的价值鉴定。要建立专业的档案价值鉴定工作小组,对要进行归档的电子文件进行价值鉴定,同时对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定。通过价值鉴定来确定哪些电子文件具有保存下来的必要。
(四)建立好专业的电子档案管理队伍
首先是对现有的人员要进行专业的培训。例如对于那些有着过硬的档案管理知识但缺乏计算机知识的人员,要着重的培养他们的计算机知识,特别是与计算机相关的操作,以及信息安全技术的培训,增强他们的信息安全意识。对于那些档案管理知识缺乏的人就必须提高他们的档案管理知识。通过培训让每一个档案管理人员都成为具有多种能力的复合型人才。其次是加大引进复合型人才的力度。引进人才是必须经历的过程,是更新档案管理队伍血液的必要措施。通过新引进的人才可以带动现有人员的工作。
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随着社会的发展和进步,电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理,成为档案管理领域的发展趋势。下面是读文网小编为大家整理的电子档案管理论文,供大家参考。
一、企业电子档案管理问题
(一)正式电子文件归档程序不够完善。正式电子文件归档程序不够完善,这主要是由于相关程序设计的过程中,档案管理方面的专业人员没有参与其中,单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计,立足在一些基本表面的问题,比如逻辑上的归档问题,信息的分总问题,可以说考虑的范围是相对局限,不够周全的。而由此设计出来的自动化办公软件,在一些现实问题上的解决措施有待改进。
(二)文件、档案系统分属两个系统。文件、档案系统分属两个系统,由此导致信息的归类出现一定出入,在后期信息的应用过程中也会出现一定的纰漏。结合一些公司的实际情况,在信息的分类上有一定出入,但是模式化的系统分类无法满足现实的需要,对于信息的应用、管理都会有着出入。
(三)电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配,从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中,两者的制作从事主体不相同,在没有明确的规则之下,两者的工作无法有效统一结合。
(四)电子档案储存载体安全度无法保证。档案对于公司来说是有一定价值的信息资料,因此需要有一定的安全保障。电子档案储存一般分成两种,一类是直接通过硬盘储存器,另一类是利用网络进行储存,比如最近比较热门的云储存,两者的安全性都无法完全保证。硬盘储存,存取方便,但是也十分容易泄露,一旦价值意义高的档案资源泄露,甚至丢失,会对公司产生诸多不利影响;如果是通过网络存储,尽管可以通过网络很好的备份存储,但是一些重要的信息仍会会被黑客攻破,或者遭到病毒影响,在安全性上也有所注意。
(五)相关工作人员的综合素质结合度不高。电子无纸化的档案管理减少了相关工作人员的工作量,但是对于其素质技能的要求有所增加。企业电子档案管理,需要其掌握一定的电脑技能,对于相关软件的应用,自动化办公系统管理达到熟练的程度,同时工作的责任心也是重要的保障。但是,在现实的情况下,一些资质比较高的档案管理人员在电脑技能上有所欠缺,而一些年轻的档案管理人员,还无法把理论更好地结合于实际,对于工作的认识不够完善深入,甚至某些年轻工作者缺乏工作责任心。
二、针对企业电子档案管理问题的解决措施
(一)电子档案监控严格化。首先,关于电子档案的形成监控问题,工作人员应该予以足够的重视。电子档案的形成可以说是信息库的建立,这是一个至关重要的步骤,来保证后期信息利用有价值可言,所以在电子档案形成的阶段,要确保电子文件的真实性和完整性,同时需要确保电子档案的方方面面都形成有效的监控,以科学、完整、严密的制度来规范监控过程,保证监控的效果,比如文件管理制度和体系的科学化、严格化,管理内容和执行的有效化等等。
(二)提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于公司的发展来说有着重要的价值和意义,很多甚至都是绝密文件,一旦泄露,后果不堪设想,因此,提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义,但是立足具体的措施,我们需要在保存措施上有所改善,首先最重要是需要从源头开始抓起,形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施,比如通过网络云盘来更好地备份以防丢失,以及对于每一个环节都采取一定的监控和监管,最好把每一项责任落实到个人,确保权责明确,以及采取更加严格有效的保密措施,增加安全性。
(三)提高电子档案甄别的技术。电子文件进入网络运行之后,其复制变得更为便利,也增加了工作的便利度,但同时也增加了其中的风险,比如关于电子档案真伪的问题,提高其中的甄别技术有着现实的必要,因此在电子文件办制的时候增加一定的加密措施,比如隐性的条形码应用。这样可以避免使用者和顾客对于文件进行篡改,危害企业的利益。
(四)优化电子档案的鉴定技术。在文件进行归档之前,一般需要先进行文件的鉴定,其目的是为了区别文件的价值,根据实际的需要来给出相应的标准,避免统一标准化的分类不利于公司对于信息的应用。在一定有效分类之后,可以方便企业选择应用,方便公司管理,更好地为公司创造价值。
(五)优化电子档案归档。现阶段,电子档案和文件档案处于同步归档的状态,实行“双套制”,但是实际过程中由于电子文件的法律约束力不高、技术问题大导致其使用的效率不佳,甚至在可靠度和有效期上有存在纰漏,因此需要更好地优化电子档案的归档问题,一方面需要着手建立和运用计算机网络环境下的具有多种特征的电子档案,另一方面需要继续发挥实体档案的作用,发挥实体档案和电子档案结合的作用,实现档案信息在现代社会信息平台上的有效运转。
(六)提高相关工作人员的素质。不管外部条件如何改善,软件设施如何改进,相关的工作人员作为工作过程中的主体,需要发挥出主观能动性,因此,提高相关工作人员的素质仍然是重要要求,一方面需要有针对性地对员工进行相关的专业化的培训,另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心,同时结合两者,才能让整个工作更加有效,有价值。
三、结束语
企业电子档案管理需要从理论上有所改善,更要立足其中的各个环节有所改善,不管是工作本身,还是各类的工作人员,发现问题才能更好地解决问题,才能让整个过程在实践中不断改进,让电子无纸化的企业电子档案发挥出现实价值,促进企业的发展。
一、当前电子档案管理中存在的问题
1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段,档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏,造成了在选购软件时没有变别能力,从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。
2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性,一旦被更改就无法识别。电子档案形成后,在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中,档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样,就使得电子档案便于修改和复制,没有正本和副本的差异,也不会有多次原始稿本记录的出现,由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在,文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定,这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。
3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代,对于任何人来讲,其都可以自由进入因特网,在很大程度上造成了大量文件在网络的发布和流转,而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。
4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看,电子档案管理的基础和前提就是实现标准化,但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状,并没有从全面利益出发,协调发展、统筹安排,造成了各行其是的局面,从而阻碍了档案电子化的发展。
二、完善电子档案管理有效对策
1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况,不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性,不断改进电子档案信息服务工作,并有效提高电子档案信息化服务的质量。
2.提高电子档案信息的安全性。当前电子档案管理最为关键的一个问题是档案信息的安全,档案部门要提高安全意识,有效地利用现代化网络安全技术,比如加密、防火墙等技术,保证网络的安全,保证电子档案信息的安全。另外,采取有利、有效的方式,完善对电子档案进行便利和安全的管理。由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上,并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理,因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房。档案部门和相关工作人员要不断地进行实践,完善电子档案管理信息服务安全性能,保证档案信息在利用中的安全性。
3.建立健全电子档案信息服务体系。构建档案数据库,通过基础数据的开发利用,整合电子档案相关信息数据来开展档案咨询业务服务。二是建立提高电子档案信息资源体系,做好电子档案信息资料的归档、整理,整体开发和综合管理档案信息,实现资源共享。三是运用好现代信息技术手段,为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。
4.不断培养电子档案管理方面的专业技术人才。各单位和主管部门领导要高度重视档案管理工作,加强对档案管理人才专业技术的培训工作,培养电子档案管理的现代化人才。还要不断的吸收档案管理方面的人才,发现善于档案管理方面的人才,抓好电子档案管理人才队伍建设,储备电子档案管理人才,为做好电子档案工作奠定良好的基础。
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电子化档案管理是一种先进的管理技术,目前国内大多数机关或其他单位均采用或准备采用此种方式。下面是读文网小编为大家整理的电子化档案管理论文,供大家参考。
一、电子档案管理的优势
1.1电子档案的整理也要按照不同标准例如区域、性质、时间等具体条件对档案进行分类,还要保证有条理,容易查找,但是这只需要在电脑上操作,建立不同的分类文件夹把相应的档案拉近文件夹即可,不用对大批的纸质档案进行搬运和上架,在很大程度上节省了时间和体力。
1.2无需考虑自然存放条件可存放空间。电子档案的管理是利用网络储存空间,把档案的保存在优盘、光盘、磁盘等储存的空间里,在需要时在电脑上查找打开即可,只要一个小小的小芯片就可以解决整个档案室的档案储存量,并且不用当心自然环境的影响,只要不对磁盘或网络系统进行破坏,就会一直安全地保存下去。
1.3可以多备份,提取方便。档案的资料一旦保存到计算机网络上,就可以根据需要拷出数据对其进行多备份,以免在网络系统遇到破坏或瘫痪时,造成档案的永久性丢失。并且在档案进入到互联网的共享环境的时候,在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取,而不需要回到储存档案的原单位提档,既方便又快捷,提高办事效率。
1.4便于多次修改。电子档案是以电子文档的形式保存的,在修改的时候可以直接对关键部分进行修改,不用涂改,重超,也不会影响页面的美观程度,就这一点就为档案的整理管理工作带来了很大的方便节省了很多时间。
1.5便于查找。在进行电子档案的查找的时候只要在互联网上输入有关个人档案的关键字就会出来相关的所有档案资料,再根据进一步的搜索找到自己的档案,整个过程只需要输入查找条件的几个关键字即可,方便快捷。
1.6资源共享,方便快捷。由于电子档案是利用互联网技术对档案进行保存的,那么每一个档案室可以不保存不经常使用的档案,只要在需要的时候进行网上搜索,并与其他档案室建立的网上电子档案室进行档案的查阅共享,也可以达到同样的效果,减轻了理、档案管理的工作量。
二、电子档案的科学管理措施
2.1建立网上虚拟的电子档案室。建立网络虚拟档案室就是在根据实际中的档案室的档案资料和数据建立的网上档案室形成一个网站,并且要严格限制对于这个网站即这个虚拟的电子档案室的访问条件,例如要有真实的身份注册,要有验证条件,对于可能存在的不安全信息的访问请求不予同意等,从而保证电子档案室的安全性。
2.2从制度上保证档案形成以及管理部门的权威性。档案部门的工作性质本身就是权威和严肃的代表,这也是档案部门工作的价值的体现。所以在对电子档案进行管理的时候同样要运用和传统的纸质档案管理的时候利用同一个甚至高于传统的管理标准进行档案的管理。主要包括建立相关的制度规范部门的职责义务和权利。要规范操作程序,保证电子档案在传输过程中的安全,应该落实并严格把关盖子签章制度,使其得到发到法律制度的保护。还可以利用外部群众的监督措施来保证电子档案的权威性。
2.3在技术上保证电子档案的原始状态。为建立的网站档案室安装病毒查杀软件建立防火墙等安全措施防止他人的恶意攻击造成网络瘫痪和对档案的损坏,以及对档案的盗用和对内容的篡改等。还要对网站进行加密,限制访问权限等防止无关人员的随意进入查看,另外要对文件档案进行备份防止在丢失和被破坏后及时回复管理。
三、小结
以上通过对电子档案管理的优势和实施的科学措施方面分析,证实了电子档案在应用方面的可行性,但是在未来的应用过程中还有根据出现的不同问题来对这一课题进行更深刻的探讨。
一、电子档案在企业管理中的意义
1.在企业各个部门中建立有效的企业局域网系统,领导者在查阅电子档案时,直接可以通过网络进行查询。企业的各个技术人员在查询企业档案资料时,也可以通过电脑终端利用授权文件进行电子档案的查询,方便对相关资料的查询。
2.电子档案在很大程度上保证了企业档案的安全性。在利用电子档案时,为了确保企业档案的安全性,可以对档案进行保密管理,设置一定的进入和查询权限,利用密钥进行相应的管理。为了保证电子文件和数据不会被任何一个人查阅,可以设置相关的身份验证系统,要想查阅相关资料,必须要输入相关的身份验证。当用户在输入身份验证等信息时,计算机可以对用户所输入的数据信息进行核对,如果验证合格后,用户就可以登陆进入,进行相关资料的查询,以此保证企业档案的安全性。
3.建立完善的电子档案系统和服务系统。在建立完善的电子档案系统和服务系统时,首先要加强专业人才的培养工作。电子档案系统需要工作人员具备着较高专业知识和先进技术,然而许多企业的管理人员没有具备较高的现代化技术,并且管理人员也没有很好的处理信息档案技术,这些都导致了电子计算机技术无法发挥其本身的巨大作用。
4.电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。比如在进行一份档案的起拟、签订、催办以及归档的过程,都可以利用计算机和通讯线路进行工作。在档案存档的过程中实现了无纸化和办公自动化的目标,档案工作人员需要能够很好的运用电子化档案,并可以将档案信息数据综合系统的提供出来。
5.提高现代先进技术的使用率。在许多企业利用计算机信息技术进行档案整理时,都很单一,只是将档案进行存储或者是起草档案时进行打字起草,没有深度开发计算机功能。没有很好的利用计算机,造成档案工作的低效率,在很大程度上浪费了大量的人力、物力和财力,同时也浪费了大量的时间。
6.在利用电子档案时,能够在很大程度上扩大社会影响力,在一定程度上拓宽电子服务范围,提高了档案部门的地位。
7.在利用电子档案时,可以与现代社会先进的技术进行联系,这在一定程度上提高了企业的现代化水平,确保企业能够及时的跟上时代发展潮流。
二、电子档案在企业管理中的实践
1.电子档案在企业管理中的应用时,首先要保证工作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电子档案的基本运作进行熟悉的了解,同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。
2.建立有效的电子档案管理制度。电子档案在企业管理中的实践时,必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。在应用电子档案时,通常需要经过一个复杂的过程,在电子档案应用的过程中,若是没有进行合理的处理,很容易导致电子档案出现遗失或者是修改的现象。因此,必须要建立完善的电子档案管理制度,要对电子档案在生成到利用的过程中进行严格和全过程的管理和控制。保证电子档案的完整性和安全性。
3.鉴定电子档案。电子档案的运用,虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点,但是由于这些优点也增加了电子档案的虚假性。因此,必须要提高电子档案的鉴定水平。为了保证电子档案在传输的过程中不会泄露和改动文件,确保企业利益不会受到损害,可以对文件添加相应的密钥等方法。同时在归档文件时,要对电子档案的价值进行准确的鉴定,将具有价值的文件进行有效的保留,也要确保电子档案具备着完整性和准确性。
4.归档管理电子档案。在应用电子档案时,必须要做好对电子档案的归档整理工作。在归档管理时,要将电子文件的属性进行确定,并要将电子档案进行有效的拷贝以此进行存储,但是不能改变电子档案原有的存储方式和存储位置,然后在网络上对电子档案进行逻辑归档。在归档电子档案时,首先要保证电子档案质量的过关,保证电子档案的完整性、真实性和安全性,同时要将电子档案的属性进行确定;其次电子档案的能够与纸质档案同步归档;最后就是归档的电子档案具备着统一标准,要详细的说明电子档案管理标准,建立完善的电子档案管理制度。
5.保护和利用电子档案。电子档案的数目非常庞大,有着复杂的种类,并且载体也存在着一定的不稳定性。因此,在存储电子档案时,经常会由于各种原因,会对电子档案的利用产生一定的影响,在保存和维护电子档案时也较为困难,从而需要对电子档案进行定期的维护和检测。在利用电子档案时,可以通过拷贝、网络传输和直接利用这三个方法进行利用。在利用网络传输方法时,可以通过网络向企业进行电子档案的传输。利用直接利用方法,可以在计算机上直接查询企业档案。
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电子化档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理中应用的产物,也是档案现代化手段。下面是读文网小编为大家整理的电子档案管理系统论文,供大家参考。
一、电子文件与电子档案
由于办公自动化的进一步扩展和深化,特别是电子计算机和通讯技术相结合形成了信息技术产业,过去用纸墨、照相等方式形成和传递的企业公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等等,都可用电子计算机完成,由此而产生了电子文件。通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上归档保存,即形成电子档案。目前电子文件与电子档案尚无国际标准化定义,我国也仅对电子文件作出了解释,即“能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码系列。”其主要特征是数字的、网络的、计算机能识别并处理的介质文件。对于企业而言,电子档案是企业从事经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对企业和社会具有保存价值的历史记录,并遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则;任何电子档案,当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后,就永远离不开这种技术和设备。对于现代企业管理而言,网络化、集成化是企业提高科研、生产和管理水平的必然选择,在这种前提下,电子档案具有双重性,既是企业推行现代化管理技术的产物,也是企业推行现代化管理技术的手段。企业的档案工作,面临着科研、生产、经营等活动一系列变化所带来的问题,一方面,信息源、信息量、信息处理难度、信息协调需求不断增加,计算机辅助设计、制造、管理日益普遍,电子文件越来越多,档案管理由封闭型转向开放型;另一方面,信息处理技术的日益进步,特别是现代化管理手段的采用,各种实体和虚拟系统的建立,电子档案管理深入到企业各部门、各系统工作内部并成为它们的一个部分或一个环节。因此,应以开放的观点制定档案工作在企业内部的运行机制和工作秩序,把电子档案工作有机地融人企业网络运行,切实参与企业活动,促进企业的全面发展。
二、电子档案在企业管理中的应用
电子档案产生于数字技术环境中。数字技术的关键在于能将图像、声音、文字等信息转换成数字,以便电子计算机处理、保存和利用,并能解决纸质档案所不能解决的一些信息记录问题,如活动的图像、声音、精确的过程、海量存储信息等等。在现代企业管理中,在纸质档案与电子档案并存共用的今天,电子档案有着更加广阔的发展前景,必将越来越广泛地被企业认识和利用,既能更加充分地开发各类档案信息资源为企业、为社会服务,又使档案事业自身在电子、信息时代继续得到光大发展。
1.简化工作环节。将复杂的问题简单化,变难为易,是电子档案的基本工作方式。档案管理涉及的部门、环节过多,对提高档案工作效率极为不利。电子档案就是要在企业的统筹安排下,减少不必要的环节,归并一些职能,以实现电子文件的收集和共享利用。
2.完备工作秩序。制度化、秩序化是现代企业管理的基本要求,也是电子档案工作的要点。企业信息网络健全以后,电子文件的收发完全按工作秩序自动完成,提高电子档案的工作效率、准确执行指令的特性也要求其必须秩序化,而电子文件的信息内容在载体上是以二进制代码化及数字化的光、磁信号表示,这为电子档案的秩序化操作提供了良好的环境和条件。
3.集成管理信息。档案工作的主要职能是对分散的档案信息集中控制并使其便于利用,电子档案的出现更加促使局部环节的协调向全面实质性的一体化方向发展,即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。随着企业竞争的加剧,信息的流动变化加快,依靠纸张等实物的大量物流来传递信息己无法满足企业的要求,动态的档案信息只有集中统一管理,才能保证每个工作单元得到所需要的全部实时动态信息。而电子档案的计算机网络信息技术为企业信息的集成管理提供了很好的解决方案,控制了一点,就控制了全局,最终实现系统集成、资源共享。
4.优化管理环境。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上,信息数字化是电子文件的最基本特征。在以后的利用中,只需在电子计算机软、硬件平台上对电子档案的内容加以转换,还原成人们能够直观理解和习惯阅读的格式进行显示即可,从而极大地改善了档案工作的管理环境。
5.通畅管理渠道。方便、快捷地传递档案信息,是电子档案的一大特性。同传统的纸质档案文件传输、通信传输等信息传递方式相比,减少了大量的管理环节,尤其在我们建筑施工企业,面对工点分散、点多线长等无法改变的事实,利用计算机平台和终端处理技术,建立内部虚拟信息传递网络,必将大大提高工作效率,减少管理环节和费用。
6.交互档案成果。电子文件具有信息交互性,即人们可以通过与计算机进行对话来互相传递信息,从而主动地控制计算机进行工作而不是被动地接受,为利用者提供技术支援,便于对文件档案进行复制、删除、修改和完整准确地备份拷贝,还可以使更多的读者同时利用同一份电子档案,建立利用者需求预约文档,通过系统对这些申请进行处理,及时将相关的电子档案加载到档案利用系统或网络查询系统中供申请者使用,使档案工作成果最大限度地被加以利用。
三、电子档案管理中存在的问题
电子档案崭新的记录和存储方式为人们带来了极大的方便,但也存在着一些暂时无法解决的缺陷和问题,有待于我们在不断创新中寻求解决的方法和途径。
1.原始性问题。一是电子档案最初的物理载体很难归档。二是电子文件最初的物理载体归档已失去了传统文件材料归档的保真意义。三是电子文件的精确复制件可以代替原件。四是电子档案载体上原始内容信息完整准确地再现,与是否是最初的物理载体无关,而是与文件形成时计算机的软硬件相关联。由于电子档案信息与载体的相分离性,信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性,已决定了电子档案不再存在“原件”概念。
2.真实性和完整性问题。一是收集电子文件时往往忽略了采集背景信息和源头数据。二是一些草稿性的电子文件处于自生自灭状况。三是部分文件已实现无纸化,只对其进行了逻辑归档。四是电子文件目前所选用的载体不耐久。五是电子文件复制起来真假难辨,其处理过程具有隐蔽性,更改可不留痕迹,面临着修改、盗窃、丢失、销毁的危险。六是电子档案无法象传统档案那样签名盖章,不再具有特定载体对信息的固化,文件与其存储的载体已不如传统文件那样存在永恒的依附关系,因而使其真实性大打折扣。
3.安全性问题。一是电子文件的信息能够轻而易举的被擦除。二是电子文件存储的材料介质十分易损,对环境条件要求很高。三是人为的错误。四是计算机病毒对电子文件的破坏。电子档案的处理环境是计算机及网络技术,如果不采取特别措施和严格的阅读、修改权限控制,就很有可能发生在网络的任何终端上读取网络设备上电子文件的现象,因此,网络的不安全性将是限制电子档案发展的主要障碍。电子档案虽然不可能完全取代传统的纸质档案,在目前企业管理中仍存在一定的缺陷,但作为现代企业的发展方向,电子档案必将成为势不可挡的潮流,在现代企业管理中发挥越来越重要的作用。因此,档案工作者必须保持清醒的头脑,转变传统观念,不断优化自己的知识结构,提高计算机应用技术、信息处理技术在电子档案管理中的应用程度,并辅之以相应的配套管理模式、方法和手段来规范电子档案管理,采取有效的技术措施和管理措施,以科学的方法解决存在的问题,信心百倍地迎接电子档案时代的到来。
一、当前电子档案管理中存在的问题
1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段,档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏,造成了在选购软件时没有变别能力,从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。
2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性,一旦被更改就无法识别。电子档案形成后,在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中,档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样,就使得电子档案便于修改和复制,没有正本和副本的差异,也不会有多次原始稿本记录的出现,由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在,文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定,这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。
3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代,对于任何人来讲,其都可以自由进入因特网,在很大程度上造成了大量文件在网络的发布和流转,而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。
4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看,电子档案管理的基础和前提就是实现标准化,但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状,并没有从全面利益出发,协调发展、统筹安排,造成了各行其是的局面,从而阻碍了档案电子化的发展。
二、完善电子档案管理有效对策
1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况,不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性,不断改进电子档案信息服务工作,并有效提高电子档案信息化服务的质量。
2.提高电子档案信息的安全性。当前电子档案管理最为关键的一个问题是档案信息的安全,档案部门要提高安全意识,有效地利用现代化网络安全技术,比如加密、防火墙等技术,保证网络的安全,保证电子档案信息的安全。另外,采取有利、有效的方式,完善对电子档案进行便利和安全的管理。由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上,并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理,因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房。档案部门和相关工作人员要不断地进行实践,完善电子档案管理信息服务安全性能,保证档案信息在利用中的安全性。
3.建立健全电子档案信息服务体系。构建档案数据库,通过基础数据的开发利用,整合电子档案相关信息数据来开展档案咨询业务服务。二是建立提高电子档案信息资源体系,做好电子档案信息资料的归档、整理,整体开发和综合管理档案信息,实现资源共享。三是运用好现代信息技术手段,为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。
4.不断培养电子档案管理方面的专业技术人才。各单位和主管部门领导要高度重视档案管理工作,加强对档案管理人才专业技术的培训工作,培养电子档案管理的现代化人才。还要不断的吸收档案管理方面的人才,发现善于档案管理方面的人才,抓好电子档案管理人才队伍建设,储备电子档案管理人才,为做好电子档案工作奠定良好的基础。
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