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摘要:伴随着信息技术日新月异地发展,计算机被广泛应用到工程设计领域之中。由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象,尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。因此,全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常运营是极为重要的。鉴于此,本文对如何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。
关键词:工程设计;电子档案管理;文件归档
1.前言
随着信息技术迅猛发展,计算机被广泛应用到各个领域,包括工程设计领域。这样以来,工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以,全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此,笔者主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。
2.电子文件归档前的准备工作分析
充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度,并做好制度的宣传工作,进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以CAD文件的归档为例,归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单,通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是,由于部分工程的工期较为紧张,遵从严格的程序需要花费大量时间,这将会与工作时效产生矛盾。所以,可以采用先进的计算机技术手段,将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上,提高电子文件归档的效率。
由于一个工程可能形成成千上万个电子文件,倘若规章制度存在漏洞,执行不严,势必会造成反复归档,浪费人力财力的现象,甚至会导致文件归档混乱,输出的产品为次品,造成工程质量事故和严重的经济损失。因此,做好电子文件归档前的准备工作,尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用,为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。
3.电子文件归档过程中应注意的问题分析
在电子归档过程中,归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知,在工程设计中,从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件,有EXCEL表格、WORLD文件、扫描形成的TIF文件等等。并且,这些文件大都在工程设计正式开始之前形成,不仅涉及面广,而且内容繁杂,给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档,文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据,从而提高这些电子文件的归档率。
对于CAD电子文件的归档可以采用DWG格式,因为这种格式可以在CAD中直接打开,接受直观检查,尤其是对档案标识的检查,而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时,对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正,大大提高CAD出图合格率。但它也存在着一定的问题,如劳动强度大、费时费工等。
对于PLT格式的文件,恰巧与DWG格式的文件优缺点相反。PLT格式的文件在归档时图像不能直观显示,但是文件内容保持不变,不随阅读、输出平台的改变而改变。
对于PDF格式的文件,其一般为只读模式,不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版,有一定的保护知识产权的作用。
4.电子文件归档后的检查验收工作分析
电子文件是形成纸质文件的源头,而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面,兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括:一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等;二是检查本卷的其他电子图,包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是,需要注意的一点是,电子文件对设备及其标准有较强的依赖性,加之数据类型、文件格式的多样化,文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后,在归档检查时出现问题,例如使用的字形存在差异;同种字形但是版本有所区别;电子图正常,但是归档后部分文字发生串位、变形,甚至出现乱码。
以钢结构的电子图为例,如果使用日本的制图软件,而不加专有字形,那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外,许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本,这样也会为电子文件档案管理工作带来一些问题。例如,由CAD14到CAD2007,各种版本的软件都在使用。但是,如果利用低版本的电子图在高版本中作图,则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中,如果部件实体的外围轮廓线粗细不均,混同于标注线,那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此,采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别,进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之,实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一,成为电子文件归档最后关口的重要任务。
5.电子文件修改后的归档工作分析
在工程设计单位内部,各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作,以适应各种变化,例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前,大多数单位采用的是保留最终版本的方式,即以第二次修改的版本覆盖起初版本,以第三次修改的版本覆盖第二次的版本,这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程,如土耳其工程中,每次电子图的修改版本都加以归档保存,编号为ABC等,借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是,由于两次修改之间的时间间隔难以确定,之前修改的图纸已达到施工现场,纸质文件与变更通知单一旦收集不完整,就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见,如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程,可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。
6.结语
综上所述,电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要组成部分。在此之前,过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间,现在则只需要半年甚至更短的时间,而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品,劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子文件档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上,我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节,包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题,电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等,将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。
参考文献:
[1]倪晓敏,《浅谈电子文件与电子档案管理》[J].机电兵船档案,2006,(5)
[2]李谨,《浅谈如何做好电子文件的归档管理及利用》[J].新疆水利,2009,(2)
[3]张文浩,《国企CAD电子文件管理模式研究》[J].档案,2009,(3)
[4]柏捷,《试构建城市测绘电子档案及其管理信息系统》[J].城市勘测,2005,(6)
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论文关键词:电子档案 信息公开 信息安全
论文摘要:21世纪是一个科技化高度发展的时代,同时也是一个信息量高度共享的时代,档案信息公开已是一种必然的趋势。然而,信息安全已成为影响信息公开的关键。本文从人员安全、操作安全、档案信息内容安全以及信息设备安全等方面对档案信息安全提出保障措施。
多年来,在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保管轻利用的问题,致使大批的档案得不到充分的使用,许多很有价值的档案长期被束之高阁。随着计算机网络技术、数字技术以及多媒体技术在档案管理工作中的不断利用,电子档案信息应运而生。21世纪是一个科技化高度发展的时代,同时也是一个信息量高度共享的时代,档案信息公开已是一种必然的趋势。另一方面,在利用计算机在对电子档案进行操作、传输、存贮的过程中,以及在电子档案的采集、整理、归档、利用过程中都会不可避免地产生误操作、被偷窃、丢失、病毒、黑客侵犯等问题,这就对电子档案信息安全保障工作提出了非常迫切的要求。
对员工进行信息安全的教育,是确保信息安全政策有效性的重要措施。除了宣导信息安全的观念外,应着重于档案信息操作过程的安全概念,包括个人电脑的防毒措施,以及资料备份的观念;避免档案信息公开的过程中,无意间夹带电脑病毒送出,形成感染,而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外,同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件,建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防,因此,还应养成重要资料备份的习惯,将重要档案信息备份于服务器中,并备份于光碟或磁盘中,以减少还原失败的可能性。另外,更重要的是建立异地备份的观念,使备份工作法制化。此处,制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划,并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检讨,以保证信息安全计划的可行性,让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识,使得电子档案的安全操作有具体的依据规范。
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随着国民经济的逐步发展,我国社会保险的参保数迅速增加,社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战,因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析,将纸介档案与数字档案的转换,才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。
社会保险经办机构出于业务办理需要,会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明,各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料,是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便,但是将这些材料进行电脑扫描储存,就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要,可灵活运用,如目录数据适宜采用文本录人;全文数据则可以采用图像扫描录入;而一些当前常用的数据可制作成光盘。
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多年来,在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保管轻利用的问题,致使大批的档案得不到充分的使用,许多很有价值的档案长期被束之高阁。随着计算机网络技术、数字技术以及多媒体技术在档案管理工作中的不断利用,电子档案信息应运而生。21世纪是一个科技化高度发展的时代,同时也是一个信息量高度共享的时代,档案信息公开已是一种必然的趋势。另一方面,在利用计算机在对电子档案进行操作、传输、存贮的过程中,以及在电子档案的采集、整理、归档、利用过程中都会不可避免地产生误操作、被偷窃、丢失、病毒、黑客侵犯等问题,这就对电子档案信息安全保障工作提出了非常迫切的要求。
档案信息的安全性包括三大范围:(1)机密性:使非合法授权者不得使用;(2)真实性:可确定档案来源的合法性;(3)完整性:确保档案没有被有意或无意地篡改。
根据所归纳的安全性的范围,所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为:保密性需求;真实性需求;完整性需求。为了满足这三个安全需求,需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。
电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此,在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享,实现电子档案的信息公开,就必须建立计算机网络系统。然而,电子档案在网络环境中传播和存储的过程中,每个步骤都可能存在安全漏洞,极易受到黑客攻击,造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果,从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此,在电子档案安全系统中,应该准备好预防方案和紧急应对的方式,以确保档案信息公开的安全性。
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目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。
在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
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电子档案,是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前,在日常工作中,电子档案的数量呈现逐年递增的现象,对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展,档案管理的电子化程度虽然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的,就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手,分析了电子档案的主要利用途径,指出了做好电子档案管理的若干措施。
电子档案的利用不能够无原则,应该根据利用者的情况而定,并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下,对内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供使用,对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时,有密级的信息内容应进行加密处理,并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改,避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
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电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:浅议高校电子图片档案管理及其应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
档案管理可分为档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等8个方面的工作,这8项工作彼此间相对稳定「‘」。随着档案管理现代化的发展,电子图片档案管理系统被逐渐应用于各大高校,为实现档案管理系统整体功能而发挥各自作用,仍需不断完善。
随着经济发展和教育普及,高校学生的人数逐年增多,面对庞大的学生人数和教职工人数,各高校档案管理系统存在一定问题。目前,我国高校档案管理系统存在以下问题,具体情况如下:
①工作量大:高校档案管理所处环境较为特殊,每年都会面临着大量学生进校和毕业,这就意味着学生数据需随时进行变动,因此高校档案管理系统会存在数量大,变动频繁目_复杂等难点,加上档案管理系统应用时需配用大量专业人员对系统进行维护和应用,这对学校都是来说必不可少的巨额开支;
②电子信息化应用程度及范围较低:目前,各大高校仍以纸质档案为储备学生数据的主要方式,电子管理系统仅被简单应用于学生信息检索、交换、备份等低级功能上,电子档案管理应用仍处于初级阶段,未达到充分使用的层次;
③档案管理操作无一定标准纲领:因各个高校的实际情况不同,其管理系统也各不相同,因此各高校所设定的制度和规范也存在一定差异,因此各档案管理系统大不相同,急需规定范围,形成统一规范;
④档案管理在各高校中地位普遍较低:目前档案工作在学校的地位普遍较低,在学校机构改革中,不少档案的地位又被削弱,只看到其服务功能,而忽视了其行政协调、监督指导的职能。
电子图档管理系统能够自动、实时、完整、准确的收集归档CAD电子文件,对收集归档的电子文件施行有效的管理和控制,实现CAD电子文件从设计、打印、收集归档、统计、在线浏览图形、检索借阅、文件管理等全过程的信息化管理图。在高校电子图片档案管理系统中,图片在归档的过程中应包含管理信息、内容信息、属性信息和归档信息4个方面的内容。管理信息应当包括存放地点、保管期限等等;内容信息包括文字说明、拍摄者、拍摄口期等等;属性信息应当包括图片类型、分辨率等等;归档信息包括归档人、归档日期等等。
1.电子图片档案具有的优点
①操作过程简便,能够极方便的对其进行增加、删除、修改等操作,且进行修改后并不会留下修改痕迹,有效保证整个档案页面完整、整洁;
②资源传输方便快捷,能够实现资源的共享。在现实的阅读过程中,若是纸质档案就只能提供给能够接触该纸质档案的人进行阅读,而针对电子图片的管理档案,由于此类电子档案是由计算机以及网络技术进行处理的,因此能够避免受到该限制,摆脱纸质档案在时间以及空间上存在的制约;
③不会占用较大的存储空间,纸质文件数量会不断增长,但实际的存储空间确实有限的,两者之间一直以来都存在着激烈的矛盾,但若使用电子图片档案进行管理,电子档案不会占用较多的空间,便能很好的将矛盾有效解决;
④文件进行复制的过程中,电子文件能够有效避免信息和数据的丢失。由于在实际操作中,纸质文件进行复制或是缩微品进行拷贝时,经常会导致清晰度的下降、畸变、信息的丢失等等问题,与电子图片档案进行比较,纸质文件具有较大的不足之处。因为电子图片档案进行复制时,由于信息处理过程是信息化的,极少出现该类问题,因此电子档案在文件进行复制和拷贝的过程中,更能避免文件信息、内容、数据等的丢失和缺损。
2.电子图片档案缺点
首先是其储存的安全性,安全性对于系统的正常运行和内部资料的保密极为重要,电子档案采用的录入方法完全相同,各文件之间差异性较小,特征性较差,因此文件一旦受到侵害则不易被发现;其次技术支持不全面,电子档案的特殊性使文件的保管条件和保管期限等存在局限性,需重视解决;最后高校的档案管理人员专业知识掌握程度较低,不能完全掌控档案管理的相关工作,为其应用带来极大影响。
3.解决措施
针对以上系统在我校应用时存在的问题进行总结并采取相应措施,具体如下:
①规范化原则:是电子图档应用中的重要原则,我校要制定规范、严格、科学、合理的管理制度,以便系统正常运行,同时我校的原有档案的数据化工作应按特定规格进行,确保其真实性;
②确保档案的安全:由于电子图片档案能在不同载体上进行相互转换,虽能保证图片的真实性,但不能保证其原始性,因此,我校的档案管理人员应详细了解计算机功能以便对档案系统进行全面维护;
③加强控制和管理工作:首先要对权限关系进行划分,分级管理,避免越级管理;其次是加强拷贝的严密性,使用者在使用权限后,系统要对使用者得到的信息进行及时拷贝,以便查询,最后是加强安全措施,保证系统的使用安全;
④加强人才队伍建设:我校现存系统技术人员较少,目_水平较低,大多只会使用电子图片档案的简单功能,我校要加强对相关人员的技术培养,定期学习,以便更好地使用系统,为我校学生及教职工服务。
我们己经步入了信息时代,随着计算机技术的飞速发展,信息电子化、各类档案的信息化管理己经成为了大流。而作为信息存储量巨大的各个高等院校,进行电子档案的管理是很有必要的。现如今,电子图片档案管理系统己在各高校广泛使用,然而,电子图片档案管理作为新兴技术,必然是存在不足和缺陷的,要根据各个高校具有的实际情况进行分析管理,逐步的完善管理系统,加强硬件和软件的同步修缮,以便更好地为广大师生和社会服务。
【浅议高校电子图片档案管理及其应用】相关
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计算机和网络大量应用带来的是电子文件的大量存储。作为对实验室的要求,既要符合ISO/IEC17025的要求,又要根据电子档案本身的特点来进行管理。以下是读文网小编为大家精心准备的:监狱电子档案管理及其应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
监狱电子档案管理及其应用全文如下:
【摘要】档案是人类在社会活动中历史传承的最主要且有效的载体。其真实性,安全性,可识别性以及完整性直接决定了一份档案的法律地位与价值。伴随着互联网应用与计算机技术的普及,档案的存在已经不再是一种单一的纸质形式,而是以电,光,磁等介质为主要的信息载体文件,随着这些文件的产生,大量的电子式档案也运用而生。
随着社会经济的信息化建设快速发展,电子文件的产生,档案的完整性,安全性以及真实性受到十分严峻的考验。电子档案的产生,无疑是对档案性能的一种强化。
计算机的网络化使得众多档案部门可以通过网络联结来实现电子档案的高速传递与资源共享,进而使档案资源能够得到更广泛的利用与开发。一方而,各个部门可以随时随地的将本部门已经形成的,有存档价值的一些电子文件通过互联网发送到需要的档案部门,而后档案人员通过相应的软件程序对档案进行核对,统计;再一方而,档案部门也可以通过互联网网站,发布允许公开的一些电子档案信息,使广大用户能够及时的获取档案信息并最大限度的发挥档案的效用。诚然,网络化有利也有弊,也会给档案管理带来一些负而性影响,比如隐私问题,安全保密性问题等,这需要我们进行深入探索。
应用计算机来管理电子档案,就必须要加强安全保密措施,并不断完善。要具备完善的安全保密体系需要具备以下几方而:1)电子档案要学习传统纸质档案设置不一样的密码等级,并且按照密码等级的不同,分别将档案储存到不同的数据库;2)根据电子档案的开放程度与密码等级,使用权限审核方式以及身份认证,确定用户是否可以阅读档案;3)建立安全级别不同的网络分段,特定网段的服务应采取方向控制的手段,一般情况下将内部用户设置为安全网段,受限网段则留给外部用户,内外分离可以减少被不是内部用户攻击的概率;4)对有密码等级的信息内容必须要进行加密处理并定期或不定期的修改所用密匙;5)启用系统自动的入侵检测功能,将操作的全过程以及各种访问进行有效的追踪记录,并安排人员定期的审计日志,能够白动识别蓄意攻击行为并及时处理;6)不断对管理制度进行完善,渐渐对安全保密意识进行树立,最大可能的避免为人疏漏。
与传统纸质档案对比,电子档案是完全依赖于相关计算机的软硬件系统与存储介质,更容易受到储存载体的物理损伤,设备技术故障以及计算机病毒的破坏等突发事故影响,所以,电子档案管理需要重视存储载体的保护与对数据的备份。 (一)数据备份 数据备份能够为崩溃或者受损的电脑系统提供有效,安全的恢复手段,把因为数据丢失而造成的损失减到最低。建议大家采用脱机备份与磁盘镜像两者相结合的方案。热备份是对磁盘镜像的另一种称呼,使用两个或两个以上同种类型的磁盘互相为镜像盘,无论是对哪个磁盘的数据进行操作,都会被直接复制到镜像盘中;若是其中的一个硬盘有了故障,另外一个硬盘就会提供一样的数据,从而减少系统中断或者数据丢失的几率。但是磁盘镜像不能对人为误操作或病毒破坏等问题进行解决,所以还需要定期的进行脱机备份。
(二)载体保护
电子档案记录载体具有光学性,磁光型以及磁性,但是这些载体容易受到光线,温度,湿度以及磁场等环境的影响,其寿命也普遍不会长久。这就需要采取一些保护措施来确保其耐久性:1)选择较高质量的磁盘,磁带或光盘;2)将电子档案盘带放在避光,无腐蚀性气体,防尘或无强磁场干扰的环境中,比如对温湿度的控制,库房或存放载体的柜架达到相关要求标准;3)人为因素。加强工作人员的责任心,提高其操作能力,彻底避免其不恰当操作。比如在使用标识笔标注时,会给盘而带来污损;拿取时的手法不正确,在上面留下指纹中的盐分,微生物或油脂等,会腐蚀盘带。而且,在保管电子档案的时候,要做到多分以及多处保存,以备不时之需。
电子档案与纸质档案不同,一经改动就有痕迹留下,影响电子档案法律凭证性。要维护电子档案的真实性,原始性就要做到以下几方而:
(一)数字签名技术
数字签名技术主要包括验证技术与数字签署技术,用来解决抵赖,冒充以及伪造等问题,在流通与存储过程中,对电子档案的真实性与原始性进行了保证。当前数字签名技术较常用的有:电子签名,数字指纹,数字证书,数字水印等。
(二)加密与解密技术
一般情况下较多的使用“双密钥”式机制,加密密钥与解密密钥分离。只要将解密密钥妥善保密,用户就可以把自己的加密密钥广泛分发,公诸于众。任何人用加密密钥向其发送加密信息,此用户都可以用解密密钥将之打开并读阅,他人难以介入。
(三)防写措施
比如,现在的一些电子档案软件有一种可以将档案设置成“只读”的功能,能读不能修。
另外,双套归档制(即纸质档案与电子档案的并存)也是在欠缺成熟技术条件下,解决电子档案真实性与原始性问题的一个可行性办法。
有了上述对电子档案管理的认识,相信监狱的电子档案应用会更加便捷也会更保密。
电子档案管理与应用对监狱至关重要,只有做好电子档案的管理与应用,监狱才能确保信息的不泄露以及安全性。
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年来,随着电子计算机技术的迅猛发展,一些事业单位中,对本单位的档案整理工作缺乏足够的重视。档案是一个单位的历史,档案整理工作的好坏对本单位的平稳、健康和可持续发展起着至关重要的作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析事业单位档案整理工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着近几年来的科学技术的迅猛发展,事业单位对于档案的整理工作并未引起高度的重视。而就档案而言,它对于单位的长久、平稳的发展起着一个关键的影响。本文主要分析了事业单位当中的档案工作现状,在这个基础之上提出其中可能存在的问题进而提出相应地改进建议,促进档案方面的整理工作合理科学的开展。
[关键词]事业单位;档案整理;档案工作人员
档案对于单位而言,是事务进行有关备查的依据,因而,它在单位的运行过程当中有着十分重要的作用。当前,随着与档案相关的法律政策的颁布,档案方面的整理工作迈向了一个新的台阶。故而,需要对档案的整理工作进行一个深入的分析,促进其日后整理工作的开展更具有高效性。
1.1文书档案在搜集方面不够完整,管理方面不够规范
就事业单位来说,它在建立之初是由政府之间众多部门配合完成的,因而,它所涉及的资料范围也就比较广,包括在征地方面、装修方面、基建方面等,相比较而言,它的任务也是比较繁重的,再加上缺乏专门的档案方面的管理人员对资料做搜集与整理的工作,进而也就导致了档案方面的管理工作未能到达规范标准。
1.2对档案方面的整理工作未能引起足够的重视
一些单位普遍认为档案方面的整理工作不具备技术含量,在这种背景条件之下,这方面的工作也就没有引起领导以及工作人员的高度重视,往往只是有资料就做接收的工作,如果不上交相关的资料也就没有工作人员进行管理。这些方面都是档案方面的整理工作当前存在的较为严重的问题。
1.3档案工作人员不具备专业素养
在事业单位的部门设置当中,通常都是让秘书等职员兼职档案方面的整理工作,因此,这方面的人员就不具备专业知识,档案方面的管理工作做到由专人负责也是比较困难的。存在的这些方面的问题对于档案方面的整理工作是非常不利的。
2.1归档的范围
对于归档制度来说,档案的归档范围是其中的一项重要内容,因而,其中的文件信息能否做到齐全以及完整是正确划分归档范围的关键。归档范围也就是说将档案归入所属的文件当中以及哪些文件资料是不需要归入档案中的。就事业单位而言,应当依据国家以及行业的标准规定,再结合单位的实际运行情况,确定单位当中的文件材料方面的归档范围。归档的范围主要是以单位当中的实际活动为主,进而对单位中职能活动以及业务方面的工作做深入的反映。对外单位的资料来说,不管是上级或者是下级,还是一些非隶属关系的单位,都应当将是否与该单位有着直接的关系、是否需要进行办理、是否有利用价值等方面作为它归档的出发点。不能够有凡是文件都进行归档这个现象的出现,也不能够遗漏具有较高价值的文件。通过这些方式的采用使得档案方面的整理工作更为科学以及合理的开展。
2.2保管的期限
就档案的保管期限来说,主要分为永久以及定期两种方式,在定期当中又分为了两种,通常是三十年和十年。而永久的档案保管意思就是能够无期限地一直保存。主要涉及的范围有单位当中的主要职能活动,于本单位的发展、国家的发展以及社会的发展具有久远价值的档案等应当永久进行保管。
2.3归档文件的整理
归档文件的整理也就是将其以“件”作为单位进行一系列的装订工作、分类工作、排列工作、编号工作、编目工作以及装盒的工作。在进行文件归档的工作当中,应当做到文件的齐全以及完整,对于出现的破损文件应当予以及时的修整,字迹模糊或者是容易退变的材料应当予以复制。
2.4管理的机制
就档案的整理工作来说,具有较强法制的意识是将这一工作顺利完成的基础条件。真正做好档案方面的整理工作,需要做好一系列的法律法规宣传方面的工作。进而提高员工工作中的法律意识,使得一系列工作的开展按照严格的法律条款开展。档案的整理对于单位而言是非常重要的,它能够较好的了解事业单位的历史情况、把握现在的运营情况以及在这个基础之上对未来有一个预见作用。因而,相关的事业单位可以从多方面着手,做好档案方面的建设以及管理的工作,把档案的整理工作列入到单位的发展规划以及年度计划当中,将一系列的档案方面的整理工作落到实处,从而促进档案方面的整理工作更为科学高效的开展。
对于档案方面的管理人员来说,在实际的工作过程当中,应当要立足于单位的实际情况,并且要不断学习以及借鉴较为先进的管理方面的经验,适应当前档案方面的管理工作的最新形势。在这过程当中需要具有较强的保密意识以及具有高度的法制观念以及意识,促进事业单位的档案方面的整理工作走向科学、规范以及法制的道路。
浅析事业单位档案整理工作相关
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随着社会经济的高速发展,信息化时代的不断推进,电子档案逐渐被运用到社会各个领域当中,主要服务对象是日常管理与办公。电子档案管理以其独有的优势,让日常工作变得更加快捷、方便。以下是读文网小编为大家精心准备的:电子档案管理在中专学校档案管理中的应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]现代科学技术水平的不断提高,电子档案的应用范围也日益广泛,在中专学校档案管理中发挥巨大的作用。本文主要分析了电子档案管理的现状,深入探析了电子档案管理在中专学校档案管理中的应用措施。
[关键词]电子档案管理;中专学校档案管理;应用措施
近年来,现代化发展脚步的不断加快,先进的科学技术在多个方面都有涉及。立足于现价段的中专学校档案管理,大多数采用的仍是落后的管理手段。电子档案大多是学校用于教学研究、资料管理、收集归纳、借阅利用等方面,进行多样化的分类,同时拥有十分强大的保存功能。电子档案管理常见的有以下几种类型:电子图像、电子报表、电子等。电子档案管理,因为其自身功能强大、使用方便的优势,已经逐渐融合到人们的日常办公中,有利于人们更好的开展工作。
现阶段,根据电子档案管理实际的发展情况来看,其自身存在以下几个方面的特征:
(一)工作过量
立足于中专学校自身发展的需求来看,每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化,档案变动的单位以千万进行衡量;同时,会出现部分学生选择出国留学,或是直接就业的情况,增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动,以及相应的维护、保存等方面,都需要投入大量的人力、物力与财力,导致了档案管理的工作过量。
(二)信息化水平过低
现代科学技术水平的不断提高,电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性,在实际的档案管理过程中却没有很好的体现,也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法,这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前,中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段,有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性,还不能灵活使用电子档案管理,无法发挥它的作用性。
(三)变动量过于频繁
中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学,就这样的情况来看,具有很强的流动性,因此档案需要不断的输入或输出,过于频繁。
这些都是电子档案管理的现状,也是降低其高效性的主要原因。
根据电子档案管理自身自身发展的特点,以及在中专学校中的应用,可以从以下几个方面入手:
(一)保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性
第一,提高存储设备的安全性能,保证电子档案管理的专一性,及时进行在线升级,定期对电子档案进行护理,保持存储设备的稳定性;第二,及时对档案信息进行更新备份,避免发生档案丢失不能找回的情况;第三,开启防火墙模式,进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检,切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性,保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性,要不断强化科学技术,及时更新升级,提高电子档案管理的安全性能。
(二)建立健全规章制度,使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度,推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先,要提高有关管理人员的专业水平,强化其安全使用意识,帮助其树立正确的职业道德思想,让他们全面认识到电子档案管理的重要性,并能熟练掌握电子档案管理的操作流程,从而能够灵活使用电子档案管理,充分发挥它的作用;其次,在电子档案管理应用到中专学校的过程中,要充分考虑到学校自身的发展状况,建立健全有关规章制度。诸如,信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等,保证电子档案管理的安全性;再次,在实际的操作过程中,要完善电子档案管理的使用制度,推动电子档案管理向规范化发展,对其存储类型、使用方法进行统一的管理,对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理,尽量在电子档案转变的过程中,避免发生信息泄露、文件损坏等现象,坚决不允许在电子档案管理的过程中,出现缺陷。与此同时,要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
(三)强化电子档案管理所需设备,提高对中专学校的软件、硬件管理
电子档案管理自身的特殊性,要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此,要能够全面提高电子档案管理的高效性,就要求不断提高科学技术,加强计算机研究,强化网络技术等。同时,要研发出适合电子档案管理存储的软件,和具有安全性能的信息加密软件,使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面,要将电子档案中的信息进行备份,可以采取刻录成光盘的形式;另一方面,选用先进化的电子档案信息管理系统,并完善相关安全保护制度,提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中,及时更新软件,保证中专学校电子档案管理的安全发展。
(四)强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员,要求了解相关的档案管理知识,具备一定的专业技能,能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训,切实加强他们的操作技能,把握电子档案管理的实际要求,促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训,既能采取长期培训的方法,也能进行短期内的集中训练。
综上所述,社会处于不断的前进中,电子档案管理在中专学校的应用显得十分有必要。身为一名中专学校的电子档案管理人员,我们要对工作进行归纳,并不断的改革创新,完善电子档案管理在中专学校的应用,切实提高工作质量,强化工作效率,提高电子档案管理的技术含量,保证信息不被盗取、不泄露,为中专学校档案管理作出有利的贡献。
电子档案管理在中专学校档案管理中的应用相关
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档案记录着城市发展的每一个细节,查阅过去、翻阅历史的方法最直接的就是档案。这就是建设档案要实现的最终价值——利用。如何能让档案最完整、最便捷、最有效的被利用,取决于档案最初的收集、归类、整理、汇总、编辑、鉴定、归档等所有前期工作的有序和规范的操作。以下是读文网小编为大家精心准备的:试探声像档案的整理方法相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]按照本单位已经制定的归档范围将同一次活动(或一项工作)的声像材料收集齐全。将收集起来的声像材料区分为照片、录音、录像等类,特技载体形态(底片、照片、磁盘、录音带、录像带和光盘等)各自编制案卷顺序号。以下整理仅以机关声像档案的整理为例,声像档案整理的一个重要前置工作就是要编制文字说明,揭示声像档案的内容、形成过程以及相应支持软、硬件环境等。
1.照片的拍摄及挑选要求。胶卷以感光度ISO100、ISO200或154)的照片为主。冲印的纸质照片应以4R(胶卷冲印)或4D(数码冲印)为主。
(1)主题鲜明。在照片拍摄、整理前应做好资料的搜集工作,并明确档案照片的主题。可利用被摄主体与背景之间大与小、远与近、明与暗、清晰与模糊和色彩对比等关系,使主体更突出、主题更鲜明。选取最有代表性的瞬间,也有利于表现照片的主题。
用适合的主题模大功能拍摄。当确定主题为人物、景物等类型时,可相应选择相机的“人像”、“风景”等主题模式拍摄功能,使快门、光圈、闪光等功能调整到最佳的组合。当主题是较复杂的类型时,使用程序自动(P)模式拍摄会有较高的成功率。
(2)影像清晰。选用适合的感光度,创造较高的快门速度条件。在较暗的光线条件下,可采用ISO400的胶卷或将数码相机的150设置为400及以上。但采用800或以上的高感光度拍摄,应注意胶卷颗粒或数码对照片质量的影响。
使用稍高的快门速度。应尽量使用比焦距的倒数值高的快门速度(如焦距为30mm,快门速度应高于l/30秒)。拍摄人像一般应使用1/60秒以上的快门速度。有防抖功能的数码相机,当出现“手持抖动”提示时,应启用防抖功能给予补正。
使焦点对在主体上。可先对主体进行自动对焦,焦点锁定后保持半按快门按钮,移动相机重新构图后按下快门拍摄。团体的多排合影,应将焦点对在比中排前一排的居中人员。
利用较大的景深。使用相机的“风景”拍摄模式,可使焦点前后有较大的景深。
2.照片材料在归档前的存放。
(1)底片。未存档的底片,应保留在冲印店提供的底片袋中,编号后按顺序暂时装入案盒中;大幅底片应装入个性或偏碱性的纸袋、纸袋上写明编号并按编号顺序暂时存放在档案盒中。
(2)照片。未归档的照片,应与照片文字说明一起暂时装入照片或纸袋内,照片册及纸袋应编号并按顺序暂时存放在档案盒中。
(3)光盘。未归挡的光盘,应用油性笔小字号编写光盘顺序后,装入方型的硬塑CD盒中竖直放置,并按光盘序号建立登记表说明光盘内容等。
3.数码图像文件的前期整理。
(1)电子文件储存格式。储存图像文件的格式应为纯文本。以RAW(图像原数据)拍摄的文件转换成JPEC(有损压缩)格式文件、其图像的质量优于且接以JPEC格式拍摄图像。因此,重要的归档照片应以BAW拍摄,并转换成图像类归档。
(2)图像大小和品质。数码拍摄的文件:用JPEG格式拍摄时,必须将图像尺寸设置为“最大“,并将图像品质设置为“最精细”,拍摄图像的有效像素才达到相机所标称的像素级别和高质量的图像文件。归档图像的有效像素数应在500万以上。不应用通讯手机拍摄归档照片。底片、照片的扫描文件:一是用作电脑查阅、冲印照片的低精度压缩文件,底片以1200dpi、照片以300dPi精度扫描成JPEC格式文件;二是用作归档以及放大展览、印刷画册等的高精度非压缩文件,底片以3200dPi的精度扫描成TIFF格式。
1.编制“分说明”。每张照片要有“分说明,即每张照片的说明;如果一次活动或一项工作只有一张照片时,只需编写“分说明”,但其内容要按照“总说明”的要求来编写。
2.编制“总说明”。同一内容的照片称为一组照片,一组照片要编写“总说明”,“总说明”在照片册中占一张照片位置。总说明的内容主要包括时间、地点,主要人物的姓名、职务、在照片中所处位置,活动主题及结果。
3.编制照片号。
(1)将同一次活动或一项工作的照片按形成时间的先后顺序装入照片册;(2)每本照片册内的照片按形成时间先后开始编流水号;(3)每张照片的背面应写上相应的档号;(4)大张照片不能装入普通的照片册,放于相应的照片册内编号后再单独存放,在照片册内相应位置放置大照片说明。单独存放的大照片可挂放、卷放或专制照片,并在照片上贴上档号标签。
4.编制底片号。底片不需要划分属类,根据底片情况确定底片整理编号的方法。第一种情况:零散底片的编号。(1)本底片册或照片册内的底片均按形成时间先后从“1”开始编制流水号。(2)每张底片要用一个专用的小纸袋装着,并且每个小纸袋上还要写上所装底片的档号。(3)对于没有底片的珍贵照片可以用胶片进行翻扣并于底片号后加“翻拍”二字。第二种情况:成卷底片的编号:(1)底片以一个胶卷为单位装入一个底片袋,每年按照归档时间依次从1开始编制底片卷号,底片卷号由分类号、年度号、胶卷顺序号。(2)底片袋依底片卷号依次装入底片册,并填写底片册封面和脊背小标签。
1.每次活动拍摄的数码照片要挑选有代表性的冲洗成纸质照片同步归档。
2.可按一次活动的先后顺序在硬盘的根文件夹下建立以“日期+拍摄次数”为名的文件夹,如2013年1月3日拍摄的数码照片的子文件夹可命名为“20130103”,如此类推。
3.将每次活动的数码照片拷贝入相应的子文件夹。
(1)编制数码照片号。每次活动拍摄的数码照片可以保留原编号,也可重命名为流水编号,如0001、0002、0003―9999等。
(2)编制照片说明。编制各子文件夹下重要数码照片的照片说明,保存类型为文本文件。照片说明的内容主要包括本张数码照片的编号、活动内容、主要人物及其职务和在照片上的位置、拍摄人、拍摄时间、备注等。
4.将分类整理好的数码照片按子文件夹的顺序,取一定的年限或数量刻录到只读光盘,但在刻录光盘之前要编制光盘说明。光盘说明的内容主要包括全宗名称、全宗号、光盘档号、光盘题名、数码照片的起止时间、保管期限、光盘类型、文件类型、刻录软件及版本、到录设备(型号、写入速率、读取速率、本光盘刻录的速率等)、刻录时间、刻录入、审核人以及各子文件夹数码照片的总说明。
试探声像档案的整理方法相关
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大学生个人素质档案是大学生评价体系中的一个非常重要的组成部分,不仅能够反映大学生的个人经历、性格特点、思想品德和专业成绩,还能为学生、学校以及用人单位提供一个客观、真实了解大学生成长历程的综合信息平台。以下是读文网小编为大家精心准备的:试论高校建立学生个人综合素质电子档案的设想相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
试论高校建立学生个人综合素质电子档案的设想全文如下:
【摘 要】大学生的个人综合素质培养和评价是大学育人环节的一个非常重要的组成部分。学校不仅应该在课程实施、活动开展、技能培训等方面对学生综合素质培养予以加强,也应注重从硬件手段入手对学生综合素质形成电子化、体系化的档案记录,为展现大学生的动态成长经历搭建综合信息平台。建立学生个人综合素质电子档案是现代大学育人工作的基础性工作,不仅可以加强学生的档案意识、自治意识促,使学生健康成长。
长期以来,高校学生在入学后,其人事档案由其所在的院(系)进行保存和管理。在后续的档案管理中,直至学生临近毕业时才会对学生档案进行第二次接触,通常只是为了进行党团材料、学习成绩、实习推荐表、毕业生登记表等硬性材料的收集归档。除此之外,大学生的人事档案便处于“真空期”而无法发挥参考借鉴作用。加上人事档案只是对学生在进入高校之前经历的记录,档案中多数属于回顾性的基本信息资料,无法形成对学生的动态成长进行记录和提供前瞻性的参考信息。因此传统的人事档案只是停留在历史记录的功能上,忽略了对学生的心理状况、道德诚信、资助帮困、社会实践、志愿服务、性格特点、兴趣爱好等信息的收集和整理。
这就造成有些辅导员在带班三、四年后只对比较优秀或者特殊的学生印象深刻。有许多学生因为默默无闻而没有进入老师的视野,育人教育的互动性没有在学生最重要的大学时光里充分发挥作用,在学生毕业求职阶段,学校客观上只能提供装有成绩单和推荐表的档案材料,千篇一律的内容也很难为用人单位反映学生真实的综合素质。这与现代高等教育日益倡导的重视大学生综合素质的培养和评价是相背离的。笔者认为现代高校应建立以学生个人综合素质为重点信息、积极引导学生参与建立和维护,借助电子网络为技术平台,多部门协同参与管理,贯穿学生从入学到毕业的学生个人综合素质电子档案。
首先,建立学生个人综合素质电子档案是在传统人事档案基础上的突破和发展,将为高校的育人工作提供极大的便利条件。以往有些辅导员对学生个人素质没有给予足够重视,在资料的收集和整理工作中只是考虑到学生党团关系、成绩单、家庭联系方式等信息,这些千篇一律的信息不能使辅导员及时了解学生各方面的情况。而建立学生个人综合素质电子档案,可以使得辅导员以更丰富完整的视野、更高效便捷的方式去了解学生各方面的情况,从而实现更多元的功能。比如在档案系统中建立新生心理健康状况测试功能,可以使辅导员在学生出现心理问题时找到症结所在;比如可以根据学生家庭人口和收入情况,使得辅导员关注潜在的困难生群体,以便后期做好困难生认定和资助帮困工作;又比如根据学生的性格特点、个人爱好,开展职业生涯规划辅导。还可以帮助辅导员有的放矢地去计划、组织、指导班级建设和各项活动,有效提高辅导员的控班能力。而这些是传统的人事档案所无法实现的,关键在于要在传统的基础上突出综合素质这一重点,形成动态的多维度的信息,提升信息的利用价值。
其次,建立学生个人综合素质电子档案能够加强学生对自身综合素质的培养意识,拓宽学校育人工作的实践途径。
一方面,由于学生综合素质电子档案本身就是学生自己向外界展示的电子名片,使同学们认识到自己的学习成绩、日常表现、特长爱好、道德品质等都是和评优评奖、推优入党、就业推荐密切相关,关乎学生个人未来发展的切身利益,更容易调动学生的主动性和积极性。学生综合素质电子档案让学生入校就认识到,自己的人生旅程进入了一个全新的阶段,个人综合素质电子档案已经为学生打开了一扇窗,为学生搭建了一个不同于以往的全新平台,而学生就是这个全新旅程的书写者。这种让学生自己充分融入的形式,可以形成促使学生在大学期间努力学习、积极进取、争先创优的倒逼力量。
另一方面,个人综合素质电子档案可以帮助学生为求职做资料积累。学生综合素质电子档案有利于学生从入学时就开始重视个人信息的记录和积累,为职业生涯规划助力。促使学生养成善于积累、回顾、总结、反思的思维模式。让档案形成一面镜子,可以让学生时常回顾自己每一阶段的发展历程。到毕业时,学生的综合素质档案已经积累了大量的信息,可以成为学生撰写简历的素材库,为用人单位反映学生发展全貌,满足学生个人和社会单位的需求。
最后,建立学生个人综合素质电子档案能够借助网络信息技术提升档案内容的时效性和功能性。纸质档案管理是基于现实条件的必要选择,但应用计算机和网络技术的现代手段是未来档案管理工作发展的必然趋势。电子档案相较于以往的纸质档案材料,能够实现档案内容和数据的实时更新和统计。从学生层面来讲,可以通过登录个人账户更加便捷地对档案内容进行实时更新和完善。从学校层面来讲,可以通过电子档案中的基础数据形成学生信息数据库,为学校各部门提供不同口径的数据支持。例如,学校各部门可以通过管理平台了解某时间段内各专业的在校生人数、中西部学生人数、少数民族学生人数、学生生源地分布、省部级学生获奖情况等数据统计和分析功能,使电子档案不仅继承了传统档案的记录功能,更要通过网络信息技术实现学生信息的统计和分析功能,实现档案内容“既中看又中用”。各二级学院也可以通过二级管理平台对所属院系学生的动态情况及时跟进,为各项学生管理工作提供有效的政策依据。
学生综合素质电子档案的具体内容既要有完整的个人基本信息,也要有更够突出学生特点,多维度展现学生综合素质的动态信息。内容可分为基本信息和动态信息两大板块,具述如下:
第一大板块基本信息板块中可以分为身份信息、教育经历、学籍信息、家庭信息、心理测试情况等。
系统建立初期信息中心可以通过向学生处、团委、卫生保健中心、招就办、财资处、图书馆、后勤保障部、院办征询意见,因为随着学校每年招生数量的增加和日常管理工作的精细化,各个部门在工作中都或多或少地涉及学生各类信息的统计。比如,高校的学籍管理中需要统计学生的所属院(系)、专业、班级、学籍号、姓名、性别、学籍状态(在读、休学、退学、复学)、身份证号、民族、生源地、录取类型(自主招生、高考录取)。一旦完整的个人学籍信息建立后,可以立即形成各口径所需的数据分析供各部门参考使用。又比如,高校的资助管理,可以通过学生填写的家庭情况信息中,通过家庭收入来了解学生中有多少困难生家庭,通过家庭成员来了解有多少单亲或离异家庭,通过健康状况来交接有多少学生家庭中含有残疾人等信息,以此初步锁定需要帮助学生,各院(系)和辅导员也可以在军训初期加强对这些学生的关注和帮助。
第二大板块动态信息板块中,突出学生个人特点的综合素质信息成为了该板块的重头戏。
毋庸置疑,学生的成长是一个动态的过程,我们要将学生“活”的信息注入到学生个人综合素质电子档案中去。比如学生参加过的校园活动、职业技能培训、学生自治组织、志愿者服务、义卖捐赠以及获得过的荣誉、奖励等情况进行信息的上传。同时,针对大学生在毕业年级要进行实习环节的特点,还可以设置“实习周记”部分,帮助同学养成在工作中记录自己的感悟,学会总结工作经验,学会从反思中进步的职业习惯,这对提升学生职业素养具有重要作用。此外,电子档案中也要充分展现学生的潜能和风采,重视对学生特张爱好的体现,比如学生在书法、声乐、美术、体育方面的证书、作品、活动参与的记录。
结合本人工作的院校实际情况,由于我校的学生今后绝大多数将要踏上医院的工作岗位,学生今后面对的工作对象是活生生的人,是宝贵的生命,所以学生的综合素质培养的重要程度绝不亚于理论知识、操作技能的学习。在当前医患关系仍然比较紧张的社会环境下,医院对学生的综合素质也越来越看重。学生的人文素养、为人处世、是否具备爱心和耐心等素质作为附加值往往会在用人单位的招聘环节中被作为重要参考,在同等条件下很有可能就被作为录用依据,因此每一个学生的闪光点都不可小觑,辅导员作为学生的知心朋友和领路人,应该对此予以充分的关注。辅导员、专业课教师也可以为学生进行信息补充。从学生、老师的双重维度对学生的综合素质培养进行持续的完善和跟进。
学生个人综合素质电子档案的建立之后,对档案内容进行使用维护和功能创新是电子档案行之有效和不断完善的重中之重,也唯有如此才能实现学生个人综合素质电子档案建立的意义。因此,需要做好以下几点:
第一,设立“更新日”制度。
即学校将每月或每周的固定某一天设立为全校学生进行学生个人综合素质电子档案内容更新的日子,通过各二级学院、辅导员进行事前培训、动员宣传,提醒学生在该日登录个人账户进行内容更新,若无需内容更新也需要在个人账户进行平台签到,二级学院根据平台反馈对学生的更新率和更新内容进行监督和审核。辅导员一定要确保学生个人综合素质档案的真实性和时效性,从而使其有效延伸到社会并发挥作用。
第二,要保证电子档案系统的技术支持。
电子档案从建立到不断升级发展必需经历一个出现问题――解决问题――提升系统的螺旋式上升的过程,如果问题不能得到及时有效的解决,必将影响到学生、学校各部门后续的使用积极性。为了保证电子档案真正能够为学生、学校管理工作服务。该项目的技术支持团队必须积极收集来自学生、教师在使用过程中的问题反馈,并能够较快地解决问题,并且定期发布软件更新内容,保证电子档案使用的流畅性。
第三,要不断开发学生个人综合素质电子档案的功能维度。
电子档案能否保证不断吸引学生和教师经常使用该系统,使其成为师生在日常学习、工作中的必备工具,在很大程度上决定了电子档案后续的成长生命力。因此,电子档案要在发展的过程中要不断从师生的实际需求出发,坚持服务为本的理念,为师生开发出更多富有趣味性、实用性的功能维度。例如,根据目前大学生职能手机依赖度较高的现实,可将学生个人综合素质电子档案设计成手机应用客户端,使学生可以直接在手机上进行功能操作。
此外,除了常规的档案功能,还可以增强电子档案的交互性。例如,可以在电子档案中设立“实习周记”栏目,将学生在医院临床实习期间的工作内容、工作感悟、问题与困惑、反思与总结等内容进行记录,辅导员、实习带教老师对周记进行回复或点评,以便于辅导员和带教老师能够系统完整地了解到学生在实习期间的临床表现、思想动态、存在问题、进步成长等内容,帮助教师能够在学校的同时也能够为远在各个医院的学生提供专业技能和心理辅导方面内容的远程支持,实现多方位的实习学生的管理手段和方式。
综上所述,建立学生个人素质电子档案对于高校来说,是一个复杂而琐碎的过程,需要高校各部门的协同运作才能把这项工作落到实处。学校不仅要在新生入学之初建立好电子档案的基础数据,还要在接下来的几年中不断关注学生综合素质的培养,定期对学生个人素质电子档案进行内容维护和功能提升,增强系统的实用性和服务属性。高校建立学生个人综合素质电子档案体现了“以学生为本”的现代高校办学理念,也体现了高校利用网络信息技术进行科学化管理的智慧意识,将为学校今后不断提升管理水平奠定坚实的信息基础,顺应了现代高校管理的应然要求。
1.综合素质入档案 高考录取分数不再是唯一
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随着信息产业的飞速发展,电子档案领导部门要加大对电子档案的重视程度,为保证电子档案的完整、标准、安全和电子文件管理的高效和科学。下面是读文网小编为大家整理的电子档案的论文,供大家参考。
一、电子档案信息安全管理面临的主要问题
目前,我国电子档案信息安全管理还存在一些较为明显的问题,问题的存在将大大弱化电子档案信息的安全性,进一步使电子档案管理的发展受到极大阻碍。具体问题如下:
(一)电子档案安全管理规范化与标准化程度不高。
现如今,国内的档案信息安全工作尚且不够成熟,与西方发达国家比较,还存在一定的差距。初级阶段的档案信息工作在管理上还存在诸多不足。在网络技术逐渐发展的背景下,档案管理工作者开始意识到档案信息化及数字化的重要性。然而,由于目前我国电子档案安全管理规范化及标准化程度均不高,这样便使得档案信息化及数字化的实现受到很大程度的阻碍。
(二)电子档案文件不够统一。
对于电子档案管理当中的计算机软件开发来说,目前存在最主要的问题便是不能够满足电子档案使用的要求,同时也不能为档案利用、存储提供便利。另外,地区与地区之间、单位与单位之间所采用的电子档案系统均存在不够统一的状况,如此一来,地区与地区,甚至单位与单位之间的电子档案文件的利用与共享便无法有效实现。
(三)电子档案管理技术支撑体系薄弱。
对于电子档案管理来说,倘若没有相关技术作为支撑,那么将会使电子档案信息安全管理的安全性得不到有效保障。目前,电子档案管理存在技术支撑体系薄弱的现象。主要表现为:
(1)硬件选配存在问题。
例如在硬件选配方面,选择一些质量不佳、功能不够完善并且性能差的硬件系统,从而致使电子档案管理系统在运行中的稳定性受到影响,进一步造成档案信息丢失。
(2)病毒入侵。
计算机病毒会导致计算机的功能或数据遭到破坏,从而使系统及数据的安全性受到影响,例如在木马病毒蔓延的情况下,电子档案管理系统一旦受到干扰,便会造成严重的影响。
(四)电子档案管理人员素质存在一定的差异。
大多数企业的电子档案管理人员均具备较强的档案管理专业知识,但电子档案管理人员在素质方面仍旧存在一定的差异,主要体现在计算机专业知识方面,在电子档案管理过程中,相关软件的基本操作需要电子档案管理人员具备一定的操作能力,这样才能够使电子档案信息管理的有效性增强。实际情况却是电子档案管理人员在计算机专业知识方面较为薄弱,缺乏计算机基本操作能力以及网络应用技能,从而导致电子档案信息安全管理难以得到有效保障。
二、电子档案信息安全管理的主要强化对策
(一)电子档案管理工作实现标准化与规范化。
要想使电子档案信息安全管理得到有效强化,便需要让电子档案管理工作实现标准化与规范化。例如,通过搜集电子文件,然后形成电子文件,进一步加以积累与整理,在鉴定完毕之后做好归档工作。充分遵循以上环节,便能使电子档案管理工作具备一定的标准化及规范化。并且,电子档案完成归档工作后期,还需做好移交、保管两方面的工作,电子文件由相关档案管理部门进行妥善保管,同时实现集中保管,以此使电子档案管理工作更具标准化及规范化。
(二)升级档案管理软件。
目前,我国的档案管理软件还不够成熟,因此对档案管理软件采取升级措施便显得极为重要。档案管理软件的升级目标主要有二:其一为具备兼容性,其二具备统一特性。其中,兼容性是指档案管理软件与其他一些设备及操作系统的密切配合,只有体现出密切配合状态,才表示具备兼容性,例如和系统操作平台之间的密切配合等。统一特性是指电子档案管理软件升级之后,具备一个相对完善的档案管理系统,统一性原则需要实施在各个环节当中,例如标准的统一性、规章制度的统一性以及应用软件的统一性等,特别是地区与地区之间、单位与单位之间,需要充分避免电子档案系统差异化严重的现象,在具备统一特性的基础上,才能够使档案文件实现广泛利用及共享。
(三)强化电子档案管理人员队伍建设工作。
电子档案信息管理是一项系统化的工作,复杂程度较高,为了使电子档案信息管理更具有效性与安全性,对电子档案管理人员队伍建设工作进行强化便显得极为重要。一方面,提高电子档案管理人员对该项管理工作的重视程度,杜绝工作散漫、思想落后现象。另一方面,做好电子档案管理方面人才的选拔招聘工作,选拔出既能够熟悉档案业务,又能够掌握现代信息技术的复合型人才,对通过选拔的人员进行知识、技能以及业务等方面的综合培训,以此使电子档案管理人员素质得到全面提升。除此之外,由于电子档案管理人员在计算机专业知识方面较为薄弱,因此,需要加强计算机操作及网络应用技能方面的培训,以此使电子档案的形成、接收、整理以及利用等工作更具完善性,进一步为电子档案信息安全管理的强化提供保障依据。
三、结语
就目前而言,我国电子档案信息安全管理工作中还面临诸多问题,例如电子档案文件不够统一以及电子档案管理人员素质存在一定的差异等。针对这些问题,制定有效的强化策略显得极为重要。除了本文提到的电子档案管理工作实现标准化与规范化、升级档案管理软件以及强化电子档案管理人员队伍建设工作以外,笔者认为还需要构建相应的法律法规条例,以此使电子文件的真实性及安全性得到有效保障,最终使电子档案信息安全管理更加科学与完善。
随着信息数字化技术在我国的广泛传播,在经济社会各方面的发展得到了越来越多的运用。而在复杂和虚拟的网络环境下,由于相关法律法规的缺失,信息安全一直受到质疑和侵扰。为此各信息化运用单位都在不断探索信息安全管理的手段和措施。
一、电子档案中信息安全管理的必要性
电子档案对于企业来说是一种无形资产,尤其是在网络化、信息化日益重要的21世纪,电子档案信息更是企业所有的一种不可估量的无形价值,对于某些单位来说,电子档案不仅是记载重要客户信息的载体,同时又是企业成功开拓市场的重要信息资源,此外,重视并建立起电子档案信息安全管理系统,对于某些企业来说,不仅是对客户的隐私的保护,同时又是取得客户信任的重要前提,亦是在激烈的市场竞争中立于不败之地的重要保障。
二、电子档案中信息安全管理存在的问题
网络环境是一个极为复杂的虚拟环境,其带有很大的安全隐患,使得电子档案管理在网络环境下存在很大的风险及漏洞,出现泄密、伪造等问题,给电子档案管理工作带来很多的挑战与潜在风险。
(一)黑客入侵
我国高校越来越重视对电子计算机技术人员的培养,一方面为我国经济发展输送了大量知识技术型人才,另一方面也出现了一些黑客分子。这些人拥有很高的计算机水平,专门攻破各网站,并获取大量电子信息资源,以谋取个人利益,给电子档案信息安全管理带来了威胁。
(二)计算机病毒的传播
计算机病毒的传播形式多样,即使一个链接也可能是潜在的计算机病毒。电脑系统一旦染上这些病毒,严重威胁到了电子档案信息的安全性。
(三)个别档案管理人员职业道德素质的低下
个别单位的电子档案管理人员在金钱等其他方面的诱惑下,违背自己的职业操守,以非法的途径向某些单位人员出售电子档案信息。
三、电子档案中信息安全管理问题的解决措施
电子档案的信息安全管理主要表现为对信息安全存在的潜在风险的一种主动性预防和控制,是为减少甚至是杜绝信息安全管理出现漏洞时,给个人或者企事业单位所带来的损失。
(一)开发研究更加严密、技术水平
更高的电子档案管理系统。在电子档案管理系统的开发设计上,应该聘请具有更高资格、更高技术水平的计算机专业人才进行开发设计,并设置多道保护程序,进行反复试验,寻找潜在的风险漏洞,一旦发现,立刻修补。
(二)安装防火墙和杀毒软件
为保障单位电子档案资源的安全性,应督促单位安装防火墙,保障单位内部局域网的安全,使其在与外网之前形成一道安全屏障。此外,应督促每台电脑安装杀毒软件,每天进行电脑杀毒。
(三)规范和完善电子档案信息安全
管理制度,加强对相关工作人员的道德素质教育单位内部应建立起完善的电子档案制度,采取规范性电子档案信息安全管理措施。加强对工作人员的道德素质教育,奖罚分明。
(四)其它一些对策
实施多备份的拷贝措施,对部分重要档案信息资源采用纸质和电子档案管理的双重保护等其他对策。当今是网络信息化的社会,电子档案的信息安全管理工作引来越来越多相关人士的重视,并被逐渐提上日程,成为各企事业单位重点建设的系统工程。我国电子档案的信息安全管理就需要国家政府、各行业组织、各企事业单位共同努力构造,健全信息安全管理系统。
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随着办公自动化、网络化的不断深化,电子档案的地位越来越得到人们的重视。下面是读文网小编为大家整理的电子档案论文,供大家参考。
1从风险管理的视角探讨电子文件安全管理问题
1.1缺乏科学的安全管理理论与方法指导
信息安全风险管理是解决如何确切掌握信息及其依赖信息系统的安全程度、分析安全威胁来自何方、安全风险有多大,加强信息安全保障工作应采取哪些措施,要投入多少人力、财力和物力,确定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相应信息安全等级进行安全建设和管理的依据等一系列具体问题的重要指导理论和方法。从这个视角来看文档工作我们会发现,一直以来,文件、档案安全管理工作都是沿袭传统档案载体保护工作来开展,以此形成的相关理论也是以传统档案载体研究为基础的,随着电子文件的出现,传统以档案载体保护为核心的档案安全管理理论就很难适用于电子文件的安全管理。虽然档案部门也对电子文件安全管理做过很多理论探讨,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件连续体理论”、“后保管时代”、“文件运动理论模型”等理论来强化电子文件的安全管理,但不可否认的是,这些理论并不是专门的安全管理理论,很难在电子文件安全管理上取得实质性效果。
1.2对安全管理的认识存在偏差
1.2.1追求绝对的安全
长期以来,我国档案事业对安全风险的重视度不足,只是一味的采取各种绝对安全的防护措施来保证电子档案的安全性。可是,站在风险管理视角来看,风险是绝对存在的,而安全却是无法保障的,安全风险是随时都可能发生的,而安全只是暂时的。其实,电子档案管理工作就是风险管理工作,每一个电子档案都有着专属于自身的保护级别,想要在实际应用过程中起到绝对安全的作用,是根本无法实现的。此外,安全风险是一种随机发生的风险,很难做到绝对安全的控制,在这一过程中,不仅浪费了大量不必要的人力、物力和资金,还使得电子档案的安全性受到了极大的威胁,严重影响了电子档案安全管理工作的顺利开展。
1.2.2风险意识薄弱
一些安全管理人员风险意识淡薄,信息安全知识不足,却津津乐道“太平盛世”,双耳不闻“盛世危言”,甚至认为,谈风险是“杞人忧天”,说安全是“天下本无事,庸人自扰之”,根本没有从风险管理的角度来度量电子文件的安全性。这些都严重影响了正确认识安全形势和树立科学的电子文件安全风险观。
1.2.3忽视了对“资产”评估鉴定
从目前情况看,文件、档案管理部门虽都认识到电子文件的重要性,但绝大多数部门只是将电子文件作为日常办公的一种辅助帮助,并没有将电子文件提升到“资产”高度来管理,就更谈不上对“资产”进行评估鉴定。然而,从安全管理角度讲,一个组织系统内的资产在没有被评估鉴定前,是不可能成功实施安全管理并进行维护的。
1.3管理环节不完善
首先,安全管理计划缺乏依据。现有的电子文件安全管理计划的制订,绝大多数是凭借个人经验或者参照其他管理部门计划来制定的,而不是依据风险应对、风险监控实际情况来制订的,具有很大的盲目性。其次,缺乏关键的风险评估环节。风险评估是电子文件安全管理的基础和关键环节。没有风险评估,电子文件的安全管理就会成为无源之水、无本之木,缺乏决策行动的依据与方向,由此而引发的安全管理措施就具有很大的盲目性。
2结束语
综上所述,可以得知,以往传统的电子档案安全管理模式上存在了很多的不足,从而导致各种安全风险的发生,造成了十分不利的影响。而风险管理作为电子档案安全管理体系中的核心组成部分,只有加强做好风险评估工作,选择科学合理的安全控制方式,才能及时对安全风险进行有效的控制,避免电子档案受到损坏,从而促进我国档案事业长期稳定的发展。
一、电子档案在现代信息化建设中发挥的作用
何谓电子档案?电子档案是由电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体,是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动,只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节,这些字节与比特方式可随机定位到用户所在的网络终端,以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示出用户所需求的档案实体的真实信息。电子档案具有以下特点:信息的非人工识读性;信息存储的高密度性;信息与载体之间的可分离性;多种信息媒体的继承性;系统依赖性。使用电子档案是适应当前社会形式发展的需求。要进行信息化建设就需要使用高科技的信息设备,例如电子计算机、网络等。要使用这些先进的设备就必须将现有的各种实体信息实现向数字化的转变。档案也必须由纸质转换为数字信息,如果不能够成功的将纸质档案转换为电子档案,那么必然会严重影响到信息化建设的进程,对信息化的推进造成严重的阻碍。使用电子档案可以打破传统档案利用的种种限制。共享信息是实现信息化建设的重要目的,然而传统的档案信息很难实现共享,如果想要异地查看几乎是不可能直接实现的。而利用电子档案可以打破这种空间上的局限,让档案管理部门从封闭走向开放。更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理,从而为社会提供更好、更优质的服务。
二、电子档案归档工作中存在的问题
虽然档案信息化建设已经有很长的一段时间,这期间电子档案对推动信息化建设起到了不可磨灭的作用,但是在电子档案的归档工作中仍然存在着许多的问题。
(一)电子档案无法独立存在
在很多企业与单位里的电子文件都只是纸质文件生成、运转过程中所出现的一种附带的产品,缺少独立存在的价值,因此也不具备取代纸质文件的能力。也正因为这样很多单位都不是很重视电子文件的保护,更有甚者可以随意的对这些电子文件进行增、删、改等操作,一点也没将电子文件作为档案来对待,为此使得原始的电子稿件面貌全非,失去了成为档案进行归档保存的意义。
(二)电子档案归档程序缺失,载体存在不安全因素
电子文件归档是根据归档的范围,利用计算机对已经处理完毕的具有一定价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是有很多单位都对电子文件的归档程序缺乏明确的认识,使得电子文件的归档工作变得十分的混乱,同时也使得电子文件的存储介质存在着安全隐患。例如许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性,把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上,这样,一旦信息系统出现问题,电子文件就会遭到破坏,甚至全部丢失。
(三)电子档案归档的过程中缺失价值鉴定环节
电子文件的鉴定,是对电子文件的价值进行判断并对电子档案真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件而言,进行价值鉴定就是直接决定电子文件的去留。但是现在电子文件在进行归档时都是直接将计算机上的文件拷贝到存储光盘上,就算是完成归档。这个过程中没有对电子文件的价值与真伪进行判断。这样的归档根本就无法达到去伪存真、清除糟粕的目的,最后使得大量具有珍贵价值的文件湮没到浩瀚如海的无用信息中去了。
(四)缺少专业的人才,现有人员缺少足够的专业素质
电子文件进行归档时,要求工作人员不仅仅具有过硬的档案管理知识,还必须能够熟练的对计算机进行操作。但就目前而言,从事档案管理的工作人员要么是具有十分过硬的档案管理知识而不熟悉计算机的操作,要么就是很熟悉计算机却不熟悉档案管理。缺乏同时具有档案管理知识与计算机信息处理能力的复合型人才,几乎是所有的档案管理部门所共同存在的问题。
三、改善电子档案归档现状的对策
针对上面所提出的问题,要做好电子档案的归档工作就必须要做好以下几点。
(一)树立新的观念,让电子文件具有独立存在的能力
电子档案对信息化建设有着十分重要的作用,如果电子档案失去了独立存在的价值与能力,那么只会对信息化建设产生阻碍作用。所以作为信息时代的档案管理工作者,要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。对各种电子文件归档高度重视,阻止任何人对有可能成为电子档案的电子文件进行修改、增加、删除,保证其原始性。
(二)积极开发新的电子档案管理系统,让电子档案归档程序化
原有的各种系统虽然具有保存电子文件的功能,但是却不够专业,所以应该以电子档案归档的整个程序为基础开发新型的电子档案管理系统,使得电子档案归档程序化,防止各种意外的出现。利用专业的电子档案管理系统可以建立起一套完善的电子档案保存措施,从而为电子档案的保存介质减少各种风险。
(三)对电子档案做好价值鉴定工作
档案价值鉴定对档案管理有着十分重要的作用,所以一定要做好电子档案的价值鉴定。要建立专业的档案价值鉴定工作小组,对要进行归档的电子文件进行价值鉴定,同时对电子文件的真实性、完整性、有效性进行鉴定。通过价值鉴定来确定哪些电子文件具有保存下来的必要。
(四)建立好专业的电子档案管理队伍
首先是对现有的人员要进行专业的培训。例如对于那些有着过硬的档案管理知识但缺乏计算机知识的人员,要着重的培养他们的计算机知识,特别是与计算机相关的操作,以及信息安全技术的培训,增强他们的信息安全意识。对于那些档案管理知识缺乏的人就必须提高他们的档案管理知识。通过培训让每一个档案管理人员都成为具有多种能力的复合型人才。其次是加大引进复合型人才的力度。引进人才是必须经历的过程,是更新档案管理队伍血液的必要措施。通过新引进的人才可以带动现有人员的工作。
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随着社会的发展和进步,电子档案管理已经逐步取代传统的纸质档案管理,成为档案管理领域的发展趋势。下面是读文网小编为大家整理的电子档案管理论文,供大家参考。
一、企业电子档案管理问题
(一)正式电子文件归档程序不够完善。正式电子文件归档程序不够完善,这主要是由于相关程序设计的过程中,档案管理方面的专业人员没有参与其中,单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计,立足在一些基本表面的问题,比如逻辑上的归档问题,信息的分总问题,可以说考虑的范围是相对局限,不够周全的。而由此设计出来的自动化办公软件,在一些现实问题上的解决措施有待改进。
(二)文件、档案系统分属两个系统。文件、档案系统分属两个系统,由此导致信息的归类出现一定出入,在后期信息的应用过程中也会出现一定的纰漏。结合一些公司的实际情况,在信息的分类上有一定出入,但是模式化的系统分类无法满足现实的需要,对于信息的应用、管理都会有着出入。
(三)电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配,从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中,两者的制作从事主体不相同,在没有明确的规则之下,两者的工作无法有效统一结合。
(四)电子档案储存载体安全度无法保证。档案对于公司来说是有一定价值的信息资料,因此需要有一定的安全保障。电子档案储存一般分成两种,一类是直接通过硬盘储存器,另一类是利用网络进行储存,比如最近比较热门的云储存,两者的安全性都无法完全保证。硬盘储存,存取方便,但是也十分容易泄露,一旦价值意义高的档案资源泄露,甚至丢失,会对公司产生诸多不利影响;如果是通过网络存储,尽管可以通过网络很好的备份存储,但是一些重要的信息仍会会被黑客攻破,或者遭到病毒影响,在安全性上也有所注意。
(五)相关工作人员的综合素质结合度不高。电子无纸化的档案管理减少了相关工作人员的工作量,但是对于其素质技能的要求有所增加。企业电子档案管理,需要其掌握一定的电脑技能,对于相关软件的应用,自动化办公系统管理达到熟练的程度,同时工作的责任心也是重要的保障。但是,在现实的情况下,一些资质比较高的档案管理人员在电脑技能上有所欠缺,而一些年轻的档案管理人员,还无法把理论更好地结合于实际,对于工作的认识不够完善深入,甚至某些年轻工作者缺乏工作责任心。
二、针对企业电子档案管理问题的解决措施
(一)电子档案监控严格化。首先,关于电子档案的形成监控问题,工作人员应该予以足够的重视。电子档案的形成可以说是信息库的建立,这是一个至关重要的步骤,来保证后期信息利用有价值可言,所以在电子档案形成的阶段,要确保电子文件的真实性和完整性,同时需要确保电子档案的方方面面都形成有效的监控,以科学、完整、严密的制度来规范监控过程,保证监控的效果,比如文件管理制度和体系的科学化、严格化,管理内容和执行的有效化等等。
(二)提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于公司的发展来说有着重要的价值和意义,很多甚至都是绝密文件,一旦泄露,后果不堪设想,因此,提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义,但是立足具体的措施,我们需要在保存措施上有所改善,首先最重要是需要从源头开始抓起,形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施,比如通过网络云盘来更好地备份以防丢失,以及对于每一个环节都采取一定的监控和监管,最好把每一项责任落实到个人,确保权责明确,以及采取更加严格有效的保密措施,增加安全性。
(三)提高电子档案甄别的技术。电子文件进入网络运行之后,其复制变得更为便利,也增加了工作的便利度,但同时也增加了其中的风险,比如关于电子档案真伪的问题,提高其中的甄别技术有着现实的必要,因此在电子文件办制的时候增加一定的加密措施,比如隐性的条形码应用。这样可以避免使用者和顾客对于文件进行篡改,危害企业的利益。
(四)优化电子档案的鉴定技术。在文件进行归档之前,一般需要先进行文件的鉴定,其目的是为了区别文件的价值,根据实际的需要来给出相应的标准,避免统一标准化的分类不利于公司对于信息的应用。在一定有效分类之后,可以方便企业选择应用,方便公司管理,更好地为公司创造价值。
(五)优化电子档案归档。现阶段,电子档案和文件档案处于同步归档的状态,实行“双套制”,但是实际过程中由于电子文件的法律约束力不高、技术问题大导致其使用的效率不佳,甚至在可靠度和有效期上有存在纰漏,因此需要更好地优化电子档案的归档问题,一方面需要着手建立和运用计算机网络环境下的具有多种特征的电子档案,另一方面需要继续发挥实体档案的作用,发挥实体档案和电子档案结合的作用,实现档案信息在现代社会信息平台上的有效运转。
(六)提高相关工作人员的素质。不管外部条件如何改善,软件设施如何改进,相关的工作人员作为工作过程中的主体,需要发挥出主观能动性,因此,提高相关工作人员的素质仍然是重要要求,一方面需要有针对性地对员工进行相关的专业化的培训,另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心,同时结合两者,才能让整个工作更加有效,有价值。
三、结束语
企业电子档案管理需要从理论上有所改善,更要立足其中的各个环节有所改善,不管是工作本身,还是各类的工作人员,发现问题才能更好地解决问题,才能让整个过程在实践中不断改进,让电子无纸化的企业电子档案发挥出现实价值,促进企业的发展。
一、当前电子档案管理中存在的问题
1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段,档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏,造成了在选购软件时没有变别能力,从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。
2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性,一旦被更改就无法识别。电子档案形成后,在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中,档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样,就使得电子档案便于修改和复制,没有正本和副本的差异,也不会有多次原始稿本记录的出现,由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在,文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定,这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。
3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代,对于任何人来讲,其都可以自由进入因特网,在很大程度上造成了大量文件在网络的发布和流转,而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。
4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看,电子档案管理的基础和前提就是实现标准化,但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状,并没有从全面利益出发,协调发展、统筹安排,造成了各行其是的局面,从而阻碍了档案电子化的发展。
二、完善电子档案管理有效对策
1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况,不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性,不断改进电子档案信息服务工作,并有效提高电子档案信息化服务的质量。
2.提高电子档案信息的安全性。当前电子档案管理最为关键的一个问题是档案信息的安全,档案部门要提高安全意识,有效地利用现代化网络安全技术,比如加密、防火墙等技术,保证网络的安全,保证电子档案信息的安全。另外,采取有利、有效的方式,完善对电子档案进行便利和安全的管理。由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上,并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理,因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房。档案部门和相关工作人员要不断地进行实践,完善电子档案管理信息服务安全性能,保证档案信息在利用中的安全性。
3.建立健全电子档案信息服务体系。构建档案数据库,通过基础数据的开发利用,整合电子档案相关信息数据来开展档案咨询业务服务。二是建立提高电子档案信息资源体系,做好电子档案信息资料的归档、整理,整体开发和综合管理档案信息,实现资源共享。三是运用好现代信息技术手段,为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。
4.不断培养电子档案管理方面的专业技术人才。各单位和主管部门领导要高度重视档案管理工作,加强对档案管理人才专业技术的培训工作,培养电子档案管理的现代化人才。还要不断的吸收档案管理方面的人才,发现善于档案管理方面的人才,抓好电子档案管理人才队伍建设,储备电子档案管理人才,为做好电子档案工作奠定良好的基础。
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电子化档案管理是一种先进的管理技术,目前国内大多数机关或其他单位均采用或准备采用此种方式。下面是读文网小编为大家整理的电子化档案管理论文,供大家参考。
一、电子档案管理的优势
1.1电子档案的整理也要按照不同标准例如区域、性质、时间等具体条件对档案进行分类,还要保证有条理,容易查找,但是这只需要在电脑上操作,建立不同的分类文件夹把相应的档案拉近文件夹即可,不用对大批的纸质档案进行搬运和上架,在很大程度上节省了时间和体力。
1.2无需考虑自然存放条件可存放空间。电子档案的管理是利用网络储存空间,把档案的保存在优盘、光盘、磁盘等储存的空间里,在需要时在电脑上查找打开即可,只要一个小小的小芯片就可以解决整个档案室的档案储存量,并且不用当心自然环境的影响,只要不对磁盘或网络系统进行破坏,就会一直安全地保存下去。
1.3可以多备份,提取方便。档案的资料一旦保存到计算机网络上,就可以根据需要拷出数据对其进行多备份,以免在网络系统遇到破坏或瘫痪时,造成档案的永久性丢失。并且在档案进入到互联网的共享环境的时候,在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取,而不需要回到储存档案的原单位提档,既方便又快捷,提高办事效率。
1.4便于多次修改。电子档案是以电子文档的形式保存的,在修改的时候可以直接对关键部分进行修改,不用涂改,重超,也不会影响页面的美观程度,就这一点就为档案的整理管理工作带来了很大的方便节省了很多时间。
1.5便于查找。在进行电子档案的查找的时候只要在互联网上输入有关个人档案的关键字就会出来相关的所有档案资料,再根据进一步的搜索找到自己的档案,整个过程只需要输入查找条件的几个关键字即可,方便快捷。
1.6资源共享,方便快捷。由于电子档案是利用互联网技术对档案进行保存的,那么每一个档案室可以不保存不经常使用的档案,只要在需要的时候进行网上搜索,并与其他档案室建立的网上电子档案室进行档案的查阅共享,也可以达到同样的效果,减轻了理、档案管理的工作量。
二、电子档案的科学管理措施
2.1建立网上虚拟的电子档案室。建立网络虚拟档案室就是在根据实际中的档案室的档案资料和数据建立的网上档案室形成一个网站,并且要严格限制对于这个网站即这个虚拟的电子档案室的访问条件,例如要有真实的身份注册,要有验证条件,对于可能存在的不安全信息的访问请求不予同意等,从而保证电子档案室的安全性。
2.2从制度上保证档案形成以及管理部门的权威性。档案部门的工作性质本身就是权威和严肃的代表,这也是档案部门工作的价值的体现。所以在对电子档案进行管理的时候同样要运用和传统的纸质档案管理的时候利用同一个甚至高于传统的管理标准进行档案的管理。主要包括建立相关的制度规范部门的职责义务和权利。要规范操作程序,保证电子档案在传输过程中的安全,应该落实并严格把关盖子签章制度,使其得到发到法律制度的保护。还可以利用外部群众的监督措施来保证电子档案的权威性。
2.3在技术上保证电子档案的原始状态。为建立的网站档案室安装病毒查杀软件建立防火墙等安全措施防止他人的恶意攻击造成网络瘫痪和对档案的损坏,以及对档案的盗用和对内容的篡改等。还要对网站进行加密,限制访问权限等防止无关人员的随意进入查看,另外要对文件档案进行备份防止在丢失和被破坏后及时回复管理。
三、小结
以上通过对电子档案管理的优势和实施的科学措施方面分析,证实了电子档案在应用方面的可行性,但是在未来的应用过程中还有根据出现的不同问题来对这一课题进行更深刻的探讨。
一、电子档案在企业管理中的意义
1.在企业各个部门中建立有效的企业局域网系统,领导者在查阅电子档案时,直接可以通过网络进行查询。企业的各个技术人员在查询企业档案资料时,也可以通过电脑终端利用授权文件进行电子档案的查询,方便对相关资料的查询。
2.电子档案在很大程度上保证了企业档案的安全性。在利用电子档案时,为了确保企业档案的安全性,可以对档案进行保密管理,设置一定的进入和查询权限,利用密钥进行相应的管理。为了保证电子文件和数据不会被任何一个人查阅,可以设置相关的身份验证系统,要想查阅相关资料,必须要输入相关的身份验证。当用户在输入身份验证等信息时,计算机可以对用户所输入的数据信息进行核对,如果验证合格后,用户就可以登陆进入,进行相关资料的查询,以此保证企业档案的安全性。
3.建立完善的电子档案系统和服务系统。在建立完善的电子档案系统和服务系统时,首先要加强专业人才的培养工作。电子档案系统需要工作人员具备着较高专业知识和先进技术,然而许多企业的管理人员没有具备较高的现代化技术,并且管理人员也没有很好的处理信息档案技术,这些都导致了电子计算机技术无法发挥其本身的巨大作用。
4.电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。比如在进行一份档案的起拟、签订、催办以及归档的过程,都可以利用计算机和通讯线路进行工作。在档案存档的过程中实现了无纸化和办公自动化的目标,档案工作人员需要能够很好的运用电子化档案,并可以将档案信息数据综合系统的提供出来。
5.提高现代先进技术的使用率。在许多企业利用计算机信息技术进行档案整理时,都很单一,只是将档案进行存储或者是起草档案时进行打字起草,没有深度开发计算机功能。没有很好的利用计算机,造成档案工作的低效率,在很大程度上浪费了大量的人力、物力和财力,同时也浪费了大量的时间。
6.在利用电子档案时,能够在很大程度上扩大社会影响力,在一定程度上拓宽电子服务范围,提高了档案部门的地位。
7.在利用电子档案时,可以与现代社会先进的技术进行联系,这在一定程度上提高了企业的现代化水平,确保企业能够及时的跟上时代发展潮流。
二、电子档案在企业管理中的实践
1.电子档案在企业管理中的应用时,首先要保证工作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电子档案的基本运作进行熟悉的了解,同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。
2.建立有效的电子档案管理制度。电子档案在企业管理中的实践时,必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。在应用电子档案时,通常需要经过一个复杂的过程,在电子档案应用的过程中,若是没有进行合理的处理,很容易导致电子档案出现遗失或者是修改的现象。因此,必须要建立完善的电子档案管理制度,要对电子档案在生成到利用的过程中进行严格和全过程的管理和控制。保证电子档案的完整性和安全性。
3.鉴定电子档案。电子档案的运用,虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点,但是由于这些优点也增加了电子档案的虚假性。因此,必须要提高电子档案的鉴定水平。为了保证电子档案在传输的过程中不会泄露和改动文件,确保企业利益不会受到损害,可以对文件添加相应的密钥等方法。同时在归档文件时,要对电子档案的价值进行准确的鉴定,将具有价值的文件进行有效的保留,也要确保电子档案具备着完整性和准确性。
4.归档管理电子档案。在应用电子档案时,必须要做好对电子档案的归档整理工作。在归档管理时,要将电子文件的属性进行确定,并要将电子档案进行有效的拷贝以此进行存储,但是不能改变电子档案原有的存储方式和存储位置,然后在网络上对电子档案进行逻辑归档。在归档电子档案时,首先要保证电子档案质量的过关,保证电子档案的完整性、真实性和安全性,同时要将电子档案的属性进行确定;其次电子档案的能够与纸质档案同步归档;最后就是归档的电子档案具备着统一标准,要详细的说明电子档案管理标准,建立完善的电子档案管理制度。
5.保护和利用电子档案。电子档案的数目非常庞大,有着复杂的种类,并且载体也存在着一定的不稳定性。因此,在存储电子档案时,经常会由于各种原因,会对电子档案的利用产生一定的影响,在保存和维护电子档案时也较为困难,从而需要对电子档案进行定期的维护和检测。在利用电子档案时,可以通过拷贝、网络传输和直接利用这三个方法进行利用。在利用网络传输方法时,可以通过网络向企业进行电子档案的传输。利用直接利用方法,可以在计算机上直接查询企业档案。
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电子化档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理中应用的产物,也是档案现代化手段。下面是读文网小编为大家整理的电子档案管理系统论文,供大家参考。
一、电子文件与电子档案
由于办公自动化的进一步扩展和深化,特别是电子计算机和通讯技术相结合形成了信息技术产业,过去用纸墨、照相等方式形成和传递的企业公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等等,都可用电子计算机完成,由此而产生了电子文件。通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上归档保存,即形成电子档案。目前电子文件与电子档案尚无国际标准化定义,我国也仅对电子文件作出了解释,即“能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码系列。”其主要特征是数字的、网络的、计算机能识别并处理的介质文件。对于企业而言,电子档案是企业从事经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对企业和社会具有保存价值的历史记录,并遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则;任何电子档案,当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后,就永远离不开这种技术和设备。对于现代企业管理而言,网络化、集成化是企业提高科研、生产和管理水平的必然选择,在这种前提下,电子档案具有双重性,既是企业推行现代化管理技术的产物,也是企业推行现代化管理技术的手段。企业的档案工作,面临着科研、生产、经营等活动一系列变化所带来的问题,一方面,信息源、信息量、信息处理难度、信息协调需求不断增加,计算机辅助设计、制造、管理日益普遍,电子文件越来越多,档案管理由封闭型转向开放型;另一方面,信息处理技术的日益进步,特别是现代化管理手段的采用,各种实体和虚拟系统的建立,电子档案管理深入到企业各部门、各系统工作内部并成为它们的一个部分或一个环节。因此,应以开放的观点制定档案工作在企业内部的运行机制和工作秩序,把电子档案工作有机地融人企业网络运行,切实参与企业活动,促进企业的全面发展。
二、电子档案在企业管理中的应用
电子档案产生于数字技术环境中。数字技术的关键在于能将图像、声音、文字等信息转换成数字,以便电子计算机处理、保存和利用,并能解决纸质档案所不能解决的一些信息记录问题,如活动的图像、声音、精确的过程、海量存储信息等等。在现代企业管理中,在纸质档案与电子档案并存共用的今天,电子档案有着更加广阔的发展前景,必将越来越广泛地被企业认识和利用,既能更加充分地开发各类档案信息资源为企业、为社会服务,又使档案事业自身在电子、信息时代继续得到光大发展。
1.简化工作环节。将复杂的问题简单化,变难为易,是电子档案的基本工作方式。档案管理涉及的部门、环节过多,对提高档案工作效率极为不利。电子档案就是要在企业的统筹安排下,减少不必要的环节,归并一些职能,以实现电子文件的收集和共享利用。
2.完备工作秩序。制度化、秩序化是现代企业管理的基本要求,也是电子档案工作的要点。企业信息网络健全以后,电子文件的收发完全按工作秩序自动完成,提高电子档案的工作效率、准确执行指令的特性也要求其必须秩序化,而电子文件的信息内容在载体上是以二进制代码化及数字化的光、磁信号表示,这为电子档案的秩序化操作提供了良好的环境和条件。
3.集成管理信息。档案工作的主要职能是对分散的档案信息集中控制并使其便于利用,电子档案的出现更加促使局部环节的协调向全面实质性的一体化方向发展,即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。随着企业竞争的加剧,信息的流动变化加快,依靠纸张等实物的大量物流来传递信息己无法满足企业的要求,动态的档案信息只有集中统一管理,才能保证每个工作单元得到所需要的全部实时动态信息。而电子档案的计算机网络信息技术为企业信息的集成管理提供了很好的解决方案,控制了一点,就控制了全局,最终实现系统集成、资源共享。
4.优化管理环境。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上,信息数字化是电子文件的最基本特征。在以后的利用中,只需在电子计算机软、硬件平台上对电子档案的内容加以转换,还原成人们能够直观理解和习惯阅读的格式进行显示即可,从而极大地改善了档案工作的管理环境。
5.通畅管理渠道。方便、快捷地传递档案信息,是电子档案的一大特性。同传统的纸质档案文件传输、通信传输等信息传递方式相比,减少了大量的管理环节,尤其在我们建筑施工企业,面对工点分散、点多线长等无法改变的事实,利用计算机平台和终端处理技术,建立内部虚拟信息传递网络,必将大大提高工作效率,减少管理环节和费用。
6.交互档案成果。电子文件具有信息交互性,即人们可以通过与计算机进行对话来互相传递信息,从而主动地控制计算机进行工作而不是被动地接受,为利用者提供技术支援,便于对文件档案进行复制、删除、修改和完整准确地备份拷贝,还可以使更多的读者同时利用同一份电子档案,建立利用者需求预约文档,通过系统对这些申请进行处理,及时将相关的电子档案加载到档案利用系统或网络查询系统中供申请者使用,使档案工作成果最大限度地被加以利用。
三、电子档案管理中存在的问题
电子档案崭新的记录和存储方式为人们带来了极大的方便,但也存在着一些暂时无法解决的缺陷和问题,有待于我们在不断创新中寻求解决的方法和途径。
1.原始性问题。一是电子档案最初的物理载体很难归档。二是电子文件最初的物理载体归档已失去了传统文件材料归档的保真意义。三是电子文件的精确复制件可以代替原件。四是电子档案载体上原始内容信息完整准确地再现,与是否是最初的物理载体无关,而是与文件形成时计算机的软硬件相关联。由于电子档案信息与载体的相分离性,信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性,已决定了电子档案不再存在“原件”概念。
2.真实性和完整性问题。一是收集电子文件时往往忽略了采集背景信息和源头数据。二是一些草稿性的电子文件处于自生自灭状况。三是部分文件已实现无纸化,只对其进行了逻辑归档。四是电子文件目前所选用的载体不耐久。五是电子文件复制起来真假难辨,其处理过程具有隐蔽性,更改可不留痕迹,面临着修改、盗窃、丢失、销毁的危险。六是电子档案无法象传统档案那样签名盖章,不再具有特定载体对信息的固化,文件与其存储的载体已不如传统文件那样存在永恒的依附关系,因而使其真实性大打折扣。
3.安全性问题。一是电子文件的信息能够轻而易举的被擦除。二是电子文件存储的材料介质十分易损,对环境条件要求很高。三是人为的错误。四是计算机病毒对电子文件的破坏。电子档案的处理环境是计算机及网络技术,如果不采取特别措施和严格的阅读、修改权限控制,就很有可能发生在网络的任何终端上读取网络设备上电子文件的现象,因此,网络的不安全性将是限制电子档案发展的主要障碍。电子档案虽然不可能完全取代传统的纸质档案,在目前企业管理中仍存在一定的缺陷,但作为现代企业的发展方向,电子档案必将成为势不可挡的潮流,在现代企业管理中发挥越来越重要的作用。因此,档案工作者必须保持清醒的头脑,转变传统观念,不断优化自己的知识结构,提高计算机应用技术、信息处理技术在电子档案管理中的应用程度,并辅之以相应的配套管理模式、方法和手段来规范电子档案管理,采取有效的技术措施和管理措施,以科学的方法解决存在的问题,信心百倍地迎接电子档案时代的到来。
一、当前电子档案管理中存在的问题
1.有待提高电子档案管理水平。现在电子档案管理还处于初级发展阶段,档案管理人员系统化的教育和专业化培训缺乏,造成了在选购软件时没有变别能力,从而影响了现代化技术在档案管理中充分发挥作用。
2.电子文档在管理中的真实性容易破坏。电子文件具有高度的可变性和分离性,一旦被更改就无法识别。电子档案形成后,在工作人员的操作下存贮到办公自动化系统中,档案管理人员和技术人员共享信息数据。这样,就使得电子档案便于修改和复制,没有正本和副本的差异,也不会有多次原始稿本记录的出现,由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征不复存在,文件与档案之间不再有明显的界限。这样档案的原始性和真实性就无法准确的确定,这给电子档案文件的完整性、真实性以及原始性的保存带来了很大的难度。
3.电子档案的安全性存在隐患。在这个信息网络全球化的时代,对于任何人来讲,其都可以自由进入因特网,在很大程度上造成了大量文件在网络的发布和流转,而且在电子文件传输的过程中引发泄密的现象发生。
4.电子档案管理标准化进度绶慢。从某种关点上看,电子档案管理的基础和前提就是实现标准化,但一些档案管理部门只是考虑到本部门的现状,并没有从全面利益出发,协调发展、统筹安排,造成了各行其是的局面,从而阻碍了档案电子化的发展。
二、完善电子档案管理有效对策
1.加强电子档案服务信息反馈系统的建立。做到及时了解当前社会对档案信息的需求和发展状况,不断提高电子档案信息反馈工作的自觉性,不断改进电子档案信息服务工作,并有效提高电子档案信息化服务的质量。
2.提高电子档案信息的安全性。当前电子档案管理最为关键的一个问题是档案信息的安全,档案部门要提高安全意识,有效地利用现代化网络安全技术,比如加密、防火墙等技术,保证网络的安全,保证电子档案信息的安全。另外,采取有利、有效的方式,完善对电子档案进行便利和安全的管理。由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上,并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理,因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房。档案部门和相关工作人员要不断地进行实践,完善电子档案管理信息服务安全性能,保证档案信息在利用中的安全性。
3.建立健全电子档案信息服务体系。构建档案数据库,通过基础数据的开发利用,整合电子档案相关信息数据来开展档案咨询业务服务。二是建立提高电子档案信息资源体系,做好电子档案信息资料的归档、整理,整体开发和综合管理档案信息,实现资源共享。三是运用好现代信息技术手段,为电子档案的科学管理提供有效的技术支持。
4.不断培养电子档案管理方面的专业技术人才。各单位和主管部门领导要高度重视档案管理工作,加强对档案管理人才专业技术的培训工作,培养电子档案管理的现代化人才。还要不断的吸收档案管理方面的人才,发现善于档案管理方面的人才,抓好电子档案管理人才队伍建设,储备电子档案管理人才,为做好电子档案工作奠定良好的基础。
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