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计算机应用的普及和网络技术的发展为技术档案的管理提供了极大的方便,使得技术档案管理进入信息化时代,既能提高企业技术档案管理效率与效益,又能给资源共享带来极大的方便。下面是读文网小编为大家整理的技术档案管理论文,供大家参考。
1.加强电子技术在档案管理中应用的策略
由上述可知,电子技术在档案管理中发挥着十分重要的作用,对于档案管理工作中效率、信息应用等多个方面的工作都达到了以往不能想象的工作效率。所以,在今后的档案管理工作中,不断的加强对电子档案管理工作的重视,同时引入并且建立崭新的网络电子档案信息系统,加强电子技术在档案管理工作中的应用时十分有必要的。笔者在此对如何加强电子技术在档案管理中应用的策略进行了一定的分析,希望能够为档案管理领域更好的发展而献计献策。
1.1完善档案信息库建设
档案信息的计算机网络应用应该进一步完善档案信息库,保障档案信息的有效管理和充分使用。档案信息库作为信息资源的载体应该进一步完善,针对当前档案信息使用不当的问题应该对不同的信息进行合理的归类,确保档案信息的有效提取。档案信息库的建设中还应该包括合理的维护工作,档案信息库中的信息由于使用频繁往往会出现一些问题,因此加强档案信息库的维护工作十分必要。档案管理部门应该充分重视和完善档案信息库的维护工作,定期对档案信息进行更新和检查,确保档案信息的完整性。档案信息库的建设应该始终将如何实现档案信息的有效服务作为出发点,将如何实现档案信息的最大化利用列入信息库建设的考虑因素,保障信息库建设能够充分发挥其作用,提高档案信息的有效利用。
1.2要明确案卷概念和明确组卷规则
过去,案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性,但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷,一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此,要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物,但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度;因此,应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案,直接作为组卷的基础和依据。目前,职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录,应该反映这种情况。同时,文书立卷也是机关工作的组成部分,应该与之融为一体。
1.3运用先进科学技术,应用计算机辅助立卷
无沦是电子文件归档,还是完成纸质文件的立卷工作,都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面,电子案卷的建立是人工不可能实现的;另一方面,要利用计算机替代手工操作,提高立卷工作的质量和效率。例如,利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档,提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据,复制生成可修改的案卷题名,进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号,进行各种立卷统计,打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。
1.4提高档案管理工作人员的计算机技术水平
档案信息管理人员的计算机网络技术水平还有待于进一步提高,能够更好地为档案管理工作服务。一方面需要加强档案信息管理人员的计算机网络技术培训工作。计算机网络技术的应用有效地提高了档案信息管理的工作效率,有助于提高档案管理工作的水平。在档案管理工作人员的计算机网络培训中需要进行计算机网络技术知识的讲解和实践操作,确保工作人员能够熟练掌握计算机网络技术,提高档案工作效率。
2.结语
综上所述,档案管理工作中电子技术对于档案管理领域的发展有着不可忽视的重要作用。然而,电子技术是一项比较复杂的技术,同时电子技术与档案管理的有效结合也是一个比较困难的工作,再加之我国档案管理领域对于电子技术作用以及应用的研究并没有达到一定的深度,因而不利于电子技术的应用发展。所以,在今后的档案管理领域,要加强对电子技术的重视和研究,并且要从电子技术的多个方面,从档案管理的多个角度进行分析,从而研究出更好、更有利于电子技术发挥其效用的方法和措施,促进档案管理领域在更大幅度上的发展和进进步。
1工程档案管理内容
(1)工程决策资料。
工程决策资料主要包含的内容有调研报告、会议记录、项目计划、项目评估和决策信息资料、相关建议、可行性报告、策略研究与咨询、包含管理制度在内的管理模式等等。
(2)工程施工资料。
工程施工资料包含的内容众多,其主要涉及到应急策略规划、项目资金获取与使用规划、工程项目选址,其中工程项目选址是指自然市场资源、地质水文、气候、经济格局等在内的选址。也包括工程项目设计资料(是包含基础设计、细节设计和概念设计在内的资料)、规划方案对比、招标投标资料、各级会议内容、各类合同协议等。此外,工程建设规划的资料应包含年度规划、施工单位、各级别规划书、物料供给、器械供给、合同协议以及资金数量、调研报告、订货数量、人力筹划、人员培训、建设常规手续办理等等在内。工程项目的安装包含的档案资料,包含合同协议、财务记录、项目咨询资料、事故发生与处理记录、投标招标文件、工程运行资料、监理方资料、各级管理资料、会议与研讨会资料、工程安装控制和协调资料等等。工程运行涉及的档案资料,主要有各种规章条例、薪资体系、设备特性、涉笔操作规范、财务筹划、项目运行规划、管理体制、经营形式、人员聘请、人员培训、建设工艺、资产管理、等等。当工程项目完成交付使用时的档案资料,包括甲方资料、承包单位资料、供方资料,其中甲方业主的资料应当根据资料时间与类型进行详细的归类,承包单位和供方的资料依照竣工的相关文件要求进行组卷,主要指试运行情况、资金结算情况等。
(3)经营使用资料。
工程项目的经营使用包括项目的实施目标、投资收回时长、收益创造,具体的档案资料内容是指,工程项目竣工后的评估资料,即工程建设完成和投资计划的对比资料,工程建设中原方案的修改及优化资料,项目建成投产的实际效益与预计效益的对比资料,项目经营管理的其他资料,这主要指的是经济环境的评价以及工程项目趋势分析等资料。
2加强档案管理构成与制度建设
设立专门的工程技术档案管理职能部门,就部门工作的职责,部门工作的设施与要求部门的人员配置等做出明确的说明与细化。设置科学的工程技术档案管理制度体系,细化不同项目建设阶段各类资料的收集、归类、标注、保存、管理等,设置由上到下的工作管理权利体系,强调每个人员的工作职责,管理要求。对各类资料的收集、归类、保存、管理进行严格的检查审核等。工程技术档案管理体系要根据各类资料的不同进行专业的管理,根据财务、投资建设、法务、机密等级、人员资料、工程图纸等进行可续的管理。相同类型的资料档案必须设置统一的记录管理格式,依照统一的标准进行分类管理。对于资料档案中设计的代号、字体、用语、图示等细节,应当统一按照国家专业标准进行记录使用。
3工程项目资料的立卷
(1)清晰立卷的规则。
根据自然产生的实际情况立卷,这样才能使得各卷资料能够有机的结合,这主要说的按照工程决策、工程施工、工程运营三个阶段进行立卷。立卷的原则可以按照专业进行,例如工程类资料按照预备阶段资料、决策资料、监理资料、设计资料、施工资料、竣工图纸、验收资料等进行。立卷的厚度应当适宜,最好保持在40毫米以内,各卷的内容也应保持单一,不一样的载体资料使用不同的组卷。
(2)保持卷内资料有序。
文字类别的资料应当根据专业和事项进行顺序排列、相同事项的申请和回复、相同文件的印制和定稿、主件和附件都不可以分开,依照先批准再请示,先印制再定稿,先主件后附件的顺序进行管理。各类图纸也许根据专业排序;文字和图示都存在的资料,应当保持先文字后图纸的顺序;计算机资料与影像文件同样按以上标准进行排序。
(3)案卷的目录、装编。
保证按照纸张进行页码编制,设置封面,根据实际卷内排序内容设置准确的目录,对案卷的责任人、案卷的编号、案卷的编制日期、案卷的文件名称等进行如实的记载和说明。案卷的装订可以视要求而定,但必须保证文字类型的文静装订成册。如果对案卷进行装订,则需要私用卷夹或者卷盒来进行,但必须按照相关的装订标准来操作。
4文件资料归档
各类档案文件资料的归档必须要保证全面、精准、系统,必须可以将工程项目的实施过程都体现出来,按照相应的归档范围以及验收标准,已经进行归档的文件资料务必要进行归类处理,达到组卷的标准。实施归档务必按照实际工程项目的建设情况分时间完成。工程项目的档案通常情况下最少设置两套,一套留给工业主单位保存,另一套需要递交城建档案管理部门。工程项目的勘察方、建设方、监理方、设计方、咨询方在向甲方的业主送档案时,要确保完成移交的单据,待各方都盖章或者签字以后在进行移送。勘察方、建设方、监理方、设计方、咨询方在为本单位保存文档时,要按照相关的标准进行立档完保存。
5档案的验收及作用
档案验收是一项非常容易出错的环节,在验收时必须保证档案内容完整、真实、精准、系统、齐全,各个需要签字盖章的文件必须保证真实可靠,各种文件和图纸的资料必须保证格式、记录的标准性达到要求。档案是对某一工程项目从设计到建设使用的所有信息的记录,对前期问题的查明、日后项目的运行管理、各方权益的保护,都有着异常重要的作用,因此必须引起工程项目建设各方以及相关政府机构的充分注意。随着科学技术的不断进步,用电子计算机取代纸质的档案管理,不仅能够避免纸张资源的浪费,还能提高信息资料的准确度,是档案的管理更加有效和准确。
6结语
工程项目的档案管理是对整个工程项目从设计、规划到建设、施工,再到最后的竣工、验收、交付的所有信息的记录和保存,它涉及的文件资料内容非常的多,对于各类信息的收集、记录、归类、编制等也非常的繁杂,但正是因为它对工程项目前期问题的查明、日后项目的运行管理、各方权益的保护有着巨大作用,建设各方就用该积极做好工程项目技术档案的管理工作。由于文章篇幅及笔者能力的限制,本文中提到的很多问题都未能进行深入的研究和探讨,笔者希望以上的论述,能够为广大工程技术档案管理人员提供一定的借鉴和帮助。
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档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命。下面是读文网小编为大家整理的档案数字化论文,供大家参考。
摘要:档案数字化建设是档案工作向现代化发展的必由之路,目前,我国部分地区档案数字化建设中存在缺少统一标准、档案管理人员知识不达标、软件系统薄弱等问题,导致档案管理效果不佳。文中从文化艺术档案数字化建设的必要性入手,介绍档案数字化的内涵及主要内容,深入分析文化艺术档案数字化建设的重要内容,提出档案数字化建设总体框架及主要功能,以期为更好地管理文化艺术档案做出重要贡献。
关键词:信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
随着信息技术的快速发展,通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料,是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升,文化艺术档案深入社会生活各个方面,对国家和社会的发展产生重要影响。因此,加快档案数字化建设步伐,将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中,推动档案数字化建设进程,成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势,文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手,介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能,以期为档案管理信息化建设提供重要参考。
1文化艺术档案数字化建设的重要性
一个国家或地区信息资源开发利用程度,是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分,加强文化艺术档案数字化建设满足时代发展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的,记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容,是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体,存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用,传统的存储方式和载体有所改变,借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展,载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值,有效管理新型电子档案信息,促使这些档案为艺术工作提供信息服务,成为建设数字化档案重点关注的内容。
2档案数字化的内涵及建设内容
2.1档案数字化的概念
数字化是指采用0和1两位数字进行编码,从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化,使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理,其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化?杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下,档案管理活动中采用现代信息技术,合理管理、处理档案信息资源。换言之:档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段,遵循现代管理学理念,开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式,充分挖掘文化艺术档案的信息,提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后,文化艺术档案能有效提升计算机检索速度,改善档案库过于紧张的情况。同时,数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况,有效丰富信息资源的内容及数量,加大档案信息资源的利用效率。
2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①
目录数字化;②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引,并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式,并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中,根据档案自身特点和档实际情况,建设数字化档案主要包括以下内容:
1)整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案,也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下:①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息,借助数字化方式输入计算机网络中;②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理;③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。
2)建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息,该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上发布、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展,各个地区的档案馆与国际互联网实现连接,确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络,能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。
3档案数字化建设的重点内容
3.1提高档案管理人员素质水平
档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才,随着一系列高新技术的快速应用和推广,必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败,档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术,管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此,文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点:
1)熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善,掌握计算机相关理论和运用技能,确保自己能熟练运用各类现代化信息工具,为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。
2)准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员,必须将有价值的信息及时传递给档案利用者,这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下,档案信息具有份量大,内容复杂等特点,档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力,准确判断、鉴选并分析档案信息,从而为利用者筛选出有利用价值的内容,为其提供最佳的服务。同时,档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力,不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务,而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强,也是一项复杂、繁琐的工作,这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容,确保各个环节准确无误的落实到位。
3.2建立档案信息的标准规范
标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”,文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持,根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标,确保各类案卷的完整化,检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识,提升档案管理工作的科技含量。
1)规范档案信息著录
档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容,档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来,组成数据条目并将其录入计算机,组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则,防止发生同一事物或同一人物出现不同名称,不同的事物或人物却存在同一名称等问题,使得同一检索条目前后不一致的情况,严重影响档案检索的效果。
2)档案信息存储的规范化
目录档案信息一般采用硬盘进行存储,随着档案数量的增多,为确保档案信息的安全,必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容,必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究,并制定一系列标准和规范。
3)选择合理的软件开发技术
档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件,应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力,这并非简单的模拟手工作业,而要依据档案管理的各个业务工作流程,结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此,管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统,把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用,为高度共享档案资源打下良好的基础。
4文化艺术档案数字化建设方案
4.1项目建设总体原则
在数字化档案管理建设小组领导下,统一规划并建立数字化档案管理平台,创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础,创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统,加强各种互联网的互动,实现资源共享。
4.2系统总体框架
文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。
1)建设档案数据库
数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范,对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息,管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容,数据库可以执行档案的所有管理环节,并兼容各类不同介质的档案,如:电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前,市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等,依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析,选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心,运用原有的SQLserver2005数据库软件,与新时期档案管理各项要求相互结合,组建档案信息资源中心和数据接口中心,从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求,也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢,完全满足文化艺术档案馆发展要求。
2)建设档案管理应用系统
档案管理应用系统设置在档案馆专网中,借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++,B/S程序利用ASP开发平台,可以与主流服务设置无缝集成,达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库,有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台,访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。
3)建设分级共享管理系统
档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴,主要用来识别访问者身份,合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中,系统可以自动记录详细的操作步骤,主要由复制内容、打印内容等信息,防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性,该系统开发主要借助主流的开发技术,使用.net和SQL数据库进行操控。
5结束语
总之,档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段,对数字档案信息进行合理的控制和管理,成为国际档案信息管理发展的必然趋势,符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据,设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统,以期为档案数字化建设做出重要参考。
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一、促进教学档案数字化管理理念创新
(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到,数字化管理不同于传统的管理,在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变,要制定相关数字化管理的制度和政策,提高全体教职员工的数字化意识,这样才能保证数字化管理的有效实施。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念,在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施,并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的,它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师,要树立数字化管理意识,从源头上下手,对教案、教学计划制订固定的统一格式,对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理,对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入,搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台,是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作,可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求,如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外,随着技术的进步和市场的变化,还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案,它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标,计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源,这不仅要有一个畅通的网络环境,更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面,包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养,需要加强构建信息化研讨和交流的平台,加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等,并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。[1]
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理,不仅是理念和技术的问题,同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺,教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新,就应当变革现有的教学档案管理机制,诊断其中存在的问题,建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制,建立上下衔接、灵活有效的工作流程,为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构,作为推进数字化教学档案管理的决策部门,及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本,建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本,就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点,不断满足广大师生员工对档案信息的需要,开展个性化服务、主动化服务。个性化服务,就是要满足不同档案利用群体的不同需求,针对不同的利用者采取不同的服务方式,扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务,必须分析高职院校教学档案用户类型、需求,这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者,它需要通过档案工作者的主观努力,发挥创造精神,以各种形式为高职院校各项工作提供服务。[2]
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前,人员素质参差不齐,也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员,通常由教师家属担任,对于文化水平和相关业务水平没有太多要求,从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下,这些工作人员的素质亟待提升。一般来说,数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平,还有较强的专业知识,是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来,主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。[3]现代科技的发展,为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质,能够操作教学档案数字化管理系统,能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则,教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员,不仅要了解国内相关信息,更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点,查找国外重要档案信息
资源。当然,这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多,如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上,才能有效完成档案管理工作。同时,电子电器类设备更新换代频繁,高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外,还要不断探索和学习,以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展,除了完成日常的工作外,高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力,在实践中不断总结经验,并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集,更要重利用。目前,各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档,而对这些库存档案的利用少之又少,甚至是无人问津。由于档案没有得到利用,没有发挥它本来的价值,档案工作甚至是档案管理人员不受重视,久而久之,档案便成了一潭死水。信息化时代的到来,可以说为沉睡的档案燃起了希望之光,可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高,更好地服务于广大教职员工。
(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站,只要在网站上设置一个档案查询专栏,教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息,既不需要专程去档案室查询,也不需要翻阅大量的档案材料,只需在网上搜索相关主题,就能看到与此相关的信息,真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接,大量节省了人力、物力和财力。
(二)提高全院教职员工的档案查询和利用意识。教职员工多学习优秀的教学资源,多学习其他高职院校甚至高等院校的教学资源,为我所用,能够提高教学水平和教学管理水平,促进学院教学整体水平上一个新台阶。因此,高职院校要多方面宣传和号召教职员工、学生多浏览学院网页,多查看学院教学档案,为课堂教学、教学管理提供有益的参考和借鉴。
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近些年来,伴随着时代的快速发展,科学技术水平的不断提升,有效的促进了我国档案领域的迅速兴起,再加之受到信息化时代发展的影响,越来越多的信息技术、计算机技术、以及更多的科学技术被应用于现代档案管理工作中,并取得了十分理想的成果。其中,二维条码技术作为当前档案管理工作中一种较为常见的应用技术,不仅有效提高了档案管理水平,还可以对档案信息文件进行长期的储存,极大的保障了文件信息的安全保密性。以下是读文网小编为大家精心准备的:试论二维条码技术在档案管理中的应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】档案管理中应用的技术越来越多,二维条码技术就是其中一种,该技术与传统的一维条码技术相比可以容纳更多的数据,但是在其应用过程中,也需要注意不少问题,比如要选择长期的存取格式,因为二维条码一旦生成,就不能更改,如果没有进行长期存取,文件非常容易丢失。本文介绍了二维条码的定义,概述了该技术在档案管理中有哪些实现模型,探讨了该技术在档案管理中的具体应用,希望能为二维条码技术应用领域提供借鉴。
档案管理工作虽然总体上讲并不复杂,但是比较繁复,需要管理人员有很大的耐心,否则非常容易出现错误,二维条码技术的应用,只是能够降低出现错误的概率,并不是避免所有的错误的发生,因此在使用过程中,也要注意各项应用环节,尤其是要事先制定出相应的标准,以便该技术能够与现有的系统进行有效的融合,进而实现档案资源的共享。
二维条形码能够在工作中以横向和纵向两个方位同时表达需要的信息,因此能够在很小的面积内表达出大量信息,并且确保信息的准确性。在当前档案管理中,二维条码区别于传统的一维条码,是在二维的方向上以信息符号作为主要的信息存储方式,是传统一维条码的飞跃性发展,同时在应用的过程中数千个字符能够叠加符合在同一个邮戳之中,在应用中简洁而廉价,受到各个企业单位的关注。
PDF417码存储空间虽然比一维条码大得多,但也有限,只有1K左右,而且存储的信息越多,尺寸越大,不利于识读器识别。所以二维条码只适合以件为整理单位的文书档案,其信息较少,有可能存储在二维条码中。
二维码应用在档案管理中,是通过将纸张文件、元数据以及电子文件进行封装和拷贝在一起,通过严格的处理技术进行分析,其主要的方法是通过将电子文件及其元数据的信息存储于二维码中,形成电子文件、元数据和纸张文件档案;再通过扫描仪或者箱基将纸质档案扫描成为二维条码,对扫描中所得到的二维码进行解码还原,形成相对应的数据。由于档案管理涉及的单位、软件系统众多,在生成二维条码之前,电子文件应转换为可长期存取的统一格式,而元数据也应遵循统一的标准,以利于在档案管理各阶段各用户的使用。由于二维条码一经生成,不可更改,而元数据在文件流转过程中不断增加、变更,所以纸质电子文件在流转到新部门时,使用者(包括档案室工作人员、档案馆工作人员)应根据元数据的不同,将变更、增加的元数据转换为二维条码,附加打印在纸质文件上。
二维条码技术在我国发生发展已经很多年了,其应用范围越来越广泛,因其简便性,也逐渐的被应用在档案管理中,而且应用效果非常好,但是其在档案管理中应用,需要注意很多问题,其中最主要的就是三方面:
1、选择存取格式
档案管理的存取格式有很多种,无论选择哪一种都要注意要转换成长期存取格式,这主要是因为二维条码具有不可更改性,一旦形成了相应的条码就不能再更改,而如果格式并不是长期的存取模式,非常容易流失文件,造成严重后果,因此这成为使用二维条码技术的关键。
2、制定相应的标准
一般情况下只有电子档案管理才能够使用二维条码技术,这种技术既能够实现电子档案的储存,也能够实现档案共享,是非常好的一种载体,但是要做到这些前提就是制定相应的标准,不能任意为之。而之所以要制定相应的标准主要是因为档案管理系统非常多,各个系统之间需要进行转换,否则难以实现档案的正常的电子化管理。如果没有标准,档案也很难实现共享,因此制定相应的标准对使用二维条码技术来说也十分重要。但是在制定标准时,不能违背相应的国家规定,有些具体的标准国家已经制定出来,只要按照标准执行即可。制定标准要遵循两条原则,一是通用原则,二是易用原则,通用主要是能够适应更大的范围,而易用主要是简便,不能因为二维条码技术的使用而使电子档案管理更加麻烦,这样反而得不偿失。另外,因为二维条码有一定的容量,因此需要对其存储元数进行简练的处理。一般情况下,在制定标准时,所选择的数据元素都具有通用性以及基础性的特点。
3、完善相应的管理系统
二维条码技术的使用,最需要解决就是与现行应用的系统进行有效的融合,以解决用户面临的实际问题。目前所使用的二维条码技术主要是识读技术,而使用的重点就是与目前的系统进行融合。为了更加的做好融合工作,应该从以下入手:
第一,建立测试平台,档案管理中所使用的各种软件以及硬件能否达到要求,只有通过相关的平台测试,这些软件以及硬件才能进入市场,否则一概清除。一般情况下,使用该平台的部门是专门的档案管理部门,因为档案管理部门储存各种文件,尤其是非常重要的文件,如果储存档案的相关软硬件出现问题,其后果十分严重,需要格外注意。
第二,做好文档一体化系统的设计工作。目前不仅档案管理部门使用条码技术,很多的行业和领域都使用该技术,但是传统的一维条码技术资源长度有限,已经不能适应各行业的发展,因此,形成二维条码技术,但是要想将该技术的功能发挥到最大,也需要对其系统进行功能设计。其设计主要针对以下两方面,一是生成正式文件,将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维条码,再加入到电子文件的棚应位置,最终生成正式的带有二维条码的纸质文件。为保证著录信息的准确完整、文件信息的长期可读,应将以上流程设计到办公自动化系统中,由系统给形成者提要求,不完成此工作,无法进入下一个流程;另一个是收文登记,利用二维条码的识读技术,自动采集电子文件及其著录信息,减少重复劳动,提高效率与质量,在管理上实现电子文件与纸质文件的合拍与一致。
综上所述,可知二维条码技术在档案管理中的应用的确起到了非常大的作用,简化了档案管理工作的环节,提高了档案管理工作的效率,如果能够在使用中多加注意容易出现问题的环节,其作用将会更加明显。
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学生档案工作是高校学生工作的重要组成部分,其数字化建设正处于发展初期阶段且存在很多问题和不完善的地方,急需从多元化视角审视与处理。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析高校学生档案数字化建设工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文分析了学生档案数字化建设的背景及保障体系,重点分析了高校学生档案数字化建设的过程,目的是使学生档案管理工作迈上新台阶,为学生就业、升学等提供良好的服务。
[关键词 ]高校;学生档案;数字化建设
随着计算机网络技术的发展,档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。
1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。
2.高校档案工作的重点一是管理,二是服务。而要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。
高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域,需要学校各个部门的共同参与。
1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。
2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告发布、权限管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台,基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。
3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。
4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。
1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况,按批次调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法,并不能损坏档案,以确保学生档案的原始性。
2.学生档案扫描。针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。
3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件,修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。
4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。
5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。
6.学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。
总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。
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档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动,亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:档案管理信息技术相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
档案管理信息技术全文如下:
档案管理内容繁琐复杂,一般都是管理人员人工完成档案内容,在档案内容管理中运用电子信息技术能够有效改善工作质量,提高工作效率,具体的应用有几方面的内容:存储文件目录、复制、检索;存储档案内容信息和检索;统计、编目和汇总档案文件;标引文件关键词;管理借阅,提供借阅咨询服务;打印文件目录;管理保管室安全;传输数据,进行系统维护。
为了提高管理效率,可以开发多种现代化技术集于一身的档案信息管理系统,可以将电子信息技术大量应用其中。可以使用InternetExplore8.0作为客户端浏览器,采用微软SQLServer2003来构建后台数据库。很多管理系统都是模块化的,这些系统同样大量的应用了电子信息技术,运用电子信息技术将各个模块的功能紧密连接起来,形成一个完整的信息管理系统。因此,在档案管理工作中,信息技术是无处不在的,而信息技术也有效促进了信息化档案管理的发展。
电子档案是以计算机数据的形式存在的,因此同样会发生丢失、损坏等问题,目前计算机病毒、软件等问题带来了严重的网络安全问题,也威胁到了电子档案的安全性,如果发生电子档案泄漏、损坏或者丢失等情况,将会引发严重的后果。因此在管理档案的过程中,势必要使用信息技术备份电子档案,发生意外情况则要恢复档案。一般的备份恢复包括几个部分,如软件备份、硬件备份和恢复计划等,要完成备份需要使用应用软件、系统软件以及驱动等,现在一般用硬盘保存备份,硬盘容量大、价格低,恢复速度较快,体积小易于保存。
可以从以下几个方面着手:首先要将纸质档案电子化,调查结果显示,已经有软件开发商开发出了一种系统,实现将图文资料批量数字化,简单来说,就是将纸质文件扫描到硬盘或者光盘中,在使用时可以检索关键字或者关键词;第二,电子档案要进行归档保护,环境会对电子档案产生一定程度的影响,因此对电子档案要进行定期维护和检测,建立完善的电子档案管理制度,电子档案的维护、拷贝、使用等都要严格记录;第三,加强电子档案的安全管理,对管理人员要进行安全教育,督促其改善管理方式,妥善解决档案管理工作中可能出现的安全问题,针对可能出现的问题,制定完善的安全防范措施。
综上,分析了信息技术的内涵,介绍了信息技术的优势和当前档案管理工作中存在的若干问题,最后详细分析了信息技术在档案管理中的具体应用。
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档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题,也是今后档案工作发展的必经之路,而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容,是顺应社会潮流,适应信息时代发展的新举措、新要求。以下是读文网小编为大家精心准备的:纸质档案数字化建设策略研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:同纸质档案相比,电子化的数字化档案具有独特的优势,在互联网通信技术迅速发展的今天,数字档案的发展已经成为一种趋势。近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程。本文就纸质档案进行数字化建设的必要性,以及在这个过程中所遵循的原则,建设目标和阶段划分等策略进行分析研究。
1.1 档案数字化。数字化的档案,同传统纸质档案相比,具有一些特殊的优势。随着计算机对媒体信息技术的发展,以及数字档案领域一些其他技术的成熟,为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等,可以将大量庞杂的纸质档案,转化为相应的数据。这种转化不仅可以大大节约纸质档案的使用空间,还可以提高档案信息资源的共享性,实现不同类型档案信息资源的互通,提高档案资源的使用效率[1]。
1.2 纸质档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程[2]。纸质档案数字化,既保持了档案原貌,又可以通过计算机进行检索和获取,可最大限度地实现资源共享和保护档案源。随着电子信息传输技术的进步,人们在实际生活中,对电子档案的使用会越来越多,并且电子档案具备一些纸质档案所没有的优点,也便于档案管理人员进行管理,同时还可以提升档案资源的使用效率。
1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式,就是通过电子信息管理系统,对数字化的档案进行存储、归类,为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展,使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流,降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性,所以纸质档案,要进行数字化转化,通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档,然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。
1.4 档案数字化优势。电子档案较之传统纸质档案的优势主要为:①档案存储数字化。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为电子载体的机读档案,一劳永逸,永久保藏。②档案传递网络化。数字化档案信息可通过网络超时空流动,数字化档案成为“无墙界档案”,可打破时空,为利用者提供远程服务。如高校电子学籍、学历档案,可通过中国高等教育学生信息网http://www.chsi.com.cn/不受地域、不受时间的限制,随时随地地查询和利用。③提高办事效率。数字化档案可提供全文、即时的数据信息,通过计算机检索系统可以快速、准确、全面、及时地完成查询、调卷、复印等利用程序,极大地提高工作效率。④有效保护档案原件。将纸制档案转变为数字化电子档案后,可通过电脑输出档案,避免了对纸质档案的反复提取、复制造成的损害,对原始档案的保护更加安全。通过档案的数字化处理后,还可以防止篡改档案的行为。
2.1 合法规范原则。首先,纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定及相关法律法规;其次,行为规范,要有标准可依。如,国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。此外,对于一些规定限制的纸质档案资源,在没有取得相关部门的批准之前,是不可以转化为电子档案的。
2.2 保护至上原则。保护至上原则,就是分步实施纸质档案数字化工程,抢救那些急需保护的纸质档案,如因灾害或事故受过损的档案、结合本馆实际确定一个时间点以前的老档案等,这些档案已经不起时间的自然损毁,采用平板扫描仪或数码相机等设备对这些纸质档案进行数字化加工,通过计算机存储和利用,是对这些纸质档案最好的保护。
2.3 需求导向原则。需求导向,急用先上原则,就是根据利用者的需求,选择性地将本馆的重要档案、常用档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.4 价值取向原则。价值取向原则,就是将属于归档范围中永久或长期保存的、社会利用价值高的档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.5 安全保密原则。安保保密原则,就是要保护实体档案与虚拟档案的安全性与保密性。在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。
2.6 效益性原则。在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,包括选择最优化的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。
3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作,使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用,以满足利用者对档案的需求,档案馆要结合本馆实际,参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005),制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行,如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。
3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化,必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如:服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等,保障档案管理系统的正常运行。 3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,数据核查、数据备份、装订还原,入库验收、数字化成果管理等。各个环节,环环相扣,对照规范,严格执行。
4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案,需要一整套硬件设备,通过这些硬件设备,再加上网络管理系统,把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准,要落到实处,按采购程序和规章办事,根据实际情况确定完成期限。
4.2 第二阶段。数据加工阶段。是纸质档案数字化建设的主要环节和任务。从档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,到纸质档案装订还原,入库验收、各个环节落实到人头,专人负责,分工协作,行为规范,遵守技术规则,保证数据的数量与质量符合要求。人头管理,规定完成的数量、质量与时间。
4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核,层层把关,对不合格的数据进行修改、补充或重录,确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。
4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理,经验收合格的完整数据及时进行多套备份,异地保存。通过维护和管理,确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用,是纸质档案数字化建设目的,也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。
近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程,纸质档案的管理,应该不断提高其数字化的程度,提升管理的效率,同时,作为纸质档案,一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。
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运动员作为特殊的群体,获得较好的比赛成绩以及为国争光成为他们必须承担的重要职责之一。也正是在这一特殊职责的要求下,才决定了运动员的体育技术档案不仅是社会档案资源中必不可少的重要构成部分,同时,也是运动员日常管理工作中的重要工作内容,是促进我国体育事业发展的重要参考资料。以下是读文网小编为大家精心准备的:探究体育技术档案管理有效性策略相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘 要:运动员的档案记载着个人的自然情况、比赛情况、训练情况等,是运动员一生的缩影,既能够记载运动员的活动,更能够为运动员的成绩提高提供依据,但是要求这样的一份档案是及时的、科学的、系统的、准确的。虽然体育技术档案如此重要,但是却没有得到有效管理,在现实情况下还存在着诸多问题需要解决。本文从体育技术档案管理的作用、体育技术档案管理中存在的问题、体育技术档案管理有效性策略三个方面详细阐述了体育技术档案的管理,并结合具体的实例,研究了管理的有效性策略。
在档案管理中,体育技术档案管理是比较重要的一个方面,因为运动员的档案是运动员技术发展的证明,也可以通过档案看出一个运动员的进步和成长。体育技术档案主要记载着运动员的成绩、伤病、技术发展等,是运动员的个人评价中的重要部分,需要得到妥善管理,才能为运动员日后发展提供准确、科学的证明。但是,我国体育技术档案管理却有一些问题急需改善,并采取有效措施,使体育技术档案的管理趋向科学化、系统化。
(一)为运动员训练提供理论依据
教练员对运动员进行培养和训练时,需要依据以往的运动情况制定相应的策略,但是运动员每天都在进行高密度的训练,教练员不可能记住每一天运动员的训练、休息、饮食情况,如果要想做到科学训练,就一定要做好档案管理,追踪运动员的每一天,精确科学的档案管理能够为教练员的指导和运动员的训练提供理论上的依据。
(二)充分调动运动员训练的积极性
现代科学的档案管理不同于传统的管理形式,需要在一段时间的训练、比赛结束后才进行统一记载,这种档案的管理方式将运动员置于被动的境地,运动员完全感受不到档案的记载,而且经常会出现错记、漏记的情况。科学的管理方式是在比赛、训练场地实时记载,运动员能够看到每一天的档案,那么就会激发运动员训练的积极性,希望每一天都能有所提高,这是有利于运动员训练的。
体育技术档案是运动员成长中重要的一部分,不仅跟踪记载运动员的身高、体重、体质等自然情况,还会详细记载运动的训练情况、比赛情况、技术动作学习与训练等,对于运动员提高运动技能和成绩有着重要作用。虽然现代的体育技术档案管理是及时的、科学的、精确的,但是因为这种现代的方法还在发展中,所以依然存在着一些问题,需要得到解决。
(一)建档和归档不及时
现代的档案管理应该及时的,每一天都要做好档案管理。舆论中常说,培养一个孙杨的费用可以建多少所学校,事实确实如此,孙杨的训练团队是庞大的,其中一个重要的部分就是档案的建立,孙杨的每一次训练都由专业的人士进行管理,并记录在案。这种档案管理方式虽然夸张,但是应该被推广到每一名运动员身上,才能完成体育技术档案的管理。而现在的情况却是建档和归档不及时,没有一个明确的规定要求在每天的何时上传档案,也没有专业的人员进行检查与核实。
(二)档案的利用率低
这种情况多发生在不知名运动员身上,一个教练同时带多名运动员,没有专业的管理人员对其进行档案管理。另外,档案的利用率不高,训练计划由教练一人决定,训练情况也是根据教练员和运动员的实际情况而定。这种训练情况下,档案不具有科学性,运动员对于技术档案的关注程度不够,因此利用率也比较低。
(三)档案的管理方式不够先进
管理方式不先进将直接导致档案的科学性不够强,但是这也正是目前体育技术档案管理中存在的重要问题。因为技术手段不够先进,所以产生的问题就是档案建立、查找、利用等多个方面都会同时出现问题。
(一)建立科学、完善的体育技术档案管理方式
体育技术档案的管理工作归属于体育主管部门,应该由该部门聚集体育学领域、管理学领域、档案学领域的专家人才,共同制定档案管理的统一方式。例如,每一天的记档时间、次数要细化,记档的标准、要求要细化,档案每隔多长时间上传上一级体育部门,安排专人负责监督档案情况,充分做好档案的使用工作等,每一个细节都要认真敲定,规则制定好之后就要严格遵守。
(二)建立数字化的体育技术档案管理系统
纸质版档案虽然重要,但是已经面临着淘汰的危险,在新时期的档案管理中,数字化形式是未来重要的发展趋势。运动员每天的生活丰富多彩、训练情况瞬息万变,因此,应该在档案管理中也采用先进的方式,使得运动员的实际情况能够得到实时记载。数字化的体育技术档案管理系统是先进的手段,应该予以推广,充分利用多媒体、计算机、互联网等先进的技术手段,创新体育技术档案管理。
(三)提高体育技术档案管理人员的综合素质
体育技术档案的管理情况很大程度上是依赖于管理人员的素质,如果管理者的责任意识强、业务水平强、综合素质高,那么档案管理就会得心应手,出自他手的档案质量也比较高。因此,相关部门在招聘时应该选择专业对口的人才,并且保证他们对于档案管理工作具有相当高的热情,实际工作时要有经验丰富的人进行监督和指导,并且要定期开展培训教育,不断提高档案管理人员的综合素质和业务水平。
(四)提高体育技术档案利用率
体育技术档案对于运动员的运动成绩来讲极为重要,作为科学的训练情况依据,应该被充分利用起来。只有提高了档案的利用率,才能促进档案管理的科学化和系统化,二者是相互促进、相辅相成的关系。
档案是记录一个人一生的重要文件,对于运动员来讲,体育技术档案是运动员一生训练、比赛等情况的详细记录,不但是个人成长的缩影,同时为运动员成绩的提高提供了重要的现实依据。体育技术档案的意义重大、作用显著,但是却在现实情况中没有得到充分的重视,在管理过程中还存在着一些现实的问题,需要得到解决。本文结合实例,从作用、问题、策略三个方面对体育技术档案管理进行了探讨。
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《殡葬管理条例》于1997年7月11日经国务院第60次常务会议通过,1997年7月21日中华人民共和国国务院令第225号发布;根据2012年11月9日中华人民共和国国务院令第628号公布、自2013年1月1日起施行的《国务院关于修改和废止部分行政法规的决定》修正。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:信息技术下殡葬档案管理的探索相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
信息技术下殡葬档案管理的探索全文如下:
提高并按质量与规范化管理病案使病案信息有效开发利用的基础,病案系统能够对患者从就诊到治愈的全部病情和诊疗状况,真实的反应了疾病从发生在发展演变的全过程。充分体现了诊疗的经过以及最终治疗效果。能够为医学研究、教学工作提供充分的依据与材料。病案信息的作用,不仅仅是用于医学论文的撰写,同时还能作为课题申报的佐证材料,能够验证临床研究成果。尤其是对疑难疾病的临床研究和高新技术的应用,病案信息能够辅助确定科研项目,制定、实施可行性方案。为医学研究提供真实可信的数据。病案信息与科学研究二者紧密联系,者同时要求病案管理的质量和病案信息开发程度与科研水平相适应,进而为科学研究提供更有利的支撑。
2.1将病例档案由纸质版转换为电子版有助于病案的科学管理与高效利用
病案关系部门应该逐层将纸质病案转化为数字化病案,并且将电子档案设置成只读模式,防止病案的任意打印复制。这样做不仅能够使得病案实现资源共享,还可以防止病案信息的滥用、丢失与破坏。对病案信息起到了切实的保护作用。这样一来,病案信息能够充分的发挥、利用,钢架便捷的为乐颜、教学事业服务。是病案信息的价值惠及全社会。
2.2医院网络系统信息的利用
并按信息资源库中的数据能够以多种途径、多种手段将医疗过程中的各种信息转化为电子病案信息,其中包括通过HIS、LIS、PAS系统数据的提取,这能够充分保证所采集的病案信息高效、精准、完整、安全的被病案信息使用者所利用。
3.1综合检索及资源利用
病案信息资源库的建立解决了传统纸质版病案查阅困难的缺陷,通过病案信息资源库,可以对单条的病案进行检索,也可以对组合条件的病案信息进行综合搜索,这样能够大大提高病案信息的使用效率,同时提高了科研资料的准确性。病案信息的高效全面利用,为科学研究与教学提供了有价值的一手资料。在病案信息资源库的已有搜索和阅读模式基础之上,病案信息使用者还可以根据自己研究的需要,对病案信息资源库中的检索内容进行个性化的自定义,对于病案首页上已经显示出来的数据直接读取,而病案首页上并未显示的数据可自行摘录。对于并按信息资源库的利用,实现了在不涉及病案原件的基础之上查找、使用完整的病案资料,这样能够有效防止病案原件丢失损毁,起到了保护病案原件的作用,还能够快速、准确的为病案信息使用者提供相关资料[2]。
3.2方便医疗科研随访
在需要进行跟踪随访的科研项目中,对于一些极具科研价值的病例,对患者病情进行跟踪随访是非常有研究价值的,在现有条件下,对患者的随访方式只要包括电话、邮件、信访、家访等[3]。而通过计算机发送短信的方式不仅可以为患者提供详尽的出院指导、提醒患者复诊,还能够让患者对病情及时反馈。确保了随访结果的及时、准确。为科研人员提供了宝贵的跟踪随访信息。
3.3方便地区性疾病的科研调查
一些研究项目需要对特定地区的疾病发生情况进行研究,需要病案统计室通过疾病分类统计报表,统计出特定地区的患者所出现的特征以及治疗措施等情况。这是为了了解疾病的基本特点与流行分布情况。以制定有针对性的预防、治疗措施。病案信息是医学科学研究的重要依据,同时还是科研工作的主要存储方式。它能够为科学研究提供至关重要的原始依据,是医学研究工作的出发点[4]。高效的数字化病案信息库的综合利用,有助于科研课题对完成的实验研究进行汇总、整理、分析,是申报科研项目、出版专着、发表论文、申请专利等科研产出的前提和基础。
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伴随着数字档案馆建设实践的深入开展,档案信息技术外包开始应用于我国数字档案馆的建设之中,这种现象存在着一定的合理性和可行性,但也不容忽视其中存在的一些潜在风险。以下是读文网小编为大家精心准备的:数字档案信息技术外包的风险及避免措施探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】数字档案信息外包已经成为数字档案建设的流行趋势,外包可以节约数字档案建设的时间与成本。但是外包还是存在很多风险因素,所以我们必须慎重选择外包公司,加强监督管理,并且应该加强档案部门人员对IT的学习。
【关键词】数字档案;信息技术外包;监督;学习
纸质档案数字化的过程,需要先进的信息技术来支撑,但是由于档案管理部门的计算机专业知识与技术相当有限,档案数字信息化进程很艰难,所以很多档案部门都把信息技术外包给了专门外部企业。这些企业专门从事各种档案部门的档案数字化的前期工作,他们的服务专业并且高效,档案数字化的业务外包内容很多,档案部门通过这种外包的模式充分利用了最优秀的专业资源,从而减低档案数字化的成本,同时档案数字化的效率也得到了提高。
1.1 外包服务节约数字档案建设成本与时间
数字档案前期工作是需要比较专业并且要求高的设备进行信息采集与输入,而且纸质档案转化为数字信息需要工作人员具备IT行业的一些专业知识,所以数字档案信息技术采取外包模式可以大量地减少前期工作的人员与资金的投入,而且外包企业都是具有数字档案这方面娴熟的技术与先进的设备,外包比档案馆自己操作避免很多操作风险。外包公司具有优良的IT技术、合作协调的工作谈对、丰富的工作经验,这些因素都可以让外包公司具有比档案部门更高的工作效率。
1.2 外包服务数字档案建设提高服务质量和服务水准
采用外包模式可以依托外包公司的技术优势和丰富研发经验加强对系统间的相互沟通,有效借鉴其他部门数据设计模式、兼容其他部门的数据设计格式、避免重复投入。同时在信息管理系统的设计上可以充分引进或利用现成的数据库,提高档案信息资源的利用,所以档案部门通过外包企业的帮助可以建立完整而且规范的电子数字档案库,为各部门、各单位提供优质、高效、便捷的在线查询和访问服务提供便利,使档案部门的服务水准得到提高。
2.1 外包档案的保密问题风险
档案部门拥有许多保密档案与涉密文件,这些档案法律规定是具有保密性的,在一定的保密期限内是不能被随便外传的。因此在数字档案的外包中,必须保障涉密档案的安全,如果一味追求档案数字化外包的高效快速而不顾档案的保密要求,必然会导致档案部门的泄密问题,增加档案部门保密职能的风险。
2.2 外包公司服务质量风险
外包公司尽管拥有先进的IT技术,但是他们对档案部门的业务并不熟悉档案部门业务需求,所以如果档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通,就会导致外包公司对档案数字化的需求产生与档案部门不同的理解,就会给档案数字工作带来风险。外包公司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、等多种的因素都会造成外包工司的不确定风险,公司的不确定风险同样也会给数字化档案建设带来质量风险。
2.3 数字化外包的管理风险
外包公司必需成立专门的工作小组到档案部门们去做前期工作,这个专门的工作小组是临时性的,只是处理相应的外包业务,不同的工作小组完成不同阶段的工作,整个外包由于多个不同的人组成不同的临时性的工作小组完成,这样工作小组的决策权和管理权限都是模糊不清,难于统一管理,互相协调的难度也大,很多档案馆用户会疏忽对外包工作小组的监督管理,所以会因为外包小组的不稳定性导致外包项目的质量受到影响。
3.1 要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司
档案部门选择外包公司首先要向专家咨询专家意见,然后应该多方打听,收集社会评价,找那些社会反响好的外包公司,再根据专家的建议分辨外包公司的技术能力、业务处理能力、财务状况,找专家对外包公司的研制与开发能力进行专业的评价与审核,从投标的外包公司中选择那些真正有实力的公司。最后要核实一下外包公司在近几年完成的项目表,评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平。
3.2 要加强对档案数字化业务外包的管理
档案数字化外包的过程中,必须以业务技术应用管理者的身份加强监督管理:第一,要与外包公司签订合法有效的合同。合同必须合法,而且有可操作性,在合同中要明确双方的权利与义务责任。第二,档案部门应该成立有专家组成的监管小组,对外包公司的工作进度与质量进行定期或者不定期的监督,及时发现问题及时解决去问题。第三,要加强与外包公司的沟通与交流,定期举行研讨会,档案部门与外包公司一起制定项目的协调计划与工作进展计划。
3.3 加强档案部门的学习与创新能力
档案部门必须加强自己内部员工对IT知识的学习,该档案人员提供学习的机会,也可以聘请专家来档案部门讲课,应该给档案部门接触信息技术利用的机会,增加档案部门人员对信息知识的了解。同时,应该加强IT技术与档案业务的结合,提高档案管理部门自身的业务水平,同时可以提高档案管理人员对外包企业的监管能力。
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摘要:近年来,一些非法中介机构开始代理人事档案。而中共中央组织部和国家人事部发布的《流动人员档案管理的通知》规定,流动人员档案管理机构为县级以上(含县级)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构管理,其他任何单位不得擅自管理,严禁个人保管他人人事档案。
关键词:技术职称;档案管理;评定资料
中图分类号:G647.24 文献标识码:A 文章编号:1674-0432(2012)-06-0200-1
技术职称制度是反映一个人专业技术水平并作为聘任专业技术职务依据的一种资格的制度,晋升专业技术职称一般要经过考试或者经过专家评委会评审,整个评审程序严谨而且严格,一般而言每一名专业技术人员的职称要经历从初级到中级再到高级的晋升过程。在专业技术职称晋升过程中形成的档案资料一部分在人力资源和社会保障管理机构存档备查,一部分装入晋升者人事档案。人事档案一般晋升职称者所在单位人事部门管理或者由人事部门的人才服务机构统一管理。评定专业技术职称需要提交的档案资料主要包括:
技术资格证书是指从事技术服务的单位或个人,为服务对象提供技术服务时,必须提供按国家统一规定,参加相应专业考试,由省级以上政府部门颁发的专业技术资格证书。如单位的有建筑工程施工资质证书,环境影响评价资质证书等,如个人的有建筑工程师、资产评估师、房地产估价师、土地估价师建筑设计师、环境影响评价工程师等资格证书。除初次参加职称评定者外均须提供此证书。
按照现行职称晋升政策,凡是参加职称晋升人员均须参加计算机和外语考试,距离退休不足5年人员免试。以上两项证书需要到吉林省人事考试网http://www.jlzkb.com/查询证书真伪。
申报人员均要通过中国高等教育学生信息网查询打印查询信息,打印的查询信息经本单位人事、纪检部门审核盖章并签字。
继续教育登记证或登记卡是对专业技术人员进行考核、聘任、晋升职称、专业注册的重要依据之一,记载专业技术人员参加继续教育活动情况,按照吉林省人社厅规定,晋升职称人员应当提供。
《关于进一步明确我省职称评聘工作中若干政策的通知》(吉人字[2008]78号)已对有效专业技术论文做出明确的规定,国家新闻出版总署网对新闻出版总署核准的期刊提供了查询服务(查询方式:国家新闻出版总署网站—在线查询—新闻机构查询服务)。不在此范围的论文及发表在刊物增刊、专刊、特刊的论文不作为评审专业技术资格的依据。论文发表时间以版权页所载日期为准。申报人同时还需在“万方数据资源系统”(网址:www.wanfangdata.com.cn)、“清华同方中国知网”(网址:www.cnki.net)、“维普中文科技期刊数据库”等主流数据库检索本人论文信息并打印,信息经单位人事、纪检部门审核盖章并签字。乡镇事业单位及企业专业技术人员要重点测评其解决基层实际问题的能力,其推广新技术或解决实际技术难题的技术总结、报告可视作论文对待。
上述证书必须提供原件,必要情况下有关部门需要进行核实。
按照吉林省人社厅《关于公布吉林省中高级专业技术资格(职务)评审委员会的通知》规定,四平市设立了卫生系列高级专业技术资格评审评委会、工程系列专业技术资格评审评委会、农业系列专业技术资格评审评委会和经济系列高级专业技术资格评审委员会。评审本地区从事临床医学(中医除外)工作的专业技术人员晋升副主任医师、从事机械、土建、农机、化工工程工作的专业技术人员晋升高级工程师、工程师、从事农业工作的专业技术人员晋升高级农艺师、农艺师和从事综合经济工作的专业技术人员晋升高级经济师。
特殊人员的评审。按照省人社厅规定,对在我省企事业单位从事专业技术工作的高层次人才、留学回国人员、军队转业人员、党政机关调动人员参评职称提供特殊通道,凡符合条件的人员均按照原有的申报程序报送省人社厅组建的特殊人才专业技术资格认定委员会认定。继续开展民营企业高级经营管理人才高级经济师的认定工作。
按照大中专毕业生转正定职的年限要求,硕士应届毕业生、从事本专业工作一年以上的本科毕业生、从事本专业工作3年以上的大专毕业生、从事本专业工作5年以上的中专毕业生,经所在单位考核合格后,可认定初级专业技术资格。在各级事业单位工作的,由用人单位填写《吉林省初级专业技术资格认定表》,经主管部门审核,报送同级人社部门认定备案后,单位聘任初级专业技术职务;在企业工作的,由用人单位按照属地化管理原则,报送所在地人社部门认定备案后,单位聘任初级专业技术职务。专业技术人员《吉林省初级专业技术资格认定表》由所在单位及时存入专业技术人员个人人事档案。市直部门、各县(市)、区要严格按照《吉林省专业技术职务任职资格证书管理办法(试行)》(吉人社办字[2010]56号)规定,年底12月份由市人社局统一办理初级资格证书的发放工作。为促进中级专业技术资格的规范管理,硕士毕业并取得相应专业硕士学位后从事本专业工作满2年以上的专业技术人员须统一申报参加各系列、专业的中级专业技术资格(职务)的评聘。
作者简介:邹高中(1978-),男,本科学历,就职于四平市职称考试办公室,中级职称。
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档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中,如何促进档案管理水平全面提升,实现档案工作由“事务型”向“参谋型”,由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”,是档案工作者义不容辞的职责。小编认为,在信息社会化和社会信息化不断发展的今天,作为供电企业的档案工作者,首先应该增强档案为企业中心工作服务的意识,紧紧围绕企业的需要,各部门的需要和职工的需要,主动开发档案信息资源,并对档案信息资源进行综合加工、深度开发,为企业的科学发展提供经过提炼、深层次高质量的档案产品,创造档案信息服务的新形势,开拓档案信息服务的新领域,实现档案信息服务的新目标,归根结底一句话,就是要把技术档案管理放在首要的位置上,并以此服务企业的中心工作。
编制电网建设工程项目档案管理导则,按照分类号、文件顺序号的结构,详细排列所有电网建设工程项目文件,为整理项目文件提供依据,为项目文件的齐全、完整提供保障,使项目档案的分类编目更加科学合理,有利于日后的检索查找,从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。
电网建设工程项目档案管理导则的实施,受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。导则实施后,项目文件的收集更加齐全、完整,整理更加规范,归档更加及时,查找更加方便快捷,为档案专项验收、达标投产验收和创优检查的顺利通过提供了方便条件,为日后的查找利用奠定坚实的基础。
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随着信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和生产活动的战略性资源。档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来。网络时代下,档案管理工作应该充分利用计算机和网络来做好档案管理和利用工作,以达到档案信息自动化、数字化及创新服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:网络时代档案管理数字化的可行性探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
网络时代档案管理数字化的可行性探讨全文如下:
【摘要】随着信息技术与网络技术的不断发展与完善,档案管理实现数字化改革成为了可能。当前,档案管理数字化的实现过程中还存在着很多问题,例如计算问题、合作问题、标准化问题等。因此,档案部门应该在推行档案管理数字化的过程中进行科学的信息分析,在可行性分析的基础上提出有效的实施目标与实施方案。本文对档案管理数字化发展进行了论述,指出了实现档案管理数字化的可行性及有效措施。
随着信息时代的到来,网络与计算机技术飞速发展与更新,数字化成为了档案管理工作未来发展的必然趋势。实现档案管理数字化将促进档案管理效率与水平的有效提高。
(一)技术条件
档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点,其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此,技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件,这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。
(二)网络基础建设条件
实现档案管理数字化的目标主要包括两个方而,一方而是通过网络对档案资料进行应用,对档案原件进行更好的保护;另一方而通过网络实现档案利用率的提高。网络基础设施是档案管理数字化的前提条件,主要的内容包括局域网建设、网站建设等。网络基础设施的建设情况决定了档案管理数字化是否能够实现,具有非常重要的基础作用。
(三)资金与人才条件
实现档案管理数字化是一项非常庞大的工程,在实现的过程中需要投入大量的资金,档案部门应该对自身的经济实力进行评估,依据自身实际情况实现数字化的发展。同时,档案管理数字化中包含了很多新的知识、技术等,对高素质的专业人才有着更大的需求,人才是档案管理数字化实现的关键。
档案管理数字化是一项庞大的系统工程,在发展的过程中必须制定可行的实施方案。实施方案中包括现状分析、实施目标、实施要素与保障系统四个方而的内容。
(一)档案管理的现状分析
档案部门在实现档案管理数字化之前,应该对档案管理的现状进行调查与分析,从而全而掌握档案部门的现状与问题。
1.管理制度的调查与分析
实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证,建立数字化建设科学管理体系与规则制度,建立数字化建设规范,建立相关人员职责明细等,档案部门应该对这些情况进行明确与了解。
2.硬件方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上,主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施,例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。
3.技术方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要一定的技术保证,数字化工作具有较强的技术性特点,需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对白身的实际情况进行调查与了解,依据自身的技术力量制定数字化实施方案。
4人才方而的调查与分析
档案管理数字化实际上是一项大文化工程,在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才,另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估,全而的了解自身的数字化建设能力。
(二)档案管理数字化的实施目标
通过对档案管理数字化可行性的分析,具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组,对数字化的实施目标进行制定,提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中,要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据,既要与实际情况相结合,又要高屋建瓴,与未来的发展趋势相协调。
(三)档案管理数字化的实施要素
在档案管理数字化的实施目标确定之后,要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中,实施要素属于主体部分,明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域,例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异,需要依据实际情况选择适合的评估方法,例如指标体系方法、概述性描述方法等。
(四)档案管理数字化建设的保障系统
档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。
随着科技的不断发展,人们对档案的需求、期望以及档案信息白身性质都发生了重大的改变,档案管理而临着重大的发展机遇与挑战。面对这种新的情况,档案管理人员应该明确档案管理的发展趋势,通过档案管理数字化的实现来应对新形势的变化,适应档案事业发展的需求。档案管理数字化是档案管理发展的必由之路,在实现的过程中必须对其可行性进行重点分析,在可行性分析的基础上制定实施目标与实施方案,确保数字化的顺利实现。
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空间信息技术作为一种快速发展的新兴技术,在开展文化遗产和历史研究领域得到广泛运用。空间信息技术为档案资源开发带来了新机遇,档案的数据和信息资源是空间信息技术广泛运用的基础,促进空间信息技术与档案资源开发的互动和耦合,以档案为基础、结合空间信息技术、开展日常管理工作和研究、提高档案资源的利用率。以下是读文网小编为大家精心准备的:运用空间信息技术推动档案资源开发相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘 要:空间信息技术作为一种快速发展的新兴技术,在开展文化遗产和历史研究领域得到广泛运用。空间信息技术为档案资源开发带来了新机遇,档案的数据和信息资源是空间信息技术广泛运用的基础,促进空间信息技术与档案资源开发的互动和耦合,以档案为基础、结合空间信息技术、开展日常管理工作和研究、提高档案资源的利用率。
关键词:空间信息技术 档案资源 信息开发
空间信息技术是20世纪60年代兴起并得到迅速发展的新兴技术,在广义上也被称为"地球空间信息科学"。空间信息技术是指遥感技术、地理信息系统和全球定位系统的统称。数字地球的提出是全球信息化的必然产物,作为一种非常有效的空间信息技术,自发展以来,迅速得到世界各国的高度关注。在我国,空间信息技术在民用、商用、城市建设、自然灾害监控等各个领域得到了逐步广泛的应用。
空间信息技术近年来在文化遗产和历史研究领域得到极大重视,利用空间信息技术研究历史领域成为当下新趋势。各国也相继加大了对空间信息技术在文化遗产和历史领域的实际应用研究。在考古方面,美国利用空间信息技术,发现了隐藏在萨尔瓦多Ceren地区火山灰下的村庄。在意大利,利用空间信息技术描绘出了古代遗址的分布地图。在历史研究领域,由法国东亚研究所的安克强主创建的虚拟上海:上海城市空间(Virtual Shanghai),利用GIS技术,将上海历史照片和地图信息进行数字化,使档案数据和空间之间建立了一种新的联系。
空间信息技术在我国开展的研究也取得了长足的进展,有跟国外合作研究,也有独立开展的项目。在我国,空间信息技术的应用,大多以单个或多个结合的形式得以实践,有的已经结合档案尝试应用到日常工作当中。复旦大学历史地理研究中心所开发的中国历史地理信息系统(CHGIS),运用了大量档案资料,提供了从秦朝到清朝末年的中国历史行政区划连续变化的数据,用户下载CHGIS数据后,可创建特定时间和地区的用户电子地图,也可以加入用户自己掌握的更多数据作分析,建立特定的统计模型。
2.1 空间技术信息为档案资源开发带来了新机遇
信息化是未来国家之间竞争的没有硝烟的主战场。自从20世界60年代美国开始提出信息高速公路的概念后,各国对信息化的建设逐步重视起来。在我国,以《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》颁布为标志,正式启动了中国的信息高速公路计划。档案作为历史文化传承的重要载体和重要凭证,也面临着空间信息技术的巨大挑战,同时我们也看到了挑战所带来的机遇。空间信息技术作为一种技术,如何加速实现档案信息资源从实体管理向信息管理转变,这是我们每一个档案工作者都应该认真思考的问题。同时,从理论层面来讲,空间信息技术在档案中的运用,在理论上又能实现怎样的目的?它的优势在哪里?这种理论又是如何应用于实践,在档案工作中如何体现的。空间信息技术在文化遗产和历史研究领域得到了广发的开展和运用,发展前景好,但是如何运用这个技术开展档案的信息资源建设,目前仍处于非常薄弱的状态。毋庸置疑,档案由纸质化向电子化发展是必然趋势,基于空间信息技术之上的档案信息化符合这个潮流,这是档案领域的一场技术革命,它使我们站在了一个更高更远的起点上。
2.2 档案的数据和信息资源是空间信息技术广泛运用的基础
我国拥有非常丰富的档案资源。以北京为例,截止2010年底,北京各级档案馆馆藏档案已超过500万卷册。这些档案资料涉及政治、军事、经济、文化教育、体育卫生、宗教等各个领域。除纸质档案外,还有较大数量的电子、图片、缩微胶片等,这些都是研究历史非常有用的可靠素材。这些馆藏档案资源具有较强的时间和空间连续性和完整性,具有极高的社会历史文化的开发利用价值,为空间信息技术开发提供了必需的可转换操作的数据来源。但由于我国的档案信息化建设水平不高、利用门槛高以及管理体制机制问题等原因,我国的档案信息资源利用率相对较低,档案的第一价值和第二价值没有得到充分的实现。利用空间信息技术,建立档案信息联合数据库,实现档案信息资源的整合和共享,充分挖掘和利用我国丰富的档案资源,拓宽档案利用途径和渠道,必将会产生巨大的社会效益和经济效益。
2.3 促进空间信息技术与档案资源开发的互动和耦合
一方面,数字地球和空间技术信息化时代到来,科学技术飞速发展,显然,空间信息技术的不断发展和成熟,从技术层面上,为进一步探索、开发和利用档案信息资源提供了可能。如,复旦大学开发的中国历史地理信息系统,利用者可以通过地理定位,查询到相关的档案、历史、传记、手稿、地图等数据,利用者根据需要再进行数据对比和再造,建立个性化的地理信息系统。可见,空间信息技术在档案领域的运用,为档案信息资源的开发和利用打开了一个全新的思维方式,拓展了档案的服务功能和利用价值。创建Virtual?Shanghai的安克强先生在接受媒体采访时表示,最初研究上海史的时候,只想用手中掌握的有关上海的文献、照片和地图建立一个历史照片数据库,但是当他引入空间信息技术后,发现了信息和空间之间的联系,探索出了新的研究上海史的方法,这种技术为也改写了后人重新叙述历史的途径。可见,新的技术的引入和运用,将从更大的层面和更宽更广的领域提高档案信息资源的价值。
另一方面,档案信息资源为空间信息技术提供了基础信息和数据来源。信息是数据库的基础,拥有大量的信息,才能进行更好的分析,实现我们的预期目标。虚拟上海:上海城市空间(Virtual Shanghai)、京杭大运河地理信息系统等都大量的运用了历史照片、地图、文字信息等档案文献资料。同时,空间信息技术可以获得文化遗产的性质和位置的最新数据,增加和丰富了相关档案数据;通过信息比对,可以更好的发现问题,有利于研究者们产生新的研究思路,得到更多的信息。
2.4 以档案为基础,结合空间信息技术,开展日常管理工作和研究,提高档案资源的利用率
以档案资源为基础,结合空间信息技术,在历史、城市建设、国土资源等各个领域和大项目中开展研究是当前趋势。发挥档案的更多作用,需要联合更多部门和领域,必须走“走入群众、深入群众”路线。目前,各城市开始以档案为基础,利用空间信息技术开发的数据库或系统,进行部门日常管理工作。上海市人口信息系统(SPGIS)以上海市人口普查资料、人口时间序列资料、产业分布基础资料、住房资料以及遥感土地利用资料等作为基本信息源,为了研究人口空间变化的过程,收集到上海市1970―1990年各街道、各乡镇户籍统计资料,包括总人口数、出生数和死亡数、城区历史地图、人口的自然、社会经济构成等档案信息。北京一些文物部门、房产部门也开始了利用空间技术信息系统开展文物、房屋地产的管理,从而加大了档案利用率,档案服务社会化得到落实。
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信息技术管理是指对现代信息技术如通讯技术,信息处理技术、控制技术等的科学管理活动和过程。它是以信息服务业务的开展与社会的实际需要作为依据,组织好各种信息技术的开发和应用,并对信息技术进行标准化、规范化管理。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:档案管理中信息技术的应用相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
信息技术按照形态差异可以分为软技术和硬技术。硬技术是指各种各样的信息设备及设备功能。随着信息技术的高速发展,其逐渐被使用在各种领域工作中,其也不断被广泛应用在日常生活中,给人们的工作、生活带来了很多方便。21世纪是一个全新的信息时代,而在信息化环境下高校档案管理工作也将面临着全新的挑战。例如以往,档案资料全部是纸质资料,在保管过程中会存在很大麻烦。近年来随着信息技术中拍照技术、印刷技术以及多媒体技术等技术的应用,使档案管理工作有了很大改变,其是信息资料突破了时空限制,缩短了工作所需时间,从而大大提高了工作质量。信息技术的应用能帮助有效解决了很多高校档案存在的问题,也进一步体现了现代信息技术对于高校档案管理工作的重要性。
1、信息技术中硬技术的应用
采用计算机设备、打印机、扫描仪以及缩微设备等硬件设备来帮助完成高校档案管理工作中,可以帮助有效提高档案管理工作顺利及有效开展。传统档案管理工作还是采用手工操作手段来帮助实现高校数据资料的获取及处理等工作,增加了工作量降低了工作效率。而人工管理档案容易因为信息量太大而造成检索困难,另外由于档案接触人员较多,在很大程度上提高了档案保密难度。随着信息技术中硬技术的不断应用,大部分高校档案管理工作部门均配备了相应的多媒体电脑、资料扫描仪、打印机以及相机等硬件设备。工作人员可以根据每一阶段利用计算机从互联网等多个方面获取资料信息,对于收集的资料可以利用扫描仪全部转换为电子版,从而实现资料数字化。
电子文件不同于传统纸质文件,其更易于保管,并且方便,所占空间大大缩小。因为电子文件属于一类新型信息载体,近年来以光学材料及磁性材料作为信息载体的电子档案逐渐取代了以纸质作为信息载体的纸质档案。针对学校获得个人中奖旗、奖杯以及各种纪念品,由于是属于立体物品传统保管工中很难确保其经过长时间之后不会出现变色、损坏等。而利用数码相机将其拍摄为照片进行备份保管,这样事物还能以另外一种形态即信息资料进行保管。而获得的通知、奖状、证书等可以利用扫描仪设备扫描到计算机中,以电子文档的形态进行保管,还能将这些信息在校园网站上景象发布,使师生能通过校园网进行查看。
2、信息技术中软技术的应用
(1)数据库技术的运用早期文件系统也可以实现电子文档的存储工作,但是因为早期文件系统在数据信息冗余、数据共享以及信息检索方面都存在一些弊端,从而未能得到推广采用。随着信息技术的不断发展,为了进一步提高电子文档的管理工作数据库逐渐被应用在档案管理工作中。数据可技术的应用可以很容易的完成数据信息的冗余消除、信息检索、存储以及信息共享工作。高校建立了用于管理档案信息的统一数据库,可以使其充分发挥计算机具有的密集存储以及快速检索功能,不仅能进一步提高高校档案信息的保密性,还能大大提高档案管理工作效率。
(2)互联网技术的运用其中互联网技术属于一种全球性的计算机网络,其由不同中规模大小、不同类型的计算机网络组合而成。由于计算机网络的出现,使资源共享变成了可能,而随着互联网技术的不断发展,互联网技术在设备及技术上都能达到档案的网络化管理相关要求。互联网技术不仅能实现数据档案的传输、接收、收集,还能真正实现网上信息资源数据的共享,从而大大提高了高校档案管理工作质量,为高校节省了人力、财力。
综上所述,随着信息技术的不断发展,其被逐渐应用在高校档案管理工作中。高校档案管理工作在开展过程中逐渐增设了信息技术中的硬技术及软技术,即配备了各种档案管理工作所需要的硬件设备,并建立了相应的档案管理数据库及互联网,从而大大促进了高校档案管理工作的顺利开展。
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工艺美术包括了传统手工艺品、现代工业美术和商业美术三大部分。传统手工艺品如玉雕、象牙雕刻、漆器、金属工艺品等;现代工业美术(或称“工业设计”)包括一切为满足人民日益增长的物质生活和精神生活需要的适用而美观的生活用品(如花布、陶瓷、玻璃器皿、家具、地毯、家用电器等),以及现代化的交通工具和机械的造型和色彩设计;以下是读文网小编今天为大家精心准备的:论三位数字化技术在传统工艺美术传承与创新中的优势相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
在以经济效益为主要导向的市场经济大环境下,传统工艺美术的传承与创新遇到了很大的困扰。虽然国家为传统工艺美术的传承与发展提供了多方面的支持,但在具体方法和实现途径上,仍然有很多值得研究的地方。三维数字化技术作为互联网时代的新产物,有自己的独特优势,能够为传统工艺美术的传承与创新提供助力。
以湖南传统的醴陵釉下五彩为例。釉下五彩是湖南独有的陶瓷品种,其传统的制作工艺比较复杂,从器型制作到彩绘,再到上釉、烧制,是一个很长的周期。每个环节中,从用料到工艺都有要求,如调制颜料时各部分的比例、调制的具体手法等。在这种情况下,一方面,一个熟练的师傅制作一件较为完整、相对复杂的釉下五彩陶瓷作品,需要一周甚至更长的时间;另一方面,初学者要掌握其中的技巧至少要一年以上,跟在师傅身边学习。在这种情况下,三维数字化技术可以发挥的优势就非常明显。主要表现在以下三个方面:
(1)借助数字化技术,可以将复杂的工艺流程以数字化的形式进行记录,将原本只能师徒相授的传承过程,简化到以数字化形式进行记录。学习者可以在师傅不在的情况下随时随地学习,对学习过程在时间和空间两个维度上进行了拓宽,提高了技艺传承的效率。数字化记录还可以采用灵活的形式,提高技艺传承的趣味性,使学习者能够更主动地学习。例如,将釉下五彩某些制作的关键工作以三维动画的形式进行展现,对现代的青年人会产生更大的吸引力。借助数字化技术,信息的传播效率也会大大提高,传统工艺可以更快地传播到对其有兴趣和学习热情的学习者那里。同时,从业者也可以更好地获取信息、交流信息。
(2)运用数字化技术可以将原本只有整套工艺完成后才能看到,具有一定不可预见性的最后艺术效果,在计算机上提前实现,提高创新效率。例如,釉下五彩的陶瓷成品,可以借助计算机绘制其效果图。借助现代技术甚至可以模拟不同温度下,窑变的效果从而使人们可以提前预知其效果,对不满意的地方进行及时地改进和变化。湘绣同样如此,一幅绣稿,在画纸上的效果与最后绣出来的效果是不同的,借助三维数字化技术,可以讲效果提前在计算机中实现,对不尽如人意的地方及时做出色彩或针法上的调整。
(3)三维数字化技术可以在很多濒危的传统工艺美术的传承中发挥作用。例如,记录珍贵作品的影像资料;以三维形式模拟关键的工艺流程等。三维数字化技术一方面可以高效的记录大量的信息;另一方面可以以更加细致入微,更加“特写化”的形式,展现工艺特征,使之得到更好的传承。
由于市场经济的发展,青年一代多认为传统工艺学习过程漫长,经济效益不明显而不愿意学习。以湖南工艺美术职业学院的湘瓷和湘绣两个专业为例,该学院的这两个专业实际就业情况非常好,教学条件优越,师资队伍精良。但是由于观念的影响,很多学生对传统工艺不感兴趣,认为只有和现代技术结合的专业才是好的。三维数字化技术恰好可以契合二者,成为沟通的桥梁。
将部分现代三维数字化的技术纳入高校传统工艺类专业的课程体系中,使学生在掌握传统工艺技能的同时,掌握部分现代计算机技术,一方面大大提升了学生的学习兴趣;另一方面也使学生掌握了一门技能。掌握了一定数字技术的学生,必然会给传统工艺美术的传承和创新带来新鲜的空气。即使有部分学生不从事传统工艺美术方面的工作,也可以多一门技能,从事其他工作也很大有帮助。
在互联网时代,传统工艺美术需要跟随时代步伐,融入现代的技术和设计理念。具有高校学习背景,一定程度上掌握了三维数字化技术新的学习者,无疑成为现代社会传统工艺美术传承与发展的生力军和新鲜血液。
湘绣、竹艺、陶瓷等传统工艺美术,在工艺上非常高超,制作的艺术品非常精美,所缺乏的是现代的设计理念。由于三维数字化技术在很多现代设计领域,如环艺、工业、建筑等都已经是常规化的设计手段之一。在传统工艺美术中引入三维数字化技术,不仅在设计的手段上可以带来巨大的便利,势必在设计的理念上也会带来新的思考。很多时候设计的手段直接影响到设计的风格和理念,手段与风格是相互影响的两个方面。现代的设计手段,使传统工艺美术在设计上有了更多的选择,会潜移默化的影响到理念,使之更快、更好地融入到现代设计的潮流,影响现代设计的发展。
三维数字化技术在传统工艺美术的传承与创新中具有巨大的优势。三维数字化技术在信息记录、处理、传播上的优势,使传统工艺美术的传承与创新更高效;其现代技术的优势还可以更好地吸引青年一代学习传统工艺。作为新的设计手段,三维数字化技术还影响到创痛工艺美术审美理念的发展,使之更好地融入现代艺术的潮流,引入现代设计理念,反过来影响现代设计。
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