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档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命。下面是读文网小编为大家整理的档案数字化论文,供大家参考。
摘要:档案数字化建设是档案工作向现代化发展的必由之路,目前,我国部分地区档案数字化建设中存在缺少统一标准、档案管理人员知识不达标、软件系统薄弱等问题,导致档案管理效果不佳。文中从文化艺术档案数字化建设的必要性入手,介绍档案数字化的内涵及主要内容,深入分析文化艺术档案数字化建设的重要内容,提出档案数字化建设总体框架及主要功能,以期为更好地管理文化艺术档案做出重要贡献。
关键词:信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
随着信息技术的快速发展,通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料,是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升,文化艺术档案深入社会生活各个方面,对国家和社会的发展产生重要影响。因此,加快档案数字化建设步伐,将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中,推动档案数字化建设进程,成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势,文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手,介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能,以期为档案管理信息化建设提供重要参考。
1文化艺术档案数字化建设的重要性
一个国家或地区信息资源开发利用程度,是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分,加强文化艺术档案数字化建设满足时代发展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的,记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容,是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体,存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用,传统的存储方式和载体有所改变,借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展,载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值,有效管理新型电子档案信息,促使这些档案为艺术工作提供信息服务,成为建设数字化档案重点关注的内容。
2档案数字化的内涵及建设内容
2.1档案数字化的概念
数字化是指采用0和1两位数字进行编码,从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化,使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理,其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化?杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下,档案管理活动中采用现代信息技术,合理管理、处理档案信息资源。换言之:档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段,遵循现代管理学理念,开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式,充分挖掘文化艺术档案的信息,提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后,文化艺术档案能有效提升计算机检索速度,改善档案库过于紧张的情况。同时,数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况,有效丰富信息资源的内容及数量,加大档案信息资源的利用效率。
2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①
目录数字化;②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引,并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式,并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中,根据档案自身特点和档实际情况,建设数字化档案主要包括以下内容:
1)整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案,也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下:①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息,借助数字化方式输入计算机网络中;②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理;③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。
2)建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息,该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上发布、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展,各个地区的档案馆与国际互联网实现连接,确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络,能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。
3档案数字化建设的重点内容
3.1提高档案管理人员素质水平
档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才,随着一系列高新技术的快速应用和推广,必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败,档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术,管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此,文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点:
1)熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善,掌握计算机相关理论和运用技能,确保自己能熟练运用各类现代化信息工具,为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。
2)准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员,必须将有价值的信息及时传递给档案利用者,这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下,档案信息具有份量大,内容复杂等特点,档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力,准确判断、鉴选并分析档案信息,从而为利用者筛选出有利用价值的内容,为其提供最佳的服务。同时,档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力,不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务,而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强,也是一项复杂、繁琐的工作,这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容,确保各个环节准确无误的落实到位。
3.2建立档案信息的标准规范
标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”,文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持,根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标,确保各类案卷的完整化,检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识,提升档案管理工作的科技含量。
1)规范档案信息著录
档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容,档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来,组成数据条目并将其录入计算机,组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则,防止发生同一事物或同一人物出现不同名称,不同的事物或人物却存在同一名称等问题,使得同一检索条目前后不一致的情况,严重影响档案检索的效果。
2)档案信息存储的规范化
目录档案信息一般采用硬盘进行存储,随着档案数量的增多,为确保档案信息的安全,必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容,必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究,并制定一系列标准和规范。
3)选择合理的软件开发技术
档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件,应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力,这并非简单的模拟手工作业,而要依据档案管理的各个业务工作流程,结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此,管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统,把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用,为高度共享档案资源打下良好的基础。
4文化艺术档案数字化建设方案
4.1项目建设总体原则
在数字化档案管理建设小组领导下,统一规划并建立数字化档案管理平台,创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础,创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统,加强各种互联网的互动,实现资源共享。
4.2系统总体框架
文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。
1)建设档案数据库
数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范,对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息,管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容,数据库可以执行档案的所有管理环节,并兼容各类不同介质的档案,如:电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前,市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等,依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析,选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心,运用原有的SQLserver2005数据库软件,与新时期档案管理各项要求相互结合,组建档案信息资源中心和数据接口中心,从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求,也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢,完全满足文化艺术档案馆发展要求。
2)建设档案管理应用系统
档案管理应用系统设置在档案馆专网中,借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++,B/S程序利用ASP开发平台,可以与主流服务设置无缝集成,达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库,有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台,访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。
3)建设分级共享管理系统
档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴,主要用来识别访问者身份,合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中,系统可以自动记录详细的操作步骤,主要由复制内容、打印内容等信息,防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性,该系统开发主要借助主流的开发技术,使用.net和SQL数据库进行操控。
5结束语
总之,档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段,对数字档案信息进行合理的控制和管理,成为国际档案信息管理发展的必然趋势,符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据,设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统,以期为档案数字化建设做出重要参考。
参考文献:
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[12]闫玲玲,崔伟娜.开展档案数字化建设的实践与思考[J].软件(教育现代化)电子版,2014,11(4).
一、促进教学档案数字化管理理念创新
(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到,数字化管理不同于传统的管理,在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变,要制定相关数字化管理的制度和政策,提高全体教职员工的数字化意识,这样才能保证数字化管理的有效实施。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念,在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施,并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的,它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师,要树立数字化管理意识,从源头上下手,对教案、教学计划制订固定的统一格式,对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理,对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入,搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台,是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作,可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求,如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外,随着技术的进步和市场的变化,还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案,它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标,计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源,这不仅要有一个畅通的网络环境,更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面,包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养,需要加强构建信息化研讨和交流的平台,加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等,并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。[1]
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理,不仅是理念和技术的问题,同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺,教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新,就应当变革现有的教学档案管理机制,诊断其中存在的问题,建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制,建立上下衔接、灵活有效的工作流程,为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构,作为推进数字化教学档案管理的决策部门,及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本,建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本,就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点,不断满足广大师生员工对档案信息的需要,开展个性化服务、主动化服务。个性化服务,就是要满足不同档案利用群体的不同需求,针对不同的利用者采取不同的服务方式,扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务,必须分析高职院校教学档案用户类型、需求,这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者,它需要通过档案工作者的主观努力,发挥创造精神,以各种形式为高职院校各项工作提供服务。[2]
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前,人员素质参差不齐,也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员,通常由教师家属担任,对于文化水平和相关业务水平没有太多要求,从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下,这些工作人员的素质亟待提升。一般来说,数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平,还有较强的专业知识,是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来,主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。[3]现代科技的发展,为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质,能够操作教学档案数字化管理系统,能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则,教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员,不仅要了解国内相关信息,更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点,查找国外重要档案信息
资源。当然,这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多,如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上,才能有效完成档案管理工作。同时,电子电器类设备更新换代频繁,高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外,还要不断探索和学习,以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展,除了完成日常的工作外,高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力,在实践中不断总结经验,并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集,更要重利用。目前,各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档,而对这些库存档案的利用少之又少,甚至是无人问津。由于档案没有得到利用,没有发挥它本来的价值,档案工作甚至是档案管理人员不受重视,久而久之,档案便成了一潭死水。信息化时代的到来,可以说为沉睡的档案燃起了希望之光,可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高,更好地服务于广大教职员工。
(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站,只要在网站上设置一个档案查询专栏,教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息,既不需要专程去档案室查询,也不需要翻阅大量的档案材料,只需在网上搜索相关主题,就能看到与此相关的信息,真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接,大量节省了人力、物力和财力。
(二)提高全院教职员工的档案查询和利用意识。教职员工多学习优秀的教学资源,多学习其他高职院校甚至高等院校的教学资源,为我所用,能够提高教学水平和教学管理水平,促进学院教学整体水平上一个新台阶。因此,高职院校要多方面宣传和号召教职员工、学生多浏览学院网页,多查看学院教学档案,为课堂教学、教学管理提供有益的参考和借鉴。
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新形势下,各行业对档案管理工作提出了新的要求,要求档案管理工作实现规范化。以下是读文网小编为大家精心准备的:新形势下档案管理工作规范化的研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]档案作为历史的原始记录不仅可以为各领域科学研究提供最为真实可靠的资料,还可以为领导决策以及企事业单位职工考核提供依据,在各机关以及企事业单位的正常工作中具有不可或缺的作用。因此,加快新形势下档案管理工作规范化的进程已迫在眉睫。针对目前我国档案管理工作中的一些问题,本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。
档案具有较高的保存价值和科研价值[1],档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作,档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响[2-3]。在社会迅速发展的今天,档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。而目前我国档案管理工作中仍具有一些亟待解决的问题,同时,传统档案管理理论、方法及方式已不适应社会迅猛发展的需求。因此,加快新形势下档案管理工作规范化的进程成为目前我国档案管理工作的重要任务。本文针对目前我国档案管理工作中的一些问题,分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。
档案是某一单位或者企业各种信息的积累,是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说,是一种无形的资产,可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展,人们对档案管理的要求也逐渐增加,档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致,因此,档案管理工作规范化可以使管理工作更标准,更有利于查找和使用,并且可收集单位发展过程中的重要信息资源,以最大程度发挥档案的功能。
长期以来,档案管理的观念落后,对档案管理的重视不足,使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性,从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性,影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情,重视度不足,并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习,使得档案管理工作的服务质量无法保证,加之档案管理人员流动性较大,影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后,设备设施陈旧,也严重影响了档案管理工作规范化的开展。
进行储存、编目、检索、查阅档案资料,减轻工作人员劳动强度,节省空间,提高工作效率,使得档案案卷整齐规范,便于查找。5.将档案分门别类,充分利用档案原基础。对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷,在全因目录上直接进行分类标引,对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入,然后获得分类号,提高著录速度,便于查询。6.提高档案管理人员的整体素质。定期对档案管理人员进行专业知识培训,不断提高其业务水平,并要求档案管理人员积极主动提升自身素质,在实践中不断自我总结完善,提高档案管理的专业素质和综合素质。
沿革,可以真实反应企业职能活动整体面貌,是企业发展的信息基础[7]。目前我国档案管理相关制度尚不完善,仍存在领导重视不足、档案管理人员专业素质较低、档案管理相关设备设施投入不足等缺点,档案尚未充分被利用和有效的发挥其价值[8]。因此,新形势下的档案管理工作规范化建设势在必行。
针对目前我国档案管理工作中的一些问题,本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。新形势下,我们要从对档案重视度、清查原有档案、健全档案管理制度、提高档案管理人员综合素质、加大档案管理相关设备设施的投入等方面进行档案管理工作规范化建设,使档案管理工作更标准,更有利于查找和使用,并且可收集单位发展过程中的重要信息资源,以最大程度发挥档案的功能。
新形势下档案管理工作规范化的研究相关
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学生档案工作是高校学生工作的重要组成部分,其数字化建设正处于发展初期阶段且存在很多问题和不完善的地方,急需从多元化视角审视与处理。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析高校学生档案数字化建设工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文分析了学生档案数字化建设的背景及保障体系,重点分析了高校学生档案数字化建设的过程,目的是使学生档案管理工作迈上新台阶,为学生就业、升学等提供良好的服务。
[关键词 ]高校;学生档案;数字化建设
随着计算机网络技术的发展,档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。
1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。
2.高校档案工作的重点一是管理,二是服务。而要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。
高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域,需要学校各个部门的共同参与。
1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。
2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告发布、权限管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台,基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。
3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。
4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。
1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况,按批次调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法,并不能损坏档案,以确保学生档案的原始性。
2.学生档案扫描。针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。
3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件,修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。
4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。
5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。
6.学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。
总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。
相关
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档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题,也是今后档案工作发展的必经之路,而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容,是顺应社会潮流,适应信息时代发展的新举措、新要求。以下是读文网小编为大家精心准备的:纸质档案数字化建设策略研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:同纸质档案相比,电子化的数字化档案具有独特的优势,在互联网通信技术迅速发展的今天,数字档案的发展已经成为一种趋势。近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程。本文就纸质档案进行数字化建设的必要性,以及在这个过程中所遵循的原则,建设目标和阶段划分等策略进行分析研究。
1.1 档案数字化。数字化的档案,同传统纸质档案相比,具有一些特殊的优势。随着计算机对媒体信息技术的发展,以及数字档案领域一些其他技术的成熟,为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等,可以将大量庞杂的纸质档案,转化为相应的数据。这种转化不仅可以大大节约纸质档案的使用空间,还可以提高档案信息资源的共享性,实现不同类型档案信息资源的互通,提高档案资源的使用效率[1]。
1.2 纸质档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程[2]。纸质档案数字化,既保持了档案原貌,又可以通过计算机进行检索和获取,可最大限度地实现资源共享和保护档案源。随着电子信息传输技术的进步,人们在实际生活中,对电子档案的使用会越来越多,并且电子档案具备一些纸质档案所没有的优点,也便于档案管理人员进行管理,同时还可以提升档案资源的使用效率。
1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式,就是通过电子信息管理系统,对数字化的档案进行存储、归类,为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展,使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流,降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性,所以纸质档案,要进行数字化转化,通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档,然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。
1.4 档案数字化优势。电子档案较之传统纸质档案的优势主要为:①档案存储数字化。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为电子载体的机读档案,一劳永逸,永久保藏。②档案传递网络化。数字化档案信息可通过网络超时空流动,数字化档案成为“无墙界档案”,可打破时空,为利用者提供远程服务。如高校电子学籍、学历档案,可通过中国高等教育学生信息网http://www.chsi.com.cn/不受地域、不受时间的限制,随时随地地查询和利用。③提高办事效率。数字化档案可提供全文、即时的数据信息,通过计算机检索系统可以快速、准确、全面、及时地完成查询、调卷、复印等利用程序,极大地提高工作效率。④有效保护档案原件。将纸制档案转变为数字化电子档案后,可通过电脑输出档案,避免了对纸质档案的反复提取、复制造成的损害,对原始档案的保护更加安全。通过档案的数字化处理后,还可以防止篡改档案的行为。
2.1 合法规范原则。首先,纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定及相关法律法规;其次,行为规范,要有标准可依。如,国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。此外,对于一些规定限制的纸质档案资源,在没有取得相关部门的批准之前,是不可以转化为电子档案的。
2.2 保护至上原则。保护至上原则,就是分步实施纸质档案数字化工程,抢救那些急需保护的纸质档案,如因灾害或事故受过损的档案、结合本馆实际确定一个时间点以前的老档案等,这些档案已经不起时间的自然损毁,采用平板扫描仪或数码相机等设备对这些纸质档案进行数字化加工,通过计算机存储和利用,是对这些纸质档案最好的保护。
2.3 需求导向原则。需求导向,急用先上原则,就是根据利用者的需求,选择性地将本馆的重要档案、常用档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.4 价值取向原则。价值取向原则,就是将属于归档范围中永久或长期保存的、社会利用价值高的档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.5 安全保密原则。安保保密原则,就是要保护实体档案与虚拟档案的安全性与保密性。在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。
2.6 效益性原则。在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,包括选择最优化的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。
3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作,使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用,以满足利用者对档案的需求,档案馆要结合本馆实际,参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005),制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行,如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。
3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化,必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如:服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等,保障档案管理系统的正常运行。 3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,数据核查、数据备份、装订还原,入库验收、数字化成果管理等。各个环节,环环相扣,对照规范,严格执行。
4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案,需要一整套硬件设备,通过这些硬件设备,再加上网络管理系统,把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准,要落到实处,按采购程序和规章办事,根据实际情况确定完成期限。
4.2 第二阶段。数据加工阶段。是纸质档案数字化建设的主要环节和任务。从档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,到纸质档案装订还原,入库验收、各个环节落实到人头,专人负责,分工协作,行为规范,遵守技术规则,保证数据的数量与质量符合要求。人头管理,规定完成的数量、质量与时间。
4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核,层层把关,对不合格的数据进行修改、补充或重录,确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。
4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理,经验收合格的完整数据及时进行多套备份,异地保存。通过维护和管理,确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用,是纸质档案数字化建设目的,也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。
近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程,纸质档案的管理,应该不断提高其数字化的程度,提升管理的效率,同时,作为纸质档案,一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。
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档案工作在开展的过程中是非常重要的,这就要求档案工作的规范化和标准化,而如何做到档案工作的规范化和标准化。以下是读文网小编为大家精心准备的:探究如何推行档案工作规范化与标准化相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]档案管理工作较为复杂繁琐,因此推行档案工作的规范化和标准化对于档案工作的顺利开展具有极为重要的意义,本文以此作为切入点,探讨在推行档案工作规范化和标准化的相关措施,以促进档案工作更准确、有效地进行,使档案发挥应有的作用。
[关键词]档案工作;规范化;标准化;措施
档案管理工作较为复杂繁琐,因此推行档案工作的规范化和标准化对于档案工作的顺利开展具有极为重要的意义。在实际工作中,档案的主要工作有档案资料的收集、归档、利用等,档案资料的形成主要是在日常的零散工作中,而且在很多单位中,各部门的档案管理是由各部门自行负责,各自为战,并无统一的规范和标准,不同部门档案间无法形成联系,这样的管理模式不利于档案工作的开展,效率较为低下,因此,为提高档案工作效率,推行档案工作规范化和标准化势在必行,而如何推行档案工作规范化和标准化是需要重点考虑的问题,笔者结合自身工作经验,总结提出以下几点措施:
档案的种类繁多,从载体方面说,有纸质档案、电子档案,从形式上来说有文书档案、业务档案等,因此做好档案管理工作需要建立在健全的、科学的档案管理制度之上,各单位的档案管理制度要根据自身的实际情况建立,但都要以《中华人发共和国档案法》为基本的指导原则。首先,应当加大对档案管理的硬件设施投入,建立专门的档案室或档案馆,将各部分的档案全部存放在档案室,并对档案进行科学分类、编码,对纸质档案做好防火、防潮、防腐、防盗、防虫蛀等工作,降低档案资料的损耗,以充分延长其寿命,同时要建立科学的检索系统,方便档案的检索和使用。其次,要建立有层次的档案工作
公文是档案的前身,公文质量的好坏与档案工作息息相关,因此要做好档案工作的规范化和标准化,就首先要做好公文的规范化和标准化的基础工作,实际工作中,要提高公文的质量,可以从以下几个方面着手:首先,保证公文用纸的质量,一方面要保证纸张的尺寸规格要统一,同时要符合国家相关规范的统一规定,例如排版方式为横排版,装订线在左侧等;其次,对于制发公文的签发手续要严格执行,要确定审批的公文是否有审批权限,如无则不能制发,在制发公文时要检查公文的标题是否有误,主送单位与抄送单位、落款是否有误等;再次,公文的字迹要清楚,并能够保证持续不褪色,以利于长期保存。
档案工作推行标准化和规范化的过程中,文件资料的重复性以及立卷归档的无序性是最常见也是最大的问题,因此在立卷归档时要坚持“以我为主”的原则,即归档的文件以本单位、本部门或直属上级单位形成的文件为主的原则,这一原则的实现可最大程度的保证档案资料的利用价值最大化、检索简便化,可以说是给档案工作的“瘦身”原则,将不符合立卷归档要求或者重复的文件进行剔除,从而使档案的管理更有效率。在实际工作中,“以我为主”的立卷归档原则实施时要注意好以下三个方面的问题:第一是为防止档案管理的无序性和混乱,应当在立卷归档时把握好文件的时效性,即保证予以立卷归档的都是已经完成现行文件阶段任务的,对未完成的不予归档;第二是为降低档案管理工作中的信息冗余度,提高档案利用的效率和效果,应当主动区分在形式和作用等方面有相似之处的文件资料;第三是要在降低文件信息冗余度的同时,最大程度地维护档案资料完整性,在保证不混入无用文件的同时,也要防止应立卷归档文件不被排除在外,造成损失。
的双重目的,常是电子档案与纸质档案共同存在,因此做好电子档案的管理是推行档案工作规范化和标准化的重要组成部分。电子档案的形成一般是将纸质档案进行数字化处理得到的电子文件,需要储存到硬盘、光盘、软盘等介质中,这些不同种类的存储设备使用年限有很大差别,同时同类存储设施之间由于质量方面存在差异,其使用寿命也不尽相同,尤其是软盘,其使用寿命在1年到10年之间不等,因此给档案的管理带来困难,为使其符合规范化和标准化管理的要求,应当在选择储存设备时严格把好质量关,防止由于质量问题造成档案文件的丢失和损坏,并定期对档案文件进行转存,以确保档案能够持续保存,同时应当将软盘远离电磁场,并做好防尘和防潮处理,并尽可能保持温度恒定。
相对于电子档案而言,纸质档案的立卷工作受到的影响因素更多,其中案卷的装订质量等问题对档案的规范化和标准化具有较大影响,因此实际工作中要提高案卷的装订质量,并结合科学的立卷方法,使之更有利于档案的分类和检索,有利于档案的规范化管理。
声像档案是相对于文字档案而言的,是将重要的具有保存价值的信息以声音、图像、录像等形式保存下来的资料,随着社会的发展,声像档案资料的数量也越来越多,相对于文字档案来说,声像档案对于时效性的要求更高,因此必须做到形成的档案文件及时归档,以免资料流失,实际工作中应当将声像档案从收集到归档、保存、使用的全过程做好统一管理,严格按照制度进行,对有重要保存价值的资料要及时备份等。
综上所述,档案工作的规范化和标准化推行是一项复杂的工作,无论是从制度上还是管理方法上都必须要把握为档案工作规范化和标准化服务的原则,从多方面、多个角度入手,使档案工作更加高效地进行,为社会提供更优质的服务。
探究如何推行档案工作规范化与标准化相关
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随着信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和生产活动的战略性资源。档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来。网络时代下,档案管理工作应该充分利用计算机和网络来做好档案管理和利用工作,以达到档案信息自动化、数字化及创新服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:网络时代档案管理数字化的可行性探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
网络时代档案管理数字化的可行性探讨全文如下:
【摘要】随着信息技术与网络技术的不断发展与完善,档案管理实现数字化改革成为了可能。当前,档案管理数字化的实现过程中还存在着很多问题,例如计算问题、合作问题、标准化问题等。因此,档案部门应该在推行档案管理数字化的过程中进行科学的信息分析,在可行性分析的基础上提出有效的实施目标与实施方案。本文对档案管理数字化发展进行了论述,指出了实现档案管理数字化的可行性及有效措施。
随着信息时代的到来,网络与计算机技术飞速发展与更新,数字化成为了档案管理工作未来发展的必然趋势。实现档案管理数字化将促进档案管理效率与水平的有效提高。
(一)技术条件
档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点,其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此,技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件,这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。
(二)网络基础建设条件
实现档案管理数字化的目标主要包括两个方而,一方而是通过网络对档案资料进行应用,对档案原件进行更好的保护;另一方而通过网络实现档案利用率的提高。网络基础设施是档案管理数字化的前提条件,主要的内容包括局域网建设、网站建设等。网络基础设施的建设情况决定了档案管理数字化是否能够实现,具有非常重要的基础作用。
(三)资金与人才条件
实现档案管理数字化是一项非常庞大的工程,在实现的过程中需要投入大量的资金,档案部门应该对自身的经济实力进行评估,依据自身实际情况实现数字化的发展。同时,档案管理数字化中包含了很多新的知识、技术等,对高素质的专业人才有着更大的需求,人才是档案管理数字化实现的关键。
档案管理数字化是一项庞大的系统工程,在发展的过程中必须制定可行的实施方案。实施方案中包括现状分析、实施目标、实施要素与保障系统四个方而的内容。
(一)档案管理的现状分析
档案部门在实现档案管理数字化之前,应该对档案管理的现状进行调查与分析,从而全而掌握档案部门的现状与问题。
1.管理制度的调查与分析
实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证,建立数字化建设科学管理体系与规则制度,建立数字化建设规范,建立相关人员职责明细等,档案部门应该对这些情况进行明确与了解。
2.硬件方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上,主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施,例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。
3.技术方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要一定的技术保证,数字化工作具有较强的技术性特点,需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对白身的实际情况进行调查与了解,依据自身的技术力量制定数字化实施方案。
4人才方而的调查与分析
档案管理数字化实际上是一项大文化工程,在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才,另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估,全而的了解自身的数字化建设能力。
(二)档案管理数字化的实施目标
通过对档案管理数字化可行性的分析,具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组,对数字化的实施目标进行制定,提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中,要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据,既要与实际情况相结合,又要高屋建瓴,与未来的发展趋势相协调。
(三)档案管理数字化的实施要素
在档案管理数字化的实施目标确定之后,要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中,实施要素属于主体部分,明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域,例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异,需要依据实际情况选择适合的评估方法,例如指标体系方法、概述性描述方法等。
(四)档案管理数字化建设的保障系统
档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。
随着科技的不断发展,人们对档案的需求、期望以及档案信息白身性质都发生了重大的改变,档案管理而临着重大的发展机遇与挑战。面对这种新的情况,档案管理人员应该明确档案管理的发展趋势,通过档案管理数字化的实现来应对新形势的变化,适应档案事业发展的需求。档案管理数字化是档案管理发展的必由之路,在实现的过程中必须对其可行性进行重点分析,在可行性分析的基础上制定实施目标与实施方案,确保数字化的顺利实现。
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档案工作虽然繁琐枯燥,但是对工作的开展却十分重要,这就要求档案管理工作必须规范化。下面是读文网小编带来的关于档案工作规范化管理论文的内容,欢迎阅读参考!
摘 要:高等学校建筑档案在高等学校建筑项目的日常管理、维修保护、改建扩建等工作中具有举足轻重的参考作用。因此,必须重视对高校建筑档案的管理工作,针对目前存在的问题加强规范化管理建设。本文结合高校建筑档案管理工作的特点及存在问题,提出了对其进行规范化建设的方法措施。
关键词:高等学校;建筑档案;管理工作;规范化建设;
高等学校建筑档案资料指的是开发单位或建设单位对高等学校某一基建项目从项目提出、可行性调研、工程施工、建成使用等开发建设与日常管理活动中直接形成的所有具有保存意义的图表、文字及声像等档案材料。它是建筑工程在项目建设、使用管理、项目维护与改建扩建过程中的重要参考依据,也是高等学校校园内各类建筑及管线等基建工程的项目规划、项目设计、项目施工、项目维护等活动的原始记录材料,因此成为高等学校档案工作管理中不可或缺的组成部分。
近年来,随着高等教育规模的不断提高,以新校区建设为标志的高等学校校园规模扩建也在如火如荼地展开。在这一过程中,积累了大量的建筑档案材料。因此,规范化管理高等学校建筑档案残留已变得势在必行。国务院与国家教委相继颁布了一些高等学校建筑档案管理工作的规范与条例,有力改善了高等学校建筑档案的分类与管理工作,对于指导高等学校搞好建筑档案管理工作具有重要的促进作用。
一、高等学校建筑档案材料的形成
高等学校建筑项目建设过程同社会其他基建项目类似,都大致要经过项目立项、项目设计、项目施工、竣工验收等四个阶段。这四个阶段中又包括六个不同环节,相应形成了不同的建筑档案材料:
(一)项目建议书,也称项目建设建议书。高等学校根据学校建设、校园规划等要求,结合对教育资源与招生前景的预测分析,向国家或地方建筑项目管理部门提交推荐的项目建设性材料。
(二)可行性研究报告。在确定高等学校建筑项目之前,对建筑项目的使用价值及各类影响因素进行可行性研究,在这一过程中形成的供决策者与主管机关审批参考的上报文件。
(三)项目开工前期手续。在项目施工之前,要前往主管部门、建设单位、施工企业等多个单位办理的多种手续材料。
(四)设计图纸及建设规划许可证。招标单位或受其委托的设计单位及勘察部门对某一高等学校建筑项目展开设计并形成图纸,再经过消防、人防、设计等部门的审查,最后取得建设规划许可证。
(五)招投标材料。在通过招标工作确定建筑项目的施工单位与监理公司的整个过程中,形成的所有与招投标相关的材料。
(六)竣工验收资料。建筑项目竣工后,开发单位会同设计单位、施工单位、设备供应单位以及工程质量监督部门对该项目是否符合规划设计要求及建筑施工、设备安装等工程质量进行全面检验,并最终取得军工合格资料、数据与凭证等全部竣工验收资料。
这四个阶段与六个环节中所形成的全部图纸、声像、文字资料,就构成了一整套完整的高等学校建筑项目档案材料。这些材料对于与之相应的高等学校建筑项目的日常使用与维护,具有非常重要的指导意义与参考价值。
二、高等学校建筑档案的特点
除了具有普通档案资料的价值性、信息性、原始记录性等一般特点外,高等学校建筑档案资料还具有独特的特点:
(一)整体性。高等学校建筑档案材料同其所反映的客观高校建筑实体必须保持一致。高等学校建筑项目的各部分工程文件资料彼此关联,共同构成了完整的档案材料,这决定了高等学校建筑档案是一个具有内在有机联系的统一整体。
(二)实效性。高等学校建筑档案不但可以为工程建设的技术交流与科学研究服务,还可以为现实使用与生产服务。对于建筑项目的全生命周期,具有不可取代的实用效果。
(三)滞后性。在项目竣工验收时,许多高等学校建筑项目依然未能完全整理好各类验收资料。直到验收工作完成后,才能根据需要逐渐整理出所有文件资料以便归档管理。这就导致高等学校建筑档案的形成对项目本身来说具有一定的滞后性。
三、高等学校建筑档案管理工作存在的问题
高等学校建筑档案的形成过程及其特点,决定了其具有不可估量的使用价值。但长期以来,不少高等学校对建筑档案的整理、收集、归档管理重视不足,使得很多建筑档案材料不够完整,给以后的项目使用与维护、学校的发展造成了诸多不便。高等学校建筑档案的建设管理中存在的主要问题,大致如下:
(一)管理体制不健全。某些高校未能建立起建筑档案建设管理制度,更不用说与之配套的管理操作方法。由于没有具体明确基建部门在建筑档案建设管理中的职责,导致建筑档案管理工作存在很大的随意性,难以遭到有据可依、有章可循,更不用说照章办事。
(二)档案意识匮乏。由于长期以来存在的“重建设、轻档案”意识,建筑档案管理部门及其工作人员普遍缺乏档案意识,在具体的档案管理工作中对档案材料及数据的编制、收集具有很大的随意性。这使得在施工过程中可能随意丢放图纸,日常工作中对图纸保管不善,致使其污染严重、破旧不堪,造成项目档案资料不完整、不齐全、不配套。
(三)专业性不足。建筑档案涉及到设计、测绘、法律、施工等多个专业方面,档案管理人员也应当充分具备相关的专业知识。但目前高等学校中普遍缺乏既熟悉项目建设业务又熟悉建筑档案管理的工作人员,而且高等学校又普遍没有对管理人员组织建筑档案管理培训工作,导致在档案管理中往往只是被动地交接材料,造成竣工后大量的建筑项目档案资料流失。
(四)硬件投入不足。按照住建部要求,在建工程形成纸质档案材料时还应相应制作电子工程档案,并强化建筑档案的信息化、网络化管理,以便建筑利用者可以准确、及时、可靠、完整地获得档案信息服务。但不管是在管理理念与控制方法方面,还是技术处理与运作设备方面,高等学校的硬件投入都明显不足。 四、高等学校建筑档案材料的规范化管理
建筑档案管理包括收集归档、资料整理、日常保管、资料鉴定、材料统计、日常利用等六项业务工作,高等学校建筑档案管理工作的规范化建设要从每一项做起。
(一)收集归档。高等学校建筑档案的来源及取得方式包括主管与协作单位进行文书处理,外单位编制,施工现场记录等。档案收集工作就是对这些具有保存意义的零散档案文件资料进行有计划、有目的的接收与收集。竣工后要及时做好移交归档工作,确保归档材料字迹线条清楚、纸质优良、内容相符、及时归档。
(二)资料整理。档案管理使得档案材料从零碎无序到规范有序,大致包括档案分类与档案编目两个方面的工作。首先要依工程项目类别确立分类标准,也可按照文件性质将档案材料分为设计、施工、验收等不同类别。其次可用卡片形式对工程项目情况及进展进行著录、编目。
(三)日常保管。根据档案资料的成分与状况来采用必要保管手段以维护档案材料的完整性与安全性,尽可能地延长档案寿命。这要求必须贯彻以防为主、防治结合的保管原则,保证档案库房条件可以做到防火、防潮、防尘、防脏、防热、防虫、防火等七防,并寻求科学有效的保管条件与方法从物质条件与防护措施方面做好档案材料保管工作。
(四)资料鉴定。遵照一定标准或要求来判定档案资料的真伪与价值,对于提高档案质量、促进资料综合利用具有重要意义。档案资料可以脱离建筑本身在经验总结、科学研究等方面重复利用,另外,做好资料鉴定工作以保护具有重要价值的档案材料,也有助于在发生突发事件时进行及时应变。
(五)材料统计。统计建筑档案是用数字说明档案的基本情况、文件类型数量及管理状况的技术分析手段,它是一项贯穿档案管理始终的日常业务工作。做好这一工作要求结合本校实际需求来明确统计目的,并用准确可靠的数据反映项目特征与规律。对统计数字要认真分析研究,从中发现并解决问题,进而总结经验、不断探索。
(六)日常利用。建筑档案作为一种信息资源,保存的最终目的是为了充分利用。为了尽可能发挥其使用价值,档案管理人员要注意:对建筑档案情况心中有数、熟练掌握;编制查找与介绍参考工具,以提高利用率;注意反馈利用效果,以便日后改进;采用计算机与网络技术完善档案管理。
高等学校档案管理工作六个方面的规范化建设相辅相成,其中档案收集是工作起点,日常利用是最终目的。
五、结语
高等学校建筑档案形成于项目建设的不同阶段与环节,具有鲜明特征与重要意义。它是学校档案的一个重要组成部分,是高等学校日后建设和改造的一个重要依据,是高等学校在日常管理中必须要重视的一个部分。纵观当前高等学校建筑档案的管理,还存在诸如意识匮乏、机制不健全、专业性不足和硬件投入不到位等多个问题,这些问题将会阻碍档案管理工作的规范化建设步伐。因此,高等学校档案管理工作者必须要强化认识,必须要重视学校建筑从项目立项、项目设计、项目施工、竣工验收等四个阶段档案的形成和整理,采取有效措施改善档案管理中存在的问题,促进档案管理的规范化,为高等学校的发展献力。
参考文献:
[1]许平安,葛桂珍.浅论高校老建筑物的档案管理[J].中南民族大学学报(人文社会科学版).2012(04)
[2]李彦秋.浅谈高校档案规范化管理的有效途径[J].达州职业技术学院学报.2013(Z1)
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财务档案管理工作作为财务整体工作的重要组成部分,是事业单位有效开展各项活动的基础,对事业单位的发展起着举足轻重的作用。下面是读文网小编为大家整理的财务档案管理论文,供大家参考。
摘要:
在改革发展的新时期,高校内外部环境发生巨大变化,院校合并、校园规模扩张、设施更新、人数增多,随之而来的经济活动复杂繁多,高校在财务管理方面做了很多工作,而财务档案正是记录和反映这些经济活动、财务工作的重要史料和证据,对高校领导决策起着重要作用。因此,保管好、利用好财务档案,将有效促进高校健康有序发展。
关键词:高校财务 档案管理 内容 特点 存在问题 建议
一、高校财务档案管理的内容
高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》,高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,具体包括:会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。
二、高校财务档案管理的特点
高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分,具体有以下几点特性:
1.关联性。
高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导,分级管理”的财务管理体制,根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源,各部门、单位是统一的有机整体,在经济活动中共同厉行节约、增收节支,形成联系性较强的财务档案,不可分割,有效体现了高校整体财务情况。同时,财务档案也可为预算等提供依据,关联性较强。
2.多样性。
随着电算化的普及,财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存,既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料,也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。
3.规律性。
高校财务工作较为繁琐,工作量大,但是每一会计年度从开始到结束,产生的财务档案类型相对规律,主要包括两大类:一是会计核算的专业材料,例如会计凭证、账簿、财务报告等;二是收入票据类,例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。
4.易破坏性。
主要体现在两方面,一是人为破坏,例如出于某些原因,如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘,可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况;二是自然破坏,由于自然灾害等原因导致破坏,例如地震、火灾等,也有可能档案存储本身材质发生老化,使得财务档案受到不同程度的破坏。
三、高校财务档案管理工作中存在的问题
1.财务档案管理模式落后,档案利用率低。
目前高校主要保存的是纸质财务档案,只重数量不重质量,工作量大时,有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档,还有可能存在归档不及时的情况。因此,使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索,直接导致管理效率和使用效率低下。
2.财务档案管理制度不完善,销毁工作滞后。
财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》,但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善,缺乏统一性和标准性,存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作,没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施,让财务部门自己查阅财务档案,保存地点分散,极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善,没有制定专门的财务档案查阅和使用制度,存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后,大量超期存放的财务档案占用了档案库房,加大了档案管理部门的工作量,严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂,这些问题更加凸显。
3.财务档案管理队伍专业性差,缺乏专门硬件设施。
目前,大多数高校财务档案先由财务部门暂存,达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间,没有设置专门的管理人员,多由财务人员兼职,在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确,财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训,做不到利用先进方法管理档案,与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限,没有专门的库房,把档案堆放在办公室,可随意翻阅,达不到档案存放的安全性要求,不能确保档案的真实性和完整性。同时,普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。
4.财务档案电子化管理起步晚,信息化建设水平低。
受经费所限和重视程度影响,目前我国大多数高校未实现财务档案电子化,与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统,但这些信息化工作主要集中在财务软件上,忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用,学校其他部门人员无法及时查询相关数据,这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率,增加财务档案管理人员的工作量。
四、提高高校财务档案管理工作水平的建议
1.重视财务档案管理工作,改善提升硬件设施。
高校应加强对财务档案管理工作的重视,保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位,培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍,通过多种方式调动管理人员的积极性,经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性,高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案,配备空调,使库房内温度保持在15~30℃,重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。
2.完善财务档案管理制度,加强制度化建设。
高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度,明确管理人员的工作职责,理清管理工作流程,严禁随意丢放、复制、损毁财务档案,定期监督检查档案存放情况;建立内控制度,杜绝财务档案工作的违规违纪行为;对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制,严惩不怠。
3.选用高素质财务管理人员,提高管理规范性。
随着高校财务工作量的日益庞大,财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面,财务档案管理人员必须严谨、敬业,既要有原则性,也有较好的人际交往能力;在专业素质方面,不仅要了解财务部门的工作情况,及时采用科学方法分类整理档案材料,还应掌握财务软件的相关功能操作,保存、备份好电算化财务档案,保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质,例如举办业务培训、校际交流工作经验等。
4.加强财务档案信息化建设,提高档案利用率。
财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础,为了能够提高财务档案的利用率,提供更好的档案服务,高校应重视财务档案管理信息化建设,加强财务档案管理软件的开发,使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件,能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存,上传至软件中,自动生成账务附件,档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料,提供给查询人员,也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等,创建财务资源信息平台,实现财务档案数字化共享。总之,高校财务档案反映了高校的经济活动,体现了高校整体发展情况,为领导层做出决策提供了基础信息。应加强财务档案管理工作的制度建设,提高财务档案管理人员的综合素质,改善管理环境和硬件设施,采用现代化技术和科学的管理方法,实现财务档案管理信息化,提高财务档案利用率,更好地服务于高校发展。
参考文献:
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[6]李永红.高校会计档案信息化建设探析[J].技术与市场,2014(8)
(一)高校财务档案管理信息化制度建设
在信息化背景下,高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率,但是同时,高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作,要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划,通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题,针对这些问题,高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确,并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用,其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作,而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与,通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外,高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善,这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。
(二)高校财务档案管理信息化基础设施的完善
在信息化背景下,高校财务档案管理要实现信息化建设,就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善,这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统,才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时,高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台,其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中,高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配,同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展,这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。
(三)高校财务档案数据的数字化与网络化
高校财务档案信息数据要实现数字化,必须要求档案信息能够完整准确,并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中,首先要对电子档案进行归类整理;其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段,需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化,在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中,财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节,同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段,建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤,这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中,并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善,发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用,以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此,在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中,需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据,通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式,同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务,并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务,从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。
(四)高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高
信息化背景下的高校财务档案管理工作对高校财务档案管理工作队伍素质提出了更高的要求,并且在高校财务档案管理信息化建设中,软硬件设施的操作、管理以及维护都需要由具有较高素质的高校财务档案管理工作者来实现,所以以高校财务管理信息化建设工作需求为依据,通过开展培训等工作来提高高校财务档案管理工作队伍整体素质是十分必要的。在高校财务档案管理工作队伍的培训过程中,需要做到内部培养与外部培养的结合,并分阶段、有规划地统一进行。在培训内容方面,则需要围绕强化高校财务档案管理工作者财务档案管理专业能力以及信息素养两个方面进行开展,在财务档案管理专业方面引导财务档案管理工作者不断更新自身知识以对自身知识体系做出完善,在信息素养方面则需要重点强调财务档案管理工作者信息分析能力、数据库维护能力、网站建设能力、网站维护能力以及对档案进行数字化处理能力的提升。对于财务档案信息化管理系统的开发与操作人员而言,不仅要求他们具备网络技术知识以及计算机技术知识,同时要求他们能够对财务档案管理知识作出一定了解,从而确保财务档案信息化管理中财务档案信息录入、处理工作的规范化。
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工程管理一直是我国建筑事业十分关注的问题,随着市场经济的深入与发展,工程在材料、设计、施工方面都发生了崭新的变化,与此同时,工程档案管理也在进行着创新。下面是读文网小编为大家整理的工程档案管理论文,供大家参考。
近十年来,管道运输已成为我国石油、天然气最主要的运输方式之一。然而天然气长输管道运行一旦发生事故,则对下游用户和社会带来严重的影响。工程建设项目档案是工程项目建设的真实记录,是全面鉴定工程质量,查明事故原因,追究事故责任的重要依据,也为天然气管道输配运行管理和事故应急抢维修工作提供数据查考。
一、天然气管道建设项目档案的内容和作用
天然气管道建设工程基建档案是从管道工程建设项目的立项、核准、工程准备、施工、竣工验收交付使用等整个过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料。档案内容主要包括工程项目前期的项目核准文件、勘查测绘文件、设计文件、管线路由规划许可文件、工程/物资招投标文件、工程/物资采购合同协议、征用地文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、生产准备文件、竣工文件等。长输管道工程基建档案,是公司档案的重要组成部分之一,记录和反映了长输管道工程建设项目的管理和工程施工的真实过程,为天然气管道的输配运营、安全管理,以及事故责任鉴定和处理提供了查考依据。
二、天然气管道建设项目档案管理存在的问题
(一)档案分类问题。
档案分类是否合理,直接关系到档案存放的查找利用,而部分业主单位的项目建设档案分类仅设置到2级类目,有的甚至单纯按工程阶段的划分来组卷,这样的档案分类划分过于简单,不利于档案的合理组卷和系统管理,也不便于判断各专业工程文件资料的归档是否完整齐全。
(二)档案及时收集整理问题。
一是由于长输管道工程的管线路由长,往往覆盖多个地级市、县和村庄,管线路由规划许可的报批工作难度大、耗时久,一段管线路由往往需要多次上报才收到批文,由于管线路由报批文件复杂、数量多,收集整理难度大。二是天然气长输管道工程的单位工程的划分多、参建单位也较多,各线路标段、站场、及各专业工程机械完工时间不一,整体工程建设历时长,工程档案及时整理和移交归档的难度大。
(三)档案编制质量问题。
天然气长输管道建设项目大多采用业主+施工方+监理方的管理模式,工程档案由施工单位编制,监理单位监督,业主检查指导、验收。在工程建设期间,由于施工单位忙于赶工程进度,而往往忽略了档案收集积累和及时整理。在种情况下,如果监理单位的档案监督指导不到位,业主单位工程档案监督检查力度小,或档案人员缺乏工程专业技术知识,就会出现工程管理文件日期、签字、盖章不齐全、数据不准确等档案编制质量不高的问题,甚至出现工程文件不真实的档案造假。
三、做好天然气长输管道基建档案管理的方法
(一)提高档案管理人员的素质和业务水平。
档案管理人员应加强学习、积累经验,不断提升自身综合素质,适应实际工作的需要,做好天然气长输管道项目档案管理工作。一是加深提高政治素养认识。天然气长输管道工程项目档案涉及部分企业商业秘密,档案工作人员直接管理着重要的保密数据,因此档案人员必须要有坚定的政治立场和高度的组织性、纪律性,能够自觉遵守规则制定,坚决杜绝失密、泄密现象发生。二是档案管理人员要有强烈的事业心和工作责任感,爱岗敬业、任劳任怨,要能够耐得住寂寞,甘于清苦,兢兢业业、求真务实,不弄虚作假。三是档案人员应当清醒的认识到,胜任工程建设档案管理工作,不仅应熟悉档案业务知识,通晓档案各学科的理论和实践工作方法,还应当学习计算机和网络技术知识,掌握一定程度的石油、天然气行业基础知识和油气储运工程专业知识,不断丰富自身的知识结构,积累工程档案管理经验,对自身综合素质不断提高,为做好石油天然气长输管道建设工程项目档案管理工作打下坚实基础。
(二)制定科学、合理的档案分类方案。
《档案分类方案》是档案管理文件的重要组成部分,是档案实体整理和分类的依据性文件,档案分类是否合理在一定程度上决定了档案的整理质量。一是档案分类表可考虑将“文件归档范围”和“保管期限”项目包含进去,这样便可以“集多功能于一体”,准确知晓文件的收集范围,判断文件所属的档案类别,准确鉴定档案的保管期限,为确保档案的完整、准确、系统和安全保管、提高档案管理质量充分发挥指导作用。二是根据天然气长输管道工程项目建设特点,可将施工文件分为线路工程、站场工程、穿越工程、无损检测、管道干燥试压等类别。其中,线路工程档案应按各线路标段分别组卷、站场工程档案按各站场组卷,穿越工程档案按穿越单体组卷,无损检测和管道干燥试压档案按工作包进行组卷。
(三)对基建档案的质量和进度管理实施过程控制。
一是在建设项目采用业主+施工单位+监理单位的工程模式下,作为业主单位应注意做好项目工程档案管理的前端控制工作,在项目早期及时制定并下发《工程项目档案管理规定》等指导性文件,召集参建单位参加工程项目档案培训,解答监理和施工单位所提出档案编制、整理和移交等存在的疑问,在工程建设期见,定期赴工程现场检查参建单位的档案编制和整理情况。二是参建单位工程资料管理人员配置应相对稳定,项目经理重视工程档案工作,工程档案编制整理进度应与工程建设同步。三是工程监理单位切实担负起工程施工档案的监督指导作用,加大施工档案工作进度控制,为工程档案质量把好关,保证档案施工记录文件的真实、准确和完整。
一、水利工程档案管理的特点
(一)完整性和真实性
水利工程档案的完整和真实的记录,对于水利工程项目的建设至关重要。而水利工程单位的档案完善程度,取决于以各个部门单位工作活动运作体系的技术资料和相关部门工作活动的运作经验的积累。对于水利工程档案管理来说,水利档案反映了水库系统运行情况,并为防洪、灌溉与城市供水等方面提供重要参考标准资料与凭证。只有水利工程档案真实和完整了,才能保证参考资料的准确,方便水利工程部门作出正确的决策。
(二)系统性
档案管理工作本身与企业的其他管理工作不同,水利工程建设本身就是一项巨大的工程,自然档案管理就复杂。当前水利工程建设阶段性方案研究的档案保管时间大概为1-2年时间,之后就要交由相关部门的档案管理室进行管理。为了保证归档工作的顺利,就需要做好档案内容、移交时间、参考借阅手续、过期档案销毁等的程序处理过程工作,通过这样一系列的工作,保证档案管理流程相对更为系统,档案的参考价值也会提升。
二、水利工程档案管理工作中存在问题
(一)水利工程档案管理制度不健全
由于水利工程项目形成周期长、参建单位多和涉及领域广,需要水利工程建立健全的档案管理制度。但是,当前有的单位没有健全或完善档案管理规章制度,或者是建立了制度却形同虚设,造成了水利工程档案管理业务指导缺乏有效监督力度。另一方面,水利工程档案管理制度的不健全也会引起施工单位施工过程中不注重档案归档,监理单位不及时移交原始资料,阻碍了档案顺利归档,甚至造成档案的流失和遗漏,影响了档案资料的完整性。
(二)水利工程缺乏档案管理意识
由于水利工程档案管理工作的复杂性,对树立工程建设过程中的方方面面均要及时详细记录、完整归档,这样才能保证水利工程档案内容的完整性。但是,在现代水利工程建设过程中,档案管理的相关部门缺乏档案管理意识,存在严重的重建设、轻档案的思想,忽视档案管理工作的重要性,造成了档案内容不能及时有效地收集,影响了水利工程档案管理工作。
三、水利工程档案管理工作的完善措施
(一)健全水利档案制度,明确管理职责
为了确保水利工程档案管理工作的顺利进行,各级水利建设管理部门、单位应建立健全相关水利档案管理制度,并且对于档案管理制度和法规进行学习,从而不断完善现有档案制度。健全水利档案制度的同时,还要明确水利工程各级建设管理部门、监理单位和项目业主和勘测等的职责,明确管理职责,落实分工,保证水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作的顺利进行。进一步保证水利档案内容的完整、工作的规范。
(二)提升管理人员的业务技能与素质
水利工程档案管理工作是一个系统性与规范性的管理工作,为了确保管理工作的顺利进行,需要专业的管理人员。只有管理人员具备专业的技能、综合素质和脚踏实地、科学严谨的工作作风,才能在当前形势不断变化的前提下履行自己的岗位职责。并对当代信息产业设备、技术进行快速学习,不断创新水利工程的档案管理工作,从而提高水利档案管理的实际工作能力。
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无论是古代封建社会,还是在现代的计划经济时代,人事档案一直是关乎个人命运前途的重要资料,长期以来倍受人们的重视。下面是读文网小编为大家整理的人事档案管理系统论文,供大家参考。
摘要:劳动人事档案管理主要是指人事部门与管理部门根据不同人事工作情况的需要,用个人的信息特征来集中的保存起来的档案,能够反映出个人的经历、工作成绩以及德才等全方面的内容及相关材料内容。考虑劳动人事档案管理的相关内容特点以及管理的现状,迫切的需要建立与市场经济发展规律相适应的劳动人事档案管理模式,并进一步加强。
关键词:劳动人事;档案管理;探究
随着我国社会的快速发展,市场经济的不断发展变化,而且我国目前有关劳动保障方面的法律法规也在不断的完善,但是许多的劳动人事纠纷问题还是不断的出现,而且目前呈现着逐年增长的趋势。
1.劳动人事档案管理的概念及过程
劳动人事档案的整理一般是按照相关法律,将不同的人事档案的内容分为不同的类别,每类上有不同的分类标志。不同的档案材料大多数都按材料产生的时间顺序进行整理,另外也有按档案材料内容的主次关系来排序的。每一类的档案整理完成后,都需要写上目录,并配上卷皮,再用合适的线绳或者是鞋带来装订成册。
2.劳动人事档案管理工作存在的问题
2.1对劳动人事档案管理的重视程度不够。目前,存在这样的现象有相当一部分的领导干部以及工作人员对于劳动人事档案的管理缺乏重要性的认识,因此在宣传、学习以及落实的过程当中缺乏积极性,同时对于劳动人事档案管理的相关工作存在误区,即大部分认为档案的管理工作就仅仅是简单地整理,再进行装订和保管等日常的工作,而不作为整个单位最主要的工作内容,工作人员抱着只要能够保管好不丢失,并能够应付查阅就可以了的态度在工作。从根本上轻视了劳动人事档案管理工作的思想,这也说明了工作人员对于档案管理工作的重要性缺乏了解,所以这样的工作状态已经无法满足现阶段的档案管理需求。
2.2劳动人事档案管理人员缺乏且素质普遍偏低。由于人员编制数量等因素的限制,在劳动人事档案管理机构中所配备的工作人员较少,又由于近年来劳动人事档案的数量呈不断增长的趋势,所以劳动人事档案管理又量多人少的现象。在职的一些人员都忙于其他的案宗工作,很少能够负责的做好档案管理工作,有时会借用其他部门的工作人员进行档案管理工作,但是这些工作人员大都没有相关的工作专业知识和工作经验,并且对于劳动人事的相关法律知识尤其缺乏,对于业务的整个工作流程也相当的不熟悉,更没有过专业的培训。
2.3劳动人事档案管理工作基础设施薄弱管理手段落后。对于劳动人事档案管理工作所需要的时间较长,在每个不同的历史阶段中,劳动人事档案的管理工作方式也发生了很大的变化。伴随着经济与前沿科技的快速发展,目前我国的劳动人事档案管理工作也在不断的推陈出新,劳动人事的档案管理可以说具有着非常明显的时代性,体现着时代的特征。然而,在我国大部分的劳动人事档案管理中,基础设施相对薄弱,管理的有段也较为落后,所以对于档案的管理工作的不规范性就会时常发生。尤其是在科技欠发达的历史阶段,档案是由纸张做成的,而且在档案的记载中对于人事资料的描述也过于简单,一般情况下只有最基础的信息资料,对于个人经历的一些情况尤其是细节的情况描述很少甚至没有。
2.4劳动人事档案的存在形式较为单一。对于一个完整的劳动人事档案资料,必须包括图表和文字,除此之外还应该包括录音、重要的照片以及相关的数据或是一些影像资料与底板。然而,随着历史阶段的不同与时代的不断发展,档案中的这些资料在一定程度上已经不能够满足对于用户的需求,同时又由于劳动人事档案具有的特殊性,资料在保管的过程中需要特殊的载体,若是载体受到了不同程度的损坏,对于整个的管理工作会带来许多不必要的麻烦,其中最重要的就是整个管理的成本会很高。另一方面,在多元化劳动人事档案管理形式的同时还要培养多元化的人才,只有在各个方面培养了专门的人才,才能改变档案的存在形式较为单一的局面,才能做好档案管理的工作,进而才能够更好的适应时代发展的需求。
3.做好劳动人事档案管理工作的对策
3.1对工作人员要转变观念、增强认识提高专业技能。一方面,随着现阶段现代化技术手段的不断融入,对于档案管理人员的专业要求也在逐渐的提高,所以,要使工作人员转变观念、增强认识提高专业技能,从业人员除了需要掌握必须的档案管理工作,还需要具备扎实的计算机方面知识与相关技能,进而让计算机能够更加科学、快捷、周到、全面地服务于档案管理工作。为了能够充分的实现人事档案现代化管理。最重要的就是要让人事档案管理的从业人员掌握具体扎实的档案管理工作方面基础知识,使档案管理工作能够更加专业。比如,对人事档案进行整体收集、分类整理、细心保管、编研编目进而提供利用,在这要始终贯穿着综合分析以及研究判断的宗旨。另一方面,出来提高档案管理人员的专业技能,另外从业人员还应该对国家有关的政策中有所了解,并熟悉的相关政策。其次,档案的管理人员要适应现代化发展的需要,并能够借助软件以及计算机来进行档案管理工作,并将先进的科学技术与管理有机结合起来,提高管理的水平。
3.2对于劳动人事档案资料进行整合集中管理。整合资源进而建立整体的管理网,逐步加强档案库的建设和管理。不断的收集并及时的整理各种变化情况,进而详细的记录材料。与此同时,将围绕着多方面的档案材料,需要按照职能来进行分类立卷,并做好整理以及编号等细节工作。在管理的模式上,档案资料进行整合集中管理,并建立相关模块,进而实现利用现代化的科学技术来加强管理,如数字化管理的方式,进而大大的提高管理工作的质量以及效率。
4结语
对于档案管理工作要做到与时俱进,并充分利用好创新服务的手段,还要发挥现代化的科学技术,实现档案管理工作价值服务的最大值,同时,要注重提高每一位档案管理人员的科学素养,在档案管理的工作中还有很长的路需要我们探索,只有这样才能实现档案管理工作的效率提高。
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[3]关艇,膝广伟.谈谈人事档案的管理模式[J].新时期档案工作,2005,(11).
【摘要】走位公路路政部门内部人事管理工作开展的重要依据,人事档案本身的重要性是毋庸置疑的。人事档案管理工作的开展,对于公路部门的人力资源开发工作和相关决策的下发有着十分重要的影响和价值。随着时代的发展,公路路政部门在开展人事档案管理工作中,要创新思想和理念,打造规范化、标准化、制度化的人事档案管理模式,为我国公路事业发展奠定坚实的基础。
【关键词】公路路政;人事档案;管理改革
1引言
随着我国社会经济的不断发展,公路路政部门各项工作的开展面临了更多的压力,这对于人力资源管理工作提出了更多的要求和挑战。如何更好地做好人力资源管理工作,促进公路事业的健康发展,已经成为了我国公路事业发展的关键。现代化的人事档案管理工作模式,可以更好地提高人事档案资源的利用价值,为公路路政部门的人力资源开发和相关决策的制定提供科学的几句和基础。因此,针对于现阶段新的形势,公路路政部门在开展人事档案管理工作中,要创新思想和理念,打造规范化、标准化、制度化的人事档案管理模式,为我国公路事业发展奠定坚实的基础。
2公路路政人事档案管理工作中存在的不足
第一,重视程度不足。在以往的人事档案管理工作中,公路路政部门对这项工作的重视有所不足,相关的体制建设不够完善,档案管理的方法不够规范和科学,人事档案管理工作的开展缺乏足够的监督和引导。由于公路路政人事档案管理工作具有一定的封闭性特点,很多资源的利用上如果不能具有一个科学的管理模式,那么档案资源的利用效率也就不能得到更好的保证。另外,随着时代的发展,公路路政的管理部门人员的数量在不断的增长,员工层次和岗位结构一直在不断调整和多元化的发展过程中,档案管理工作由于缺乏足够的支持,导致了很难适应新时期人事档案管理工作的需求,产生了很大的脱节问题。
第二,技术水平欠佳。新时期新的档案管理工作模式下,信息技术的应用占据着重要的地位。但是由于对信息化技术认知上的不足,导致了信息技术的应用受到很大的影响,相关的资金和技术投入不足,管理人员不具有足够的专业技能水平和素质。以往传统的档案管理模式和流程的改革创新上,受到很大的阻碍,并且已经不能很好地对新时期人事档案管理工作的需求进行适应。
第三,管理内容有待进一步的丰富。人事档案信息需要对于一个人自身的能力水平、经历以及品德才智水平都进行全面的反应。公路路政工作的开展,以提高公路事业的社会和经济效益为重要的部门,这相对于其他机关单位来说是有一定的区别的。另外,随着时代的发展,管理内容也需要被不断的充实和调整,具有较为明显的公路部门的特色特点。纵观现阶段的公路路政人事档案管理工作来说,相关的工作内容还不够丰富,还需要进一步地结合实际情况进行丰富和调整,档案管理的全面性上有待进一步的发展。
第四,管理人员自身素质有待提高。人事档案管理工作的内容、形式和技术手段一直在不断发展的过程中,而很多档案管理工作中,人事档案管理人员自身的专业素质水平不能与时俱进地成长,难以适应新时期的岗位需求,对于一些岗位变动之后的岗位职责的变化不能进行很好的适应。另外,部分非专业的档案管理人员本身没有经过专业的培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。
3新时期公路路政人事档案管理工作的开展思路
第一,完善现有人事档案管理制度。打造规范化、标准化、制度化的人事档案管理模式,需要一套科学完善的管理制度作为前提保障。针对于新时期人事档案管理工作的具体需求,要对于档案管理制度进行科学的调整,与时俱进地对人事档案管理制度进行完善,为人事档案管理工作的开展提供科学的借鉴依据。针对于档案的规范化收集控制上,要及时的去伪存真,让档案的管理过程更加科学、全面,各项档案管理工作都有据可依,管理流程符合人事档案管理工作的具体需求。
第二,创新和改革人事档案管理工作的功能。新时期的人事档案管理工作队开组,需要从思想层面上对人事档案管理工作有着一个全面的认知,并且就地从技术手段进行创新,让档案管理工作的开展具有更加全面、优质的技术保障。例如,现代计算机技术不断发展,档案管理工作的开展就要重视对计算机技术的应用,通过将扫描仪等设备,将纸质档案信息逐步转变为电子化的档案信息,实现档案信息资源的数字化转换。通过数字化管理和实物管理相结合的方式,让档案信息可以更加便利的被查阅和利用。人事档案管理也可以通过对互联网技术进行应用,在公路部门中构建一个网络化的人事信息管理平台,从而更好地实现信息方面的共享和利用。
第三,提高管理人员素质培养力度。优秀的人才是实现现代化的人事档案管理的基础前提。针对于公路路政管理工作的开展需求,档案管理工作需要大量的专业优秀人才作为基础保障。针对现有的人事档案管理队伍,要定期地开展相关的培训工作,培养档案管理人员自身的业务素质和职业道德水平,让他们具有更好的责任心,严谨地对待人事档案管理工作。相关主管部门也要定期地举办培训工作,让他们不断地提高自身的理论实践能力,更好地满足新时期档案管理工作的发展需求。
4结束语
总而言之,作为公路部门的重要管理工作内容,人事档案管理工作的开展必须要与时俱进地进行创新和改革,积极地汲取先进的管理经验和技术,对于档案信息资源进行充分的利用,提高档案信息资源的价值,让人事管理工作的开展具有更好的成效,从而实现人事档案管理工作的规范化、标准化、制度化的发展。
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医疗档案的价值作用已不单局限于医疗、教学、科研等工作,其广泛的利用,充分体现了卫生医疗事业的快速发展和社会的进步。下面是读文网小编为大家整理的医疗档案管理论文,供大家参考。
随着先进技术的不断普及,信息化管理技术已经在各个得到应用。目前我国医疗体制正在进行深化改革,档案管理工作也有了新的要求。档案管理内容更加复杂,需要更多的管理手段来提高管理效率,管理工作人员的专业水平也需要进一步提高。本文针对新型农村合作医疗档案管理工作的发展展开讨论,从完善制度、提高信息化管理水平以及增强专业素质等几方面,研究新时期如何做好新型农村合作医疗档案管理工作。
一、新型农村合作医疗档案管理工作的现状
随着新农村建设的推进,合作医疗制度成为一项重要的卫生体制改革措施不断深入,医疗档案的数量和种类也在不断增加。新型农村合作医疗档案管理工作的难度不断提升,也暴露出不少工作中的问题。
1.档案管理制度存在缺陷。
新型农村合作医疗管理工作制定了一系列关于档案管理的制度和规定,但是这些制度在实际工作中仍然存在问题。比如在档案收集制度上,缺少对于完整性的约束,很容易出现遗失记录或信息丢失的问题,这对于档案管理来说会造成非常严重的影响。
2.信息化水平较低。
新型合作医疗档案不论是从数量还是种类上都有所增加,难免为档案管理工作带来新的困难。为了更好的管理大量的档案,记录载体和管理手段都发生了巨大的变化。通过大量的调查研究发现,信息化管理的应用并不理想,管理软件的使用程度比较低,还是处于手工管理的阶段,大大降低了档案管理的效率。
3.档案管理人员的专业水平不高。
新型农村合作医疗档案管理工作普遍缺少专业的管理人才,由于发展程度不高,在人员任用上还是以兼职为主,没有专门的管理部门和管理人员。同时,在岗档案管理人员的专业水平较低,缺少专门的档案管理技术,在工作中缺少对档案管理重要性的认识,积极性较低,工作状态缺乏积极性。除此之外,随着信息化技术的普及应用,很多档案管理人员在档案管理软件的操作上比较欠缺,难以适应现代化的档案管理工作要求。
二、如何做好新型农作合作医疗档案管理工作
新型农村合作医疗制度得到进一步的发展,投资建设也进入重要阶段,新农村建设对于新型农村合作医疗的建设非常重要。为了更好的适应时代发展的需要,档案管理工作的质量亟待提高,档案管理工作应当得到充分的重视,更新相关工作理念,不断完善优化管理制度和工作章程,引进先进的管理技术,提高管理人员的专业素质,全面落实建设工作。
1.完善档案管理工作的管理制度和工作章程。
首先要充分重视档案管理工作,档案管理工作对新农村合作医疗制度的效果起到至关重要的作用,所以认识到档案管理的重要性,从管理制度入手实现规范化的档案管理工作。根据《档案法》等相关法律法规,从工作实际需要出发,在档案管理几个重要的工作环节,从收集、归档、保密等几个方面进行强化,制定全面而实际的管理制度。其次档案管理工作还可以借鉴先进的管理经验,引用专门的档案管理软件,按照电子档案管理的要求进行分类,逐渐实现自动化管理,将纸质档案与电子档案进行统一化的管理。制定明确的档案分类标准,利用归档技术进行高效的档案管理,完善整个档案管理的工作机制,推动档案管理工作的发展。
2.提高信息化管理水平。
信息化管理已经成为未来档案管理发展的必然,应用层次非常广泛,以高效安全的特点,作为现代化管理技术的主力。新型农村合作医疗中的档案管理,也应当顺应时代发展的要求,档案载体和管理手段都作出一定的改变,从纸质存储介质转变为磁盘和光盘存储,提高档案存储的可靠性,减少档案存储的消耗。同时利用扫描技术和索引技术,将大量纸质文档进行信息化储存,既能保证档案的直观性,也更便于档案管理软件的操作,大大提高了部分档案取用和修改的效率。新型农村合作医疗档案种类很多,档案载体也体现出很强的多元性,档案采集和归档也适当的采取新的途径。网络传输技术能够涵盖医疗机构的各个部门,档案管理工作也可以借助网络化途径优化收集和归档工作。除此之外,新型农村合作医疗还要提高相关的服务工作,也可以借助网络技术进行建设,只需要通过网络访问就可以在授权的情况下取用相关的档案,大大提高了档案取用的效率。档案管理信息化建设还降低了管理人员的工作难度,通过管理软件的辅助工作,减少手工操作,档案管理工作也更加可靠,更加高效,所以信息化管理水平的提高,有利于新型农村合作医疗档案管理水平的提升。
3.提升管理人员专业素质。
档案管理人员的专业素质直接关系到档案管理的质量,所以新型农村合作医疗档案管理工作对工作人员提出了更高的要求。由于档案管理的难度越来越高,很多管理人员已经不能适应新的工作,而且随着信息化档案管理的深化,更需要对档案管理人员进行专门的技能培训。要提高档案管理工作水平,首先要组织一支具有专业技能的管理团队,通过聘用制选择具有工作技能和工作经验的人员上岗,另外还要对在岗工作人员进行强化培训,从职业素质、管理技能和信息化操作水平等方面进行提升,提高档案管理工作的综合水平。其次就是要提高档案管理工作人员的工作意识,让档案管理工作人员认识到档案管理工作的重要性,增强工作责任性,认真完成各项工作。
三、结语
加强新型农村合作医疗档案管理工作,要从多个层面着手,首先从完善工作制度开始,确保档案管理工作的规范化,其次要提高档案管理技术水平,积极引进信息化档案管理技术,提高档案管理的效率和服务质量,最后就是要增强档案管理工作人员的专业素质,更新档案管理理念,增强工作责任性,学习掌握新的档案管理系统,配合整个医疗机构工作,样才能让新型农村合作医疗在卫生体制改革中发挥更大的作用。
一、在档案管理过程中出现的问题
前面提到了关于门诊统筹给新农合医疗档案管理工作带来了风险,其实,在住院病人补偿这部分也存在一定的危险因素。正如门诊统筹中遇到的问题一样,每一笔补偿都没能及时得到汇总、整理与归档,使得工作人员在后期进行统计时便会手忙脚乱,而且更容易对病人的切身利益造成影响。
二、针对新农合医疗档案管理安全性的问题提出的几点改善措施
(一)建立健全档案管理制度,确定责任到人
对于新农合医疗档案管理工作,应建立完善科学的制度和明确的管理办法,并严格按照规定执行。对于档案的保存、查阅以及销毁几方面都要制定相关的制度,并安排专人进行负责,做到“专人专事专办”。在档案管理人员方面,应配备专业人员担任此职,此类岗位的工作人员不仅要求责任心,还要具备认真细心的特质,对于别人眼中枯燥的档案管理工作抱有热情,并不断就专业知识技能和工作心态进行培训,确保新农合医疗的档案管理工作从内部做到万无一失。
(二)确定门诊统筹或住院补偿档案的具体管理办法
根据门诊统筹工作量大且细致的特点,应养成每日进行报账与整理的习惯。在每日工作结束以后,对当天发生的门诊统筹根据不同情况进行分类整理,对同类的票据进行有一定顺序的装订,然后归档整理,妥善保存。这样的工作结果令人一目了然,不仅让一切事务有迹可循,在需要其中一份单据时,不管是按日期查找,还是按伤病类型查找,都会很快得出结果,另外装订归档后的资料的安全性也得到了保证,不易丢失损坏,更不可能被泄露。对于住院补偿情况也是如此,相对于门诊,住院部的日工作量或许没有那么大,但我们也要进行每日整理,每日对当天发生的情况进行统计,之后可以按月为单位,将相关单据进行装订与归档。同时,建立完善的统计与汇报制度,制定科学的统计方法,将统计结果汇报给相关负责人,这样一来,我们最为繁杂、最容易出错的工作也变得井井有条,最容易泄露信息的工作也得到了安全的保障,不仅为自己的工作带来了便利,也为广大患者带来了保障,更推动了新农合医疗工作的科学发展。
三、结束语
为了确保新农合医疗工作接下来的顺利开展,我们一定要从最基本的档案管理抓起,对威胁档案管理安全的因素进行预防与打击,从内部对新农合医疗工作进行改进与支持。新农合医疗档案可以使得整体的新农合医疗工作能够在数据和文本上起到一个直观的反映。总之,新农合医疗的档案管理工作要被重视起来,尤其是在安全性这一方面,这是保障新农合医疗工作的根本。
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工程档案从数据搜集、记录到整理、归档等工作贯穿于工程建设的始末,是工程建设的一个详细见证。下面是读文网小编为大家整理的工程档案论文,供大家参考。
近年来,我国社会经济发展迅猛,国家也加快了对公路的建设进程。虽然目前在公路工程施工设计、工程监理、工程质量等方面进步很大,但是在公路工程档案管理中还有许多不足。工程档案管理是记录整个工程施工管理的重要文字资料,不仅是工程质量检验中的重要依据,也是公路今后扩建、维护等工作的关键资料。档案管理在公路工程中有着举足轻重的地位,在实现公路工程的科学管理上意义重大。
一、公路工程档案概述
公路工程档案主要对有利用价值的文字、图表、图纸、声像、计算等不同载体与形式资料进行保存,主要内容有前期文件、勘测测绘文件、设计文件、监理文件、施工技术文件和竣工验收文件等。公路工程档案能够对工程建设全过程进行记录,将工程项目实体与管理过程真实反映出来,是公路工程管理不可或缺的部分,其作用主要有三点:第一,公路工程档案能够指导公路工程决策与建设规划工作,监督工程质量,为业务维权提供科学依据。比如在工程竣工验收中,完整的档案资料是检验工程质量的关键,并为工程事故原因分析、责任认定等提出有效的改进措施。第二,准确、规范、完善的公路工程档案是道路规划、扩建、改进、维修、管理的依据[1]。比如在对工程管线具体位置查询过程中,档案室可为其提供相关工程竣工图,并提供准确、快捷的服务。第三,公路工程档案管理是单位档案的重要部分,能够促进事业单位快速稳定发展。
二、公路工程档案管理中存在的问题
(一)档案管理意识较为薄弱
1.忽视档案管理工作的重要性,很多单位都只注重工程建设的进度、质量与资金投入等,认为档案工作不会带来直接经济效益,故而重视程度不高。即使个别单位有专门的档案管理机构,但是未能在实际工作中落实,如同虚设,整体上表现为说起来重要,干起来次要,忙起来不要的局面。
2.缺少完善的体制机制,激励保障措施不到位,很难将档案管理人员的主动性与积极性有效调动起来,导致档案管理人员工作整体效率不高。
3.忽视对档案管理工作的学习与宣传,大多数工程技术人员不能正确认识档案工作,认为档案管理工作有专人负责,与自己不相干,从而导致档案管理脱节于工程项目。
(二)缺少统一收集整理标准
在实际工作中很多项目单位都采用了不同的办法,具体表现在:
1.执行《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》,所收集整理的工程档案比较规范,符合档案管理、验收及查阅的要求[2]。
2.执行交通运输部的《公路工程竣工验收办法》,符合竣工验收资料整体要求,但不能满足公路工程文件材料立卷归档管理办法的要求。3.对《文件材料立卷归档管理办法》与《公路工程竣工验收办法》实行交叉执行,档案人员根据自己的理解整理文件材料,这是与公路工程档案管理、查阅要求不符的。
(三)未能严格落实规章制度
1.受到经费、人员等众多因素影响,很多工程建设单位缺乏专门的档案管理部门,也未能安排专职档案人员,并且也没有建设专门的档案管理设施与场地,导致很难保证档案的安全与质量。
2.缺乏健全的制度,档案缺乏规范的操作流程与管理方法。主管单位档案管理部分未认真履行指导、检查和监督的职责,造成档案资料与工程验收要求不符。比如因为工程技术人员的频繁流动,工程档案资料没有第一时间归档,从而对工程档案真实性造成严重影响。
(四)档案人员素质急需提高
从具体工作中可知,公路工程档案管理对人员要求比较高。在公路工程建设时,经常会涉及到填写施工技术表格、整理竣工图纸、归档往来文件、对资料进行专业分类组卷等工作,这要求公路工程档案人员不仅要掌握工程专业技术,还要提高档案业务技能。但是,现阶段符合公路工程档案管理要求的人才十分匮乏。因此,需要不断提升档案人员的综合素质。
三、加强公路工程档案管理的对策
(一)增强档案管理意识
提高《档案法》及其相关法律规范宣传力度,增强档案管理意识,创设出良好的档案工作环境。要加快普及档案知识,在单位培训内容中纳入档案知识,让更多人员认识到做好公路工程档案管理工作的重要性。单位领导要提高对档案工作的重视程度,在设施、设备、人员、经费上给予支持。档案管理人员要具备良好的服务意识,以高效的服务提高档案管理水平[3]。另外,做好施工、财务、监理、设计等部门的协调沟通工作,通过各部门共同努力配合,营造档案管理工作齐抓共管的局面。
(二)加强体制机制创新
1.规范工作标准。交通部根据公路工程项目特点与档案管理要求,制定了《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》,全面系统地对公路工程档案工作职责、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出规定,是公路工程档案管理的统一工作标准。在实际工作中,必须将该办法落到实处,从细节处入手,突出重点,有序实施,让公路工程档案管理工程更加科学、标准与规范。
2.加强检查指导。建设单位档案部门是公路工程档案的主管部门,应承担其相应责任,做好对建设、施工等单位档案工作的指导工作。可以建立档案管理台账,及时了解档案管理动态信息,并到工程现场开展指导工作,妥善解决档案管理总存在的问题。另外,要分清重点环节与薄弱环节,细致开展各阶段验收检查工作[4]。档案人员要积极参与工程调度会、技术研讨会和设计交底会,准确掌握工程整体进度,提高档案工程的实效性。
(三)实现档案信息化管理
要积极适应公路工程项目的现代管理模式,将计算机计算充分应用到公路工程档案管理工作中,并加大档案管理软件开发力度,逐步建立起电子档案管理数据库,实现公路工程档案电子化与电子档案信息共享。同时,还要建立健全的公路工程档案信息资源体系,并不断提升公路工程档案管理的效率与水平。
(四)定期组织业务培训
开展多层次、多形式的工程技术、档案管理等业务培养工作,让参建单位工程技术人员了解档案管理知识、档案人员了解工程建设专业知识,从而让工程技术人员与档案人员知识结构得到优化,并实现自身知识面的拓展。档案人员在进行业务学习的过程中,也要加强对计算机、网络、现代管理理论与方法的学习,实现自身综合素质的提升。另外,档案人员要切实增强服务意识,找准定位,踏实工作,树立高度的事业心与责任感,扎实做好公路工程档案管理工作。总之,做好公路工程档案管理工作意义重大,加强对公路工程档案的利用与管理,有利于进一步促进公路工程建设事业的发展。因此,身为档案管理人员,要始终保持认真踏实、爱岗敬业的精神,认真做好公路工程档案管理中的各项工作,为工程建设管理提供优质高效的服务,从而创造出更大的社会与经济效益.
摘要:
结合高等职业学校建筑工程档案课程的基本情况,制定了《建筑工程技术资料管理》课程的改革方案,分析了该课程的改革效果,并对建筑工程档案课程的改革进行了反思,总结了一些课程改革经验,提高了教学效率和质量。
关键词 :课程改革,档案管理,建筑工程
1建筑工程档案课程基本情况
建筑工程档案《建筑工程技术资料管理》是工程造价专业的一门必修职业能力核心课。该课程主要是培养施工单位从事档案员岗位的工作人员,并为后续发展考取档案员资格储备必要的职业技能。本课程的学习需要一定的专业基础知识,前期课程有《工建筑材料》《建筑构造与识图》《计量计价》《施工技术》等,通过本课程学习,学生今后能够从事档案员工作,具有施工技术资料编制方面的基本职业能力,本课程涉及岗位为档案员。传统的教学模式以每一章节按顺序安排教学,理论知识偏重,实践的操作环节较少,理论与实际脱节,学生的学习兴趣及全方面掌握这门课程专业技能的能动性受阻。而且影响学生在学习技能时的创新意识和研究能力的发展。因而有学生在上岗实习期间觉得在校所学课程与实际脱节,有迷茫期,不自信。针对这些问题,对工程资料管理课程进行课程改革研究与实践,采用新的教学手段与方法。
2建筑工程技术资料管理课程改革方案
建筑工程技术资料管理课程改革方案从该课程的整体设计思路、如何组织课题内容的开展、项目任务的划分、教学方法的创新和选取、考核体系的建立等方面都进行了重复的研究和探索,形成较系统的课程体系。
2.1项目的选取在选择
项目的过程中,结合工程实际,考虑到学生以后实际接触的常见的建筑结构类型,本着研究项目结构典型、多样化,编制文件内容由易到难、循环递进的原则,选取中辰小区砖混结构多层住宅施工档案编制、恒大城框架结构高层施工档案编制、家乐福框剪结构商场施工档案编制,形成的三个实际项目,对应完成的三个实际项目的施工档案资料的编制。
2.2项目任务的划分与设计
项目中任务的划分是根据辽宁省归档规范中文件的性质划分四类文件,每个项目划分的4个任务分别为编制工程施工管理资料、编制工程质量控制资料、编制工程质量验收资料、编制工程安全和功能检验资料。项目化改革后的课程共设置了3个项目,12个任务,35个子任务,以项目1中辰小区砖混结构多层住宅施工档案编制为例,如表3所示。将课程知识点与实际工作内容相结合,进行重组,将课程内容转变成以工作任务为核心,教学中基于项目的工作过程,给学生布置相对应的工作任务。完成任务所需基本知识由教师采用提前布置任务、教授重点、启发引导、任务驱动、分组讨论、小组互评、老师点评等方式方法指导学生进行自主学习,指导学生充分利用相关教材、学校图书馆、网络信息资源及指定参考资料,独立完成工作任务。
2.3一节课展示
以项目1:中辰小区砖混结构多层住宅楼施工档案编制中任务2:编制质量控制资料为例,任务2划分4个子任务,要求学生会填写图纸会审、设计变更、洽商记录、隐蔽工程验收记录、质量事故处理记录等。
2.4教学实施过程
教学方法采取项目教学法,模拟完成真实项目完成学习,采取教师引导学生研究工作任务,指导学生独立完成工作任务方法。具体做法:第一步学生分组,组织学生分成6人一个小组,并确定组长;第二步教师布置工作任务;第三步学生研究工作任务,教师引导学生研究完成工作任务需要的知识、技能,做好完成工作任务的准备工作;第四步学生完成工作任务,教师负责指导学生完成工作任务;第五步学生小组之间互评;第六步教师总结评价;第七步布置下次课程准备的内容。
2.5考核方案设计考核目的:
注重学生施工资料编制整理的能力提高,有利于了解学生掌握施工资料搜集编制整理的情况,同时增加学生学习积极性,有利于老师根据学生考核结果及时调整教学。考核原则:注重学生能力考核,评价模式过程考核与期末考试相结合评定学生成绩。考核方案:过程考核60%+期末考试40%=100分。过程考核主要考核施工档案编制。施工档案编制成绩=中辰小区项目施工文件编制成绩×20%+恒大城项目施工文件编制成绩×20%+家乐福超市项目施工文件编制成绩×20%。过程考核分数成绩=教师评价(60%)+小组评价(40%)。
3建筑工程档案管理课程改革效果
以项目划分为导向,任务完成为载体的课程改革实践教学后,不仅调动了学生的学习积极性,同时解决任务的成就感充分发挥了学生学习的主动性;学生分组,讨论互评,激发了学生互帮互助,团结合作的精神。课程的设计基于学生经验,密切联系学生生活和社会实际。从根本上改变了学生的学习方式,由被动接受学习转变成主动探究式学习,发展了学生专心精神、实践能力,改革后能够扎实的掌握专业知识并形成长期记忆。
4建筑工程档案管理课程改革反思
首先,在课程改革中,对教师的要求更高了,教师成为新课程资源的开发者,倡导民主、开放、科学的课程理念,教师在课程的准备上要非常充分,让多样性的知识成为学生进步认知能力的途径,让学生能从自己所处的四周社会中学习到更多的东西,使学生成为课程的建设者和开发者,同时也需要教师不断更新业务水平,才能满足学生需要。其次,改革后更加注重学生参与项目的过程,重视学生综合能力的培养与评价。加强培养学生认真、严谨的工作态度,诚实、守信、善于沟通与合作的自我管理与约束的能力,使学生具备良好的职业道德及团队协作精神,学生学习的热情与专业知识水平都有了提高。5结语建筑工程档案管理课程改革的目的是使学生掌握这门技能,在工作后更好的适应档案员这一岗位,实践证明,课程改革实践取得了一定的效果,调动了学生学习的主观能动性,同时促进了教师的快速进步,但在应用中也存在一些问题,需要在以后的教学实践中逐步改进,进一步提高学习效率和质量,培养出更多的适应社会和岗位需求的技能型人才。
参考文献:
[1]赫潞.高职施工组织设计课程改革的探索与实践[J].职业技术,2015(9):17-19.
[2]丁舒媚,唐杰.建筑施工组织课程项目化教学改革探索[J].河南建材,2013(4):196-198.
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档案的安全管理与开放利用是档案工作一个矛盾的两个方面。把好开放档案的审查、档案的解密关,加强制度建设、队伍建设,健全安全监督机制,都是确保档案安全管理与开放利用两不误的重要途径。下面是读文网小编为大家整理的档案类论文,供大家参考。
[摘要]人事档案及其管理工作在医院建设中起着关键作用,它为单位提供各类人才基础信息,为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。所以,应重视人事档案管理,更新人事档案管理理念,实现档案管理科学化、规范化、现代化。
[关键词]档案管理;人事档案现状;管理科学化;对策分析
随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入。医院转型后,人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析,与同行们探讨。
一、医院转型后,人事档案现状及存在的问题
(一)人事档案交接手续不严密,重视不够。档案人员大多不是专职,故离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平,改善环境条件,为病人提供优质的服务,而对人事档案管理不够重视,存在医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
(二)档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。
(三)档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;其次是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
(四)员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚;还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
二、医院人事档案管理对策及思考
医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,加强医院人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门工作,为职工本人服务。针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考:
(一)严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,并整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。
(二)建章立制,有章可循,规范操作,积极主动做好档案收集工作。制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因造成,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后查找提供方便。
(三)强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识,提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节,在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时,更应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。
(四)积极做好宣传工作,加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
(五)提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度,提高职工对其人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到人事档案的重要性。二是加强对职工人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。
(六)加快档案信息化进程,提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索,进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化。
总之,要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲出原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,只有这样,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
参考文献:
[1]滕焕君;加强人事档案管理的思考[J].档案;2001年04期.
[2]李瑞龙;做好人事档案管理为选拔培训人才提供可靠依据[J].内蒙古水利;2004年03
[摘要]
高职院校管理工作中,人事档案管理工作相对其他一切管理工作而言,是重要的基础工作。当前形势下,信息化是高职院校发展中必须要面对的问题。当今社会是一个信息化的社会,几乎在所有领域,信息化已成为现代及今后发展的潮流,为顺应时代要求,人事档案工作进行信息化管理势在必行。建立网络化管理体系和人事档案数据库系统,培养专业的高素质信息化档案管理人才队伍是进行人事档案管理信息化的关键所在。
[关键词]高职院校;信息化;人事档案
在当前形势下,把信息化管理引入档案管理中是院校发展和时代进步的共同要求,为顺应信息时代潮流和教育单位人事制度发展的要求,应大力加快人事档案信息化改造,加强高职院校人事档案管理从传统领域转向信息化档案管理的改造。
1高职院校人事档案信息化管理的重要性
1.1人事档案管理信息化是档案管理发展的方向
当今社会,以计算机为基础的信息技术在社会各个领域高速发展,为时代带来了一场深刻变革,电脑网络正以惊人的速度深入到社会的各个角落,信息技术和相关设施的大量普及使得信息化进程成为当今社会发展各个领域的主流。而档案原生具有可信息化的基础,人事档案实现信息化是时代发展的需要。人事档案信息化是指用科技手段和信息技术对人事档案材料资源实施基于现代电子信息环境下的管理和利用。人事档案管理的信息化改造是细致复杂而系统的工程,也是改造优化现有档案系统、资料转化和整理的过程。2002年国家档案局中央档案馆印发的《全国档案信息化建设实施纲要》里面提出我国档案管理工作的任务中,重要的一项就是信息化建设。因此人事档案管理实现信息化是当前高职院校管理工作的重要任务,是当今社会信息化潮流的必然趋势。
1.2高职院校人事制度改革和发展要求档案管理信息化
随着院校规模不断扩大,人员越来越多,人事制度管理也越来越复杂,高职院校人事制度改革是院校发展的必然要求,是在新的环境中生存和发展并更好地满足人事制度优化改良的重要策略。档案管理信息化是高职院校人事制度改革的重要项目之一,随着高职院校管理制度改革的推进和当前社会环境信息化潮流的要求,传统模式人事档案管理越来越无法适应现实要求,材料信息数量越来越多,种类越来越复杂,档案提取和操作日益频繁,传统模式对人事档案的管理已无法满足现实环境提出的相应要求,因此,要以信息化技术对人事档案管理进行改造和建设,把档案管理信息化融入到人事制度改革中去才能适应当前的客观现实对人事档案管理工作的需要。
1.3实现人事档案自身价值需要高职院校人事档案管理信息化
高职院校人事档案管理工作的根本价值在于档案能否具备一个高效准确合理的利用基础,人事档案记录了大量的人事信息,是单位人事调整、个人办理相关手续的重要依据,信息服务的准确性和高效性是人事档案管理工作的两项基本原则。另外人事档案也是人才开发工作重要的人事材料基础,人事档案作为人才信息的资料库记录了大量人才相关的重要信息资源,可为开发和利用人才资源提供信息上的支持与保障。人事档案管理工作从针对客体上分为实体和信息化两部分,实体档案针对客体是档案的原始凭证、纸质文件,这种形式所特有的唯一性、真实性和法律凭证作用是其他形式所不可替代的,不过实体档案管理工作操作复杂,利用手续繁琐,检索麻烦、管理效率十分有限。人事档案信息化管理相对实体档案具有高效便利的特点,可极大提高档案工作管理的效率,简化档案利用的复杂程序,充分发挥人事档案的功能,更大实现档案价值。
2高职院校人事档案管理实施信息化的措施
2.1加强对人事档案工作的重要性认识
人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性,但档案管理是一项系统和长期的工作,对档案管理工作的重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此,提高对档案管理的工作重视,加大关注档案管理的重要性,必要性认识,提高教育单位内部有关人员的档案意识,提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化,硬件建设是必不可少的前提,而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革,设备的购置,人员的调整,无一不需要上级部门逐一进行审批,学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难,因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分,在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视,要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程,把档案工作的规划布置,研究考核与本部门其他工作同期开展,定期研究检查、布署、指导人事档案工作。
2.2建立制度基础,规范档案管理
为增强高职院校人事档案工作管理质量,提高档案工作效率,规范档案工作流程,科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据,是档案管理具体实施的标准,合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察,从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料,重视对当事人工作能力,性格特点、业务水平的记录,保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。
2.3建立完备的高职院校人事档案数据库系统
当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率,迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐,高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用,因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理,方便快捷地更新人事档案数据,使人事档案查阅,比对,传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上,循序渐进,分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容,采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据,保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。
2.4实施人事档案网络化管理
高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换,使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享,加强档案信息的交流与传递,在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系,保障信息安全是前提,在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题,要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限,避免不必要的授权和重复授权,对于管理权限的分配要做到责任和权限对等,避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享,避免了人事档案操作程序上的反复录入,提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24小时在线,随时需要都可实时查询档案数据,方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计,这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术,遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则,把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑,建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作,大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。
3结语
为迎接信息时代的到来,高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念,运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进,努力挖掘人事档案信息资源,实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。
主要参考文献
[1]季瑶娴.新建高职院校人事档案管理信息化研究——以温州科技职业学院为例[J].文教资料,2011(7).
[2]李建英.对高职院校档案信息化建设问题的粗浅认识[J].黑龙江档案,2011(4).
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档案是对社会活动的记录,同样,房地产档案是对房产业相关信息的记录。随着房地产业的发展壮大,涉及房地产也的活动越来越多,相关的档案也逐渐增长。下面是读文网小编为大家整理的房地产档案论文,供大家参考。
一、引言
在市场经济的环境中,房地产企业想要得到顺利地运行和长足的发展,除了要完成其科学组织结构的建立之外,还需要建立健全具有清晰产权、权责明确和科学管理的现代企业制度,而作为房地产公司内部行政管理中一项重要环节的档案信息管理工作,就更应该加强其工作的开展及其安全性的保障,因为房地产档案不仅关乎着国家、集体和个人房屋的所有权益,而且还是与房地产市场中法律活动的直接参与者,其更直接影响到房地产市场的顺利发展,因此更需要掌握当前档案信息管理的工作特点,保障档案信息的安全。
二、房地产档案信息管理工作的特点
(一)法律性。
近年来,随着社会经济的发展,加大了人们对房产的需求,进而促使房地产相关行业得到快速发展,但是这也容易导致房地产交易的过程中发生一些各式各样的纠纷。但是作为继房产证之后的另一个被法律认可并且明确房屋产权的有效凭证的房地产档案,因此在法律进行有关房屋产权纠纷问题的时候,房地产档案可以为其提供有效的重要依据,这也就体现了房地产档案信息管理工作的法律性特点。
(二)区域垄断性。
随着城市经济的快速发展,房地产市场的发展也十分迅速,为了实现房地产档案信息管理工作的有条不紊的开展下去,所以房产管理部门的管理所采取的模式为划区域管理,也就是每一个地区都专门由一个房产管理部门负责,这样的管理分布,体现了当地产档案管理工作的区域垄断性。一旦不能做好房地产档案信息管理的基础工作,那么很有可能引发当地房地产市场混乱,进而对产权的有效管理造成不利的影响。
(三)信息化。
随着计算机网络信息技术在社会各领域各行业中的不断渗透,这样改变了房地产档案信息管理的方式,实现了以信息文件的方式促进房地产经济活动的运转,工作繁重、复杂,往往需要花费大量的资源和时间,但是管理工作效率和成果却不尽如人意,但是当前在网络技术的支持下,实现了档案信息的数据化,这样档案信息管理工作者就能通过计算机和网络进行所有业务的处理,包括检索、查询、修改、统计和进行档案编目工作等,不仅减少了档案信息管理的工作量,同时也大大提供了管理质量和效率。
(四)可变性。
房地产资料的建档立案并不代表房屋产权不会变化,尤其是在当前这个城市化进程不断深入的新形势下,改变着城市的格局布局,促进了房屋的拆迁重建,在这房屋不断变化的过程中,都有可能会改变房屋的产权人,而这会使得相关房屋档案信息随之发生变动,因此说房地产档案信息是可变的。
三、加强房地产档案信息管理工作安全开展的对策
(一)建立完善房地产档案信息管理制度。
随着房地产档案信息化管理的逐步深入,急剧增加了房地产相关的电子档案数量和规模,因此为了保证档案信息管理工作的进一步落实,首先就应该确保其管理安全性,这也就要求档案信息管理工作人员需要针对管理工作的信息化特点做好档案信息的安全管理工作。加强房地产档案信息安全管理制度的建立和完善,将电子档案的收录、整理、保存、使用以及保密等工作提入安全管理日程中,同时还要落实安全管理责任,进而督促相应安全管理负责人积极开展安全管理工作,重视安全管理工作的开展,从而做到档案信息安全管理有章可循,进一步保证档案信息管理工作的安全顺利开展。
(二)加强系统安全防范技术的使用和水平提升。
当前的房地产档案信息大多都置身于网络环境中,在该环境中因为一些不确定因素的影响,威胁着档案信息的安全性,因此档案部门需要加强对档案信息系统进行安全防范,这就需要安全部门聘用一些专业高水平的计算机人才专门负责计算机和网络系统的安全防范和维护工作,通过杀毒软件的应用,保证网络系统不遭受电脑病毒的攻击,对重要档案信息就应该提升安全防护级别,例如设置访问权限和登录密码等。
(三)建立健全内保工作机制和档案工作人员资格审查机制。
要把档案库房作为内保重点要害部位,在技防设施标准上,至少配备值班监控室,安装具闭路电视监控、探测报警等多功能的安全防范系统,配备专人24小时值班,摄录的图像资料保存应不少于40日,并预留接口,适时与公安机关联网,并在此基础上还要严格遵守《信息安全技术信息系统物理安全技术要求》(GB/T21052-2007)中相关标准和要求,以确保安全技术能够落到实处。在物理防范标准上,除应满足公司内保物理防范标准外,还应符合国家对机要、档案部门建筑物理防范和国家消防安全技术规范的标准。在录用档案工作人员时,必须坚持“先审查后录用”的机制,对不宜在档案部门工作的人员应当及时调整。
四、结束语
总而言之,在房地产公司的日常管理工作中,一定要重视档案信息管理工作的开展,并且在进行档案信息管理的过程中还要结合新形势下其管理工作的特点,进而才能更好地利用现代先进的技术手段,实现房地产档案信息管理的信息化和数据化,促进档案管理信息数据库的建立,同时还要针对当前网络系统的管理安全性,加强监管,提高档案信息的安全性,从做好档案信息管理的每一个环节的工作。
一、对房地产档案信息数字化的认识
1.档案信息数字化是房地产档案现代化管理的一次实质性突破
档案信息数字化是档案工作依靠计算机信息处理、计算机网络通讯技术手段等现代科学技术,通过逐步提高利用档案信息资源的能力,并能最大限度地发挥档案自身使用价值,以新的方式来推动社会经济发展和改变人们的生活方式,逐步从封闭的、以档案的实体管理为主的档案管理模式向开放的、以数字化信息管理的模式转变。
2.房地产档案信息数字化是国家信息化中的重要组成部分
房地产档案具有政治性、文化性、历史性,且其社会责任和角色,决定了档案信息成为国家信息资源中的重要组成部分。随着信息时代的发展,档案信息数字化不仅要在社会信息资源共享中的得到开发利用、更要满足社会需求方面,并且要与国家其他的信息化、数字化领域同步,还需要在管理规范、技术条件、制定标准、经费投入等诸多方面做好管理工作。
3. 房地产档案的信息数字化是一项服务社会的高科技工程
数字化的档案信息运用扫描、复印、多媒体、计算机等现代化设备,并利用数据库、网络等技术支持,打破了档案利用上的时间和空间概念,快速有效地服务于房屋所有权人和政府决策部门,实现了社会资源的信息数字化共享,充分地凸现出档案信息数字化管理是一项跨部门、跨行业的且具有很高科技知识含量的功能优势。
4.档案信息数字化要有严格的标准、统一的规范
为了使档案信息数字化达到有效、及时地共享社会资源,首先必须使档案信息数字化的技术指标规范化、标准化,从数字图书馆信息数字化借鉴实践经验和规律,制订出符合档案信息数字化方法、利用的技术标准和规范,从而保证档案信息数字化的资源能够有效、充分发挥其作用。
二、房产档案信息数字化建设是档案管理的发展方向
房产档案数字化管理实现了一次档案管理的变革,它是将传统的纸质房产档案通过扫描、影印等方法手段以数字化的形式存入计算机,实现档案的收集、整理、保管、编研、调阅、统计、查询等全部工作的计算机管理。。随着数字化时代的快速发展,房地产档案在数字化时代更要做好档案信息的__,通过设置权限、慎重备份等方式限制档案信息的无序扩散,维护房屋所有权人的利益,在合法的前提下为政府和相关部门提供决策服务。
三、房地产档案信息数字化要进行全过程管理
房产档案数字化是服务社会的需要,传统档案的保存方式一直是采架式纸张保存和目录式管理,直接导致了很高的管理成本,占用了大量的库存空间,并且保管时容易产生破损,特别是长时间的调用,对档案的损伤很大。档案数字化不但可以有效的管理日益庞大的档案,同时可以保护档案原件。
房地产档案管理的发展方向是档案信息的数字化管理。房地产档案数字化管理在我国起步较晚,进度不一,在沿海较发达地区也才刚刚起步,浙江省内也只有一部分县市实现房产档案的数字化管理,而且各地采取的管理软件也不一致,从发展来看今后数据共享方面还存在很大障碍。由于数字化管理档案的前期资金投入比较大,很多房地产管理部门由于种种原因使这项工作进程减慢,随着房地产业的快速发展,房产档案数量急增,数字化管理房地产档案迫在眉睫,当引起有关部门重视。数字化档案管理在实践中已被公认,房地产档案信息的管理与开发、利用将为整个社会带来一场意义重大的技术革命。
四、房地产档案信息数字化建设的思考
房产档案的数字化管理还处于探索或初级阶段,有很多难题需要逐步解决。因此,我们在档案馆档案信息数字化建设中,应清醒认识如下问题,并尽量解决好:
1.信息数字化的标准化问题不容忽略
实现信息的资源共享是档案信息数字化的目标,因此,信息数字化必须要建立在一个标准的环境内,使得信息资源能够充分发挥作用。做好信息数字化数据的存储标准化,是实现信息数据再生、利用的可靠物质保证。
2.信息数字化的保存与维护问题不容忽视
信息数字化建设的一项重要的任务和目标是保证数字化信息的可存取性、可用性、理解性。因此,强调有效使用信息资源,保证数据信息的安全性是前提;强调信息数据的可存取数性是保证,同时还要必须保证数据信息格式的规范化、标准化;强调信息数据的可理解性,必须保证产生数据环境的完整性。
3.信息数据迁移性问题在信息数字化建设中应引起足够的重视
在信息数字化管理的建设中,电子文件保存的迁移性问题师我们在运用新设备、新技术开展工作时应汲取信息管理自动化的经验教训。
4.网络安全对信息数字化的影响不可低估
数字时代的信息资源的共享是通过网络技术和网络环境实现的,是现代档案管理发展的方向和必然趋势,而当档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。
面对着这场房产档案管理的大革命,在相当长的一段时间我们都要努力研发,不断完善。同时,保存电子档案,也要保存相对应的纸质档案,一定要确保档案信息内容的完整、安全、真实、可靠,并能最大限度地发挥其作用。
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工程档案是工程建设的有机组成部分,是工程质量的直接反映。工程档案管理质量的高低一定程度上决定了建设工程的质量,是提高工程建设质量的重要手段。下面是读文网小编为大家整理的关于工程档案管理论文,供大家参考。
一、工程档案的价值
对施工企业而言,各施工单位可以借助过往形成的工程档案,为以后的施工进行良好的准备与学习。对组织内部而言,施工组织也可以通过各时期形成的工程档案,对内作为凭证、参考、沟通和互动的工具;对组织外部而言,工程档案可以说明该组织的施工情况与发展历程,了解其施工效果与效率。事实上,作为信息世界的一份子,工程档案是珍贵的一手施工记录物,其功能包括累积先前的施工经验与知识、证明施工组织的运行效率、促进不同利益相关者之间的互动与凝聚、以及提供施工权利的合法正当性,同时也是了解和认同组织自身、社会要求的来源,也是传播市场、社会与文化价值的媒介。由此看来,工程档案不仅只是一种传达信息的媒介,更是形塑施工组织资产与先前施工情况的重要材料。因此,若是没有编制并保存完整确实的档案资料,除会造成知识与经验的断裂和证据凭证的消失外,更重要是许多历史发展脉络与事件真相将可能无法原貌在未来无法重现,使得施工组织及其利益相关者的整体记忆与资产丧失其原有的真实与完整性。
二、工程档案编制质量管理的提升措施
(一)完善工程档案编制的制度与责任体系
首先,完善档案编制的相关制度。目前在工程档案的编制过程中,存在着一定的问题,而这些问题归根结底的原因在于制度方面的不完善,难以做到依法管理、依规编制。因而有必要在制度完善方面下功夫,这需要做好如下几点工作。一是对于编制程序与管理程序进行强化。建设单位在整个建设工程招投标、合同签订等的过程中,应当在标书与合同中添加关于工程档案方面的内容与要求。二是构建档案的临时检查规范。这种制度体系应当由工程建设的主管部门进行领导,进而将档案编制部门、城建档案管理部门等的工作融合进来,对于整个施工过程中的档案编制情况进行定期的检查,从而及早发现问题所在,并加以改进。三是配备必要的工程档案编制与管理体系。不管是建设单位或是施工单位、管理单位,都应当设置专兼职人员岗位,进行定期的沟通与合作,并向城建档案管理部门取得联系,确保落实好档案编制过程中的各项工作。其次,完善档案编制的责任体系。建设、施工单位及各参建单位应依照法律法规相关规定,自觉履行建立和完善建设工程档案的职责。建设与施工单位对工程档案的重视程度,是建设工程档案归档是否完整、准确的关键因素。建设单位要做好工程前期文件材料的收集,并督促施工单位按期完成竣工档案及竣工图的收集与整理。施工单位要在布置施工任务的同时,安排布置工程竣工文件的收集与编制工作,确保竣工文件的形成与施工进度同步,工程验收交接与建设工程档案同步交接。对于设计修改较多的建设工程,施工单位应及时做好竣工图的修订编制工作。
(二)强化组织宣传工作
一是在工程档案编制中加强倡导职能分析。工程档案的编制决策主要是以档案编制者职能为出发点,因此了解档案来源的职能内容与性质成为非常重要的工作,这也即在现行以内容为主、职能为辅的编制方式中,职能分析成为形成档案编制和保存决策的基础,因此档案部门应加强倡导职能分析的作用与功能,让档案编制人员了解其对档案编制与保存的重要性。其次,在实际的档案编制过程中,应当根据工程内容进行分类,并根据工程不同工作的特征来进行分类编制。在这种背景下,工程档案编制过程中,有必要在编制规范中明确工程内容的类别,从而以指导具体编制工作的有针对性。二是强化档案编制部门的主动权。在档案的形成过程中,档案部门扮演重要的角色。除行政程序上的限制外,档案部门的心理因素会影响编制工作的进行。基本来看,档案部门通常会认为自身对具体的施工业务知识与能力有所欠缺,因此无法在档案编制的内容上扮演积极的功能。此外,档案部门也会倾向于将自己定位为只是一个档案保存单位,只要确实保管好业务单位所需的档案即可。再加上档案部门也普遍认为工程管理人员并不重视他们,在工程组织内部的地位低微,更使得档案人员认为档案部门的角色与功能都不如具体的施工单位重要。尽管外在因素能够限制档案部门的角色与功能,但档案人员也需要不断突破自己的心理因素,积极加强本身在工程档案编制内容方面的知识与技能外,还应加强与业务单位人员的合作,多加培养对工程业务专业性的了解,让自己具备更多的专业知识与技能,争取在档案编制内容方面的主动权,这也可以使其在工程组织内部扮演更积极的角色。
(三)提升档案部门人员的业务水平
一是协助工程档案人员建立工程内部的职能轮廓。除强调和倡导职能分析的重要性,改变编制标准重点外,档案部门还应制订相关的分析方法或策略,积极协助各施工团体进行本身的职能分析工作,并进而将这一工作与档案编制工作相结合。此外,档案部门还可扮演协调的角色,借助协助各施工单位建立职能轮廓,从宏观或全面的角度提供可能的全面保存建议,让各施工单位除从本身的角度思考档案的编制之外,还应从企业整体的立场着眼,决定其档案编制的优先级。二是推广档案专业培训与教育。普遍说来,工程档案人员的档案编制意识薄弱,并且对工程价值的内涵、形成过程与应用等方面的了解有限,使得他们在工程档案的编制决策上无法扮演更积极的角色。因此,加强工程档案编制人员的相关知识与技能,使之认识到档案编制与管理工作不仅是为工程提供施工上的参考,更要为日后的相思施工奠定良好的基础。为此,建议档案管理部门定期开办相关课程,提供工程档案人员更多进修的机会,来强化他们的专业知识与技能。此外,也建议档案管理部门与大专院校相关科系合作,通过设置学科的方式,在正式教育机构当中培育更多的工程档案编制专业人员。
(四)充分应用信息化技术
在档案编制过程中,信息化技术的应用的突出体现是充分应用数字技术来对资料进行收集、分类、编码、储藏等工作。这种数字技术的应用能够有效的提升档案编制的效率。当然,在使用过程中,也应当注重如下两个方面的问题:一是数字技术应用的安全性问题,必须做好防火墙技术,避免档案信息资料的外泄;二是提升员工信息化技术的水平,从而能够确保各种较为先进的技术得到有效的利用。
三、结语
总体而言,新时期档案工程工作需要我们解放思想,转变观念。要跳出档案框框看档案。树立为工程建设服务,为城市建设服务,为经济建设服务的理念,立足建设工程档案,抓好档案质量。
一、加大档案工作宣传力度
工程项目实施前,应加大档案工作宣传力度,不断提高社会档案意识。要采取多种形式、多种渠道,加大档案工作宣传力度,提高社会档案意识。只有这样,项目档案管理工作才能步入正轨。项目开工前,应确定分管领导和档案员,及时收集档案,按标准规范整理组卷。不论是业主单位,还是项目参建单位,在重视项目建设的质量、进度的同时,应明确项目档案没有通过专项验收,整个项目就没有结束的档案意识。
二、设置专职档案员
由于工程建设单位人员和经费的原因,许多单位没有建立工程档案管理部门,档案管理不健全。参建单位配备的专职档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对航道工程档案的收集、整理、归档不熟悉,使得案卷质量差,无法达到档案管理要求。为了优化档案管理工作,应发挥业主单位和参建单位的积极性,争取各方支持和配合。由于项目档案管理工作单靠建设单位的力量是远远不够的,加上建设项目档案工作人员流动大,难以熟练掌握业务,进行独立操作,参建单位应积极努力创造条件,为重点建设项目档案工作的健康发展构筑良好的人文环境。在工程竣工验收时,力求做到归档的基础建设工程文件内容真实、齐全、系统,其归档的文件质量符合要求。只有这样,才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。
三、完善档案移交手续
档案移交应及时,手续要完善。工程建设项目从立项开始就产生了档案,随着工程建设进度的不断加快,工程项目档案会越来越多。按要求,每件项目档案产生后,都要及时移交给档案员,并办理移交手续。各参建单位的档案应建立专门的档案室,及时将文件归档并更新台账。
四、规范档案保存环境
工程档案可以直观地反映出工程的质量。工程建设中,施工记录、工程建设进度、施工过程中的隐蔽工程及放水后水下工程等都是组成工程档案的内容。工程在竣工后,因无法看到工程建设的过程,也无法检测水下部分的质量。但可以利用已有的图纸,现场的施工记录来还原整个施工过程,找出施工过程中的质量问题。工程质量问题主要由施工组织及施工过程中的质量控制来保证。保存好工程档案,可以更好地发挥施工组织及施工计量控制的效率。如果涉及到质量评定,事故原因分析,隐蔽工程施工,竣工验收,档案都是日常管理中不可替代的重要依据,也是工程建成后进行工程维护、运行管理不可缺少的参考资料。
五、建立档案信息电子化管理
航道工程施工过程中产生的文件在归档后,由于没有采取数字化管理,管理现代化水平不高,没有应用专业的档案管理软件,未能实现资源共享。许多参建单位没有应用专业的档案管理软件,计算机应用仅是打字的水平,影响了档案管理的工作效率和经济效益。在实际工作中,本工程既重视纸质文件的归档,又重视电子文件的归档,将全部纸质文件电子扫描,电子文件按档案立卷管理办法与纸质档案同步归档,将航道工程档案信息在QQ群里共享,需要时按电子目录查询即可,使档案管理更有序、查询更方便,利用更及时。并且提高了档案的查全率和查准率,大大节省了查询、复印的时间。
六、结语
综上所述,航道工程建设中只有严格执行工程管理的各项规章制度,实行规范化管理,并通过工程技术人员辛勤负责工作,才能保证航道工程档案从形成到归档按时保质、井然有序,才能体现航道工程的整体管理水平和质量。档案工作者只有对工程档案采取科学管理,辛勤用心服务,才能实现档案资源的有效开发利用,才能为航道工程建设、决算审计、基本建设管理、领导决策提供最准确的资料及最详实的数据,才能更好地为航道工程的基本建设服务。
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随着市场经济的繁荣发展,建筑行业发展迅速,项目规模不断扩大。对于建筑企业来说,档案管理工作是项目验收的重要依据,也是企业进行科学决策的保障,建设项目档案管理工作对于企业规模化发展有着极为重要的作用和意义。下面是读文网小编为大家整理的建设项目档案管理论文,供大家参考。
1电力工程建设项目档案的超前控制管理方法
超前控制管理的具体做法就是将工程的实施过程分为若干阶段,按阶段进行工程档案的收集和整理。对工程档案进行超前控制管理有利于对工程初期阶段形成的档案资料进行保管保护,可有效避免工程竣工后突击补充整理档案资料,保证了工程档案完整率、准确率和归档率指标的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下几方面内容:
1.1明确职责,考核措施到位
工程项目档案是工程整体建设中的重要组成部分,而从目前工程档案管理现状来看,不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象,认为工程管理部门只负责工程的建设,至于工程档案则是档案部门的职责。因此,工程管理部门与档案部门在工程档案管理过程中的职责必须要明确。工程管理部门负责工程档案收集和整理工作,对设计、施工、监理单位移交的工程档案进行审查和交接,工程竣工后3个月内,将整理好的工程档案向档案部门移交。档案部门负责对工程档案的收集和整理进行监督和指导,按照工程节点计划对工程档案进行阶段性审查,工程竣工后,对工程管理部门移交的工程档案进行审查接收。明确工程管理部门与档案部门的职责并纳入绩效考核指标,层层加以落实严格考核,是实现超前控制管理的前提条件,也是提高工程档案管理水平的重要保证。
1.2完善管理流程,推进工程档案管理规范化
使用流程控制管理是提高管理效率的捷径,也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程档案管理流程时,要把握好以下几个关键环节:
①工程立项后,工程管理部门应及时告知档案部门,并将工程节点计划报档案部门。工程管理部门掌握工程立项和计划下达情况,而档案部门往往是在项目即将竣工时才知道项目的存在,致使档案部门无法在工程实施过程中介入档案的收集整理工作,超前控制管理更无从谈起。只有掌握了工程的立项和节点情况,档案部门才能按工程实施阶段对档案的收集和整理进行监督和指导,从而实现超前控制管理。
②工程管理部门在与工程的设计、施工、监理等单位签订合同时,应就工程档案的移交时间、移交范围、质量要求和违约赔偿等事项作出约定。近几年,电力企业积极推行依法治企,企业依法经营、依法管理的水平有所提高,基建工程中各类合同的签订都趋于规范化,但就合同内容而言,缺乏对工程档案方面的约定,使工程档案的收集和整理失去了法律上的保障。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)总则第二款规定:在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的质量、归档责任。因此,工程管理部门在签订合同时,明确要预留部分资金,对及时移交完整、系统、准确档案的施工单位或部门,应由档案部门在验收表上签署结论和意见,由财务部门进行决算,否则将预留资金留下作为文件材料整理、归档费用,以督促承建单位重视档案并充分发挥档案的法律价值和经济价值。这一环节在工程前期阶段就为工程档案的收集和整理打下基础,是实现超前控制的有力保障。
③工程管理部门设置专(兼)职工程资料管理人员(资料员),随着工程的进度对工程资料进行预归档。档案部门按照工程项目的实施阶段和节点计划组织工程档案阶段性审查,对工程在某实施阶段中形成的档案的齐全性、完整性、准确性和是否按时收集整理的情况进行了解和指导,出具审查报告,如需整改的要规定整改期限。对工程档案进行阶段性审查是超前控制管理的具体体现,也是超前控制管理的关键环节。按照工程进度,可将工程大致分为前期阶段、施工阶段和竣工投产阶段,每一阶段结束后,档案部门应对该阶段产生档案资料的齐全完整和准确度等进行审查,及时掌握工程档案收集和整理情况,起到督促和指导作用。
1.3加强过程控制,力求档案收集的完整性和准确性
在档案的收集过程中,无论是工程管理人员还是档案人员都会遇到一个同样的问题,即归档资料的界定。按档案管理要求,应建立项目档案技术交底制度,要求施工人员注意文件的形成与积累,是保证建设项目原始记录真实、可靠,保证文件形成质量的措施。档案交底应包括两方面内容:
①档案部门参加各项工程交底工作,了解工程建设的程序和文件形成的内容,做到主动管理。
②档案人员采取培训和会议形式,对各参建单位人员进行档案管理交底,目的是使施工人员提高档案收集意识,让他们了解文件形成过程应注意事项、文件材料收集、归档范围、质量要求,配合档案人员做好工作。因此,建立档案技术交底制度,使其标准化、实用化,更好地服务于档案的超前控制管理。
1.4加强沟通,促进部门之间团结协作
档案人员要与工程管理、技术人员密切配合,工程项目档案涉及方方面面的工作,贯穿工程全过程,所以做好项目档案管理不只是档案人员的工作,可以说,一组完整、准确、系统的项目档案,是参与工程建设各单位共同努力的结果。工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,大量的档案产生于他们的手中,他们也是今后利用档案的主体,档案人员要利用一切机会,对工程技术人员宣传档案工作的作用和意义,讲解档案归档的要求和目的,以取得工程技术人员对档案收集管理工作的支持和配合;并利用库存的工程档案撰写编研材料、专题目录等,使利用者感受到档案管理带来的方便快捷。只有通力合作,才能实现超前控制,进而促进工程档案管理水平的提升。
2结语
超前控制管理有利于工程档案完整率、准确率和归档率指标的提升,有利于规范管理流程,提高管理效率,适合当前工程档案管理的需要,能够促进档案事业的快速发展。
摘要:随着现代化建设的不断推进,水利工程建设的地位越来越重要,对水利工程进行合理的管理也是十分重要的。其中,对水利工程的项目建设管理是一个关键环节,项目档案管理的效果好坏直接影响水利工程的绩效。但是目前我国的水利工程建设项目管理工作有很多问题,这些问题有人员和非人员两方面的因素。
关键词:水利工程;档案管理;监督管理
1目前水利工程建设项目档案管理中存在的问题
1.1水利工程项目档案的信息收集问题
水利工程工作量巨大,涉及的问题多,范围广。如果想要真实地反映水利工程在建设过程中的状态还有建设完工之后的使用状况,利用正确充足的信息进行正确的项目档案管理是存在一定困难的。目前很多水利工程档案管理人员只是将工程管理的建造人员移交上来的信息进行一下简单的整理就记录进档案中,并没有亲自进行信息收集,也就谈不上对这些信息的真实性和准确性进行检验,也不能保证信息收集的全面性。档案收集还存在着不能及时采集,信息之所以具备有效性就是在及时的时间反映水利工程工作现场最真实的状况,但是在现实操作中,这点做得很不到位,很多档案管理人员都把对档案的归集整理工作大量的堆积到工程完成后期,完全是为了应付检查而准备。这些问题都是在信息收集过程中存在的不能忽视的问题。
1.2监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高
由于很多领导部门对水利工程中档案管理的工作不重视,导致领导人员对管理项目档案的岗位安排也不重视,这是造成监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高的一个直接原因。进行档案管理的人员基本上是从水利工程建筑一线上退居二线的建设人员或者是刚刚上任的新员工,他们都没有专业的进行档案管理的知识,甚至有的水利工程单位连基本的人员配备数量都不能保证。没有专业的档案管理知识,就会导致工作人员在进行档案管理时不能对档案进行分门别类的处理,导致信息混乱。而且如果工作人员素质水平不高也就不具备管理意识,没有主动去收集资料和主动解决问题的意识,使管理过程中出现的很多问题都得不到及时解决。
1.3对水利工程建设项目档案管理仍采用传统方法
随着科学技术的发展,各行各业都将信息化技术引入到建设环节或者管理过程中,水利工程也在各方面都大量的引进了科学信息技术,但是在对项目档案的管理问题上,信息化技术的投入力度还是不够的。很多单位对水利工程的项目档案进行管理时还是采用传统的方法,采用人员手工填制的方法进行档案增加,在进行查阅时需要人工检索,将档案都统一放置在档案室里,不能通过网络这样便捷的渠道进行查阅。对信息数据的处理方式上也是大部分采用人员分析、人员登记、人员审核的做法,这使得大量的时间和精力被浪费,对保证信息的准确性和及时性也十分不利。
1.4水利工程项目档案管理相关制度和体系不完善
项目档案管理制度不完善会导致很多问题,没有统一严格的制度标准,信息资料登记的不完善全面,使信息内容丢失。没有相应的制度条例和标准来衡量说明哪些是信息应该反馈的重点内容,也会使档案的重点模糊,不能反映真实的情况。没有制度的约束,使得各部门之间的关联性不大,不能有效地进行很好的沟通。领导分工也不明确,不能实施有效的管理,对档案的管理和监督也没有专业的部门和制度保证。而且,即便是有些水利工程所在的单位制定了相应的制度和体系,但是并不会认真的去完成。
2档案管理过程中出现问题的解决措施
2.1提高对水利工程档案信息收集的效率
针对水利工程的工程量大、范围广、时间长的特点,为了更好地收集到所需信息,可以采取拓宽信息收集渠道的方式来进行收集。比如,可以采取多个部门同时提供和收集信息的方式。在水利工程的建设和建成后维护的过程中,都是需要各部门积极合作,所以信息在各个部门中也是相互流通的。对于信息的收集,不能只是片面地考虑某个部门的信息,而是要从全局出发来收集信息,这样就可以保证信息的全面性,另外,各个部门之间可以对流通的信息进行监督和检验,提高信息的准确性。还可以通过分项目进行信息收集的方法来拓宽收集渠道,这样不仅可以更加详细地反映重点项目的情况,还可以大幅度提高项目的精准性。在水利工程的现场建设情况有新的进展或者发生情况时,相关部门要将这类信息及时记录并且及时移交进行登记,保证信息及时有效,以反映真实情况,不能把信息收集的登记工作推迟。只有这样,才能让信息为项目档案的建立以及水利工程的实施提供帮助。
2.2提高人员素质水平
对档案管理工作进行精良人员配备十分重要。应该吸收有专业档案管理知识的人才,保证档案管理部门的职工数量。为了提高工作人员素质,应该定期举行专业知识讲座,定期进行人员培训、进修。为了适应现代管理技术的发展,应该讲解信息化技术在项目档案管理中的应用。该提高管理工作人员工作意识,认识到自己工作的重要性,提高工作的认真程度和谨慎性,主动做好本职工作,改变传统项目档案管理思想,运用现代思想进行水利工程项目档案管理。
2.3提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平
科学技术的飞速发展为提高工作效率带来了福音。企业应提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平,不能再应用传统的方案进行项目档案的管理。对不同的水利工程项目建立专门的信息系统,信息在系统中自动生成,在记录档案时可以直接使用,档案建立完成后可以智能校验。如果要查阅档案,也可以通过对信息系统进行检索操作来方便快捷的进行查阅,节省大量人力物力及时间精力,提升档案建立的真实全面性。
2.4建立完善的水利工程项目档案管理体系和制度
对水利工程建立完善的档案管理体系和制度要贯彻国家有关的法律法规、条例政策,还要结合自身水利工程的特点来制定统一的标准,使得档案建立的过程中,有据可依,明确什么是重点内容,内容应该怎样建立的问题。同时,还要加强各部门之间的沟通交流,让项目档案管理的体系和制度形成一个整体。制度和体系一旦建立,各部门就要严格实施,不能应付了事。
3结语
水利工程在现代化建设中的作用越来越大,其过程中的任何一个细节都不能放过。对于水利工程项目档案建设管理中存在的信息收集不到位、人员素质不够、信息化技术应用不够、制度体系不完善的问题,应该采取提高信息收集的效率、加强人员素质、大量应用信息技术、完善制度体系的措施。
参考文献:
[1]张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理[J].科技情报开发与经济,2011,(10):55.
[2]徐红.水利工程建设项目档案管理探讨[J].江淮水利科技,2012,(04):39.
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计算机应用的普及和网络技术的发展为技术档案的管理提供了极大的方便,使得技术档案管理进入信息化时代,既能提高企业技术档案管理效率与效益,又能给资源共享带来极大的方便。下面是读文网小编为大家整理的技术档案管理论文,供大家参考。
1.加强电子技术在档案管理中应用的策略
由上述可知,电子技术在档案管理中发挥着十分重要的作用,对于档案管理工作中效率、信息应用等多个方面的工作都达到了以往不能想象的工作效率。所以,在今后的档案管理工作中,不断的加强对电子档案管理工作的重视,同时引入并且建立崭新的网络电子档案信息系统,加强电子技术在档案管理工作中的应用时十分有必要的。笔者在此对如何加强电子技术在档案管理中应用的策略进行了一定的分析,希望能够为档案管理领域更好的发展而献计献策。
1.1完善档案信息库建设
档案信息的计算机网络应用应该进一步完善档案信息库,保障档案信息的有效管理和充分使用。档案信息库作为信息资源的载体应该进一步完善,针对当前档案信息使用不当的问题应该对不同的信息进行合理的归类,确保档案信息的有效提取。档案信息库的建设中还应该包括合理的维护工作,档案信息库中的信息由于使用频繁往往会出现一些问题,因此加强档案信息库的维护工作十分必要。档案管理部门应该充分重视和完善档案信息库的维护工作,定期对档案信息进行更新和检查,确保档案信息的完整性。档案信息库的建设应该始终将如何实现档案信息的有效服务作为出发点,将如何实现档案信息的最大化利用列入信息库建设的考虑因素,保障信息库建设能够充分发挥其作用,提高档案信息的有效利用。
1.2要明确案卷概念和明确组卷规则
过去,案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性,但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷,一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此,要肯定电子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗内档案分类的产物,但过去组卷要兼顾文件的联系和案卷的厚度;因此,应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案,直接作为组卷的基础和依据。目前,职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录,应该反映这种情况。同时,文书立卷也是机关工作的组成部分,应该与之融为一体。
1.3运用先进科学技术,应用计算机辅助立卷
无沦是电子文件归档,还是完成纸质文件的立卷工作,都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面,电子案卷的建立是人工不可能实现的;另一方面,要利用计算机替代手工操作,提高立卷工作的质量和效率。例如,利用文书登记的目录组卷并进行电子文件的自动归档,提供可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据,复制生成可修改的案卷题名,进行案卷和卷内文件以及特殊载体档案的排序并生成档号,进行各种立卷统计,打印各种目录、封皮、统计表和交接文据等。可见档案信息化服务与管理水平将随着信息化时代的快速发展而不断提高。
1.4提高档案管理工作人员的计算机技术水平
档案信息管理人员的计算机网络技术水平还有待于进一步提高,能够更好地为档案管理工作服务。一方面需要加强档案信息管理人员的计算机网络技术培训工作。计算机网络技术的应用有效地提高了档案信息管理的工作效率,有助于提高档案管理工作的水平。在档案管理工作人员的计算机网络培训中需要进行计算机网络技术知识的讲解和实践操作,确保工作人员能够熟练掌握计算机网络技术,提高档案工作效率。
2.结语
综上所述,档案管理工作中电子技术对于档案管理领域的发展有着不可忽视的重要作用。然而,电子技术是一项比较复杂的技术,同时电子技术与档案管理的有效结合也是一个比较困难的工作,再加之我国档案管理领域对于电子技术作用以及应用的研究并没有达到一定的深度,因而不利于电子技术的应用发展。所以,在今后的档案管理领域,要加强对电子技术的重视和研究,并且要从电子技术的多个方面,从档案管理的多个角度进行分析,从而研究出更好、更有利于电子技术发挥其效用的方法和措施,促进档案管理领域在更大幅度上的发展和进进步。
1工程档案管理内容
(1)工程决策资料。
工程决策资料主要包含的内容有调研报告、会议记录、项目计划、项目评估和决策信息资料、相关建议、可行性报告、策略研究与咨询、包含管理制度在内的管理模式等等。
(2)工程施工资料。
工程施工资料包含的内容众多,其主要涉及到应急策略规划、项目资金获取与使用规划、工程项目选址,其中工程项目选址是指自然市场资源、地质水文、气候、经济格局等在内的选址。也包括工程项目设计资料(是包含基础设计、细节设计和概念设计在内的资料)、规划方案对比、招标投标资料、各级会议内容、各类合同协议等。此外,工程建设规划的资料应包含年度规划、施工单位、各级别规划书、物料供给、器械供给、合同协议以及资金数量、调研报告、订货数量、人力筹划、人员培训、建设常规手续办理等等在内。工程项目的安装包含的档案资料,包含合同协议、财务记录、项目咨询资料、事故发生与处理记录、投标招标文件、工程运行资料、监理方资料、各级管理资料、会议与研讨会资料、工程安装控制和协调资料等等。工程运行涉及的档案资料,主要有各种规章条例、薪资体系、设备特性、涉笔操作规范、财务筹划、项目运行规划、管理体制、经营形式、人员聘请、人员培训、建设工艺、资产管理、等等。当工程项目完成交付使用时的档案资料,包括甲方资料、承包单位资料、供方资料,其中甲方业主的资料应当根据资料时间与类型进行详细的归类,承包单位和供方的资料依照竣工的相关文件要求进行组卷,主要指试运行情况、资金结算情况等。
(3)经营使用资料。
工程项目的经营使用包括项目的实施目标、投资收回时长、收益创造,具体的档案资料内容是指,工程项目竣工后的评估资料,即工程建设完成和投资计划的对比资料,工程建设中原方案的修改及优化资料,项目建成投产的实际效益与预计效益的对比资料,项目经营管理的其他资料,这主要指的是经济环境的评价以及工程项目趋势分析等资料。
2加强档案管理构成与制度建设
设立专门的工程技术档案管理职能部门,就部门工作的职责,部门工作的设施与要求部门的人员配置等做出明确的说明与细化。设置科学的工程技术档案管理制度体系,细化不同项目建设阶段各类资料的收集、归类、标注、保存、管理等,设置由上到下的工作管理权利体系,强调每个人员的工作职责,管理要求。对各类资料的收集、归类、保存、管理进行严格的检查审核等。工程技术档案管理体系要根据各类资料的不同进行专业的管理,根据财务、投资建设、法务、机密等级、人员资料、工程图纸等进行可续的管理。相同类型的资料档案必须设置统一的记录管理格式,依照统一的标准进行分类管理。对于资料档案中设计的代号、字体、用语、图示等细节,应当统一按照国家专业标准进行记录使用。
3工程项目资料的立卷
(1)清晰立卷的规则。
根据自然产生的实际情况立卷,这样才能使得各卷资料能够有机的结合,这主要说的按照工程决策、工程施工、工程运营三个阶段进行立卷。立卷的原则可以按照专业进行,例如工程类资料按照预备阶段资料、决策资料、监理资料、设计资料、施工资料、竣工图纸、验收资料等进行。立卷的厚度应当适宜,最好保持在40毫米以内,各卷的内容也应保持单一,不一样的载体资料使用不同的组卷。
(2)保持卷内资料有序。
文字类别的资料应当根据专业和事项进行顺序排列、相同事项的申请和回复、相同文件的印制和定稿、主件和附件都不可以分开,依照先批准再请示,先印制再定稿,先主件后附件的顺序进行管理。各类图纸也许根据专业排序;文字和图示都存在的资料,应当保持先文字后图纸的顺序;计算机资料与影像文件同样按以上标准进行排序。
(3)案卷的目录、装编。
保证按照纸张进行页码编制,设置封面,根据实际卷内排序内容设置准确的目录,对案卷的责任人、案卷的编号、案卷的编制日期、案卷的文件名称等进行如实的记载和说明。案卷的装订可以视要求而定,但必须保证文字类型的文静装订成册。如果对案卷进行装订,则需要私用卷夹或者卷盒来进行,但必须按照相关的装订标准来操作。
4文件资料归档
各类档案文件资料的归档必须要保证全面、精准、系统,必须可以将工程项目的实施过程都体现出来,按照相应的归档范围以及验收标准,已经进行归档的文件资料务必要进行归类处理,达到组卷的标准。实施归档务必按照实际工程项目的建设情况分时间完成。工程项目的档案通常情况下最少设置两套,一套留给工业主单位保存,另一套需要递交城建档案管理部门。工程项目的勘察方、建设方、监理方、设计方、咨询方在向甲方的业主送档案时,要确保完成移交的单据,待各方都盖章或者签字以后在进行移送。勘察方、建设方、监理方、设计方、咨询方在为本单位保存文档时,要按照相关的标准进行立档完保存。
5档案的验收及作用
档案验收是一项非常容易出错的环节,在验收时必须保证档案内容完整、真实、精准、系统、齐全,各个需要签字盖章的文件必须保证真实可靠,各种文件和图纸的资料必须保证格式、记录的标准性达到要求。档案是对某一工程项目从设计到建设使用的所有信息的记录,对前期问题的查明、日后项目的运行管理、各方权益的保护,都有着异常重要的作用,因此必须引起工程项目建设各方以及相关政府机构的充分注意。随着科学技术的不断进步,用电子计算机取代纸质的档案管理,不仅能够避免纸张资源的浪费,还能提高信息资料的准确度,是档案的管理更加有效和准确。
6结语
工程项目的档案管理是对整个工程项目从设计、规划到建设、施工,再到最后的竣工、验收、交付的所有信息的记录和保存,它涉及的文件资料内容非常的多,对于各类信息的收集、记录、归类、编制等也非常的繁杂,但正是因为它对工程项目前期问题的查明、日后项目的运行管理、各方权益的保护有着巨大作用,建设各方就用该积极做好工程项目技术档案的管理工作。由于文章篇幅及笔者能力的限制,本文中提到的很多问题都未能进行深入的研究和探讨,笔者希望以上的论述,能够为广大工程技术档案管理人员提供一定的借鉴和帮助。
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城建档案的产生和建立既是社会及城市发展的客观需要,也是城市文化承载积累与储备的需要。下面是读文网小编为大家整理的城建档案论文,供大家参考。
一、现代城建档案管理工作的特点分析
计算机信息技术下的城建档案管理工作是具有一定的复杂性和技术性的,需要高素质、综合型的管理人才。因此,在城建档案管理中,对于从事城建档案管理人员的专业素质、技能水平都有很高的要求,需要管理人员具备认真负责的工作态度、责任心和使命感,还需要有档案专业知识和计算机应用能力。
二、计算机信息技术在城建档案管理中的应用
1.促进了城建档案管理工作的系统化发展
在计算机信息技术运行下,计算机信息系统可以对城建档案的所有资源和数据信息进行综合统一,能够涉及城建档案资源管理的总的全部的范畴。更为关键的是,使用先进的城建档案管理系统软件,可以实现生产系统和财务系统两者的有机联系,在系统集成作用下确保了资源数据的统一。因此,从这一层面上讲,计算机信息技术的应用可以充分地实现城建档案管理的系统化发展。
2.提高了城建档案管理工作的精细化程度
计算机信试析计算机信息技术在城建档案管理中的实施要点文/吕艳萍息技术是社会发展的先进技术,主要的工作形式是按照电子化、信息化、网络化的特点进行的。因此,它在城建档案管理中的应用是在电子技术的支持下,把档案资源按照电子数据的形式进行合理分类保存。
3.扩大了城建档案的资源开发范围
传统的城建档案管理资源的开发,主要范畴是在已有的图文资料和比较容易获得的小范围资源的基础上开展的,这主要是因为在资源的存储以及传输技术上存在不足。在现代计算机信息技术的条件下,可以构建出一套强大的城建档案信息管理系统,不论是在时间上还是空间上,城建档案管理都会有较大的突破,而且还可以提高城建档案的服务质量以及其所发挥的效用。
三、城建档案管理的计算机信息技术条件
1.设备的配置方面
实行计算机信息技术,就必须要有完善的相关设备的配置。在整个系统中,最基础的配置设施就是软件、硬件系统,它是城建档案信息化管理不可缺失的基本构成要素。软件方面主要包括数据管理、编制排版、检索查询、实体管理、安全保密以及系统的维护等功能,而且一定要能够涵盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定以及统计等部分;软件系统要有一定的实用性、通用性和可扩展性;在硬件方面主要有计算机和必要的网络周边设备、打印机、扫描仪、照相机等部分。这样可以充分地满足网络化和数字化模式的城建档案管理服务的日常需要。
2.电子化档案建设方面
实现城建档案电子化,主要涉及到的内容有:目录数据库的建设、城建档案的数字化、城建档案的电子化管理、创建基本的数据资料库,检索优先的结构设计等,实现DBF文件格式和XML或其他格式文件间的数据转换,并且具备安全、合理、高效、灵活的特点。第一,电子目录建设。目录建设是整个城建档案管理的首要环节,实现电子目录建设的主要目的就是提高档案资源的效率和质量。第二,城建档案数字化。把现存的图表资料、音像资料制作为数字化模式。第三,电子档案信息管理。在城建档案电子信息管理中,管理人员的一项重要工作内容就是对电子文件的形成、收集、积累、鉴定以及归档的全过程进行监督指导。第四,创建基本的数据资料库。档案的数据库创建方式有很多种,常见的有对现有电子档案进行收录,把声像档案进行数字化处理,对已有的图表文字进行扫描等等。
一、新时期创新城建档案管理工作的现状
1.提高城建档案管理工作的整体水平
城建档案管理工作逐渐进入法制化轨道,档案工作者的法律监督意识也逐渐强化,通过制定相应的规范和定期进行培训,并强化执法检查,能够加强城建档案管理工作的监督和服务。在政府对城建档案管理工作的大力支持下,积极与人大和其他部门开展执法检查任务,使得城建档案管理走向正规化水平。而且,重点培养档案的中介结构,努力为城建项目提供有价值的服务系统,提高城建项目管理的质量和标准。近期,档案管理的监督和服务力度都在不断增加,管理水平也不断提升,城市建设项目管理工作得到了领导的肯定,建立的相关的工作机构,贯彻落实档案管理人员的基本素质培养,并确保档案管理工作得到建设管理和质量管理,并将档案管理与工程建设做到同步发展。因此,需要通过各种有效的解决方法保证城建档案的准确和规范。
2.一些城建档案存在归档困难的境况
城市建设进程的加快,导致城建资料的数量也逐渐增大,引发一系列问题的发生。某些项目单位把关不严,责任意识淡薄,使得归档材料的质量太次。甚至有的对归档范围都不清楚,并没有严格按照相关要求对内容做出整理和传输,加大归档难度。一些单位根本没有深入的学习档案管理工作的要求和标准,在归档时出现很多问题,质量不符合档案卷组标准,降低了档案管理的质量和水平。
二、在新时期如何创新城建档案管理工作
城建档案管理工作的优劣情况与城市建设的规划发展有直接联系,为提高城市建设的高质量服务,必须加快城建档案管理工作。城市化进程直接影响了城建档案管理工作的进度,管理者必须认识到这一社会发展形势,抛弃传统的城建档案管理束缚,创新城建档案工作理念,促进城建档案管理水平的发展与进步。
1.创新管理工作理念,提高城建档案管理发展水平
首先,合理,正确的给城建档案管理定位。城建档案馆一直是城市建设的记录者,城市建设技术作为创新信息技术的基础,为城建档案馆提供社会功能的服务。因此,必须对档案管理工作做出准确定位,把城建档案管理的创新置于我国的发展规划中,并为其制定合理的指导方法,并对档案管理工作做出明确的分工,进而完善城建档案管理的机制的相关措施,另外,还要加强城建档案管理创新意识,在管理机构和编制人员方面采取具体的分析方法,并做出适当扶持,进而促进城建档案管理的发展。而且,通过创新的管理理念和服务宗旨,对城建档案管理工作与社会发展情况相结合。然后,创新城建档案的工作机构。想要创新城建档案的工作机构,必须加强档案的收集与整理。当今这个信息时代,传统的城建档案馆已经不足以带来强大的吸引力,有特色的档案馆不但可以提高城建档案管理水平,还能促进城建档案的信息资源扩大发展。而且,还要推进城建档案管理工作的数字化进程,建立健全相关发展机制,促进数字化发展,工作重心转移到数字化上去,比如建立网上服务中心和查询系统,方便档案的查阅管理工作。最后,必须做好分类整理工作,加快档案的数字化管理,及时收集各类信息并进行整理,做好信息检索并合理利用相关信息。适时更新档案信息,对档案信息进行采集、整理与加工,对档案内容的规范有一定保障,给城市建设提供一些高效、优质的服务。
2.改革档案管理服务,推动城建档案的工作效率
首先,就是建立专属于城建档案管理的服务平台。信息技术不断发展,档案馆也成为一种局域网,相关部门通过建设网站对档案网页进行建设,将档案资源管理和实施单位结合起来,以期希望档案资源引起大家的重视,利用档案资源进行查找与阅读,提供人性的服务。当前的城建档案管理现状,大量档案馆在因特网开展了网页服务,服务模式逐渐成为主要形式。档案工作人员必须立足于网站服务,加快信息资源的建设力度,尤其是重要文件的资源建设,更需要用电子阅读的形式进行管理与运用,促进城建档案管理创新,加快城建档案管理的数字化进程,并朝着服务化的方向发展。其次,建立在线阅读城建档案的机构点。在馆内查阅资料显得落后而复杂,馆内档案的数量太多,检索时有一定难度,而且大部分资料都是原件,为了不损坏珍贵史料,应该尽量减少翻阅次数,延长资料的使用寿命。当今社会在获取信息是较为注重时间的发布,传统的档案馆已经根本不能满足人们的需求。所以,在信息时代,必须创新档案管理工作,将档案馆内的资料上传至网络,通过现代高科技手段的运用,使得城建档案为人们提供多方位,多层次新型服务。尤其是近期我国社会发展随之加速,在档案馆中查阅资料的人也逐渐增多,为了便利查阅工作,必须顺应时代发展的新形势,进而提高工作效率,并建立有关的服务系统,准确对在线信息进行更新和完善,给城建档案管理工作提供优质服务。3.对资源进行补充,加强城建档案的管理建设与项目建设。第一,要注重城建档案的管理建设,将城建档案资源的地位进一步提升,为深化城建档案管理工程项目做基础,从根本抓起,积极做好监督工作,全面从城建项目建设和相关会议及科研问题做监督和管理,并分类进行归档,进而对珍贵档案实行数字化管理,还要将高效和不方便翻阅的档案做数字化管理。而且,积极开展城建档案管理工作的活动征集工作,进而推动城建档案的创新管理建设。第二,培养建设出一批高素质的人才队伍。城建档案管理不仅需要先进信息技术的支持,还需要高素质人才的配合。城市发展与人才培养是分不开的,城建档案也需要人才培养和支持。所以,必须具有打破传统观念的信心,改革创新管理方向,给城建档案管理扩展出一条崭新的道路,提高创新团队的管理意识,进而促进管理服务水平的提升。可以为员工提供一系列的实践机会,为员工进行培训,提高人们的创新意识。城建档案的管理工作人员不仅需要具备专业知识,还应该掌握现代的信息技术,强化为人民的观念,将服务程度与现代化建设相适应,进一步实现人才队伍的高素质建设,促进现代社会和谐发展。
三、创新城建档案管理工作的重要内容
城市建设的迅速发展,将城建档案管理工作的标准也随之提高,而且计算机与网络技术的广泛运用,涌现了一批电子文件和数字资料,导致新型的城建档案管理不能在传统的管理模式与创新手段中实现。因此,创新城建档案的管理与服务,应该建设现代化系统,可从以下几个方面入手:
1.促进城建档案管理的信息化基础设施建设
将城建档案馆进行数字化建设,需要从库房、馆藏、检索工具、规章制度、干部队伍建设和服务职能方面加强建设工作。而且,还应该把城建档案的现代化硬件与软件设施互相合理配合,并加强城建档案的信息系统建设。特别是推动网络管理的城建档案信息,提升信息的运用程度,进而提高城建档案的信息化。
2.强化城建档案的数字化资源
城建档案的数字化资源是城建档案建设信息化资源的重要部分,相关部门正在努力建设城建档案信息化。当前,网络的发展促进了电子文件在城建档案管理工作中的作用,及时对各类文件的整理和分类,并加强管理,实现城建档案的信息化储存。
3.强化城建档案的网络建设
努力实现城建档案数据库建设,推进网络信息资源,通过数字城建档案馆来加强数据库建设。按照软件系统将城建档案的资料进行收集与整理,并加以鉴定、检索、利用、编研和统计,实现计算机的多方位管理与控制,促进城建档案的管理工作,将城建档案馆为核心发展,进而覆盖馆内的应用系统。强化文件的数据库建设应该先要制定目录,并开展数字化建设,提高城建档案的创新质量,促进信息数据库的高效、高标准发展,扩大档案馆的信息数字化。因此,稳抓城建档案部门的信息化建设,在新时期的大好机遇下,将城建档案管理工作与当前社会相适应,彻底开发城建档案的信息化,与时俱进,积极探索适合城建档案管理工作的新道路,积极开创城建档案管理工作的新现象。
四、结束语
城建档案管理在城市建设的发展中有重要作用,必须积极开展城建档案管理工作,创新档案管理工作的思想与价值,将提高城建档案管理的监督与服务作前提和基础,为人民提供高效服务,并加强城建档案馆的内部资源,充分发挥出现代信息技术在城建档案数字化发展中的作用,努力推广我国城市建设的先进理念。城建档案的创新发展对一个城市的发展有重要意义,涵盖经济,政治和文化等方面,将城建档案管理工作放在重要位置,才能为城市建设的稳步与可持续发展提供动力。
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