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摘要:本文在企业档案管理存在问题的基础上,提出了问题存在的原因,进而阐述了解决其采取的措施。
关键词:档案管理;问题;原因;对策
企业档案工作同样面临一个与时俱进的问题,为此必须重视改善和解决档案管理中存在着的一些问题。下面就企业档案管理中存在几个主要问题谈几点粗浅的看法。
一、面临的问题
(一)档案工作与企业变革的不同步
随着市场经济体制的逐步建立和不断完善,企业为了在竞争中取胜,以体制、机制、机构的变革,应对市场的风云变幻,在这个过程中,由于档案意识还很薄弱,企业注重的是直观的经济效益,看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作,而忽略了文件收集、利用、归档工作,伴随变改中的人员流动,出现的是文件资料、技术资料流失的现象。甚至有的企业档案工作的地位在企业改制中,出现挤脱现象。
(二)档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应
档案工作是一项十分专业的系统工程,档案人员不仅要掌握档案管理理论,还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识,有了较广博的知识面,才能对多方位的工作应对自如。
而现行不少企业的档案人员兼职的居多,客观上导致对档案知识的学习、掌握不够,其素质不能适应企业档案工作的需要。
(三)企业档案的“主体”错位
档案的主体明确性,是一个企业档案工作的关键。当前不少企业的档案主体观念存在偏差,影响了企业档案工作水平。不少企业几乎把企业的人事档案当成了企业档案的全部,即主体,而忽略了企业自身发展所形成的真正确定企业命运的颇有价值的“主体”档案,直接影响企业档案的开发利用和企业的发展。
(四)企业档案编研工作薄弱
有为才能有位。档案工作的地位,档案工作广为重视,从某种程度而言,是靠档案的服务价值来确立。但不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面,一方面由于素质的不到位,另一方面编研意识的缺乏,造成档案的编研工作难以,档案无以得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位,可有可无的最主要的原因。
二、企业档案管理存在问题的成因
导致企业档案管理工作出现漏洞的原因主要有以下几个方面。
(一)因企业性质特殊,在办事流程及日常工作中自主性较大,易造成档案管理政策性失控。如某些项目的审批,企业往往是先斩后奏,导致重要文件、审批手续不齐全、不完整,造成档案资料缺失。
(二)企业档案管理人员兼职过多,且大多不具备档案方面的专业知识。特别是一些合资企业往往不设立专门的档案管理岗位,而采取兼职的办法。由于没有专职的档案人员,极易造成档案分散保存。如某合资公司基建档案归项目负责人员管理,设备归设备使用部门管理,财务档案归财务部门负责。这样的分散式管理体制缺乏有机的联系与制约,造成档案严重流失。同时,档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备也是导致档案缺失的重要原因。企业人员流动性较大,档案管理人员更换相对频繁,如交接双方没有端正思想、明确责任,无法保证档案交接工作按照规定办理,出现漏洞。
(三)在企业产权变动中,企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失。如一些公司在关停过程中档案随意堆放;在破产清算过程中会计档案频繁借出,未办理借出、收回手续;企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走;职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等,都会给国家、企业造成不可挽回的损失。
三、决解问题的办法
(一)强化法制意识
树立法制意识,是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作着重要从“提高认识、强化制度”上下功夫,使依法治档深入人心。首先是提高执法的认识,要大力宣传《档案法》等国家法律法规,做到知法、懂法,明确执法的严肃性,提高工作的自觉性,从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次要提高重要性的认识。胡锦涛同志曾指出:“档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来,档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是项崇高的事业。…思想是行动的基础”。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础。第三要加强档案工作的制度建设和管理网络建设,把档案工作列入企业发展规划和年度计划,保证档案工作专项经费,落实各级领导档案工作责任制,建立一支训练有素的专兼职档案人员队伍,在各项工作中,实行档案管理“四同步”、“三纳入”等制度,使依法治档工作落到实处。
(二)稳定人员,提高素质
针对档案工作性质,企业要确定专人管理档案工作,针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况,企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训,提高档案人员业务素质,同时要稳定档案专业队伍,加强企业档案管理工作。
(三)要着眼实际,抓好“主体”档案管理工作
企业“主体”档案是企业档案的核心,在抓好其它档案的同时,着重抓好“主体”档案的归档工作,特别是抓好技术档案、设备仪器档案、产品档案管理工作,及时做好设备档案和产品档案的收集、整理与归档工作。保证企业档案的完整性。
(四)积极搞好开发利用,为企业各项工作服务
如何利用好企业档案,开发企业档案信息资源,是企业档案管理的目的;是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此,企业档案管理人员就要围绕企业的发展,编写多种检索工具,掌握市场信息,开发新产品、新技术,变被动服务为主动服务。
(五)建立高效的网上档案管理系统
网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择,以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略,已在全世界范围内推展;加强企业的信息服务工作亦是企业国际化战略的重要组成部分,在企业发展过程中,以企业的档案工作为依托,成立市场信息服务中心,建立网上档案管理系统,不仅能够为企业提供咨询服务,克服企业管理的盲目性,而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。
四、结语
总之,企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作,是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分,搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用,企业只有重视档案管理工作,稳定人员,结合自身档案特点,管好、用好档案,为企业生产经营服务,才会促进企业档案工作迅速的发展。
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摘要:文书工作与档案管理课程以培养应用性和操作型秘书人才为目标,在教学中如何实现理论教学与实践教学的有效统一,至关重要。本文从文书工作与档案管理教学的特征出发,探讨在转变教学观念,完善课程体系,改革教学方法,加强“双师型”教师队伍建设等方面进行改革和创新的情况。
关键词:文书工作档案管理教学特征教学改革
0引言
文书与档案是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。文书,“经国之枢机”,“政事之先务”。文书的系统整理和保存,最终使档案形成,有了档案,人们就可以“疏通知远”,了解历史。档案,历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要,文书是档案的前身,档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位,文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程,是相关职业岗位群的关键技能模块,具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为:在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求;在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变;在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习,重点培养学生建构系统的学科体系,具备完整的理论知识,熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力,使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题:教学工作往往立足教材,以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主,课程内容较为抽象,学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物,重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题,又要从头学起,因此课程教学的目的难以达到,专业特色也无从体现。随着改革的深入发展,文档管理工作面临着越来越多的实际问题,例如文件和档案数量日益增加,给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。
1转变教育观念,完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的:“老师讲,学生听,从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手,在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下,加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规,以岗位需求设计专业培训能力模块,在边教学边实践的基础上,安排理论知识学习后的集中实习周或实习月,系统训练涉及该课程的所有操作技能,强化学生实际动手操作能力的培养,为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2积极探索研究,改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则,以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框,强化针对性和实用性,将教、学、用三者有机地结合起来,融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中,我作了如下尝试:
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体,学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材,包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材,大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”,只是泛泛地罗列一些理论知识,对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象,根据社会对文书档案管理工作的需求特点,在传统的教材基础上,我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿,结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档,新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题,多方面整合知识资源,修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材,这样做不仅保证了知识的前瞻性,同时又拓展了学生的知识面,使学生学有所用,为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们,科学知识并非一成不变,有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的,不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中,我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重,以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平,并在课程中体现“用理论指导实践,用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式,在教学过程中强化实习实践的教学力度,实训实践课时数应占40%以上,将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学,在适当的时机穿插在教学过程中;同时用一个学期左右的时间,让学生深入到文书档案的办公现场进行实习,实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统,可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习,强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外,教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解,确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时,灵活设置相应环节,从而调动学生的学习积极性和参与欲,提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说:“熟记唐诗三百首,不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中,可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本,在此基础上适当加以修改和加工,作为案例以小组讨论、分析答疑等形式,让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题,从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生,打破枯燥无味的教学桎梏,情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说:“教育即生活”,教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出,使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中,根据教学重点教师创设相关场景,模拟现实生活中的工作环境,使学生在模拟中体会知识,培养学生的动手能力。例如,在讲授“收文处理”这一知识点时,设置如下场景,让学生分别扮演秘书、主管领导的角色,绘制收文登记簿和文件处理单,将收文处理的程序一一进行演练;通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处;然后由教师作点评。通过情境模拟,使学生对收文处理工作有了直观的认识,掌握了收文处理工作的基本处理环节,与纯理论式讲授相比,情景教学法更能激发学生的参与意识,能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说:“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学,正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体,对学生来说是陌生的,一旦出示实物,学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候,可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具,同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源,为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料,把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示,更加有利于教学效果的提高,为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上,组织学生前往地区、县市的档案馆参观,将档案馆、档案室变成我们的第二课堂,通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术,如利用计算机技术建立档案目录数据库,通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外,通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳,无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感,对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响,以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性,例如重理论,轻技术,轻实践;重知识传授,轻能力培养和知识应用;师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷,促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合,因此,“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传,转变人们的观念,一是要转变教育行政部门和学校领导的观念,使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性,将培养计划纳入议事日程,制定相关的政策,将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念,树立竞争意识,增强危机感和紧迫感,自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师,可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践,在实践中提高他们的职业技能,并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会;对于从行政转行过来的教师,可以给予他们进修学习的机会,引导鼓励他们开展学术研究,提升他们的教育理论水平。此外,还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才,寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教,通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校,帮助在校任职教师开阔眼界,了解市场需求,从而提升教学改革的有效性,因此,积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去,使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能,以适应现代社会对文书档案管理人才的需要,是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展,教学改革还将继续深入开展,我相信,只要我们善于思考,勇于探索,积极创新,教学改革之路必定会越走越宽。
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摘要:管理会计在企业应用中存在着理论体系不完善、信息利用不充分、核算手段滞后、管理人员不够重视、管理制度不健全等问题,应该加快理论体系建设、提高会计人员的素质、强化企业领导的管理会计意识、鼓励中小企业利用网络收集管理会计所需的信息、通过网络大力推进大型企业管理会计的国际化进程等措施加以解决。
关键词:管理会计企业应用不足策略
0引言
管理会计在我国虽然取得了较大的发展,但是由于它在我国形成和发展的时间不长,理论体系不健全和我国的财务人员素质比较低等原因,使它在企业中的应用还是不尽人意,存在的不足主要表现在以下几个方面:
1管理会计在企业应用中的不足
1.1理论体系不完善理论上尚未形成一套较为科学的管理会计体系,随着知识经济的发展,管理会计的理论创新未能跟上经济环境发展的步伐。我国管理会计的理论和方法基本上是从西方国家引进的,目前还没有形成一个联系我国实际的系统的管理会计理论体系。首先,有关管理会计理论研究的专著较少,而且研究领域狭隘、信息滞后;管理会计理论研究队伍薄弱,缺乏高层次的理论研究人员。其次,现有管理会计的技术、方法操作性差,没有创新能力;对我国已有的管理会计应用的经验也未能从理论与实践相结合上进行案例总结。这使我国管理会计理论与实际脱节,应用不广泛、不深入。我国虽引进了一些新的管理会计内容,但在我国企业的日常经营管理活动中,却很少应用到这些内容。即便一些企业在生产经营过程的个别环节应用了管理会计,其运用的知识也流于表面。从而导致我国的管理会计体系不健全。
1.2信息利用不充分企业未能利用管理会计向管理部门提供的有价值的财务信息,没有利用管理会计向管理当局提供的用于企业内部计划、评价、控制以及确保企业资源的合理使用和经营责任的履行所需的财务信息,而只是对财务信息的深加工和再利用。
1.3核算手段滞后我国一部分企业至今仍用手工记账,虽然大型企业和部分合资企业以及金融系统引用了电算化软件。但多处于事后记账的初级水平,没有事前预测、事中控制的能力。而且现阶段企业引用的电算化软件大多是适用于财务会计体系的,而用于管理会计的软件系统目前还很少见。
1.4管理人员不够重视我国企业的决策者一般对管理会计的重要性认识不足,对管理会计工作缺乏应有的重视,导致企业财会人员观念陈旧,管理会计知识浅薄、应用水平不高。有资料表明,即便是大中型企业,有大专文化水平以上的会计人员仅有20%左右。多数企业的财会人员对日常财务资料的处理仅限于事后记账,且分析能力差,很难将有效信息运用到企业的管理决策中去。
1.5管理制度不健全有的企业内部管理混乱,缺少健全的规章制度和完善的激励约束机制,并且把精力主要集中在财务会计日常工作的简单循环上,很少从企业经营战略目标的高度去研究和重用管理会计,未能将管理会计的职能和工作内容独立于财务会计,从而影响了管理会计工作的开展。
2影响管理会计在企业中应用的原因
2.1体制因素我国的国有大中型企业中仍然有一部分企业没有完整的、独立的投资决策权,很容易使管理会计给企业经营决策者提供决策信息的作用大打折扣,致使经营决策者在进行决策时更重视行政因素和社会影响因素而忽略管理会计所提供的信息,造成了管理会计在企业中不能普遍应用。
2.2会计人员因素我国现阶段会计人员的总体素质比较低,使得他们没有精力和能力去实践管理会计。同时,由于我国会计人员的职业水准不高,在会计披露上弄虚作假,造成会计信息失真的情况严重。这些因素必然会在一定程度上限制管理会计在企业中的普遍应用。
2.3理论因素传统的管理会计只注重对大批量生产、工艺技术和产品成本都趋于稳定的产品的研究,但面对激烈的市场竞争,要求管理会计不仅要重视企业内部财务会计和业务信息,还应重视企业外部的市场信息,否则企业很难在瞬息万变的市场竞争中做出正确的评价与决策。
2.4管理会计电算化因素首先,现阶段我国管理会计的应用软件开发相对滞后,使得企业对财务会计等信息的分析处理和再利用程度降低,这就阻碍了管理会计在企业中的应用和推广。其次,会计电算化人员素质偏低。我国企事业单位会计电算化人员素质偏低,难以适应信息时代的要求。主要表现:一方面是会计人员的会计、财务知识不系统、不深厚、更新慢,只能对日常的会计核算进行处理,但对如何提高会计管理水平则无能为力;另一方面是会计人员的计算机知识十分薄弱,虽然有越来越多的财会人员接受电子计算机培训,但只懂得怎样去使用计算机,谈不上对计算机进行维护、开发和利用。
3应用策略
要加强管理会计在企业中的应用,推动管理会计的发展,应该采取以下措施:
3.1加快理论体系建设必须处理好管理会计与财务会计之间的相互关系,这是健全和完善管理会计理论的重要前提。管理会计与财务会计两者研究的领域都是企业的价值流向,显然,两者的价值流向是不一样的,财务会计的对象是以前的价值流动,而管理会计的对象是未来的价值流动。管理会计来源于财务会计,两者相互支持、协调工作,各自发挥自身不同的功能,共同为企业决策部门服务。但是从工作分工上讲,财务会计通过信息系统将相关财务会计信息提供给企业外部的信息使用者,服务于社会各相关方面;而管理会计则通过信息系统所产生的相关管理信息,提供给企业经营管理决策者、执行者,在企业经营决策与经营管理中发挥着直接重要的作用。因此,两者的出发点是不一样的,由于管理会计是从企业本身管理的需要出发,为企业管理者正确地进行最优管理决策提供主要依据,所以管理会计必须有自身独立的理论体系。一方面,可以大量补充微积分、概率论和数理统计等技术方法,不断融合到管理会计的概念体系中去,不断使之完善;另一方面,成立专门的管理会计研究组织,使之规范化;还可以大量出版发行管理会计书刊,在高等院校扩大管理会计教学领域,组织面向全社会的管理会计资格考试认证等等,使我国管理会计的研究队伍不断发展壮大。在管理会计理论研究中需要会计理论和实务工作者相互配合,相互促进,形成一个由理论研究者、实务应用者、企业决策者、高等教育人士和研究人员共同推进和发展管理会计理论研究的潮流,营造出中国的管理会计理论体系。
3.2提高会计人员的素质自从中国加入世贸组织以来,我国会计教育发展迅速,也取得了很好的效果,为管理会计在实践中的应用打下了良好的基础。但是现有会计人员中非会计专业转行的以及没有接受过会计专业教育的人员仍有相当多,并且八十年代中期之前的会计专业毕业生所学的管理会计内容也比较简单。另外,管理会计本身也在不断发展更新,应该继续加强管理会计教育,提高会计人员的素质,继续严格坚持会计职称考试制度,切实抓好会计人员的后续职业教育,有必要在条件成熟时推行管理会计证书制度,这将有助于管理会计应用范围的扩大和应用水平的提高。
3.3强化企业领导的管理会计意识培养企业主要领导人的管理会计知识和素质更为重要,否则他们将不会全面考虑会计人员在预测、决策、规划、控制中的作用。因此,培养企业主要领导人的管理会计意识已经成为提高管理会计应用水平的当务之急。
3.4鼓励中小企业利用网络收集管理会计所需的信息目前,我国有中小型企业800万家左右,占全国企业总数的99%。多数中小企业由于管理制度不健全、管理手段落后,难以开展管理会计工作。现在已进入信息时代,经济的信息化与全球化推动了世界经济的一体化,促进了新经济的形成。诺贝尔经济学奖金获得者、世界著名的经济学家蒙代尔教授说:“由于以信息平等共享为特征的新经济的出现,给那些贫困、偏远、被抛弃在高速经济增长之外的国家带来飞越的机会”。在新经济下,网络系统以低廉成本提供了市场的、经济的、科技的、管理的各类信息,这对中小型企业尤其是相对偏远、后进地区的企业的管理者与财会人员来说是绝对需要的。因此,建议有关部门应积极鼓励和推动中小企业利用计算机网络收集信息,督促企业建立健全管理制度,逐步把管理会计工作开展起来。
3.5通过网络大力推进大型企业管理会计的国际化进程管理国际化使企业结构处于分布化与网络状态的扁平化组织结构,能调动各类人员的主观能动性,成为自主创新主体。企业可以建立内联网和大型数据库系统,使母公司和子公司、企业内部各个部门分享信息,实现资源共享,提高企业管理决策的效率。由于企业决策是由各部门如管理会计、设计、制造等部门的人员参与制定,因而可以充分调动企业各层次、各类人员的主观能动性,大幅度降低运营成本,提高企业决策的科学水平。在企业内部,网络成了企业生产、营销、服务、购物、技术研究、新产品开发及企业内部人事、财务会计、管理会计、物资、档案、资料管理等各环节,以及与子公司、合作伙伴、代理商等联系的主要媒体与实施场所,企业可以通过网络实行企业管理一体化。例如,企业的产品设计,不但有管理会计师、设计者、制造者参与,各地的顾客也可通过网络参与,设计出自己所需的功能、结构、外型的产品,这就是所谓的一对一营销和定制营销。在产品销售中,企业通过网络可与供销商保持实时的密切联系,不仅能实现成品的零库存、原材料接近于零库存,增加时效性,而且降低库存成本。在产品运输中,对数码产品如音乐信息等,可在网上直接完成运输,从而降低运输成本。在网上还可以实现国际电子商务,即无纸贸易。它具有迅速、高效、精确、低成本等特点,有改善企业管理、加强与贸易伙伴的关系、提高国内外竞争力的作用。贸易方式信息化已成为当今世界发展的潮流。管理会计人员可以通过网络收集到国内外有关市场的、经济的、金融的、技术的、管理的、物流的、人才的各类信息,并将整理分析过的信息供企业领导与管理人员以及本人工作使用;还可以在网上了解企业各部门(包括子公司)、各岗位的人员或单位实施、完成企业有关生产、库存、销售的数量指标与各项技术指标情况,并进行实时监督,以保障企业规则、任务、指标的完成。从而,促进管理会计国际化的发展。
4结论
在我国,要促进管理会计的快速发展,必须营造良好的环境,要在一批已经建立现代企业制度的企业里推行先进管理会计理论和方法并且加以应用。企业在实施管理会计的理论和方法时,应该与我国的国情相符合,并融合我国传统文化的精髓。另外,会计工作者应努力提高自身素质,脚踏实地的工作,这会大大提高企业的经营管理水平和经济效益,促进整个社会经济的和谐发展。
参考文献:
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随着信息技术的发展和教育制度的改革,高等院校的档案管理工作也变得与时俱进,各种新的管理模式和理念需要得到学校的重视。我们要在思想、教育、体制、管理等各个方面发展,以便与世界先进高校教育管理体制看齐。本文通过探讨档案管理工作存在的不足,进一步探究正确的管理模式,提高教育者和管理者的个人素质,促进档案管理水平的提高。
每个学校都有自己的档案,可能是文字、实物或者是影像等各种表现方式,它包含了老师和学生的在校学习,工作,经历,对于教职升迁和人才选拔有着重要的意义。它从师生入学开始记录在校期间的事迹,这些知识成果和经验教学是高校珍贵的教学总结,它代表了高校的软实力发展轨迹,是高校不断奋进的参考依据。众多高校记录的是教职工的先进教学实例和奋斗事迹,它可以作为榜样,起着模范的作用。它可以记录过去的辉煌和激励一代代新入学的师生,为日后的教学工作提供重要的参考依据,极大地促进高校教学和档案管理工作的发展。
对于很多的教师而言,档案代表了他们工作的经历和荣誉,所以比较重视,如果将自己的资料送给档案管理部门管理会给自己的使用上造成很多的不便。因为随着逐渐行政化的管理,管理部门为了保证资料的真实和安全,不得不对档案的调度和使用进行了制度化的管理,上下级关系明显,每份资料的提档都非常的麻烦。所以大部分的人不愿意积极提供自己的资料,这就给档案资料的收集工作造成了很大的困难。除了个人意愿方面,档案资料的自身庞大也给收集管理人员造成较大的困难,每个人的档案从入学开始就要记录,每年新生入学季也是管理人员最繁忙的时候,人员信息的收集、录入、处理一系列的高负荷运转,都让档案部门的管理人员应接不暇。为了保证管理工作的顺利进行,很多管理人员在工作的时候就干脆“闭门造车”,这就使得他们跟学生的距离越来越远,使得学生对管理工作更加陌生,从而很难配合,这也会导致一系列的恶性循环。
随着扩招的大力推进,高校学生的人数有增无减,这样在数量上就给管理人员造成了较大的工作量。而伴随着开学季的新生入学,教师的工作岗位也随之发生了调度,无论是离职还是升迁,都需要在档案管理中记录下浓重的一笔。在自动化档案管理技术比较低下的时期这对档案的管理无疑是比较困难的,大部分高校采用的单板机档案管理软件对信息资料的规整造成了很大的数据量。随着近年来高校档案归档内容多,总量大,存放周期短,流动快等特点,我们原有的档案管理技术已经远远不能满足管理的需要。虽然在一定程度上管理人员的增加可以暂时缓解档案管理工作的繁重,但是只是依靠人员数量的优势对档案工作标准化、现代化的进程帮助却是微乎其微的,这说明仅仅依靠人员配置的增加是不明智的,要从根本上进行管理技术的巨大革新。我们必须要重新审视我们的技术工具,通过改变落后的技术利用现代信息技术对学生档案进行管理,使学生档案管理规范化、科学化、系统化。
随着工作进程的不断加大,很多管理人员的技能和职业素养方面的问题也在工作中不断暴露。有的人员可能专业技能不过关,当遇到一些比较专业性的问题的时候,就会表现出盲目无措,消极应付的状态,看似是工作上的一些粗心但实际上会给日后的管理工作带来很大的弊端,尤其是工作上的交接不到位会让后续的工作开展造成极大的阻碍,当然这只是人员的技能方面,只要用心学习,不断跟进后期的继续教育和培训工作,都是可以弥补的。但是,一个人的职业素养是一个人的内在品质,它无关乎你的专业技能,倘若一个工作人员的工作优秀,可是在工作工程中却恃骄生傲,自我颓废,在接待师生和领导时一副冷漠和生硬的态度,对于工作中的失误毫不在乎,对于事后出现的问题不管不顾等等一些列的有违专业素质人员态度的事例发生自然也会让档案的管理工作受阻,使问题陷入难以解决的地步。
随着新的档案人员的出现和管理技术的发展,原有的档案管理制度就不得不进行一系列的更替和革新。之前的档案管理人员可能在执行工作的过程中刻意突出了权利的专制,长此以往实现了生硬的管理制度,每个人按部就班,没有创新,当遇到突发事件时没有机警的应对方式。同时人们对原有的技术已经习惯不愿意突然的改变,这就导致工作效率的大打折扣,人员工作的不协调,技术不能快速跟上时代的发展使得教学管理工作陷入到一片落后的僵局中,这一切都和管理的制度模式有关。我们要明白在一种落后的体制下,无论再先进的个人或者工具都是徒劳无功,他们必须依靠明文规定,设立有效的管理制度和惩戒制度,让大家有着统一的案例和范本,可以在机制运行时更好地依赖和执行。
所以高校的档案管理工作无论是在人员还是技术乃至是制度方面都需要进行大力的革新,让每个人员都能在合理创新的机制下去工作、交流,那么针对这些问题,我们都应该实行哪些有效的方式来一一化解呢?
存档意识不是可以一朝一夕就改变的,所以我们要从三个方面入手来一一化解。首先,校方要明确提档过程,让师生放心,对于有需要的档案要做特殊的标记,以方便日后对档案的寻找和提取,同时要普及档案管理的重大意义,让师生明白为什么要做好档案管理工作,以及做好它给自己带来的利益;其次,在技术方面除了要方便信息归档工作,同时还要提高信息提档工作,以便于师生日后对档案提取的需要。最后,对于管理人员
要加强管理,提高相关人员的专业素质和职业技能,在存档时可以对存档人员做出良好的服务,打破上下级的错误观念,让师生对档案管理的过程明晰,放心存档。同时要定期对师生的档案进行排查和整理,让大家可以时刻了解到自己的档案信息,并在与他人的对比中了解自己的不足,促进大家的上进心。
随着档案信息量的不断增加,要迅速革新老旧机械,引进先进的信息存档技术。比如:档案管理加入现代信息化设备,使信息可以根据每个人的编号作出相应的安排和更新,提高效率的同时降低档案管理工作的难度;通过数字化的编码,把全校师生原有的记录通过数据的方式导入,既方便了前期的信息录入,也有利于后期的检查和更新工作;建立一个全校的网站,将信息资料和档案资料开辟出一个专门的档案库,通过资料备案和系统管理的方法,把文件资料自动录入到档案库中,方便师生可以随时上网找寻自己的档案信息,可以将一些重大的先进事迹和科研文化成果作为网页的封面来指引和激励师生,方便师生查看和对比。利用科学的存档技术提高工作效率,促进文书档案管理工作的有序进行。这在保证工作质量的前提下有效地提高了工作人员的工作,提高工作效率。
管理制度是改革高校管理制度的另一大创新内容,通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率两不误。首先从人员机制上,要挑选具有专业素质的技能人员,定期为人员安排职业技能训练,建立考核机制,对于管理人员实行绩效考核和奖惩制度。当管理人员在工作上有出色表现或者是有创新思路时给予奖励,并授予一定的物质和精神鼓励,鼓舞人员为内部档案管理更好地服务,当管理人员出现懈怠要尽可能的帮助他们重整精神,更好地去做好本职工作,如果是一昧循规蹈矩,不思进取可以适当的小惩大诫帮助他们更好地进步,在服务师生档案管理工作的同时更好的维护学校的形象,帮助档案管理工作的顺利进行。
总之,档案管理工作是一件重要的工作,它对学校历史发展有着巨大的记录意义,也对学校未来的人员奋进起着积极的激励作用。鉴于它庞大且复杂的工程,我们必须与时俱进,实事求是,脚踏实地的进行创新和发展,从制度到人员和技术,进行自上而下全面的改革,让全体师生做好安全存档意识,扎实推进档案管理工作,全面提高学校档案管理水平。
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农业财政政策是我国财政政策的重要组成部分,是我国农业和农村经济社会发展的重要保障。从社会主义改造时期开始,国家就开始推行农业财政政策支持农业发展。虽然当时农业财政投入较少,但对于薄弱的农业经济还是起到了恢复发展的作用。社会主义改造完成之后,由于国家对农业采取了统购制度,所以农业财政投入也就相对减少。20世纪80年代,我国农村实行了联产承包责任制,改革之后的农村得到了国家较多的农业财政支持。现行的农业财政政策就是在当时的条件下形成的,这种财政政策涉及到农村农业生产的许多方面,覆盖了农村经济发展的众多领域。随后,我国又实行了社会主义市场经济体制改革,为了促进农村改革的进程,农业财政政策也做出了适当调整,进一步加大了对农业的投入力度。虽然对于农业农村的财政支持力度一直保持增长趋势,但农业农村经济仍然远远落后于城市,为了统筹城乡一体化发展,2004年党中央1号文件提出了做好农民增收工作的总体要求,将农民增收作为了当前经济发展的重要问题来抓。针对党中央的要求,我国农业财政政策重新做出有利于直接促进农民增收的调整。
几十年间,我国的农业财政政策经历了多次调整和变革,每一次的调整都是为了改善和提高农业农村的生产生活条件。虽然,时至今日“三农”问题仍然是制约我国经济均衡发展的重要因素,但农业财政政策的不断尝试已经在努力使这个问题尽量缩小。
任何一项政策都不是完美无缺的,只有不断发现政策存在的缺陷和不足,并有针对性地进行改革和调整,才能更有利于促进经济发展。我国的农业财政政策就是在不断适应农业农村发展的过程中,更好地服务于农业经济发展的,虽然目前仍然存在着诸多的缺陷和不足,但它服务农业的宗旨几十年来一成不变。
虽然建国以来,我国对农业的财政支持力度保持了总体不断提高的趋势,但和农业的贡献相比、和世界发达国家相比,我国的农业财政投入还有很大的提高空间。
根据1950年到2000年的农业税收数据可知,50年来,在中国的经济发展历程中,贡献最大的区域是农村、贡献最大的产业是农业、贡献最大的群体是农民。然而农业财政的支持力度却相对小得多,综合支持量仅为2%。跟许多发达国家相比差距很大,从1996年至1998年这三年的数据看,美国的对农业给予了9.5%的支持量,日本的农业综合支持量更是高达41%,同为发展中国家的墨西哥也高达34%。同时,农业财政支出在全国财政支出中所占比例也较低,并且还出现了下降趋势,1978年农业财政支出占全国财政支出的13.43%,2000年又降到7.75%。这些数据充分表明我国的农业财政支出虽然在总量上有所提升,但不论是与世界其他国家的横向对比,还是从历史的角度纵向对比,所占全国财政支出的比重都较低。我国的农业财政政策已经出现了不能适应农业经济迅速发展的缺陷。
我国的农业财政政策中,关于农业财政支出的结构设置存在着相当大的不合理性,致使农业财政投入的收益率不高。在我国的农业财政支出中,大约有60%的资金用于农口机关事业单位的日常运作及人员工资,只有不到40%用于了农业生产,但这40%中还有相当一部分与农业生产的关系不够密切。由于对农业科技进步及教育的投资不够,农民的素质得不到及时提高,严重制约了现代农业的发展。科技作为第一生产力,在农村的推广受到限制,就会直接影响农民增收、农业发展。
在我国现行的农业财政政策下,对农业的补贴主要集中在流通环节,实行农产品价格干预补贴。这种补贴方式对于农业生产者即农民来说实惠并不多,受益较多的反而是消费者。现在我国农业财政支出的30%左右用于粮价补贴和粮食风险基金,其中的大部分直接补贴到流通环节,农民从中得到的实惠还不到一半。因此,农业财政补贴方式存在不合理性,直接限制了农民增收。
根据我国农业财政政策存在的不足,有关部门应及时采取有效措施予以弥补,以保障农业经济的健康发展,促进农民增收。首先,应该提高农业财政投入资金在全国财政支出中所占的比重,使投入与产出成正比,改善农业贡献率高而投入不足的现状。其次,压缩不必要的农业财政支出,比如将投向农口机关事业单位的费用转投到与农业生产密切相关的农业技术培训与推广方面,提高农民的综合素质,推动现代农业的发展。再次,改善农业补贴政策,将对农业的补贴从流通领域转到生产环节,或者直接发放到农民手中,让农民直接享受到国家农业补贴政策的实惠。
正视农业财政政策存在的不足和缺陷,坚持农业财政政策直接服务农业发展的原则,将农业发展、农村富裕、农民增收作为政策的目标来对待,有针对性地采取适当措施调整农业财政政策中不合理的成分,我国的农业财政政策很快就会将农业推向现代化发展的道路。
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关于农村养老,许多地区没有建立农村社会养老体系,已建立的地区也存在很多缺陷,运行中也出现了很多的问题,所以,完善农村社会养老保险的体系的必要性与紧迫性日益体现出来。以下是读文网小编为大家精心准备的:湖北省农村养老保险存在不足的原因剖析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】文章对湖北省农村社会养老保险存在问题的原因进行了分析,分别从传统思想经济发展、政策扶持和管理体制等四个方面进行了剖析。
【关键词】湖北省;农村养老保险;问题;原因分析
一、传统思想的原因
自建国以来,由于历史及其他各种因素的影响,我们国家一直在围绕着城市在考虑和发展社会保障工作。在日常生活中,我们也经常能够发现和听到一些关于重工轻农的不好思想和言行。笔者这次在查询相关资料和收集信息的过程中,明显感觉到对于研究社会保障方面,我国的专家学者和政府职能部门绝大多数选择的是以城市作为研究对象。对于农村社会保障相关问题的研究和注视度非常低,在1998年以前甚至根据就没有探讨,2005年以后才有专家学者开始关注农村社会保障问题,但是还是缺少专业、深入的研究和分析。
由于受到中国几千年以来的传统养老方式的影响,我国农村居民自古就把土地看作安身立命之本,从内心深处认为土地就是自己生存生活的唯一依赖物。然而,耕田种地需要劳动力,为了能够更好的把土地经营好,增加田地的收成,提高家庭经济收入,就必须增加劳动力的投入。可是,怎么才能够让家庭增加劳动力呢?他们认为最简单最直接的办法,那就是通过增添人口。由此看来,我省广大农村地区的“养儿防老”的观念特别深厚,深入思想、深入骨子。而且他们的这种生存状态和生活方式一直在延续和发展着,根深蒂固,难以改变。
在改革开放的春风的吹拂,我国进行了系列政策的改革。包括湖北省在内的全国范围,都开始大张旗鼓的实行土地的家庭承包制,实行以各个家庭为基本元素的、对农田地进行生产的制度,农民不再以集体的名义去劳动生产。上世纪八十年代初期我国开始执行计生国策,有效的降低了我国人口猛增的趋势。这些政策的实行和执行彻底改变了农民的生产和生活模式。一方面,由于土地现在不再是我省农村居民唯一的生存的生产资料,于是出现了大批的剩余劳动力,他们纷纷进城去打工创收。另一方面是我省的农村家庭规模已经呈现出逐步缩小趋势。但是,这两个方面的形势虽然改变了农村居民的生活方式和生活模式,可是对他们传统的养老观念并没在本质方面产生影响。
在改革开放的大好形势下,湖北的经济情况取得了较好的进步和成效,城乡老百姓的收入状况也在逐年增加和好转。但是由于还是个农业大省,农业人口多,而且革命老区、山区、林区、丘陵地带较多,经济发展水平一般,在部分落后地区还是很缓慢。尽管湖北省农民的家庭经济收入最近时期表现出了增长态势,可是增长速度则还是比较很缓慢。2012年湖北省的农村人均纯收入是7851.71元,要远低于全国的7917元,属于中等偏下的水平。表面上的纯增长幅度为13.8%,但是扣除价格因素,实际增长为10.5%。
由此看来,我省农民的生活状况大体上还是很比较低的,幸福指数不高。他们必须优先保证家庭的基本生活开支、子女和本人的教育培训费、医疗卫生费用的开支,再让农民从自己不多的结余款项中拿出部分来缴纳保险费感觉还是很难的。我们可以再来仔细分析下我省的经济情况,从财政的收入和支出两个方面来看,2012年完成财政总收入为3115.63亿元,增长速度为18%,而同年财政支出为2711.64亿元,增长速度为31%,结余资金为403.99亿元。我省财政支出的增长速度远远超过了财政收入的增长速度,可见我省财政面临的压力也很大,所以也不可能有很充足的资金来促进和发展我省的农村社会保障工作。现阶段,湖北省如果真的决定更好更快的开展农村养老保险工作,就要想尽一切办法、采取一切措施来促进我省经济的发展。
湖北省属于我国中部地区,经济发展情况在全国处于在中下游,财政收支情况只能够基本平衡,还有大悟、麻城等革命老区、山区、库区等地的经济情况就更加落后了。我省的农村社会养老保险工作虽然起步有10多年,并且取得了一些成绩,曾经还受到上级表彰。但是由于受到国家大的方针、政策方面的影响和约束,加上省级财政承担能力有限,导致我省在推进的农村社会养老保险的过程中,明显表现为后劲不足,发展比较缓慢,效果不理想,远远不及我国东部、南部经济发达地区。
而且,湖北省和各级地方政府由于各种原因没有足够的财力和实力,无法来实现当初对农村养老保险进行财政兜底的承诺。我省的农村集体制早已基本瓦解,已经没有能力筹集经费来支援农村养老保险工作。国家现在也基本上没有预备资金来补贴给农保工作。那么,农村养老保险主要是由农村居民自己筹钱来参保,这样就使我省农村养老保险的社会保障属性无法得到充分体现。并且直接影响着我省农保工作的发展和推进,导致其覆盖面过小过窄,无法圆满构建真正意义上的的农保制度。而且,有些地方的相关社保工作暂时被迫停滞,甚至停止了收取和缴纳农村养老保险费的反面现象。这些都对我省农村养老保险事业的顺利推进和发展带来了负面影响,让广大农村居民不愿意相信和再参加任何农村养老保险。
为了更好的开展农村养老保险工作,我省根据上级有关精神,于1995年 l0月在省民政厅内专门成立了农村社会保险管理处,承担着支持、协调和处理全省农保具体工作的职能。2005年上半年,湖北省根据国务院有关规定,决定将省民政厅的农村社会保险处的机构编制和相关职责转交到省劳动和社会保障厅。2006年,根据省委省政府有关精神,经省编委的同意,我省在劳动和社会保障厅内专门增设了农村社会保险管理处,全面负责、指导、协调和管理全省的农村社保事务性的工作。可是下面的县市区的机构情况就五花八门了,有的农保机构合并了,有的被撤销了,还有的原地未变归属也没有作具体规定,有的也把它归到了劳动和社保部门。
湖北省截止到2010年底,农保机构划归人力资源和社会保障部门的有12 个市州63个县市。到2013年10月,我省76个县市区的农保机构均已经转交到了人力资源和社会保障部门了。但是,有些虽然划归人力资源和社会保障局管理,但是下设机构又各有不同,例如孝感市孝南区等成立的是城乡居民社会养老保险管理局,安陆市、孝昌等则成立的是农村社会养老管理局,还有的地方是直接由劳动保险管理局代管。
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随着我国职称考试制度的不断完善和考试规模的不断扩大,职称考试报名和管理中计算机系统的应用得到了越来越广泛的关注。职称考试是选拔和评价专业人才的标准之一,但每年的职称考试中都能发现相当数量的作弊人员,其技术、手段越发高明,规模也逐渐扩大,对职称考试的客观、公平、公正提出了严重的挑战。以下是读文网小编为大家精心准备的:论职称考试存在的不足及改革策略相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘 要:我国自实施职称考试制度以来调动了广大技术人员的学习积极性,取得了一定的成绩。但是,随着社会改革的深入以及市场经济体制的逐步发展,职称考试的制度也暴露出了一些不足之处,本文结合职称评聘工作中的一些重点问题进行介绍和分析,提出改进职称考试工作的几点建议,希望可以促进我国职称考试工作的进一步完善。
关键词:职称考试;不足;改革;策略
1.1 考试的标准对学历限制过于严格
目前,我国职称评审的依据条例在晋升时的学历要求很明确,但是对想要的工作能力、实践经验等的规定却比较模糊。因而,各省市制定的相关考试标准也只重视学历和资历,只要符合这两个条件了,那么就能得到晋升。例如,从事建筑的工程人员,不论其工作能力的高低,只要学历水平够了,并且通过了相关的考试,就能获得相应的职称。
1.2对发表论文的要求存在不合理性
目前在技术人员职称晋升条文中对发表的论文都有具体的规定,有的说明必需在核心期刊或者是省级期刊发表多少篇。这对一些人来说存在着一定的不公平,因为发表在非核心期刊的文章质量不一定会低于在核心期刊上的论文,但是如果想得到晋升,论文却不得不在核心期刊上发表。如果没有按照规定执行就不会得到认可,这对很多技术人员来说是件很头疼的事。
1.3 职称考试考场作弊现象屡禁不止
近年来,受社会上的不良风气影响,一些考试人员向监考老师提前“打招呼”,希望予以照顾,导致一些地方的考场纪律松散。还有就是一些考生对这个职称考试的重视态度和努力程度不够,但是对自身的期望却很大,因此很容易产生作弊的念头。
1.3社会上的助考班泛滥
很多的在职人员平时工作繁忙,有时没有精力去复习考试知识,尤其是计算机知识和外语等科目,让多年没有接触的一些人感觉身心俱疲。因此,他们很多人都在考前参加一些社会上的助考班,通过所谓的押题来强化记忆,这对提高自身的能力毫无用处,而这些助考班借助职称考试的平台获取利益,严重的歪曲了职称考试的初衷。
1.4 职称考试的内容有待进步
“僵化”的考试模式让众多的考试难以理解。计算机考试中的一些题目有很多种方法可以解答,但是如果应试者只能按照出题者的做题思路进行回答。还有的抱怨计算机考试中的数据库Access 软件已经是被行业淘汰的工作软件,现实工作中也用不到,觉得很没有必要。
2.1考察重心从学历向能力转变
适当放宽专业技术人员职称评审时对学历、发表的论文、外语水平、计算机等方面的限制,重点考核考生在工作时的表现以及对本专业技术的把握程度,将其创新能力和取得的成果作为评定的重要参考。
2.2完善评审工作的公示制度
目前各省市都对职称考试前的资料审核阶段进行公示,有效的减少了一些技术人员弄虚作假的现象,确保了申报材料的可信性,但是对于没有通过职称平时呢的申报者却没有详细的告知未能通过的原因。因此,可以在评审工作结束后再网上对那些不能得到晋升人员存在的不足以及今后需要努力的方向进行说明,这样不仅仅是对申报者的尊重和负责,而且也对未通过的申报者起到指导作用。这一方法还能增加职称评审工作的透明度,能有效地防止各种形式人为因素的干扰,使职称评审工作真正做到公正、公平、公开。
2.3 加强考场纪律管理
1)各级职称考试部门树立良好形象,做好监考人员的自身建设,严格按照国家的法律法规来约束自己,自觉抵制不良的社会风气;
2)加强考生的教育力度,营造良好的考试氛围。为考试树立正确的考试观,不能得过且过,抱着尝试的态度。对那些作弊的考生要严肃处理,起到警示的作用;
3)进一步完善考试内容。适当的增加题目的覆盖范围和灵活度,降低考试的押题现象,提高考生的学习兴趣。
2.4 构建完善的技术人员考核体系
对已经获得相应职称的技术人员要在一定时间内进行考核,检查器在岗位职责、技术学习、科研探索以及成果创新等方面的情况,然后对不同层次的人进行记录。其结果可以作为下次晋升、职务或者是续聘的参考依据。打破目前专业职务聘任“终身制”的弊端。考核一定要坚持“科学、合理、公正”的原则,采取多种途径来对个人的能力进行考察,确保考核结果的可行性和真实性,严防弄虚作假的现象。要通过深化职称评聘制度改革,全面提高专业技术人才的综合素质,在人才层次上实现突破,要通过优化人才资源,在人才结构上实现突破,要通过充分发挥人才在单位建设与管理中的关键作用,实现人才效能上的突破。
职称考试对广大从业人员来说是十分重要的事情,各部门应该及时对考试制度进行改进,以适应新的发展要求。对从业者来说,要从根本上重视职称考试,把握提升自身能力的机会。只有通过各方面的共同努力,职称考试才能从根本上不断完善。(作者单位:宿迁市考试中心)
[1] 孔环,颜超,高慧.推行职称社会化评审的实践与思考[J].山东行政学院学报.2011(05)
[2] 曹志云.工程技术人员职称社会化评价的实践与思考[D].上海交通大学 2008
[3] 亢海燕,杜丽娟,刘淑玲.当前职称评审工作存在的问题及解决对策[J].职业时空.2007(02)
[4] 黄慧.现行职称制度存在的问题及改革措施[J].现代农业科技.2010(16)
[5] 孙晓艳,赵俊杰,卢萍.职称制度改革与科学的人才评价机制研究[J].科技进步与对策.2007(11)
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高质量的学术论文在知识经济时代发挥着日益重要的作用。有效地提高学术论文的撰写水平需要科学的方法论和实践经验的指导。做好科学研究和文献搜集筛选是写好学术论文的“物质基础”。学术论文的题名、摘要、引言、正文和结论是学术论文的核心要素,对它们的撰写运用“画龙点睛”、“浓缩主旨”、“时空聚焦”、“严谨创新”、“总揽全文”方法,会有效地提高作者学术论文的撰写水平。以下是读文网小编为大家精心准备的:学术论文撰写存在的若干不足及调适相关论文,内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]近年来,学术论文撰写存在若干不足之处,如“原样搬运”“虚浮不实”“心浮气躁”“爱好用旧”“长于套用”“自我炒作”“以偏概全”“旁求博考”“宏大叙事”“方法薄弱”等。这实际也是当前学术研究中存在的不足。预防和消除这些失范性不足,需要采用多种方法进行综合治理。
[关键词]学术刊物 学术论文 研究 失范性不足
笔者从事学术刊物编辑工作多年,在审阅过程中发现不少好稿件,也发现有相当部分的稿件存在着这样或那样的不足。这些不足主要有以下十方面。
一是“原样搬运”。
主要表现是:论文引用他人的资料、观点占了相当大的篇幅,甚至整篇文章基本是由“引用”别人的研究成果拼凑出来的。撰写学术论文应严肃、认真、科学,尊重他人的著作权,引用或参考他人的观点、资料后应于文后列出引文或参考文献。论述性文章与综述性文章有显著区别,若是前者,就应以自己的“干货”为主,除非是为己文评论、探讨的对象,或为己论佐证以增强说服力可以适当引用外,其他情况如无必要,不宜引用。文献引用对于撰写学术论文意义重大,引用的合理、必要、准确及有效,对文章的质量具有决定性的影响。撰写新论文时使用引文来佐证己论必须恰到好处方能起到正确引用的作用[1]。
二是“虚浮不实”。
主要表现是题目宏观而内容微观。有些学术论文探讨的仅是某个局部性、个体性的改革发展问题,涉及的仅仅是某个学科领域的横向子系统或纵向子系统下面的某个问题,却冠以仅适用于该学科领域整体改革发展的大题目,这就出现了题大文小的毛病。例如,题目为“论人才能力的培养”,但文章内容既不是某学科专业的整体人才培养,也不是所有学科专业的人才培养,而只是某个学科专业的某一层次甚至是某企业某部门的人才能力培养、培训方法。这就导致题文不匹配,失去了学术研究的严谨性,是学术研究应该力戒的[2]。
三是“心浮气躁”。
主要表现是赶“时”赶“热”,在没有进行认真学习、深入理解和仔细研究的情况下,便对一些时髦的概念、观点、理论和热点问题匆匆发表见解,“书被催成墨未浓”,这对学术研究、学科发展是无益的。例如,高校在当前的社会经济条件下是否应去除行政级别、取消内部层级的问题是人们关注的一个热点问题,但什么是行政级别、高校行政如何运作及运行机制等,很多论者对这些问题的内涵和特点或不清楚,或一知半解,便去蹚所谓“热点”的浑水,匆忙草率地撰文发表见解,认为高校不可去除行政级别、不可取消内部层级或必须要有行政级别,不宜取消内部层级,有的则人云亦云,照搬“行政化”“层级化”等概念,把这当作一个筐,什么都往里装,随便套用、粘贴,以致文稿内容自相矛盾,错漏百出。
四是“爱好用旧”。
主要表现是喜好使用过时的论据、资料等。当今社会,因特网无处不在,经济、科技、文化、社会的发展十分迅速。因此,搞学术研究须有敏锐的目光和灵通的信息,要占有丰富的、新颖的和各种不同的资料,并寻找机会与国际学者交流,使学术研究避免“一叶障目”。这是进行科学的学术研究并能够得出正确结论的必备条件,缺少这些条件,学术研究就会少了科学的内涵,就难以得到正确的结论。例如,有些论述当前国际高等教育发展的学术论文,引用的却是20世纪七八十年代的资料,时间这么久远的资料作为推动当前高等教育发展的重要论据实在是很难具有科学性。殊不知,当前国际高等教育的实际情况相比三四十年前已经发生了很大变化,那时的情况对于今日的高等教育实践而言已成“陈年皇历”,用它们代表今天高等教育发展现状是不科学的。如此“爱好用旧”必然减弱研究成果的正确性、科学性[3]。
五是“长于套用”。
即在探讨某个学术领域的某个层次的子课题时,沿用母层次课题的既有观点,贴上子层次的“标题”了事,而没有对这个层次的特点作相应的揭示和论述,发掘其独特之处。例如,有的探讨如何促进人才培养模式改革的研究论文,论点往往是:要贯彻“科学发展观”方针,因为科学发展观反映了时代进步的要求;要注重调查研究,因为调查研究是探讨解决问题的前提条件;要理论联系实际,因为这是实现主观与客观相统一、认识与实践相一致的要求;要加强应用研究,因为社会对针对性、实用性的要求越来越多,越来越高等。但实际上,把这些观点与高等教育学理论乃至与一般的社会科学理论研究相比较,几乎没有本质区别,只不过是标题不同罢了。有些文章尽管注意到了本层次课题的特点并进行了较详细的论述,但由于无法避免对母层次课题已有共性思路或观点的大量复述,导致文章的新意和特色被遮蔽。
六是“自我炒作”。
作者对自己已经发表的文章情有独钟,撰写新的文章时喜欢自引,或列为参考文献。当然,有时确实需要引用自己已经发表的文章的观点,但只有在自己所著新文的论述与已发文章的观点有着内在联系的情形下才可以这样做。然而,有的学人在并不存在上述条件的情况下,动辄引用自己已发文章,或一一罗列为参考文献。这样的自引情况,其动机大概或是借机自我“显摆”“炫才”,或是为达到某种功利目的,或是两者兼而有之[4]。
七是“以偏概全”。
主要表现是把个别当作普遍并依此得出规律性的结论。这种求证方法既不科学也不严谨,很容易犯下以偏概全的毛病。认识事物的普遍规律是理论研究的重要目标,要达到这个目标必须要有立论的主要依据,而这需要以大量的调查、统计数据和具有代表性的典型事例作为模型,从大量事物中抽象出共性的、本质的东西方可达到。但是,有些学人视野狭窄,或只关注那种没有代表性的孤例,或只看到一个角落,或从媒体上看到或听到某个事情的介绍就匆匆从其中引申出结论或将之当作某个观点的论据。另外,有的学人把自己所专长或喜欢的,实际上是比较狭窄的领域、专业、体系中的临时性、单一性或特指性术语概念当作普遍通用的术语加以利用,这就有意无意地产生了很多歧义,从而减弱了论文的科学性。
八是“旁求博考”。
第一,热衷于无谓的大量考证。有些研究者喜欢在谈自己对问题的研究心得前,对文章中某个已经有了定论的一般概念作无谓的大段考证。例如,有些论述高等教育改革的文章,在转到正题即“高等教育改革”上来前,对“改革”一词的词义、由来、变化作了长篇“考证”。事实上,对那些已经没有任何歧义的常用词语进行的反复“考据”,只不过是变换了一种手法去照抄照搬文献或辞典工具书,而且与全文主题的论述不存在必然的内在逻辑联系,实系“迂夫子”气造成的。
第二,离题万里的空谈。有些文稿尽管与论题有一定联系,有的甚至还联系得比较紧密,但大谈特谈那些人尽皆知、不需要证明就能够明白的寻常道理和现象实在是显得多余。例如,有些探讨借鉴美国发展高等教育经验的文章,字数大约七八千字,但文中对美国高等教育如何发达的介绍往往占去三四千字,列表格、做模型、摆数据,再进行纵向横向的比较,多番折腾后,还要喋喋不休地反复强调美国高等教育如何发达。实际上,对大家都知晓的现象、观点、道理,尽管其与主题论述有着紧密的联系,也只需用少量的文字点明即可。
第三,庞大的堆砌罗列。在解释或解决学术研究领域中的某一问题时,需要运用某一相关学科理论,但却没有紧扣主题做深入的探讨,而是离题万里地去重复铺陈和述评该学科理论是如何产生与发展的,又是如何变化的,其前景如何等。例如,有些文章在运用高等教育学、统计学、社会学等学科理论探讨高等教育改革发展的相关问题时,总是先对这些理论的形成情况、发展进程、如何演变甚至创始人的生平经历等做详细的罗列。这就变成了生硬的理论资料堆砌,成了《庄子》所谓“文灭质,博弱心”,即花样名堂过多,反而会掩盖事物的本质,事物过于驳杂,会让人糊里糊涂[5]。
九是“宏大叙事”。
主要表现是研究题目偏好于那些有关整体、全局性的宏观问题。有些学人比较轻视具体问题,不愿把问题细分后再做深入详细的考察分析,而是惯于大而化之,把具体问题等同于枝节问题。他们以为,“宏大叙事”分量重、影响大,开展“宏大叙事”研究可以全面展现自己的学术水平。的确,研究工作的推进需要突破宏观问题,但是,开展宏观研究的前提必须是能够全面透彻地了解问题及客观准确地把握事物,同时要具备丰富的阅历、宽阔的视野、敏锐的洞察力、扎实的理论知识、很强的统领宏观问题能力、准确的文字表述能力、良好的抽象思维能力及长期的思考和积淀。从实际情况看,很多作者撰写的宏观问题研究论文,大多思想平淡,内容空洞,挖掘不深,远离日常生活体验,没有抓住复杂问题的本质要害,更不要说揭示表象背后的本质和规律了。“宏大叙事”是有条件的,这就是要循序渐进,由小到大,由浅入深,逐步推进,逐层深入。若是本末倒置,只会适得其反[6]。
十是“方法薄弱”。
研究方法单一,很多研究者习惯于定性研究,实证研究少且形式与方法尚需改善,更不用说引进质的研究了。研究方法单一会导致研究视角单一,从而制约研究的深度和广度。同时,研究方法运用不规范。如思辨研究多半是基于未经证明的个别经验、感觉和未经确证的某些观念、说法,而没有依据充分、可靠的事实和理论,并且概念含糊、内涵矛盾、漏洞百出、逻辑混乱,甚至“不讲道理”就直接端出观点和结论了事。定量研究规范、深入的很少,如很多问卷调查的问题设计没有深度、表述含糊,样本数量少且无代表性,得出的结论简单粗糙,没有实质内容。这都会影响研究质量甚至使研究工作失去意义[7]。
学术研究论文撰写中存在的这些问题要求我们必须寻求解决路线图,做好调适工作。
一是要树立真正关心学术的理念。在市场经济迅速发展的今天,搞学术研究已成一种获得名利的途径,在这条途径上奔走的人越来越多。目前的状况是,似乎学术研究已经是人人都可为之事,人人都可以建立一门学科,杜撰一本专著,撰写几篇论文。事实上,学术研究的艰深性决定并非那么容易就能够谈出实质性的东西。只有对学术发展怀有虔诚之心的人,才会摈弃一切私心杂念,专心致志地开展学术研究,因为学术研究是一门需要全身心投入的事业,而不是抱着名利之心就可为之的。
二是要重视科学研究的严肃性。探求普遍存在的真理,揭示未知领域,探寻事物规律是科学研究的根本目的。科学性是学术论文的前提和基础,创新性是学术论文的精髓和灵魂,而严谨求实的科研作风与科学性、创新性同等重要。因此,要想获得丰硕的成果就必须要有百折不挠的精神,在科学的园地中孜孜不倦地播种、耕耘。要树立良好的学风、文风,反对急功近利、浮躁草率的文风。在学术研究或论文撰写中,要强化认真、细致、踏实、负责的态度及科学、求实、严谨、创新的意识[8]。
三是搞学术研究必须排除非学术目的的诱惑,耐得住寂寞。中外一流的学者都有甘于坐冷板凳的坚毅意志。不论外部的世界多么精彩,不论远处的山水多么诱人,都无法吸引他们离开自己的书斋。如此,才使他们成为世界一流的学者。“有心栽花花不发,无意插柳柳成荫。”正是这种超凡脱俗、疏远功利的恬淡心境,才更有可能开阔学者的视野,活跃学术研究的生命活力,为人类文化库存增添意想不到的财富。
四是要开展公开的学术批评和学术争鸣,以形成一种良好的学术风气。要提倡争论和批评,积极、健康的学术争鸣,有利于相互取长补短,有利于思想解放,有利于净化学术空气,有利于铲除投机取巧、沽名钓誉者生存的土壤。要提倡就热点课题或争议性较大的问题展开不同学术观点的交流、交锋,也要提倡对已经发表的学术论文提出质疑、商榷,只有这样,才能促进学术研究的健康发展[9]。
[1] GB7713-87科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式国家标准[S].北京:中国标准化出版社,2005
[2][6]别敦荣,彭阳红.近10年我国高等教育研究的现状与未来走向:以《高等教育研究》刊发论文为样本[J].高等教育研究,2008(4)
[3][7]钟秉林,赵应生,洪煜.我国高等教育研究的现状分析与未来展望:基于近三年教育类核心期刊论文量化分析的研究[J].教育研究,2009(7)
[4][美]伯顿·克拉克著;郑继伟,张维平,张民选,等译.高等教育新论:多学科的研究[M].杭州:浙江教育出版社,1988:2
[5]冯向东.高等教育研究中的“思辨”与“实证”方法辨析[J].北京大学教育评论,2010(1)
[8]龚放,叶波.2000—2004年中国高等教育研究热点与关键词:基于CSSCI的统计分析[J].高等教育研究,2006(9)
[9]李兴昌.科技论文写作讲义[OL].[2012-10-22].
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在档案管理工作中,做好文书档案工作起着不可或缺的作用,。以下是读文网小编为大家精心准备的文书档案工作的意义和实施论文,欢迎阅读!
【摘要】文书档案的归类、整理,在档案管理工作中起着举足轻重的作用。作为档案工作者不仅对文书档案要进行比较全面、系统、完整的鉴定,更要花费大量的人力物力,进行分类、归档,使其具有保存及利用价值。本文通过分析文书档案价值的重要性,以及对文书档案管理采取哪些措施,以便今后档案工作者能够更好地对文书档案进行管理。
一、文书档案的意义
文书档案的归类、整理,在档案管理工作中起着举足轻重的作用。文书档案主要是一些办理完毕而且具有一定保存价值的文书。其中所提到的“具有保存价值”,说明了有一部分的文书可以成为文书档案,而有些文件不需要存档,不具备保存价值。这就需要管理者对文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题要掌握精准。2006年颁布的国家档案局八号令本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的原则,明确规定了机关文书档案归档的范围。这对档案人员的素质要求比较高。档案人员要明确掌握文书和文书档案的界限,熟悉文书档案的规则,一定要认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案,把不属于归档范围的文书剔除掉,保留有参考价值的文书,保证文书档案“收集齐全、规范整理、安全保管、合理使用”。
二、文书档案管理存在一定的问题
(一)文书与档案工作的衔接问题
文书与档案工作既有联系又有各自的分工,两者要互相协调,才能够形成一个完整的管理体系。但在实际的工作中,文书和档案往往是不同的人员负责管理,这就会使得文书工作与档案工作在某种程度上脱节。文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象,公文的格式和处理办法不恰当。
(二)对档案员进行培训
一些单位的档案人员,没有经过档案专业培训,不懂档案的分类、立卷等工作要求,与档案工作的要求相差很大,很少参加继续教育培训,档案知识陈旧,急需提高档案管理水平。
(三)各部门配合不够,影响着档案管理水平的提高
从单位的各部门收集文件资料,是单位归档工作的重要一环,但在工作的过程中却困难重重,有些部门不愿把归档的文件资料送到档案员处进行统一保管,只为了自己工作的方便不肯上交,时间长了,一些重要的文件资料就容易散失,要追究责任也为时已晚。
三、提高文书档案管理水平所采取的措施
(一)领导加强对文书档案的重视
作为单位领导对文书档案管理工作的重视是做好文书档案工作的前提,文书档案的管理人员要积极主动汇报和宣传文书档案工作,向领导者宣传档案工作的一些法律法规常识,让单位领导对档案管理工作有所认识,争取单位领导的支持。文书档案管理人员也要不断地学习新知识,积极主动地学习档案管理的现代化专业知识,更新管理理念,提高综合素质,为档案工作提供更加方便快捷的服务。
(二)规范衔接文书与档案的工作
整理文件是档案管理的根本,而文件质量问题直接关系到档案的质量,想要提高档案的规范性,必须有高质量的文件作基础,文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档,提高档案意识,实现文书和档案工作系统化,文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量,制定标准。例如,必须使用规定的笔进行修改和批阅文件材料。对文件的处理要及时准确,对文件的收发要登记清楚,发现文件有残缺或丢失,要及时查找。对领导开会时的讲话记录及外出等账外资料,要及时整理收集并记录详尽,确保文件材料的完整。
(三)各部门之间要加强合作,做好文件的收集工作
档案管理人员要主动地了解业务部门的工作,经常性走动,获得及时信息,思考档案的工作如何围绕单位的中心开展,怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通,确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料,关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料,为研究服务,提供有价值的证据。做好文书的基础工作,调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础,做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料,整理单位在活动中形成的反映细节的档案资料,筛选研究,综合分析,认真整合,发挥档案信息功能,丰富档案资源,明确单位的工作在不同时期的重点,服务单位大局,开展文书档案工作。
(四)完善管理机制
文书档案管理人员,要严格执行公文规定,严格审核、签发,杜绝滥发文件现象,认真审核签发的手续、附件是否完善。按照程序复审需要修改的内容,公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行,利用随文卡片,简明扼要地填写发文稿纸的卡片、文件处理单,制定文件的发文范围,严格控制文件件数,禁止随意抄送。
四、总结
总之,文书档案管理水平是衡量一个单位管理水平的重要标准。档案管理直接关系档案资料的完整性。提高文书管理工作的地位,加强文书工作和档案管理工作的衔接,增强部门合作,完善工作程序和管理机制,树立文书档案管理的规范化和标准化意识,做好档案资料的收集工作,提高档案资料的利用率,保证单位的健康发展。
[摘 要]长期以来,文书档案管理的水平,将直接影响档案的质量,是单位工作的重要一部分。进入信息时代以来,客观上对文书档案管理工作提出新的更高要求,即实现规范化和信息化。本文将探讨相关措施,进而提高管理的水平,发挥好档案工作在经济和社会的发展中的参谋作用。
[关键词]档案管理;规范化;信息化
文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作,是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现,也是单位领导作出重大决策的重要依据[1]。在数字化时代,文书档案管理工作亦当与时俱进,应用网络化和数字化技术创新完善文书档案的管理工作,使其实现规范化、程序化、数字化和网络化,这是大势所趋。
1、创新文书档案管理工作
(1)革新工作方式。档案管理工作者要由以前的被动提供资料角色,转换为档案管理决策的参与者,充分发挥主观能动性和前瞻性。自身认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规的同时,更要以灵活易懂的方式向领导和员工主动积极宣传档案管理工作的重要性,提高档案管理工作的关注度,尽最大努力使档案工作成为相关单位年度总体规划的重点内容,加大档案管理设施经费投入力度,实现文书管理的规范化和信息化发展的水平。
(2)加强自身建设。信息化时代中的文书档案管理工作,要求相关从业者必须熟练运用计算机以及互联网技术,胜任业务创新的需要。为此,管理人员必须秉承学无止境的理念,主动学习相关知识,不断提升自身应用新型技术工具的水平和能力,力争成为复合型人才,不仅管理才能出众,更要懂得先进技术,只有如此,才能提供快捷方便高效的服务。
(3)完善文书与档案工作的衔接规范。档案源于相关文书,因此文件的质量直接决定了其存档后的档案质量,文书部门处理文件的规范化将是提高档案管理水平的先决条件。文书人员要建立较强的档案意识,做好文书材料的立卷归档[3]。文书人员在起草修改以及誊印批阅文件的过程中,要一直以事后存档的要求严格要求自己,做好文书存档一体化工作。
(4)保证文书档案管理的完整性和时效性。根据《中华人民共和国档案法》和《国家行政机关公文处理办法》的相关规定要求,档案管理人员处理文件必须做到准确及时,一旦发现缺失文件,应当立刻查找。相关人员务必确保万无一失,顺利交接完成立卷归档的工作。
2、规范完善文书档案管理标准
(1)健全规章制度。在《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规基础上,与时俱进,进一步在信息时代健全必要的档案的工作制度,落实好责任制,为档案的整理、收集保管等提供规范制度。
(2)规范催收时限。一旦因为其他事务,不能按时或者遗忘及时归还文件,相关人员要在规定时间内及时催收。
(3)确立档案收集的范围。在明确的范围内,必须确保档案的收集具备可靠的广度和深度,为此档案管理人员都要按照要求,扩大档案收集的范围。特别的,对重要会议、重要艺术成果、重大历史事件、科研项目等档案要加强归档收集。
(4)明确各部门职责。档案源于不同部门,最后汇入档案管理部门,因此为了在文书和归档成为档案这一过程,顺利进行,各部门之间应明确职责。同时,档案管理部门与其他各部门应加强协调沟通,以保证档案的收集工作能够顺利展开。
(5)年度汇总归档。在每一年度结束之前,应该审核文档登记表,做好查缺补漏工作。
(6)分类登记。文书在归档之前,分为收文和发文两种。对于不同种类,分别进行登记。就以收文为例,收文登记单要单独成册,标明收文日期、文件号、机密等级、标题、来文单位。
3、规范文书档案资料的立卷进档
(1)务必熟悉文件。根据件的特点、性质和作用明确文件所属类别,然后进行分类存档。
(2)对重要文件资料整理立卷。如果需要人工操作管理档案,则通过立卷,有利于对相关文书档案的保管。
(3)注意整理案卷。通过对单位文件进行分类,即立卷工作,将收集而来的文书资料整理成有规律可循的案卷,也就是把有关特定问题或者某项工作的系统的具有密切联系的文件整理成组合体。
(4)重视文书工作。作为文书工作的延伸,档案主要源于文件,是由形成的文件资料办理完毕后转化而成。所以,文书工作直接影响着档案工作质量。
(5)做好归档工作。各个部门的文件将作为工作历史记录,为了确保这些文件材料的完整以及安全,就应当做好归档工作。
4、加强档案信息化建设
随着计算机以及信息技术的日益发展,传统的文件档案的管理方式终将为无纸化办公所代替。应用计算机技术,建立电子档案,实现档案信息化,是加强档案管理、提高服务水平必经途径。
5、完善管理制度,提高管理水平
档案管理工作人员一方面应当恪守相关制度,认真学习《档案法》和《国家行政机关公文处理办法》,以此为基础,制订相应的《公文处理实施办法》,建立统一标准、统一要求、统一运行的操作规程[1]。同时,把《公文处理实施办法》作为部门规章制度的首位,使得档案的管理工作可以有章可循。
另一方面,档案管理人员,也要提升自身专业水平,高度重视自身从事工作,认识自身责任,以高度责任心,提高各部门文书办理归档的质量,使得档案的管理工作有章必依。
总而言之,随着档案整体规模的扩大,文件材料的收集、档案的修订归类存档任务日益繁巨,为了有效应对这些新情况,档案管理工作者,必须以积极进取,一方面加强档案管理制度建设,实现档案管理工作的规范化;另一方面,必须站在信息时代的洪流中,与时俱进,以电子档案为核心突破创新,实现档案管理信息化。在信息化和规范化的结合中,实现档案管理工作的跨越式发展。
参考文献:
[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报,2010,23(4):110-112.
[2]张显峰,刘艳.浅议信息管理技术在学校档案管理中的应用[J].职业技术,2009(7):31.
【摘要】本文从文书处理与档案管理工作的关系,阐述了如何加强文书处理工作,为档案管理工作奠定良好的基础,使之两项工作更好地有机结合,规范衔接,相互促进。
【关键词】文书工作;档案管理
文书的定义:行政学上是指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料,又称文件。它是人们社会交往的工具,也是档案的前身。
文书工作是企业行政工作的重要组成部分,是及时传达企业信息、互通情况、处理问题、交流经验的重要工具。文书工作记载了一切企业活动,及时性、指导性、广泛性、连续性是文书的四个特点。
企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录,而文书是档案的基础,文书工作直接影响企业档案管理的质量。
文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程,是密不可分的两个环节。正确处理二者关系,使之有机结合,规范衔接,对于做好文书处理和档案管理工作都十分重要。
首先,文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。文书处理工作的主要任务是文件的收发、分办、传阅、督办、整理、保管等,而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。它们的工作对象,一个是现在时的,一个是过去时的,属于不同阶段的两个环节。文件办理完毕,其中有保存价值的部分立卷归档后,就成为档案。从这个意义上讲,文件是档案的前身,档案是文件的归宿,文书处理工作是档案工作的基础,档案管理工作是文书处理工作的延伸。
其次,文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进。文书工作质量直接影响着档案质量,没有完整齐全的文件,也不可能有完整齐全的档案,文书处理工作做好了,就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说,档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全,归档分类是否合理,保管期限是否准确,实际上是对文书工作的全方位检查。
通过档案工作可以发现文件材料是否系统、归档材料是否完整、文件分类是否规范等,对做好文书处理工作是一种促进。
从文书处理工作和档案管理工作的关系来看,两者既有相对的独立性,又是密切联系的一个整体,文书处理工作是档案管理工作的前提和基础,做好文书处理工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方面。那么,文书处理工作如何才能为档案工作打下良好的基础呢?
一是要提高文书人员的综合素质。文书处理工作虽然表面上看是事务性工作,实际上也是一项专业性很强的工作,文书工作人员的业务知识和能力直接影响着档案管理工作的质量。不熟悉本单位的业务流程,不了解文件材料的相互关连,不理解一个事件的来龙去脉,就难以做好文件归档工作。因此,文书人员要在认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《归档文件整理规范》等相关政策法规的同时,要按照本单位的工作职能,不断学习相关业务知识,努力提升工作水平,为档案管理工作奠定良好的基础。文书人员还要不断增强责任感,认真履行文书处理条例,严格检查文件质量、认真检查归档材料是否符合档案要求。诸如撰写、修改、批阅文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等,文件用纸、文体、格式要做到规范化、标准化,不能五花八门,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等等,保证文件符合立卷归档要求。
二是文书人员要树立档案意识。文书人员在文书处理中,要时刻想到档案工作,自觉主动地为归档做准备,规范办理好每一份公文,为后续的档案工作减少麻烦。在平时工作中,要及时收集文件材料,收发文要逐件登记建账,做到有据可查,发现缺少要及时查找。对办理完毕、属于归档范围的文件材料,做到办完一件收集一件,并做好相关的文件材料的分类整理。对于系统性、系列性的事件,不仅要收集正常渠道传送的文件,还有一些账外材料,如会议纪要、领导讲话、领导批示等,更应注意及时收集,保证文件材料齐全完整。文书人员树立了较高的档案意识,文件材料收集才能齐全、完整、系统,为归档工作打下坚实的基础。
三是要重视定期搞好立卷归档工作。立卷归档工作是文书处理的一项重要任务。它既是公文处理工作的最后一个环节,也是档案管理工作的开始,直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累,从公文的撰写、收发到归档、管理,做到全过程监督管理,不遗漏每一个环节。既要采取经常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相结合的方法,做到及时、准确、全面归档,又要特别重视和坚持定期收集整理。文件材料办理完毕,收集事件相关材料,把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础性工作,定期按文件形成的规律及文件的性质,依据事先拟好的分类方案,及时对号入座,分门别类,合理排列,有序存放。这样,既有利于归档文件的齐全完整,又能减轻年终的归档工作量。
四是向“文档一体化”的方向努力。从文书和档案工作的全过程管理出发,公文制发到归档管理一体化是今后的努力方向。“文档一体化”在理顺文书处理和档案管理两个环节关系的基础上,充分利用文书处理取得的成果,简化文件整理归档工作,可以大大提高工作效率。利用档案管理系统和计算机管理的有利条件,调整归档文件整理工作流程,改变原有的每年集中整理归档的习惯做法,使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节,随办随归,从而使归档文件整理变成一项日常工作。
总之,文书人员要增强档案意识,掌握丰富的文书知识和本行业的专业知识,再加上平时认真负责的工作态度,就一定会做好文书与档案工作,在默默无闻的岗位上作出不平凡的贡献。
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前端控制思想在电子文件管理领域有所发展,而面对企业文书档案工作困难局面,前端控制的思考角度,让人们对文书档案工作的业务改善和进展引发思考前端控制思想早在多年前电子文件产生后,就已被国内外档案学界提出并认可,这一思想是对几十年以来档案管理理论与实践过程的总结、升华,是档案工作者长期实践、探索的结果。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析纸质档案管理前端控制与文书工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:现代文秘工作包括政务性工作、业务性工作、事务性工作。文书工作和档案工作是文秘业务性工作的主要组成部分。随着档案管理前端控制思想的研究深入,档案管理工作的起点从原来的立卷归档提前至文件生成之前的设计阶段,与之对应的文书工作与档案管理前端控制环节联系更加紧密。文书工作的好坏对档案工作影响更加突出。
众所周知,档案由文书转化而来,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。传统的文书工作与档案工作的交接环节是文件的归档立卷。20世纪50年代,国家规定文书档案的立卷工作由原来的档案部门归档立卷改为文书部门和档案部门共同立卷。立卷归档既是文书工作的重点又是档案工作的开端。
在文档一体化趋势加快的现代档案管理背景下,人们逐渐意识到文书工作是档案管理工作的基础,在文件生成之前就应进行前端控制。文书工作应体现纸质档案前端控制思想,档案前端控制包含于的文书工作之中。
1.档案管理前端控制与文书工作
控制论体系下,“控制”是指为了“改善”某个或某些受控对象的功能或发展,获得并使用信息,以这种信息为基础,选出并用于该对象,并对象产生一定的作用。档案管理的前端控制是以改善档案管理质量,提升档案工作效率为目的,对整个文件从生成到进馆永久保存或销毁的全过程看作一个系统整体加以考量,在档案管理的“前端”便进行干预和控制,以期对中端及末端管理工作产生积极影响。
1.1档案管理前端控制概述
档案管理前端控制的理论基础是20世纪80年代发展成熟的文件生命周期理论。文件生命周期理论将文件从形成到销毁或永久保存看作一个完整的运动过程,根据文件价值形态的变化,准确将文件生命周期分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段,并揭示出各阶段特征。西方档案学两大支柱理论之一的文件生命周期理论,为文件的全过程管理奠定了理论基础,为文档一体化管理和前端控制提供了理论依据。
档案管理前端控制的现实需求是电子文件的产生。随着信息技术的广泛应用和档案管理现代化的发展,电子文件开始出现,传统档案管理工作以归档立卷为开端介入控制,无法保证电子文件的真实与安全。法国人诺加雷的思考对档案管理前端控制起到很好的启蒙作用:“档案工作者需要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时机,甚至重新思考这种生命周期本身。”①
档案管理前端控制思想最初只针对电子文件,即档案人员对电子文件管理的干预时机需提前至系统设计阶段。如果档案人员在系统设计阶段就积极介入电子文件管理,那么随后的文件生成、保管、归档、利用等环节中,就很难保证电子文件的安全性。在众多对“前端控制”的描述中,学者刘越男的说法最具代表性:“所谓‘前端控制’,是指针对电子文件的管理,要从文件形成之时甚至之前就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划,把可能预先设定的管理功能纳入系统之中,并在文件形成和维护阶段进行监督。”②随着档案管理前端控制研究的深入和反思,人们发现这一思想对纸质档案管理同样适用。“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久直到电子文件时代,在很多经验教训的基础上,档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制,即前端控制。”③由此可知,前端控制并不是电子文件时代的全新思维,在电子文件出现之前,档案界就已经开始进行纸质档案管理前端控制的应用与探索,只不过没有明确提出罢了。
1.2纸质档案管理前端控制与文书工作的关系
现代文书工作涵盖了纸质档案前端控制思想,档案前端控制原则同样可以用于指导文书工作,可使纸质档案管理和文书工作衔接得当,避免重复劳动,提高效率。
纸质档案管理的前端控制,即要从纸质文件形成之时甚至形成之前(即文件构思阶段)就对文件形成一直到归档或销毁的全流程当作一个整体来通盘考虑,把可能预先设定的管理功能纳入系统之中,并在文件形成和维护阶段进行贯彻、维护与监督。以文件生命周期理论为基础,文件的形成是前端,处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端,永久保存或销毁是末端。④
一般而言,文书工作是指为了适应机构开展各类业务活动的需要,围绕文件的生成、接收、运转、办理直至办理完毕处置等一系列管理活动。从广义上讲,文书工作包括从文件形成直至办理完毕,单位领导人、文件工作人员及其他有关的业务人员、秘书人员等共同参与的一系列工作。⑤本文所指文书工作就是指广义上的文书工作。文书工作的主要内容可分为五个部分:一是撰写文件,包括构思、拟稿、审核、签发、复核、印制、核对、用印等;二是传递文件,包括封装、登录、选择传递通道、投送、接受等;三是办理文件,通常包括拟办、批办、承办、催办、注办等;四是处置文件,即整理归档、清退、暂存、销毁等;五是管理文件,是为以上四项工作有效完成实施科学、系统、有效的组织管理过程。
档案由文件转化而来,那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件将转化为档案。文书工作和档案工作前后衔接,纸质档案管理前端控制思想介入文书工作之中,其实质是文件“档案化”,也就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性,使文件有可能作为证据和作为档案保存。⑥
2.1控制撰写过程,提高档案自身质量
高质量的文件产生高质量的档案。对文书的撰写过程加以控制,可提高档案自身的质量。前端控制思想介入文件起草撰写过程,可体现在三个方面。一是对文件立意和构思的控制。应注意文件内容必须准确体现上级意图,逻辑清晰、表达得体,保证文件内容的真实可靠。
二是对文件格式的控制。准确选择文种、题目拟定要体现正文内容并简练,字体字号等严格执行《国家行政机关公文格式》要求,保证文件传递信息的准确和规范。三是对文件主体辅助要素的控制。应注意主题词标注、发文字号、印发时间、密级、印章等一些辅助标识的完整与规范,从形式上保证文件规范和真实,防范做伪。 2.2控制传递办理过程,提高档案工作效率
文件流转与办理过程中贯彻档案管理前端控制思想,可提高日后立卷整理、编目等中端、末端管理环节的工作效率。前端控制思想的介入文件流转和办理过程,可体现在以下三点:一是对收发文件的及时登记的严格控制,并且控制文件自身的正文和附件配套齐全,做到文、账相符,件件有着落,这对档案收集的完整性将产生积极作用。二是控制流转办理过程中文件实体安全。三是控制日常管理过程中文件的科学保存。现行文件日常管理应分门别类存放,并提前对分类后的文件按时间顺序大致科学排序。要注意定稿放在正本之后,附件放在相关正文之后,被转发的文件放在转发文件之后。这些前端控制的做法有利于减少整理时重复劳动,提高档案利用时的调卷速度。
2.3控制档案形成材料的选择,做好档案永久防护
保证档案永久保存,应将档案防护的控制提前至文件形成之前,即文档材料的选择。一要注意把控文件载体耐久性。选择优质造纸原料和脱酸纸张,减少因时间推移引起的老化和恶化。二要注意把控文件的书写材料。选择化学稳定性好的碳素墨水或防水、防酸碱、防热、耐有机溶剂的墨粉进行书写打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印与静电复印运作方式不同,注意选择墨粉与纸张粘贴程度高的打印方式。总之,从文件形成之前就注意控制文件形成材料,能够有效延长档案保存时限,节约后期修复成本。
做为社会实践活动,档案管理的对象是文档,档案管理的主体始终是“人”。纸质档案管理前端控制的实施者是一个单位的文秘人员。文秘人员的素质修养是前端控制效果的决定性因素。纸质档案前端控制思想对秘书人员的业务素质提出三点基本要求。
一是文字技能素养。无论是抄写、记录还是公文起草,文秘人员的工作一定要和文字打交道。广博的知识储备和良好的文字功底是对文秘人员的基本要求。立意准确、思路清晰、结构严谨、用词准确的文稿是文秘人员份内的工作和应尽的责任。
二是工作作风素养。具有高度责任感的文秘人员经手的文书工作绝不会潦草行事,保证了文档自身的质量和文档管理方法的科学,是全面执行纸质档案前端控制思想的根本途径。
三是档案意识和档案管理能力。文秘人员档案意识要求文秘人员重视档案管理,时刻谨记保密安全意识,增强档案管理理论知识和操作技能,对现行文件进行初步整理,优化归档立卷工作的前端基础。确保前端控制文件质量,为资政和决策提供真实文书资料,为档案管理各环节创造方便条件。
前端控制是从系统的观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系,以有效利用和科学管理为目的,对两个系统内部的结构进行合理化调整,整合文件与档案管理流程,实现了整体效益的最佳化。⑦随着文书档案一体化进程的加快,纸质档案前端控制思想的理论地位会越来越高,其对实践指导的作用将会继续发酵。(作者单位:云南大学公共管理学院)
①C?诺加雷著,都宗成译.信息技术对档案与档案工作的影响[C].第十三届国际档案大会文件报告集.北京:中国档案出版社,1997.
②刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].档案,2006,(6):26-29.
③刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].档案,2006,(6):26-29.
④周永军,韩瑛,杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J].科技档案,2009(1):16-20.
⑤王健.文书学(第二版)[M],北京:中国人民大学出版社,2011.
⑥祝庆.前端控制理论在档案永久性防护中的运用[J].工程与建设,2014,28(4):572-576.
⑦周永军,韩瑛,杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J].科技档案,2009(1):16-20.
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经济的不断发展推动着科技的进步,近些年来计算机技术以及互联网技术的不断更新升级已经促使其逐渐融入生活中的每一个领域。在新的科技背景下,推动疾控中心档案管理的信息化建设是非常必要的。以下是读文网小编为大家精心准备的:疾控中心科技档案管理中存在的问题和解决措施相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】疾控中心科技档案管理工作是一项科技性、专业性很强的工作。随着医疗体制改革改革开放的不断深入,疾控中心工作职能的不断转变,疾病监测和食品卫生、职业卫生、放射卫生和环境卫生等领域发展也在不断变化,疾控中心科技档案的管理面临着新的考验,因此疾控中心科技档案的开发和利用工作已成为档案室管理工作的重要课题。
疾控中心科技档案成为了卫生人才建设的重要基础。如何根据疾控中心科技档案的基本特征,最大限度地发挥疾控中心科技档案的作用,成为了疾控中心科技档案管理的重要问题。档案室档案如何收集,整理和利用;良好的为疾控中心科技工作服务,是目前疾控中心管理工作中心的重要组成部分。
(一)科技档案管理制度不完善
大部分疾控中心对纳入档案管理的内容没有明确的要求和统一的管理模式和标准,也没有制定统一的立卷归档制度。各个疾控中心根据自己的理解和实践在进行着科技档案的管理,也有的疾控中心是根据某项工作要求而制定的标准,使许多应该纳入管理的科技档案资料没有纳入管理工作中去,也没有把科技档案管理纳入到目标管理考核方案中去。
(二)对科技档案的特征性认识不足
科技档案最突出的特征性就是专业特性,它使科技档案在形成领域上明显区别于其他档案,它也是实现科技档案科学管理和归档的重要依据,比如,我中心科技档案工作的不确立,科技专业档案和其他综合档案未分开。造成科技档案的管理、分类归档杂乱,成套性缺乏。而且科技的多样性导致了科技档案在种类上手段复杂,现实利用率低,从而造成科技档案在收集、分类保管、统计分析、鉴定利用各项管理环节脱节。不能突出专业特性。
(三)内容不丰富,门类不齐全,结构不完善
科技档案内容很单一,门类少,卫生系统在平时的管理中,只重视卫生专业技术人员的素质的提高和培养,其它专业技术人员的进修学习和人才培养方面的投入相对薄弱,所以造成科技档案的结构不完善。同时在卫生专业技术科技档案管理过程中对应急处置、重大事件保障方面的科研档案数量很少。公开发表的科技论文及其原始资料的收集;课题从立题至结题期间所有相关资料的收集不全面、不准时,致使科技档案收集效率不高。远远不能适应当前疾控中心在新医疗体制改革下对科技档案利用的需求,完全是名不副实的。
(四)科技档案利用反馈率不理想,知名度低
因疾控中心工作是以预防为主,故中心工作人员的科技档案意识相对较淡薄,不够重视档案利用的反馈工作,因而不能从反馈信息中发现科技档案存在的问题。长期以来科技档案人员起一个收集管理的作用,不主动为疾控中心各业务科室服务,致使知名度低,得不到理解和支持。加之近几年疾病预防控制中心职能的转变,档案人员变动频繁,兼职的较多,专业素质缺乏,不能系统、准确地对科技档案信息汇编和分析研究,不能运用现代化技术手段为疾控中心提供有价值的编研成果。
针对上述存在的问题,本人认为应当采取以下措施。
(一)建立和完善科技档案管理制度,实行规范化、制度化管理
从科技档案的归档到整理、鉴定、保存管理、利用等每一个环节都应有具体而明确的规定,结合疾控中心业务工作实际制定档案管理一系列制度和办法,内容应包括:第一、制定中心科技档案工作人员的职能,确保科技档案管理工作的落实;第二、制定科技档案管理工作的考核内容及考核办法。考核的内容主要是资料收集、编制是否做到齐全、完整、规范和准确、质量是否满足规定要求、责任是否落到实处以及档案管理制度的执行情况;第三、规定科技技术资料的收集、编制的范围,以保证科技档案归档率、完整率和准确率达到规定要求,使科技档案工作变分散管理为集中管理。
(二)更新思维,提高科研档案管理水平
随着现代化科学技术的突飞猛进,科技档案管理面临着适应科技发展的需求问题。首先要用创造性思维加强科技档案管理工作。要有变化意识、发展意识、人力资源意识,以适应当今疾病预防控制机构的工作需要,实现科技档案信息化管理及处理,为利用者提供方便。
(三)坚持服务机制创新,主动开发科技档案服务预防控制工作
科技档案工作的服务性是赖以存在和发展的基本因素,而提高科技档案的查阅率、准确率,拓展服务方式,要通过各种途径广泛收集科技档案资料,使科技档案更具有专业性特点,以满足疾控中心各部门及医、技、护人员对科技档案利用的需求,通过提供简便、快捷的档案服务,达到推进科技档案服务机制创新。不断丰富疾控中心档案,全面认识科技档案的利用价值,是科技档案部门服务水平高低的标志。
(四)要加强宣传,扩大影响力
疾控中心档案管理部门要积极通过OA办公系统、中心网站网页、宣传栏、大小业务会议等做好宣传工作,向疾控中心医、技、护及专业技术人员人员宣传中心档案部门的工作性质、职能,科技档案工作在预防、控制、医疗、科研方面发挥的积极作用,增强中心人员的档案意识,提高他们对疾控中心科技档案工作重要性的认识,自觉地支持配合中心档案部门的工作,利用权威人士、知名人士的效应,促使疾控中心各部门对档案工作的了解和重视,让更多的人了解科技档案,进而让更多的人利用科技档案。
(五)努力营造良好的外部环境和气氛,创新服务方式
疾控中心档案部门首先应打破被动式服务,除积极主动提供科技档案为疾控中心各项科技活动服务外,还应不断强化参与意识,为疾控中心的科技发展建设献策,保持疾控中心各部门的经常性接触,增强良好的人际关系,以使为科技档案部门的发展创造良好的、宽松的外部环境。
总之,随着疾控中心职能的转变,科技档案工作的运作机制也将随之变化,因此,中心档案部门应当努力做好科技档案工作,为疾病预防控制工作服务,为疾控中心的改革和发展发挥积极的作用。
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档案管理不仅仅是对城建资料的有效保存,也是对以后城建工作的借鉴,关乎城建工作的科学、平稳发展。而随着社会的发展,档案管理工作也在不断变化之中,图像、视频、文件都成为档案管理的重要内容,如何紧跟城建档案管理的时代潮流,做好档案管理与应用工作。以下是读文网小编为大家精心准备的:谈城建档案管理中存在的问题及对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
谈城建档案管理中存在的问题及对策全文如下:
[摘要]城建档案是城市可持续发展的宝贵资源,是城市发展的真实记录。自1980年全国科技档案工作会议之后,城建档案管理已延伸、渗透到了城市社会生活的各个领域,其收集、整理、保管、编研、利用、执法等逐步得以完善,但随着城建事业的飞速发展,城建档案管理同样也面临着诸多难题及新的挑战。本文结合现在城建档案管理情况,分析当前管理工作存在的问题,提出具体的对策及设想。
我国的城建档案工作经过改革开放二十多年的发展,已经初步构建了与我国城市建设发展相适应的城建档案事业体系,城建档案管理更趋科学化、规范化,城建档案的社会功能也得到了新的体现。但就目前来看,当前城建档案事业的发展与社会的需求仍还存在一些差距,服务意识、管理水平仍需提高。
服务:城建档案管理的最终目的是提供利用,服务于城市建设。
保障:城建档案管理部门要根据现行有关法律、法规,制定操作性强的规章制度,确保城建档案工作的顺利实施。
跟踪:对建设工程档案实行同步管理,是国家对重点建设工程档案管理提出的基本要求,主要是档案工作要与工程建设同步,它有着承上启下的作用。
监督:要做好城建档案管理工作,首先要建立健全管理机构和管理制度,管理机构的建立和管理体制主客观的健全,是城建档案管理工作的前置和保障,对城建档案工作的方针、政策、规定等贯彻执行情况进行监督,包括对贯彻执行科学技术档案工作的基本原则和国家制订的规章制度,对城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定,如果没有相应的管理机构,就难以有健全的管理制度,也就无法形成档案的有效收集和利用了。
(一)档案收集、处理不尽规范
档案收集来源不均衡。一是从整体情况看,档案资料收集地上多,地下少;实践中,城建档案管理部门很难将所有的城市建设项目档案收集起来,存在遗漏问题;二是从管理权限上看,建设系统各专业部门内部档案收集得多,外部收集得少;三是从分类大纲上看,部分档案收集存在漏项,甚至是空白。
(二)档案收集方式过于单一
档案利用率低,实践中,城市建设相关单位、机构对城建档案的认知程度不高,不到用时,绝不查阅,导致城建档案的利用人次、卷次等指标都非常低,难以发挥档案的积极作用。主要反映在纸质档案收集比较多,特种载体档案少,满足不了城建档案信息化管理的需要。
(三)档案收集内容不准确
有些已收集的城建档案,信息缺失严重、审批程序不合理等,有的材料混乱性东西多,缺乏关键理论。
(四)档案人才缺失
新形势下,档案管理需要专业的人才。但是,从目前许多地区的城建档案管理实际工作看,许多档案管理人员都是业余的,或者成为了一些年龄大、能力低的机关干部的“避风岗”,这显然不适应于未来发展的要求。
(五)信息化建设中,硬件投入滞后
城建档案信息化要求资源共享与快速流转,而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。在国内一些大型图书馆或者先进院校的图书档案管理机构中,档案管理已经全部实现了信息化操作。但是,在城建档案管理领域,仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用,显然不能适应信息化快速发展的要求。
(一)领导支持,加大投入
等相关部门的支持,加大经费投入,努力争取城建档案管理工作机构的编制,与编委等部门讲清随着城市的扩大、工程量的增加、档案量的不断成倍增多,需要有相应的人员从事这一重要工作的重要性,全力支持这项工作。同时,建设行政主管部门还要勇于将这项工作列入相关考核内容,省级相关部门要进一步完善《城建档案馆目标管理认定办法》。通过建立灵活有效的激励机制,加强内部管理,强化制度建设,充分调动城建档案工作人员的积极性,全面推动城建档案事业的创新和发展。
(二)加大城建档案行政执法检查力度
在指导各县(市)进一步完善城建档案管理各项规章制度,着力推进城建档案工作法治化的同时,要按照有关法规和城建档案的职能要求,加强城建档案执法队伍建设,强化执法监督,提高执法水平和执法能力,开展城建档案执法大检查,增强全社会的档案意识和法制观念,努力提高依法管档、依法行政的水平。
(三)加快城建档案管理信息化进程
根据信息化建设需要,利用现有现代化办公设施,逐步搭建档案资源流转、利用平台,缩短档案资源归档的周期,提高城建档案的准确性、时效性及利用率。城建档案馆的基础业务工作是对馆藏档案的管理, 只有具备了归档齐全、 分类
合理、案卷优质的馆藏档案,才能谈得上城建档案馆的现代化建设,最大限度地发挥城建档案的各项功能作用。同时,二十一世纪将是信息时代,城建档案事业将进入一个新的发展时期,大力开发城建档案信息资源,努力拓宽服务领域。在以传统技术和方法管理档案的基础上,逐步地将以计算机为中心的现代科学技术运用到城建档案管理工作中,最后全面形成以计算机技术为核心,将缩微、光盘、声像等技术应用于城建档案管理工作的各个环节。
4.转变观念,努力提高服务意识
城建档案管理人员要及时转变观念,树立“有作为才有地位”的思想,不断拓展城建档案服务领域,创新服务机制,增强服务效果,积极稳妥推进城建档案馆(室)内部管理机制的改革,加强内部管理,引入竞争机制,充分调动职工的积极性。服务是城建档案工作的最终目的,是城建档案馆生存、发展的前提。城建档案工作是城市建设工作的重要组成部份,它产生于城市建设过程中,反过来又为城市建设服务。不等不靠,主动出去,深入基层一线,主动到建设单位去指导档案工作。在思想上要树立起用户观念,及时了解和掌握利用者的心理和对档案的需求状况,对档案进行综合加工,开拓新的服务方式,多层次、全方位地为城市建设提供优质、高效的服务。
5.实施目标管理,规范城建档案收集与管理
首先,城建档案馆重点加强以下档案资料的收集:工业、民用建筑工程;市政基础设施工程;公用基础设施工程;交通基础设施工程;园林建设、风景名胜建设工程;市容环境卫生设施建设工程;城市防洪、抗震、人防工程;军事工程档案资料中,除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
其次,加强城建档案的规范化管理。一是做好档案分类研究,把好关口,分清层次,做好档案资源的数量和质量上的统一,杜绝垃圾资源的侵入;二是进一步优化档案资源的收集、处理的工作流程,结合多元化的处理方式进行处置,提高管理效率;三是加强档案管理的检查督促,采用平推检查和互检的方式予以监督和交流。
总之,城建档案管理依据科学发展观的要求,结合城市建设发展的现实需要,有针对性地趋于完善,不仅要体现理念的转变,还要做好扎实的基础工作,敢于突破与创新。建议相关部门和单位要从思想上重视这项工作,加大投入力度,实现信息化操作,打造一流队伍,完善管理制度,切实推动城建档案管理工作再上新台阶。
谈城建档案管理中存在的问题及对策相关
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文书档案是高校档案中的重要组成部分,是高校行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。当前部分高校文书档案管理工作不容乐观。以下是读文网小编为大家精心准备的:文书档案信息化管理存在的问题与对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着计算机技术的迅猛发展,高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询,节省档案存放空间,迫切需要实施档案信息化管理。
[关键词] 文书档案;管理;问题;对策
(一)办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用计算机软件之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行。
(二)电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。
(三)提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统,传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术,可直接通过网络进行传递,大大提高了文件传递的安全性和及时性。
(四)文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
(一)对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案信息处理复合型人才奇缺,大部分档案人员信息技术水平偏低,尽管单位引进了现代化设备,但不能充分发挥作用,根本谈不上实现档案管理信息化。
(二)电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性变弱。电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹,虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性,而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验,而且网上窃密技术不断发展,进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
(一)提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。事实证明,只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主,培训为辅”模式,逐步形成终身教育机制,保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度,通过交流,多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案部门和档案人员的信息源。
(二)信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间,设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址,然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性和真实性,成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设,提升档案管理和利用水平,充分发挥档案的信息功能。
文书档案信息化管理存在的问题与对策相关
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重要档案安全与异地备份在新时期被提上议事日程,源于2008年汶川大地震带给我们的教训和启示。当时,部分受灾的北川档案因来不及抢救,在高温高湿的恶劣环境下放置时间过长,出现了一昼夜疯长20~30毫米蘑菇的极端现象。这样的结果,不仅提示我国档案部门加快制定"预防自然灾害的预案"标准,而且也促使档案部门领导将重要档案异地备份工作作为当前和今后不可忽视的一项重要工作来抓。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈重要档案异地备份的存在的问题及对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]近年来突发性社会事件和自然灾害频频发生,给档案的安全带来严重威胁。档案的异地备份是解决档案安全保管的有效策略。本文对档案异地备份保管存在的问题进行了分析,并提出了相应的解决对策。
[关键词]档案安全;异地备份;存在问题;方法;措施
面对当今突发性事件和自然灾害对档案的破坏及其损害的不可逆转性,档案异地备份保存已经成为当前解决档案长期安全保管问题的重要手段。2008年5月12日在我国四川汶川发生里氏8.0级的大地震对档案造成了巨大的破坏,部分受灾的北川档案因来不及抢救,在高温高湿的恶劣环境下放置时间过长,出现了一昼夜疯长20~30毫米蘑菇的极端现象。2009年3月3日德国科隆城市档案馆倒塌,而且根据相关报道,该馆馆藏档案几乎没有进行任何数字化备份,这就意味着档案馆倒塌导致了相当数量的原始档案彻底损毁。
档案工作的核心是对保护档案和提供利用。一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方,显然是不够安全的。一旦遭遇突发事件和自然灾害,本地保存的档案可能会严重受损,甚至无法修复。由于档案的不可再生性,保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要。目前从国际档案界的工作趋势来看,档案异地备份已经成为国际上公认的最为安全的档案保护策略。
我国省、市级档案馆之间相互备份工作主要从2009年开始,截止目前,许多省级、市级档案馆签订了档案数据异地备份协议,互建了档案异地备份基地,有的省、市已按批次移交了部分重要档案数据。例如备份结对的省、市有:海南省与江西省、湖北省与青海省、山西省与河南省、云南省与贵州省、黑龙江省与河北省、四川省与甘肃省、重庆市与上海市、天津市与广州市、成都市与沈阳市、深圳市与青岛市、宁波市与长春市、杭州市与大连市等等。这些省、市的结对备份是贯彻落实国家档案局提出的实施重要档案异地备份的要求,是充分利用双方的档案保管条件,确保档案数据完整安全的重要举措。然而,在备份工作的实践操作中,还存在着许多问题,需正确认识、完善和解决。
(一)认识与机制问题
由于突发性,地域性灾难发生的频率不是很高,许多单位哪怕是专职的档案工作人员都觉得进行档案数据备份如同买保险,可能花钱做的备份永远都用不到,所以不愿投入大量的精力和资金。同时,有的档案馆管理者有“本位”思想,担心档案的异地备份保管会造成本馆馆藏档案特色的损失。此外,档案馆与档案馆之间协调机制不健全,不同级别、不同地区以及在多大范围内档案馆之间进行档案的异地备份保管,在实际工作中缺乏可操作性。
(二)宏观性指导规范及理论研究的匮乏
目前,我国对于重要档案的划分还没有一个统一的标准,这就可能会导致国家的一些珍贵档案无法得到及时有效的保护。另外,国家也没有对档案的异地备份建设提出统一的规范化建议或标准,因此各地也只是按照要求,各自采取不同的方法自愿结对,互为对方建立档案备份库。在理论研究方面,我国对国外关于这方面的研究现状只是笼统提及,并未对其进行深入研究。
(三)档案备份及后期管理耗费人力、财力
档案数据备份的首要任务就是进行重要档案的数字化工作,而数字化工作要求高,费时费人,一些档案部门不愿意做。另外,档案备份后的管理和维护都需要大量的人力、物力、财力的投入,而国家拨给档案部门的经费有限,能够应付本部门的日常开支已属不错,想从有限的经费里拿出资金进行档案的异地备份,这对档案部门而言很难承担。
(一)提高异地备份的意识
突发性灾害一旦发生,就会给档案带来无法弥补的灾难,如果此时后悔已为时已晚。档案部门的各级领导要从汶川地震中汲取经验和教训,高度重视异地备份工作,尽快制定本单位档案异地备份工作计划,定期听取工作汇报,及时解决工作中出现的问题,确保备份工作顺利进行。加强理论研究,借鉴国内外现有成果;加强人才队伍培养,以适应实际工作需要。同时应建立健全档案馆之间的协调机制,制定规章制度,使得档案的异地备份顺利实现。
(二)确定需异地备份的重要档案的范围
确定需备份的重要档案的范围十分重要,范围过小,会使一些重要档案漏于备份,范围过大,会耗费更多的人力和财力。需异地备份的重要档案的范围应根据各地的实际情况而定。各地档案馆实施异地备份的档案应包括三类:首先,是本馆拥有的具有永久保存价值而且能够突出本馆特色的馆藏档案;其次,是档案馆永久保管档案中被确定为一级保管级别的档案,这一类可能跟第一类有所交叉;最后,是除去一级永久保管档案之外的二、三级永久保管档案。如果个别档案馆具有一定的经济基础、技术基础的话,还可以考虑对本馆所保存的其他重要的档案进行异地备份。
(三)正确选择异地备份的介质、技术和地点
档案异地备份的介质选择非常重要,介质的选择要综合考虑多方面的因素,包括本馆档案数据信息的特点、介质的数据存储容量、本馆对数据保存的安全性要求、数据的传输速率、备份介质的可管理性以及自身费用状况等方面。磁盘是目前档案机构广泛采用的备份载体;缩微胶片具有很好的安全性,能满足确保档案信息长久保存的需求,但缩微胶片成本较高,查看起来不方便,可用来备份对安全性要求高但现阶段利用率不高的重要档案。各个档案机构应该根据自己的特点来具体选择最合适的备份介质。
重要馆藏档案进行异地备份的技术应该有多种实现方式,同时还要根据具体的应用情况酌情选择不同的技术手段。特别是在当今信息技术飞速发展的时代,其淘汰速度是很快的,如果只采用一种技术进行档案数据备份,那么一旦所采用的技术因时代进步而被淘汰,则备份数据就会变成一堆毫无利用价值的废物。因此,我们在进行档案数据备份时,要尽可能的多选择几种技术手段进行备份,这样即使其中一种技术被淘汰了,备份信息仍然可以通过其他手段识读出来,从而减少了档案信息在长期保存过程中相对贬值的风险。
保存备份的异地选择也很重要,所选择的对应城市应与原城市有不同的地理特征、城市间的距离与要相对远一些,同时还应具有更为先进的保管条件。总之,异地备份的场所以“相距300公里以上,不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”为宜,其最终目的就是保证档案材料的安全。然而,有些已互建备份库的城市却未达到上述要求,不能有效地保证档案的安全。如:遂宁市和南充市相隔不到100公里,浦东和合肥同属长江流域和华东电网,昆明和贵阳同属南方电网等。因此,异地备份基地的选址要通盘地理特征、距离等因素的影响,建议国家制定相应的制度并在必要时组织有关专家根据城市的综合因素进行评估,以制定切实可行的方案,为异地备份保存提供保障。同时异地备份地点的保管条件应符合文件、档案的要求,最好能满足《档案馆建筑设计规范JGJ25-2000》的要求,力求适宜的温湿度,做到防磁、防水、防光等,以延长备份文件的寿命。
(四)选择好异地备份的形式
对于异地备份的形式,归纳起来有以下四种:第一,馆际相互备份,即档案馆自愿结对,互为对方建立档案备份库。选择合适的异地档案馆作为备份基地,这种方式成本低、安全性高,这样既可以有效预防档案在不可抗拒的灾难中毁灭,又可以利用各个档案馆的信息资源,共建共享,最大限度地确保档案的安全,发挥档案的作用。但这种档案异地备份方式的难度在于合作模式难以长期保持稳定,应特别注重合作单位的沟通,在沟通交流的基础上通过签署协议来明确双方的责任和义务。目前大多省、市档案馆采用的是此类备份方法。第二,自建或共建档案异地备份基地。比较有实力的档案馆可以在异地自建档案异地备份基地,或者几个有实力的单位共建。这种方式的优点是可以按照档案馆自身实际情况去设计,建造适合本单位的档案备份基地,管理操作的自由度大,但是投资比较大,为了使投入成本和投资回报率相对称,档案异地备份基地建立后的运营和维护十分关键。2010年5月,甘肃省档案馆档案异地备份库工程在榆中县银山乡开工建设,面积虽然只有3781平方米,但作为备份库够了。第三,利用网络技术建立“异地容灾备份系统”,可实现实时备份、互为备份,在紧急情况下可保证正常的档案信息服务。
(五)明确异地备份的日常管理与维护的费用及责任
维护问题是异地备份保存的难点之一,谁来维护,维护责任如何界定,维护资金如何保证都是档案管理者所要面临的问题。异地备份保存不是建立了站点就算完成了任务,仍需要根据信息技术的发展及利用条件的变化不断做出调整,以保证备份介质和备份技术的可用性,从而最终保证档案信息的可用性。这就要求档案寄存者和异地存储单位事先就应明确由谁定期对用于异地备份的介质光盘、硬盘进行检查、维护,确定费用由谁承担,谁是责任者等。
浅谈重要档案异地备份的存在的问题及对策相关
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现行医院档案工作跟不上日益发展的医疗、科研、教学工作的发展需求,根据医院档案工作的特点,采取科学化、规范化的管理措施加强对医院档案的管理,以适应医疗卫生事业发展的需要,更好地为医院事业服务。 以下是读文网小编为大家精心准备的:现行医疗机构档案管理存在的问题及对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]无论是对医疗机构的工作人员来讲,还是对于医疗机构本身而言,档案都是极其重要的,做好档案管理工作不仅关乎个人利益,也关乎医疗机构自身的发展.本研究首先简单介绍档案管理在医疗机构中的重要性,对当前档案管理工作中存在的问题进行探讨,最后针对性的提出几点解决性的措施。
[关键词]医疗机构;档案管理;问题探究
随着社会经济的发展,人们的生活质量也逐渐得到改善,对身体健康的重视程度也逐渐加深。医疗机构在社会生活中扮演着重要地位,但是笔者通过研究发现,现行医院档案工作跟不上日益发展的医疗、科研、教学工作的发展需求,根据医院档案工作的特点,采取科学化、规范化的管理措施加强对医院档案的管理,以适应医疗卫生事业发展的需要,更好地为医院事业服务。
人事档案管理是以个人为中心,根据相关的管理制度,对个人的资料加以整理和保存,这是对一个人进行客观理解最重要的途径之一。档案管理在医疗机构中具有重要地位,对个人来讲,档案是工作人员学习、工作、荣誉惩戒的详细记录,对管理者了解工作人员的直接材料。[1]对医疗机构来言,它也反映了整个机构的发展状况,是行内互相交流、互相借鉴的第一手资料。因此从以上两个方面来讲,档案管理是非常重要的。医疗档案管理是医疗机构管理和国家信息资源管理的重要组成部分。随着社会的不断发展,医疗的哪敢重要性的日益增强,医疗档案管理也越来越受到社会各界的重视。
(一)医疗机构管理体系的不完善
医疗机构档案管理中出现的问题,首先表现在医疗机构管理体系的不完善。一方面自上而下的管理体系的不严格,这要归结于机构管理条约的不严格和管理体制的不完善;比如医疗机构的档案管理不只是病历档案,还包括员工档案、教学档案、科研档案等多个方面,而因为病历档案和医疗机构的利益直接相关,因此出现重病历档案而轻其他类型档案的现象。另一方面,档案管理中很多漏洞的出现还与监督体系的不完善有关,档案管理中出现的一些细微问题,管理者往往不能第一时间察觉到,因此下级工作人员需要将这些事情向相关部分反映,但是很多问题往往被中途拦截,未能如实反映到上级部门。此外,现阶段档案管理工作大多是由人力来完成,这样不仅工作效率低下,而且对人力资源来说也是一定程度上的浪费。医院档案还没有统一管理制度和方法、没有一定的管理网络、没有统一的管理模式,这不仅影响档案的管理和利用,也给电子计算机等现代化的管理手段造成困难。
(二)人力资源设施的不健全
除了管理体系不完善的问题之外,人力资源设施的不完善也是当前医疗机构档案管理中存在的主要问题。人力资源设施方面存在的问题主要包括两个方面,一方面机构中的档案管理人员大多都是费科班出身,半路出家,[2]他们的专业知识往往不达标。人们往往有个错误的观念,认为档案管理仅仅是文案类的工作,只要识字就可以从事档案工作了,但是面对医疗机构众多的的档案,没有一定的专业基础能力是不能办到的。另外档案管理缺乏固定的工作人员,笔者通过对某一医疗机构调查发现,该院从事档案工作管理人员18人,其中专职8名,占档案人员44%;兼职10名,占档案管理人员56%。因兼职过多,无法将精力放在档案管理和利用上。
(一)完善医疗机构的管理体系
随着现代化信息的发展,档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视,尽管如此,作为医院管理的一个重要组成部分,医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。现阶段针对医疗机构中出现的问题,首先应该从完善管理体系上做起。首先要将档案管理设立成一个独立的部门,将一系列的工作都严格化,正规化,当然虽然将档案管理独立为一个部门,但是还是应该融合在医疗机构这个大家庭里。在管理方面即要形成自上而下严格管理的机制,又要形成自下而上完善的监督机制,上下一致,共同将档案管理工作做好。随着计算机技术的发展,也应该将互联网技术应用到档案管理工作中,这样不仅可以提高工作效率,还可以节约人力资源。
(二)建立健全人力资源设施
在完善管理体制的基础上,还要做好人力设施方面的工作,笔者认为主要可以从以下几个方面入手,首先在对档案管理人员进行招聘时,一定要做到全面考察,首先专业知识必须过关,并在掌握专业知识的基础上,掌握一些边缘领域的知识,如英语、计算机应用等。[3]当然,仅仅具备专业知识是不够的,档案管理不同于文案类的工作,还要具备文字搜集与整理的能力,这种能力是需要在工作中逐渐锻炼提高的。另外在医疗机构中可以实行奖惩制度,每隔一定时间可以对档案管理工作人员的工作进行评定,对表现好的员工可以进行奖励,这样不仅可以激励优秀的员工,对表现欠佳的人员也是一种鼓励。
通过上述的简单介绍,可以基本明确档案管理在医疗机构中的重要性,虽然现阶段来讲,档案管理工作还存在着很多问题,如人力设施方面,管理体系方面,这些问题的产生使得医疗机构不能跟随上时代的发展。但是通过总结经验教训,采取相应的措施,这些问题还是可以解决的。
现行医疗机构档案管理存在的问题及对策相关
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档案管理工作是一项服务型的业务性工作,做好档案管理工作意义重大。下面是读文网小编为大家整理的档案管理论文,供大家参考。
高职院校档案管理作为一种信息资源,是学校业务管理等活动的真实记录,对高等职业教育改革起着推波助澜的作用。目前,档案管理面临许多新的问题,尤为值得我们去研究与探讨。
一、合并高职院校档案管理存在的问题
1.并校期间文书立卷、归档的问题
合并前的档案管理是按照原单位的规章制度按部就班实施的,可合并后档案管理出现校与校的管理偏差,导致了问题的出现。造成这一问题的主要原因:①合校期间组织管理出现空白;②部分档案部门档案管理人员责任心不强,无制约措施;③领导管理工作出现了盲区,档案工作顾及不上。
2.档案管理制度不规范,管理手段落后
合并后的高职院校所出现的隶属关系、办学规模、管理方式等的不同,势必导致现档案管理的规范不一。因素有多种:人员构成的复杂、存档资料的不统一、管理手段落后,信息利用率差,没有发挥应有的服务作用。重视档案管理,建立分类制度。笔者以为合并高校的档案工作要走出困境,应对症下药,采取有效的解决措施。
二、高职院校档案的管理的途径
1.规范档案管理制度
合并高校应将强化档案制度,树立管理意识,因为就档案管理而言,文件的收集、档案的管理、类目的编排都是最为基础的工作,是学校各项事业得以延续和发展的重要依据,是绝不可再生与替代的信息资源。
2.强化规章制度建设
健全一套行之有效的档案管理规章制度,发挥其“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度,及时收集、补充、更新和完善人事档案材料,对收集档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精练,严格执行现代化管理标准,注重信息的准确性、唯一性,做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
3.合理配备档案管理人员
在档案管理过程中,档案工作的管理者对档案事业的兴衰起着决定性作用。第一,要建设好档案馆(室)队伍,确保一定数量的专职档案人员,并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理,便于发挥整体效应;第二,要整体推进,大力加强档案网络建设,发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。档案工作涉及学校方方面面,仅靠档案部门是不够的,还需建立稳定的校园档案管理网络,并采取定性与定量相结合的工作方法激励档案管理者,提高他们的工作积极性,增强他们的向心力。
三、高职院校档案的管理的方法
合并高校档案工作应面对改革的新形势,立足并校后的现实状况,采取有效措施,促进档案工作新的发展。管理的方法如下:
1.确定档案目标,使档案作用有的放矢
强调合并高校档案工作要实现目标化:一是明确档案工作目标的发展总方向;二是可以根据总目标,不断消除偏离目标的因素,三是明确档案工作目标,便于加强日常管理,增强竞争性。
2.健全管理体制,发挥网络作用
建立一个纵横交织的管理网络体系,协调各部门配备兼职档案员,做到从上而下,层层有人负责,形成上下配合、左右协作的档案传递网络。档案人员要不断学习,与时俱进,不断充实完善先进的管理制度与理念;“手勤”即爱岗敬业,尽职尽责,把自己的工作干明白;“腿勤”则要求档案管理人员有工作热情,要把档案管理当事业来做,主动上门,跟踪收集。
3.不断学习,培养档案管理人员责任心
档案材料来源广、范围大是档案管理的一大特点。档案管理人员应不断学习,不断充实自己,提升自己,使自己能跟上工作的步伐。工作责任心要求档案管理人员应主动上门收集相关归档,并分门别类将档案进行加工、分析鉴别、归档集中等,使死的材料变为活的信息,保障档案齐全、完整、准确、可靠,成为学校、老师学习与工作的有效工具。
4.增强档案管理意识
档案管理是一门专业性很强的工作,除了要求管理人员具有高度的工作责任感、良好的职业道德、细心的工作态度、永于奉献的工作精神外,又要有扎实的档案管理知识、科技知识,尤其是现代化科技手段的运用和先进的管理方法管理技能的掌握。总之,资源整合后的高职院校由于层次不统一、档案分类复杂、名目繁多,管理工作呈多样性,因此要做好文必归档是档案管理工作的第一要务。
一、引言
在市场经济的环境中,房地产企业想要得到顺利地运行和长足的发展,除了要完成其科学组织结构的建立之外,还需要建立健全具有清晰产权、权责明确和科学管理的现代企业制度,而作为房地产公司内部行政管理中一项重要环节的档案信息管理工作,就更应该加强其工作的开展及其安全性的保障,因为房地产档案不仅关乎着国家、集体和个人房屋的所有权益,而且还是与房地产市场中法律活动的直接参与者,其更直接影响到房地产市场的顺利发展,因此更需要掌握当前档案信息管理的工作特点,保障档案信息的安全。
二、房地产档案信息管理工作的特点
(一)法律性。
近年来,随着社会经济的发展,加大了人们对房产的需求,进而促使房地产相关行业得到快速发展,但是这也容易导致房地产交易的过程中发生一些各式各样的纠纷。但是作为继房产证之后的另一个被法律认可并且明确房屋产权的有效凭证的房地产档案,因此在法律进行有关房屋产权纠纷问题的时候,房地产档案可以为其提供有效的重要依据,这也就体现了房地产档案信息管理工作的法律性特点。
(二)区域垄断性。
随着城市经济的快速发展,房地产市场的发展也十分迅速,为了实现房地产档案信息管理工作的有条不紊的开展下去,所以房产管理部门的管理所采取的模式为划区域管理,也就是每一个地区都专门由一个房产管理部门负责,这样的管理分布,体现了当地产档案管理工作的区域垄断性。一旦不能做好房地产档案信息管理的基础工作,那么很有可能引发当地房地产市场混乱,进而对产权的有效管理造成不利的影响。
(三)信息化。
随着计算机网络信息技术在社会各领域各行业中的不断渗透,这样改变了房地产档案信息管理的方式,实现了以信息文件的方式促进房地产经济活动的运转,工作繁重、复杂,往往需要花费大量的资源和时间,但是管理工作效率和成果却不尽如人意,但是当前在网络技术的支持下,实现了档案信息的数据化,这样档案信息管理工作者就能通过计算机和网络进行所有业务的处理,包括检索、查询、修改、统计和进行档案编目工作等,不仅减少了档案信息管理的工作量,同时也大大提供了管理质量和效率。
(四)可变性。
房地产资料的建档立案并不代表房屋产权不会变化,尤其是在当前这个城市化进程不断深入的新形势下,改变着城市的格局布局,促进了房屋的拆迁重建,在这房屋不断变化的过程中,都有可能会改变房屋的产权人,而这会使得相关房屋档案信息随之发生变动,因此说房地产档案信息是可变的。
三、加强房地产档案信息管理工作安全开展的对策
(一)建立完善房地产档案信息管理制度。
随着房地产档案信息化管理的逐步深入,急剧增加了房地产相关的电子档案数量和规模,因此为了保证档案信息管理工作的进一步落实,首先就应该确保其管理安全性,这也就要求档案信息管理工作人员需要针对管理工作的信息化特点做好档案信息的安全管理工作。加强房地产档案信息安全管理制度的建立和完善,将电子档案的收录、整理、保存、使用以及保密等工作提入安全管理日程中,同时还要落实安全管理责任,进而督促相应安全管理负责人积极开展安全管理工作,重视安全管理工作的开展,从而做到档案信息安全管理有章可循,进一步保证档案信息管理工作的安全顺利开展。
(二)加强系统安全防范技术的使用和水平提升。
当前的房地产档案信息大多都置身于网络环境中,在该环境中因为一些不确定因素的影响,威胁着档案信息的安全性,因此档案部门需要加强对档案信息系统进行安全防范,这就需要安全部门聘用一些专业高水平的计算机人才专门负责计算机和网络系统的安全防范和维护工作,通过杀毒软件的应用,保证网络系统不遭受电脑病毒的攻击,对重要档案信息就应该提升安全防护级别,例如设置访问权限和登录密码等。
(三)建立健全内保工作机制和档案工作人员资格审查机制。
要把档案库房作为内保重点要害部位,在技防设施标准上,至少配备值班监控室,安装具闭路电视监控、探测报警等多功能的安全防范系统,配备专人24小时值班,摄录的图像资料保存应不少于40日,并预留接口,适时与公安机关联网,并在此基础上还要严格遵守《信息安全技术信息系统物理安全技术要求》(GB/T21052-2007)中相关标准和要求,以确保安全技术能够落到实处。在物理防范标准上,除应满足公司内保物理防范标准外,还应符合国家对机要、档案部门建筑物理防范和国家消防安全技术规范的标准。在录用档案工作人员时,必须坚持“先审查后录用”的机制,对不宜在档案部门工作的人员应当及时调整。
四、结束语
总而言之,在房地产公司的日常管理工作中,一定要重视档案信息管理工作的开展,并且在进行档案信息管理的过程中还要结合新形势下其管理工作的特点,进而才能更好地利用现代先进的技术手段,实现房地产档案信息管理的信息化和数据化,促进档案管理信息数据库的建立,同时还要针对当前网络系统的管理安全性,加强监管,提高档案信息的安全性,从做好档案信息管理的每一个环节的工作。
摘 要 档案是人类 社会进步、 发展、延续的真实历史记录,其涵盖了政府、社会 组织、企事业和公民在社会活动中所产生的各种有保存价值的信息资料。当今知识 经济新时代,档案 工作者必须认清形势、结合实际、开拓创新、勇于 实践。档案 管理通过与 计算机、 网络等现代信息技术的结合,促进档案管理现代化,提高档案服务利用效率。
关键词 档案管理 意义 问题 措施
一、做好档案管理工作的实际意义
档案是国家机构、社会组织和个人从事 政治、经济、科学 文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业,是党和国家各项建设事业必不可少的环节。档案事业主要由档案行政管理机构、档案室(团体、学校、工厂、企业、事业单位等统一保管和管理档案的内部机构)、档案馆等机构组成,档案管理就是通过对各级档案部门的监管,进一步健全档案管理制度,促进档案开放与运用,发挥档案功能。
档案管理工作是一个单位管理工作的重要组成部分,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,也是一个单位健康发展的需要。科学规范的管理档案,同时也是衡量一个单位管理水平的重要尺度。档案记载着单位的发展史,对研究本单位的工作成绩和科学发展提供第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。做好档案管理工作,一方面便于单位高层人员及时了解单位整体状况,适时调整策略提供准确依据,并为决策提供支持性证据;另一方面有利于有关各方面准确认识单位的工作成果,为单位与各有关方面进行有意合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,应该不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,不断提高档案管理效率。
二、新时期档案管理工作所面临的主要问题
随着科技的进步,信息化已不可避免地进入了档案管理的领域,因此,新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。由于计算机技术的快速发展,目前档案管理工作已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化管理,节省了大量时间、人力、物力的消耗,大大提高了工作效率。但是,在实际工作中,现代化档案管理也面临着诸多问题。
1.档案载体的转变
在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文档,电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子文档资料显然要比保存纸质文档要方便,但纸质文档“原始记录”的真实性作用也是电子文档所不可取代的。
2.档案的分类变化
档案的传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目,便于查找提高了效率。传统分类方案对于数量较少、问题较单一的档案分类还是有实用性的,如何分类应根据需要恰当运用。
3.档案接收和保管方式上转变
在电子 环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。新时期档案工作人员必须掌握现代信息技术,熟练使用电子信息系统。
4.电子档案工作面临的问题
(1)电子档案原件的真实性问题
在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发。电子文件很容易被删改,改后不留任何痕迹,很难确定该份材料的真实性和权威性。
(2)电子档案保存的长久性问题
很多单位将会实现无纸化办公,这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
(3)电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
三、提高新时期档案管理水平的具体措施
我国新时期的档案工作面临着从传统向现代信息化的重大转变,而如何加速实现档案管理的信息化,提高档案的利用水平,成为档案工作者不断探讨和研究的问题。新时期档案管理的核心是管理手段和保护技术的现代化,要加快档案管理现代化、信息化的建设,我认为应从以下几个方面着手:
1.加强领导、提高认识
加快档案现代化、信息化建设必须提高档案管理人员运用现代化技术的能力,更新各级档案人员的知识结构,同时加大投入、增配软、硬件设施。把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容,逐步构建起各地档案信息平台,提高工作水平和工作效率、提高服务质量。
2.要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化
计算机技术的 应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
3.增强档案信息获取能力
长期以来档案部门始终未能摆脱“重藏轻用”的局面,而在当今信息时代,社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门,档案工作者必须具备较强的信息获取能力,增强鉴定和评估能力以引导利用者获得更多的档案信息。
4.加快数据准备,推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是非常重要的。如果没有一整套规范、科学的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中应注意以下几点:
(1)分清轻重缓急,循序渐进
在推进 计算机 管理的过程中,应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排序,将那些可以开放的核心档案和 社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录,省时省力
在著录过程中,可将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
(3)分门别类,充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等,可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。
5.加强电子文件档案的管理
电子文件是社会进步的产物,确保电子文件档案的安全是当今档案 工作遇到的新课题。在电子文件大量产生的今天,档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定,制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准,这也是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑,以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。同时加强立法,确保电子文件的法律效力。
6.提高档案管理人员的综合素质,强化服务意识,拓宽服务领域
档案工作者要具备一定的信息能力,这才能适应信息资源管理工作的需要,要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。同时要注意加强档案主体意识和获取意识 教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,把档案工作的重心转到为知识 经济和各项事业 发展提供优质服务的轨道上来。社会的发展进步要求档案工作者要紧跟时代要求,不断建设和完善档案服务体系,努力创新服务机制,适应新形势,迎接新挑战,为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。
总之,提高对档案管理工作的认识,利用各种资源进行档案工作的现代化管理,并提高档案管理人员的综合素质是适应新时期要求、做好档案管理工作的关键。办公自动化的广泛实现,信息高速公路的建成,对传统的档案工作是一次巨大的冲击,必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势,采取有力措施,从工作重点和方式上来一次大转变,从人才和技术力量上来一次大储备,以勇敢地应对信息时代的挑战。
参考文献:
[1]冯惠玲.电子文件管理教程.北京:中国人民大学出版社.2001.
[2]霍金龙.谈电子档案管理问题.山西档案.2009(增刊).
[3]刘巨普.城建档案管理的理论与 实践.档案出版社.2004.
[4]刘晓红.档案工作的创新思考.就业与保障.2005.04.
[5]宋长山.加强档案信息开发的思考.兰台内外.2005.06.
[6]钟晓芸.论现代档案工作必须正确处理的几个问题.江西科技师范学院学报.2003.06.
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