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工程管理一直是我国建筑事业十分关注的问题,随着市场经济的深入与发展,工程在材料、设计、施工方面都发生了崭新的变化,与此同时,工程档案管理也在进行着创新。下面是读文网小编为大家整理的工程档案管理论文,供大家参考。
近十年来,管道运输已成为我国石油、天然气最主要的运输方式之一。然而天然气长输管道运行一旦发生事故,则对下游用户和社会带来严重的影响。工程建设项目档案是工程项目建设的真实记录,是全面鉴定工程质量,查明事故原因,追究事故责任的重要依据,也为天然气管道输配运行管理和事故应急抢维修工作提供数据查考。
一、天然气管道建设项目档案的内容和作用
天然气管道建设工程基建档案是从管道工程建设项目的立项、核准、工程准备、施工、竣工验收交付使用等整个过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料。档案内容主要包括工程项目前期的项目核准文件、勘查测绘文件、设计文件、管线路由规划许可文件、工程/物资招投标文件、工程/物资采购合同协议、征用地文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、生产准备文件、竣工文件等。长输管道工程基建档案,是公司档案的重要组成部分之一,记录和反映了长输管道工程建设项目的管理和工程施工的真实过程,为天然气管道的输配运营、安全管理,以及事故责任鉴定和处理提供了查考依据。
二、天然气管道建设项目档案管理存在的问题
(一)档案分类问题。
档案分类是否合理,直接关系到档案存放的查找利用,而部分业主单位的项目建设档案分类仅设置到2级类目,有的甚至单纯按工程阶段的划分来组卷,这样的档案分类划分过于简单,不利于档案的合理组卷和系统管理,也不便于判断各专业工程文件资料的归档是否完整齐全。
(二)档案及时收集整理问题。
一是由于长输管道工程的管线路由长,往往覆盖多个地级市、县和村庄,管线路由规划许可的报批工作难度大、耗时久,一段管线路由往往需要多次上报才收到批文,由于管线路由报批文件复杂、数量多,收集整理难度大。二是天然气长输管道工程的单位工程的划分多、参建单位也较多,各线路标段、站场、及各专业工程机械完工时间不一,整体工程建设历时长,工程档案及时整理和移交归档的难度大。
(三)档案编制质量问题。
天然气长输管道建设项目大多采用业主+施工方+监理方的管理模式,工程档案由施工单位编制,监理单位监督,业主检查指导、验收。在工程建设期间,由于施工单位忙于赶工程进度,而往往忽略了档案收集积累和及时整理。在种情况下,如果监理单位的档案监督指导不到位,业主单位工程档案监督检查力度小,或档案人员缺乏工程专业技术知识,就会出现工程管理文件日期、签字、盖章不齐全、数据不准确等档案编制质量不高的问题,甚至出现工程文件不真实的档案造假。
三、做好天然气长输管道基建档案管理的方法
(一)提高档案管理人员的素质和业务水平。
档案管理人员应加强学习、积累经验,不断提升自身综合素质,适应实际工作的需要,做好天然气长输管道项目档案管理工作。一是加深提高政治素养认识。天然气长输管道工程项目档案涉及部分企业商业秘密,档案工作人员直接管理着重要的保密数据,因此档案人员必须要有坚定的政治立场和高度的组织性、纪律性,能够自觉遵守规则制定,坚决杜绝失密、泄密现象发生。二是档案管理人员要有强烈的事业心和工作责任感,爱岗敬业、任劳任怨,要能够耐得住寂寞,甘于清苦,兢兢业业、求真务实,不弄虚作假。三是档案人员应当清醒的认识到,胜任工程建设档案管理工作,不仅应熟悉档案业务知识,通晓档案各学科的理论和实践工作方法,还应当学习计算机和网络技术知识,掌握一定程度的石油、天然气行业基础知识和油气储运工程专业知识,不断丰富自身的知识结构,积累工程档案管理经验,对自身综合素质不断提高,为做好石油天然气长输管道建设工程项目档案管理工作打下坚实基础。
(二)制定科学、合理的档案分类方案。
《档案分类方案》是档案管理文件的重要组成部分,是档案实体整理和分类的依据性文件,档案分类是否合理在一定程度上决定了档案的整理质量。一是档案分类表可考虑将“文件归档范围”和“保管期限”项目包含进去,这样便可以“集多功能于一体”,准确知晓文件的收集范围,判断文件所属的档案类别,准确鉴定档案的保管期限,为确保档案的完整、准确、系统和安全保管、提高档案管理质量充分发挥指导作用。二是根据天然气长输管道工程项目建设特点,可将施工文件分为线路工程、站场工程、穿越工程、无损检测、管道干燥试压等类别。其中,线路工程档案应按各线路标段分别组卷、站场工程档案按各站场组卷,穿越工程档案按穿越单体组卷,无损检测和管道干燥试压档案按工作包进行组卷。
(三)对基建档案的质量和进度管理实施过程控制。
一是在建设项目采用业主+施工单位+监理单位的工程模式下,作为业主单位应注意做好项目工程档案管理的前端控制工作,在项目早期及时制定并下发《工程项目档案管理规定》等指导性文件,召集参建单位参加工程项目档案培训,解答监理和施工单位所提出档案编制、整理和移交等存在的疑问,在工程建设期见,定期赴工程现场检查参建单位的档案编制和整理情况。二是参建单位工程资料管理人员配置应相对稳定,项目经理重视工程档案工作,工程档案编制整理进度应与工程建设同步。三是工程监理单位切实担负起工程施工档案的监督指导作用,加大施工档案工作进度控制,为工程档案质量把好关,保证档案施工记录文件的真实、准确和完整。
一、水利工程档案管理的特点
(一)完整性和真实性
水利工程档案的完整和真实的记录,对于水利工程项目的建设至关重要。而水利工程单位的档案完善程度,取决于以各个部门单位工作活动运作体系的技术资料和相关部门工作活动的运作经验的积累。对于水利工程档案管理来说,水利档案反映了水库系统运行情况,并为防洪、灌溉与城市供水等方面提供重要参考标准资料与凭证。只有水利工程档案真实和完整了,才能保证参考资料的准确,方便水利工程部门作出正确的决策。
(二)系统性
档案管理工作本身与企业的其他管理工作不同,水利工程建设本身就是一项巨大的工程,自然档案管理就复杂。当前水利工程建设阶段性方案研究的档案保管时间大概为1-2年时间,之后就要交由相关部门的档案管理室进行管理。为了保证归档工作的顺利,就需要做好档案内容、移交时间、参考借阅手续、过期档案销毁等的程序处理过程工作,通过这样一系列的工作,保证档案管理流程相对更为系统,档案的参考价值也会提升。
二、水利工程档案管理工作中存在问题
(一)水利工程档案管理制度不健全
由于水利工程项目形成周期长、参建单位多和涉及领域广,需要水利工程建立健全的档案管理制度。但是,当前有的单位没有健全或完善档案管理规章制度,或者是建立了制度却形同虚设,造成了水利工程档案管理业务指导缺乏有效监督力度。另一方面,水利工程档案管理制度的不健全也会引起施工单位施工过程中不注重档案归档,监理单位不及时移交原始资料,阻碍了档案顺利归档,甚至造成档案的流失和遗漏,影响了档案资料的完整性。
(二)水利工程缺乏档案管理意识
由于水利工程档案管理工作的复杂性,对树立工程建设过程中的方方面面均要及时详细记录、完整归档,这样才能保证水利工程档案内容的完整性。但是,在现代水利工程建设过程中,档案管理的相关部门缺乏档案管理意识,存在严重的重建设、轻档案的思想,忽视档案管理工作的重要性,造成了档案内容不能及时有效地收集,影响了水利工程档案管理工作。
三、水利工程档案管理工作的完善措施
(一)健全水利档案制度,明确管理职责
为了确保水利工程档案管理工作的顺利进行,各级水利建设管理部门、单位应建立健全相关水利档案管理制度,并且对于档案管理制度和法规进行学习,从而不断完善现有档案制度。健全水利档案制度的同时,还要明确水利工程各级建设管理部门、监理单位和项目业主和勘测等的职责,明确管理职责,落实分工,保证水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作的顺利进行。进一步保证水利档案内容的完整、工作的规范。
(二)提升管理人员的业务技能与素质
水利工程档案管理工作是一个系统性与规范性的管理工作,为了确保管理工作的顺利进行,需要专业的管理人员。只有管理人员具备专业的技能、综合素质和脚踏实地、科学严谨的工作作风,才能在当前形势不断变化的前提下履行自己的岗位职责。并对当代信息产业设备、技术进行快速学习,不断创新水利工程的档案管理工作,从而提高水利档案管理的实际工作能力。
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工程档案从数据搜集、记录到整理、归档等工作贯穿于工程建设的始末,是工程建设的一个详细见证。下面是读文网小编为大家整理的工程档案论文,供大家参考。
近年来,我国社会经济发展迅猛,国家也加快了对公路的建设进程。虽然目前在公路工程施工设计、工程监理、工程质量等方面进步很大,但是在公路工程档案管理中还有许多不足。工程档案管理是记录整个工程施工管理的重要文字资料,不仅是工程质量检验中的重要依据,也是公路今后扩建、维护等工作的关键资料。档案管理在公路工程中有着举足轻重的地位,在实现公路工程的科学管理上意义重大。
一、公路工程档案概述
公路工程档案主要对有利用价值的文字、图表、图纸、声像、计算等不同载体与形式资料进行保存,主要内容有前期文件、勘测测绘文件、设计文件、监理文件、施工技术文件和竣工验收文件等。公路工程档案能够对工程建设全过程进行记录,将工程项目实体与管理过程真实反映出来,是公路工程管理不可或缺的部分,其作用主要有三点:第一,公路工程档案能够指导公路工程决策与建设规划工作,监督工程质量,为业务维权提供科学依据。比如在工程竣工验收中,完整的档案资料是检验工程质量的关键,并为工程事故原因分析、责任认定等提出有效的改进措施。第二,准确、规范、完善的公路工程档案是道路规划、扩建、改进、维修、管理的依据[1]。比如在对工程管线具体位置查询过程中,档案室可为其提供相关工程竣工图,并提供准确、快捷的服务。第三,公路工程档案管理是单位档案的重要部分,能够促进事业单位快速稳定发展。
二、公路工程档案管理中存在的问题
(一)档案管理意识较为薄弱
1.忽视档案管理工作的重要性,很多单位都只注重工程建设的进度、质量与资金投入等,认为档案工作不会带来直接经济效益,故而重视程度不高。即使个别单位有专门的档案管理机构,但是未能在实际工作中落实,如同虚设,整体上表现为说起来重要,干起来次要,忙起来不要的局面。
2.缺少完善的体制机制,激励保障措施不到位,很难将档案管理人员的主动性与积极性有效调动起来,导致档案管理人员工作整体效率不高。
3.忽视对档案管理工作的学习与宣传,大多数工程技术人员不能正确认识档案工作,认为档案管理工作有专人负责,与自己不相干,从而导致档案管理脱节于工程项目。
(二)缺少统一收集整理标准
在实际工作中很多项目单位都采用了不同的办法,具体表现在:
1.执行《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》,所收集整理的工程档案比较规范,符合档案管理、验收及查阅的要求[2]。
2.执行交通运输部的《公路工程竣工验收办法》,符合竣工验收资料整体要求,但不能满足公路工程文件材料立卷归档管理办法的要求。3.对《文件材料立卷归档管理办法》与《公路工程竣工验收办法》实行交叉执行,档案人员根据自己的理解整理文件材料,这是与公路工程档案管理、查阅要求不符的。
(三)未能严格落实规章制度
1.受到经费、人员等众多因素影响,很多工程建设单位缺乏专门的档案管理部门,也未能安排专职档案人员,并且也没有建设专门的档案管理设施与场地,导致很难保证档案的安全与质量。
2.缺乏健全的制度,档案缺乏规范的操作流程与管理方法。主管单位档案管理部分未认真履行指导、检查和监督的职责,造成档案资料与工程验收要求不符。比如因为工程技术人员的频繁流动,工程档案资料没有第一时间归档,从而对工程档案真实性造成严重影响。
(四)档案人员素质急需提高
从具体工作中可知,公路工程档案管理对人员要求比较高。在公路工程建设时,经常会涉及到填写施工技术表格、整理竣工图纸、归档往来文件、对资料进行专业分类组卷等工作,这要求公路工程档案人员不仅要掌握工程专业技术,还要提高档案业务技能。但是,现阶段符合公路工程档案管理要求的人才十分匮乏。因此,需要不断提升档案人员的综合素质。
三、加强公路工程档案管理的对策
(一)增强档案管理意识
提高《档案法》及其相关法律规范宣传力度,增强档案管理意识,创设出良好的档案工作环境。要加快普及档案知识,在单位培训内容中纳入档案知识,让更多人员认识到做好公路工程档案管理工作的重要性。单位领导要提高对档案工作的重视程度,在设施、设备、人员、经费上给予支持。档案管理人员要具备良好的服务意识,以高效的服务提高档案管理水平[3]。另外,做好施工、财务、监理、设计等部门的协调沟通工作,通过各部门共同努力配合,营造档案管理工作齐抓共管的局面。
(二)加强体制机制创新
1.规范工作标准。交通部根据公路工程项目特点与档案管理要求,制定了《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》,全面系统地对公路工程档案工作职责、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出规定,是公路工程档案管理的统一工作标准。在实际工作中,必须将该办法落到实处,从细节处入手,突出重点,有序实施,让公路工程档案管理工程更加科学、标准与规范。
2.加强检查指导。建设单位档案部门是公路工程档案的主管部门,应承担其相应责任,做好对建设、施工等单位档案工作的指导工作。可以建立档案管理台账,及时了解档案管理动态信息,并到工程现场开展指导工作,妥善解决档案管理总存在的问题。另外,要分清重点环节与薄弱环节,细致开展各阶段验收检查工作[4]。档案人员要积极参与工程调度会、技术研讨会和设计交底会,准确掌握工程整体进度,提高档案工程的实效性。
(三)实现档案信息化管理
要积极适应公路工程项目的现代管理模式,将计算机计算充分应用到公路工程档案管理工作中,并加大档案管理软件开发力度,逐步建立起电子档案管理数据库,实现公路工程档案电子化与电子档案信息共享。同时,还要建立健全的公路工程档案信息资源体系,并不断提升公路工程档案管理的效率与水平。
(四)定期组织业务培训
开展多层次、多形式的工程技术、档案管理等业务培养工作,让参建单位工程技术人员了解档案管理知识、档案人员了解工程建设专业知识,从而让工程技术人员与档案人员知识结构得到优化,并实现自身知识面的拓展。档案人员在进行业务学习的过程中,也要加强对计算机、网络、现代管理理论与方法的学习,实现自身综合素质的提升。另外,档案人员要切实增强服务意识,找准定位,踏实工作,树立高度的事业心与责任感,扎实做好公路工程档案管理工作。总之,做好公路工程档案管理工作意义重大,加强对公路工程档案的利用与管理,有利于进一步促进公路工程建设事业的发展。因此,身为档案管理人员,要始终保持认真踏实、爱岗敬业的精神,认真做好公路工程档案管理中的各项工作,为工程建设管理提供优质高效的服务,从而创造出更大的社会与经济效益.
摘要:
结合高等职业学校建筑工程档案课程的基本情况,制定了《建筑工程技术资料管理》课程的改革方案,分析了该课程的改革效果,并对建筑工程档案课程的改革进行了反思,总结了一些课程改革经验,提高了教学效率和质量。
关键词 :课程改革,档案管理,建筑工程
1建筑工程档案课程基本情况
建筑工程档案《建筑工程技术资料管理》是工程造价专业的一门必修职业能力核心课。该课程主要是培养施工单位从事档案员岗位的工作人员,并为后续发展考取档案员资格储备必要的职业技能。本课程的学习需要一定的专业基础知识,前期课程有《工建筑材料》《建筑构造与识图》《计量计价》《施工技术》等,通过本课程学习,学生今后能够从事档案员工作,具有施工技术资料编制方面的基本职业能力,本课程涉及岗位为档案员。传统的教学模式以每一章节按顺序安排教学,理论知识偏重,实践的操作环节较少,理论与实际脱节,学生的学习兴趣及全方面掌握这门课程专业技能的能动性受阻。而且影响学生在学习技能时的创新意识和研究能力的发展。因而有学生在上岗实习期间觉得在校所学课程与实际脱节,有迷茫期,不自信。针对这些问题,对工程资料管理课程进行课程改革研究与实践,采用新的教学手段与方法。
2建筑工程技术资料管理课程改革方案
建筑工程技术资料管理课程改革方案从该课程的整体设计思路、如何组织课题内容的开展、项目任务的划分、教学方法的创新和选取、考核体系的建立等方面都进行了重复的研究和探索,形成较系统的课程体系。
2.1项目的选取在选择
项目的过程中,结合工程实际,考虑到学生以后实际接触的常见的建筑结构类型,本着研究项目结构典型、多样化,编制文件内容由易到难、循环递进的原则,选取中辰小区砖混结构多层住宅施工档案编制、恒大城框架结构高层施工档案编制、家乐福框剪结构商场施工档案编制,形成的三个实际项目,对应完成的三个实际项目的施工档案资料的编制。
2.2项目任务的划分与设计
项目中任务的划分是根据辽宁省归档规范中文件的性质划分四类文件,每个项目划分的4个任务分别为编制工程施工管理资料、编制工程质量控制资料、编制工程质量验收资料、编制工程安全和功能检验资料。项目化改革后的课程共设置了3个项目,12个任务,35个子任务,以项目1中辰小区砖混结构多层住宅施工档案编制为例,如表3所示。将课程知识点与实际工作内容相结合,进行重组,将课程内容转变成以工作任务为核心,教学中基于项目的工作过程,给学生布置相对应的工作任务。完成任务所需基本知识由教师采用提前布置任务、教授重点、启发引导、任务驱动、分组讨论、小组互评、老师点评等方式方法指导学生进行自主学习,指导学生充分利用相关教材、学校图书馆、网络信息资源及指定参考资料,独立完成工作任务。
2.3一节课展示
以项目1:中辰小区砖混结构多层住宅楼施工档案编制中任务2:编制质量控制资料为例,任务2划分4个子任务,要求学生会填写图纸会审、设计变更、洽商记录、隐蔽工程验收记录、质量事故处理记录等。
2.4教学实施过程
教学方法采取项目教学法,模拟完成真实项目完成学习,采取教师引导学生研究工作任务,指导学生独立完成工作任务方法。具体做法:第一步学生分组,组织学生分成6人一个小组,并确定组长;第二步教师布置工作任务;第三步学生研究工作任务,教师引导学生研究完成工作任务需要的知识、技能,做好完成工作任务的准备工作;第四步学生完成工作任务,教师负责指导学生完成工作任务;第五步学生小组之间互评;第六步教师总结评价;第七步布置下次课程准备的内容。
2.5考核方案设计考核目的:
注重学生施工资料编制整理的能力提高,有利于了解学生掌握施工资料搜集编制整理的情况,同时增加学生学习积极性,有利于老师根据学生考核结果及时调整教学。考核原则:注重学生能力考核,评价模式过程考核与期末考试相结合评定学生成绩。考核方案:过程考核60%+期末考试40%=100分。过程考核主要考核施工档案编制。施工档案编制成绩=中辰小区项目施工文件编制成绩×20%+恒大城项目施工文件编制成绩×20%+家乐福超市项目施工文件编制成绩×20%。过程考核分数成绩=教师评价(60%)+小组评价(40%)。
3建筑工程档案管理课程改革效果
以项目划分为导向,任务完成为载体的课程改革实践教学后,不仅调动了学生的学习积极性,同时解决任务的成就感充分发挥了学生学习的主动性;学生分组,讨论互评,激发了学生互帮互助,团结合作的精神。课程的设计基于学生经验,密切联系学生生活和社会实际。从根本上改变了学生的学习方式,由被动接受学习转变成主动探究式学习,发展了学生专心精神、实践能力,改革后能够扎实的掌握专业知识并形成长期记忆。
4建筑工程档案管理课程改革反思
首先,在课程改革中,对教师的要求更高了,教师成为新课程资源的开发者,倡导民主、开放、科学的课程理念,教师在课程的准备上要非常充分,让多样性的知识成为学生进步认知能力的途径,让学生能从自己所处的四周社会中学习到更多的东西,使学生成为课程的建设者和开发者,同时也需要教师不断更新业务水平,才能满足学生需要。其次,改革后更加注重学生参与项目的过程,重视学生综合能力的培养与评价。加强培养学生认真、严谨的工作态度,诚实、守信、善于沟通与合作的自我管理与约束的能力,使学生具备良好的职业道德及团队协作精神,学生学习的热情与专业知识水平都有了提高。5结语建筑工程档案管理课程改革的目的是使学生掌握这门技能,在工作后更好的适应档案员这一岗位,实践证明,课程改革实践取得了一定的效果,调动了学生学习的主观能动性,同时促进了教师的快速进步,但在应用中也存在一些问题,需要在以后的教学实践中逐步改进,进一步提高学习效率和质量,培养出更多的适应社会和岗位需求的技能型人才。
参考文献:
[1]赫潞.高职施工组织设计课程改革的探索与实践[J].职业技术,2015(9):17-19.
[2]丁舒媚,唐杰.建筑施工组织课程项目化教学改革探索[J].河南建材,2013(4):196-198.
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工程档案是工程建设的有机组成部分,是工程质量的直接反映。工程档案管理质量的高低一定程度上决定了建设工程的质量,是提高工程建设质量的重要手段。下面是读文网小编为大家整理的关于工程档案管理论文,供大家参考。
一、工程档案的价值
对施工企业而言,各施工单位可以借助过往形成的工程档案,为以后的施工进行良好的准备与学习。对组织内部而言,施工组织也可以通过各时期形成的工程档案,对内作为凭证、参考、沟通和互动的工具;对组织外部而言,工程档案可以说明该组织的施工情况与发展历程,了解其施工效果与效率。事实上,作为信息世界的一份子,工程档案是珍贵的一手施工记录物,其功能包括累积先前的施工经验与知识、证明施工组织的运行效率、促进不同利益相关者之间的互动与凝聚、以及提供施工权利的合法正当性,同时也是了解和认同组织自身、社会要求的来源,也是传播市场、社会与文化价值的媒介。由此看来,工程档案不仅只是一种传达信息的媒介,更是形塑施工组织资产与先前施工情况的重要材料。因此,若是没有编制并保存完整确实的档案资料,除会造成知识与经验的断裂和证据凭证的消失外,更重要是许多历史发展脉络与事件真相将可能无法原貌在未来无法重现,使得施工组织及其利益相关者的整体记忆与资产丧失其原有的真实与完整性。
二、工程档案编制质量管理的提升措施
(一)完善工程档案编制的制度与责任体系
首先,完善档案编制的相关制度。目前在工程档案的编制过程中,存在着一定的问题,而这些问题归根结底的原因在于制度方面的不完善,难以做到依法管理、依规编制。因而有必要在制度完善方面下功夫,这需要做好如下几点工作。一是对于编制程序与管理程序进行强化。建设单位在整个建设工程招投标、合同签订等的过程中,应当在标书与合同中添加关于工程档案方面的内容与要求。二是构建档案的临时检查规范。这种制度体系应当由工程建设的主管部门进行领导,进而将档案编制部门、城建档案管理部门等的工作融合进来,对于整个施工过程中的档案编制情况进行定期的检查,从而及早发现问题所在,并加以改进。三是配备必要的工程档案编制与管理体系。不管是建设单位或是施工单位、管理单位,都应当设置专兼职人员岗位,进行定期的沟通与合作,并向城建档案管理部门取得联系,确保落实好档案编制过程中的各项工作。其次,完善档案编制的责任体系。建设、施工单位及各参建单位应依照法律法规相关规定,自觉履行建立和完善建设工程档案的职责。建设与施工单位对工程档案的重视程度,是建设工程档案归档是否完整、准确的关键因素。建设单位要做好工程前期文件材料的收集,并督促施工单位按期完成竣工档案及竣工图的收集与整理。施工单位要在布置施工任务的同时,安排布置工程竣工文件的收集与编制工作,确保竣工文件的形成与施工进度同步,工程验收交接与建设工程档案同步交接。对于设计修改较多的建设工程,施工单位应及时做好竣工图的修订编制工作。
(二)强化组织宣传工作
一是在工程档案编制中加强倡导职能分析。工程档案的编制决策主要是以档案编制者职能为出发点,因此了解档案来源的职能内容与性质成为非常重要的工作,这也即在现行以内容为主、职能为辅的编制方式中,职能分析成为形成档案编制和保存决策的基础,因此档案部门应加强倡导职能分析的作用与功能,让档案编制人员了解其对档案编制与保存的重要性。其次,在实际的档案编制过程中,应当根据工程内容进行分类,并根据工程不同工作的特征来进行分类编制。在这种背景下,工程档案编制过程中,有必要在编制规范中明确工程内容的类别,从而以指导具体编制工作的有针对性。二是强化档案编制部门的主动权。在档案的形成过程中,档案部门扮演重要的角色。除行政程序上的限制外,档案部门的心理因素会影响编制工作的进行。基本来看,档案部门通常会认为自身对具体的施工业务知识与能力有所欠缺,因此无法在档案编制的内容上扮演积极的功能。此外,档案部门也会倾向于将自己定位为只是一个档案保存单位,只要确实保管好业务单位所需的档案即可。再加上档案部门也普遍认为工程管理人员并不重视他们,在工程组织内部的地位低微,更使得档案人员认为档案部门的角色与功能都不如具体的施工单位重要。尽管外在因素能够限制档案部门的角色与功能,但档案人员也需要不断突破自己的心理因素,积极加强本身在工程档案编制内容方面的知识与技能外,还应加强与业务单位人员的合作,多加培养对工程业务专业性的了解,让自己具备更多的专业知识与技能,争取在档案编制内容方面的主动权,这也可以使其在工程组织内部扮演更积极的角色。
(三)提升档案部门人员的业务水平
一是协助工程档案人员建立工程内部的职能轮廓。除强调和倡导职能分析的重要性,改变编制标准重点外,档案部门还应制订相关的分析方法或策略,积极协助各施工团体进行本身的职能分析工作,并进而将这一工作与档案编制工作相结合。此外,档案部门还可扮演协调的角色,借助协助各施工单位建立职能轮廓,从宏观或全面的角度提供可能的全面保存建议,让各施工单位除从本身的角度思考档案的编制之外,还应从企业整体的立场着眼,决定其档案编制的优先级。二是推广档案专业培训与教育。普遍说来,工程档案人员的档案编制意识薄弱,并且对工程价值的内涵、形成过程与应用等方面的了解有限,使得他们在工程档案的编制决策上无法扮演更积极的角色。因此,加强工程档案编制人员的相关知识与技能,使之认识到档案编制与管理工作不仅是为工程提供施工上的参考,更要为日后的相思施工奠定良好的基础。为此,建议档案管理部门定期开办相关课程,提供工程档案人员更多进修的机会,来强化他们的专业知识与技能。此外,也建议档案管理部门与大专院校相关科系合作,通过设置学科的方式,在正式教育机构当中培育更多的工程档案编制专业人员。
(四)充分应用信息化技术
在档案编制过程中,信息化技术的应用的突出体现是充分应用数字技术来对资料进行收集、分类、编码、储藏等工作。这种数字技术的应用能够有效的提升档案编制的效率。当然,在使用过程中,也应当注重如下两个方面的问题:一是数字技术应用的安全性问题,必须做好防火墙技术,避免档案信息资料的外泄;二是提升员工信息化技术的水平,从而能够确保各种较为先进的技术得到有效的利用。
三、结语
总体而言,新时期档案工程工作需要我们解放思想,转变观念。要跳出档案框框看档案。树立为工程建设服务,为城市建设服务,为经济建设服务的理念,立足建设工程档案,抓好档案质量。
一、加大档案工作宣传力度
工程项目实施前,应加大档案工作宣传力度,不断提高社会档案意识。要采取多种形式、多种渠道,加大档案工作宣传力度,提高社会档案意识。只有这样,项目档案管理工作才能步入正轨。项目开工前,应确定分管领导和档案员,及时收集档案,按标准规范整理组卷。不论是业主单位,还是项目参建单位,在重视项目建设的质量、进度的同时,应明确项目档案没有通过专项验收,整个项目就没有结束的档案意识。
二、设置专职档案员
由于工程建设单位人员和经费的原因,许多单位没有建立工程档案管理部门,档案管理不健全。参建单位配备的专职档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对航道工程档案的收集、整理、归档不熟悉,使得案卷质量差,无法达到档案管理要求。为了优化档案管理工作,应发挥业主单位和参建单位的积极性,争取各方支持和配合。由于项目档案管理工作单靠建设单位的力量是远远不够的,加上建设项目档案工作人员流动大,难以熟练掌握业务,进行独立操作,参建单位应积极努力创造条件,为重点建设项目档案工作的健康发展构筑良好的人文环境。在工程竣工验收时,力求做到归档的基础建设工程文件内容真实、齐全、系统,其归档的文件质量符合要求。只有这样,才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。
三、完善档案移交手续
档案移交应及时,手续要完善。工程建设项目从立项开始就产生了档案,随着工程建设进度的不断加快,工程项目档案会越来越多。按要求,每件项目档案产生后,都要及时移交给档案员,并办理移交手续。各参建单位的档案应建立专门的档案室,及时将文件归档并更新台账。
四、规范档案保存环境
工程档案可以直观地反映出工程的质量。工程建设中,施工记录、工程建设进度、施工过程中的隐蔽工程及放水后水下工程等都是组成工程档案的内容。工程在竣工后,因无法看到工程建设的过程,也无法检测水下部分的质量。但可以利用已有的图纸,现场的施工记录来还原整个施工过程,找出施工过程中的质量问题。工程质量问题主要由施工组织及施工过程中的质量控制来保证。保存好工程档案,可以更好地发挥施工组织及施工计量控制的效率。如果涉及到质量评定,事故原因分析,隐蔽工程施工,竣工验收,档案都是日常管理中不可替代的重要依据,也是工程建成后进行工程维护、运行管理不可缺少的参考资料。
五、建立档案信息电子化管理
航道工程施工过程中产生的文件在归档后,由于没有采取数字化管理,管理现代化水平不高,没有应用专业的档案管理软件,未能实现资源共享。许多参建单位没有应用专业的档案管理软件,计算机应用仅是打字的水平,影响了档案管理的工作效率和经济效益。在实际工作中,本工程既重视纸质文件的归档,又重视电子文件的归档,将全部纸质文件电子扫描,电子文件按档案立卷管理办法与纸质档案同步归档,将航道工程档案信息在QQ群里共享,需要时按电子目录查询即可,使档案管理更有序、查询更方便,利用更及时。并且提高了档案的查全率和查准率,大大节省了查询、复印的时间。
六、结语
综上所述,航道工程建设中只有严格执行工程管理的各项规章制度,实行规范化管理,并通过工程技术人员辛勤负责工作,才能保证航道工程档案从形成到归档按时保质、井然有序,才能体现航道工程的整体管理水平和质量。档案工作者只有对工程档案采取科学管理,辛勤用心服务,才能实现档案资源的有效开发利用,才能为航道工程建设、决算审计、基本建设管理、领导决策提供最准确的资料及最详实的数据,才能更好地为航道工程的基本建设服务。
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档案记录着城市发展的每一个细节,查阅过去、翻阅历史的方法最直接的就是档案。这就是建设档案要实现的最终价值——利用。如何能让档案最完整、最便捷、最有效的被利用,取决于档案最初的收集、归类、整理、汇总、编辑、鉴定、归档等所有前期工作的有序和规范的操作。以下是读文网小编为大家精心准备的:试探声像档案的整理方法相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]按照本单位已经制定的归档范围将同一次活动(或一项工作)的声像材料收集齐全。将收集起来的声像材料区分为照片、录音、录像等类,特技载体形态(底片、照片、磁盘、录音带、录像带和光盘等)各自编制案卷顺序号。以下整理仅以机关声像档案的整理为例,声像档案整理的一个重要前置工作就是要编制文字说明,揭示声像档案的内容、形成过程以及相应支持软、硬件环境等。
1.照片的拍摄及挑选要求。胶卷以感光度ISO100、ISO200或154)的照片为主。冲印的纸质照片应以4R(胶卷冲印)或4D(数码冲印)为主。
(1)主题鲜明。在照片拍摄、整理前应做好资料的搜集工作,并明确档案照片的主题。可利用被摄主体与背景之间大与小、远与近、明与暗、清晰与模糊和色彩对比等关系,使主体更突出、主题更鲜明。选取最有代表性的瞬间,也有利于表现照片的主题。
用适合的主题模大功能拍摄。当确定主题为人物、景物等类型时,可相应选择相机的“人像”、“风景”等主题模式拍摄功能,使快门、光圈、闪光等功能调整到最佳的组合。当主题是较复杂的类型时,使用程序自动(P)模式拍摄会有较高的成功率。
(2)影像清晰。选用适合的感光度,创造较高的快门速度条件。在较暗的光线条件下,可采用ISO400的胶卷或将数码相机的150设置为400及以上。但采用800或以上的高感光度拍摄,应注意胶卷颗粒或数码对照片质量的影响。
使用稍高的快门速度。应尽量使用比焦距的倒数值高的快门速度(如焦距为30mm,快门速度应高于l/30秒)。拍摄人像一般应使用1/60秒以上的快门速度。有防抖功能的数码相机,当出现“手持抖动”提示时,应启用防抖功能给予补正。
使焦点对在主体上。可先对主体进行自动对焦,焦点锁定后保持半按快门按钮,移动相机重新构图后按下快门拍摄。团体的多排合影,应将焦点对在比中排前一排的居中人员。
利用较大的景深。使用相机的“风景”拍摄模式,可使焦点前后有较大的景深。
2.照片材料在归档前的存放。
(1)底片。未存档的底片,应保留在冲印店提供的底片袋中,编号后按顺序暂时装入案盒中;大幅底片应装入个性或偏碱性的纸袋、纸袋上写明编号并按编号顺序暂时存放在档案盒中。
(2)照片。未归档的照片,应与照片文字说明一起暂时装入照片或纸袋内,照片册及纸袋应编号并按顺序暂时存放在档案盒中。
(3)光盘。未归挡的光盘,应用油性笔小字号编写光盘顺序后,装入方型的硬塑CD盒中竖直放置,并按光盘序号建立登记表说明光盘内容等。
3.数码图像文件的前期整理。
(1)电子文件储存格式。储存图像文件的格式应为纯文本。以RAW(图像原数据)拍摄的文件转换成JPEC(有损压缩)格式文件、其图像的质量优于且接以JPEC格式拍摄图像。因此,重要的归档照片应以BAW拍摄,并转换成图像类归档。
(2)图像大小和品质。数码拍摄的文件:用JPEG格式拍摄时,必须将图像尺寸设置为“最大“,并将图像品质设置为“最精细”,拍摄图像的有效像素才达到相机所标称的像素级别和高质量的图像文件。归档图像的有效像素数应在500万以上。不应用通讯手机拍摄归档照片。底片、照片的扫描文件:一是用作电脑查阅、冲印照片的低精度压缩文件,底片以1200dpi、照片以300dPi精度扫描成JPEC格式文件;二是用作归档以及放大展览、印刷画册等的高精度非压缩文件,底片以3200dPi的精度扫描成TIFF格式。
1.编制“分说明”。每张照片要有“分说明,即每张照片的说明;如果一次活动或一项工作只有一张照片时,只需编写“分说明”,但其内容要按照“总说明”的要求来编写。
2.编制“总说明”。同一内容的照片称为一组照片,一组照片要编写“总说明”,“总说明”在照片册中占一张照片位置。总说明的内容主要包括时间、地点,主要人物的姓名、职务、在照片中所处位置,活动主题及结果。
3.编制照片号。
(1)将同一次活动或一项工作的照片按形成时间的先后顺序装入照片册;(2)每本照片册内的照片按形成时间先后开始编流水号;(3)每张照片的背面应写上相应的档号;(4)大张照片不能装入普通的照片册,放于相应的照片册内编号后再单独存放,在照片册内相应位置放置大照片说明。单独存放的大照片可挂放、卷放或专制照片,并在照片上贴上档号标签。
4.编制底片号。底片不需要划分属类,根据底片情况确定底片整理编号的方法。第一种情况:零散底片的编号。(1)本底片册或照片册内的底片均按形成时间先后从“1”开始编制流水号。(2)每张底片要用一个专用的小纸袋装着,并且每个小纸袋上还要写上所装底片的档号。(3)对于没有底片的珍贵照片可以用胶片进行翻扣并于底片号后加“翻拍”二字。第二种情况:成卷底片的编号:(1)底片以一个胶卷为单位装入一个底片袋,每年按照归档时间依次从1开始编制底片卷号,底片卷号由分类号、年度号、胶卷顺序号。(2)底片袋依底片卷号依次装入底片册,并填写底片册封面和脊背小标签。
1.每次活动拍摄的数码照片要挑选有代表性的冲洗成纸质照片同步归档。
2.可按一次活动的先后顺序在硬盘的根文件夹下建立以“日期+拍摄次数”为名的文件夹,如2013年1月3日拍摄的数码照片的子文件夹可命名为“20130103”,如此类推。
3.将每次活动的数码照片拷贝入相应的子文件夹。
(1)编制数码照片号。每次活动拍摄的数码照片可以保留原编号,也可重命名为流水编号,如0001、0002、0003―9999等。
(2)编制照片说明。编制各子文件夹下重要数码照片的照片说明,保存类型为文本文件。照片说明的内容主要包括本张数码照片的编号、活动内容、主要人物及其职务和在照片上的位置、拍摄人、拍摄时间、备注等。
4.将分类整理好的数码照片按子文件夹的顺序,取一定的年限或数量刻录到只读光盘,但在刻录光盘之前要编制光盘说明。光盘说明的内容主要包括全宗名称、全宗号、光盘档号、光盘题名、数码照片的起止时间、保管期限、光盘类型、文件类型、刻录软件及版本、到录设备(型号、写入速率、读取速率、本光盘刻录的速率等)、刻录时间、刻录入、审核人以及各子文件夹数码照片的总说明。
试探声像档案的整理方法相关
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年来,随着电子计算机技术的迅猛发展,一些事业单位中,对本单位的档案整理工作缺乏足够的重视。档案是一个单位的历史,档案整理工作的好坏对本单位的平稳、健康和可持续发展起着至关重要的作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析事业单位档案整理工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着近几年来的科学技术的迅猛发展,事业单位对于档案的整理工作并未引起高度的重视。而就档案而言,它对于单位的长久、平稳的发展起着一个关键的影响。本文主要分析了事业单位当中的档案工作现状,在这个基础之上提出其中可能存在的问题进而提出相应地改进建议,促进档案方面的整理工作合理科学的开展。
[关键词]事业单位;档案整理;档案工作人员
档案对于单位而言,是事务进行有关备查的依据,因而,它在单位的运行过程当中有着十分重要的作用。当前,随着与档案相关的法律政策的颁布,档案方面的整理工作迈向了一个新的台阶。故而,需要对档案的整理工作进行一个深入的分析,促进其日后整理工作的开展更具有高效性。
1.1文书档案在搜集方面不够完整,管理方面不够规范
就事业单位来说,它在建立之初是由政府之间众多部门配合完成的,因而,它所涉及的资料范围也就比较广,包括在征地方面、装修方面、基建方面等,相比较而言,它的任务也是比较繁重的,再加上缺乏专门的档案方面的管理人员对资料做搜集与整理的工作,进而也就导致了档案方面的管理工作未能到达规范标准。
1.2对档案方面的整理工作未能引起足够的重视
一些单位普遍认为档案方面的整理工作不具备技术含量,在这种背景条件之下,这方面的工作也就没有引起领导以及工作人员的高度重视,往往只是有资料就做接收的工作,如果不上交相关的资料也就没有工作人员进行管理。这些方面都是档案方面的整理工作当前存在的较为严重的问题。
1.3档案工作人员不具备专业素养
在事业单位的部门设置当中,通常都是让秘书等职员兼职档案方面的整理工作,因此,这方面的人员就不具备专业知识,档案方面的管理工作做到由专人负责也是比较困难的。存在的这些方面的问题对于档案方面的整理工作是非常不利的。
2.1归档的范围
对于归档制度来说,档案的归档范围是其中的一项重要内容,因而,其中的文件信息能否做到齐全以及完整是正确划分归档范围的关键。归档范围也就是说将档案归入所属的文件当中以及哪些文件资料是不需要归入档案中的。就事业单位而言,应当依据国家以及行业的标准规定,再结合单位的实际运行情况,确定单位当中的文件材料方面的归档范围。归档的范围主要是以单位当中的实际活动为主,进而对单位中职能活动以及业务方面的工作做深入的反映。对外单位的资料来说,不管是上级或者是下级,还是一些非隶属关系的单位,都应当将是否与该单位有着直接的关系、是否需要进行办理、是否有利用价值等方面作为它归档的出发点。不能够有凡是文件都进行归档这个现象的出现,也不能够遗漏具有较高价值的文件。通过这些方式的采用使得档案方面的整理工作更为科学以及合理的开展。
2.2保管的期限
就档案的保管期限来说,主要分为永久以及定期两种方式,在定期当中又分为了两种,通常是三十年和十年。而永久的档案保管意思就是能够无期限地一直保存。主要涉及的范围有单位当中的主要职能活动,于本单位的发展、国家的发展以及社会的发展具有久远价值的档案等应当永久进行保管。
2.3归档文件的整理
归档文件的整理也就是将其以“件”作为单位进行一系列的装订工作、分类工作、排列工作、编号工作、编目工作以及装盒的工作。在进行文件归档的工作当中,应当做到文件的齐全以及完整,对于出现的破损文件应当予以及时的修整,字迹模糊或者是容易退变的材料应当予以复制。
2.4管理的机制
就档案的整理工作来说,具有较强法制的意识是将这一工作顺利完成的基础条件。真正做好档案方面的整理工作,需要做好一系列的法律法规宣传方面的工作。进而提高员工工作中的法律意识,使得一系列工作的开展按照严格的法律条款开展。档案的整理对于单位而言是非常重要的,它能够较好的了解事业单位的历史情况、把握现在的运营情况以及在这个基础之上对未来有一个预见作用。因而,相关的事业单位可以从多方面着手,做好档案方面的建设以及管理的工作,把档案的整理工作列入到单位的发展规划以及年度计划当中,将一系列的档案方面的整理工作落到实处,从而促进档案方面的整理工作更为科学高效的开展。
对于档案方面的管理人员来说,在实际的工作过程当中,应当要立足于单位的实际情况,并且要不断学习以及借鉴较为先进的管理方面的经验,适应当前档案方面的管理工作的最新形势。在这过程当中需要具有较强的保密意识以及具有高度的法制观念以及意识,促进事业单位的档案方面的整理工作走向科学、规范以及法制的道路。
浅析事业单位档案整理工作相关
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当前,工程项目档案管理工作问题丛生,难以为企业提供准确有效的信息资源,对企业长远发展不利,所以要加强工程项目档案管理。以下是读文网小编为大家精心准备的:提高工程项目档案管理的有效措施探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:工程项目档案涉及范围广、内容多、周期长,这就要求在工程项目建设过程中,要高度重视档案的管理工作,健全机制,提前介入,及时跟踪,收集完整,提高档案归档率、完整率和准确率三项指标,为企业的生产经营可持续发展发挥更加充分的作用。
关键词: 工程项目档案;“三率”;措施
随着技术进步和企业发展的需求,企业工程建设项目规模愈来愈大,生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多,而在工程建设项目中,业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上,对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多,分布面广,流程繁琐,因此与普通办公室档案管理工作相比,工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求,我们首先要提高思想意识,高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范,监督和强化工程档案机制建设,做到提前介入,实时跟踪,全面搜集,使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程,工程结束以后抓档案”的事后控制,转为全程动态控制,将档案管理关口前移,使善后工作变为前置条件,确保工程项目档案真实完整,准确无误。为此,笔者结合多年工程档案管理实践经验,就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标,应采取哪些有效措施提出如下观点,供同行商榷。
工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据,是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案,涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探,到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程,期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢?工程项目建设档案的归档率,档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标,业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。
早在1996年4月,国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准,即归档率和准确率必须达到100%,完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础,缺少了归档率,其它两个指标就会失去依托;完整率是归档率的深化和细化,它直接反映出档案资料的实用价值;准确率是“三率”的核心,没有准确率,工程建设项目档案就失去了其存在的意义,档案的凭证作用不但无法保证,有时甚至会起负作用。因此,三者的关系是紧密相连,相辅相成的。
归档工作是档案工作各个环节的首要环节,因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施:
①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针,保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅,专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案;二级管理网络由项目经理部领导负责,收集职责落实到工程各专业员,项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理;三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位,明确总工负责,各专业员配合,专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时,在工程项目建设初期,工程项目项目经理部成立之时,必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备,设立专职档案人员,进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求,确保档案管理与工程建设过程同步。
②要依据工程项目建设档案收集涉及面广,周期长,难度大等档案形成的特点,区别不同情况,按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长,需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理,也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外,还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档,并在签订设计、施工、监理合同时,明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式,保证所有资料全部归档。
③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门,从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组,根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标,编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》,为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。
3 把控工程项目竣工档案形成全过程,是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证
工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据,是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料,也有助于我们总结施工经验,提高技术水平,积累实践经验。因此,工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠,应采取如下措施:
①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标,它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度,所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后,要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模,划分单位工程,对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分,经过监理单位、业主单位的认可,把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料,明确工程资料收集范围,作为资料收集整理的依据,为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。
②参与过程监控。为确保资料收集及时,数据真实准确,做到资料与工程同步,形成对工程实体及资料的过程检查制度,根据工程进展情况,参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管,分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价,并将评价结果列入工程进度考核,实现工程建设过程与档案形成积累同步,及时整改存在的问题,确保预定目标实现。
③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手,督促施工单位建立完整的质量管理体系,配备专职质量及资料管理人员,有专门存放资料的场所,提出归档要求,定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度(包括资料收集、验收管理制度)以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节,指导监理人员的档案管理工作。
①按照档案管理的要求,指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收,确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料,这部分资料主要形成于施工前,主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等,对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料,包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等,这些资料与工程强制性条文都具有对应性,是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料,也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料,依据单位、分部、分项、检验批的划分,重点检查这部分资料数据的真实性,各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性,与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收,根据设备合同中的设备清单,提前设定设备随机资料接收目录,实行有依据接收。
②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个,验收一个”的原则,要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会,提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据,按照国家对科技档案工作的要求,以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准,制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班,将工程项目档案的整理规范,向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释,必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。
③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求,对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷,经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核,将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。
太钢档案部门在新建150万吨不锈钢工程中实践了以上做法,为保证此工程荣获国家优质工程金奖(山西省首项金奖项目)创造了条件。此工程估算总投资165.78亿元,建设工期30.5个月,参加工程建设的中外单位共计88个(设备厂家52个,施工单位36个)。档案部门与太钢提出的将150万吨不锈钢工程建成世界上“无与伦比的精品工程”相匹配,推行档案人员“首问负责制”,承担工程建设项目档案资料管理包括项目资料的收发、查阅、保管,成为工程建设项目成员,参加设备开箱,随时参加工程例会给予业务指导和定期检查评价、监督验收,不仅使工程项目档案管理前移,而且直接参与整个施工全过程,实行预立卷制度,统一存放于工地档案室,以保证工程完工后,档案的完整与安全。还对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位考核工程质量保证金。由于在工程建设过程中档案工作实现了事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理,以“四个同步”为主线贯穿整个工程施工过程,保证了工程项目档案齐全、完整、准确“三率”达标。
总之,档案管理工作是工程建设期的一项重要的基础性工作,必须有一整套行之有效的档案管理机制,严格控制项目建设过程中档案资料的管理流程,才能确保工程建设期间档案材料的齐全完整与准确,充分发挥其在企业生产经营建设可持续发展中的作用。
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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈档案信息化建设与工程档案管理相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】随着我国经济社会的不断发展,正呈现出向现代化进军的趋势。当前,我国的管理领域尤其是档案管理的信息化已经发展成为一种必然的趋势。本文就档案信息化建设的必然性与重要性展开详细的论述,并在此基础上对工程档案管理的现状以及管理过程中出现的问题做一全面的探讨,同时就不断提高和完善工程档案管理水平给出几点建议。
档案可以为企业提供相关的历史资料和数据信息,是一切管理者进行决策和预测的重要前提,完整的档案资料是相关人员进行分析的重要依据,档案管理水平的高低对于企业的发展水平在一定程度上有着重要的影响。对于一些工程企业而言,不断提高档案管理水平更是有着重要的现实意义,直接关系到企业工程质量的优劣之分。目前,我国档案管理整体上呈现出一种乐观的态势,正在逐步实现档案管理的信息化建设,向成熟的方向发展,信息化背景下做好档案管理工作意义重大。
档案信息化建设开始被广泛的应用于各行各业的档案管理工作中,但是对其还没有形成一个全面的认知和了解,我们应该从广义和狭义两个方面去审视档案管理信息化的基本含义。从广义上讲,所谓的档案管理信息化就是指将企业的的档案与社会、政治、经济、文化等诸多方面的信息进行有机的统一和整合,从而形成更为系统、全面、科学有用的信息体,为相关的企业人员进行决策或者预测提供一个准确客观的依据和参考;狭义方面的信息化则比较简单,是指单纯的对档案本身进行信息化处理,实现档案自身内容的信息化,二者相比,广义的信息化是在狭义的信息化基础上的一个延伸和拓展,更具实用性和科学性,当前也使用的比较广泛。两种意义下的档案信息化最终都归于实现将档案转变为有用的信息,显而易见,其目标就在于在当前信息化高度发达的背景下将档案融入到整个社会系统中进行分析和处理,实现档案信息与其他信息的有机统一,从而可以衍生出更为全面的信息。从某种意义上讲,广义的档案信息化和狭义的档案信息化是相互联系、密不可分的。随着档案信息被社会大众的广泛运用,狭义的档案信息化,就被逐渐的赋予了广义的档案资源信息化的意义。
(一)不断树立和提升档案工作人员对档案管理信息化的认识和理解
档案管理人员是做好档案管理工作最关键的因素,档案管理人员水平的高低直接关系到档案管理工作的优劣,在实现档案管理信息化建设的过程中,我们也必须清楚的认识到档案管理人员在此过程中所发挥的重要的作用。可以毫不夸张的说,他们是档案信息化建设的基本力量,是有效实现档案管理现代化的重要保障。档案管理人员的主观能动性直接关系到信息化建设的成败,而他们的主观能动性又直接的取决于他们对档案管理信息化这一问题的重要性的感知和认识。所以要想很好实现档案管理信息化建设的目的,我们必须要做足档案管理人员的工作,我们只有不断地强化档案管理人员对档案管理信息化这一问题的重要性的认识,让他们在思想上树立起档案管理信息化的意识,逐步培养他们的责任感和使命感,让他们将档案管理信息化作为自己的一种使命,一种责任去面对,只有这样他们才能够在日常的工作中更加尽职尽责。
(二)强化基础设施,引进高新技术,逐步提高档案信息管理水平
除了不断提高档案管理人员的责任意识和对档案管理信息化的重要性的认识之外,我们还需要不断提高档案管理人员的专业素养和处理问题的综合能力,这些都属于主观上的因素,在充分保证主观因素的前提下,客观因素的影响也不容忽视,即档案管理信息化所必需的硬件设备支持。为此,我们必须不断地完善和补充档案信息化基础设施设备的构建,努力向新型的数字化档案馆方向发展,通过使用计算机等一系先进的技术设备进行档案管理,将计算机技术和网络技术等高新技术的元素都渗透到档案管理信息化的进程当中,为实现档案管理信息化水平打好坚实的基础,不断地强化数据库建设,逐步提高我国企业档案信息化水平。在此基础上,还要注重强化对档案目录数据库的建设,从而为对档案信息的检索提供极大地便利和可行性。
通过以上的分析,我们对一般档案管理信息化的涵义、实现途径有了一个基本的认识,在接下来的讨论中,我们将在前面研究的基础上结合我国工程档案管理的特点,对我国工程档案管理的发展进行分析和探讨。我们首先必须明确工程档案的形成过程,这样有助于我们理解工程档案的独有的特点。其实工程建设的施工过程就是工程档案形成的过程,而正是这种内在的关系的存在,决定了工程档案在形成过程中的长期性和复杂性,这对档案管理人员提出了更高的要求。因此,我们应该建立多层次、多渠道的档案管理人员培训制度和考核制度,注重制度的实效性和可行性,加强对档案管理人员的培训和监督力度,不断地提高档案管理人员的专业素养,注重其解决问题的综合能力的提高。
经济社会的快速发展加剧了我国企业之间的竞争,对于我国的工程类的企业而言,工程质量的高低直接关系到企业在竞争过程当中所处的地位。不断提高工程企业的管理水平对于保证工程企业的工程质量有着重要的作用。企业档案管理是企业管理过程当中一个关键的环节,我们必须要做好工程企业的档案管理工作,不断地进行尝试和创新,不断提高我国工程企业档案管理水平,以期为工程建设更好的服务。
浅谈档案信息化建设与工程档案管理相关
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成本管理是由成本规划、成本计算、成本控制和业绩评价四项内容组成。成本规划是根据企业的竞争战略和所处的经济环境制定的,也是对成本管理做出的规划,为具体的成本管理提供思路和总体要求。成本计算是成本管理系统的信息基础。成本控制是利用成本计算提供的信息,采取经济、技术和组织等手段实现降低成本或成本改善目的的一系列活动。业绩评价是对成本控制效果的评估,目的在于改进原有的成本控制活动和激励约束员工和团体的成本行为。以下是今天读文网小编为大家精心准备的:水利工程施工成本管理重要性分析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
水利工程施工成本管理重要性分析全文如下:
【摘 要】随着我国水利发电工程的不断深入,我国水利工程施工项目也得到了快速发展。作为我国水利工程中的重点,基础水利工程施工在我国水利工程施工中占有重要位置。水利工程施工的成本管理一方面关系到工程成本的控制,另一方面也关系到工程项目款项的合理应用。文中就水利工程施工成本管理的重要性进行了简要的分析。
【关键词】水利工程;施工;成本管理;重要性
1.施工成本进行分析是施工成本管理的重要组成部分。水利工程施工成本主要是指为完成工程项目的施工内容所造成的各种生产管理费用的总和,施工成本主要包括了直接费、管理费、业务费等。由于水利工程的施工占企业运营成本的70%―80%左右,水利工程的施工成本的多少将对企业资本核算产生至关重要的影响。所以合理有效的施工成本分析可以在一定程度上可以不仅使得企业的流动资金得到增长,还能够降低施工成本,对企业的发展大有裨益。
2.水利工程施工成本管理可以提升企业的综合实力。通过提升企业的综合实力,可以有效地提升企业在市场上的综合竞争能力,这对企业在当今竞争异常激烈的市场环境下实现生存和稳定发展具有非常重要的现实意义。水利工程施工成本管理还可以促进企业的整体管理水平的提高,好的管理方式起到模范的作用,通过综合运用人力物力,有效地对员工降低成本的意识进行增强,从而凝聚企业的内在生命力,是员工的工作积极性得到增强[1]。
1.企业员工普遍缺乏成本管理的概念。在水利工程的建设施工过程之中,由于企业中的部分员工乃至管理者其自身的施工成本管理的意识不强,造成与企业各部门与工程其它相关部门沟通交流不足,这种情况很可能导致工程项目的建设以及业务出现脱节的现象,对水利工程的施工成本管理工作造成阻碍。与此同时,企业在对材料进行交接以及工作交接的过程中,交底时的;交底材料不够清晰明确,这样很容易造成材料的浪费。
2.企业内部的定额缺少。我国对施工企业统一颁布的预算定额编制,造成了施工企业预算的一定滞后性。内部定额的缺乏使之企业在领料方面无法使用限额领料方式,无法很好地去控制材料的使用。造成内部定额缺少的原因有二,一是无牵头建设部门组织制定内部定额,二是企业因为自身水平和利益原因使目标成本有一定的盲目性。因此,企业应该向南方有些城市学习,为使施工企业有竞争力,都是建设部门牵头,行业协会组织,要求企业去制定内部定额。
3.水利工程施工成本控制体系的残缺。把成本控制应用到水利工程的建设施工过程中,成本控制的实施需要建立在完善的科学管理体系的基础之上,这个科学的管理体系需要企业组织水利工程的设计勘察单位、工程的施工单位以及监理单位共同制定。但是我国的水利企业普遍没有构建完善的科学管理体系,水利工程控制体系的残缺使得成本控制无法顺利实施。
4.水利企业在水利工程的建设中非生产性开支不合理。由于水利企业中,部分管理人员为了谋求一己私利,以自己的权利指使相关人员对工程费用,甚至有项目经理常常从材料采购以及会计上牟利,这种行为不仅非常不利于对于施工成本的控制,还可能为企业带来巨大的经济损失。
1.构建健全的工程施工成本管理制度
施工的过程中,企业若想要顺利的把成本控制应用到水利工程项目的实际施工过程当中,这就需要企业构建一个健全有效的工程施工成本管理制度和成本控制体系,成本管理制度和成本的控制体系是成本控制能够顺利和有效实施的保障。只有构建健全和完善的成本管理与控制制度,才能使得企业在水利工程的施工中更好的进行成本的控制。
2.加强对于水利工程施工成本管理的控制。现代水利工程施工成本管理主要通过预测、决策、计划、控制、核算、分析和考核等工作步骤所完成。在施工队伍进场前对水利工程项目进行成本的预算管理,可以有效地对工程项目未来的成本水平及其发展趋势所作的描述与判断来对工程施工的成本进行一个有序的预算,通过所得的预算成果来加强水利工程施工中资金的控制,从而减少银行贷款时间降低利息的支付,以此来降低施工过程的成本[2]。水利工程成本的前期预测以及计划都是作为检查工程项目成本管理水平的重要标准。
在工程项目的施工过程之中,要及时地对可能影响施工成本产生偏差的各种因素进行调节和规避,同时对于工程项目施工过程之中所产生的费用进行严格的控制。对每一个特定时期计划成本与实际成本之间的差异进行比较和分析,及时发现施工过程中的浪费、超耗等现象,并进行及时地纠正。
3.企业应对工程项目的管理人才进行优化。自从进入新世纪以来,时代对于成本管理相关的人才提出了更高的要求。这些人才除了需要有完善的理论知识功底之外,还需要有丰富的工程管理经验。对于企业中的工程预算人员,需要不断地通过学习专业知识,从而能够对国内外的市场有一个宏观性的把握,而针对成本控制人员,则还需要有一定的经济学基础,从而更好地控制工程的施工成本[3]。
4.注重成本核算,实现成本控制目标。进行成本核算的主要姿势和实施部门是企业的财务中心以及工程项目的项目部,在进行成本核算时,需要对每一个项目以及每一个阶段的成本清单进行汇总,再对使用国的资金进行比对,从而实现对资金的有效控制。在进行核算的过程中,主要是对工程项目建设中的人工费、材料费、机械费、设备费、项目部管理人员的工资、补助、福利、劳保、医保、办公用费、招投标费用等进行核算,对于超出成本控制之外的费用,通常由项目部内部进行调整解决。财务中心除了需要在项目施工的过程中进行成本核算之外,还应当筹集一定的资金、确保项目正常进行。
在企业进行成本控制的过程中,通常需要考虑到三个方面的因素。第一,防止人才流失所导致的人才成本的降低。第二,对于施工过程中昂贵的施工机械和设备,应当将这一部分所花费的资金均摊到项目之中,保障成本核算的正常进行。第三,企业还应当将社会成本纳入项目成本核算的范围之内,保障企业在保障工程质量的同时,还能够使企业获得足够的利润。
对于水利工程项目的建设施工而言,施工成本的管理不仅能对企业的财务管理、员工的积极性等方面有很大的提高,在某种程度上施工成本管理还能影响到企业的竞争力和发展动力。所以说工程项目成本管理控制措施的稳定实施是工程质量提高和企业经济效益的保证。因此希望更多的工程从业人员能够齐心协力,在水利工程的施工成本控制管理上贡献自己的一分力量。
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摘要:伴随着信息技术日新月异地发展,计算机被广泛应用到工程设计领域之中。由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象,尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。因此,全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常运营是极为重要的。鉴于此,本文对如何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。
关键词:工程设计;电子档案管理;文件归档
1.前言
随着信息技术迅猛发展,计算机被广泛应用到各个领域,包括工程设计领域。这样以来,工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以,全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此,笔者主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。
2.电子文件归档前的准备工作分析
充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度,并做好制度的宣传工作,进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以CAD文件的归档为例,归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单,通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是,由于部分工程的工期较为紧张,遵从严格的程序需要花费大量时间,这将会与工作时效产生矛盾。所以,可以采用先进的计算机技术手段,将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上,提高电子文件归档的效率。
由于一个工程可能形成成千上万个电子文件,倘若规章制度存在漏洞,执行不严,势必会造成反复归档,浪费人力财力的现象,甚至会导致文件归档混乱,输出的产品为次品,造成工程质量事故和严重的经济损失。因此,做好电子文件归档前的准备工作,尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用,为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。
3.电子文件归档过程中应注意的问题分析
在电子归档过程中,归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知,在工程设计中,从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件,有EXCEL表格、WORLD文件、扫描形成的TIF文件等等。并且,这些文件大都在工程设计正式开始之前形成,不仅涉及面广,而且内容繁杂,给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档,文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据,从而提高这些电子文件的归档率。
对于CAD电子文件的归档可以采用DWG格式,因为这种格式可以在CAD中直接打开,接受直观检查,尤其是对档案标识的检查,而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时,对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正,大大提高CAD出图合格率。但它也存在着一定的问题,如劳动强度大、费时费工等。
对于PLT格式的文件,恰巧与DWG格式的文件优缺点相反。PLT格式的文件在归档时图像不能直观显示,但是文件内容保持不变,不随阅读、输出平台的改变而改变。
对于PDF格式的文件,其一般为只读模式,不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版,有一定的保护知识产权的作用。
4.电子文件归档后的检查验收工作分析
电子文件是形成纸质文件的源头,而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面,兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括:一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等;二是检查本卷的其他电子图,包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是,需要注意的一点是,电子文件对设备及其标准有较强的依赖性,加之数据类型、文件格式的多样化,文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后,在归档检查时出现问题,例如使用的字形存在差异;同种字形但是版本有所区别;电子图正常,但是归档后部分文字发生串位、变形,甚至出现乱码。
以钢结构的电子图为例,如果使用日本的制图软件,而不加专有字形,那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外,许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本,这样也会为电子文件档案管理工作带来一些问题。例如,由CAD14到CAD2007,各种版本的软件都在使用。但是,如果利用低版本的电子图在高版本中作图,则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中,如果部件实体的外围轮廓线粗细不均,混同于标注线,那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此,采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别,进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之,实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一,成为电子文件归档最后关口的重要任务。
5.电子文件修改后的归档工作分析
在工程设计单位内部,各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作,以适应各种变化,例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前,大多数单位采用的是保留最终版本的方式,即以第二次修改的版本覆盖起初版本,以第三次修改的版本覆盖第二次的版本,这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程,如土耳其工程中,每次电子图的修改版本都加以归档保存,编号为ABC等,借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是,由于两次修改之间的时间间隔难以确定,之前修改的图纸已达到施工现场,纸质文件与变更通知单一旦收集不完整,就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见,如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程,可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。
6.结语
综上所述,电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要组成部分。在此之前,过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间,现在则只需要半年甚至更短的时间,而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品,劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子文件档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上,我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节,包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题,电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等,将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。
参考文献:
[1]倪晓敏,《浅谈电子文件与电子档案管理》[J].机电兵船档案,2006,(5)
[2]李谨,《浅谈如何做好电子文件的归档管理及利用》[J].新疆水利,2009,(2)
[3]张文浩,《国企CAD电子文件管理模式研究》[J].档案,2009,(3)
[4]柏捷,《试构建城市测绘电子档案及其管理信息系统》[J].城市勘测,2005,(6)
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审计是指由专设机关依照法律对国家各级政府及金融机构、企业事业组织的重大项目和财务收支进行事前和事后的审查的独立性经济监督活动。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:建筑施工中工程造价审计的重要性分析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读。
建筑施工中工程造价审计的重要性分析全文如下:
随着我国经济体制的不断改革与完善,我国工程造价管理制度也发生了相应转变,我国对工程造价审计机构及工作开展情况也愈加重视,这是由于工程造价审计工作的影响决定的。工程造价审计不只是对建筑施工过程进行审核监督,同时也是实现工程造价控制的一种经济手段。
工程造价审计工作不属于建筑施工单位的工作范畴,它是我国专门从事固定资产投资审计相关部门的工作内容,是固定资产审计工作的重要组成,是我国独立审计机构以我国经济技术指标以及相关法律法规健对固定资产费用进行全面审核的一种监督手段,该工作的有效实施可以确保资产投资工程项目的准确性、真实性,同时还可保障工程项目编制方法的合法性。
建筑项目施工中包含了多方面内容,在投资成本上要经历工程计划、投资预算、投资成本使用以及竣工结算等多个环节,然而在建筑施工过程中往往会受到一些人为或者是自然的约束与影响,存在一定的不确定性,这给工程造价审计工作增加了难度及强度[1]。工程造价审计工作贯穿于工程项目施工的全过程,对建筑施工整体质量有着直接性影响,因此审计机构必须对建筑施工中的工程造价审计工作引起足够的重视,将工程造价审计工作贯彻落实到建筑施工的始终。
由于建筑施工中存在诸多不确定因素,因此不可避免的会造成工程造价审计工作中出现一系列问题,就目前建筑施工中工程造价审计工作现状来看,工程造价审计工作主要存在四方面问题。
第一,在建筑工程招投标过程中,有些工程招标文件中明文规定工程变更费用应按照标底价和合同价进行同比例下浮,然而在签订合同时却不再进行比例下浮,同时还存在有建筑工程项目施工合同和招标文件中工程价款结算方式相关约定不一致的情况[1]。这些情况不仅会扰乱市场竞争环境,同时还有可能造成工程造价上升,而建筑工程整体质量下降的情况。
第二,目前我国很多企业在建筑施工中都存在现场签证不合理不规范的情况,其不规范之处主要表现在三点,首先,在建筑施工中有些现场签证工作内容已经被包含在预算定额之中,并且在现场签证过程中签字盖章手续不完整,相关工作人员对工程内容确认以及工程量计量缺乏有效性监督;其次有些单位在签证工作中仅仅对工程量进行了现场签证,而未对工程价格进行确认,这会对工程造价造成一定的影响;再者,就签证而言,还存在签证不及时的问题,在建筑施工过程中没有进行现场签证,而是在施工之后进行补签,这样一来现场签证失去了原本的意义[2]。
第三,有些建筑施工企业在施工过程中将利益放在首位,因此在工程造价中故意抬高造价,抱有侥幸心理,造成工程造价与工程实际投资成本不符的状况。
第四,有少数工作人员在工程造价审计工作中将工程施工图和工程竣工图弄混淆,从而给工程造价审计工作的顺利进行带来麻烦。
工程造价审计工作中包含了诸多因素,只有对这些因素进行逐个把握,才能保证工程造价审计工作的顺利完成,以下是笔者结合自身工作经验对建筑施工中如何做好工程造价审计工作的有效措施研究。
3.1 采用抽查审计方法
在建筑施工中开展工程造价审计工作不仅是强化审计的一种体现,同时也是对建筑施工过程的经济监督。就大型建筑工程项目施工而言,开展工程造价审计工作要涉及到工程量,同时还需要相关部门的配合,只有这样才能提高工程造价审计效率,避免工程造价审计工作的片面性。另外,为了减轻审计人员的工作压力,同时也为了提升工程造价审计工作效率,可适当采取抽查审计方法,对建筑施工中的重点项目进行选择性抽查,特别是对监理工程师签证变更工程,更要重点进行监督检查[3]。
3.2 建立完善的工程造价审计约束机制
为了保证建筑施工过程中工程造价审计工作质量,首先就要根据工程造价审计工作及施工实况建立完善的工程造价审计约束机制,对工程造价审计工作开展情况形成一定的约束力,其次还要将投标经济责任制、总承包经济责任制、重建过程中的责任制以及项目建设资本责任制等多项制度贯彻落实到实际工作中。在工程造价审计工作中若发现弄虚作假或者有缺乏责任心的现象应及时加以制止,以免影响建筑工程施工整体质量。
3.3 对建筑施工进行全程跟踪
一般情况下,工程造价审计不能直接性参与建筑工程施工,其主要是通过与建筑工程施工相关资料来完成工程造价审计工作,属于一种间接性行为。在这种情况下有些自觉性不强的施工单位为了保证自身的经济效益,会对审计机构只提供对自身有益的工程变更签证,甚至刻意隐瞒对自身不利的建筑工程资料[2]。然而若建筑施工单位所送达的工程资料缺乏全面性与完整性,那么会直接影响审计质量,所以工程造价审计人员在建筑施工初期就应该对其实施全程跟踪,以此来获取建筑施工第一手资料,为后期工程造价审计工作提供强有力的资料依据。
在当今工程造价日渐增高的形势下,工程建设投资成本不断膨胀,开展工程造价审计工作刻不容缓。强化工程造价审计工作,对建筑施工过程中的成本应用进行有效监督与控制,采用先进的审计手段及方法,并在实际工作开展中根据实际情况不断完善审计方法,保证审计资料的可靠性与真实性,这样能够有效降低审计风险,使工程造价得以控制,建筑施工顺利开展。
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农村饮水安全工程的前期工作,工程建设、建后管理、长久运行机制情况复杂,统计困难。下面先简单介绍下都匀市农村饮水安全工程现状及需要档案管理的几个因素。
都匀市人口48.0507万人,其中农村人口31.4644万人,全市农村共1000多个村民组,很多村寨除了集镇周边,都为单村或单个村组供水工程,所以农村饮水安全工程点多面广,集中式供水自然寨300多个,分散式供水自然寨600多个,很难管理,时间长了有时施工人员可能连寨子名字都记不住。
自2005年实施农村饮水安全工程以来,前几年实施的是乡镇及周边村寨的较大的工程,人口一般在2000—10000人之间,这几年实施的基本上都是十一五未解决的偏远的自然寨,人口一般在几十人到1000人之间,工程较小,难度不大,但是工程地点一般都比较偏远,有些离县城有几十公里,管理困难,有时候一个工程点含7、8个集中供水工程,而且高位水池离水源点2、3公里,去水源点一般都在深山老林,有时候连路都没有,统计非常困难。
我们农村饮水安全工程项目都是5年规划,经过5年的时间各自然寨都不大不小发生了点变化,有时候是人口变迁,包括自然的从高山搬迁到平地较好的地方,有些是水库移民,有些是地质灾害移民,还有些是农村学校的并校,有些农村学校的消失,有些是城市发展改造向城市周边农村延伸,特别是都匀近来的棚户区改造,周边农村有几个自然寨都全部拆迁了,工程点不得已改点到其他的地点。所以工程地点、工程点人数都有变更,加大了统计难度,要清楚都匀市那些地方已经实施过农村饮水安全工程,哪些地方还没实施过农村饮水安全工程,而且这些农村饮水安全工程的运行管理情况如何,得逐一排查,心中得有一本图册。
目前都匀市已实施了300多处农村饮水安全工程(约900多个自然寨),所以通过实践,我们总结一套农村饮水安全工程档案管理模式,方便以后工程的建设、管理及下一步的规划。
首先要给各个工程一个身份证,也就是工程唯一的编码,一个工程对应一个编码,方便工程准确快捷的通过编码将其找出。
其次工程档案要分批次装订,分部分排序。农村饮水安全工程工程量小、数量多,平均投资都在几万到五十来万之间,单个工程很难装订成一本,因为一个批次的很多程序都是一起走的,包括资金下达、方案审查、招标、设计、施工、监理、质量监督等有很多相似性,所以很好一起整理,也避免很多重复资料,所以推荐一个批次装订,但是在装订时要注意装订顺序,编好号,方便以后查找。由于各个工程档案在工程的整个建设期内归档,收归档案的时间较长,未避免档案遗失,要为每一个资料留出固定的位置,收的时候对号入座,不用每次都重新来排顺序。档案装订按照水利部颁发水利工程建设项目文件材料档案管理,档案按年度分批次收档,归档范围与保管期限表包括九部分,但是农村饮水安全项目较小,结合本工程实际经验,只有其中的几部分,
1、工程前期工作文件材料(含项目投资计划、资金文件、批复、会审纪要、实施方案、变更设计及批复、法人建立文件、项目公示);
2、工程建设管理文件材料(即各类设计、施工、监理、设备材料等合同及中标通知书);
3、施工文件材料(项目划分申请、报告、及批复、单元工程质量评定表、隐蔽工程验收签证、水泥、沙、石、钢筋、砼砂浆配合比资料、砂浆、砼试件检测报告、施工日志);
4、监理文件材料(开工申请、开工令、隐蔽工程签证、中间报量、联合计量单、完工结算书及支付证书等);
5、工艺、设备材料(含国外引进设备材料)文件材料(管材合格证、设备合格证、招标公告、招标文件、中标通知书、招标文件等);
7、工程运行管理资料(受益户统计表、移交清单、试运行报告、工程管护制度、管护协议、水质化验报告等)
8、财务、器材管理文件材料(资金支付资料、财务决算报告等);
9、竣工验收文件材料(建设管理报告、施工管理报告、监理报告、质量评定报告、审计报告等)
注:第六部分为科研项目文件材料,一般饮水安全工程都没有,所以不收编,各部分之间推荐用有颜色的纸张加以区分,用封面纸包好,棉线捆好。
然后很重要的一点就是要做好工程情况汇总表,以便查找方便。
最后平时注意资料的搜集整理,做好编号,尤其是工程编码的编号不要填错,注意细节处理,由于农村饮水工程档案使用频率挺高,最好不要用档案盒装,一是档案盒厚度固定,而资料厚度随时增加,资料厚度比资料盒小时,太薄的资料会弯曲变形,会打皱折叠,二是超厚档案盒挤占储存空间,所以推荐用硬壳纸当封面,用线捆扎封边,封存时记得取下订书针、订书钉等铁器,以免长时间存放锈蚀污染资料,资料存放处最好放置干燥剂,防止蛀虫。
归根结底做好农村饮水安全工程档案管理就是掌握全市农村饮水安全情况的大数据,它有以下几方面的作用:
1、 在工程建设阶段,方便建设的工程的管理,如合同管理、质量管理、资金支付管理。
2、 在工程竣工验收阶段,以备完成各类检查、审计及迎接竣工验收。
3、 在工程运行管理阶段,保留原始数据,才好掌握工程使用年限、移交工程情况、运行情况、出现的问题等,
4、 在下一步的规划建设阶段,掌握好全市已有的饮水安全工程资料对我们下一步的规划建设有指导意义,避免出现重复建设、漏建,查找发现的问题,改正,并在下一个五年规划的提取经验教训。
总之做好农村饮水安全工程档案管理对我市农村饮水安全工程建设受益颇多,农村饮水安全工程是全市的民生工程,领导也高度重视,加大农村饮水安全工程的建设力度,能使广大的农村人口喝上干净的自来水。
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摘要:随着市场经济的发展,基建工程项目建设也愈来愈得到深入发展,如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量的一项重要的工作。基建档案是企业档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,宣钢焦化厂在2007年3月开始实施5#、6#焦炉改造工程建设,结合近年来工程建设经验,对工程建设档案资料的管理实行项目组负责制,理顺了工作程序,对企业做好后续生产组织、设备及工艺优化起着重要的作用。
关键词:重点工程档案管理项目组负责制
0引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量的有价值的档案资料,这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理,对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护,具有十分重要的意义。同时,我们也看到,随着我国市场经济体制的逐步建立,重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时,把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓,切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上,建立了重点工程项目档案负责制,从实际出发,认真做好工程建设资料的收集工作,理顺工作程序,采取有效措施,在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上,保障工程档案资料收集工作的正常进行,确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1建立重点工程项目档案负责制,形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目,也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理,在工程所涉及人员各自身份不变的情况下,成立工程项目指挥部,下设四个项目组,由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成,在不改变现有编制的情况下,充分利用现有的人力资源,而每个人原来所承担的厂内业务不变,同时规定了各项目组的职责和任务,对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确,对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用,因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理,建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则,成立了档案工作领导小组,统一协调档案管理工作,由总工程师主管档案工作,档案室设立专职档案员,在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员,形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时,即把有关技术文件材料收集工作落实到人,做好积累、保管工作,由各工程项目组组长负责档案管理,做到每个重点工程均有专人管理,负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作,其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络,这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系,保证档案管理与项目建设同步进行,确保了工程资料的完整收集,避免了工程资料收集上的疏漏。
2围绕工程建设,理顺工作程序,形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求,焦化厂技术改造任务加大,生产与基建施工项目交叉点多,为确保重点工程项目档案资料齐全完整,在基建工程项目开工之前,将有关计划通知各部门的档案管理人员,让档案人员参加设备开箱与有关工程会议,使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉,以便及时完整地收集相关资料,使应当归档的资料“粒粒归仓”,对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订,制订出的工程项目档案工作计划,既符合工作进程,又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上,还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作,档案室与各项目组密切联系,首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料,经过档案室收进来、登记、审核、建台账,然后将施工图纸等资料分发到各项目组,并登记上账,再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收,及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整,进行审查,经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责,既负责接收资料,又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作,档案室人员经常深入现场进行指导,一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用,使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集,另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系,积极提供有效服务,从而通力合作,共同做好工程档案管理。
3强化档案全过程管理,形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广,贯穿于工程全过程,工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识,要认识到做好档案工作,不仅仅只是为当前工作服务,也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来,形成齐抓共管的整体全力,即全过程管理。在全过程管理中,按照《档案法》和《建设项目(工程)验收办法》的有关规定,坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则,保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用,为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先,要树立质量管理意识,运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时,就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中,同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求,将《建设项目(工程)档案管理规定》下发给进厂的施工单位,做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收,各项目组严格把关,并列入厂经济责任制考核中,以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面,确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次,在搞好重点工程档案管理中,充分利用先进的档案管理手段,建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案,并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目,使之适应现代社会需要,为项目建设单位提供更好的服务。
4注重实效,健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程,从项目的提出、设计到施工、验收,档案一直处于活跃的状态,直至验收以后,才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程,一旦工程出了问题,或交工后,需要改建、扩建,档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理,仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够,其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中,影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重,部分人员不重视。为了解决这个问题,焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施,从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约,做好“三约束”,摆正档案和建设项目的关系,确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况,作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的,与各单位奖金挂钩,进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则,认真做好档案验收工作,查漏补缺,发现问题,及时纠错改误;工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料,工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收,齐全完整的予以签字确认。经签字确认的,给予决算、付款。验收不合格的,不签字确认,并不予付款、决算。
5开发利用档案信息,促进档案管理工作
做好档案资料的收集、归档工作是为了利用,而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对重点工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解,大量的档案产生于他们手中,他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说,如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。近几年来实施档案数字化管理,将档案资料及时输入电脑,随时为工程技术人员提供服务,档案管理人员注重用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。
综上所述,要搞好企业重点工程档案管理,必须扎实抓好档案的基础工作。没有优质的档案基础工作不仅难以保障优质服务和开展利用工作,而且档案管理升级工作也就无从谈起。为了全面规范企业档案工作,提高现代管理水平,企业档案部门必须要立足于档案的基础建设,按照业务规范标准的要求,扎扎实实地做好基础工作,抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用,促使企业档案管理水平尽快提高。
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