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档案信息化建设是高校档案工作适应社会与学校发展的必然趋势,电子政务发展给档案信息化建设带来了良好机遇下面是读文网小编为大家整理的档案信息化建设论文,供大家参考。
一、健全规章制度,规范档案信息化管理
规范化、制度化是进行文化艺术档案信息化建设的一项重要内容,也是衡量文化艺术档案管理现代化水平的一个重要标志。文化艺术档案信息化法规、制度是指推动文化艺术档案信息化发展、规范文化艺术档案信息建设的各类法律、法规、规章、规范性文件等。没有这些法规及制度,就有可能在信息化建设中产生诸多问题,如文化艺术档案信息版权问题、文化艺术档案知识产权问题等,影响到文化艺术档案信息化进程的实现。文化艺术单位在进行文化艺术档案信息化建设时,应该按照国家档案信息化建设的规章,根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理规章体系,并在实践中不断加以完善。要根据不同文化艺术门类和载体的具体情况,制定和完善文化艺术档案信息化建设的原则、方法、范围和要求,建立健全文化艺术档案数字化、网站运行、数据库管理等各项规章制度,真正实现文化艺术档案信息化的规范化、制度化。
二、建立目录数据库,为实现档案信息化管理奠定基础
加快建立文化艺术档案目录数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源奠定良好的基础。在建设文化艺术档案目录数据库的过程中,要加强对相关标准和规范的制定与完善,积极开展文化艺术档案数据库著录标准研究,逐步建立统一、规范的文化艺术档案数据管理标准体系,以实现文化艺术档案资源的共享。档案目录数据库,要既符合国家的标准,又要有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等做出统一的规定,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。要实现文化艺术档案信息化管理,首先要把档案目录册或目录电子文件建立成为目录数据库,便于文化艺术档案目录的检索和查阅。案卷级目录要实现机检,重要全宗档案要逐步实现文件级目录机检。
三、利用先进技术手段,加快传统档案数字化进程
所谓传统文化艺术档案的数字化主要是指纸质档案、图片档案、声像档案等的数字化。借助扫描仪、数码相像、声卡等手段,实现实体档案向数字档案的转换,也称原子档案向比特档案的转换。其实质是信息形式的转变,是将现实世界中的记录于各载体的图、文、音、像等艺术档案信息转化为可在网络中存储、处理和传递的数字化信息。这一过程就是数字化。要加强纸质文化艺术档案数字化建设,采用文化艺术档案管理软件等现代化手段对文化艺术档案目录进行著录,对珍贵文化艺术档案进行原文加挂或数字化处理,建设文化艺术档案数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源,实现文化艺术档案信息资源共享提供方便。
四、加强人才建设,提高档案信息化管理人员的素质
加强文化艺术档案信息化建设,必须加强文化艺术档案工作人员队伍建设,尽快提升文化艺术档案信息化管理人员的综合素质。文化艺术档案信息化管理人才是所有具有信息化专门知识和专业技能,能够以创造性劳动为文化艺术档案信息化建设做出贡献者,具体可分为管理型人才、技术型人才、技能型人才和研究型人才四种。文化艺术档案信息化管理人才是推动文化艺术档案信息化的动力,是文化艺术档案信息化建设的宝贵资源。文化艺术档案信息化管理人员应该更新观念,调整心态,不断学习并掌握必要的网络知识和技术,对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理,使文化艺术档案信息能充分发挥最大的开发利用价值,以更好地适应文化艺术档案信息化建设发展的需要。
一、广播电视档案信息化建设工作中出现的问题
由于各个地区经济发展水平参差不齐,因此这项工作的开展程度各不相同。比如中央电视台拥有雄厚的实力,很早就开展这项工作,而且做得很好、很到位。而且率先按照国家制定的《广播电视资料编目规范》来开展档案信息管理工作,但是对于很多县级广播电视机构,很难像中央电视台这样把这项工作做好、做到位。总的来说,地方档案信息化水平比较低,软硬件设备都比较落后。虽然很多地方比较重视这项这个,纳入了很多先进设备,但结果还是无法让人满意。这种情况严重制约了我国广播电视档案信息化管理建设工作的正常进行。
二、推动我国广播电视档案信息化管理工作的措施
(一)提高管理人员的素质和技能
广播电视机构拥有一支高素质、高技能的信息化管理队伍是推动广播电视档案信息化顺利进行的人才保证。因此,做好这项工作,首先应该注重引进高素质人才,引进那些计算机技术、网络技术高超的专业人士。在任用过程中,要选择那些负责任、有担当的同志,要任用那些热爱这项工作、甘于奉献的同志。其次,要加强培训内部的队伍,注重提高档案信息管理工作人员的素质和技能。要做好培训工作,从理论基础出发,结合工作的实际情况,找出合适的培训方法。在提高工作人员素质的同时,要扩大他们的知识面,加快他们知识更新的速度,达到提高自身素质的目的,推动工作人员综合素质全面发展。
(二)加大资金的投入
档案信息化管理工作需要投入足够的资金,需要提供必要的硬软件设备。因此,在开展广播电视档案信息化管理工作中,要做好财政预算工作,从根本上解决资金问题。同时要做好资金的使用工作,合理的使用资金。比如在购置刻录机、扫描仪等设备时要做好资金的监督工作。而且也需要做好其他基础性工作,比如在集中力量将系统档案进行数字化处理的工作,将系统的信息刻录到光盘、磁盘等计算机等储存器中,从而完成档案信息向数字化转化的工作。同时,在对现有的专题、新闻进行整理时,要分门别类,做好整理工作,从而实现信息向数字化、电子化方向发展。
(三)制定合理的广播电视档案信息管理工作体系
制定合理的档案信息管理体系,有利于推动各个地区信息管理工作顺利开展。因为很多广播电视机构在信息管理中没有统一的规范,缺乏成熟的、系统的理论作为指导。所以为了减少不必要的问题,急需制定一套标准体系,从而规范档案信息管理系统、数据格式等工作。
三、结语
总而言之,广播电视档案信息化管理工作不是一项简单的工作,需要认真分析目前工作中存在的问题,找出问题原因。因此,在今后工作中,要加大资金的投入,提高信息管理人员的素质和技能,同时也要制定一套合理的规范体系,推动各个地区广播电视档案信息工作的均衡发展。
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档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分,推进档案信息化建设可谓任重道远,必须站在可持续发展的高度,科学规划,积极推进,不断提高档案信息资源的开采面、利用率,真正实现信息资源共享,为企业科学和谐发展提供服务。下面是读文网小编为大家整理的档案信息化论文,供大家参考。
【摘要】本文论述了行政审批档案管理工作。提出加快行政审批电子档案信息化建设,改善档案信息化基础设施建设,提升行政审批档案管理水平。
【关键词】行政审批;规范档案管理;信息化建设
行政审批是根据法律规定的条件,由实际执法部门来审核是否符合条件的行为。在行政审批过程中,形成的大量具有保存价值的文字、图表、声像等形式的原始档案记录,它不仅是行政机关及其执法人员总结和研究行政许可案例的主要对象,同时也是复议机关和审判机关判断行政许可决定是否合法,能否成立的重要依据。如何做好行政审批档案的有序管理,进一步规范行政审批档案的收集、整理、立卷、归档和保管,按照档案立卷格式完成电子文件管理归档、档案定期移交等工作,成为推进政府行政管理标准化、制度化、规范化的重要课题。
一、规范行政审批档案管理
行政审批中形成的的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史档案记录,是政府行政管理部门无形资产中最宝贵的财富。在接到服务对象申请材料后,应依据行政审批规定,对当场能够办结的行政审批事项和审批服务事项,在其申请材料登记整理后,申请人和办件人签字、盖章,窗口要妥善保管,并负责归档整理工作。对当场不能办结的审批及服务事项,窗口工作人员应对申请材料进行核准,封入档案袋中,由主管部门指定人员将文件档案取回。对需联合审批的事项,由窗口工作人员负责将有关送审档案材料转交或分送联合审批部门。规范窗口工作人员和审批部门工作人员在接、取送审档案材料时,认真履行转接件登记手续,注明取件时间、取件人、经手人等事项。在审批档案材料流转过程中,要求保证受理材料完整性、保密性、无掉页、无损毁现象,确保各类文件档案在运转过程中不丢失。对已经办结的批件及档案资料进行统一整理、分类、排序、盖章、装订,保证资料齐全,目录清晰,管理规范,方便日常查阅。只有强化规范档案管理流程,才能促进档案管理水平上一新的台阶。通过一系列的管理举措及制订完善档案管理制度,逐步完善了“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标。
二、加快行政审批电子档案信息化建设
行政审批档案信息化建设是当前和今后一个时期推进政府行政管理标准化的一项重点工作。通过加快行政审批电子档案信息化建设,把行政审批档案信息由原有传统的纸质文件、声像档案资料等介质文件,通过数据库、高速扫描等先进技术手段,系统组织成具有有序结构的电子档案信息库。再将这种原生的、独有的、不可替代的行政审批电子档案信息资源充分利用,变成电子政务信息公开不可缺少的重要公共信息资源,达到行政审批“公正、公开、公平”的目的。由于行政审批信息系统具有封闭性和不兼容性,导致了电子政务信息公开数据并未完全实现网络整合与全部链接。只有把行政审批档案信息化建设和电子政务信息公开建设有机地融合,才能稳步推进政务信息公开建设协调持续地发展。利用行政审批综合信息管理服务系统再造,全方位、多角度地将行政审批档案信息公开,让行政权力在阳光下运行,让社会公众进一步了解送审材料规定、相关法律法规、办件流程等事项,方便企事业单位的查阅,提高行政审批的时效及工作效率。建立网上行政审批全流程,设置电子报件端口。由原有的面对面办公,发展成为背靠背办公,将纸质档案向电子档案转型,从而推进行政审批档案信息化建设,具有现实的重要意义。
三、改善档案信息化基础设施建设
档案信息化的基础设施建设是档案事业发展的前提和趋势,同时行政审批电子档案信息化建设又是政务信息公开建设的一个重要组成部分,它主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。随着行政审批模式的变化以及公众对行政审批质量和效率要求越来越高,现有的信息系统在一定程度上已经不能满足实际业务审批、行业管理和数据分析的需要,急需建立一个网上虚拟行政审批管理平台,设置网上电子申报端口,实现纸质申报向电子申报的过渡,进一步改进和完善了电子档案的功能,使其记录内容全面、客观、动态。将行政审批全过程形成的档案信息资料依托电子政务平台,公布案件内容、办理程序、承诺时间、监督渠道和结果公示,让权力在阳光下运行,接收社会公众的监督。通过对行政审批电子档案的内容进一步丰富和扩大,使其具有的功能更加适合政府政务信息公开和社会公众的需求。才能更好地为企事业单位、办事群众及社会各界提供优质、透明、高效的服务。
四、提升行政审批档案管理水平
当今社会是一个高速发展的信息时代,新情况、新知识、新问题不断涌现,窗口工作人员同样面临“能力提升”和“业务恐慌”的问题,只有通过不断的继续教育培训,来学习新知识,掌握新本领,开阔新思路,才能更好地为人民服务。同时,档案管理又是行政审批工作的一项重要环节,在材料送审阶段就规范管理档案信息,建立行政审批档案规范管理机制,落实人员负责制、评审监督等保障措施,明确送审参与单位对文件材料形成、归档的职责和质量要求,建立健全报审材料档案管理网络。同时各级领导特别是窗口单位负责人要树立对档案管理的认识和法制观念,深刻了解档案的重要性和潜在价值,充分意识到档案工作是行政审批项目工作的基础之一,是重要的信息资源,档案管理工作的好坏是窗口单位业务管理的体现。窗口工作人员要本着做什么学什么、缺什么学什么的基本原则,严格围绕档案工作人员最想解决的问题、最想学到的知识、最想掌握的技术,提升窗口综合服务能力,应当持续健全现有继续教育与岗位教育的培训方式,形成一种能够有效提升档案工作人员创新能力与工作能力的培训体系,从而提升档案管理工作的水平。
一、建筑施工企业档案信息化管理的现状和问题
(一)在进行档案信息化建设初期阶段,对其调研力度不足。
目前,我国建筑施工企业普遍存在在开展企业档案信息化建设工作前期,对档案信息化建设调研不充分的问题。因此,如果企业对档案信息资源进行合理科学的分类、整合、进行检索以及编码工作,就可以很容易形成一套有效的管理企业信息档案的规章制度,从而从真正意义上形成数字化档案信息管理库,做到真正的利用电子计算机进行档案信息的管理,实现档案信息化。有数据显示,目前我国只有2%的企业能够使用计算机进行企业档案信息等相关数据的管理。由此可见,建立数字化的档案数据库是建筑施工企业实现现代化的前提。档案信息化建设的成功更有利于企业更好的收集、处理、积累具有信息价值的庞大的档案数据。因此在档案信息化建设初期,要加强对其调研。
(二)对档案信息化建设重视力度不够,针对性不强,档案从业人员业务水平参差不齐。
在我国建筑施工企业中,档案信息化建设受到很多企业内部因素的影响,比如高层领导不够重视,导致协调沟通不到位,又如档案人员对档案的管理能力不够好,对档案信息化建设的重要性认识不足,单纯认为档案管理工作只是简单的对工程档案进行收集、整理、归档、保管,因而不需要太专业的知识和专业人才,导致档案管理人员专业知识水平不高、业务水平偏低、来源杂乱,这对档案信息化管理建设有很大的阻碍作用。
(三)档案信息化的探索、开发和建设传统化。
目前国内大多数建筑施工企业档案信息化的开发都流于“表层化”,仍然以比较简单的介绍、汇编和存储为主。比如在数字化的扫描或者目录录入方面,只是由传统方式转变为数字化的网络化的保管,在建立开发的工作中,更多的是改变了档案信息存储方式,没有从根本上改变,没有实质上的突破,甚至有一些企业的档案管理人员从不进行档案的编研及相关的检索工作,至于具有综合性、专题性的档案信息化的调研更是少之又少,甚至没有。
二、关于解决建筑施工企业档案信息化管理的方案
(一)通过几种手段提高建筑施工企业的信息化,加强对企业档案信息化的管理。
加强对档案信息管理人员的培训。对工作人员的培训,要有针对的根据建筑企业档案的实际情况进行,要着重于计算机、网络与应用系统等方面的相关知识与操作的培训。同时也要加强企业档案信息化软件系统维护人员的培训,这其中包含:数据的管理、各个业务模块使用权限的控制以及意外事故的处理等。加强建立档案移交、管理分类方案。对于工程项目竣工档案,集团公司档案管理部门要形成一整套的收集、整理、移交规范。对企业档案、文件的分类以及其组卷原则,都要有统一的要求。
(二)从顶层设计入手,同时培育复合型人才,积极建设并完善企业档案信息化管理。
将档案信息化管理规划到企业的发展中去,依照国家及行业的规划,同时结合企业自身档案信息化发展现状,制定切合实际的的发展档案信息化发展规划。总体规划要从信息化现状、建设目标、系统构架、行动路线、与企业信息化的关系等方面出发,既要有短期要求,又要保证档案信息化工作的长期目标,使档案信息化不盲从、杂乱。要加强基础理论、业务技能的培训,提高对企业档案管理人员学历要求、专业对口性要求。加强对相关人员现代化信息技术方面的培训,在恰当的时机引进专业人才,增强团队实力,为企业更好地服务。
(三)在档案信息化建设中引进新的方法,用应用来促进档案信息化管理的建立。
改变企业档案一归档、保管工作为主的局面,注重档案的应用、扩展范围,提高员工参与档案管理的比例,形成全员参与的好局面。同时应用更加专业档案管理方法,充分利用IT新技术。
三、结束语
企业档案信息化是一项系统而又全面具体的工程,利用好这项资源有利于企业的可持续发展,更好的创造经济效益,为企业的改革发展创造动力。
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文书档案是高校档案中的重要组成部分,是高校行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。当前部分高校文书档案管理工作不容乐观。以下是读文网小编为大家精心准备的:文书档案信息化管理存在的问题与对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着计算机技术的迅猛发展,高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询,节省档案存放空间,迫切需要实施档案信息化管理。
[关键词] 文书档案;管理;问题;对策
(一)办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用计算机软件之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行。
(二)电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。
(三)提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统,传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术,可直接通过网络进行传递,大大提高了文件传递的安全性和及时性。
(四)文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
(一)对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案信息处理复合型人才奇缺,大部分档案人员信息技术水平偏低,尽管单位引进了现代化设备,但不能充分发挥作用,根本谈不上实现档案管理信息化。
(二)电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性变弱。电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹,虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性,而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验,而且网上窃密技术不断发展,进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
(一)提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。事实证明,只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主,培训为辅”模式,逐步形成终身教育机制,保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度,通过交流,多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案部门和档案人员的信息源。
(二)信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间,设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址,然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性和真实性,成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设,提升档案管理和利用水平,充分发挥档案的信息功能。
文书档案信息化管理存在的问题与对策相关
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当前,信息技术发展空前迅速,信息化已全面融入到医院档案管理工作中,并且发挥着巨大的作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:基于信息化视角对档案管理的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]伴随着信息技术的更新与发展,以及远程联网的广泛应用,当前,已经基本实现了档案信息管理的远程传输与社会共享体系。在网络信息技术不断进步的时代里,我们应当从根本上改变传统的档案资源管理观念,与时俱进,运用创新思维,加快档案资源管理的信息化建设,提升档案资源管理的现代化水平,因此,本文从实现档案资源管理信息化的重要性入手,对档案资源管理理念创新视角下的档案资源管理信息化策略进行研究。
随着高速、大容量档案影像管理系统的广泛应用,档案资源管理的专业化、信息化建设迫在眉睫,为了能够对档案进行长期的管理与保存,并能够在需要的时候及时进行查询,实现档案资源管理的信息化建设还能够有效的节省档案存放空间,提升档案资源管理的工作效率,档案资源管理工作应当及时创新管理理念,制定明确的新时期档案资源管理发展目标,在充分运用网络信息技术、远程通信及信息技术的基础上,实现档案资源管理的信息化,提升档案资源管理工作质量,因此,本文对档案资源管理理念创新视角下的档案信息化建设具有重要的现实意义。
随着信息化时代的发展与进步,档案资源管理中涉及的信息量在逐渐的增加,信息种类也逐渐向多样化发展,传统的档案资源管理方式与当今快速发展的科技信息技术已经不相适应,不能满足当今时代对档案资源管理的更高要求,所以,实现档案资源管理信息化是符合当今时代发展要求的,是档案资源管理发展的必然方向,作者认为当今档案信息化建设的重要性主要表现在以下四点:
网络,建立起档案信息与其他信息系统之间的互联,并以此为基础实现档案资源共享,有效的提升了档案资料的利用率;再次,使档案保存方式多样化。在电子信息技术不断更新与进步的今天,对各种电子文件进行存储、读取的设备也越来越多,为档案人员进行档案资源管理提供了多种方式,使档案资源管理更加便捷与快速,而且在电子设备的辅助下,无形之中增加了档案资料的保存时间,有效的避免了传统的档案资源管理中由于长期使用导致的资料破损、丢失等情况,保证了档案资料的完整性、全面性与持久性;最后,加快了信息传递的速度。在传统的档案资料管理中,由于受到传输方式及传递距离等方面的影响,面临着传递过程的安全问题与传递速度问题,但是,在实现了档案资源管理信息化之后,便可以快速的实现远距离的安全传输。
(一)最好档案资源管理基础工作,创建信息化实施条件
档案资源管理的信息化需要得到良好的信息化条件的支持,因此,我们应当首先做好相关的基础性工作,作者认为具体应当包括以下四方面的内容。
等提升管理人员的综合素质与能力水平,例如,通过开展专题讲座等来逐步转变档案资源管理人员档案资源管理的信息化思想,并提升档案资源管理工作的整体水平;最后,加强档案资源管理的信息化意识,首先进行档案资源管理的各级领导要高度关注档案资源管理信息化工作,只有领导重视,才能保证员工在领导的支持下树立强烈的档案资源管理信息化意识,在领导的支持与鼓励下,从根本上转变对档案资源管理信息化意识,积极主动的掌握各种信息化技术。
(二)增强信息安全意识,强化档案资源管理信息化安全
档案安全管理师有效进行档案资源管理的关键,随着网络技术的不断进步,网络时代背景下的档案资源管理信息化,更好提升安全管理意识,做好安全管理工作,切实落实各项安全管理的措施,避免网络病毒等各种因素造成的网络资源破坏,计算机网络的开放性、交互性特点本身就决定了档案资源管理信息化中的安全威胁的存在,再加上,有些单位忽略了通过安装病毒软件等措施,防止网络病毒的侵袭,最终形成档案资源管理安全隐患。所以,档案资源管理的信息化建设过程中,切忌盲目的使用网络技术,要有规划的下载安装360、百度等杀毒软件,及时更新计算机病毒库,有效的防止黑客及病毒对档案信息的攻击,与此同时,档案部门还要及时对档案数据进行备份,加强身份验证、专机专用等安全管理措施,使档案信息管理人员具备较强的安全管理意识。
(三)优化档案资源管理流程,提高档案资源管理效率
档案资源管理人员要树立一种开拓进取,勇于创新的精神,在逐渐实现与完善档案信息化建设的道路中,主动探索与创新,寻找新的方法与思路,从档案的收集与鉴定、保存与利用等多方面进行创新,不断优化档案资源管理流程。首先,在档案的收集与鉴定环节,要努力完善电子文档归档制度,最大限度的实现电子文件归档的完整,使其发挥最大价值,严格遵守各项标准化归档操作规范,不断完善自身归档工作;其次,在保存档案的过程中,不仅要通过电子档案进行保存,还要充分利用传统的纸质保存方式加以辅助,此外,还要注意档案的定期备份,避免由于档案资料的丢失造成的各种严重后果;最后,在档案的实际利用环节,需要加强其服务方式的创新,采用分级与分类的方式对各种档案进行有计划的、有规划的管理,同时也为使用者提供了多种方式的检索服务,对于档案利用效率的提升具有重要意义。
2.4加强档案资源管理方式与技术的创新,满足档案信息化需求
随着信息化社会的深入发展,档案资源管理工作人员也应当与时俱进,积极学习各种先进的管理理念,加强档案资源管理方式与技术的创新,从而更好的适应档案信息化发展。首先,档案资源管理相关人员应当既要保障馆藏质量,又要保障馆藏内容的丰富多样性,对档案信息进行系统化、规范化的整理与优化;其次,在提升相关人员综合素质的基础上,对其加强信息技术方面的教育与培训,使其不仅具备档案资源管理所需的相关理论知识,还要对档案著录、编研、检索、标引、复制等技能熟练掌握,具备档案信息分析、服务与应用等多种能力,从而满足档案资源管理信息化的实际需求。
档案实际上是一种十分重要的信息资源,在这其中包含了各种珍贵的经验,传统的档案资源管理方式与当今高速发展的信息化水平已经不相适应,因此,我们应当仅仅抓住时代给予档案资源管理工作的重要机遇,转变传统的管理理念,在管理技术、管理方式等诸多方面不断创新,努力推进档案信息化建设,实现档案价值与作用的最大化。
基于信息化视角对档案管理的思考相关
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随着信息技术的飞速发展,新时期,企事业人事档案管理作为企事业内部管理的重要组成部分,逐渐受到人们的关注。尤其是近几年来,相关领域中对于人事档案管理的信息化建设重要性认识逐渐加大,建立信息化的人事档案管理已经成为企事业工作的重点。以下是读文网小编为大家精心准备的:档案管理信息化建设探析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:随着社会的不断发展,科技的进步,我国档案管理信息化建设已成为档案管理工作发展的重要环节。当前我国正处于一个信息高速发展的时代,档案管理工作信息化建设显得更为重要,本文将对档案管理信息化的必要性、现状进行分析,从而探究档案管理信息化建设对策。
关键词:档案管理;信息化;建设
前言:档案信息化管理即利用数字化技术将信息与档案进行集中存储的方式,同时也可以对信息进行检索、存储、管理等。档案信息化的这种管理方式,对提高我国经济水平,实现更好的为社会发展提供服务有着重要的促进作用,同时也推进我国经济水平的持续发展。
1.档案管理信息化的优势
档案管理信息化是在遵循相关部门的规定的基础上进行的,因此对信息的管理十分严谨,更加安全有效的保护档案信息。档案管理信息化打破了传统的档案管理方式,集合了现代计算机技术、网络技术、信息技术等对档案管理模式进行创新,实现从实体保管模式向数字化、网络化模式进行转变。对于企业、政府等单位来说,档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理,符合现代化的管理模式。通过对信息资源的接收、采集、整理、保存等过程,对档案管理进行信息化处理
2.档案管理信息化的内容
档案管理信息化建设的内容基本包括:应用系统建设、人才队伍建设、标准规范建设、基础设施建设、档案信息资源建设等。应用系统建设主要依靠技术支持,根据档案管理信息化建设的需求进行系统建设,设计出实用型软件。而档案管理信息建设的前提是实现文档一体化管理,推进办公自动化,将计算机广泛应用在办公管理过程中,转变传统的公文书写方式,并建立统一的档案管理平台,实现档案信息从接受、归档、整理、存储到开发利用的现代化管理,建设档案数据库,充分体现档案管理信息建设工作的先进性、科学性和前瞻性。
1.时效性有待提高。
结合档案管理工作的实际情况,信息时代下档案管理信息建设过程中面临的问题主要是时效性较差,而档案管理信息化的时效性较差主要表现在:规划和设计滞后、服务观念和方式滞后、存在信息共享壁垒等方面,档案信息资源的生成和管理受到多方面条件的限制,在社会效益和经济效益的获取方面仍存在一系列的障碍。档案信息化存在共享壁垒也成为档案管理信息建设的重要障碍,只有转变相关管理部门的工作模式才能进行同时的协同服务。
2.缺少专业档案管理信息化人才。
人才是现代办公管理工作的核心资源,没有相应的人才保障,再先进的管理手段和技术设备也只能流于形式,目前档案管理信息建设缺乏专业档案管理现代化人才,最为突出的便是缺乏计算机和档案管理工作均能精通的人才,操作型人才虽然能满足档案管理信息建设的技术需求,但缺少系统开发、咨询服务、程序维护和信息导航的复合型人才,导致档案管理软件出现问题,只能通过求助开发商的方式来解决,严重制约了档案管理信息化建设的进程。
3.信息化技术手段有待提高。
随着社会经济的快速发展,技术的改变和观念的更新,为档案管理信息建设创建了良好条件的同时,也对现有管理观念和方法带来相应挑战,信息爆炸加大了档案管理的工作难度,数量越来越多的增加,以及不断加速的内容更新,都加大了信息收集、甄别、编辑、存档、公开和利用的工作难度。而随着档案管理工作重视程度的提升,档案信息需求程度也不断增加,原有的信息化技术手段无法满足档案管理工作的利用效率。而体制障碍和技术壁垒也导致档案管理工作信息化进程的落后,激发了档案信息的供需矛盾,无法实现档案信息共享和个人的自由利用,由于网络化程度的差别,也导致档案管理工作的标准不统一。
1.健全档案管理信息化管理制度。
建立科学规范的规章制度,有利于促进档案管理工作人员形成良好的工作习惯,档案信息管理工作的正常运行和功能发挥,需要健全档案管理信息化管理制度,在充分调查研究的基础上产生,对档案管理工作进行具体全面、科学合理、系统规范的约束机制,能够让档案管理工作人员明确认识到责任意识,自觉遵守制度,并在工作实践中对规章制度进行不断完善,保障规章制度的权威性。
2.加强档案管理信息化人才培养。
档案管理信息建设离不开人才支持,通过档案管理部门的全体人员来完成维持系统的正常运行和日常管理,加强档案管理信息化人才培养需要具备终身教育思想,组织档案管理工作人员积极参加教育培训,对自身的业务水平和工作能力不断提供,有效调动工作人员的学习积极性,熟练掌握档案管理方面知识的同时,还应当学习计算机和信息技术,不断更新人员理念,在拓展知识的过程中,提升档案信息化管理能力。
3.提高档案管理信息化专业手段。
加强档案信息化建设需要明确认识到信息化建设的发展方向,建设数字档案馆并不是单一的某个档案馆,而是通过互联网对若干档案馆群体进行连接,将所有档案馆群体的信息进行紧密结合,从而形成有机的整体,能够有效的完成信息处理的标准化、服务对象的社会化和管理过程的一体化。档案信息化建设的目的在于方便人们能够最大限度利用档案信息为经济建设服务,提升档案信息化专业手段应当满足构建数字档案馆的多方面条件,配置较好的计算机网络和通信基础设施,并利用数字档案馆内外结合的网际网结构,及时更新技术,保证数字档案馆设备的正常运行,将专业手段作为档案信息化的基础,除了对系统设备进行日常的保养维护和故障处理外,还应当适应时代发展要求,进行及时的技术更新,提高档案信息化专业手段,通过先进技术力量作为支持,适应信息社会的快速发展。由于多方面因素的影响,档案管理部门的技术力量较为落后,为了弥补相应不足,档案管理部门应当吸取其他部门经验,借助先进技术力量,加强档案管理信息化专业手段的实施,勇于实践,大胆创新,保证系统正常运行的同时,及时更新技术,才能保证档案信息化建设成效。
4.加强网络安全控制。
网络安全控制是档案管理信息化建设的保障,从硬件设施入手,设立专项经费,为档案机构进行现代化、信息化设备配置,加快数字档案馆建设。而档案管理信息化建设需要管理部门的足够重视,加大相应资金投入,进行计算机、扫描仪和缩微设备的购置,并开通内部区域网络,连接外部互联网,发挥数据库建设在档案信息化建设过程中起到的基础性作用,加强数据库建设需要先完善文件记录数据库建设,再逐个进行档案的数字化工作,高质量的信息数据库,有利于推进档案信息化建设进程,建成数字化档案馆。
硬件建设和数据库建设分别属于网络安全控制的外部和内部环境,加强网络安全控制需要保证档案管理信息系统的数据完整性、保密性和可用性,通过一系列网络安全控制手段,对档案信息进行数据加密、设置访问权限、设置防火墙、加强数据备份和提升档案管理人员的安全意识等技术措施,对档案管理信息安全进行保证。数据加密能使档案管理系统成为有选择性的开放系统,并根据档案信息数据不同的保密要求,对信息数据进行等级划分,设置相应的访问权限。防火墙能够在网络安全控制过程中加强监测、过滤信息和防止非法访问的作用,而数据备份则是通过应用信息技术和管理手段,对档案管理系统发生问题后,及时进行数据恢复的备份系统,避免网络病毒、黑客入侵、硬件损坏或自然灾害等因素对档案管理信息造成损害。
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近几年我国各大城市对于地铁的建设力度逐渐加大,地铁也逐渐成为各大城市交通运输中的重要组成部分,在很大程度上缓解了地面交通的拥挤问题。地铁档案管理是保证地铁正常运作的一个关键因素,因此,建设好地铁的其中一个要点就是强化地铁档案管理。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于地铁档案管理建设信息化的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]在信息技术时代,档案管理工作发生了本质性转变,基于信息化建设的推进,让档案管理步入了发展的新阶段。本文阐述了地铁建设项目档案信息化建设的途径,以及专业人才队伍建设,并在此基础之上,论述了完善地铁建设项目电子文件的控制策略。本文旨在强化对地铁档案管理建设信息化的认识,并为今后相关领域的研究提供一定的参考资料,推动地铁档案管理建设信息化进程。
随着我国社会的不断发展,城市现代化步伐加速,地铁建设成为大型城市发展的重要内容,如雨后春笋般的地铁建设,强调地铁建设项目档案信息化建设管理的重要性。一方面,在信息网络时代,档案管理部门需要积极推进建设项目档案管理的信息化,以提高档案管理的有效性,更好服务地铁服务经济的发展;另一方面,档案信息化是新时期档案管理事业发展的必然需求,也是推动档案管理现代化建设的重要举措。依托档案管理信息化,提高了地铁建设项目档案信息化的效率和效果。那么,如何实现地铁档案管理建设信息化呢?这不仅强调档案管理制度的建设与完善,而且需要抓好人才队伍建设,夯实地铁档案管理信息化建设的基础,推动地铁档案管理建设信息化进程。
档案管理信息化建设,是档案管理面临未来发展的必然选择,也是电子信息时代的发展要求。地铁建设项目档案信息化建设的关键,在于如何制定并完善相关的制度标准,、实现电子文件与纸质文件同步管理,并强化电子文件的监督管理,确保地铁建设项目档案信息化建设的有效性。那么,具体而言,地铁建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手:
(一)制定并完善相关制度标准,夯实档案管理信息化建设的基础
地铁建设项目档案信息化的建设与管理,需要严格依据国家的法律法规进行。一方面,在文件材料的归档方面,项目建设管理部门应建立完善的归档制度,对项目建设过程中具有保存价值的文件,严格依照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》,制定严密且细致的电子档案管理制度;另一方面,基于完善的电子档案管理制度,进一步明确电子档案管理过程中各部门的职责,确保电子档案信息化管理的有效性。对此,首先,建设项目单位的档案管理部门,对于电子文件的归档管理,应充分基于电子文件管理系统;其次,在参建单位的合同之中,对于建设项目应明确归档的相关要求,规范并确保归档管理行为;再次,对于建设项目归档要求范围之内的文件,一旦形成电子文件,则需要进行归档标识,确保归档信息内容的安全与真实。《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)
(二)纸质文件与电子文件同步管理,提高档案管理信息化的有效性
需要说明的是,纸质档案与电子档案各有优缺点,在地铁建设项目档案信息化管理的过程中,实现纸质文件与电子文件同步管理,具有一定的必要性。首先,在档案数据录入的过程中,各部门录入的规范化与标准化,强调并需要两者同步管理的推进;其次,为确保归档电子文件的完整性、真实性,相关管理部门一是要严格落实归要求;二是要提高档案的完整率和正确率;再次,建设项目中所形成的纸质文件,通过对其完整性的核对滞后,需要及时的进行归档处理,并进行扫描录入,完成电子档案信息的建立,保存至档案数据库之中。
(三)强化电子文件的监督管理,狠抓各环节档案管理工作
电子文件管理是一个过程,强调电子文件形成、归档等各环节的有效落实,以及各环节监督管理的有效开展。电子档案的形成、积累是档案完整性的重要基础,在监督管理的过程中,需要落实三方面工作:①在档案管理信息化的过程中,档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控,而且对于前段监控要特别注重;②为确保电子文件归档的安全性,在归档交移的过程中,需要对归档文件的技术环境进行检测;③对于电子文件而言,其具有易更改、易消失等特点,对于地铁建设项目档案管理,应将其纳入管理系统之中,做到统筹规划,提高档案信息管理的有效性。与此同时,为强化档案管理,相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题,及时进行分析与解决,并将科学有效的工作经验或方法,在实际工作中进行推广。
档案管理具有特殊性,从法律角度,档案管理人员一是要具备专业知识;二是要忠于职守;三是要遵守纪律。所以,档案管理人员需要具备良好的综合素质,方可胜任档案管理工作。而地铁档案管理信息化的实现,对管理人员有了更高要求。在电子档案管理中,主要是内容信息数字化、文档处理一体化,与传统纸质管理存在本质区别。对此,首先,为运用好科学技术,提高档案管理效率,应建立一支专业人才队伍,切实做好档案管理人员的培训教育工作,尤其是在计算机操作、电子档案建立、网络安全维护、信息资源开发等方面,要提高档案管理人员的技术水平;其次,加大人才引进力度,充实档案管理队伍,为社会发展提供更加优质的服务。在地铁档案管理信息化的进程中,势必存在诸多的问题,这些问题的有效处理,需要广大的专业人才;再次,强化管理人员的法律知识,提高职业道德与职业素养,在工作中做到遵纪守法。
在档案管理信息化的进程中,档案管理部门既要迎接挑战,又要在挑战中不断地创新,实现地铁档案管理信息化。这些,都需要档案管理人才队伍的建设,强化档案人员的信息能力,不仅满足当前档案管理工作的需求,也推动了地铁档案管理的现代化、科学化建设,具有十分显著的现实意义。
当前,地铁建设项目电子文件的控制,是一项复杂而细致的工作,强调各方工作的狠抓落实。在完善地铁建设项目电子文件的控制过程中,不仅需要强化工作的有效落实,而且需要基于法律法规,确保档案管理信息化的有效性。
一是对于档案管理人员而言,需要对地铁建设项目有所了解,如项目设计的进度、项目的设计要求等。这样一来,不仅有助于档案管理人员开展工作,而且有针对性的提高档案管理的有效性,确保档案管理落实到位。
二是进一步的制定相关的规定,对于建设项目电子文档的归档,要明确其做法。此外,在电子文件的控制过程中,应强化与其他相关部门的沟通。如,通过与质监部门的沟通,确保电子文件中对于质量要求的文件积累。
三是基于现行法律法规,制定相关的措施。如严格依据《档案法》,制定档案管理措施,确保档案管理工作的的有效开展,强化电子档案信息的安全。此外,不断地优化电子档案管理技术,调整档案管理信息化建设进程。
总之,在改革开放不断深入的大背景之下,地铁建设的推进是我国城市现代化发展的重要体现。在地铁建设项目工程中,项目建设档案管理是重要的组成部分。当前,计算机网络技术快速发展,依托现代技术的档案管理工作,更加强调地铁档案管理建设信息化的重要性与必要性。对此,在新的历史时期,地铁档案管理一是要与时俱进,大胆创新,为信息化建设夯实基础;二是要充分利用现有资源,为档案管理建设信息化创造条件,提高档案工作在现实中的有效性。
关于地铁档案管理建设信息化的思考相关
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随着科技的不断发展,我国现有的档案管理工作单纯依靠手工检索和人工调卷的方法已经不能适应时代的发展需求。为了更好地为国家及社会提供档案服务,档案工作者必须认清时代的变化和需求,不断转变思想观念使得档案管理能够适应现代社会的需求。以下是读文网小编为大家精心准备的:创新档案管理理念实现档案管理信息化相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着社会和科学技术的进步,信息技术的发展渗透到各行各业,并得到了一定程度的发展,随着信息化技术的不断发展,传统的档案管理系统已经无法满足日益发展的社会和市场需求,这就需要档案管理逐步从固有的管理模式走向信息化管理的变革,本文就档案信息化做出简要的概述,意在找到提升我国档案管理工作的管理水平。
随着我国经济的发展,科学技术不断发展,信息化技术已经被运用到各行各业,而档案作为记录重要信息的特殊载体,其发展理应走向信息化。然而,我国档案管理工作一直以来都未得到应有的重视和发展,故而其发展水平依旧处于一个很低的水平,这与我国的经济和科学技术的发展及其不相协调,这种发展的之后也中将影响到经济的发展。档案管理的发展必须与社会和经济相适应,这就需要改革和创新档案管理理念,实现档案管理的信息化发展。
与传统档案管理相比较而言,档案的信息化管理有着明显的优势,其优势主要表现在:大幅提高工作效率,资源共享更加便捷,保存的稳定性以及传递的安全性和便捷性。以学校的档案管理为例来说,学校实行信息化档案和学籍管理,只需要将学生的信息输入信息化系统,就可以对数千甚至数万学生的信息进行轻松管理,在管理中如需找到某一个人的信息,只需要输入关键字,就可以轻松获取,而学生在升学中的档案转移也变得更加便捷和安全。
(一)提高办公效率
对于传统的档案管理来说,由于其每一个细节都需要人工的操作和参与,具体操作起来不仅流程繁琐,还耗费时间,且其安全性和可靠性难以得到保障,人工的操作可能会因为一个微小的失误导致更大的错误。而实现档案管理的信息化管理则可使得档案管理的工作变得简单而可靠,它不需要耗费太多人力和时间,只要信息的录入保证准确,就可以省时省力,在查找某一档案的时候,也不会因为档案的繁多而耗费大量人力,只需要在计算机中输入关键字,就可轻松找到需要的档案,由此可见,信息化档案管理对于办公效率的提高是显而易见的。
(二)资源共享更加便捷
在传统的档案管理中,资源的共享是一个复杂的过程,由于档案的特殊性,其无法做到资源共享,且档案管理中不允许复制,因而需要共享则必须亲自到相应的档案管理部门,这就使得档案的资源共享较为复杂和难以实现。信息化档案管理则使得档案管理的资源共享更加便捷,档案管理机构可以在网络将不涉及机密的档案进行资源共享,对于档案的需求者只需要在网络上就可以获取自己需要的档案资料,相比传统档案管理而言,信息化档案管理的资源共享更显其便捷性。
(三)稳定的保存
传统的档案管理存在着许多难题,就保存来说,传统的纸质档案在保存中受到时间的限制,由于纸质材料能够保存的时间有限,在超过一定年限纸质就会出现变化,因而其保存存在着较大的不确定性,在经过一定时间的保存,纸质档案自然会出现损耗,甚至损坏。而信息化档案则不存在这一问题,因为其载体的特殊性,信息化档案的保存可以说是永久的存在,因而其稳定性比传统纸质档案更加优秀。
(四)传递速度和安全得以保证
在传统的档案管理中,由于人为原因导致档案丢失的情况时有发生,由于文件的传递是依靠邮政系统,在传送中存在着较大的时间和空间限制,这就给档案的管理带来了极大的不便。而依靠计算机技术的信息化档案管理则完全可以克服这一问题,通过计算机网络进行管理,档案文件可以直接通过互联网进行传递,提高了传递速度,同时其安全性也得到了极大的保证。
通过实践证明,运用计算机技术进行档案信息化管理,不仅提高了档案管理的效率,保证了档案的安全性、稳定性,还使得档案的共享得以轻松实现。信息化技术在档案管理中的运用,为档案管理的发展提供了更多的可能和依靠。
(一)建立规范的档案管理体系
要想实现档案管理的信息化发展,就必须实现档案管理的规范化和标准化发展,建立规范的档案管理体系。在以往,我国的档案管理质量较低,档案管理的重要性没有得到应有的重视,要想推广档案管理的信息化发展,就必须建立标准,统一且行之有效的档案管理体系,这是实现信息化档案管理的前提。然而我国现如今档案管理仍处于较低的水平,这就更加需要推进档案管理规范体系的建立和发展,只有这样,才能保证档案管理的不断发展,为其逐步走向信息化发展奠定基础。
(二)健全档案管理制度
档案管理的工作必须有健全的管理制度,从而保证其科学性和可靠性,只有这样,才能实现科学的档案管理。对于档案管理而言,其制度应首先考虑可操作性,保证其简明实用;另一方面,要加强对于档案管理的重视,特别是相关领导要做到表率作用,从而体现制度的权威性。
(三)完善档案管理的安全措施
档案管理的安全性是较为重要的一个因素,无论是传统的档案管理,还是信息化档案管理,其依靠的都是人。因而,保障档案管理的安全性首当其冲要考虑对的是人,为此,要注重培养档案管理人员的责任心和警惕性,从而保证档案管理在复杂的网络环境中处于安全的环境。
档案管理系统是一个国家的信息系统的重要组成部分,档案资料在国家管理中也占有重要的地位,档案管理水平的高低会直接影响各行各业的工作效率。的在科学技术飞速发展的今天,各行各业的信息化发展已经成为了一个大的趋势,许多行业已经逐步走向信息化管理,然而应该走在信息化管理前沿的档案管理却并未真正实现信息化管理,这是有多方面原因共同影响导致的,想要改变这种现状就必须改变档案管理的传统该模式,依托先进的技术和完善的制度推动其发展,只有这样,才能使我国档案管理真正走向信息化发展的道路。
创新档案管理理念实现档案管理信息化相关
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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:养老保险档案管理信息化问题探究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘 要:养老保险档案管理信息化,是当今互联网信息时代办公高效的一个重要体现。信息化时代的大潮,推动着社会养老保险业务向着计算机网络技术方向迈进,迎来了办公模式划时代意义的革新。本文从养老保险档案管理信息化建设的重要性、养老保险档案管理信息化建设过程中存在的问题以及快速推进养老保险档案管理信息化建设策略三方面进行了阐述,希望能对研究该问题的人士有所帮助。
关键词: 养老保险;档案;管理;信息化
养老保险档案管理信息化是时代发展的需要,更是当今政府部门工作质量及效率提高的重要标志。这就要求工作人员重新调整社会养老保险档案管理的思路,确立出符合当今国情的养老保险档案管理框架和方法,通过大家的不断努力尽快实现社会养老保险档案管理信息的社会化服务。
养老保险档案管理信息化建设,就是将档案实体以数字化信息的形式为社会提供服务。它的优势体现在信息处理快速、节约存储空间、调阅档案便捷以及利于保护档案原件等诸多方面,这就使得事业单位档案管理向着全面信息化时代迈进,也意味着事业单位档案管理正在朝着各环节自动化、管理方式网络化、决策智能化和档案信息利用电子化的方向发展。养老保险档案管理信息化建设的重要性体现在很多方面。
1.可以方便档案的检索和使用
养老保险档案管理信息化,使用者只要输入关键词,计算机上就会快速呈现出所要查询的相关资料信息,大大提高了信息检索效率。同时还可以采用电子加密技术对档案进行机密处理,这也在很大程度上提高了养老保险档案信息的安全性。
2.可以实现档案信息资源的科学管理
养老保险档案管理信息化可以使档案管理部门的工作走向开放化,使新型的信息采集、管理和服务职能取代传统的档案保管和利用职能,这不仅体现了时代的发展和社会的进步,更提高和优化了养老社会服务。
3.可以支持养老保险决策和管理的及时正确运行
养老保险档案管理信息化建设,可以加强档案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的综合分析能力,这在很大程度上保证了养老保险决策和管理的及时正确运行。
4.可以提供智能化服务,提高档案信息利用的时效性
养老保险档案管理信息化,可以使档案信息通过远程服务实现资源共享,提高了使用的便捷性,大大缩短了档案的编著时间。要实现档案管理信息化工作的顺利运行,就要使广大的工作人员改变传统的档案管理思想,加强学习,不断提高自身的信息化管理意识,将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴,努力将复杂工作简单化,简单工作规范化。与此同时,还要加快库藏档案目录数据库建设,以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。
1.档案管理人员对信息化工作问题认识不足
部分档案管理人员受知识水平和思想观念的制约,对于信息化管理的理解还相当片面,认为只要把档案资料输入到电脑中就是信息化管理了,认识不到档案优化管理工作的重要性,导致档案管理的信息资源开发严重不足,减缓了信息化建设的进程。很多工作人员的办公思维模式还停留在传统的档案管理方法上,对于用计算机管理档案的工作模式非常陌生,甚至对该新工作模式产生不良的抵触心理,使养老保险档案的信息化管理进程受到严重阻碍。
2.档案管理信息化工作自身的不足
养老保险档案管理信息化过程中,无论是档案的起草、修改,还是档案的印发都是由工作人员在电脑上完成的,以电子文档的形式保存在计算机数据库里,这样虽然便于复制和修改,却也使档案的原始记录性不复存在,导致电子文档是否可以作为档案、是否具有法律效益等一系列问题的出现,给工作人员带来很多麻烦。
3.制度法规与规范的不足
养老保险档案管理信息化过程中的规范化、标准化是非常重要的。但是现在的计算机软件普遍存在机器和配件型号不一致、质量差异大、开发语言不统一等一系列问题,这就阻碍了养老保险档案管理信息化建设的步伐。
4.档案信息管理人才培养的不足
当今养老保险管理部门既熟知档案管理知识,又具备信息化技术的人才可谓是凤毛麟角,政府还没有把培养信息化档案管理人才纳入到主要的工作任务进程当中,这也是导致档案信息管理人才严重缺乏的重要原因之一。
5.当前信息技术发展的不足
养老保险档案管理信息化需要以电子文档的形式保存档案,这样虽然便于复制和修改,却也给不法分子窃取和伪造档案信息提供了便利。与此同时,档案需要长期保存的性质要求计算机的软硬件寿命都非常高,需要应用的计算机质量要有保证。
1.加大对养老保险档案管理信息化建设的投入
我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行,就必须加大对相关人力、物理和财力等方面的大力投入。比如为单位购买配置优良的用于存储养老保险人员档案的计算机等信息化设备、聘请具备计算机信息化应用能力的人才等等。这些优质的工作资源不仅能够显著的提高工作效率,还能使档案的查找、阅读和保存变得更加便利,为档案存储的区域设置加密保护,增强养老保险档案工作的保密程度。
2.完善养老保险档案管理信息化工作的服务方式
我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行,就必须采用可以开发养老保险信息资源和创新服务方式的先进技术。例如:已经在档案管理部门初步实现的计算机信息管理服务,可以设立相应的制度和标准,这样可以大大避免资源的重复开发和过度浪费;还有可以采用缩微技术服务,用这种技术来存储和保护一些珍贵的档案,可以收到非常显著的成效;也可以启用相应的公共网络服务系统,利用电话、计算机网络等公共网络为养老保险档案信息化提供更加优质的服务。 3.注重的养老保险档案管理信息化人才的培养
养老保险档案管理部门应该加大对于信息化档案管理人才的培养力度。相关领导应该认真制定信息化档案管理人才的培养战略,力争达到科学、合理、高效。掌握这方面的各项内容,做好培训前的充分准备工作,然后再根据设定的培养策略对其进行培训,从而收到最好的培训效果。与此同时,可以让培训人员根据制定好的学习计划进行自学,让他们之间多沟通交流,增加对于养老保险档案管理信息化技术的探讨,强化这方面的知识,从而达到使养老保险档案管理信息化高效实施的目的。
4.建立规范标准的养老保险档案管理信息化机制
要想建立起规范标准化的养老保险档案管理信息化机制,就一定要确保档案管理网络的安全性,这就要求档案管理机制必须规范化。我们可以努力从这两方面做好:创新档案管理制度,完善档案管理工作的各项机制,逐步统一各项工作标准,细化各项工作,制定各项安全措施;统一档案管理标准,这样能够保证档案资源库的正常建立,使整个档案信息网络工作保持畅通,顺利实现养老保险档案的资源共享。
5.提高技术支撑,实现养老保险档案信息化管理
养老保险档案信息管理部分可以建立完善的数据库系统,将参保单位和个人的所有相关信息输入计算机,建立养老保险档案信息库,这样不仅可以提高工作效率,还可以对这些信息资料进行快速统计、分析,为领导决策提供方便、系统的服务;也可以建立电子档案检索系统,把能公开的信息制作成电子档案,由档案管理部门负责制作和维护,其他单位和个人只能查阅无法更改;还可以开通养老保险档案信息中心的网站,只要输入自己的养老保险编号就可以查询到自己的养老保险缴费等情况,为人们提供方便。
养老保险档案管理信息化的快速实现需要国家正确方针的指引以及社会和全体国民的通力配合,相信只要从加大档案管理信息化建设投入、完善档案信息化工作服务方式、重视档案管理人才培养、建立规范标准的档案管理机制、提高技术支撑这几个方面下大功夫、做足工作,就一定能够使养老保险档案管理信息化工作得以快速实现。
【养老保险档案管理信息化问题探究】相关
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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:档案信息化建设探讨分析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
档案信息化建设是档案管理的发展趋势,是推动当前档案管理工作发展的必然选择。传统档案管理工作存在数据信息量大、工作任务繁杂的特点,档案管理人员通过收集、管理、提供档案资料存在工作时间长,效率十分低下的特点。这种投入建设成本高回报率低的档案管理模式严重阻碍了档案管理的发展。推进档案信息化管理建设,通过最大限度的降低人力及资源的投入来完成等同工作量的前提下,提高档案管理的工作效率及服务质量。档案信息化管理是提升当前企业投资服务中心的档案管理水平的重要乎段,档案管理水平的提升带动档案日常工作的规范化,更有利于企业投资服务中心提供完善的政策及投资咨询服务。
2.1档案工作再造
档案信息管理需要企业投资服务中心工作人员掌握先进的信息技术,结合当前高科技设备来实现管理工作信息化建设。档案信息化是对传统档案管理工作的一次重新变革。档案工作的再造是推进档案信息化建设的第一步,同时也会对信息化建设产生巨大影响。
2.2工作职能的变化
档案工作职能从原来的提供档案管理的工作转变为提供档案服务的根本型转变。企业服务中心档案工作人员职责从负责对档案进行收集及查询的管理工作到录入信息化企业客户资料并为客户提供资料服务的职责转变。
2.3工作方式的创新
档案信息化的建设会产生全新的档案工作模式,档案管理办公系统的自身变化都会引发档案管理工作的创新。例如文件的查找方式从最先的人工查阅方式编程到计算机关键词检索再到后来的全文检索的转变,从定向的查询内容到对比性的查询方式直接带来档案管理工作人员工作方式的创新。同时,档案工作方式的创新也会促进档案信息化建设迈向新的发展方向。
2.4工作流程的革新
档案信息化建设会是档案文件的原始形态发生变化。档案的数据从原先的单一的实体转变成多种类综合载体。档案信息的运输方式也从单一的人工船体编程信息化数字传递方式。档案的数据收集方式也会增加电子信息收集。档案信息传统信息发布模式也会被网络发布平台所取代。上述的每一项变化都会给档案工作流程带来革新。最直接的方式是增加了电子信息的工作流程,减少了传统复杂的工作流程。
3.1体制阻碍
档案的信息化建设过程中严重收到了体制约束,在档案的数据管理和档案的工作流程中都缺乏完备的工作体制。目前大部分地区的档案建设规划开始加入到信息化建设中,许多地区还成立了档案信息化建设的建设小组。但从整体的角度看,我国整体的档案建设没有完整的工作体系,各地区的档案都自成模块,地区建设水平存在较大差异国家的档案信息建设规划网络没有发挥出初始的作用,导致档案信息化结社缺乏都统一标准。
3.2档案信息系统缺乏标准
档案建设中信息系统的建设受到建设资金和部门选择的影响,各个部门的档案管理软件存在差异,软件的设计及软件的数据标准都有不同,档案的数据很难脱离自身的软件来进行整合,造成了各地区的档案信息无法实现相互共享的现象。同时受到各地安全政策保护,各个部门无法接受资源相互流通的管理模式。各个档案部门无法协调统一的存档标准也增加了信息归档的技术难度,也为档案的信息化建设提升了复杂性。
3.3资金投入存在差异
档案信息化建设的前期基础设备投入较大,当前大多部门的档案部门的档案软硬件设备都较为简陋,部门基层档案室都缺乏最基本的信息处理设备,与当前的档案信息化建设工作产生了较大的冲突。尤其现在档案开始数字化管理,需要大量的前期资金投入,经济发达地区数字化进程快,而经济不发达地区缺乏设备支持,档案数据数字化进程相对落后。
4.1统一当前档案信息化工作体系
将档案信息化建设纳入到当前信息化基础建设中去,制定符合各地的档案信息化建设规划工作,明确当前工作任务、设立具体的工作时限。要建立出完备的档案信息化建设评判标准,通过评判工作来督促信息化建设工作的发展。完善当前建设工作的职能分配,从团队的组建、岗位的分配、数据的整合都顺应规范的工作体系,形成由上到下的制度体系转变,让档案的信息化建设工作更规范化和标准化。
4.2完善档案信息化建设技术支持和资金保证
档案信息化建设本质离不开对基础设备和软硬件的需求。随着档案信息化建设工作的全而发展,保证足够的资金投入,才能加强当前的技术水平支持,确保档案信息化设备的稳定运行,维护档案数据资料的完整。
首先,加大当前的技术设施的投入。将各个地区的档案信息化建设基础资金纳入到财政预算中,将信息化建设工作交给专业的建设团队,引导各个部门展开专业的档案管理信息化建设。其次,建设必要的档案信息化基础设施。档案信息化处理需要计算机、档案信息管理系统及访问软件。要及时升级当前的信息管理系统,维护好当前的访问软件,保证档案信息工作环境的平稳运行。最后,加强档案信息化安全基础建设。档案从传统的实物载体编程数字化载体存在信息安全风险,各个部门的信息管理系统需要使用安全防护技术,采用杀毒软件、防火墙技术及网络监控技术来控制访问用户,增强档案的数据信息安全。
档案信息化建设是具有多项专业技术的信息工程,目前的实际建设过程中存在不少问题。从外部环境来看,我国整体的档案信息化建设工作存在不平衡现象,信息化工作体系没有同意标准。从内部环境来看,各个地区的档案部门存在基础设备简陋,信息化技术水平落后的问题。本文全面分析当前档案信息化建设过程,提出了几种理论对策来供当前档案信息化建设参考希望我国的档案信息化建设健全稳步发展。
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随着现代信息技术的快速发展,企业档案信息化建设已经成为企业信息化建设的一个重要组成部分,传统的企业档案管理模式已经无法适应现代企业档案管理的要求。在数字信息化环境中,企业档案的信息化建设与传统档案管理相比具有安全性高、标准化程度高、资源共享率高的优势,为企业的档案管理提供了有力的保障。 以下是读文网小编为大家精心准备的:企业档案管理信息化建设探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】企业的档案管理的信息化是企业进行现代化管理的重要手段和方式,企业的档案管理信息化是切实提高企业档案管理效率的有效措施,企业的档案管理应基于本企业的档案管理实际,针对企业档案管理现状制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式,提高企业的档案管理效率,建立创新的档案管理模式。
【关键词】企业档案;管理信息化;建设
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化,就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术,将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输,实现企业信息资源的共享,以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据, 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先,档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。其次,决策的及时正确,管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误,有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次,档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动,是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性,并提供丰富的具有企业特色的知识,提升企业文化。
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。
针对企业传统档案管理问题现状,企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式,随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式,企业应建立担纲管理的信息化模式,从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高,储存信息的能力和逻辑判断能力较强,在文件信息的管理上能建立更为有效的模式,从而能建立高效有序的企业档案管理模式,通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式,从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式,为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式,也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理,也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。
企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化,实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案,通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工,从而建立了电子化的档案形式,方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上,然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范,从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程,随着企业现代化管理水平的提高,企业的档案管理应建立统一的平台,建立统一的电子档案的管理软件平台,实现传统档案的电子转化模式,从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。
企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台,实现企业传统档案的网络化和共享化,提高企业档案的利用效率,也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库,即企业档案库,通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式,其共享性和服务性较差,难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案,提供电子档案的管理和共享模式,从更大程度上减少了电子档案的重复建设,从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。
企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍,这是企业档案工作创新的保证,也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用,即档案计算机管理。要实现档案管理信息化,首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员,企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用, 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段,掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能, 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此,必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育,使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识,从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。
企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担,容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后,对系统的整体调整和协调也将比较困难,同时也影响了档案管理系统功能的发挥,造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式,为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。
企业档案的信息化是市场经济条件下,企业发展的必经之路,也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程,加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程,需要极大人财物的投入,要稳扎稳打,任重而道远。
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人事档案管理信息化建设对医疗卫生机构有非常重要的意义,科学的人事档案管理信息化建设能够提供可靠的数据保证,推动医疗机构工作创新,提高人员工作效率。以下是读文网小编为大家精心准备的:医疗卫生机构档案管理的信息化建设相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】档案管理是各项医疗活动开展的重要支撑,也是现代医院建设的重要内容。随着信息化时代的到来,医疗卫生机构档案工作重要性日益突出。新形势下,如何加强档案管理信息化建设,使其更好地为医院与社会发展服务,成为了摆在我们面前的重要研究课题。基于此,本文对医疗卫生机构档案管理信息化建设中的问题进行了剖析,并提出几点建议,希望能提高医疗卫生机构档案管理的信息化水平。
【关键词】医疗卫生机构 档案管理 信息化建设
随着医疗卫生体系的深化改革以及我国经济的飞速发展,社会对医疗卫生机构档案信息化建设需求越来越高。积极优化档案管理新方式,加强档案管理信息化建设,一方面能有效实现资源共享,一方面能全面强化医院服务职能。
(一)人员综合素质有待进一步提高
传统医疗卫生机构档案管理人员综合素质有待进一步提升,部分档案管理人员缺乏专业管理能力与技能,或是“身兼数职”,或是从其他岗位上转行而来,真正档案专业的人才少之又少。再加上医疗卫生部门领导阶层不重视,在职档案工作人员缺乏专业进修培训,导致其专业水平偏低。
(二)对档案管理信息化建设认识不到位
受传统管理理念的影响,大部分医院对档案管理信息化建设认识不到位,没有意识到档案信息化建设的重要性,仍然沿用人工管理方式,轻编研、轻整理、轻统计,档案资源利用率偏低,严重阻碍了档案信息化建设的顺利开展。
目前来说,医院档案信息化建设方向不明确,缺乏统一的管理准则与协调制度,缺乏合理、完善的管理制度。档案结构简单、资料标准不一,各项工作的开展缺乏制度支持,导致档案信息化工作“无章可循”。
(一)全面提高档案管理人员综合素质
医疗卫生机构要想实现档案管理信息化建设这一目标,必须加强对档案工作人员的教育与培训力度,全面提高档案管理人员综合素质。在档案信息化发展的新形势下,医疗卫生机构必须通过专门培训、教育,持续提高工作人员业务技能与科技知识掌握程度,进一步优化档案工作人员素质结构,更好地为信息化建设服务。第一,加强档案工作人员信息技术培训力度,通过专业技术培训提高工作人员信息化处理能力、网络安全维护能力以及电子档案管理技能。第二,加强档案工作人员对相关政策法规、行业标准的学习,加深工作人员对档案信息化建设的了解与认识程度。第三,进一步提高档案管理人员的风险判断能力与风险防御能力,不断提升工作人员的职业素养。第四,增强档案管理人员的安全意识,避免个人信息资源的泄露。第五,完善档案部门工作考评机制。直接将档案工作人员考评结果与其薪酬、职业晋升相挂钩,通过多种激励性措施,建立一支高效、全能、优质的人才队伍,更好地推动档案管理信息化建设顺利开展。
(二)正确认识档案信息化的重要性
科学技术的迅猛发展使得档案管理工作发生了深刻变革,因此,医疗卫生机构领导、档案管理人员必须充分认识到档案信息化的重要性,改变传统思维,更好地顺应时代发展变化。医疗卫生机构领导阶层应充分认识到档案信息化建设的必要性与重要性,将医疗档案管理积极纳入医院整体发展规划中,通过各种制度、资金支持,将档案信息化建设落到实处。
(三)完善档案管理制度
完善档案管理规章制度,使各项工作开展有章可循。医疗卫生机构档案管理部门应积极建设合理、科学的管理体制,加大信息化建设管理规章的建设力度,使得信息化建设在标准、规范框架下进行。应积极加强医院各部门之间的联系与配合,通过完善的档案共享网络,进一步实现医院档案规范化运作,及时、迅速发挥各类档案应有价值。加强档案的集中管理,统一病历档案与治疗档案,建立合理、科学的医疗服务平台,保证医患之间的正常交流,加快诊疗进度。完善档案管理工作规程,进一步规范档案管理具体行为,在相关法律政策与内部管理规范的共同配合下,积极推动医疗卫生单位信息化建设顺利、健康、高效发展。
(四)加强信息化管理软硬件支持
档案管理信息化是医疗卫生机构信息化发展过程中的关键步骤,因此,医疗机构管理阶层必须给予足够重视与支持,积极创造条件加大信息化建设投入力度。加大档案管理硬件环境建设力度,加大软件系统开发力度,建立完善的档案数据管理平台,通过软硬件系统的支持,促进档案管理信息化建设顺利开展。与此同时,医疗卫生机构还应加强档案资源建设力度,通过多种载体、多种途径丰富档案资源,以加快医疗卫生机构档案信息化建设的整体步伐。另外,加强医疗卫生机构不同科室之间的内网连接,有效提高信息共享程度,进而提高档案利用率。
(五)整体统筹医疗卫生机构档案信息化建设工作
医疗卫生机构档案信息化建设属于一项长期性、系统性任务,因此,医疗卫生机构必须将档案信息化建设与自身战略发展目标相结合。医疗卫生机构领导阶层必须将档案信息化建设纳入医院整体规划中来,有步骤、有计划、有重点的分步实施,制定档案信息化建设总体目标、分步目标,预防档案信息化建设工作出现“形式主义”等问题,将各项工作落到实处,真正促进医疗卫生机构档案信息化建设工作的顺利开展。另外,随着网络化、办公自动化等发展,医疗卫生机构发展过程中出现了大量的电子文件,这些电子文件主要包括多媒体文件、文本文件、影像文件以及图像文件等。因此,必须加强医疗卫生机构电子文件归档管理、纸质档案数字化管理。电子文件资源属于医疗卫生机构档案信息管理的重要资料来源,必须严格按照相关标准要求进行编辑、整理。纸质档案一式三份,一份供查阅使用,一份供异地保存使用,一份用来封存保管。
综上所述,在信息化时代背景下,积极加大医疗卫生单位信息化建设力度,是档案部门跨越式发展的重要途径,是医疗卫生单位健康、顺利发展的前提。医疗卫生机构必须立足于档案信息化建设的问题所在,并针对性提出解决对策,以期全面推动档案管理信息化建设的高效发展。
[1]边俊士,张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药,2012(02).
[2]生国栋,丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国医学工程,2014(06).
[3]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务,2014(03).
[4]李鑫.医院档案管理实现信息化建设的优越性[J].德州学院学报,2014(06).
[5]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界,2014(11).
医疗卫生机构档案管理的信息化建设相关
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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈档案信息化建设与工程档案管理相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】随着我国经济社会的不断发展,正呈现出向现代化进军的趋势。当前,我国的管理领域尤其是档案管理的信息化已经发展成为一种必然的趋势。本文就档案信息化建设的必然性与重要性展开详细的论述,并在此基础上对工程档案管理的现状以及管理过程中出现的问题做一全面的探讨,同时就不断提高和完善工程档案管理水平给出几点建议。
档案可以为企业提供相关的历史资料和数据信息,是一切管理者进行决策和预测的重要前提,完整的档案资料是相关人员进行分析的重要依据,档案管理水平的高低对于企业的发展水平在一定程度上有着重要的影响。对于一些工程企业而言,不断提高档案管理水平更是有着重要的现实意义,直接关系到企业工程质量的优劣之分。目前,我国档案管理整体上呈现出一种乐观的态势,正在逐步实现档案管理的信息化建设,向成熟的方向发展,信息化背景下做好档案管理工作意义重大。
档案信息化建设开始被广泛的应用于各行各业的档案管理工作中,但是对其还没有形成一个全面的认知和了解,我们应该从广义和狭义两个方面去审视档案管理信息化的基本含义。从广义上讲,所谓的档案管理信息化就是指将企业的的档案与社会、政治、经济、文化等诸多方面的信息进行有机的统一和整合,从而形成更为系统、全面、科学有用的信息体,为相关的企业人员进行决策或者预测提供一个准确客观的依据和参考;狭义方面的信息化则比较简单,是指单纯的对档案本身进行信息化处理,实现档案自身内容的信息化,二者相比,广义的信息化是在狭义的信息化基础上的一个延伸和拓展,更具实用性和科学性,当前也使用的比较广泛。两种意义下的档案信息化最终都归于实现将档案转变为有用的信息,显而易见,其目标就在于在当前信息化高度发达的背景下将档案融入到整个社会系统中进行分析和处理,实现档案信息与其他信息的有机统一,从而可以衍生出更为全面的信息。从某种意义上讲,广义的档案信息化和狭义的档案信息化是相互联系、密不可分的。随着档案信息被社会大众的广泛运用,狭义的档案信息化,就被逐渐的赋予了广义的档案资源信息化的意义。
(一)不断树立和提升档案工作人员对档案管理信息化的认识和理解
档案管理人员是做好档案管理工作最关键的因素,档案管理人员水平的高低直接关系到档案管理工作的优劣,在实现档案管理信息化建设的过程中,我们也必须清楚的认识到档案管理人员在此过程中所发挥的重要的作用。可以毫不夸张的说,他们是档案信息化建设的基本力量,是有效实现档案管理现代化的重要保障。档案管理人员的主观能动性直接关系到信息化建设的成败,而他们的主观能动性又直接的取决于他们对档案管理信息化这一问题的重要性的感知和认识。所以要想很好实现档案管理信息化建设的目的,我们必须要做足档案管理人员的工作,我们只有不断地强化档案管理人员对档案管理信息化这一问题的重要性的认识,让他们在思想上树立起档案管理信息化的意识,逐步培养他们的责任感和使命感,让他们将档案管理信息化作为自己的一种使命,一种责任去面对,只有这样他们才能够在日常的工作中更加尽职尽责。
(二)强化基础设施,引进高新技术,逐步提高档案信息管理水平
除了不断提高档案管理人员的责任意识和对档案管理信息化的重要性的认识之外,我们还需要不断提高档案管理人员的专业素养和处理问题的综合能力,这些都属于主观上的因素,在充分保证主观因素的前提下,客观因素的影响也不容忽视,即档案管理信息化所必需的硬件设备支持。为此,我们必须不断地完善和补充档案信息化基础设施设备的构建,努力向新型的数字化档案馆方向发展,通过使用计算机等一系先进的技术设备进行档案管理,将计算机技术和网络技术等高新技术的元素都渗透到档案管理信息化的进程当中,为实现档案管理信息化水平打好坚实的基础,不断地强化数据库建设,逐步提高我国企业档案信息化水平。在此基础上,还要注重强化对档案目录数据库的建设,从而为对档案信息的检索提供极大地便利和可行性。
通过以上的分析,我们对一般档案管理信息化的涵义、实现途径有了一个基本的认识,在接下来的讨论中,我们将在前面研究的基础上结合我国工程档案管理的特点,对我国工程档案管理的发展进行分析和探讨。我们首先必须明确工程档案的形成过程,这样有助于我们理解工程档案的独有的特点。其实工程建设的施工过程就是工程档案形成的过程,而正是这种内在的关系的存在,决定了工程档案在形成过程中的长期性和复杂性,这对档案管理人员提出了更高的要求。因此,我们应该建立多层次、多渠道的档案管理人员培训制度和考核制度,注重制度的实效性和可行性,加强对档案管理人员的培训和监督力度,不断地提高档案管理人员的专业素养,注重其解决问题的综合能力的提高。
经济社会的快速发展加剧了我国企业之间的竞争,对于我国的工程类的企业而言,工程质量的高低直接关系到企业在竞争过程当中所处的地位。不断提高工程企业的管理水平对于保证工程企业的工程质量有着重要的作用。企业档案管理是企业管理过程当中一个关键的环节,我们必须要做好工程企业的档案管理工作,不断地进行尝试和创新,不断提高我国工程企业档案管理水平,以期为工程建设更好的服务。
浅谈档案信息化建设与工程档案管理相关
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疾控档案资料,在开展疾病预防控制工作实践中直接形成,反映疾控工作的历史真实,并能为疾控工作提供科学的理论依据,对传染病的预防和控制能起到有效的保证作用,是人民健康的保护伞。现时,各行各业对信息化的依赖程度日益加强,因此,传统的疾控档案管理模式已不能有效地满足当前的需要。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析疾控档案信息化建设相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】作为预防控制疾病、处理突发性公共卫生事件的公益性单位,疾控机构肩负着重大的社会责任,而档案资料管理工作是对疾控工作最为直接的反映,对其科学化系统化建设有着重要的意义。当前我国尽管已经展开了疾控档案信息化建设,很多疾控机构的档案管理工作逐渐实现电子数据化,但是在执行过程中依旧存在了一些问题对疾控档案信息化建设产生不良影响,本文对此展开探讨,分析当前疾控档案管理存在的问题,并对其提出解决措施,以供参考。
疾控中心是我国各种疾病预防控制的卫生性公益性单位,在疾控机构的档案管理中的相关资料对当前各种流行疾病有准确的预测趋势,能为出现的疾病预防和控制提供准确的依据,对今后可能引发出现的疾病还能提供重要的参考价值。因此,疾控中心的档案管理工作不可忽视。随着科学技术的发展和信息化技术的普及,过去陈旧的档案管理方式己无法满足当前的工作需要,如何在当前的科技时代实现档案信息化管理,己成为值得关注和探讨的话题。
(一)档案信息化建设目的
随着信息时代的到来,疾控档案信息化建设重要性得到了充分的证明,如何使疾控档案的利用更为有效,成为了当前我国档案管理工作的重中之重。疾控档案的信息化建设,要求将计算机强大的数据系统处理功能结合网络传播的高效性贯穿应用于档案管理与使用工作的每一个环节,不断提高档案管理工作的效率,提高档案资料信息的利用能力,将工作人员从繁重枯燥的管理工作中解脱出来,充分利用科学技术和信息化管理手段提高档案管理工作水平。
(二)档案信息化建设意义
档案信息化建设改变传统纸质档案繁杂劳动管理的方式,作为社会公共卫生管理的主要任务和主要内容,如果延续采用纸质管理模式,无疑增加了工作量,在人力、物力和时间上的消耗也是巨大的,影响档案管理工作效率。充分利用科学信息化管理手段,能够有效对档案信息进行电子化合理排序和分类,还能利用各种功能进行检索、复制和传输,大幅度提高工作效率。另外,档案信息化建设还不受保管条件的限制,更好地保护档案文件。传统的纸质档案在保管过程中会随着时间的推移出现资料变质或残损的情况,过于频繁查看和使用还会加速损坏的可能,这些在电子化档案管理中能得到有效的避免。
(一)上级不够重视
当前,我国对于疾控中心信息化建设的投入总体来说还不够,尽管很多地方的各级政府和相关部门已经注入不少资金以提高业务部门实力,但是也有不少地方疾控中心的档案资料管理还处于纸质文件为主、电子管理为辅的阶段,相应的规章管理制度也没有制定和出台,标准的档案管理需要的配套设施和环境也无法得到提供,比如数字化网络、专业存储、软硬件配备等。此外,从省市的档案调动和连通共享工作都没有得到应有的重视,由于对档案管理工作的忽视,出现了不少资金不足、制度不够完善的问题。
(二)专业素质较低
信息化建设的推进需要一批专业的技术管理队伍和人才,但是当前我国很多地区的疾控中心相关人员在思想素质和工作能力上还打不到要求,不少疾控中心的专业人员由兼职从事,经验丰富的工作人员缺乏对计算机系统的熟练操作和应用,而新人的人才在收集档案、整理档案的工作中无法专业迅速地处理,这样的工作情况会影响疾控中心档案信息化管理的推进。
(三)存在安全隐患
疾控中心的档案管理有一定的特殊性和复杂性,其内容包括了科研档案、突发流行病资料、疫情信息资料、传染病资料、公共卫生信息等,这些资料信息对国家人口的安全有着直接的影响,同时还具备了保密性。但信息化管理无疑受到了网络安全、系统软件安全以及工作人员保密安全等多方而的威胁,例如硬件出现故障、网络遭遇病毒、文件资料被人为篡改等,这些都给疾控档案信息化建设带来了发展和隐患。
(四)管理软件落后
当前我国很多疾控中心使用的管理软件属于通用版,相关的专业人员并没有针对业务的具体特点对其进行改进和优化,导致很多软件的功能没有得到充分的发挥,而与业务相关的档案在需要使用的情况下也提供不了,特别是当前市而上出现的无法提供外部接口和类似疫情网络传播、传染病监测等信息连接。由此可知,专业化的工作人员如果没有先进的软件配合与支持,那么在整理归档的工作中还是会遇到很多问题,甚至造成人力和财力的巨大浪费。
(一)重视档案管理,加大资金投入
各地区疾控中心的管理人士应该重视档案管理工作,全而深入认识档案管理工作在准确预测疾病流行趋势和预防控制方案制定等方而的重要意义,因此必须在法律规定的情况下充分结合当地的实际情况,制定出科学的行之有效的管理制度,特别是针对电子档案的收集工作和整理工作顺利进行而拟定的规章制度,另外还要配备标准的绩效考核,强化信息化管理。相关部门还要在资金方而给予疾控中心一定的支持和帮助,优化档案部门良好物理环境、安全电路等方而的硬件设施建设以及包括操作系统、杀毒软件、防火墙、加密文件软件等方而的硬软件配套设施建设。更要从长远的发展角度出发,将其作为各地区档案连接的重要媒介综合信息,加大资金投入,以起到连接和维护的作用。
(二)培养档案人员,引进专业人才
现代疾控中心档案管理工作需要一批有着高尚道德水平和优秀专业素养的复合型人才,因此引进培养专业性的高素质人才是当前疾控档案信息化建设工作的重中之重。在疾控单位中,针对经验丰富但缺乏计算机基础技术的工作人员,单位应该对其开展定期的培训以提高计算机操作能力;针对具备一定档案管理能力及计算机基础操作能力的工作人员,单位可以定期组织各种学术讨论或讲座等科研活动帮助他们强化专业认识,同时还可以有效增强各个部门之间的沟通与交流。另外,还要努力从外部引进更多的符合档案管理要求、具有丰富管理经验的人才以协助疾控中心做好档案信息化建设工作。
(三)落实安全制度,强化管理技术
档案信息管理中的安全问题必须依赖强有力的安全管理制度的保障,在具体工作中药加强对工作人员的管理培训,还要彻底落实工作责任制,对工作人员的工作表现实行奖罚分明的考核制度,此外还要严格划分档案文件的安全级别,尤其是一些机密文件的保管更要实施物理隔离的措施,充分全而认识网络管理的弊端,加强秘钥管理。而一些系统机密则要运行跟踪制度,通过计算机自动生成系统日志来对其加以监督,自主维护,出现故障及时整理恢复,在日常工作中要养成定时的维护和病毒防范的习惯。
(四)开发管理软件,提高管理效率
各个疾控中心要根据白身的实际情况制定有针对性的管理方案,开发符合白身需要的档案管理软件模块,保证其具备外部接口提供,网络直报系统以及各系统相互连接的功效,对这些重要的业务档案进行统一有效的管理,不但能预防信息孤立无效使用的情况,又能大幅度提高档案信息利用的效率,提高档案管理工作的效率。
综上所述,疾控档案信息化建设对于各地区疾控中心而言都是至关重要的,档案的信息化建设以及有效管理需要每一个工作人员加以重视和认真执行,除了要全方位认识到计算机技术在疾控档案管理的巨大作用外,还要加大资金投入,加强人才培训,落实安全制度,开发管理软件,提高工作效率,最大程度地推进疾控档案信息化建设进程,使得我国当前疾控档案管理工作与时代信息化发展接轨,管理工作更加高效、专业、规范。
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档案工作的工作目的就是以服务的理念为主,通过不同的形式和途径去满足用户所需要的,进而使整体的信息管理水平得以提高。现代信息环境下,高校的档案服务的创新不仅是未来的档案管理事业的主要趋势也是高校的档案管理的趋势,是高校管理环境的基础。以下是读文网小编为大家精心准备的:信息化背景下高校档案服务策略探究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
信息化背景下高校档案服务策略探究全文如下:
【摘 要】因为计算机网络技术的快速发展以及普及应用,如何实现高校档案服务信息化已经成为一个热门话题。信息化背景下,使传统的高校档案服务模式受到了很大的冲击和挑战,高校应站在全新的角度审视档案服务,积极创新、改革,使高校档案管理工作为高校发展做出应有的贡献。本文主要分析了高校档案服务在信息化背景下存在的问题,并且提出了几点进一步完善高校档案服务的策略。
档案信息服务如果从广义上分析,主要是指加快档案信息流通,促进档案信息传播,使档案管理能够充分满足用户多样化需求的所有活动,也即是指在所有的档案信息业务工作。如果从狭义上分析,主要是指档案工作人员按照用户的需求为用户提供相应的档案信息咨询的过程。本文研究的档案信息管理主要是指狭义层面的档案信息服务。档案管理工作是高校的一项基础性管理工作,在信息化背景下,使高校档案管理工作面临着前所未有的挑战,高校档案管理工作者应积极思考如何创新档案服务模式,进一步提高档案的开发利用效率,充分发挥档案服务的价值和作用。
我国档案工作具有悠久的历史,但是档案服务途径却相对较少,基本上采用的是面对面的方式,传真服务、电话服务等比较现代化的服务方式尚未普及应用,也没有建立网络在线服务或者邮件信件服务渠道。目前,我国大多数高校在档案服务方面主要以档案信息查阅、档案复印、开具证明等业务为主,并没有开展档案咨询服务、档案目录信息服务、档案陈展等服务。由此可见,高校档案服务方式及服务途径仍然比较单一,档案信息资源的开发利用程度不高,并没有将档案的服务职能充分发挥出来。
(一)双向性服务
高校档案服务的根本是为了促进高校自身的发展,高校档案部门的主要职责是为高校后勤保障、学校教学、科研以及学生管理等相关工作提供优质服务。在高校教学管理过程中,高校档案服务的内容应包括以下几个方面:①为高校营造一种良好的学术研究氛围,适当增加创新研究工作。②为教学评估提供基础性的参考数据,同时应提供跨学科研究成果,还应该提供反映社会需求的相关材料。③在学生管理和培训过程中,应提高学生的基础教育素质以及专业素质,提高学生的社会适应力。
(二)主动性服务
现阶段很多高校档案信息服务普遍存在缺乏有效性、主动性、系统性等问题,虽然一直以来高校都在提出加强主动服务的口号,但是并没有认真实践,有的高校虽然也开展了一系列主动性服务,但是创造性不足,只是在延伸一些传统服务项目。如果仍然采用这种被动式的档案服务,极易导致档案信息缺乏完整性、系统性,也无法充分发挥出档案的社会功能及其价值。笔者认为,为了确保全面、认真落实主动性档案服务,应制定科学的评估制度。目前,档案工作者评估中主要采用的是科研项目、获奖、论文、出书等评价指标,应该将评价指标进一步细化,比如评估档案服务的有效性,评估档案实体管理中的规范性及安全性,在档案分管工作中应评估形成档案的完整性及其准确性,而在档案检索工具中应评估其完备性。这样的评价指标更加全面、具体,针对性也更强,有利于激发档案工作者的创新欲望,端正档案工作者的态度,从而提高高校档案服务质量及效率。
(三)大力采用现代化先进的服务手段
目前,各种先进的信息技术正在潜移默化的改变着人们的生活、工作和学习方式,也逐渐成为人们在日常生活和工作中必不可少的部分。高校档案服务工作也应该做到与时俱进,大力引进先进的信息技术进行公共档案信息服务。具体而言,高校应根据自身的特点建设一个极具特色的档案网络数据库,充分利用网络信息的优势为广大师生提供更加便捷、高效、准确的档案信息服务。在高校档案数据库建设过程中,应注重数据库的个性化,尽可能满足广大师生对于高校信息服务的多样化需求。同时应注意突出数据库的实效性,这就要求档案服务工作人员应定时更新、完善、补充数据库的内容,使档案信息服务和社会保持同步。
(四)应加强高校档案管理人员队伍素质建设
高校档案管理人员是高校档案工作的最终执行者,档案管理人员的自身素质直接决定了高校档案管理工作的质量,因此有必要进一步加强高校档案管理人人员的职业素养以及专业服务水平。首先,高校应加强档案管理人员的培训力度,不仅应使档案服务人员掌握扎实的专业基础知识,同时应要求档案服务人员熟练掌握先进的计算机应用技术,学会正确使用计算机统计、检索、编目等系统程序,从而提高档案服务工作的数字化、信息化水平,为广大师生提供更加便捷的档案服务。其次,应进一步优化、调整高校档案管理人员队伍结构,应多吸入一些吃苦耐劳、具有创新思维、敬岗爱业的新鲜血液,从而为高校档案服务工作注入新的活力,进一步推动高校档案服务的创新和改革。
信息化背景下,高校档案服务工作存在诸多不足之处,档案服务工作作为高校管理的基础工作,对于高校的健康发展具有极其重要的作用。新时期下,高校应积极开展双向性、主动性档案服务,大力引进现代化信息技术手段,创新档案服务方式,加强档案服务队伍素质建设,全面提高档案服务水平。
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要对每位教师的信息及时增补、完善,校核有关人事信息,他的每一次工资的变动、职称的晋升、荣誉的取得随时更新,将静态性信息描述为动态性的信息,不断充实人事档案信息内容,全面、准确地反映个人的真实面貌,提高利用效率与公信力。
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档案信息化是当前我国档案工作发展的重要方面,同时也是实现国家信息工程的重要步骤,在信息时代,具有重大的现实意义。而作为信息高度集中的高校档案管理部门,在信息化的建设道路上依然面临着诸多困难和挑战。以下是读文网小编为大家精心准备的:论高校档案信息化建设中的利与弊相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着计算机在各领域的广泛应用及无纸化办公的普及,对传统档案工作模式提出了新的要求,随着信息技术的不断发展更新,高校档案信息化建设成为档案工作改革和发展的必然趋势。高校档案信息化建设的主要目标就是为了迎合时代发展的需求,属于一项系统性的建设工程。然而在高校档案信息化建设过程中出现了不少问题,从而导致高校档案信息化进程缓慢。
近年来,随着计算机技术和网络技术的迅速发展,信息技术已经渗透到人们的生活领域和工作领域。高校作为人才、信息等资源共享聚集地。随着高校信息化水平的迅速提高,对高校档案工作也提出了新的挑战,高校档案信息化建设是高校档案部门面临的新课题。
自2001年12月教育部门办公厅发出《关于加快推进教育系统政务信息化建设的通知》以来,全国各高校政务信息化建设迅速发展。高校档案部门紧跟高校档案信息化发展的步伐,在发展与建设的将近10年里,取得了明显的成效。但是,随之高校档案信息化进程中也出现诸多不足之处。下面,就其档案信息化建设过程中的利与弊谈点个人见解。
传统的高校档案,是一种完全封闭式的内部资源,管理模式也只是原始简单地保管。随着高校教育事业的发展,高校档案数量急剧增加、内容页日渐丰富,各种档案载体也随之增加,迫切需要科学高效档案管理办法和工具。而高校档案信息化建设正是充分运用了现在化设备和自动化、网络化的管理方式取代原有的手工管理,完成了档案采集、储存、保管、检索、开发利用等工作。
1、档案信息化建设有利于提高档案工作效率。
随着档案信息化建设的实施,办公自动化的应用以及档案网络管理软件的运用,从而实现网上收集、移交、储存、查阅等,这就使得档案工作变得更为简便,为档案部门工作人员节省了部分时间和精力,能把更多的时间和精力用于档案资料的整理,数据统计、档案编研等工作,提高了工作效率,也避免了档案材料破坏装订和因实体借阅造成的磨损。
2、档案信息化便于查阅利用。
档案信息化的网络服务给利用阅读档案创造了新的模式。全新的超文本,超媒体阅读和自动化检索方式。高校通过档案信息化,能全天候为利用档案的师生服务,利用者可通过互联网24小时可进入网站阅读档案信息。利用者从被动的利用档案变为主动的探索。
3、档案信息化建设有利于高校资源整合优化。
档案中记载着学校过去各项工作执行情况和效果,对于学校确定新的方针政策具有重要的参考作用,高校档案中的教学类、基建类、设备类、科研类、财会类等五大类档案为学校的教学科研和发展建设起着关键作用。信息资源共享已经是发展趋势,档案是信息资源中的一种特殊形式。档案信息化建设可以让各种散乱的信息资源实现最优化配置并,与高校办公自动化系统接轨,使得档案部门的信息与学校教务、科研、设备、财会等重要部门实现资源整合优化。档案信息化建设的本质要求就是建立一个丰富、完整的档案信息资源库,并做好相应的数据库维护工作,通过跨行业、跨地区、跨部门的计算机网络,档案信息资源与其他信息资源一起构成综合的网络信息资源,从而实现高校信息资源库的整合优化达到共享的目的。
全国大部分高校都已经启动了档案信息化建设工作,然而在各高校进行档案信息化建设的工作中也逐渐显露出了档案信息化的一些弊端,如何避其弊正是现在要讨论的问题。
1、档案信息数字化后的安全保存问题
大量纸质档案通过扫描上传到档案管理软件,传统档案保护与管理手段已无法确保这些档案信息的完整与安全。个别档案利用者可直接通过复制与原始档案一致的内容,进行篡改,也可在电子文件上的签名、印章修改。由于纸质档案材料转化为电子文件后是保存在磁盘、硬盘、光盘等介质上,而这些介质一旦出现损坏,就意味着所有的电子档案信息都会遗失。而磁盘硬盘的保存条件和环境要求是很高的。因此对于软盘、磁盘、硬盘等的保护要做到:购买统一规格磁盘硬盘,确保质量;保证它们的存放环境,注意存放的空间和温湿度的控制,温湿度分别为14-20摄氏度,40%-50%内;定期每2年把原有的磁盘、硬盘、光盘上的材料转储一次,作为档案信息的备份。
除了档案信息资源的保存问题,还存在档案信息的网络安全问题。档案信息网络的安全受到载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、网上窃听与篡改、黑客攻击、技术淘汰等众多因素的威胁。一旦出现以上情况,档案信息数据库会出现遗失,错乱,甚至会导致档案信息外泄等情况发生。高校应该采取有效措施对数字化档案资源进行安全管理和维护,要做到:有效地应用身份认证、文件加密、权限控制、安全审计、病毒防护、防火墙、安全备份等安全技术,确保档案信息资源的安全、有效和网络系统正常运行。
2、档案信息化的投入成本大于利用价值
高校档案信息化建设的前期需要投入大量资金购买设备,如高校档案管理软件系统、计算机、扫描仪、大量磁盘硬盘、交换机、服务器。在信息化建设前期需要投入大量的人力来进行档案信息数字化,而在信息化建设后期也会遇到档案管理设备老化及更换的问题,这些都需要高校对档案部门的投入大量的人力和物理。而在近几年里,由于全国各大高校都纷纷档案信息化建设,在过程中发现了问题:为了实现档案的信息化,高校进行盲目的投入和建设,使得档案信息化建设的投入和档案利用价值出现反比例现象,即档案信息化建设投入成本大于档案利用率,档案资源被浪费。所以各高校在档案信息化建设过程中,不能盲目的投入和建设,要认真结合本校实际情况以及档案服务对象的特点,按轻重缓急、先易后难的方式开展档案信息化建设的工作,避免造成人力、物力、财力的浪费。
3、档案信息化缺乏统一的标准规范
高校在档案信息化建设中出现了缺乏相关标准的规范和支撑的问题:许多高校出现了档案信息化建设中各自为政、标准不一的局面,只能自我摸索、自我完善、自我发展,处于独立开发与封闭自我建设的模式。而档案信息化作为一项复杂的社会工程,涉及项目管理,技术应用和业务运行等方面,如缺少标准来规范,整个工作如散沙一盘。在建设高校档案信息化的过程中,应当借助于各种规范及标准的制定和落实,分工协作和技术工作提供依据及标准。在建设档案信息化网络的沟通信息的共享更加需要统一的规范和统一的标准,高校的档案部门立足于档案信息化建设并根据国内标准及行业发展趋势,制定出统一的信息化建设标准,有效推进档案信息化建设。
4、档案管理人员业务水平偏低
档案管理工作一项专业性很强的工作,高校档案信息化建设更要求管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平。然而目前多数高校来看,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍,档案人员的数量和质量还不符合档案信息化的要求。很多高校的档案部门工作人员年龄结构偏高、学历结构和职称结构偏低是普遍存在的现象,缺乏相应的专业技术人才,特别是具备档案管理和现代化科学技术的人才。所以很多档案管理人员在高校档案信息化建设的工作中感到力不从心,影响了档案信息化的进程。高校档案信息化要建设档案人才管理体系是实现高校档案信息化建设的保证。因此要做到:重视高校档案队伍的素质建设;必须积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才;加强档案信息化知识的培训工作,在档案管理人员中大力推广和普及档案信息化知识,通过专题讲座、实际操作、参观学习等形式使档案管理人员掌握档案信息化知识。
加强高校档案信息化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择,档案信息化建设也是一项长期而艰巨的任务,各高校一定要从本单位实际情况出发,认清档案信息化建设的利与弊,并要积极做到趋其利,避其弊,实现高校档案信息化工作的跨越。
论高校档案信息化建设中的利与弊相关
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广播电视是宣传党和国家重要政治方针政策的主要媒介,因此必须加强对广播电视档案的信息化管理。管理好广播电视档案不仅可以获得更高的经济效益,而且可以形成良好的的社会效益。与此同时,强化对广播电视档案的信息化管理,还能提高广播电视的质量,有利于其长远发展。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析广播电视档案的信息化管理相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】近年来,随着人们物质文化生活水平的提升,广播电视行业取得了较快的发展。广播电视档案是广播电视活动中形成的具有保存价值的重要文件资料,对推动广播电视行业的发展具有极为重要的作用。随着广播电视档案数量的不断增加,对其管理带来了较大的难度,在当前计算机技术及网络技术的广泛应用下,广播电视档案也开始了信息化建设的进程,这对于广播电视档案的开发利用发挥着极为重要的意义。
档案作为重要的信息资源,在当前社会和经济发展过程中发挥着非常重要的作用。当前我国已处于信息化社会中,在人类社会活动中所产生的档案必不可少的会与当前信息技术有机的融合。广播电视档案作为档案管理工作中非常重要的组成部分,在当前信息化环境下,更需要加快广播电视档案信息化的建设的进程,加快开发档案资源,更好的发挥出档案的服务功能,促进广播电视行业的健康发展。
近年来,我国广播电视行业开始向数字化、多元化和网络化的方向发展,而且实现了三网融合,这更加快了广播电视迅猛发展的势头。在广播电视发展过程中,形成了宝贵的档案资源,所以做好这部分档案的管理工作,不仅能够使档案自身的服务功能更好的发挥出来,而且也会为广播电视行业的快速发展提供有力的保障。长期以来,我国档案管理工作都是采用手工的方式进行,这在当前信息量不断增加的新形势下已越来越无法满足社会对档案信息资源的需求,档案实现信息化管理无论是自身发展还是社会发展都已成为必然的趋势。只有以信息化的管理方式进行档案管理,才能有效的提高档案管理的水平,加快推动档案事业的发展,使广播电视档案能够更好的为社会的发展提供信息支持。
2.1档案不能及时进行整理
长期以来各广播电视台对于档案工作缺乏重视,而且在每天的工作都会产生大量的影像、文字、图片及文书信息资料,这些资料都需要进行整理后归档保存。这就给档案管理人员的工作带来了较大的难度。由于在广播电视台内档案的整理工作都是由管理人员手工来进行操作完成,面对越来越多的档案资料,管理人员手工工作效率不高,长时间处于高强度的手工劳动,也不能及时对档案进行整理。
2.2档案归档的完整性得不到保障
各广播电视台产生的档案其涉及较多的部门,这就需要各部门在工作过程要对这些种类较多的档案资料进行收集和保存,然后进行移交、归档。但部分采编人员由于缺乏足够的档案意识,往往在收集及移交过程不能完整的将档案进行归档,存在着残缺和遗漏的情况,使档案的完整性得不到保障。
2.3档案的再利用价值有限
广播电视档案是为了便于在广播电视发展过程中更好的进行查阅和利用,其具有较高的利用价值。但无论是广播电视的新闻影像还是纸质档案,在反复的查阅过程都不可避免的会存在着遗失和损坏的情况,影响档案的再利用。所以只能加快档案信息化管理,从而更发好的对广播电视档案存储进行完善,降低管理成本,使档案的价值更好的发挥出来。
3.1加强档案资料的收集
信息文件来源广泛,形成者不仅有信息管理与计算机技术人员、业务管理部门的承办人,还有数据录入员等。由于目前多数文件形成后分散在承办人员手中,缺乏统一管理,同时,信息形态复杂,文字、图形、声音、图像等信息,存放于纸质、磁带、光盘等各类存储介质中。因此,档案工作者必须从文件形成的源头进行有效控制,对文件及时进行收集、积累并分类保存。应抓住文件形成之初这个关键环节,及时对其加以收集进行逻辑归档。
3.2加强档案存储的数字化
目前我国电子签名和电子档案己从法律形式上得以认可,我们对于这种文件,完全可以扫描加密,进行数字电子化存储。而对老式磁带式文件,其寿命随着使用次数的增加而减少;随着播放设备的更新换代,一些老式磁带上的信息常常无法读出。与传统存储介质相比,数字化存储具有存储量大、安全性高、格式统一、便于查询等优势。实现档案的数字化存储,有利于用户迅速检索并下载需要的任何镜头或片断,适应了当前广播电视机构数字化生产的需要。
3.3提高档案管理人员专业化水平
要设立专门的档案管理部门和岗位,引进相关的专业人才,重视档案编研和开发队伍建设。建立完善的培训、考评、上岗机制,通过学习、交流等多种方式提高档案管理人员业务技能,统一操作规范,确保员工能熟练掌握档案业务规范标准和管理方法,及时、准确地为业务部门提供必要的咨询服务。
3.4构建档案服务体系
首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度,实现其标准化和规范化,使档案在产生、运行、管理过程中有法可依,有章可循,保障其工作顺利开展;其次,要把好数据、质量关。在数据管理方面应建立健全数据质量管理体系,根据本单位的实际情况,制定严格的数据质量考核指标,责任到人,并定期检查,常抓不懈;最后是做到单位各级共建,应将工作分散到该立档单位的内设机构。对于广播电视部门来说,档案的信息化功能不能仅局限于资料的存储,更重要的是为电视节目的生产服务。
在当前广播电视档案信息化管理工作口,需要应用先进的管理方法,在管理技术上进行创新,为广大使用者提供更为便捷的服务,这就需要广播电视档案管理人员需要树立服务的理念,不断的更新自身的知识结构,为实现档案信息化扎实的工作,从而更有效的推动广播电视事业的发展进程。
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