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在理论研究中,教材编写的原则受到了较多的重视,教材的使用是教师工作的重要方面。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:高职公共英语教材建设研究的现状、问题与建议相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
高职公共英语教材建设研究的现状、问题与建议全文如下:
为了解高职公共英语教材建设的研究现状,把握最新的研究热点,笔者对与高职公共英语教材建设相关的论文进行文献调研和深入研究,并提出相关问题和建议。
本文中的高职公共英语教材是指高职高专院校非英语专业学生学习使用的的公共英语教材,包括综合教材也包括为听说读写译单个语言技能编写的教材。笔者以“高职”“英语”“教材”为篇名检索词,对中国知网期刊全文数据库2011年1月至2015年6月期间发表的论文进行检索,然后剔除掉专业英语教材研究方面的论文,共125篇与高职公共英语教材建设研究相关的论文。
(一)研究的总体趋势
从表1可以看出,2011年至2015年,发表论文的数量依次为37篇、26篇、24篇、30篇、8篇,共计125篇。2015年只统计了6个月的时间,不能和其他年份全年的发表量相比较。总体来看,每年发表的论文数量相对平稳、变化不大,相比2000至2010年10年间的107篇论文[1]的数值有较大增长。但发表在核心期刊上的论文比例一直不高,说明论文的总体水平有待提高。作者大多数为教师,极少数为研究生或研究员,在这几年中没有与教材直接相关的出版、编辑人员发表与高职英语教材建设相关的论文,不能不说是一个缺憾。总体来看,对高职公共英语教材建设的研究进入了一个数量相对稳定、质量有待提高的时期。
(二)研究主题
在教材的整个生命周期中,大家关注的问题可以分为理论研究和实践研究两类。这两类研究都体现出以教学现状为起点、以教学目标为终点、以教学问题为导向的螺旋上升的过程,并且理论研究和实践研究相互影响、相互促进。理论研究中的理念、原则、方法、策略、标准等是对教材设计、编写、评价、选择和使用的指导思想,是不分先后的。但实践研究中对教材的设计、编写、评价、选择和使用却是一个由各个独立的环节组成的从先到后的循环。
借鉴以上各种分类方法的优点,结合搜集的论文的具体内容,笔者将研究主题分为六类,第一类是与教材相关的理念、原则、方法、策略、标准等的研究,也就是理论研究,其他五类是对教材的设计、编写、评价、选择和使用的实践研究。这六类研究主题虽然不在一个层面上,但因为理论研究得出来的指导思想对实践研究的各个环节都有借鉴意义,而且理论研究方面的论文相对较少,因此对理论研究不再细分。这六类研究主题的内涵或特征如表2所示。
主题确定的标准有两点:第一,以作者自己的观点为准,而不是引用的内容。如很多文章里都引用了与教材相关的理念、原则、方法、策略、标准,那些都不是作者自己经过研究得出的结论,而是以这些原则或理念为基础设计了教材的框架或对教材做出评价,在这种情况下,这些文章都被归类为实践研究,而不是理论研究。第二,以作者的论点为准,而不是论据。例如有些文章先分析了教材使用中出现的种种问题,然后提出对已有教材的修改建议或对新教材的设计思路,在这种情况下,这些文章被归类为设计而不是使用。
从表3可以看出,数量最多的是研究教材设计、教材评价和教材使用方面的论文,但这里的设计大多是对已存在教材的修改建议,说明教师在教学中对教材改进有较多的思考,对教材的评价和使用也是教师在教学中较为关注的方面。
1.理论研究
在理论研究中,教材编写的原则受到了较多的重视,例如黄玉君(2011)认为在高职英语教材编写的过程中应突出职业场景、循序渐进和寓教于乐的原则[2];史洁(2012)从境界论的角度提出教材编写时应该关注教材内容的兴趣化、语料的生活化以及编写的科学化[3];蒙诗茜(2012)论述了“因材施教”原则下高职英语教材的编制与开发的需求分析的原则,提出应该根据社会需求和个人需求确定教学内容和教学形式[4]。近五年的理论研究的论文中,只涉及到教材编写这一个环节,还需加强对其他环节的理论研究。
2.教材设计
在本文中,教材设计被重新定义,这里的教材设计不仅是指对新教材的设计,还包括对已有教材的修改建议。在这一方面,以职业为导向或基于职业需求分析的教材设计受到极大的重视。魏英玲(2011)提出应该以需求分析为前提,以工作过程为导向来设计教材,激发学生的学习兴趣[5];李奇(2011)提出应该按照工作流程来划分单元内容,创造低焦虑的学习环境[6];李芳芳(2011)认为教材的编写要以实用为主,以应用为目的,要考虑到语言基础和专业知识两个方面[7];谢盟梦(2013)提出英语项目课程教材的编写思路是:教材设计职业化,项目内容任务化[8];季正红(2013)认为应该基于CBI理念将基础英语和职业英语有机融合[9]。胥芝韵(2014)提出应以就业为导向,注重教材的职业性[10]。甘利(2014)认为应该构建基于工作过程和项目导向的教材体系[11]。 教材设计中受到较多重视还有以下几个问题:一是教学的重点从知识传授转为能力培养,教学的主体从教师转为学生,逐渐重视对学生学习方法的培养。二是对教材的立体化建设的研究[15][16]。三是在英语教材编写中增加中国文化的内容[17][18]。
3.教材编写
教材编写工作的首要任务是要确定教材编写的方向。这几年的论文中体现了以培养实际工作中英语综合运用能力为目标的教材编写趋势。如张淑琴(2011)从对英语教学进行专业化改革的角度总结了英语教材编写工作的步骤与措施[19];王爱琴(2012)在工学结合的理念下提出了“课程单元化,单元主题化,主题行动化,行动情景化”的教材编写思路[20]。赵玲洁(2013)提出通过职业分析来确定某一职业要求的各种能力[21],等等。在这样的方向指引下,作者们详细介绍了所编写的教材的特色、框架、内容等方面,对编写的步骤与措施也有所提及,但相对较少。
4.教材选择
在教材选择方面,高小芹(2012)提出在选择教材时应该注意教材内容的专业性、趣味性、时效性和练习的实践性[22];侯丽娜(2013)认为在选择教材时应该关注内容上的实用性和趣味性,还有结构上的连贯性与引导性[23];张鹏(2013)提出的选择教材的思路是注重分级分类和教材的立体化建设[24];梁春莲认为应该选择符合学生水平和专业特色的教材[25];总体来看,在教材选择方面,大家比较关注教材内容的职业化、教材结构的引导性以及教材资源的立体化。大多数作者认为,内容要突出实用性和职业性,结构要分级分类、循序渐进,要有配套的多媒体教学资源,只有选择这样的教材,才能更好地培养学生的英语综合能力。
5.教材评价
对教材评价的论文可以分为两类:第一类是对某套特定教材的评价,例如杜鹃(2011)对《高级职业英语》、皮艳玲(2011)对《成长英语综合教程》、冼嘉璐(2012)对《新潮实用英语》、王晓峰(2013)对《新实业英语教程(第二版)》和《新职业英语教程》、鲍彬(2014)对《新世纪高职高专英语》、曾艳(2014)对《新编剑桥商务英语(初级)》都做出了评价。得出的结论是这些教材都在不断追求适应新的教学理念以及高职英语发展的现状,但仍有许多需要改进的方面。另一类是对教材的特定方面进行评析,例如王丽(2011)对阅读教材的易读度、黄艳萍(2012)对课文练习的设计、刘斌(2012)对听力练习的难度、刘丽(2013)对教材的文化内容、郑艺真(2014)对多模态内容、王丽媛(2014)对教材的职业取向等问题都进行了评价和分析,为教材的编写和使用提供了有益的参考。
6.教材使用
教材的使用是教师工作的重要方面。黄文星(2015)从互动教材、蒋晓雯(2014)从听说教材、令亚贞(2012)从《走遍美国》这套特定教材的角度论述了使用教材的原则和方法;周静(2014)从概念隐喻、阮莲菊(2013)从词汇衔接、杜鹃(2011)从需求分析、许泽芳(2011)从融入中国文化的角度论述了要达到不同的教学目标时应如何使用公共英语教材。也有些作者提出了使用教材的通用原则和方法,例如黄小妹(2011)论述了教师在课前、课中和课后引导学生有效利用现行教材培养自身英语语言能力的方法及具体措施[26];黄映雪(2012)提出的应该根据学生的情况对教学内容、教学顺序和教学活动进行调整[27],成为大多数作者的共识。
(三)研究方法
根据不同的分类标准,对研究方法可以进行不同的划分。例如,根据数据的来源,可以分为第一手研究和第二手研究;根据数据收集的时间可以分为横向研究和纵向研究;根据研究的性质和作用可以分为基础研究、应用研究和实用研究,等等。本文讨论研究方法的主要目的是为了了解在各个研究主题中支撑作者的观点的数据或材料是否来自有系统、有计划的采集和分析,因此笔者参照束定芳的界定,将其分为实证研究和非实证研究两大类[28],实证研究又分为量化研究、质性研究和混合研究三种,其内涵或特征如表4所示。
125篇论文中采用非实证研究方法的论文有103篇,占82.4%。采用实证研究方法的22篇,占17.6%。相比前十年的论文中的非实证研究和实证研究的比例分别为90.7%和9.3%来看,已经有更多的作者开始通过有系统、有计划地收集和整理数据的方法来支持自己的结论,说明研究的方法逐渐向着科学、规范的方向发展。
实证研究方法出现在教材设计、教材评价和教材使用三个方面的论文中,全部采用了定量研究法,主要是使用问卷调查学生和教师对教材的满意度,统计分析数据得出结论,或对教材的内容特色进行对比分析得出结论。数据表明,近五年与高职公共英语教材建设相关的论文,大多数是个人感想、操作描述、思辨探讨,虽然通过有系统有计划地采集和分析材料得出结论的论文比例有所增加,但数量仍然较少。
三、问题和建议
(一)研究主题分布不均、薄弱环节比较多,应从更全面的领域开展全方位的研究
首先是理论研究领域薄弱环节比较多。如果按照基础研究、应用研究、实用研究来划分,对高职英语教材的理论研究应该属于应用研究,应用研究是连接基础研究和实用研究的桥梁,在高职公共英语教材建设研究领域,理论研究是把心理学、脑科学、认知学等基础研究领域的成果转化成对教材设计、编写、评价、选择和使用的具有可操作性和指导性的理念和原则。但是这次收集到的论文中只出现了对教材编写这一个环节的理论研究,其他环节没有涉及。而且实践研究的论文作者们所借鉴的较为权威的理论,大多不是中国人创立的,更显示出我们理论研究的薄弱。
其次,在实践研究领域,对教材的使用和使用以后对教材做出评价、提出修改建议和设计构想是三个研究较为密集的方面,对教材的实际编写和选择是研究中的薄弱环节。教材的编写是教材的整个生命周期中最重要的一环,只有编写出优秀的教材,其他环节才有实施的依据。在编写的过程中,除了关注编写的内容,同样应该关注编写队伍的组建、编写的步骤和措施等方面。选择优秀的、符合学生水平和实际需求的教材是保证教学质量的前提。应该加强对教材选择的研究,积极选择出更多优秀的教材并加以推广使用,才能够有效促进教学质量的提高。
(二)学术研究缺乏规范性,研究方法比较单一,应采取更加严谨科学多样的研究方法
规范的学术研究应该采用科学规范的方法取得相关数据和材料,并对这些数据和材料进行有效的分析,以揭示其中隐含的规律。近五年的论文主要采用的是非实证研究的方法,支撑论点的论据主要来自经验性的材料,其说服力有待商榷。采用实证研究法的论文都采用了量化研究方法,虽取得了一些客观数据,但因为抽样程序和方法不规范,甚至没有取样说明,同样无法保证数据的可信度。而且对取得的数据进行分析的过程也良莠不齐,不利于揭示教育规律。
进行教育科研工作,是需要有指导、有培训、有专家领路的。应该多给教师提供这种教育研究方法学习和交流的机会,从数据的采集、数据处理、论文写作等各个方面对教师进行指导,才能有效提高教师的科研水平,促进高职英语教材研究的进展。最关键的是评价指标的指引,在当今重数量不重质量的科研考核指标下,很难激发教师提高科研水平、严谨治学的动力。因此应该改进科研评价指标,鼓励更多的教师把时间和精力放在论文的质量而不是数量上。
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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:档案信息化建设探讨分析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
档案信息化建设是档案管理的发展趋势,是推动当前档案管理工作发展的必然选择。传统档案管理工作存在数据信息量大、工作任务繁杂的特点,档案管理人员通过收集、管理、提供档案资料存在工作时间长,效率十分低下的特点。这种投入建设成本高回报率低的档案管理模式严重阻碍了档案管理的发展。推进档案信息化管理建设,通过最大限度的降低人力及资源的投入来完成等同工作量的前提下,提高档案管理的工作效率及服务质量。档案信息化管理是提升当前企业投资服务中心的档案管理水平的重要乎段,档案管理水平的提升带动档案日常工作的规范化,更有利于企业投资服务中心提供完善的政策及投资咨询服务。
2.1档案工作再造
档案信息管理需要企业投资服务中心工作人员掌握先进的信息技术,结合当前高科技设备来实现管理工作信息化建设。档案信息化是对传统档案管理工作的一次重新变革。档案工作的再造是推进档案信息化建设的第一步,同时也会对信息化建设产生巨大影响。
2.2工作职能的变化
档案工作职能从原来的提供档案管理的工作转变为提供档案服务的根本型转变。企业服务中心档案工作人员职责从负责对档案进行收集及查询的管理工作到录入信息化企业客户资料并为客户提供资料服务的职责转变。
2.3工作方式的创新
档案信息化的建设会产生全新的档案工作模式,档案管理办公系统的自身变化都会引发档案管理工作的创新。例如文件的查找方式从最先的人工查阅方式编程到计算机关键词检索再到后来的全文检索的转变,从定向的查询内容到对比性的查询方式直接带来档案管理工作人员工作方式的创新。同时,档案工作方式的创新也会促进档案信息化建设迈向新的发展方向。
2.4工作流程的革新
档案信息化建设会是档案文件的原始形态发生变化。档案的数据从原先的单一的实体转变成多种类综合载体。档案信息的运输方式也从单一的人工船体编程信息化数字传递方式。档案的数据收集方式也会增加电子信息收集。档案信息传统信息发布模式也会被网络发布平台所取代。上述的每一项变化都会给档案工作流程带来革新。最直接的方式是增加了电子信息的工作流程,减少了传统复杂的工作流程。
3.1体制阻碍
档案的信息化建设过程中严重收到了体制约束,在档案的数据管理和档案的工作流程中都缺乏完备的工作体制。目前大部分地区的档案建设规划开始加入到信息化建设中,许多地区还成立了档案信息化建设的建设小组。但从整体的角度看,我国整体的档案建设没有完整的工作体系,各地区的档案都自成模块,地区建设水平存在较大差异国家的档案信息建设规划网络没有发挥出初始的作用,导致档案信息化结社缺乏都统一标准。
3.2档案信息系统缺乏标准
档案建设中信息系统的建设受到建设资金和部门选择的影响,各个部门的档案管理软件存在差异,软件的设计及软件的数据标准都有不同,档案的数据很难脱离自身的软件来进行整合,造成了各地区的档案信息无法实现相互共享的现象。同时受到各地安全政策保护,各个部门无法接受资源相互流通的管理模式。各个档案部门无法协调统一的存档标准也增加了信息归档的技术难度,也为档案的信息化建设提升了复杂性。
3.3资金投入存在差异
档案信息化建设的前期基础设备投入较大,当前大多部门的档案部门的档案软硬件设备都较为简陋,部门基层档案室都缺乏最基本的信息处理设备,与当前的档案信息化建设工作产生了较大的冲突。尤其现在档案开始数字化管理,需要大量的前期资金投入,经济发达地区数字化进程快,而经济不发达地区缺乏设备支持,档案数据数字化进程相对落后。
4.1统一当前档案信息化工作体系
将档案信息化建设纳入到当前信息化基础建设中去,制定符合各地的档案信息化建设规划工作,明确当前工作任务、设立具体的工作时限。要建立出完备的档案信息化建设评判标准,通过评判工作来督促信息化建设工作的发展。完善当前建设工作的职能分配,从团队的组建、岗位的分配、数据的整合都顺应规范的工作体系,形成由上到下的制度体系转变,让档案的信息化建设工作更规范化和标准化。
4.2完善档案信息化建设技术支持和资金保证
档案信息化建设本质离不开对基础设备和软硬件的需求。随着档案信息化建设工作的全而发展,保证足够的资金投入,才能加强当前的技术水平支持,确保档案信息化设备的稳定运行,维护档案数据资料的完整。
首先,加大当前的技术设施的投入。将各个地区的档案信息化建设基础资金纳入到财政预算中,将信息化建设工作交给专业的建设团队,引导各个部门展开专业的档案管理信息化建设。其次,建设必要的档案信息化基础设施。档案信息化处理需要计算机、档案信息管理系统及访问软件。要及时升级当前的信息管理系统,维护好当前的访问软件,保证档案信息工作环境的平稳运行。最后,加强档案信息化安全基础建设。档案从传统的实物载体编程数字化载体存在信息安全风险,各个部门的信息管理系统需要使用安全防护技术,采用杀毒软件、防火墙技术及网络监控技术来控制访问用户,增强档案的数据信息安全。
档案信息化建设是具有多项专业技术的信息工程,目前的实际建设过程中存在不少问题。从外部环境来看,我国整体的档案信息化建设工作存在不平衡现象,信息化工作体系没有同意标准。从内部环境来看,各个地区的档案部门存在基础设备简陋,信息化技术水平落后的问题。本文全面分析当前档案信息化建设过程,提出了几种理论对策来供当前档案信息化建设参考希望我国的档案信息化建设健全稳步发展。
【档案信息化建设探讨分析论文】相关
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随着现代信息技术的快速发展,企业档案信息化建设已经成为企业信息化建设的一个重要组成部分,传统的企业档案管理模式已经无法适应现代企业档案管理的要求。在数字信息化环境中,企业档案的信息化建设与传统档案管理相比具有安全性高、标准化程度高、资源共享率高的优势,为企业的档案管理提供了有力的保障。 以下是读文网小编为大家精心准备的:企业档案管理信息化建设探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】企业的档案管理的信息化是企业进行现代化管理的重要手段和方式,企业的档案管理信息化是切实提高企业档案管理效率的有效措施,企业的档案管理应基于本企业的档案管理实际,针对企业档案管理现状制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式,提高企业的档案管理效率,建立创新的档案管理模式。
【关键词】企业档案;管理信息化;建设
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化,就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术,将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输,实现企业信息资源的共享,以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据, 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先,档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。其次,决策的及时正确,管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误,有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次,档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动,是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性,并提供丰富的具有企业特色的知识,提升企业文化。
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。
针对企业传统档案管理问题现状,企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式,随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式,企业应建立担纲管理的信息化模式,从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高,储存信息的能力和逻辑判断能力较强,在文件信息的管理上能建立更为有效的模式,从而能建立高效有序的企业档案管理模式,通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式,从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式,为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式,也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理,也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。
企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化,实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案,通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工,从而建立了电子化的档案形式,方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上,然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范,从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程,随着企业现代化管理水平的提高,企业的档案管理应建立统一的平台,建立统一的电子档案的管理软件平台,实现传统档案的电子转化模式,从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。
企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台,实现企业传统档案的网络化和共享化,提高企业档案的利用效率,也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库,即企业档案库,通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式,其共享性和服务性较差,难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案,提供电子档案的管理和共享模式,从更大程度上减少了电子档案的重复建设,从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。
企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍,这是企业档案工作创新的保证,也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用,即档案计算机管理。要实现档案管理信息化,首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员,企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用, 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段,掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能, 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此,必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育,使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识,从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。
企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担,容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后,对系统的整体调整和协调也将比较困难,同时也影响了档案管理系统功能的发挥,造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式,为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。
企业档案的信息化是市场经济条件下,企业发展的必经之路,也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程,加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程,需要极大人财物的投入,要稳扎稳打,任重而道远。
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随着信息技术的飞速发展,新时期,企事业人事档案管理作为企事业内部管理的重要组成部分,逐渐受到人们的关注。尤其是近几年来,相关领域中对于人事档案管理的信息化建设重要性认识逐渐加大,建立信息化的人事档案管理已经成为企事业工作的重点。以下是读文网小编为大家精心准备的:档案管理信息化建设探析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:随着社会的不断发展,科技的进步,我国档案管理信息化建设已成为档案管理工作发展的重要环节。当前我国正处于一个信息高速发展的时代,档案管理工作信息化建设显得更为重要,本文将对档案管理信息化的必要性、现状进行分析,从而探究档案管理信息化建设对策。
关键词:档案管理;信息化;建设
前言:档案信息化管理即利用数字化技术将信息与档案进行集中存储的方式,同时也可以对信息进行检索、存储、管理等。档案信息化的这种管理方式,对提高我国经济水平,实现更好的为社会发展提供服务有着重要的促进作用,同时也推进我国经济水平的持续发展。
1.档案管理信息化的优势
档案管理信息化是在遵循相关部门的规定的基础上进行的,因此对信息的管理十分严谨,更加安全有效的保护档案信息。档案管理信息化打破了传统的档案管理方式,集合了现代计算机技术、网络技术、信息技术等对档案管理模式进行创新,实现从实体保管模式向数字化、网络化模式进行转变。对于企业、政府等单位来说,档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理,符合现代化的管理模式。通过对信息资源的接收、采集、整理、保存等过程,对档案管理进行信息化处理
2.档案管理信息化的内容
档案管理信息化建设的内容基本包括:应用系统建设、人才队伍建设、标准规范建设、基础设施建设、档案信息资源建设等。应用系统建设主要依靠技术支持,根据档案管理信息化建设的需求进行系统建设,设计出实用型软件。而档案管理信息建设的前提是实现文档一体化管理,推进办公自动化,将计算机广泛应用在办公管理过程中,转变传统的公文书写方式,并建立统一的档案管理平台,实现档案信息从接受、归档、整理、存储到开发利用的现代化管理,建设档案数据库,充分体现档案管理信息建设工作的先进性、科学性和前瞻性。
1.时效性有待提高。
结合档案管理工作的实际情况,信息时代下档案管理信息建设过程中面临的问题主要是时效性较差,而档案管理信息化的时效性较差主要表现在:规划和设计滞后、服务观念和方式滞后、存在信息共享壁垒等方面,档案信息资源的生成和管理受到多方面条件的限制,在社会效益和经济效益的获取方面仍存在一系列的障碍。档案信息化存在共享壁垒也成为档案管理信息建设的重要障碍,只有转变相关管理部门的工作模式才能进行同时的协同服务。
2.缺少专业档案管理信息化人才。
人才是现代办公管理工作的核心资源,没有相应的人才保障,再先进的管理手段和技术设备也只能流于形式,目前档案管理信息建设缺乏专业档案管理现代化人才,最为突出的便是缺乏计算机和档案管理工作均能精通的人才,操作型人才虽然能满足档案管理信息建设的技术需求,但缺少系统开发、咨询服务、程序维护和信息导航的复合型人才,导致档案管理软件出现问题,只能通过求助开发商的方式来解决,严重制约了档案管理信息化建设的进程。
3.信息化技术手段有待提高。
随着社会经济的快速发展,技术的改变和观念的更新,为档案管理信息建设创建了良好条件的同时,也对现有管理观念和方法带来相应挑战,信息爆炸加大了档案管理的工作难度,数量越来越多的增加,以及不断加速的内容更新,都加大了信息收集、甄别、编辑、存档、公开和利用的工作难度。而随着档案管理工作重视程度的提升,档案信息需求程度也不断增加,原有的信息化技术手段无法满足档案管理工作的利用效率。而体制障碍和技术壁垒也导致档案管理工作信息化进程的落后,激发了档案信息的供需矛盾,无法实现档案信息共享和个人的自由利用,由于网络化程度的差别,也导致档案管理工作的标准不统一。
1.健全档案管理信息化管理制度。
建立科学规范的规章制度,有利于促进档案管理工作人员形成良好的工作习惯,档案信息管理工作的正常运行和功能发挥,需要健全档案管理信息化管理制度,在充分调查研究的基础上产生,对档案管理工作进行具体全面、科学合理、系统规范的约束机制,能够让档案管理工作人员明确认识到责任意识,自觉遵守制度,并在工作实践中对规章制度进行不断完善,保障规章制度的权威性。
2.加强档案管理信息化人才培养。
档案管理信息建设离不开人才支持,通过档案管理部门的全体人员来完成维持系统的正常运行和日常管理,加强档案管理信息化人才培养需要具备终身教育思想,组织档案管理工作人员积极参加教育培训,对自身的业务水平和工作能力不断提供,有效调动工作人员的学习积极性,熟练掌握档案管理方面知识的同时,还应当学习计算机和信息技术,不断更新人员理念,在拓展知识的过程中,提升档案信息化管理能力。
3.提高档案管理信息化专业手段。
加强档案信息化建设需要明确认识到信息化建设的发展方向,建设数字档案馆并不是单一的某个档案馆,而是通过互联网对若干档案馆群体进行连接,将所有档案馆群体的信息进行紧密结合,从而形成有机的整体,能够有效的完成信息处理的标准化、服务对象的社会化和管理过程的一体化。档案信息化建设的目的在于方便人们能够最大限度利用档案信息为经济建设服务,提升档案信息化专业手段应当满足构建数字档案馆的多方面条件,配置较好的计算机网络和通信基础设施,并利用数字档案馆内外结合的网际网结构,及时更新技术,保证数字档案馆设备的正常运行,将专业手段作为档案信息化的基础,除了对系统设备进行日常的保养维护和故障处理外,还应当适应时代发展要求,进行及时的技术更新,提高档案信息化专业手段,通过先进技术力量作为支持,适应信息社会的快速发展。由于多方面因素的影响,档案管理部门的技术力量较为落后,为了弥补相应不足,档案管理部门应当吸取其他部门经验,借助先进技术力量,加强档案管理信息化专业手段的实施,勇于实践,大胆创新,保证系统正常运行的同时,及时更新技术,才能保证档案信息化建设成效。
4.加强网络安全控制。
网络安全控制是档案管理信息化建设的保障,从硬件设施入手,设立专项经费,为档案机构进行现代化、信息化设备配置,加快数字档案馆建设。而档案管理信息化建设需要管理部门的足够重视,加大相应资金投入,进行计算机、扫描仪和缩微设备的购置,并开通内部区域网络,连接外部互联网,发挥数据库建设在档案信息化建设过程中起到的基础性作用,加强数据库建设需要先完善文件记录数据库建设,再逐个进行档案的数字化工作,高质量的信息数据库,有利于推进档案信息化建设进程,建成数字化档案馆。
硬件建设和数据库建设分别属于网络安全控制的外部和内部环境,加强网络安全控制需要保证档案管理信息系统的数据完整性、保密性和可用性,通过一系列网络安全控制手段,对档案信息进行数据加密、设置访问权限、设置防火墙、加强数据备份和提升档案管理人员的安全意识等技术措施,对档案管理信息安全进行保证。数据加密能使档案管理系统成为有选择性的开放系统,并根据档案信息数据不同的保密要求,对信息数据进行等级划分,设置相应的访问权限。防火墙能够在网络安全控制过程中加强监测、过滤信息和防止非法访问的作用,而数据备份则是通过应用信息技术和管理手段,对档案管理系统发生问题后,及时进行数据恢复的备份系统,避免网络病毒、黑客入侵、硬件损坏或自然灾害等因素对档案管理信息造成损害。
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加强高校廉政档案建设与管理,关键要明确高校干部廉政档案的内容,把握其特点,进而采取切实有效措施,确保这一制度发挥出监督与制约领导干部公权力的应有作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:企业干部廉政档案建设与管理的探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:建立健全党员领导干部廉政档案是纪检监察工作适应新形势、解决新问题的时代需求,也是深入推进党风廉政建设和反腐败工作的重要举措。通过建立健全党员领导干部廉政档案,加强对廉政档案的管理和运用,能够对广大党员领导干部的教育、监督、警戒等方面起到重要作用,规范党员领导干部的从政行为。本文从建立廉政档案的重要性、廉政档案工作中存在的问题及如何加强企业廉政档案建设等方面进行了研究分析,并结合宝鸡市烟草专卖局(公司)当前廉政档案的建设现状对此进行了探讨。
1.1有利于对党员干部的监督
通过建立干部廉政档案,可以准确的掌握每位党员干部的工作状况和干部的家庭情况,甚至对其具体经济状况也有记录。这样有利于及时了解领导干部的廉洁自律情况,及时地对党员干部所发生错误进行救治;有利于在干部提拔、考核过程中提供客观公正的依据,克服了个别主观意识;有利于对领导干部起到了警示作用,领导干部廉洁自律情况,随着廉政档案的建立将伴随他一生,因此,在一定程度上,这个档案就像一个“紧箍咒”,无时无刻都在提醒着领导干部廉洁自律;有利于建立一支廉洁自律的干部队伍;有利于领导干部爱岗敬业,默默奉献,廉洁从政。
1.2有利于对违法违纪问题的处理
通过建立干部廉政档案的方式,可以对企业工作人员进行实时监督,保证其工作过程中时刻受到廉政档案的限制。一旦发现领导干部有违法违纪问题,就可以直接通过档案中的记录和线索对干部进行周密的调查,这样大大节省了对其调查的时间,避免有问题的领导干部作出资产转移等隐瞒措施。这样可以高效快速、准确地处理相关事宜,很大程度的降低了违法违纪现象的发生。
1.3有利于企业的健康发展
建立廉政档案,可以从根本上减少企业领导干部的违法违纪现象,避免了国有资产进入个人的口袋,减少了国家经济资源的流失,确保了企业的健康发展。建立干部的廉政档案,打击腐败分子,能有效的提高企业员工的综合素质,引导领导干部走上敬业爱岗为人民服务的正确道路,并且使企业员工加强了对党、对企业和对领导干部的信任,形成了我为人人、人人为我的良好模式,为企业的持续健康稳定发展提供了保证。
2.1廉政档案的管理
宝鸡市烟草专卖局(公司)于2014年起在全市系统范围内实施廉政档案建设,该项工作由市局(公司)监察科具体实施,并负责档案的归档和管理。廉政档案的填写采取个人填报、组织审核的方式。一人一卷,集中管理。
2.2建档对象
目前建档对象以企业中层以上干部为主,已为全市系统75名副科级及以上领导干部(含非领导职务干部)建立了廉政档案。下一步,宝鸡市烟草专卖局(公司)将为全市系统各区县局(分公司)的党员、股级干部建立廉政档案,确保监督工作不留死角。
2.3档案内容
档案内容主要包括:干部基本情况登记表,如职务、学历、工作简历、家庭主要成员情况等;任职廉政承诺书,如干部执行廉政准则及落实党风廉政建设责任制方面的情况;年度述职述廉报告;离任经济责任审计报告;任期经济责任审计报告;通报处理情况,如党组织对本人的鉴定、考核、评价的有关材料;廉政考试情况;任前廉政谈话情况;廉政鉴定及其他材料,如收入情况、收受礼品礼金情况、配偶子女经商情况,个人重大事项报告情况等。
3.1廉政档案意识薄弱
从档案工作的经验看,一个单位档案是否完整,很大程度上取决于该单位从业人员的档案意识,廉政档案同样如此,而造成廉政档案意识薄弱的原因在于:一方面,除填写过廉政档案的党员领导干部外,其他人很少知道廉政档案的存在,造成大多数员工对廉政档案不关心。另一方面,由于缺少协作,其他与廉政档案建设相关的部门,如人劳、财务、审计等无法做到主动提交与干部廉政有关的材料。第三,在廉政档案提交上,党员干部除在任命为副科级及以上职务时填写过廉政档案登记表外,每年也仅限于提交一份年度述职述廉报告,这也无助于提高党员干部对廉政档案的认识,更谈不上重视。
3.2缺少廉政档案制度
由于廉政档案在企业内未得到足够的重视,造成廉政档案的建档工作进展缓慢。同时,缺少较详细的档案收集、管理等制度,使得已建立的廉政档案在完整性、真实性方面有所欠缺。虽然宝鸡市烟草专卖局(公司)已将科级干部廉政档案报送工作纳入年度党风廉政建设工作考核,要求对不按时报告、不如实报告或隐瞒不报告有关事项的个人及,其所在的单位(部门)进行行政问责,但相关的监督、问责制度还不健全,使廉政档案难以发挥其应有的作用。
3.3廉政档案信息化进展缓慢
目前,宝鸡市烟草专卖局(公司)虽为廉政档案建设工作配有专门存放廉政档案的文件柜和统一的档案盒,做到了一人一档。但廉政档案采用的仍是传统的纸质材料,容易造成信息的泄露、受损及丢失,并且在信息的及时更新、信息的来源多样性、信息的查询利用等方面有天生的缺陷。因此,充分利用计算机、网络等信息化工具,加快廉政档案信息化进程显得尤为重要。
4.1加强宣传,提高认识
思想是行动的基础,只有正确的思想理论认识才能引导出正确的实际行动。建设廉政档案,能够帮助党员干部抵制歪风邪气,便于纪检监察部门掌握和监督领导干部的廉政情况,减少领导干部的腐败现象,是促进党风廉政建设的重要措施,企业应将廉政档案建设工作和企业廉政文化有机融合,加强宣传,提高党员干部对做好廉政档案的思想认识。
4.2完善廉政档案相关制度
建立廉政档案没有诸多方面的保证是难以有效果的。应该成为制度,取得法律支持。要不断建立健全档案信息的收集、管理、报送、问责等制度,对不按时报送档案信息的,要进行谈话或问责,对在填报廉政档案时不实事求是,弄虚作假、隐瞒实情,视情节轻重给予必要的党纪、政纪处分,确保廉政档案内容的真实性、全面性和及时性,使廉政档案真正起到对党员干部的日常管理监督作用,发挥对党员干部提拔任用时的参考借鉴作用,使廉政档案不流于形式。
4.3加快廉政档案信息化建设
加快信息化的投入,充分利用计算机、网络等信息工具,克服传统纸质档案存在的短板,丰富廉政档案的来源。实现建档对象网上填报,便于廉政档案信息的实时更新和廉政档案的查询、利用。
4.4公开档案内容,便于监督
腐败的最大克星是公开,将党员干部廉政档案对企业内部员工适度的公开,可以很大程度上提高廉政档案建设工作的透明度,促进企业员工参与廉政档案建设的积极性和对党员领导干部监督的主动性。将组织监督和群众监督结合起来,能够保证廉政档案中内容的真实性,有助于党员领导干部时刻警示自己,对照自己,做到自省自励,廉政勤政。
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疾控档案资料,在开展疾病预防控制工作实践中直接形成,反映疾控工作的历史真实,并能为疾控工作提供科学的理论依据,对传染病的预防和控制能起到有效的保证作用,是人民健康的保护伞。现时,各行各业对信息化的依赖程度日益加强,因此,传统的疾控档案管理模式已不能有效地满足当前的需要。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析疾控档案信息化建设相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】作为预防控制疾病、处理突发性公共卫生事件的公益性单位,疾控机构肩负着重大的社会责任,而档案资料管理工作是对疾控工作最为直接的反映,对其科学化系统化建设有着重要的意义。当前我国尽管已经展开了疾控档案信息化建设,很多疾控机构的档案管理工作逐渐实现电子数据化,但是在执行过程中依旧存在了一些问题对疾控档案信息化建设产生不良影响,本文对此展开探讨,分析当前疾控档案管理存在的问题,并对其提出解决措施,以供参考。
疾控中心是我国各种疾病预防控制的卫生性公益性单位,在疾控机构的档案管理中的相关资料对当前各种流行疾病有准确的预测趋势,能为出现的疾病预防和控制提供准确的依据,对今后可能引发出现的疾病还能提供重要的参考价值。因此,疾控中心的档案管理工作不可忽视。随着科学技术的发展和信息化技术的普及,过去陈旧的档案管理方式己无法满足当前的工作需要,如何在当前的科技时代实现档案信息化管理,己成为值得关注和探讨的话题。
(一)档案信息化建设目的
随着信息时代的到来,疾控档案信息化建设重要性得到了充分的证明,如何使疾控档案的利用更为有效,成为了当前我国档案管理工作的重中之重。疾控档案的信息化建设,要求将计算机强大的数据系统处理功能结合网络传播的高效性贯穿应用于档案管理与使用工作的每一个环节,不断提高档案管理工作的效率,提高档案资料信息的利用能力,将工作人员从繁重枯燥的管理工作中解脱出来,充分利用科学技术和信息化管理手段提高档案管理工作水平。
(二)档案信息化建设意义
档案信息化建设改变传统纸质档案繁杂劳动管理的方式,作为社会公共卫生管理的主要任务和主要内容,如果延续采用纸质管理模式,无疑增加了工作量,在人力、物力和时间上的消耗也是巨大的,影响档案管理工作效率。充分利用科学信息化管理手段,能够有效对档案信息进行电子化合理排序和分类,还能利用各种功能进行检索、复制和传输,大幅度提高工作效率。另外,档案信息化建设还不受保管条件的限制,更好地保护档案文件。传统的纸质档案在保管过程中会随着时间的推移出现资料变质或残损的情况,过于频繁查看和使用还会加速损坏的可能,这些在电子化档案管理中能得到有效的避免。
(一)上级不够重视
当前,我国对于疾控中心信息化建设的投入总体来说还不够,尽管很多地方的各级政府和相关部门已经注入不少资金以提高业务部门实力,但是也有不少地方疾控中心的档案资料管理还处于纸质文件为主、电子管理为辅的阶段,相应的规章管理制度也没有制定和出台,标准的档案管理需要的配套设施和环境也无法得到提供,比如数字化网络、专业存储、软硬件配备等。此外,从省市的档案调动和连通共享工作都没有得到应有的重视,由于对档案管理工作的忽视,出现了不少资金不足、制度不够完善的问题。
(二)专业素质较低
信息化建设的推进需要一批专业的技术管理队伍和人才,但是当前我国很多地区的疾控中心相关人员在思想素质和工作能力上还打不到要求,不少疾控中心的专业人员由兼职从事,经验丰富的工作人员缺乏对计算机系统的熟练操作和应用,而新人的人才在收集档案、整理档案的工作中无法专业迅速地处理,这样的工作情况会影响疾控中心档案信息化管理的推进。
(三)存在安全隐患
疾控中心的档案管理有一定的特殊性和复杂性,其内容包括了科研档案、突发流行病资料、疫情信息资料、传染病资料、公共卫生信息等,这些资料信息对国家人口的安全有着直接的影响,同时还具备了保密性。但信息化管理无疑受到了网络安全、系统软件安全以及工作人员保密安全等多方而的威胁,例如硬件出现故障、网络遭遇病毒、文件资料被人为篡改等,这些都给疾控档案信息化建设带来了发展和隐患。
(四)管理软件落后
当前我国很多疾控中心使用的管理软件属于通用版,相关的专业人员并没有针对业务的具体特点对其进行改进和优化,导致很多软件的功能没有得到充分的发挥,而与业务相关的档案在需要使用的情况下也提供不了,特别是当前市而上出现的无法提供外部接口和类似疫情网络传播、传染病监测等信息连接。由此可知,专业化的工作人员如果没有先进的软件配合与支持,那么在整理归档的工作中还是会遇到很多问题,甚至造成人力和财力的巨大浪费。
(一)重视档案管理,加大资金投入
各地区疾控中心的管理人士应该重视档案管理工作,全而深入认识档案管理工作在准确预测疾病流行趋势和预防控制方案制定等方而的重要意义,因此必须在法律规定的情况下充分结合当地的实际情况,制定出科学的行之有效的管理制度,特别是针对电子档案的收集工作和整理工作顺利进行而拟定的规章制度,另外还要配备标准的绩效考核,强化信息化管理。相关部门还要在资金方而给予疾控中心一定的支持和帮助,优化档案部门良好物理环境、安全电路等方而的硬件设施建设以及包括操作系统、杀毒软件、防火墙、加密文件软件等方而的硬软件配套设施建设。更要从长远的发展角度出发,将其作为各地区档案连接的重要媒介综合信息,加大资金投入,以起到连接和维护的作用。
(二)培养档案人员,引进专业人才
现代疾控中心档案管理工作需要一批有着高尚道德水平和优秀专业素养的复合型人才,因此引进培养专业性的高素质人才是当前疾控档案信息化建设工作的重中之重。在疾控单位中,针对经验丰富但缺乏计算机基础技术的工作人员,单位应该对其开展定期的培训以提高计算机操作能力;针对具备一定档案管理能力及计算机基础操作能力的工作人员,单位可以定期组织各种学术讨论或讲座等科研活动帮助他们强化专业认识,同时还可以有效增强各个部门之间的沟通与交流。另外,还要努力从外部引进更多的符合档案管理要求、具有丰富管理经验的人才以协助疾控中心做好档案信息化建设工作。
(三)落实安全制度,强化管理技术
档案信息管理中的安全问题必须依赖强有力的安全管理制度的保障,在具体工作中药加强对工作人员的管理培训,还要彻底落实工作责任制,对工作人员的工作表现实行奖罚分明的考核制度,此外还要严格划分档案文件的安全级别,尤其是一些机密文件的保管更要实施物理隔离的措施,充分全而认识网络管理的弊端,加强秘钥管理。而一些系统机密则要运行跟踪制度,通过计算机自动生成系统日志来对其加以监督,自主维护,出现故障及时整理恢复,在日常工作中要养成定时的维护和病毒防范的习惯。
(四)开发管理软件,提高管理效率
各个疾控中心要根据白身的实际情况制定有针对性的管理方案,开发符合白身需要的档案管理软件模块,保证其具备外部接口提供,网络直报系统以及各系统相互连接的功效,对这些重要的业务档案进行统一有效的管理,不但能预防信息孤立无效使用的情况,又能大幅度提高档案信息利用的效率,提高档案管理工作的效率。
综上所述,疾控档案信息化建设对于各地区疾控中心而言都是至关重要的,档案的信息化建设以及有效管理需要每一个工作人员加以重视和认真执行,除了要全方位认识到计算机技术在疾控档案管理的巨大作用外,还要加大资金投入,加强人才培训,落实安全制度,开发管理软件,提高工作效率,最大程度地推进疾控档案信息化建设进程,使得我国当前疾控档案管理工作与时代信息化发展接轨,管理工作更加高效、专业、规范。
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人事档案管理信息化建设对医疗卫生机构有非常重要的意义,科学的人事档案管理信息化建设能够提供可靠的数据保证,推动医疗机构工作创新,提高人员工作效率。以下是读文网小编为大家精心准备的:医疗卫生机构档案管理的信息化建设相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】档案管理是各项医疗活动开展的重要支撑,也是现代医院建设的重要内容。随着信息化时代的到来,医疗卫生机构档案工作重要性日益突出。新形势下,如何加强档案管理信息化建设,使其更好地为医院与社会发展服务,成为了摆在我们面前的重要研究课题。基于此,本文对医疗卫生机构档案管理信息化建设中的问题进行了剖析,并提出几点建议,希望能提高医疗卫生机构档案管理的信息化水平。
【关键词】医疗卫生机构 档案管理 信息化建设
随着医疗卫生体系的深化改革以及我国经济的飞速发展,社会对医疗卫生机构档案信息化建设需求越来越高。积极优化档案管理新方式,加强档案管理信息化建设,一方面能有效实现资源共享,一方面能全面强化医院服务职能。
(一)人员综合素质有待进一步提高
传统医疗卫生机构档案管理人员综合素质有待进一步提升,部分档案管理人员缺乏专业管理能力与技能,或是“身兼数职”,或是从其他岗位上转行而来,真正档案专业的人才少之又少。再加上医疗卫生部门领导阶层不重视,在职档案工作人员缺乏专业进修培训,导致其专业水平偏低。
(二)对档案管理信息化建设认识不到位
受传统管理理念的影响,大部分医院对档案管理信息化建设认识不到位,没有意识到档案信息化建设的重要性,仍然沿用人工管理方式,轻编研、轻整理、轻统计,档案资源利用率偏低,严重阻碍了档案信息化建设的顺利开展。
目前来说,医院档案信息化建设方向不明确,缺乏统一的管理准则与协调制度,缺乏合理、完善的管理制度。档案结构简单、资料标准不一,各项工作的开展缺乏制度支持,导致档案信息化工作“无章可循”。
(一)全面提高档案管理人员综合素质
医疗卫生机构要想实现档案管理信息化建设这一目标,必须加强对档案工作人员的教育与培训力度,全面提高档案管理人员综合素质。在档案信息化发展的新形势下,医疗卫生机构必须通过专门培训、教育,持续提高工作人员业务技能与科技知识掌握程度,进一步优化档案工作人员素质结构,更好地为信息化建设服务。第一,加强档案工作人员信息技术培训力度,通过专业技术培训提高工作人员信息化处理能力、网络安全维护能力以及电子档案管理技能。第二,加强档案工作人员对相关政策法规、行业标准的学习,加深工作人员对档案信息化建设的了解与认识程度。第三,进一步提高档案管理人员的风险判断能力与风险防御能力,不断提升工作人员的职业素养。第四,增强档案管理人员的安全意识,避免个人信息资源的泄露。第五,完善档案部门工作考评机制。直接将档案工作人员考评结果与其薪酬、职业晋升相挂钩,通过多种激励性措施,建立一支高效、全能、优质的人才队伍,更好地推动档案管理信息化建设顺利开展。
(二)正确认识档案信息化的重要性
科学技术的迅猛发展使得档案管理工作发生了深刻变革,因此,医疗卫生机构领导、档案管理人员必须充分认识到档案信息化的重要性,改变传统思维,更好地顺应时代发展变化。医疗卫生机构领导阶层应充分认识到档案信息化建设的必要性与重要性,将医疗档案管理积极纳入医院整体发展规划中,通过各种制度、资金支持,将档案信息化建设落到实处。
(三)完善档案管理制度
完善档案管理规章制度,使各项工作开展有章可循。医疗卫生机构档案管理部门应积极建设合理、科学的管理体制,加大信息化建设管理规章的建设力度,使得信息化建设在标准、规范框架下进行。应积极加强医院各部门之间的联系与配合,通过完善的档案共享网络,进一步实现医院档案规范化运作,及时、迅速发挥各类档案应有价值。加强档案的集中管理,统一病历档案与治疗档案,建立合理、科学的医疗服务平台,保证医患之间的正常交流,加快诊疗进度。完善档案管理工作规程,进一步规范档案管理具体行为,在相关法律政策与内部管理规范的共同配合下,积极推动医疗卫生单位信息化建设顺利、健康、高效发展。
(四)加强信息化管理软硬件支持
档案管理信息化是医疗卫生机构信息化发展过程中的关键步骤,因此,医疗机构管理阶层必须给予足够重视与支持,积极创造条件加大信息化建设投入力度。加大档案管理硬件环境建设力度,加大软件系统开发力度,建立完善的档案数据管理平台,通过软硬件系统的支持,促进档案管理信息化建设顺利开展。与此同时,医疗卫生机构还应加强档案资源建设力度,通过多种载体、多种途径丰富档案资源,以加快医疗卫生机构档案信息化建设的整体步伐。另外,加强医疗卫生机构不同科室之间的内网连接,有效提高信息共享程度,进而提高档案利用率。
(五)整体统筹医疗卫生机构档案信息化建设工作
医疗卫生机构档案信息化建设属于一项长期性、系统性任务,因此,医疗卫生机构必须将档案信息化建设与自身战略发展目标相结合。医疗卫生机构领导阶层必须将档案信息化建设纳入医院整体规划中来,有步骤、有计划、有重点的分步实施,制定档案信息化建设总体目标、分步目标,预防档案信息化建设工作出现“形式主义”等问题,将各项工作落到实处,真正促进医疗卫生机构档案信息化建设工作的顺利开展。另外,随着网络化、办公自动化等发展,医疗卫生机构发展过程中出现了大量的电子文件,这些电子文件主要包括多媒体文件、文本文件、影像文件以及图像文件等。因此,必须加强医疗卫生机构电子文件归档管理、纸质档案数字化管理。电子文件资源属于医疗卫生机构档案信息管理的重要资料来源,必须严格按照相关标准要求进行编辑、整理。纸质档案一式三份,一份供查阅使用,一份供异地保存使用,一份用来封存保管。
综上所述,在信息化时代背景下,积极加大医疗卫生单位信息化建设力度,是档案部门跨越式发展的重要途径,是医疗卫生单位健康、顺利发展的前提。医疗卫生机构必须立足于档案信息化建设的问题所在,并针对性提出解决对策,以期全面推动档案管理信息化建设的高效发展。
[1]边俊士,张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药,2012(02).
[2]生国栋,丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国医学工程,2014(06).
[3]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务,2014(03).
[4]李鑫.医院档案管理实现信息化建设的优越性[J].德州学院学报,2014(06).
[5]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界,2014(11).
医疗卫生机构档案管理的信息化建设相关
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档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题,也是今后档案工作发展的必经之路,而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容,是顺应社会潮流,适应信息时代发展的新举措、新要求。以下是读文网小编为大家精心准备的:纸质档案数字化建设策略研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:同纸质档案相比,电子化的数字化档案具有独特的优势,在互联网通信技术迅速发展的今天,数字档案的发展已经成为一种趋势。近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程。本文就纸质档案进行数字化建设的必要性,以及在这个过程中所遵循的原则,建设目标和阶段划分等策略进行分析研究。
1.1 档案数字化。数字化的档案,同传统纸质档案相比,具有一些特殊的优势。随着计算机对媒体信息技术的发展,以及数字档案领域一些其他技术的成熟,为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等,可以将大量庞杂的纸质档案,转化为相应的数据。这种转化不仅可以大大节约纸质档案的使用空间,还可以提高档案信息资源的共享性,实现不同类型档案信息资源的互通,提高档案资源的使用效率[1]。
1.2 纸质档案数字化。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程[2]。纸质档案数字化,既保持了档案原貌,又可以通过计算机进行检索和获取,可最大限度地实现资源共享和保护档案源。随着电子信息传输技术的进步,人们在实际生活中,对电子档案的使用会越来越多,并且电子档案具备一些纸质档案所没有的优点,也便于档案管理人员进行管理,同时还可以提升档案资源的使用效率。
1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式,就是通过电子信息管理系统,对数字化的档案进行存储、归类,为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展,使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流,降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性,所以纸质档案,要进行数字化转化,通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档,然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。
1.4 档案数字化优势。电子档案较之传统纸质档案的优势主要为:①档案存储数字化。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案转为电子载体的机读档案,一劳永逸,永久保藏。②档案传递网络化。数字化档案信息可通过网络超时空流动,数字化档案成为“无墙界档案”,可打破时空,为利用者提供远程服务。如高校电子学籍、学历档案,可通过中国高等教育学生信息网http://www.chsi.com.cn/不受地域、不受时间的限制,随时随地地查询和利用。③提高办事效率。数字化档案可提供全文、即时的数据信息,通过计算机检索系统可以快速、准确、全面、及时地完成查询、调卷、复印等利用程序,极大地提高工作效率。④有效保护档案原件。将纸制档案转变为数字化电子档案后,可通过电脑输出档案,避免了对纸质档案的反复提取、复制造成的损害,对原始档案的保护更加安全。通过档案的数字化处理后,还可以防止篡改档案的行为。
2.1 合法规范原则。首先,纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定及相关法律法规;其次,行为规范,要有标准可依。如,国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)。此外,对于一些规定限制的纸质档案资源,在没有取得相关部门的批准之前,是不可以转化为电子档案的。
2.2 保护至上原则。保护至上原则,就是分步实施纸质档案数字化工程,抢救那些急需保护的纸质档案,如因灾害或事故受过损的档案、结合本馆实际确定一个时间点以前的老档案等,这些档案已经不起时间的自然损毁,采用平板扫描仪或数码相机等设备对这些纸质档案进行数字化加工,通过计算机存储和利用,是对这些纸质档案最好的保护。
2.3 需求导向原则。需求导向,急用先上原则,就是根据利用者的需求,选择性地将本馆的重要档案、常用档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.4 价值取向原则。价值取向原则,就是将属于归档范围中永久或长期保存的、社会利用价值高的档案全部数字化并实现全文检索,网上查询、浏览、打印和下载。
2.5 安全保密原则。安保保密原则,就是要保护实体档案与虚拟档案的安全性与保密性。在档案信息数字化过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。
2.6 效益性原则。在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,包括选择最优化的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。
3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作,使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用,以满足利用者对档案的需求,档案馆要结合本馆实际,参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005),制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行,如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。
3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化,必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如:服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等,保障档案管理系统的正常运行。 3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,数据核查、数据备份、装订还原,入库验收、数字化成果管理等。各个环节,环环相扣,对照规范,严格执行。
4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案,需要一整套硬件设备,通过这些硬件设备,再加上网络管理系统,把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准,要落到实处,按采购程序和规章办事,根据实际情况确定完成期限。
4.2 第二阶段。数据加工阶段。是纸质档案数字化建设的主要环节和任务。从档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库,数据挂接、建立索引,到纸质档案装订还原,入库验收、各个环节落实到人头,专人负责,分工协作,行为规范,遵守技术规则,保证数据的数量与质量符合要求。人头管理,规定完成的数量、质量与时间。
4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核,层层把关,对不合格的数据进行修改、补充或重录,确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。
4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理,经验收合格的完整数据及时进行多套备份,异地保存。通过维护和管理,确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用,是纸质档案数字化建设目的,也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。
近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大地推动了档案事业现代化发展进程,纸质档案的管理,应该不断提高其数字化的程度,提升管理的效率,同时,作为纸质档案,一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。
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学生档案工作是高校学生工作的重要组成部分,其数字化建设正处于发展初期阶段且存在很多问题和不完善的地方,急需从多元化视角审视与处理。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析高校学生档案数字化建设工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文分析了学生档案数字化建设的背景及保障体系,重点分析了高校学生档案数字化建设的过程,目的是使学生档案管理工作迈上新台阶,为学生就业、升学等提供良好的服务。
[关键词 ]高校;学生档案;数字化建设
随着计算机网络技术的发展,档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。
1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。
2.高校档案工作的重点一是管理,二是服务。而要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。
高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域,需要学校各个部门的共同参与。
1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。
2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告发布、权限管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台,基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。
3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。
4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。
1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况,按批次调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法,并不能损坏档案,以确保学生档案的原始性。
2.学生档案扫描。针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。
3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件,修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。
4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。
5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。
6.学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。
总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。
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近几年我国各大城市对于地铁的建设力度逐渐加大,地铁也逐渐成为各大城市交通运输中的重要组成部分,在很大程度上缓解了地面交通的拥挤问题。地铁档案管理是保证地铁正常运作的一个关键因素,因此,建设好地铁的其中一个要点就是强化地铁档案管理。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于地铁档案管理建设信息化的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]在信息技术时代,档案管理工作发生了本质性转变,基于信息化建设的推进,让档案管理步入了发展的新阶段。本文阐述了地铁建设项目档案信息化建设的途径,以及专业人才队伍建设,并在此基础之上,论述了完善地铁建设项目电子文件的控制策略。本文旨在强化对地铁档案管理建设信息化的认识,并为今后相关领域的研究提供一定的参考资料,推动地铁档案管理建设信息化进程。
随着我国社会的不断发展,城市现代化步伐加速,地铁建设成为大型城市发展的重要内容,如雨后春笋般的地铁建设,强调地铁建设项目档案信息化建设管理的重要性。一方面,在信息网络时代,档案管理部门需要积极推进建设项目档案管理的信息化,以提高档案管理的有效性,更好服务地铁服务经济的发展;另一方面,档案信息化是新时期档案管理事业发展的必然需求,也是推动档案管理现代化建设的重要举措。依托档案管理信息化,提高了地铁建设项目档案信息化的效率和效果。那么,如何实现地铁档案管理建设信息化呢?这不仅强调档案管理制度的建设与完善,而且需要抓好人才队伍建设,夯实地铁档案管理信息化建设的基础,推动地铁档案管理建设信息化进程。
档案管理信息化建设,是档案管理面临未来发展的必然选择,也是电子信息时代的发展要求。地铁建设项目档案信息化建设的关键,在于如何制定并完善相关的制度标准,、实现电子文件与纸质文件同步管理,并强化电子文件的监督管理,确保地铁建设项目档案信息化建设的有效性。那么,具体而言,地铁建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手:
(一)制定并完善相关制度标准,夯实档案管理信息化建设的基础
地铁建设项目档案信息化的建设与管理,需要严格依据国家的法律法规进行。一方面,在文件材料的归档方面,项目建设管理部门应建立完善的归档制度,对项目建设过程中具有保存价值的文件,严格依照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》,制定严密且细致的电子档案管理制度;另一方面,基于完善的电子档案管理制度,进一步明确电子档案管理过程中各部门的职责,确保电子档案信息化管理的有效性。对此,首先,建设项目单位的档案管理部门,对于电子文件的归档管理,应充分基于电子文件管理系统;其次,在参建单位的合同之中,对于建设项目应明确归档的相关要求,规范并确保归档管理行为;再次,对于建设项目归档要求范围之内的文件,一旦形成电子文件,则需要进行归档标识,确保归档信息内容的安全与真实。《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)
(二)纸质文件与电子文件同步管理,提高档案管理信息化的有效性
需要说明的是,纸质档案与电子档案各有优缺点,在地铁建设项目档案信息化管理的过程中,实现纸质文件与电子文件同步管理,具有一定的必要性。首先,在档案数据录入的过程中,各部门录入的规范化与标准化,强调并需要两者同步管理的推进;其次,为确保归档电子文件的完整性、真实性,相关管理部门一是要严格落实归要求;二是要提高档案的完整率和正确率;再次,建设项目中所形成的纸质文件,通过对其完整性的核对滞后,需要及时的进行归档处理,并进行扫描录入,完成电子档案信息的建立,保存至档案数据库之中。
(三)强化电子文件的监督管理,狠抓各环节档案管理工作
电子文件管理是一个过程,强调电子文件形成、归档等各环节的有效落实,以及各环节监督管理的有效开展。电子档案的形成、积累是档案完整性的重要基础,在监督管理的过程中,需要落实三方面工作:①在档案管理信息化的过程中,档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控,而且对于前段监控要特别注重;②为确保电子文件归档的安全性,在归档交移的过程中,需要对归档文件的技术环境进行检测;③对于电子文件而言,其具有易更改、易消失等特点,对于地铁建设项目档案管理,应将其纳入管理系统之中,做到统筹规划,提高档案信息管理的有效性。与此同时,为强化档案管理,相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题,及时进行分析与解决,并将科学有效的工作经验或方法,在实际工作中进行推广。
档案管理具有特殊性,从法律角度,档案管理人员一是要具备专业知识;二是要忠于职守;三是要遵守纪律。所以,档案管理人员需要具备良好的综合素质,方可胜任档案管理工作。而地铁档案管理信息化的实现,对管理人员有了更高要求。在电子档案管理中,主要是内容信息数字化、文档处理一体化,与传统纸质管理存在本质区别。对此,首先,为运用好科学技术,提高档案管理效率,应建立一支专业人才队伍,切实做好档案管理人员的培训教育工作,尤其是在计算机操作、电子档案建立、网络安全维护、信息资源开发等方面,要提高档案管理人员的技术水平;其次,加大人才引进力度,充实档案管理队伍,为社会发展提供更加优质的服务。在地铁档案管理信息化的进程中,势必存在诸多的问题,这些问题的有效处理,需要广大的专业人才;再次,强化管理人员的法律知识,提高职业道德与职业素养,在工作中做到遵纪守法。
在档案管理信息化的进程中,档案管理部门既要迎接挑战,又要在挑战中不断地创新,实现地铁档案管理信息化。这些,都需要档案管理人才队伍的建设,强化档案人员的信息能力,不仅满足当前档案管理工作的需求,也推动了地铁档案管理的现代化、科学化建设,具有十分显著的现实意义。
当前,地铁建设项目电子文件的控制,是一项复杂而细致的工作,强调各方工作的狠抓落实。在完善地铁建设项目电子文件的控制过程中,不仅需要强化工作的有效落实,而且需要基于法律法规,确保档案管理信息化的有效性。
一是对于档案管理人员而言,需要对地铁建设项目有所了解,如项目设计的进度、项目的设计要求等。这样一来,不仅有助于档案管理人员开展工作,而且有针对性的提高档案管理的有效性,确保档案管理落实到位。
二是进一步的制定相关的规定,对于建设项目电子文档的归档,要明确其做法。此外,在电子文件的控制过程中,应强化与其他相关部门的沟通。如,通过与质监部门的沟通,确保电子文件中对于质量要求的文件积累。
三是基于现行法律法规,制定相关的措施。如严格依据《档案法》,制定档案管理措施,确保档案管理工作的的有效开展,强化电子档案信息的安全。此外,不断地优化电子档案管理技术,调整档案管理信息化建设进程。
总之,在改革开放不断深入的大背景之下,地铁建设的推进是我国城市现代化发展的重要体现。在地铁建设项目工程中,项目建设档案管理是重要的组成部分。当前,计算机网络技术快速发展,依托现代技术的档案管理工作,更加强调地铁档案管理建设信息化的重要性与必要性。对此,在新的历史时期,地铁档案管理一是要与时俱进,大胆创新,为信息化建设夯实基础;二是要充分利用现有资源,为档案管理建设信息化创造条件,提高档案工作在现实中的有效性。
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独立学院的发展已逐步走向正规,教学档案管理直接反映了独立学院的教学管理水平和教育质量。以下是读文网小编为大家精心准备的:独立学院档案馆(室)建设探析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]独立学院正逐渐成为我国高等教育的重要组成部分,作为教育管理不可或缺部分的档案管理,是独立学院管理中普遍存在的薄弱环节。独立学院各项工作要得到顺利开展,建立独立学院档案馆(室),对档案进行规范化管理势在必行。
[关键词]独立学院;档案馆(室);建设
独立学院是我国高等教育办学体制模式的创新,从1999年出现以来,经过十几年的发展,独立学院正逐渐成为我国高等教育的重要组成部分。作为教育管理不可或缺部分的档案管理,是独立学院管理中普遍存在的薄弱环节。为此,独立学院各项工作要得到顺利开展,建立独立学院档案馆(室)并加强档案馆(室)自身建设,对档案进行规范化、科学化管理势在必行。
档案是真实、可靠的历史凭证,是查考历史事实最令人信服的依据和信证,是“一纸千金”的无价之宝。档案对独立学院的事业发展有着无可替代的重要作用,主要体现在:
(一)档案是构建独立学院事业大厦的砖瓦
独立学院档案是学院教学、管理、科研等一切活动最真实、最原始的记录,记录着独立学院成长的点点滴滴,延续了一届又一届管理者的记忆,记录了独立学院的历史轨迹,成为联系过去、现在和未来的信息纽带,既是有形资产,又是无形资产。这些记录在学校改革、发展和各项活动开展中发挥着不可替代的借鉴、依据作用。
(二)档案是凝聚独立学院师生的情感纽带
独立学院档案翔实地记录了独立学院从成立以来发展的历程和工作者的奋斗足迹,是学院成长壮大、艰苦创业的见证。利用这些档案编写校史、举办各种展览等宣传教育活动,对广大师生都具有强烈的说服力和感染力。从而能进一步加深师生对学院的情感,为学院的事业发展添砖加瓦。
对于教育事业的发展历程来讲,独立学院的建校时间是比较短的,如果能及时加强认识,启动档案馆(室)建设,科学规范地对档案进行管理,一定能够推动独立学院档案事业发展步伐,充分发挥档案工作的作用。但由于独立学院创立时间短,工作千头万绪,档案工作很难摆上学院的议事日程,存在着诸多制约档案馆(室)建设的因素,主要有:
(一)档案意识不强影响独立学院档案馆(室)的基础建设
档案收集工作是档案馆(室)一项十分重要的基础工作,只有收集工作做好了,档案馆藏才会丰富,才能为今后的利用工作打好基础。但是,由于受社会经济、文化发展条件的限制,档案工作的重要性目前还没有完全被独立学院领导和师生员工所认识,导致了独立学院全员档案意识不强,严重制约了档案收集工作的开展,档案流失严重。
(二)规章制度缺位影响独立学院档案馆(室)的规范化建设
目前,独立学院的档案管理,大多数处于起步阶段,基本上没有建立完整的档案管理制度,少数已制定的管理制度中也是参照公办高校的管理制度,既不符合独立学院的实际情况,也不便于应用和操作。缺少健全的规章制度,不仅影响档案的质量,也影响了档案的历史凭证作用。
(三)队伍力量薄弱影响独立学院档案馆(室)的人才建设
独立学院的档案工作人员大多数毕业于非档案专业,各系、部、处室的档案员也仅由行政管理人员兼任,缺乏档案的专业理论知识,加上平时工作量大、任务重,基本没有闲暇时间进行系统的档案业务学习。致使独立学院档案专业人才匮乏,给档案的管理工作带来了不良的影响。
(四)经费投入有限影响独立学院档案馆(室)的优化建设
对于独立学院来说,各项资金的投入,全部由投资方自行解决,大部分没有档案专项经费。加之大部分独立学院校园占地面积有限,教学和办公行政用房紧张,有些学院根本没有专用的档案库房,有档案库房的独立学院,库房面积小,防盗、防潮、防火等设施不具备,建设标准很难达到《高等学校档案管理办法》的要求。长此以往,严重影响档案的“寿命”。
(一)增强档案意识,丰富档案馆藏
要想做到档案资源、档案馆藏丰富,就要做好档案收集工作。要顺利开展档案收集工作,就必须不断加强独立学院全体教职工的档案意识,只有使全体教职工充分认识档案工作的价值和重要性,才能从源头上杜绝文件材料的丢失或据为己有的现象发生,才有利于档案的收集齐全。
首先,独立学院的领导干部要转变思想观念,用长远的眼光看待档案工作,要重视和加强对档案建设和管理工作的领导,要将档案工作列入学院整体发展规划,要把档案工作当成衡量教学质量和管理水平的一个重要尺度来抓,要在管理制度、工作程序等方面采取有力措施,切实帮助解决档案工作中存在的问题和困难。
其次,要强化学院全体教职工的档案意识,通过会议、讲座、宣传栏等多种宣传形式,使全院教职工充分认识档案工作的重要性,进而增强全员做好档案工作的紧迫感、使命感、责任感和光荣感。
(二)建立规章制度,促进档案规范化管理
一个合格的档案馆(室)就应该有完备成文的规章制度,包括业务制度、服务制度、管理制度等。
独立学院要依据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法规,结合学院自身特点,制订和完善档案形成、归档的各项规章制度,对档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等作出明确、具体的规定,在日常管理中去规范指导档案工作,保障档案工作的进行,提高独立学院档案管理水平。
(三)提高专业素养,建立复合型档案队伍
档案队伍素质的高低,影响着档案基础工作质量的好坏,关系到档案工作能否实现标准化与规范化。由于独立学院的办学机制和经费来源等因素,独立学院的行政管理人员往往相对精简。结合这一实际情况,要提升独立学院档案管理水平,急需培养一支专业素养高、结构合理、精干实用、高效能型的专兼职档案管理队伍。 首先,培养一至两名专职档案管理员,负责档案馆(室)的全局管理工作。专职档案管理员要具备专业技术人才的素养,不仅要具备档案业务知识,还要具备相应的科学文化知识以及现代化管理技能。独立学院应积极创造条件,让专职管理人员定期参加档案业务培训和继续教育,学习档案专业理论知识,从而提高业务素养和业务素能。
其次,努力培养和造就兼职档案工作队伍。档案工作是一种社会性、协作性很强的工作,绝不是靠某些个体的高素质就能完成的工作,需要多方面的协同配合。依据目前独立学院基本上实行部门立卷的实际情况,充分发挥各部门兼职档案员的作用,是独立学院档案事业持续发展的基础。针对独立学院兼职档案人员变动频繁、队伍不稳定的特点,要采取普遍培训、分类指导、典型推广等多种有效措施,尤其要强化“短、勤、快”定期培训和平时业务指导。
(四)加大经费投入,优化档案馆(室)建设
独立学院由于用地和资金等条件限制,往往没有及时考虑档案馆舍的建设。不过,随着现代化建设的发展,数字化档案馆已成为必然趋势。独立学院可以利用这个契机,加大经费投入,优化档案馆(室)建设。
首先,按照《高等学校档案管理办法》要求,及时改扩建或新建符合档案管理要求的档案库房,完善各类设施、设备,确保档案库房达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求,以防止档案产生发霉、虫蛀、鼠咬等现象。
其次,设立专项经费,为档案馆(室)配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设,使档案馆(室)可以以全新的工作方式及时、准确、全面地为广大师生提供全方位、高层次、多角度的服务。
独立学院档案工作是学院发展历史真实面貌的写照,也是学院重要的本源信息资源管理水平的反映,更是功在当代、利在千秋的重要事业。新时期,独立学院应积极创造条件,不断优化档案馆(室)建设,不断规范档案管理,更好更充分地为独立学院发展壮大服务。
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档案作为人类社会活动的原始记录,是一个国家和民族历史文化遗产的重要组成部分,。以下是读文网小编为大家精心准备的:全面推进档案文化建设的探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘要]近年来,随着社会发展速度的加快,档案作为历史记录受到人们越来越多的关注。特别是在当前文化强国战略的建设环境下,档案文化建设取得了较快的进展。档案文化作为一种原始文化,是传承文明和延续民族灵魂的重要载体,所以在档案文化建设工作中,需要对档案文化有一个深入的认识,明确档案文化建设的重要意义,从多个方面对全面推进档案文化建设提出具体的措施,以确保档案文化建设的创新,使档案能够更好的为社会发展提供优质的服务。
档案是在社会活动中的形成的真实记录,而档案文化是在特定的历史性的社会环境和语境下形成的与档案有关的实物、文本、方式、制度和理念,同时借助一定的技术和工具所进行的档案文化实践活动也是档案文化的一种。档案文化属于一种基础文化,与其他文化存在着一定的区别但也有着紧密的联系,通过对档案的利用,才能创造出优秀的文学和艺术作品,才能够推动各类文化的繁荣和发展。可以说档案文化是一种记忆文化和原始文化,是构成各类文化的基础,也是各类文化得以繁荣发展的重要保障。
通过对人类社会活动的真实记录形成档案,可以说档案是人类社会进步的重要阶梯,而档案文化属于一种基础性文化,其具有强大的生命力和凝聚力,对于档案工作品位的提升具有极为重要的意义,有利于更好的推动档案事业的健康发展。通过档案文化建设,可以更好的抓住档案工作中的机遇,迎接档案工作中的各种挑战,更好的与当前社会经济的形势相适应,实现档案事业的跨越性发展。而且档案文化建设还惠及到民生,有利于加快推动中华文化的全球化发展,有利于历史文化的延续,对于社会和经济的发展及进步具有极为重要的意义。
(一)加强领导,深化认识
全面推进档案文化建设,需要加强对档案工作的领导,健全档案文化建设的各级领导组织,同时建立科学的档案文化建设工作机制,这样就在档案文化建设工作中有了导向和核心。同时在各级党委和政策文化建设规划中,需要将档案文化建设纳入其重要日程上来,加大各地档案馆基础设施的建设,特别是对于一些经济欠发达地区,需要加大扶持力度,确保建设一批有特色的综合档案馆,更好的为当地的经济和社会发展服务。在推动档案文化建设工作中,需要利用先进的理念作为行动的引导,加强调研等专题活动,进一步加深对档案工作的认识,这样有利于更好的挖掘出文化的底蕴。同时还需要深入基层做好调研工作,听取各种有建设性的意见了,扎扎实实的做好档案文化建设的推进工作,确保档案文化建设的顺利开展。
(二)做好接收征集工作
档案文化建设需要具有特色的档案资源,这样才能更好的开发出具有利用价值的档案文化产品。档案文化作为记忆文化,需要主动进行收集和捕捉,即做好档案的接收工作,不仅需要接收档案馆接收范围内的档案,同时还要接收民生档案资源,更深入的对地方资源进行挖掘,从而打造出具有特色的、多元化的馆藏结构的档案馆。
(三)加大宣传力度,调动多方力量
继续发挥广播、电视、报纸等传统媒体的优势;加强档案网站、档案博客、档案微博等新兴媒体的拓展;开设档案文化讲座和论坛;举办档案展览;开展文化下乡、档案馆日活动;分发档案宣传册等,力求宣传形式多样,内容丰富。
档案文化建设是个庞大的系统工程,必须充分发挥政府的主导作用,同时联合相关管理部门及民间组织,形成“政府主导、社会参与”的良好局面。因此,积极组织发动社会有志之士参与档案文化建设,建立与民间组织及个人共建共享档案资源的长效机制;搞好与电视台、报社、文广局等相关单位的密切协作关系,争取更多的资金和人力物力的支持;建立与博物馆、图书馆、纪念馆等文化单位协调工作初制,实现档案信息资源整合共享与优势互补。
(四)开发档案文化产品与服务
档案文化建设需要满足公众不同的文化消费需求,应以社会和市场需求为导向,寻找档案开发工作与市场经济的切人点与结合点,在创造出优质档案文化精品的同时,做好档案服务工作的深度开发,积极拓展新型文化产品和服务。
文化品牌的塑造必须以自身所拥有的特色资源为核心进行定位,深入挖掘历史文化资源,积极寻找城市最具有代表性、最富有知名度的历史人物或事件。
(五)提升档案馆文化形象
档案馆建筑是档案文化的外在形象,其建筑与布局要突出浓厚的文化底蕴。人们在得到档案服务的同时,应能充分领略深厚的文化气息,享受档案文化的独特魅力。目前,全国各地纷纷加快了新馆建设,我们应以新馆建设为契机,做好档案形象标识的征集和设计工作。―个庄重、简洁且富有创意的标志,加上富于文化品位与格调的环境,既能提升档案服务机构的文化品位,又能营造档案工作环境的文化氛围。
(六)拓展档案利用服务
实施档案文化建设,应树立“以人为本”的服务理念,逐步提升档案服务能力,不断拓展服务功能。为此,我们要全面整合民生档案,加快推进档案信息化建设,深化档案公开工作,深入开展民生领域建档服务工作,着实提升服务能力。此外,通过完善利用制度、简化利用手续、实现网络服务等途径,千方百计为人民群众提供优质、高效、便捷的服务。
档案文化建设并不是一朝一夕就能完成的,其是一个循序渐近的过程中,单单依靠档案部门自己的努力是不够的,需要全社会共同的参与与支持。在当前国家文化强国战略实施过程中,档案文化建设需要紧紧抓住这一有利时机,解放思想,以求真务实的工作态度和创新的精神不断的加快档案文化工作的变革,充分利用当前社会文化繁荣发展这一契机,采取积极的举措投入到大文化建设中去,从而不断的提高档案文化的社会影响力,加快推动档案文化建设的步伐。
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档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈档案信息化建设与工程档案管理相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】随着我国经济社会的不断发展,正呈现出向现代化进军的趋势。当前,我国的管理领域尤其是档案管理的信息化已经发展成为一种必然的趋势。本文就档案信息化建设的必然性与重要性展开详细的论述,并在此基础上对工程档案管理的现状以及管理过程中出现的问题做一全面的探讨,同时就不断提高和完善工程档案管理水平给出几点建议。
档案可以为企业提供相关的历史资料和数据信息,是一切管理者进行决策和预测的重要前提,完整的档案资料是相关人员进行分析的重要依据,档案管理水平的高低对于企业的发展水平在一定程度上有着重要的影响。对于一些工程企业而言,不断提高档案管理水平更是有着重要的现实意义,直接关系到企业工程质量的优劣之分。目前,我国档案管理整体上呈现出一种乐观的态势,正在逐步实现档案管理的信息化建设,向成熟的方向发展,信息化背景下做好档案管理工作意义重大。
档案信息化建设开始被广泛的应用于各行各业的档案管理工作中,但是对其还没有形成一个全面的认知和了解,我们应该从广义和狭义两个方面去审视档案管理信息化的基本含义。从广义上讲,所谓的档案管理信息化就是指将企业的的档案与社会、政治、经济、文化等诸多方面的信息进行有机的统一和整合,从而形成更为系统、全面、科学有用的信息体,为相关的企业人员进行决策或者预测提供一个准确客观的依据和参考;狭义方面的信息化则比较简单,是指单纯的对档案本身进行信息化处理,实现档案自身内容的信息化,二者相比,广义的信息化是在狭义的信息化基础上的一个延伸和拓展,更具实用性和科学性,当前也使用的比较广泛。两种意义下的档案信息化最终都归于实现将档案转变为有用的信息,显而易见,其目标就在于在当前信息化高度发达的背景下将档案融入到整个社会系统中进行分析和处理,实现档案信息与其他信息的有机统一,从而可以衍生出更为全面的信息。从某种意义上讲,广义的档案信息化和狭义的档案信息化是相互联系、密不可分的。随着档案信息被社会大众的广泛运用,狭义的档案信息化,就被逐渐的赋予了广义的档案资源信息化的意义。
(一)不断树立和提升档案工作人员对档案管理信息化的认识和理解
档案管理人员是做好档案管理工作最关键的因素,档案管理人员水平的高低直接关系到档案管理工作的优劣,在实现档案管理信息化建设的过程中,我们也必须清楚的认识到档案管理人员在此过程中所发挥的重要的作用。可以毫不夸张的说,他们是档案信息化建设的基本力量,是有效实现档案管理现代化的重要保障。档案管理人员的主观能动性直接关系到信息化建设的成败,而他们的主观能动性又直接的取决于他们对档案管理信息化这一问题的重要性的感知和认识。所以要想很好实现档案管理信息化建设的目的,我们必须要做足档案管理人员的工作,我们只有不断地强化档案管理人员对档案管理信息化这一问题的重要性的认识,让他们在思想上树立起档案管理信息化的意识,逐步培养他们的责任感和使命感,让他们将档案管理信息化作为自己的一种使命,一种责任去面对,只有这样他们才能够在日常的工作中更加尽职尽责。
(二)强化基础设施,引进高新技术,逐步提高档案信息管理水平
除了不断提高档案管理人员的责任意识和对档案管理信息化的重要性的认识之外,我们还需要不断提高档案管理人员的专业素养和处理问题的综合能力,这些都属于主观上的因素,在充分保证主观因素的前提下,客观因素的影响也不容忽视,即档案管理信息化所必需的硬件设备支持。为此,我们必须不断地完善和补充档案信息化基础设施设备的构建,努力向新型的数字化档案馆方向发展,通过使用计算机等一系先进的技术设备进行档案管理,将计算机技术和网络技术等高新技术的元素都渗透到档案管理信息化的进程当中,为实现档案管理信息化水平打好坚实的基础,不断地强化数据库建设,逐步提高我国企业档案信息化水平。在此基础上,还要注重强化对档案目录数据库的建设,从而为对档案信息的检索提供极大地便利和可行性。
通过以上的分析,我们对一般档案管理信息化的涵义、实现途径有了一个基本的认识,在接下来的讨论中,我们将在前面研究的基础上结合我国工程档案管理的特点,对我国工程档案管理的发展进行分析和探讨。我们首先必须明确工程档案的形成过程,这样有助于我们理解工程档案的独有的特点。其实工程建设的施工过程就是工程档案形成的过程,而正是这种内在的关系的存在,决定了工程档案在形成过程中的长期性和复杂性,这对档案管理人员提出了更高的要求。因此,我们应该建立多层次、多渠道的档案管理人员培训制度和考核制度,注重制度的实效性和可行性,加强对档案管理人员的培训和监督力度,不断地提高档案管理人员的专业素养,注重其解决问题的综合能力的提高。
经济社会的快速发展加剧了我国企业之间的竞争,对于我国的工程类的企业而言,工程质量的高低直接关系到企业在竞争过程当中所处的地位。不断提高工程企业的管理水平对于保证工程企业的工程质量有着重要的作用。企业档案管理是企业管理过程当中一个关键的环节,我们必须要做好工程企业的档案管理工作,不断地进行尝试和创新,不断提高我国工程企业档案管理水平,以期为工程建设更好的服务。
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高校档案人员是高校档案事业的主体,档案人员素质的高低,关系到高校档案部门的职能发挥,全面提高档案人员的整体素质,是高校档案工作质量提高的重要保证。以下是读文网小编为大家精心准备的:高职院校档案管理队伍建设若干问题的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文通过对高职院校档案管理队伍的现状分析,探讨目前高职院校档案管理队伍建设存在的问题,提出高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路。
[关键词]高职院校;档案管理;队伍建设
现阶段,档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题,而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题,无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理,建立健全有效的激励机制,规范档案管理人员培训,促进档案管理研究,加强档案管理交流沟通,建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍,以适应现阶段对档案管理工作的要求。
(一)人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短,档案管理尚处于初级阶段,其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理,存在“五低一高一差”现象。
(二)档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的,但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理,为抓院校管理而忽视档案管理,未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合。
(三)缺乏对档案管理人员有效培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作,专职档案管理人员由于其工作不被重视,长期充当院校管理中的配角,没有形成对外交流学习等方面的规章制度。
(一)重视档案管理工作,坚持抓档案管理“一把手”工程重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提,高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合,抓好档案管理的“一把手”工程,努力做到院校管理与档案管理“合二为一”,具体如下:
其一、坚持专兼结合,做到院校管理与档案管理“合二为一”。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的,其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节,故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合,应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍,形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。?
其二、抓好档案管理“一把手”工程,建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关,院校主要领导一定要高度重视档案管理,树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念,要优化环境,建章立制,为档案管理队伍建设提供必要的外在条件,要抓好档案管理“一把手”工程,坚持部门“一把手”负责制。
(二)创新管理,提高教学档案内在质量。
教学档案管理包括档案收集、整理、保管、处理和利用等。有效的管理是提高档案内在质量的必要前提和手段,也是提供高效服务的基础。教学档案管理人员应立足校内、面向社会,立足当前、面向未来,立足本职、面向全面,高度重视教学档案管理的重要性,要在档案管理的制度上、档案的质量上、管理的科学上下功夫,大胆改革现有的高校教学档案管理模式,实现教学档案管理现代化、信息化、服务化,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为管理提供服务。
(三)创新观念,实现教学档案公共价值。
教学档案的公共价值体现的是多数老师的公共利益。实现档案公共价值就决不是一个轻松的过程,而需要某种力量予以督促和强制,那就是要创新思想观念。而制度的约束和外部的激励最终也要转化于观念的转变,因此,观念的创新是教学档案公共价值实现的关键因素,每个教师要将教学创新成为自己的自觉要求和追求目标,立足岗位,创造优秀的教学成果,自愿将这种独创性的成果在一定的范围内共享,实现它的公共价值,从而提高整个学校的人才培养质量。
(四)规范档案管理人员培训,打造学习型管理队伍
高职院校档案管理人员应具备以下的素质:良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外,还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面:一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态,树立服务服务光荣、服务自豪的观念,二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力;三是组织业务培训,要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习,增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识
学校档案管理水平的提高是一项系统工程,需要国家、社会、高校、学生的广泛关注,必须根据社会形势的发展变化和学生成才的需要进行不断的探索与创新。只有这样,学校档案管理才能有着广阔的前景和美好的未来。认真学习国内外先进的档案管理方法,并以此作为改进工作的重要依据,不断改进和完善自己的工作,推动学校的档案馆建设乃至学校的整体发展。
高职院校档案管理队伍建设若干问题的思考相关
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档案信息化建设是高校档案工作适应社会与学校发展的必然趋势,电子政务发展给档案信息化建设带来了良好机遇下面是读文网小编为大家整理的档案信息化建设论文,供大家参考。
一、健全规章制度,规范档案信息化管理
规范化、制度化是进行文化艺术档案信息化建设的一项重要内容,也是衡量文化艺术档案管理现代化水平的一个重要标志。文化艺术档案信息化法规、制度是指推动文化艺术档案信息化发展、规范文化艺术档案信息建设的各类法律、法规、规章、规范性文件等。没有这些法规及制度,就有可能在信息化建设中产生诸多问题,如文化艺术档案信息版权问题、文化艺术档案知识产权问题等,影响到文化艺术档案信息化进程的实现。文化艺术单位在进行文化艺术档案信息化建设时,应该按照国家档案信息化建设的规章,根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理规章体系,并在实践中不断加以完善。要根据不同文化艺术门类和载体的具体情况,制定和完善文化艺术档案信息化建设的原则、方法、范围和要求,建立健全文化艺术档案数字化、网站运行、数据库管理等各项规章制度,真正实现文化艺术档案信息化的规范化、制度化。
二、建立目录数据库,为实现档案信息化管理奠定基础
加快建立文化艺术档案目录数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源奠定良好的基础。在建设文化艺术档案目录数据库的过程中,要加强对相关标准和规范的制定与完善,积极开展文化艺术档案数据库著录标准研究,逐步建立统一、规范的文化艺术档案数据管理标准体系,以实现文化艺术档案资源的共享。档案目录数据库,要既符合国家的标准,又要有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等做出统一的规定,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。要实现文化艺术档案信息化管理,首先要把档案目录册或目录电子文件建立成为目录数据库,便于文化艺术档案目录的检索和查阅。案卷级目录要实现机检,重要全宗档案要逐步实现文件级目录机检。
三、利用先进技术手段,加快传统档案数字化进程
所谓传统文化艺术档案的数字化主要是指纸质档案、图片档案、声像档案等的数字化。借助扫描仪、数码相像、声卡等手段,实现实体档案向数字档案的转换,也称原子档案向比特档案的转换。其实质是信息形式的转变,是将现实世界中的记录于各载体的图、文、音、像等艺术档案信息转化为可在网络中存储、处理和传递的数字化信息。这一过程就是数字化。要加强纸质文化艺术档案数字化建设,采用文化艺术档案管理软件等现代化手段对文化艺术档案目录进行著录,对珍贵文化艺术档案进行原文加挂或数字化处理,建设文化艺术档案数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源,实现文化艺术档案信息资源共享提供方便。
四、加强人才建设,提高档案信息化管理人员的素质
加强文化艺术档案信息化建设,必须加强文化艺术档案工作人员队伍建设,尽快提升文化艺术档案信息化管理人员的综合素质。文化艺术档案信息化管理人才是所有具有信息化专门知识和专业技能,能够以创造性劳动为文化艺术档案信息化建设做出贡献者,具体可分为管理型人才、技术型人才、技能型人才和研究型人才四种。文化艺术档案信息化管理人才是推动文化艺术档案信息化的动力,是文化艺术档案信息化建设的宝贵资源。文化艺术档案信息化管理人员应该更新观念,调整心态,不断学习并掌握必要的网络知识和技术,对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理,使文化艺术档案信息能充分发挥最大的开发利用价值,以更好地适应文化艺术档案信息化建设发展的需要。
一、广播电视档案信息化建设工作中出现的问题
由于各个地区经济发展水平参差不齐,因此这项工作的开展程度各不相同。比如中央电视台拥有雄厚的实力,很早就开展这项工作,而且做得很好、很到位。而且率先按照国家制定的《广播电视资料编目规范》来开展档案信息管理工作,但是对于很多县级广播电视机构,很难像中央电视台这样把这项工作做好、做到位。总的来说,地方档案信息化水平比较低,软硬件设备都比较落后。虽然很多地方比较重视这项这个,纳入了很多先进设备,但结果还是无法让人满意。这种情况严重制约了我国广播电视档案信息化管理建设工作的正常进行。
二、推动我国广播电视档案信息化管理工作的措施
(一)提高管理人员的素质和技能
广播电视机构拥有一支高素质、高技能的信息化管理队伍是推动广播电视档案信息化顺利进行的人才保证。因此,做好这项工作,首先应该注重引进高素质人才,引进那些计算机技术、网络技术高超的专业人士。在任用过程中,要选择那些负责任、有担当的同志,要任用那些热爱这项工作、甘于奉献的同志。其次,要加强培训内部的队伍,注重提高档案信息管理工作人员的素质和技能。要做好培训工作,从理论基础出发,结合工作的实际情况,找出合适的培训方法。在提高工作人员素质的同时,要扩大他们的知识面,加快他们知识更新的速度,达到提高自身素质的目的,推动工作人员综合素质全面发展。
(二)加大资金的投入
档案信息化管理工作需要投入足够的资金,需要提供必要的硬软件设备。因此,在开展广播电视档案信息化管理工作中,要做好财政预算工作,从根本上解决资金问题。同时要做好资金的使用工作,合理的使用资金。比如在购置刻录机、扫描仪等设备时要做好资金的监督工作。而且也需要做好其他基础性工作,比如在集中力量将系统档案进行数字化处理的工作,将系统的信息刻录到光盘、磁盘等计算机等储存器中,从而完成档案信息向数字化转化的工作。同时,在对现有的专题、新闻进行整理时,要分门别类,做好整理工作,从而实现信息向数字化、电子化方向发展。
(三)制定合理的广播电视档案信息管理工作体系
制定合理的档案信息管理体系,有利于推动各个地区信息管理工作顺利开展。因为很多广播电视机构在信息管理中没有统一的规范,缺乏成熟的、系统的理论作为指导。所以为了减少不必要的问题,急需制定一套标准体系,从而规范档案信息管理系统、数据格式等工作。
三、结语
总而言之,广播电视档案信息化管理工作不是一项简单的工作,需要认真分析目前工作中存在的问题,找出问题原因。因此,在今后工作中,要加大资金的投入,提高信息管理人员的素质和技能,同时也要制定一套合理的规范体系,推动各个地区广播电视档案信息工作的均衡发展。
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档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命。下面是读文网小编为大家整理的档案数字化论文,供大家参考。
摘要:档案数字化建设是档案工作向现代化发展的必由之路,目前,我国部分地区档案数字化建设中存在缺少统一标准、档案管理人员知识不达标、软件系统薄弱等问题,导致档案管理效果不佳。文中从文化艺术档案数字化建设的必要性入手,介绍档案数字化的内涵及主要内容,深入分析文化艺术档案数字化建设的重要内容,提出档案数字化建设总体框架及主要功能,以期为更好地管理文化艺术档案做出重要贡献。
关键词:信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
随着信息技术的快速发展,通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料,是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升,文化艺术档案深入社会生活各个方面,对国家和社会的发展产生重要影响。因此,加快档案数字化建设步伐,将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中,推动档案数字化建设进程,成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势,文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手,介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能,以期为档案管理信息化建设提供重要参考。
1文化艺术档案数字化建设的重要性
一个国家或地区信息资源开发利用程度,是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分,加强文化艺术档案数字化建设满足时代发展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的,记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容,是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体,存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用,传统的存储方式和载体有所改变,借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展,载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值,有效管理新型电子档案信息,促使这些档案为艺术工作提供信息服务,成为建设数字化档案重点关注的内容。
2档案数字化的内涵及建设内容
2.1档案数字化的概念
数字化是指采用0和1两位数字进行编码,从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化,使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理,其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化?杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下,档案管理活动中采用现代信息技术,合理管理、处理档案信息资源。换言之:档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段,遵循现代管理学理念,开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式,充分挖掘文化艺术档案的信息,提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后,文化艺术档案能有效提升计算机检索速度,改善档案库过于紧张的情况。同时,数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况,有效丰富信息资源的内容及数量,加大档案信息资源的利用效率。
2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①
目录数字化;②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引,并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式,并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中,根据档案自身特点和档实际情况,建设数字化档案主要包括以下内容:
1)整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案,也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下:①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息,借助数字化方式输入计算机网络中;②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理;③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。
2)建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息,该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上发布、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展,各个地区的档案馆与国际互联网实现连接,确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络,能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。
3档案数字化建设的重点内容
3.1提高档案管理人员素质水平
档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才,随着一系列高新技术的快速应用和推广,必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败,档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术,管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此,文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点:
1)熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善,掌握计算机相关理论和运用技能,确保自己能熟练运用各类现代化信息工具,为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。
2)准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员,必须将有价值的信息及时传递给档案利用者,这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下,档案信息具有份量大,内容复杂等特点,档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力,准确判断、鉴选并分析档案信息,从而为利用者筛选出有利用价值的内容,为其提供最佳的服务。同时,档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力,不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务,而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强,也是一项复杂、繁琐的工作,这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容,确保各个环节准确无误的落实到位。
3.2建立档案信息的标准规范
标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”,文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持,根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标,确保各类案卷的完整化,检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识,提升档案管理工作的科技含量。
1)规范档案信息著录
档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容,档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来,组成数据条目并将其录入计算机,组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则,防止发生同一事物或同一人物出现不同名称,不同的事物或人物却存在同一名称等问题,使得同一检索条目前后不一致的情况,严重影响档案检索的效果。
2)档案信息存储的规范化
目录档案信息一般采用硬盘进行存储,随着档案数量的增多,为确保档案信息的安全,必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容,必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究,并制定一系列标准和规范。
3)选择合理的软件开发技术
档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件,应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力,这并非简单的模拟手工作业,而要依据档案管理的各个业务工作流程,结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此,管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统,把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用,为高度共享档案资源打下良好的基础。
4文化艺术档案数字化建设方案
4.1项目建设总体原则
在数字化档案管理建设小组领导下,统一规划并建立数字化档案管理平台,创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础,创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统,加强各种互联网的互动,实现资源共享。
4.2系统总体框架
文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。
1)建设档案数据库
数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范,对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息,管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容,数据库可以执行档案的所有管理环节,并兼容各类不同介质的档案,如:电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前,市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等,依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析,选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心,运用原有的SQLserver2005数据库软件,与新时期档案管理各项要求相互结合,组建档案信息资源中心和数据接口中心,从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求,也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢,完全满足文化艺术档案馆发展要求。
2)建设档案管理应用系统
档案管理应用系统设置在档案馆专网中,借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++,B/S程序利用ASP开发平台,可以与主流服务设置无缝集成,达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库,有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台,访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。
3)建设分级共享管理系统
档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴,主要用来识别访问者身份,合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中,系统可以自动记录详细的操作步骤,主要由复制内容、打印内容等信息,防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性,该系统开发主要借助主流的开发技术,使用.net和SQL数据库进行操控。
5结束语
总之,档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段,对数字档案信息进行合理的控制和管理,成为国际档案信息管理发展的必然趋势,符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据,设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统,以期为档案数字化建设做出重要参考。
参考文献:
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一、促进教学档案数字化管理理念创新
(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到,数字化管理不同于传统的管理,在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变,要制定相关数字化管理的制度和政策,提高全体教职员工的数字化意识,这样才能保证数字化管理的有效实施。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念,在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施,并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的,它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师,要树立数字化管理意识,从源头上下手,对教案、教学计划制订固定的统一格式,对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理,对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入,搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台,是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作,可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求,如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外,随着技术的进步和市场的变化,还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案,它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标,计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源,这不仅要有一个畅通的网络环境,更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面,包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养,需要加强构建信息化研讨和交流的平台,加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等,并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。[1]
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理,不仅是理念和技术的问题,同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺,教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新,就应当变革现有的教学档案管理机制,诊断其中存在的问题,建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制,建立上下衔接、灵活有效的工作流程,为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构,作为推进数字化教学档案管理的决策部门,及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本,建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本,就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点,不断满足广大师生员工对档案信息的需要,开展个性化服务、主动化服务。个性化服务,就是要满足不同档案利用群体的不同需求,针对不同的利用者采取不同的服务方式,扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务,必须分析高职院校教学档案用户类型、需求,这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者,它需要通过档案工作者的主观努力,发挥创造精神,以各种形式为高职院校各项工作提供服务。[2]
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前,人员素质参差不齐,也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员,通常由教师家属担任,对于文化水平和相关业务水平没有太多要求,从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下,这些工作人员的素质亟待提升。一般来说,数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平,还有较强的专业知识,是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来,主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。[3]现代科技的发展,为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质,能够操作教学档案数字化管理系统,能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则,教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员,不仅要了解国内相关信息,更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点,查找国外重要档案信息
资源。当然,这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多,如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上,才能有效完成档案管理工作。同时,电子电器类设备更新换代频繁,高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外,还要不断探索和学习,以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展,除了完成日常的工作外,高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力,在实践中不断总结经验,并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集,更要重利用。目前,各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档,而对这些库存档案的利用少之又少,甚至是无人问津。由于档案没有得到利用,没有发挥它本来的价值,档案工作甚至是档案管理人员不受重视,久而久之,档案便成了一潭死水。信息化时代的到来,可以说为沉睡的档案燃起了希望之光,可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高,更好地服务于广大教职员工。
(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站,只要在网站上设置一个档案查询专栏,教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息,既不需要专程去档案室查询,也不需要翻阅大量的档案材料,只需在网上搜索相关主题,就能看到与此相关的信息,真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接,大量节省了人力、物力和财力。
(二)提高全院教职员工的档案查询和利用意识。教职员工多学习优秀的教学资源,多学习其他高职院校甚至高等院校的教学资源,为我所用,能够提高教学水平和教学管理水平,促进学院教学整体水平上一个新台阶。因此,高职院校要多方面宣传和号召教职员工、学生多浏览学院网页,多查看学院教学档案,为课堂教学、教学管理提供有益的参考和借鉴。
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随着市场经济的繁荣发展,建筑行业发展迅速,项目规模不断扩大。对于建筑企业来说,档案管理工作是项目验收的重要依据,也是企业进行科学决策的保障,建设项目档案管理工作对于企业规模化发展有着极为重要的作用和意义。下面是读文网小编为大家整理的建设项目档案管理论文,供大家参考。
1电力工程建设项目档案的超前控制管理方法
超前控制管理的具体做法就是将工程的实施过程分为若干阶段,按阶段进行工程档案的收集和整理。对工程档案进行超前控制管理有利于对工程初期阶段形成的档案资料进行保管保护,可有效避免工程竣工后突击补充整理档案资料,保证了工程档案完整率、准确率和归档率指标的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下几方面内容:
1.1明确职责,考核措施到位
工程项目档案是工程整体建设中的重要组成部分,而从目前工程档案管理现状来看,不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象,认为工程管理部门只负责工程的建设,至于工程档案则是档案部门的职责。因此,工程管理部门与档案部门在工程档案管理过程中的职责必须要明确。工程管理部门负责工程档案收集和整理工作,对设计、施工、监理单位移交的工程档案进行审查和交接,工程竣工后3个月内,将整理好的工程档案向档案部门移交。档案部门负责对工程档案的收集和整理进行监督和指导,按照工程节点计划对工程档案进行阶段性审查,工程竣工后,对工程管理部门移交的工程档案进行审查接收。明确工程管理部门与档案部门的职责并纳入绩效考核指标,层层加以落实严格考核,是实现超前控制管理的前提条件,也是提高工程档案管理水平的重要保证。
1.2完善管理流程,推进工程档案管理规范化
使用流程控制管理是提高管理效率的捷径,也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程档案管理流程时,要把握好以下几个关键环节:
①工程立项后,工程管理部门应及时告知档案部门,并将工程节点计划报档案部门。工程管理部门掌握工程立项和计划下达情况,而档案部门往往是在项目即将竣工时才知道项目的存在,致使档案部门无法在工程实施过程中介入档案的收集整理工作,超前控制管理更无从谈起。只有掌握了工程的立项和节点情况,档案部门才能按工程实施阶段对档案的收集和整理进行监督和指导,从而实现超前控制管理。
②工程管理部门在与工程的设计、施工、监理等单位签订合同时,应就工程档案的移交时间、移交范围、质量要求和违约赔偿等事项作出约定。近几年,电力企业积极推行依法治企,企业依法经营、依法管理的水平有所提高,基建工程中各类合同的签订都趋于规范化,但就合同内容而言,缺乏对工程档案方面的约定,使工程档案的收集和整理失去了法律上的保障。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)总则第二款规定:在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的质量、归档责任。因此,工程管理部门在签订合同时,明确要预留部分资金,对及时移交完整、系统、准确档案的施工单位或部门,应由档案部门在验收表上签署结论和意见,由财务部门进行决算,否则将预留资金留下作为文件材料整理、归档费用,以督促承建单位重视档案并充分发挥档案的法律价值和经济价值。这一环节在工程前期阶段就为工程档案的收集和整理打下基础,是实现超前控制的有力保障。
③工程管理部门设置专(兼)职工程资料管理人员(资料员),随着工程的进度对工程资料进行预归档。档案部门按照工程项目的实施阶段和节点计划组织工程档案阶段性审查,对工程在某实施阶段中形成的档案的齐全性、完整性、准确性和是否按时收集整理的情况进行了解和指导,出具审查报告,如需整改的要规定整改期限。对工程档案进行阶段性审查是超前控制管理的具体体现,也是超前控制管理的关键环节。按照工程进度,可将工程大致分为前期阶段、施工阶段和竣工投产阶段,每一阶段结束后,档案部门应对该阶段产生档案资料的齐全完整和准确度等进行审查,及时掌握工程档案收集和整理情况,起到督促和指导作用。
1.3加强过程控制,力求档案收集的完整性和准确性
在档案的收集过程中,无论是工程管理人员还是档案人员都会遇到一个同样的问题,即归档资料的界定。按档案管理要求,应建立项目档案技术交底制度,要求施工人员注意文件的形成与积累,是保证建设项目原始记录真实、可靠,保证文件形成质量的措施。档案交底应包括两方面内容:
①档案部门参加各项工程交底工作,了解工程建设的程序和文件形成的内容,做到主动管理。
②档案人员采取培训和会议形式,对各参建单位人员进行档案管理交底,目的是使施工人员提高档案收集意识,让他们了解文件形成过程应注意事项、文件材料收集、归档范围、质量要求,配合档案人员做好工作。因此,建立档案技术交底制度,使其标准化、实用化,更好地服务于档案的超前控制管理。
1.4加强沟通,促进部门之间团结协作
档案人员要与工程管理、技术人员密切配合,工程项目档案涉及方方面面的工作,贯穿工程全过程,所以做好项目档案管理不只是档案人员的工作,可以说,一组完整、准确、系统的项目档案,是参与工程建设各单位共同努力的结果。工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,大量的档案产生于他们的手中,他们也是今后利用档案的主体,档案人员要利用一切机会,对工程技术人员宣传档案工作的作用和意义,讲解档案归档的要求和目的,以取得工程技术人员对档案收集管理工作的支持和配合;并利用库存的工程档案撰写编研材料、专题目录等,使利用者感受到档案管理带来的方便快捷。只有通力合作,才能实现超前控制,进而促进工程档案管理水平的提升。
2结语
超前控制管理有利于工程档案完整率、准确率和归档率指标的提升,有利于规范管理流程,提高管理效率,适合当前工程档案管理的需要,能够促进档案事业的快速发展。
摘要:随着现代化建设的不断推进,水利工程建设的地位越来越重要,对水利工程进行合理的管理也是十分重要的。其中,对水利工程的项目建设管理是一个关键环节,项目档案管理的效果好坏直接影响水利工程的绩效。但是目前我国的水利工程建设项目管理工作有很多问题,这些问题有人员和非人员两方面的因素。
关键词:水利工程;档案管理;监督管理
1目前水利工程建设项目档案管理中存在的问题
1.1水利工程项目档案的信息收集问题
水利工程工作量巨大,涉及的问题多,范围广。如果想要真实地反映水利工程在建设过程中的状态还有建设完工之后的使用状况,利用正确充足的信息进行正确的项目档案管理是存在一定困难的。目前很多水利工程档案管理人员只是将工程管理的建造人员移交上来的信息进行一下简单的整理就记录进档案中,并没有亲自进行信息收集,也就谈不上对这些信息的真实性和准确性进行检验,也不能保证信息收集的全面性。档案收集还存在着不能及时采集,信息之所以具备有效性就是在及时的时间反映水利工程工作现场最真实的状况,但是在现实操作中,这点做得很不到位,很多档案管理人员都把对档案的归集整理工作大量的堆积到工程完成后期,完全是为了应付检查而准备。这些问题都是在信息收集过程中存在的不能忽视的问题。
1.2监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高
由于很多领导部门对水利工程中档案管理的工作不重视,导致领导人员对管理项目档案的岗位安排也不重视,这是造成监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高的一个直接原因。进行档案管理的人员基本上是从水利工程建筑一线上退居二线的建设人员或者是刚刚上任的新员工,他们都没有专业的进行档案管理的知识,甚至有的水利工程单位连基本的人员配备数量都不能保证。没有专业的档案管理知识,就会导致工作人员在进行档案管理时不能对档案进行分门别类的处理,导致信息混乱。而且如果工作人员素质水平不高也就不具备管理意识,没有主动去收集资料和主动解决问题的意识,使管理过程中出现的很多问题都得不到及时解决。
1.3对水利工程建设项目档案管理仍采用传统方法
随着科学技术的发展,各行各业都将信息化技术引入到建设环节或者管理过程中,水利工程也在各方面都大量的引进了科学信息技术,但是在对项目档案的管理问题上,信息化技术的投入力度还是不够的。很多单位对水利工程的项目档案进行管理时还是采用传统的方法,采用人员手工填制的方法进行档案增加,在进行查阅时需要人工检索,将档案都统一放置在档案室里,不能通过网络这样便捷的渠道进行查阅。对信息数据的处理方式上也是大部分采用人员分析、人员登记、人员审核的做法,这使得大量的时间和精力被浪费,对保证信息的准确性和及时性也十分不利。
1.4水利工程项目档案管理相关制度和体系不完善
项目档案管理制度不完善会导致很多问题,没有统一严格的制度标准,信息资料登记的不完善全面,使信息内容丢失。没有相应的制度条例和标准来衡量说明哪些是信息应该反馈的重点内容,也会使档案的重点模糊,不能反映真实的情况。没有制度的约束,使得各部门之间的关联性不大,不能有效地进行很好的沟通。领导分工也不明确,不能实施有效的管理,对档案的管理和监督也没有专业的部门和制度保证。而且,即便是有些水利工程所在的单位制定了相应的制度和体系,但是并不会认真的去完成。
2档案管理过程中出现问题的解决措施
2.1提高对水利工程档案信息收集的效率
针对水利工程的工程量大、范围广、时间长的特点,为了更好地收集到所需信息,可以采取拓宽信息收集渠道的方式来进行收集。比如,可以采取多个部门同时提供和收集信息的方式。在水利工程的建设和建成后维护的过程中,都是需要各部门积极合作,所以信息在各个部门中也是相互流通的。对于信息的收集,不能只是片面地考虑某个部门的信息,而是要从全局出发来收集信息,这样就可以保证信息的全面性,另外,各个部门之间可以对流通的信息进行监督和检验,提高信息的准确性。还可以通过分项目进行信息收集的方法来拓宽收集渠道,这样不仅可以更加详细地反映重点项目的情况,还可以大幅度提高项目的精准性。在水利工程的现场建设情况有新的进展或者发生情况时,相关部门要将这类信息及时记录并且及时移交进行登记,保证信息及时有效,以反映真实情况,不能把信息收集的登记工作推迟。只有这样,才能让信息为项目档案的建立以及水利工程的实施提供帮助。
2.2提高人员素质水平
对档案管理工作进行精良人员配备十分重要。应该吸收有专业档案管理知识的人才,保证档案管理部门的职工数量。为了提高工作人员素质,应该定期举行专业知识讲座,定期进行人员培训、进修。为了适应现代管理技术的发展,应该讲解信息化技术在项目档案管理中的应用。该提高管理工作人员工作意识,认识到自己工作的重要性,提高工作的认真程度和谨慎性,主动做好本职工作,改变传统项目档案管理思想,运用现代思想进行水利工程项目档案管理。
2.3提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平
科学技术的飞速发展为提高工作效率带来了福音。企业应提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平,不能再应用传统的方案进行项目档案的管理。对不同的水利工程项目建立专门的信息系统,信息在系统中自动生成,在记录档案时可以直接使用,档案建立完成后可以智能校验。如果要查阅档案,也可以通过对信息系统进行检索操作来方便快捷的进行查阅,节省大量人力物力及时间精力,提升档案建立的真实全面性。
2.4建立完善的水利工程项目档案管理体系和制度
对水利工程建立完善的档案管理体系和制度要贯彻国家有关的法律法规、条例政策,还要结合自身水利工程的特点来制定统一的标准,使得档案建立的过程中,有据可依,明确什么是重点内容,内容应该怎样建立的问题。同时,还要加强各部门之间的沟通交流,让项目档案管理的体系和制度形成一个整体。制度和体系一旦建立,各部门就要严格实施,不能应付了事。
3结语
水利工程在现代化建设中的作用越来越大,其过程中的任何一个细节都不能放过。对于水利工程项目档案建设管理中存在的信息收集不到位、人员素质不够、信息化技术应用不够、制度体系不完善的问题,应该采取提高信息收集的效率、加强人员素质、大量应用信息技术、完善制度体系的措施。
参考文献:
[1]张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理[J].科技情报开发与经济,2011,(10):55.
[2]徐红.水利工程建设项目档案管理探讨[J].江淮水利科技,2012,(04):39.
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