为您找到与会计档案的管理方法和特点相关的共200个结果:
目前电算化会计已成为一门融计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘学科,在经济管理的各个领域处于应用电子计算机的领先地位,正在起着带动经济管理诸领域逐步走向现代化的作用。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:电算化会计档案管理的特点和应注意的问题相关论文。内容仅供参考阅读!
电算化会计档案管理的特点和应注意的问题全文如下:
广义的电算化会计档案,是指存贮会计数据(各种凭证账簿、报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者,即保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。如不作特殊说明,下文提到的电算化会计档案均指其狭义概念。与传统的会计档案相比,电算化会汁档案一般具有如下几个特点:
1.电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。
2.电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在,另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在,包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏。
3.电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹。
4.电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。
5.电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,且使用时具有方便、快捷、直观,容易产生一些分析结果,可以对管理和决策提供较好的支持。
鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点,在电算化会计档案的管理工作中,除了传统会计档案管理应注意的问题外,还应特别注意以下几个问题:
1.要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料,它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码,同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题,如果没有保存完整的软件文档,系统的维护将非常困难,甚至不可能。
2.针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题:
①在选用保存会计档案的存贮介质时,应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质,存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果;
②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样,存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所:
③对存放往年会计档案的介质应定期复制,如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点;
④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换;
⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。
3.针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点,在进行管理时应注意如下问题:
(1)对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有:
①用户识别控制,防止非法用户接触会计档案。
②操作日志管理,应由系统自动进行操作登记,建立加密的机内操作日志,监督系统操作,留下审计线索。
③数据存取权限限制,对安全保密程度不等的数据,应给不同的使用人员赋予不同的操作权限,防止越权使用。
(2)对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放,以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。
4.针对电算化会计档案和软件版本密切相关的特点,在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号,保存会计档案的介质上标明与哪个版本的会计软件相对应。
5.针对电算化会计档案必须借助于特定的环境才能再现的特点,在进行管理时必须注意组织力量编写一套电算化会计档案管理软件,以便对往年资料进行管理;同时利用电算化会计档案处理方便、快捷、直观,对管理和决策支持性好的特点,利用保存完好的各个时期的数据,进行财务分析(趋势分析、对比分析)和预测,为企业的经营管理服务。
为了更好地管理电算化会计档案,使其发挥更大的作用,除了注意上面提到的问题外,还必须形成一套电算化会计档案的管理制度,包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容,以便对电算化会计档案的管理形成制度化。
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如果说现代人类最伟大的发明是计算机,那么电算化会计就是计算机最伟大的应用之一。随着社会的发展,会计工作从手工转变成计算机,电算化会计已成为会计人员的必修课。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:电算化会计档案的管理相关论文。内容仅供参考阅读!
电算化会计档案的管理全文如下:
一、电算化会计档案
电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。
会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案管理的主要任务是:监督和保证按要求生成各种档案,保证各种会计档案的安全与保密,保证各种会计档案得到合理和有效的利用,并安全保存。
计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工作。采用电子计算机打印输出的会计凭证、帐簿、报表应当符合国家统一会计制度的要求,必须采用中文或中外文对照,字迹要清晰,保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
电算化后,记帐凭证的生成有两种方式:
1.根据原始凭证在计算机上直接编记帐凭证,由计算机打印输出。在这种情况下,记帐凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记帐凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记帐凭证视同手工填制的记帐凭证,按《规范》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
2.手工事先作好记帐凭证,向计算机录入记帐凭证,然后进行处理。在这种情况下,保存手工记帐凭证与机制凭证皆可。
在保证记帐凭证清晰的条件下,计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。
对电算化后的会计帐簿和会计报表的打印和保管《规范》有明文规定,即应当打印出书面形式,其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况,在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些灵活规定,包括:
1.现金日记帐和银行存款日记帐要每天登记并打印输出,做到日清月结。现金日记帐和银行存款日记帐的打印,由于受到打印机条件的限制,可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册。如果每天业务较少、不能满页打印的,可按旬打印输出。
2.一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的帐簿,可满页打印。
3.在所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下,总分类帐可用“总分类帐本期发生额及余额对照表”替代。
4.在保证帐簿清晰的条件下,计算机汀印输出的帐簿中表格线可适当减少。
会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的1—3年。
存储计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据),是在会计电算化情况下新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留有副本。
一般说来,为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存。
采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计帐簿、报表,具有磁性化和不可见的特点。因此,必须注意以下几点:
第一,采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,不再定期打印输出会计帐簿,应征得同级财政部门的同意。
第二,保存期限同打印输出的书面形式的会计帐簿、报表。
第三,记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款日记帐仍需要打印输出,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关帐簿、报表。
1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份,存放在两个以上不同的地点,最好在两个不同建筑物内。
2.采用磁性介质存贮会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
3.严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等行为,都要进行相应的处理。
4.各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等,未经单位领导同意,不得外借和拿出单位。
5.借阅会计资料,应该履行相应的借阅手续,经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查,防止感染病毒。
档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容:
1.存档的手续,主要是指各种审批手续,比如打印输出的帐表,必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管;
2.各种安全和保密措施;
3.档案管理员的职责与权限;
4.档案的分类管理办法;
5.档案使用的各种审批手续;
6.各类文档的保存期限及销毁手续。
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哈佛大学商学院教授迈克尔·波特于1985年提出的概念,波特认为,“每一个企业都是在设计、生产、销售、发送和辅助其产品的过程中进行种种活动的集合体。所有这些活动可以用一个价值链来表明。”企业的价值创造是通过一系列活动构成的,这些活动可分为基本活动和辅助活动两类,基本活动包括内部后勤、生产作业、外部后勤、市场和销售、服务等;而辅助活动则包括采购、技术开发、人力资源管理和企业基础设施等。这些互不相同但又相互关联的生产经营活动,构成了一个创造价值的动态过程,即价值链。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:基于价值链的管理会计决策方法研究相关论文。文章仅供参考阅读。
基于价值链的管理会计决策方法研究全文如下:
鉴于会计具有一定的管理功能,管理会计决策正在不断朝价值链的管理体系方面发展,因此价值链的形成和在管理会计中的实际应用会关系到会计的决策水平和管理水平。本文主要对价值链的发展形成以及通过各种模式的举例分析对价值链的实际运用效果等方面进行了分析,以表现价值链的应用对于管理会计决策的重要作用。
关于价值链的概念很早以前就已经提出,最早出现在《竞争优势》一书中。随着对其进一步的研究分析,最终形成了:任何一个企业都要时刻的把自身的价值链融入到整体的价值体系中,并进行深入的审视,使其能够和内部的价值体系有相似的研究方向,从而可以制定一系列的企业战略决策。随后,价值链逐渐被人们熟知,并在一些领域得到了重视,主要可以概括出成三方面的内容:横向的价值链和纵向的价值链以及企业内部自身的价值链。
随着价值链内容在不断的更新,价值链的内涵以及在企业成本控制方面都起到了一定作用,因此,应用也越来越广泛。在对价值链进行研究的过程中很多的国外学者都总结出了很多的应用方法,也在各个国家得到推广。价值链在国内的推广应用主要表现在:阎达五学者对价值链会计管理进行了提出,随后,吴海平学者又提出了价值链是影响企业发展的关键因素这一理论,可以通过加强企业的各方面流程的方法实现价值链为企业带来的增值效益的作用。但对于国外的研究却存在一些局限性,在许多的国外研究中主要集中在理论上的研究和思想内容的探讨;从研究的手段上看,管理会计的方法大都是应用的规范分析法以及一些概念性的研究和少量的案例研究,在定量以及综合具体实施程序方面进行的研究。
对于价值链的提出和形成以及不断的完善和改进,这其中各个专家和学者的积极探索是非常重要的,通过国内外专家学者对价值链的理论、思想以及研究内容、意义等方面的不断探索,在结合了企业实际应用的效果的分析,对价值链的研究又有了新的高度,进一步推动了价值链的完善。
关于企业价值链管理会计决策的方法的构成框架主要是从三方面路径进行分析,主要是:利润、资金以及成本三个要素,针对这三个要素导向对管理会计进行了深入的分析,有效的构建了基于价值链管理跨级决策手段的框架。首先对以利润为导向的分析:以利润为导向就是企业利用对利润库的分析以及供应商契约模型决策手段,主要对企业的诉求进行的分析。以资金的要素为导向就是利用企业内部的竞争态势矩阵的分析法和实物期权估价模型两项决策方法,以明确企业资金的波动风险,增加企业的横向价值链竞争能力。以成本为要素的导向就是运用估时作业成本和作业成本管理两方面的决策方法,以使企业形成长久的成本控制管理。
价值链的管理会计决策的方法可以看做一项“多维”的分析系统,因此,企业在进行决策管理的过程中,要充分的结合利润、资金以及成本等,选取适合企业自身发展的方法进行相关决策活动,有利于企业对管理会计决策进行优化。价值链的第三条有效的应用途径贯穿于管理和决策的各个阶段,主要以企业利润增值的方面进行会计管理决策办法的分析。企业可以应用这种价值链实现对投资和企业内部成本的有效控制,一定程度上增强企业的核心竞争力。
关于横向的价值链研究工作,企业要根据自身的发展水平和各方面条件进行综合的分析,对于如何才能真正提高企业资金的使用率以及提高资金在市场上优化配置的水平等方面进行决策分析。通过这种方法能够使各大企业真正认识到资金的优化配置状况,能够加强会计管理,增强市场竞争力。此外,将企业与同行业进行有机的结合,逐步构建价值链体系。
企业在进行资金的运转过程中可以通过竞争态势的矩阵分析以及实物权定的模型构建帮助企业实现有效的决策,并提供了有效的信息。能够有效的帮助企业正确的配置资金,一定程度上减少了资金的流动风险。由此可见,要能正确的认识投资态势矩阵是非常有必要的。
在企业的经营过程中,有效的利用好价值链的应用是提高企业战略的有效方法。对于竞争的态势矩阵的方法来说,主要进行的研究对象是竞争对手和企业的价值链的研究,此外还要充分的结合企业竞争环境以选定适应企业发展的决策手段。通过加权分析的方法最终会引出横向的价值链的竞争态势矩阵结果,能够引导企业朝着正确的投资方向发展。
关于实物的期权法,应用这种方法的主要手段就是对企业内部的资金进行折量的分析以确保企业正确的投资。这种实物期权的构建模型主要是在对企业的竞争环境进行了综合的分析下,在有效的结合了金融期权的相关理论之下,以一定形式的模型来对企业的投资进行合理的优化,实践证明,这种方法能够大大降低企业的流动资金风险。并且还能通过这种价值的模型,对企业的柔性管理下产生的战略方案进行有效的分析,以用来实现企业投资效益的最大化,形成更强大的竞争优势。
关于纵向的价值链主要是对企业经营发展过程中处在上下游的企业以及进行消费的顾客进行的一种有效的链接形式,主要是将最原本的生产材料以最有效的方式投入到终端的产品中去,在这个过程中以实现价值链条的形成。应用这种方法是目前企业实现纵向价值链定位和分析的重要方法。
本文主要通过对企业利润库的分析、客户价值分析以及期权契约的分析,为企业实现获得潜在利润的可能。这种纵向价值链应用分析的主要方法有:通过对盈利环节的利润库进行分析定位的方法,应用这种方法来对企业的纵向价值链进行有效的分析能够实现企业各个环节间的盈利现状,为企业提供了一定的价值链效率,对于企业的资源实现了优化配置的作用。 对于企业潜在客户的收益分析,和对经营领域的宏观分析,可以实现企业潜在获益的可能,在企业和客户的两方面进行综合的分析,对于企业的会计管理方案起到了一定的促进作用。在企业进行制定相关产品的营销方案及产品的调整方案过程中,能够提升企业的最大获利潜力;期权的契约模型分析的方法主要是对应用的模型进行假设分析,在结合金融期权的相关理论,对单一的货品供销商做出合理的验收分析,以达到企业利润的最大化。
这种契约模型的作用是,实现了企业和供应商的双向的调节,对供销商和企业的资源进行了合理的分配优化,从而实现了市场的合理分配状况。通过这种上下游的链条分析,能够对企业的利润进行合理的研究应用,提高了价值链的理论思想和管理会计的决策水平。
企业的内部价值链在对企业内部提供顾客产品的价值形成过程中,应用估时作业的成本方法作业成本的管理法进行决策,能够有效的提高企业内部间的成本运行效率,还可以丰富成本的考核机制。在进行估时作业时通过特定的计算公式可以准确的计算出员工的工作效率,对于成本的考核起到完善作用。优化的作业流程管理的主要方法有:可以在不对企业的内部价值链产生影响的前提下,逐步完善价值链的作业流程,能够有效的提升企业运行的效率,在优化作业的流程中作业成本的管理起到基础作用。通过对企业价值链的调整以及获取相关的成本信息,能够有效的为企业提供相对合理的决策信息,最终使企业达到降低成本的目的,提高了效率,达到了控制风险的目的。
本文通过多维的价值链的应用分析,从企业的横向及纵向以及企业的内部进行的综合分析,实现了企业资源的优化配置,最终可以为企业带来利益的最大化,降低了生产成本和资金的运行风险。由此可见,只有对价值链进行不断的探究和实践才能使价值链不断的完善,为企业提供更优质的管理会计决策手段。
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会计档案管理办法对会计档案的内容、管理部门、归档、移交、查阅、保管期限及会计档案的销毁等内容均有明确规定,各单位必须遵守执行。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:论军队会计档案管理信息化相关论文。内容仅供参考阅读!
论军队会计档案管理信息化全文如下:
关键字:财务档案管理,信息化军队财务档案是军队财务部门记录和反映经济活动并归档保存的重要专业历史资料。
当前,信息化建设已经成为推进中国特色军事变革和完成“双重历史任务”的重中之重。军队财务档案管理也要积极探索信息化建设的路子,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率。
在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要财务档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好军队财务档案管理的必然选择。
军队财务档案快速向信息量大、时效性强、查阅频繁的方向发展,对传统的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着国家和军队财政经济工作的不断发展,财务法规、标准的变化越来越频繁,甚至某些科目的经费标准一年内进行几次调整;各种指标、标准,每年都可能变;各种会计帐簿、报表、决算每年都有不同的内容,同时要求不但反映当年度经费活动情况,并且可能反映上年、下年或若干年的经费活动情况;各种标准划分越来越细,项目越来越杂,如军队干部工资标准1980年前只有24个,而现在猛增了十几倍之多,各类补助项目也有数十个,信息采集的工作量日益增大。这些都给军队财务档案管理工作增加了难度。在财务档案的查阅方面,总部定期出版《财务标准制度汇编》和《财务文件汇编》,这确实解决了档案管理中的不少问题,但是,这些汇编资料缺乏全面性、连续性和时效性,一些标准或制度很快过时而又得不到及时刷新,重新整理出版的周期长,往往是计划赶不上变化,而且又要消耗大量人力和财力。
电子财务档案具有无可比拟的优点,能够很好地适应军队财务档案的发展需求。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案,电子财务档案有许多特点:电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存贮形式多样,既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中;电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如,具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
一是搞好数据的挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据。
档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都是建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立军队财务档案数据库,可以按军队财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计帐簿、指标文件、工作资料等等,建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。
二是搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率。
档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档,以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。
三是搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案。
财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
财务档案管理信息化是一项系统工程,涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题,具有一定的复杂性,需要统筹考虑。
一是领导高度重视和大力推动。
领导是财务档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念,摆脱传统思维的束缚,认识到计算机和网络技术应用于财务档案工作的真正意义。为此,领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业,在资金、设备、人才等方面予以充分投入,把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围;主管财务工作的领导,要经常过问此项工作,了解财务档案工作情况,提出要求,下达任务,指导财务档案人员依法开展工作,帮助解决工作中存在的实际困难。
二是加强军队财务档案管理的基础设施建设。
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该有财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入/签出制度、安全日志制度,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
三是提高财务档案管理人员的信息化素质。
财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。另一方面,也要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。
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医院成本会计的对象是指医院在生产过程中的资金动态。其主要内容包括生产费用的记录、审核、归集和分配,产品成本的计算、报表的编制,产品资料的分析,产品成本的控制和提供有关经济预测、决策依据等。现代医院成本会计应立足经营,从经营着眼,从经济着手,对产品形成即医疗活动的全过程进行决策、核算和控制,使产品成本能够按照预定的目标发生。
近年来,医院经济体质改革迫使医院内部经济运行中投入产出的管理产生重大变革,成本核算成为医院内部经济管理和建立完善的分配制度必不可少的重要环节。成本核算既能满足宏观经济管理的需要,又能适应微观经营管理的要求,在经济方面发挥着重要的作用。
为有效地控制医疗费用增长,对大型医疗设备的购置、大型基建项目的开展及引进新的诊断治疗手段等都要进行可行性研究分析论证,将投资回收期、净现值、成本评价指标与成本预测进行对比分析,考察投资效益。对各种卫生材料实行消耗定额管理,限定各科业务费用,办公费用实行包干,使消耗得到有效控制,同时控制人员费用在成本中的比重,定岗、定编、定职、定责,使人员在合适的岗位上发挥潜能。对药品、材料实行招标采购,限量库存,加速周转,减少资金占用,提高资金使用效率。
成本会计是最重要的会计岗位之一,成本核算不仅可以确定一定时期、一定空间和一定计算对象上的劳动耗费,而且成本控制和成本管理还会涉及到医院的各个方面。因此,成本会计管理要掌握较多的会计知识和成本会计管理技能,并具有开展群众性经济核算的本领,仅限于记账、出帐、报账等传统会计业务范围的室内成本会计,不能认为是理想的和合格的成本会计。
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会计档案管理办法对会计档案的内容、管理部门、归档、移交、查阅、保管期限及会计档案的销毁等内容均有明确规定,各单位必须遵守执行。。以下是读文网小编今天为大家精心准备的:会计电算化系统会计档案管理制度相关论文。内容仅供参考阅读!
单位的会计档案包括贮存在磁盘(软盘和硬盘)上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。
机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表,应按有关财会制度使用、保管。
1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。
现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证,审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页,审核后交现金出纳人员核对现金库存,相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章,按月编页码装订成册加盖封印,年终将各月现金日记帐顺序装订成册,加盖封印妥为保管。
2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。
银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证,当日输入计算机并打印银行日记帐,以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后,出纳和主管会计签字盖章,按日装订成册,年终将各月银行日记帐顺序装订成册,并加盖封印,妥为保管。
现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式,装订成册,妥为保管。
3、转帐凭证的输入、输出与保管
转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种,有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证,输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出,并与手编凭证同样装订成册,妥为保管。
4、科目汇总表、帐簿打印时间。
(1)现金、银行日记帐每天打印。
(2)银行余额调整表每月打印一次。
(3)总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。
(4)现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次,并同该本记帐凭证一起装订。
(5)会计报表、计算表、分析表,按管理要求和时间打印输出,经有关财会人员审核无误后签字生效。
5、其他
由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章,财务主管签字盖章认可。
1、由于会计核算数据的重要性,必须经常进行备份工作。
2、在日常工作中,准备三套软盘循环使用,隔日进行备份,以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。
3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。
4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。
三、会计档案管理
1、会计档案存档手续:打印输出的凭证、帐册、报表,必须有会计主管的签章才能存档保管。
2、为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件,和以上软件的备份磁盘,作为会计档案保管。
5、各类会计档案的出借,均必须经过会计主管审批同意并签章,如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性,应制作该备份磁盘的复制件,使用复制件进行操作。
6、必须加强会计档案的__,任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为,将受到行政处分,情节严重者,将追究其法律责任。
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随着信息时代的到来,信息技术已经逐渐渗透到人类社会生产和生活的方方面面。新的档案载体呈现出的特点要求档案管理者在传统的实体档案管理方法的基础上加以创新。笔者将从档案管理的主要环节入手,分别阐述新的背景下档案管理各环节中管理方法发生的新变化。
从档案收集内容来讲,传统的实体档案管理中,档案管理部门的收集的档案类型仅限于国家、社会团体和个人生成的纸质档案。而信息技术的发展使得档案载体呈现多元化,收集内容不仅包含传统的纸质档案,还包含以数码形式或依托计算机系统存在的电子文件。从档案收集方式来讲,文档一体化的发展加快了文件生成及办理的流程,缩短了电子文件的归档周期。档案收集方式从传统的集中定期收集变为信息时代的实时收集,收集效率大大提高。此外,由于电子文件的特殊性,在收集的过程中不仅要保证电子文件的元数据齐全完整,还要保证电子文件收集环境的安全。
对于传统的纸质档案而言,档案的内容和载体不可分离,所以对档案的鉴定主要采用直接鉴定法,即直接根据档案内容判断档案的价值。对于电子文件而言不仅要鉴定其内容,还要鉴定其技术状况。对档案内容的鉴定采用的是职能鉴定法。因为这种方法能克服鉴定中的主观随意性,增加客观性。档案技术状况鉴定是比档案内容鉴定更为重要。“技术鉴定所承担的责任是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查,包括对信息真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体性能的检测。”此外,电子文件的技术状况鉴定还包括对电子文件所存储软硬件设备的病毒检测。
传统的档案整理工作主要是对档案实体进行整理,即对档案进行分类、编号、编制卷内文件目录和案卷目录、装订及装盒等等。而在信息化背景下,电子文件以及数字化档案不断增加,仅仅对档案实体的整理已经无法满足档案管理的要求。档案的整理包括对通过传统收集方式归档的档案实体的整理,还包括对各种各样的电子文件的整理。电子文件的整理包括对存储档案信息的不同载体的整理,也包括对电子文件信息的整理。电子文件的载体整理主要是对载体的分类、编号、排列及著录的过程。电子文件信息的整理就是“在收集、积累、登记具有保存价值的电子文件的同时,按照一定的律或内容上的密切联系进行分类、编号、组盘、排列、著录的过程。”
与纸质文件相比,电子文件的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点,所以电子文件的保管需要在一定的原则指导下采用多种方法来展开。首先,要确保电子文件安全:“安全是电子文件保管的首要任务”。其次,做好全程控制:电子文件的保管是全面的保管、系统的保管、是一种对过程的管理。它贯穿于整个文件生命周期。再次,做好前端控制:在文件生产之前就采取控制措施,能有效的预防影响电子文件安全的因素,确保其真实、完整、可读。目前电子文件要通过电子方式、打印成纸质文件、计算机物理隔离的方式、双套制以及双轨制等方式保管。
传统的档案编研是将纸质载体的档案信息通过人工方式进行编研,周期长,工作量大;传播方式仅限于纸质出版物或书籍。
信息化背景下的编研则是利用计算机对分散在各处的档案信息资源进行收集分析整合。它采用的是一种开放集约的编研方式,档案信息编研人员可以通过网络方式收集编研信息,开展跨区域的合作编研。它还是一种高效便捷的方式,它综合利用OCR、数字影音、数据库、网络等方式进行编研,这样不仅可以缩短周期,还可以提高编研效率。此外,它以用户需求为导向,传播形式多样,编研人员可以通过网络了解利用者需求,编研成果不仅可以通过纸质载体的形式出版发行,还可以通过电子出版物、磁盘、光盘、多媒体、网络进行传播。
传统上,用户若想查阅某份档案,必须亲自去档案馆(阅览、咨询)、向档案馆写信或打电话进行咨询,或者参加档案馆开展的各种各样的展览活动来利用档案。而进入信息时代,档案的开放利用方式逐渐多元化,除了通过传统的方式进行利用外,还可以通过许多新型的方式利用档案。互联网技术的发展和优化使得档案网站如雨后春笋般出现,档案信息需求者足不出户便可以获得部分档案馆公开的档案。随着移动互联网的发展,许多档案馆建立了移动设备服务平台,通过开通官方微博和微信服务平台等,提供各种利用服务。比如通过绍兴城建档案馆官方微信平台,用户不仅可以了解该档案馆的实施工作动态,还可以享受查档、业务指导、拍照等方面的预约服务。档案馆智能服务系统是新时期档案馆提供档案信息利用服务的又一种方式,用户可以通过电子阅览室或自助档案信息服务平台来查询自己所需的档案信息。
另外,档案利用者还可以通过定制个性化服务来实现档案信息资源的利用。通过合理的个人定制,如“页面定制、电子邮件定制、通过客户终端软件的定制服务、网站功能定制等”。
信息化背景下档案管理中出现的这些新变化一方面提高了档案的管理效率和档案开放利用的水平,另一方面也对档案工作人员提出了挑战。新时期的档案人员不仅要熟练掌握传统载体档案管理的方法,还必须不断强化信息技术水平,不断适应信息时代新型载体档案的管理对自己提出的要求,这样才能不断推进档案事业的向前发展,才能保证自己不会被淹没在信息社会发展的洪流中。
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【摘要】战略管理会计是为企业管理者的决策提供信息支持,发挥战略决策参谋的作用。文章从战略管理会计与市场结合的角度就管理会计方法进行阐述,分析了运用市场定位、目标市场选定、价值链、平衡计分卡四种方法为企业管理者提供战略决策信息的应用方法。
【关键词】战略管理会计;价值链;平衡计分卡
战略管理会计是配合企业战略管理需要重新构造的企业决策支持系统,在市场机会分析中运用战略管理会计方法有着非常重要的意义。主要有市场定位、目标市场选定、价值链、平衡计分卡等战略管理会计方法。
一、市场定位分析
市场定位是指企业在赖以生存的市场上如何选择竞争武器以对抗竞争者。在战略定位分析中,最著名的是波士顿集团矩阵即BCG矩阵,这是由美国波士顿咨询公司设计发明的。该方法不是战略管理的特有方法,而是管理会计根据对战略管理信息支持的需要将其引用进来的。因为该矩阵与产品的市场份额和市场增长率有关,作为战略管理会计的技术方法之一,其作用是通过确定产品的定位从而为企业的资金运作或利润平衡提供支持。BCG 矩阵按产品的市场份额和市场增长情况,将企业的各种产品分成四个单元,如图1所示。
其中,市场增长代表了公司的现金需求,而相对市场份额则代表了企业的盈利水平和生成现金的能力。因为,要保持较高的市场增长率,就需要大量的流动资产和固定资产投资,从而产生大量的现金需求;而较高的市场占有率意味着企业具有较强的市场优势,从而产生大量的现金流入。
根据BCG 矩阵,应该对不同单元的产品采取不同的战略。简言之,对于幼童产品,应加大投资,使其迅速占领市场,成为明星产品。对于明星产品,则以保持市场份额为主要目标。对于现金牛产品,应不失时机地抓紧收获,并尽量延长收获时间,而不宜再进一步增加市场份额。对于瘦狗产品,则采取撤退战略,尽早将其逐出企业的经营范围。在运用以上战略时,不应孤立地进行,而要联系各种产品同时进行,即采取产品组合战略。如,将现金牛产品生成的现金扶持幼童产品,使其成为明星产品,进而成为现金牛产品,以产生持久资金优势,支持其后的战略计划。在多元化经营上,应该平衡核心业务与增长业务,使利润较低但相对稳定的传统行业与利润丰厚但不确定性较大的服务行业相辅相成,实现稳定快速增长。
二、目标市场选定分析
在市场细分的基础上,企业可根据商品的特性、自身的实力和竞争能力的分析,在众多的细分市场中选择一个或几个利于发挥企业优势、最具吸引力,又能达到最佳经济效益的细分市场作为目标市场。目标市场的营销策略一般有:无差异营销策略、差异营销策略、集中性营销策略、一对一营销策略等。在各种新技术和信息工具条件下,顾客可能对商品的内容进行选择、裁剪和重新组合。即使商品不能进行顾客化定制,而营销方法也是可以顾客化定制的。所以,企业选定了目标市场后,就要对所选择的目标市场作盈利能力分析。在传统的管理会计方法中,盈亏平衡分析方法应用比较广泛,但它涉及的变量如单价、销售量、单位变动成本、固定成本等,在实际执行时会发生变化,存在不确定性。在战略管理会计方法中可以进行敏感性分析,在诸多的不确定性因素中,找出对经济效益指标(如利润等)反应敏感的因素,确定其影响程度,计算出这些因素在一定范围内变化的有关效益指标变动数量,从而建立主要变量因素与经济效益指标之间的对应定量关系(变化率)。同时,预测经济效益情况变化的最乐观和最悲观的临界条件或临界数值,求出各因素变化的允许幅度(极限值),计算出临界点,评估其是否在可接受的范围之内。敏感性分析通常是分析单个因素变化,必要时也可分析两个或多个不确定因素的变化对经济效益指标的影响程度。
通过敏感性分析,可以研究各种不确定因素变动对方案经济效果的影响范围和程度,并可筛选出若干最为敏感的因素,对它们集中力量研究,重点调查和收集资料,尽量降低因素的不确定性,进而减少方案风险。
三、价值链分析
价值链分析源自于作业成本法,上世纪90年代以来,为了适应制造环境的变化,作业成本法开始为人们所关注。作业成本法的理论基础是:产品消耗作业,作业消耗资源并导致成本的发生。其步骤为:选择作业、归集资源的费用到作业成本池、选择成本元、计算分配率、根据分配率将作业成本池的费用归集到成本计算对象。作业成本法是一个以作业为基础的信息系统,着眼于成本发生的原因即成本动因,依据资源耗费的因果关系进行成本核算。该方法克服了传统成本计算系统下间接费用责任不清的缺陷,使以前的许多不可控间接费用在作业成本系统中变成可控的。同时,通过对所有与产品相关联作业活动的追踪、分析,为尽可能消除“不增值作业”、改进“增值作业”、优化“作业链”、增加“顾客价值”提供有用信息,促使损失、浪费减少到最低限度,提高决策、计划、控制的科学性和有效性,最终达到提高企业的市场竞争能力和获利能力的目的。价值链分析主要是分析从原材料供应商起至最终产品消费者的一系列相关活动的结合,研究重点是利润与成本的分布状况。它不仅强调个别活动的价值增加,而且更重视整个价值链的整体效益。随着信息时代的开始,公司环境开始变得更动态、更复杂,顾客开始处于主导地位,产品的生命周期变得更短,顾客的品位更善变。在企业中,以往有关产品组合、顾客定位、监控竞争对手等都是企业的市场部门负责收集有关的资料,依据自己从事市场销售的角度向企业的管理决策层提供信息支持。由于市场部门最关心的是产品的销售额,因而对市场份额、产品销售量、顾客的购买倾向等较为重视,对竞争对手产品的成本构成、顾客获利性情况、产品组合的获利性情况却不甚了解。所以企业市场部门提供的信息并不能完全替代会计部门提出的建议,而战略管理会计的有关价值链分析方法则能有效地解决这些问题。
四、平衡计分卡分析
平衡计分卡是以企业的战略为导向,以管理为核心,以各个方面相互影响、相互渗透为前提,以综合、平衡为原则,从财务、顾客、内部经营过程和学习与成长四个层面出发建立起来的一个周密、完备的业绩评价体系。对于市场竞争日益激烈的今天,要想突出重围,争取到顾客,出色的客户关系管理是企业成功的关键,成功的客户关系管理不仅能留住客户,靠客户的辗转介绍取得新客户,还可以就所得到的客户资料推介新产品。客户关系管理的目的就是通过不断地提高客户的满意度,扩大企业市场占有份额,实现尽可能多的利润,从而实现企业战略目标。为实现客户管理方面的目标,可以设立以下指标。
1.市场占有率
通过市场占有率来调查研究企业的经营战略,可结合销售额或销售量分析。该指标反映企业市场营销方面的业绩,可以根据政府或其它公众组织对市场的总体规模的统计数字进行计算。设立这个指标的目的是促使企业争取更多客户,扩大销售。一般来讲市场份额越大,从客户处获得的利润总额也就越高。公式为:
市场占有率高,说明企业在市场处于优势,适应市场能力强;而相对市场占有率则表明了企业市场竞争地位的高低和竞争优势状况。对于生产复杂产品的公司还可为客户提供培训教程,以帮助他们更有效地使用产品。
2.客户满意程度
客户满意程度是指客户对企业所提供的产品、服务等的满意程度。客户满意程度首先取决于企业所提供产品及服务的质量,从企业所提供的产品与服务质量来看,客户所关心的事情有四类,即提供产品和劳务的时间、质量、成本和售后服务。评价顾客的满意程度可以对公司业绩进行反馈,这个指标表明顾客如何判断一个产品或一个公司的可信赖程度。客户满意程度指标反映了顾客的需要,可较好地预测企业前景。只有当客户对他们的购买经历是完全或特别满意时,企业才能指望他们继续购买自己的产品,才能提高市场占有率和客户获得率。
客户满意度可用老客户保持率、新客户获得率及产品交货及时率三项指标来衡量,其计算公式分别为:
对客户保持率进行衡量,能促使企业想办法留住客户。新客户获得率反映新客户的获得能力。企业在寻求扩大业务的过程中,通常是要增加其目标范围内的新客户。一般来说,这三项指标值越高,客户满意度也就越高。客户的满意度可通过向客户直接发放调查表询问取得。
3.从客户处获得的利润率
提高市场份额、留住客户、赢得新客户和使客户满意只是企业获取更多利润的一种手段,成功地做到提高市场份额、留住客户、赢得新客户和使客户满意并不一定能保证企业可以从客户身上获取利润。企业不仅希望得到对企业极为满意的客户,更希望得到有利可图的客户。所以有必要用这个指标来衡量某项交易是否有利可图。计算公式为:
这里的净利润指扣除支持客户所需要的服务成本后的净利润。客户服务成本是指运用作业成本法分配给客户承担的研发、营销、分销和售后服务费用。客户利润率指标反映了企业在满足客户需要方面的所得与所费,体现了企业的财务利益和经营目标。
随着全球化进程,公司间的竞争变得更激烈。面对这样巨大的环境状态的改变, 战略管理会计人员向企业决策者提供诸如:企业经营的宏观环境和微观环境如何;企业应在哪些市场竞争;要与哪些产品竞争;如何实现可持续的竞争优势;其竞争目标是成本领先还是差异化,是保持较高的竞争地位还是可持续的竞争优势等问题。这将促使管理会计人员能够将视角投向企业的外部环境,使管理会计人员熟悉市场竞争、理解战略管理,进而促使企业强有力地抓住市场机会,占有市场,运用战略管理会计方法为企业提供战略决策支持信息。
【参考文献】
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财务管理涉及到企业管理的所有重要方面,正是其在整个企业管理中的重要性才使得它们成为财务管理的重点的研究对象,而财务管理反过来又为企业管理者提供了从定量方面进行决策的依据。下面是读文网小编为大家整理的会计财务管理论文,供大家参考。
【摘要】企业管理是企业获得长远发展的必要条件,有效的企业管理模式可以增强一个企业的整体实力。企业管理的内容包括人力资源管理、会计财务管理等方面,其中企业会计财务管理的目的是追求企业利益最大化,对于企业而言,企业会计财务管理有着重要的意义,本文就此展开研究,并发表一些看法。
【关键词】企业;管理;会计;财务;重要意义
一、企业会计财务管理的概述
企业会计财务管理需要结合企业的实际情况,对各部门的资产进行统一的规划、管理、分配以及控制,这是一个动态过程[1]。当企业处于生产经营阶段时,企业会调用财务资金以便对生产经营活动做准备,而此时企业会计财务管理的智能就显现出来了,需要对资金进行合理的控制,并辅助企业进行预测、计划,以便使企业领导者做出决策,而且在生产经营活动后,也要进行相应的分析评价及考核,为日后的企业会计财务管理工作奠定坚实的基础。会计和财务的关系密不可分,可以说会计是财务的基础,没有会计,财务活动就无法开展[2]。会计能够为财务活动提供大量的数据以及信息资源,如果会计基础比较淡薄,会影响财务资产的规划、管理、分配以及控制工作,这对一个企业的发展是极为不利的,因此,一定要加强对企业内部的会计人员的专业能力,使他们精通会计知识和技能,并在财务管理工作中,能够对会计信息进行精准的计算,对财务资金合理的利用,以此为企业经济的稳定发展提供有力的保障。
二、现今我国企业会计财务管理状况
(一)企业对会计财务管理认识不足,具体工作不到位
目前我国大多数企业对会计财务管理认识还不够充分,具体工作不到位,表现在:企业往往只注重传统的会计职能,如,会计报账、出纳核对、凭据保存等工作,并没有将企业经营管理的理念融入其中,这样使财务管理无法发挥其最大价值,企业整体经营活动也无法顺利开展,这在一定程度上限制了企业的竞争能力[3]。
(二)企业内部的财务管理比较薄弱
我国企业数量庞大,但多以中小型企业为主,这些中小型企业资金实力相对较弱,为了节省成本,往往聘用一些专业性不强的管理人员,这使得企业整体的管理水平不高,管理结构简单,内部控制不完善[4]。财务管理也因此受到影响。另一方面,多数企业没能正确的处理会计与财务管理之间的关系,很多企业的领导、股东既是企业的负责人又是企业资产的法人代表,有时会让企业会计人员制作假账,这样一来,会计信息就会失真,在一定程度上影响企业的管理,财务管理更加无法顺利进行。
(三)企业内部财务管理问题较多
对于大多数中小型企业来说,面对市场经济的巨大压力,它们必须具有一定承受风险的能力,但事实却非如此,现阶段我国多数企业由于规模小,使它们的抗风险能力较弱,再加上企业内部财务管理机制不完善,这就会引起财务风险的出现,从而导致生产产品不畅销、资金周转不足等问题,严重阻碍了企业的发展。即使他们认识到这些问题,由于企业实力的原因,无法采取有效的应对措施,长此以往,这些企业也无法从众多竞争对手中脱颍而出,反而被其它企业所打垮。
三、加强企业会计财务管理的作用及重要意义
(一)加强企业会计财务管理体制,能够紧密配合企业战略目标,完善财务工作
对于企业而言,企业的利益是最为重要的,企业在运营的过程中会本着“利益高于一切”的宗旨,以“利益最大化”为核心,制定出明确的企业战略目标,进而对未来的经营生产活动进行详尽周密的计划和部署[5]。这时候,企业内部的财务管理体制就显得尤为重要了,通过加强企业会计财务管理体制,能够紧密配合企业战略目标,做好财务工作,以便在企业生产经营活动开展的事前、事中以及事后,提供精确的财务数据、分析财务风险、制定以及落实财务计划,最终使企业的经济获得更好的发展。现阶段,我国多数企业对于财务管理的认识仍然很片面,这在一定程度上影响了企业职能的正常运作,进行的会计工作也比较单一,企业会计不能参与公司的管理,而是作为一个独立部分,不能与整体接轨,严重影响了企业顺利开展生产经营活动,应对市场压力的能力也不理想。为此,企业必须加强会计财务管理体制,这对企业来说有着重要的作用与意义。
(二)加强企业财务管理体制,能有效促进企业生产经营活动的良性循环
加强企业财务管理体制,能有效的促进企业生产经营活动的良性循环[6]。企业的资金流通要体现出一定的作用和价值,毕竟企业的资金是有上限的,并不是无穷无尽的。所以,企业应该有一套完整的资金结构,使企业资金得到合理的利用,避免企业的资金造成流失或积压。同时,企业应该开发新产品、新技术,改善企业的经营手法、手段,以此提高企业的收益。对于一些投资回报小的应该适当的放弃,集中一点进行突破,打造出具有独特优势的企业产品。这些都需要通过加强企业财务管理来实现。
(三)加强企业财务信息管理体系,是企业发展的需要、市场经济发展的要求
加强企业财务信息管理体系,不仅是企业发展的需要,更是市场经济发展的必然要求[7]。现今的社会正处于信息量庞大、信息资源丰富的时代。企业应该在大量参差不齐的信息中,进行合理的选择,高效的利用,以此提高企业的综合实力。同时,企业必须要具备及时和准确的会计信息,避免出现会计信息失真或延迟的情况,这样才能使企业更加稳定的运转和经营。企业必须完善内部财务信息管理体系,使财务管理职能获得更好的发挥。现在的企业财务信息来源已经不是简单的财务数据,还涵概企业的生产经营决策、头次方案决策、经营活动指标的完成情况、企业内部业绩考核、奖惩以及分析等控制信息。这些财务管理信息对于企业的生存发展都有着重要的作用。
(四)加强企业财务管理中的会计理论、技术及方法的运用,从而促进企业生产经营的预测及决策
对于企业内部的会计财务管理来说,会计财务管理职能显得至关重要,如果二者能相互协调,有效的进行配合,会使企业财务管理的作用获得明显的提升。随着社会经济的不断发展,企业的投资和经营方式逐渐趋于多元化、多样化,这样一来,就需要企业不断引进先进的会计理论、技术及方法,并将其运用到财务管理中,从而帮助企业财务人员完善会计职能,帮助企业的管理者对企业生产经营活动做出决策,只有能够合理的运用财务管理中的会计职能,才能为企业在生产、经营、投资以及资产控制等过程中提供最合理的方案。
(五)加强企业财务管理的重要意义
加强企业会计财务管理能够促进企业改革的深化,不断的完善传统的财务管理体制,让企业能够更好的适应时代发展。另一方面,对于发展到一定程度的企业来说,更应该具有忧患意识,不断的提升企业自身的实力,由此可见,加强企业财务管理是所有企业的必然要求,纵观那些成功的企业,我们不难发现,它们都具备完善的企业会计财务管理体制,同时它们的财务管理工作做的也比较到位,这使它们的企业结构不断被优化,企业决策水平以及资本的运转效率都获得明显的提高,自然会使这些企业走向成功。企业会计财务管理工作的加强,能够保证企业各种投资项目获得相应利益。现代企业最明显的一个特征就是企业内部财产所有权与财产经营权是相互分离的。在这样一个背景下,如果企业不断加强财务管理工作,能够有效的监督企业经营者,使企业经营者能够落实自身的工作,并负起应负的责任。这既保证了企业投资者的利益,又保证了企业的利益。加强企业的会计财务管理,能使企业获得更好的经济效益,同时也能提高企业的社会效益,使企业健康稳定的发展。自改革开放以来,我国大部分企业开始与国际经济平凡的往来,通过加强企业财务管理,能使我国企业在与众多国际企业激烈竞争中博得一席之地,并缩短与国际大型企业的差距。而对于企业内部而言,能使企业的融资渠道更加广阔,企业管理的结构更加完整,对扩大企业规模,提升企业经济实力有着积极的推动作用。
四、结束语
总而言之,企业是以营利为目的经济组织。所以,企业一定要完善内部的会计财务管理制度,并通过科学合理的财务管理方法,保证企业利益的最大化,使企业获得更加健康、稳定的发展。
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摘要:种业是我国战略性、基础性产业。在我国种业发展中,企业无法提供产品详细成本资料,会计信息失真,会计核算制度、方法满足不了种业发展的新要求等问题,影响了种业企业核算及财务管理。建立与业务内容相适应的种业企业核算模式、构建货币资金支付新模式、建设一支高素质的财会队伍和提高种业会计电算化、信息化水平,是提高种业企业会计核算及其财务管理水平的重要途径。
关键词:种业企业;会计核算;财务管理
一个产业是由一群生产相近替代产品的公司组成。种业企业是种子产业发展的主体,是组成种业的细胞。我国种业企业最多时有1万多家,2010年农业部启用种子经营许可网上申报审批系统之前大约有8700家。由于2011年颁布实施的《农作物种子生产经营许可管理办法》大大提高了市场准入门槛,阻止新的弱小企业加入,一批经营许可证到期的弱小企业也因达不到许可被迫退出种业,企业数量逐步减少,2013年底种业企业为5949家,其中持部级颁证企业182家,持省级颁证企业2169家,持市县两级颁证企业3598家[1]。与欧美等发达国家相比,我国种业发展大约落后近20年[2]。存在问题主要是:行业整合程度低,集中度不高,企业核心竞争力不强,很难拥有自己的专有品种和建立相对完善的质量保证体系与分销渠道,在国际竞争中处于劣势。全球种子市场正在被先正达、杜邦、孟山都等跨国种业企业所垄断,对我国的种质资源、种业发展和国家粮食安全等构成较大威胁。种业发展涉及到种业企业、育种单位、营销部门、农户和政府机构等诸多主体,由于“科技与生产两张皮”,公益性科研院所和高等院校与所办种业公司“事企不分”,“育种资源人才向企业有序流动难”,种业企业“多、小、散”等情况使我国种业企业研发能力弱,营销能力差。同时,由于现有种业企业会计核算体系、方法等不能适应国际化、信息化背景下种业业务发展新要求,再加上种业企业整体财务管理水平低等因素进一步影响了我国种业可持续发展。会计核算信息是种业企业价值运动的综合反映,真实与否直接影响我国种业企业经营决策的成败及其有效性,因此,研究种业企业会计核算及其财务管理存在问题与提高途径,对促进我国种业发展具有重要理论价值与实际意义。
1我国种业企业会计核算及财务管理中存在的问题
1.1有些种业企业难以提供较为详细的产品成本核算资料,财务管理无从谈起
由于我国种业企业的管理者大多出身农民,缺乏对企业财务管理工作的深刻了解,大多经营者重生产、轻管理,甚至有些经营者片面地认为财务工作就是简单的记账和核账,对企业产品会计核算、成本管理、财务管理等专业知识知之甚少,对财务管理工作促进企业发展的重要性认识不足,因此,很多种业企业的产品会计核算、产品成本控制更是无从谈起,甚至有些中小种业企业财务管理机构不健全,在财务人员配备上仅有会计与出纳,导致有些种业企业难以提供较为详细的产品成本核算资料[3]。另外,由于农业生产的特殊性,一些规模较小的种业企业将土地承包给当地农户或外来农户,这些当地农户或外来农户在内部实行“自主经营、独立核算、自负盈亏”的管理模式,制种的种类、品种和规模完全是由承包者根据市场需求来决策,种业企业与承包者的关系是只负责承包合同的签订、种子收购、推销与管理。由于承包农户的数量众多,地域分散,自身会计核算、财务管理业务水平有限,平时也很难对种业生产活动的成本进行记账、核算;而种业公司在汇总分公司或承包者的会计报表时,由于基层分公司或承包者基础会计核算资料缺乏或数据不准,最终种业公司就无法汇总到提供反映种子生产过程的、真实的成本详细核算资料。
1.2缺乏对种子生产过程全部环节的有效监控,即使形成的会计核算资料也会失真
企业会计核算资料信息失真是一个国际性难题,我国企业也不例外。相对于其他类型的生产企业,农业企业尤其是种业企业,是自然再生产与经济再生产的交织,生产过程、经营与推广过程较特殊,受自然环境、自然条件影响较大。一般来讲,种子生产与经营过程包含品种选育、种子生产、种子加工、种子包衣、种子推销等过程,涉及到科研单位、承包农户、加工企业、推广机构等等。由于种子生产与经营产业链、价值链较长,涉及到的主体单位众多,因此,对种子生产与经营全过程的有效监督与控制就较难形成,使形成的会计核算资料,也较难保证种子生产与经营活动的会计记录与核算的准确性,导致会计核算资料信息失真[4]。从目前的实际状况来看,即使很多财务管理人员对会计理论知识比较熟悉,但缺乏对农业企业生产,尤其是种业生产与经营过程的全面了解,甚至有的财务管理人员对种子生产与经营过程一无所知,严重地影响了种业企业产品会计核算工作,导致企业决策失误。
1.3对种子生产与经营成本的特殊性了解不够,影响了种业企业的会计核算与财务管理
通过大量的调研得出的结论是种业企业核心竞争力来自于好的品种及其推销能力。好的品种可以表现为产量高、品质好、或抗倒伏、或抗干旱、或抗病虫害等特性,这些好的特性也是种子推广的基础。一般来讲,一个好的玉米品种从育种算起,经过试验等,最终走到市场需要7~8年或更长的时间。目前,我国种业企业品种来源渠道主要有2种方式,一是外购品种权,即从科研单位或育种专家手里购买品种,交易市场极不规范,但是目前这种方式是种业企业品种来源大多数。二是自主研发。我国种业企业表现为“多、小、散”,行业整合程度低,集中度不高,单个企业核心竞争力不强,整个行业缺乏具有强大竞争力的龙头企业,很难拥有自己的专有品种和建立相对完善的质量保证体系与分销渠道。因此,对以购买品种权为主的种业企业,品种权费用摊销的会计核算就显得特别重要。一般来讲,由于农作物品种选育周期较长,为方便企业核算,一般种业企业对自主研发品种的成本核算其研发过程中所发生的所有费用,可以全部进入当期损益。对于外购品种的成本核算,企业可以根据技术转让或品种权转让的不同形式,分类进行核算[4]。对一次性买断品种权的品种成本,可以按年度支付使用费进行核算,如果还使用目前全部进入当期损益的核算办法,就难于客观反映实际发生的成本费用[5]。因此,了解种子生产与经营自然过程,认识其生产与经营成本的特殊性,就可以提高种业企业的会计核算与财务管理水平。
1.4某些种业企业使用的会计核算制度、方法,满足不了种业发展的新要求
10年前开始实行的《农业企业会计制度》已无法满足当今农业企业、尤其是种子企业对会计核算和财务管理的要求。10年前,我国农业企业的生产活动在很大程度上按计划经济管理模式进行,企业收获种子后一般由政府统一收购、加工,然后由政府主导的各级种子公司经营推广,种业企业一般不直接面向市场销售种子产品。目前,我国经济整体进入了市场经济时代,企业的经营模式、经营管理体制和经营活动范围等均发生了巨大的变化,但有些种业企业的经济核算、会计核算仍然执行10多年前颁布的《农业企业会计制度》,其结果根本无法满足会计信息使用者的需要,也不能保证种业企业会计核算资料的质量。因此,种业企业应根据新企业会计准则的要求,结合种业企业种业生产与经营业务特点,开展会计核算与财务管理工作[6]。
2提高种业企业会计核算与财务管理水平的途径
2.1建立与业务内容相适应的种业企业核算模式
依据种业企业种子生产与经营业务内容,将种业企业划分为3种类型,实行专业化核算及分类财务管理[7]。(1)小微制种农户或家庭农场会计核算与财务管理模式。制种农户或家庭农场是以种植、收获、经营种子及相关产品的生产经营主体,其会计核算与财务管理应充分体现种业生产与经营活动的特点。一般来说,由于制种农户或家庭农场经营者的文化知识水平较低,经济核算及财务管理知识更是缺乏,也不具备进行精确会计核算的基础条件。因此,对这部分经营者来说,可以只要求他们对种子生产与经营活动过程中的各种支出、耗费等进行流水帐式的记录,以便为后续种子生产与经营的经济核算提供第一手资料。(2)中小种业企业会计核算与财务管理模式。在国际上,许多国家都有特殊行业的会计制度,如澳大利亚、加拿大、英国等国早就发布了中小型企业的会计标准。目前,联合国国际会计准则理事会也把研究制定中小企业会计准则指南作为工作重点之一,以满足规范中小企业的会计核算、经济核算及财务管理工作,促进中小企业持续发展。所以,对于我国中小种业企业而言,可以先执行一段时间的《小企业会计制度》,待发展达到一定规模与层次后,逐步过渡到执行统一的《企业会计制度》。(3)大型种业企业会计核算与财务管理模式。在我国,大型种业企业一般是由几个与种业有直接或间接关系的分公司组成,实行集团化管理,有些分公司主要从事种子包衣、加工、运输、销售等相关活动,已完全脱离种业生产活动,因此,种业企业总部层面应执行统一的《企业会计制度》,而分公司应按生产与经营业务活动的内容进行分类会计核算与财务管理。涉及种业生产活动的分公司业务,应按种业会计专业核算办法进行日常的会计账务处理;不涉及具体种业生产活动的分公司业务,应执行统一《企业会计制度》。这样,既能反映种业公司的总体财务状况,又能提供种子产品成本核算的详细资料,突出种业企业生产与经营的特点,满足会计信息使用者的不同需求。
2.2构建货币资金支付新模式
加强会计核算与财务管理目的是服务于种业企业经营目标的实现。种业企业生产与经营活动贯穿于种子生产、加工、销售、使用全过程,会计核算与财务管理也应贯穿于种子生产、加工、销售、使用全过程。种业企业要采取多种措施,加强种子生产与经营管理,降低种子生产与经营成本,为此应构建以货币资金支付预算为基础的支付新模式。主要包括:(1)加强种业企业货币资金支付预算管理。种业企业应做好预算编制工作,使种业企业的种业投资计划、生产经营方案,能随时根据需要得到货币资金支持。(2)重点管理好货币资金支付流程中的关键环节。如对种业企业通过育种科研而获得的收益,企业应该通过核算为育种科研环节提供育种科研支出,从而鼓励与鞭策企业的育种科研工作。对于种业企业销售过程中发生的费用,由于占用资金量大,要受到重点关注。(3)种子生产与经营业务流程再造与创新。对种业企业生产与经营业务流程要按照种业发展国际化、信息化、知识化的要求,进行必要的细化与调整,使种业企业从品种研发、生产要素采购、种子生产、推广销售及其售后服务等各环节协调一致,能最大限度地满足市场需求。种业企业会计核算与财务管理要围绕国际化、信息化、知识化背景下的种子生产与经营业务新流程,搞好经营成本核算和资本运用,降低生产流通等各环节费用,调动科研人员、生产人员、销售人员和管理人员积极性,取得参与主体、生产要素、科学技术等协同效应[8]。
2.3建设一支高素质的财会队伍
种业企业业务的发展对财务人员及管理人员的业务素质、知识结构和专业技能提出了更高的要求,种业企业应根据种业发展新变化,有针对性地进行有关专业知识学习与培训,既要学习财务管理知识,又要拓宽知识面,掌握新的财税制度、市场经济、企业竞争、企业管理等理论[9]。例如,就种业企业竞争而言,种业企业在发展过程中也遇到了前所未有的3C背景,即:1C为变化(Change),变化已成为社会经济运行的一种常态。21世纪,以信息化、网络化为基础的知识经济扑面而来,使得企业的未来变得扑朔迷离,难以预料。在经济领域同样验证了普里高津的观点:确定性的终结。如何预见变化,如何应付变化,是种业公司赢得竞争优势的关键。2C为顾客(Customer),顾客是企业价值创造的源泉,企业通过简单需求,无营销;相同需求,规模营销;多样化需求,差异化营销;个性化需求,定制营销;感觉需求,体验营销,形成了需求导向到顾客导向再到竞争导向全面发展。3C为竞争(Competition),竞争成为社会经济运行的一种常态,而且竞争强度在升级。由于资源有限,需求无限,激烈的争夺愈演愈烈,种业企业领导者从来没有像今天一样,感受到如此大的竞争压力。种业企业竞争态势愈加复杂化,竞争中有合作,合作中有竞争。单个种业企业之间的竞争已扩展为整个种业供应链之间、战略群之间的竞争。极大地改变了种业竞争格局,博弈的变数更加复杂。
2.4提高种业会计核算及财务管理信息化、网络化水平
信息技术、互联网技术的飞速发展,使计算机、互联网、大数据、云计算等现代信息技术在财务管理、会计领域的运用得到迅速普及。企业外部竞争的加剧和对内部管理需求的不断提升,促使财务管理、会计工作与现代信息技术高度融合的需求越来越强烈。在新的背景下,如何把握信息技术、互联网技术的优势,迅速收集种业企业的各项会计核算、经济核算指标,为种业企业决策服务,把品种繁育、生产、加工、销售等经营管理活动紧密结合起来,是我们无法回避的问题[10]。“互联网+”(InternetPlus)是近1~2年来与实际产业结合发展最为典型代表,它的发展激活了实体经济的生命力,为种业改革、创新、发展提供了可借鉴思路与平台,形成未来具有发展前景的互联网种业,将互联网的创新成果深度融合于种业发展中,充分发挥互联网在种业资源配置中的优化和集成作用,提升种业企业创新力和生产力。
参考文献
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财务档案管理工作作为财务整体工作的重要组成部分,是事业单位有效开展各项活动的基础,对事业单位的发展起着举足轻重的作用。下面是读文网小编为大家整理的财务档案管理论文,供大家参考。
摘要:
在改革发展的新时期,高校内外部环境发生巨大变化,院校合并、校园规模扩张、设施更新、人数增多,随之而来的经济活动复杂繁多,高校在财务管理方面做了很多工作,而财务档案正是记录和反映这些经济活动、财务工作的重要史料和证据,对高校领导决策起着重要作用。因此,保管好、利用好财务档案,将有效促进高校健康有序发展。
关键词:高校财务 档案管理 内容 特点 存在问题 建议
一、高校财务档案管理的内容
高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》,高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,具体包括:会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。
二、高校财务档案管理的特点
高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分,具体有以下几点特性:
1.关联性。
高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导,分级管理”的财务管理体制,根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源,各部门、单位是统一的有机整体,在经济活动中共同厉行节约、增收节支,形成联系性较强的财务档案,不可分割,有效体现了高校整体财务情况。同时,财务档案也可为预算等提供依据,关联性较强。
2.多样性。
随着电算化的普及,财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存,既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料,也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。
3.规律性。
高校财务工作较为繁琐,工作量大,但是每一会计年度从开始到结束,产生的财务档案类型相对规律,主要包括两大类:一是会计核算的专业材料,例如会计凭证、账簿、财务报告等;二是收入票据类,例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。
4.易破坏性。
主要体现在两方面,一是人为破坏,例如出于某些原因,如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘,可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况;二是自然破坏,由于自然灾害等原因导致破坏,例如地震、火灾等,也有可能档案存储本身材质发生老化,使得财务档案受到不同程度的破坏。
三、高校财务档案管理工作中存在的问题
1.财务档案管理模式落后,档案利用率低。
目前高校主要保存的是纸质财务档案,只重数量不重质量,工作量大时,有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档,还有可能存在归档不及时的情况。因此,使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索,直接导致管理效率和使用效率低下。
2.财务档案管理制度不完善,销毁工作滞后。
财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》,但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善,缺乏统一性和标准性,存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作,没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施,让财务部门自己查阅财务档案,保存地点分散,极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善,没有制定专门的财务档案查阅和使用制度,存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后,大量超期存放的财务档案占用了档案库房,加大了档案管理部门的工作量,严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂,这些问题更加凸显。
3.财务档案管理队伍专业性差,缺乏专门硬件设施。
目前,大多数高校财务档案先由财务部门暂存,达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间,没有设置专门的管理人员,多由财务人员兼职,在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确,财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训,做不到利用先进方法管理档案,与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限,没有专门的库房,把档案堆放在办公室,可随意翻阅,达不到档案存放的安全性要求,不能确保档案的真实性和完整性。同时,普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。
4.财务档案电子化管理起步晚,信息化建设水平低。
受经费所限和重视程度影响,目前我国大多数高校未实现财务档案电子化,与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统,但这些信息化工作主要集中在财务软件上,忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用,学校其他部门人员无法及时查询相关数据,这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率,增加财务档案管理人员的工作量。
四、提高高校财务档案管理工作水平的建议
1.重视财务档案管理工作,改善提升硬件设施。
高校应加强对财务档案管理工作的重视,保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位,培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍,通过多种方式调动管理人员的积极性,经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性,高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案,配备空调,使库房内温度保持在15~30℃,重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。
2.完善财务档案管理制度,加强制度化建设。
高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度,明确管理人员的工作职责,理清管理工作流程,严禁随意丢放、复制、损毁财务档案,定期监督检查档案存放情况;建立内控制度,杜绝财务档案工作的违规违纪行为;对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制,严惩不怠。
3.选用高素质财务管理人员,提高管理规范性。
随着高校财务工作量的日益庞大,财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面,财务档案管理人员必须严谨、敬业,既要有原则性,也有较好的人际交往能力;在专业素质方面,不仅要了解财务部门的工作情况,及时采用科学方法分类整理档案材料,还应掌握财务软件的相关功能操作,保存、备份好电算化财务档案,保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质,例如举办业务培训、校际交流工作经验等。
4.加强财务档案信息化建设,提高档案利用率。
财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础,为了能够提高财务档案的利用率,提供更好的档案服务,高校应重视财务档案管理信息化建设,加强财务档案管理软件的开发,使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件,能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存,上传至软件中,自动生成账务附件,档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料,提供给查询人员,也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等,创建财务资源信息平台,实现财务档案数字化共享。总之,高校财务档案反映了高校的经济活动,体现了高校整体发展情况,为领导层做出决策提供了基础信息。应加强财务档案管理工作的制度建设,提高财务档案管理人员的综合素质,改善管理环境和硬件设施,采用现代化技术和科学的管理方法,实现财务档案管理信息化,提高财务档案利用率,更好地服务于高校发展。
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(一)高校财务档案管理信息化制度建设
在信息化背景下,高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率,但是同时,高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作,要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划,通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题,针对这些问题,高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确,并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用,其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作,而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与,通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外,高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善,这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。
(二)高校财务档案管理信息化基础设施的完善
在信息化背景下,高校财务档案管理要实现信息化建设,就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善,这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统,才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时,高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台,其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中,高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配,同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展,这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。
(三)高校财务档案数据的数字化与网络化
高校财务档案信息数据要实现数字化,必须要求档案信息能够完整准确,并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中,首先要对电子档案进行归类整理;其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段,需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化,在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中,财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节,同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段,建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤,这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中,并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善,发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用,以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此,在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中,需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据,通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式,同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务,并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务,从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。
(四)高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高
信息化背景下的高校财务档案管理工作对高校财务档案管理工作队伍素质提出了更高的要求,并且在高校财务档案管理信息化建设中,软硬件设施的操作、管理以及维护都需要由具有较高素质的高校财务档案管理工作者来实现,所以以高校财务管理信息化建设工作需求为依据,通过开展培训等工作来提高高校财务档案管理工作队伍整体素质是十分必要的。在高校财务档案管理工作队伍的培训过程中,需要做到内部培养与外部培养的结合,并分阶段、有规划地统一进行。在培训内容方面,则需要围绕强化高校财务档案管理工作者财务档案管理专业能力以及信息素养两个方面进行开展,在财务档案管理专业方面引导财务档案管理工作者不断更新自身知识以对自身知识体系做出完善,在信息素养方面则需要重点强调财务档案管理工作者信息分析能力、数据库维护能力、网站建设能力、网站维护能力以及对档案进行数字化处理能力的提升。对于财务档案信息化管理系统的开发与操作人员而言,不仅要求他们具备网络技术知识以及计算机技术知识,同时要求他们能够对财务档案管理知识作出一定了解,从而确保财务档案信息化管理中财务档案信息录入、处理工作的规范化。
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工程管理一直是我国建筑事业十分关注的问题,随着市场经济的深入与发展,工程在材料、设计、施工方面都发生了崭新的变化,与此同时,工程档案管理也在进行着创新。下面是读文网小编为大家整理的工程档案管理论文,供大家参考。
近十年来,管道运输已成为我国石油、天然气最主要的运输方式之一。然而天然气长输管道运行一旦发生事故,则对下游用户和社会带来严重的影响。工程建设项目档案是工程项目建设的真实记录,是全面鉴定工程质量,查明事故原因,追究事故责任的重要依据,也为天然气管道输配运行管理和事故应急抢维修工作提供数据查考。
一、天然气管道建设项目档案的内容和作用
天然气管道建设工程基建档案是从管道工程建设项目的立项、核准、工程准备、施工、竣工验收交付使用等整个过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料。档案内容主要包括工程项目前期的项目核准文件、勘查测绘文件、设计文件、管线路由规划许可文件、工程/物资招投标文件、工程/物资采购合同协议、征用地文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、生产准备文件、竣工文件等。长输管道工程基建档案,是公司档案的重要组成部分之一,记录和反映了长输管道工程建设项目的管理和工程施工的真实过程,为天然气管道的输配运营、安全管理,以及事故责任鉴定和处理提供了查考依据。
二、天然气管道建设项目档案管理存在的问题
(一)档案分类问题。
档案分类是否合理,直接关系到档案存放的查找利用,而部分业主单位的项目建设档案分类仅设置到2级类目,有的甚至单纯按工程阶段的划分来组卷,这样的档案分类划分过于简单,不利于档案的合理组卷和系统管理,也不便于判断各专业工程文件资料的归档是否完整齐全。
(二)档案及时收集整理问题。
一是由于长输管道工程的管线路由长,往往覆盖多个地级市、县和村庄,管线路由规划许可的报批工作难度大、耗时久,一段管线路由往往需要多次上报才收到批文,由于管线路由报批文件复杂、数量多,收集整理难度大。二是天然气长输管道工程的单位工程的划分多、参建单位也较多,各线路标段、站场、及各专业工程机械完工时间不一,整体工程建设历时长,工程档案及时整理和移交归档的难度大。
(三)档案编制质量问题。
天然气长输管道建设项目大多采用业主+施工方+监理方的管理模式,工程档案由施工单位编制,监理单位监督,业主检查指导、验收。在工程建设期间,由于施工单位忙于赶工程进度,而往往忽略了档案收集积累和及时整理。在种情况下,如果监理单位的档案监督指导不到位,业主单位工程档案监督检查力度小,或档案人员缺乏工程专业技术知识,就会出现工程管理文件日期、签字、盖章不齐全、数据不准确等档案编制质量不高的问题,甚至出现工程文件不真实的档案造假。
三、做好天然气长输管道基建档案管理的方法
(一)提高档案管理人员的素质和业务水平。
档案管理人员应加强学习、积累经验,不断提升自身综合素质,适应实际工作的需要,做好天然气长输管道项目档案管理工作。一是加深提高政治素养认识。天然气长输管道工程项目档案涉及部分企业商业秘密,档案工作人员直接管理着重要的保密数据,因此档案人员必须要有坚定的政治立场和高度的组织性、纪律性,能够自觉遵守规则制定,坚决杜绝失密、泄密现象发生。二是档案管理人员要有强烈的事业心和工作责任感,爱岗敬业、任劳任怨,要能够耐得住寂寞,甘于清苦,兢兢业业、求真务实,不弄虚作假。三是档案人员应当清醒的认识到,胜任工程建设档案管理工作,不仅应熟悉档案业务知识,通晓档案各学科的理论和实践工作方法,还应当学习计算机和网络技术知识,掌握一定程度的石油、天然气行业基础知识和油气储运工程专业知识,不断丰富自身的知识结构,积累工程档案管理经验,对自身综合素质不断提高,为做好石油天然气长输管道建设工程项目档案管理工作打下坚实基础。
(二)制定科学、合理的档案分类方案。
《档案分类方案》是档案管理文件的重要组成部分,是档案实体整理和分类的依据性文件,档案分类是否合理在一定程度上决定了档案的整理质量。一是档案分类表可考虑将“文件归档范围”和“保管期限”项目包含进去,这样便可以“集多功能于一体”,准确知晓文件的收集范围,判断文件所属的档案类别,准确鉴定档案的保管期限,为确保档案的完整、准确、系统和安全保管、提高档案管理质量充分发挥指导作用。二是根据天然气长输管道工程项目建设特点,可将施工文件分为线路工程、站场工程、穿越工程、无损检测、管道干燥试压等类别。其中,线路工程档案应按各线路标段分别组卷、站场工程档案按各站场组卷,穿越工程档案按穿越单体组卷,无损检测和管道干燥试压档案按工作包进行组卷。
(三)对基建档案的质量和进度管理实施过程控制。
一是在建设项目采用业主+施工单位+监理单位的工程模式下,作为业主单位应注意做好项目工程档案管理的前端控制工作,在项目早期及时制定并下发《工程项目档案管理规定》等指导性文件,召集参建单位参加工程项目档案培训,解答监理和施工单位所提出档案编制、整理和移交等存在的疑问,在工程建设期见,定期赴工程现场检查参建单位的档案编制和整理情况。二是参建单位工程资料管理人员配置应相对稳定,项目经理重视工程档案工作,工程档案编制整理进度应与工程建设同步。三是工程监理单位切实担负起工程施工档案的监督指导作用,加大施工档案工作进度控制,为工程档案质量把好关,保证档案施工记录文件的真实、准确和完整。
一、水利工程档案管理的特点
(一)完整性和真实性
水利工程档案的完整和真实的记录,对于水利工程项目的建设至关重要。而水利工程单位的档案完善程度,取决于以各个部门单位工作活动运作体系的技术资料和相关部门工作活动的运作经验的积累。对于水利工程档案管理来说,水利档案反映了水库系统运行情况,并为防洪、灌溉与城市供水等方面提供重要参考标准资料与凭证。只有水利工程档案真实和完整了,才能保证参考资料的准确,方便水利工程部门作出正确的决策。
(二)系统性
档案管理工作本身与企业的其他管理工作不同,水利工程建设本身就是一项巨大的工程,自然档案管理就复杂。当前水利工程建设阶段性方案研究的档案保管时间大概为1-2年时间,之后就要交由相关部门的档案管理室进行管理。为了保证归档工作的顺利,就需要做好档案内容、移交时间、参考借阅手续、过期档案销毁等的程序处理过程工作,通过这样一系列的工作,保证档案管理流程相对更为系统,档案的参考价值也会提升。
二、水利工程档案管理工作中存在问题
(一)水利工程档案管理制度不健全
由于水利工程项目形成周期长、参建单位多和涉及领域广,需要水利工程建立健全的档案管理制度。但是,当前有的单位没有健全或完善档案管理规章制度,或者是建立了制度却形同虚设,造成了水利工程档案管理业务指导缺乏有效监督力度。另一方面,水利工程档案管理制度的不健全也会引起施工单位施工过程中不注重档案归档,监理单位不及时移交原始资料,阻碍了档案顺利归档,甚至造成档案的流失和遗漏,影响了档案资料的完整性。
(二)水利工程缺乏档案管理意识
由于水利工程档案管理工作的复杂性,对树立工程建设过程中的方方面面均要及时详细记录、完整归档,这样才能保证水利工程档案内容的完整性。但是,在现代水利工程建设过程中,档案管理的相关部门缺乏档案管理意识,存在严重的重建设、轻档案的思想,忽视档案管理工作的重要性,造成了档案内容不能及时有效地收集,影响了水利工程档案管理工作。
三、水利工程档案管理工作的完善措施
(一)健全水利档案制度,明确管理职责
为了确保水利工程档案管理工作的顺利进行,各级水利建设管理部门、单位应建立健全相关水利档案管理制度,并且对于档案管理制度和法规进行学习,从而不断完善现有档案制度。健全水利档案制度的同时,还要明确水利工程各级建设管理部门、监理单位和项目业主和勘测等的职责,明确管理职责,落实分工,保证水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作的顺利进行。进一步保证水利档案内容的完整、工作的规范。
(二)提升管理人员的业务技能与素质
水利工程档案管理工作是一个系统性与规范性的管理工作,为了确保管理工作的顺利进行,需要专业的管理人员。只有管理人员具备专业的技能、综合素质和脚踏实地、科学严谨的工作作风,才能在当前形势不断变化的前提下履行自己的岗位职责。并对当代信息产业设备、技术进行快速学习,不断创新水利工程的档案管理工作,从而提高水利档案管理的实际工作能力。
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