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企业档案作为企业管理的重要基础,是企业进行生产、经营、管理不可获取的重要组成部分。因此,搞好档案工作有利于加快企业经营发展,提高企业管理水平。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈企业退休人员档案管理问题及解决对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】随着市场竞争的日益激烈,企业改革不断深入,一些破产、关闭的企业提前退休人员不断增多,导致企业退休人员也随之增加,为了确保企业退休人员日后的生活,维护企业退休人员的合法权益,促进社会的稳定、和谐发展,有必要加强对企业退休人员的档案管理工作。
【关键词】企业;退休人员;档案管理;问题;解决措施
档案管理是一项比较复杂、系统的综合性管理工作,企业退休人员档案管理主要是为企业退休人员提供相应的服务,为企业发展提供更多的活力。目前,我国企业退休人员档案主要由市或县级社会保险机构负责,也有的地方延续原来企业档案管理政策或者社会管理,国家近年来不断加大了对于企业退休人员的重视和关注,关于具体的企业退休人员档案管理实施办法也已经在全国范围内实施,但是就目前整体的实施效果来看并不是非常令人满意。下面笔者主要结合自己的工作经验谈谈关于自己对企业退休人员的档案管理的思考。
企业退休人员档案主要是企业人事部门、组织部门、劳动部门等相关部门在招聘、任用、考核、调配、选拔、培训等多项工作中形成的工作变动、工资水平、职业技能、政治思想、个人经历、社会保险、工作表现等各方面文件材料,全面、真实、完整的记录了企业退休人员的相关情况,属于国家档案的重要组成部分。但是目前很多企业退休人员档案并没有进行统一管理,有的寄放于劳动市场,有的转到社区,有的仍然寄放于原企业,有的甚至拿回家自己保管,这种零乱、闲散的档案管理模式不仅会使退休人员人事档案的安全性受到很大影响,对于人事档案的权威性也会受到很大影响。
近几年来我国社会和经济在快速发展,不断提高了企业退休人员人事档案综合利用率,也不断扩大了档案利用主体范围,目前企业退休人员人事档案利用主体不仅包括企业、退休人员本人及其直系亲属,同时还包括社区、公证机构、医保部门及公检法机构等。关于退休人员更名、参加医保、核查待遇、企业改制、财产继承、大批量拆迁、工伤鉴定等业务办理都会应用到档案,而退休人员档案是最为重要的原始依据。由此可见,企业退休人员档案管理的服务性功能及基础性作用,和我国民生具有密切联系。
(一)档案管理制度并不完善。目前,我国尚未建立健全的企业退休人员档案管理制度,导致在企业退休人员档案管理工作中仍然存在诸多问题。比如,企业退休人员档案管理的卷案标题并没有记录完全,关于档案序号没有进行规范化管理,导致档案序号记录混乱。在退休人员资料收集方面也存在很多问题,导致相关人员的资料并没有全面收集。其次,档案管理中的借阅、保密、查看等制度执行力度不高,在实际运行中并未充分发挥出其应用作用。正是因为企业退休人员档案管理制度缺乏规范性、完善性,因此大大降低了企业退休人员档案的真实性及利用率。
(二)档案利用率低下,档案管理意识淡薄。目前,企业退休人员档案管理过程中并没有规范控制档案中的信息量,尚未详细、具体记载在企业工作期间,退休人员的能力或者和退休人员相关的重大事情控制等资料信息,这样很不容易使退休人员真正融入、参与到企业实际经营管理活动中。虽然退休人员档案已经形成,但是企业并没有有效控制退休人员档案资源,更没有从整体上控制退休人员档案,这样会在一定程度上影响整个企业管理工作。
(三)档案检索效率低下。检索效能是对企业退休人员进行个性化档案管理的重要内容之一,然而目前很多企业退休人员档案管理工作中仍然采用的是传统的手工检索方式,并未引入现代化信息档案检索工具,这样导致企业退休人员档案管理中的信息检索效率普遍较低。
(一)建立健全的企业退休人员档案管理体制。科学、完善的企业退休人员档案管理机制是确保各项档案管理工作顺利开展的重要框架,现代企业应建立一个专门的退休人员档案管理机构部门,专门负责企业退休人员档案管理工作。同时应建立一个专门的退休人员档案信息数据库,尽可能提高退休人员档案管理的针对性、有效性,避免出现退休人员档案意外丢失现象。
(二)建立现代化的档案目录以及档案检索。加快档案管理的现代化建设是现代档案管理的主要发展方向,现代企业应在退休人员档案管理工作中不断引入先进的现代化管理手段,不断提高退休人员档案管理的信息化、现代化管理程度。具体而言,现代企业退休人员档案管理工作中应摒弃传统的手工控制管理模式,建立现代化的计算机控制系统,成立一个标准、规范的退休人员档案数据库,以图形、文字等方式将退休人员的相关资料信息统一管理、输入到电脑中保存,这样可以形成有效的档案目录控制模式,提高退休人员档案利用效率。通过计算机控制系统,可以根据档案的不同类型及内容建立系统的电子档案目录,这样有利于提高企业退休人员档案管理的规整性及统一性。
(三)转变传统的档案管理观念,进一步完善档案管理措施。现代企业应充分认识到退休人员档案管理的重要性及其作用,提高对退休人员档案管理的重视度。现代企业管理者应根据企业实际发展以及退休人员管理情况建立科学、完善的退休人员管理制度,同时应加强对退休人员档案管理的技术控制,进而提高企业退休人员档案管理的整体有效性,在退休人员档案管理过程中,应遵循归类处理原则不断提高企业退休人员档案管理的针对性。
对于社会化管理而言,企业退休人员档案管理工作是一项基础性工作,科学、有效的企业退休人员档案管理工作有利于保障退休人员的晚年生活,有利于促进社会的和谐、稳定发展,企业及相关经办机构应建立完善的档案管理制度,提高对退休人员档案管理重视度,不断完善档案管理措施,提高企业退休人员档案管理服务水平。
浅谈企业退休人员档案管理问题及解决对策相关
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企业档案是一种重要的知识资源,是企业各项决策的依据以及为企业赢得信誉的基础,是与企业同步发展的无形资产。下面是读文网小编为大家整理的企业档案管理论文,供大家参考。
【摘要】在现代化的企业管理中,档案管理占有重要位置。随着信息化,科技化和现代化的不断发展,传统的企业档案管理与服务模式,已经不能满足现代企业的发展需求。因此,信息化和现代化已经成为企业档案基础业务建设的重心,这是企业档案管理适应整个社会发展所做出的改变。企业档案管理创新与服务模式,指企业档案要服务于企业发展和经济建设,同时企业档案工作人员还要创新思维和转变工作观念,基于此,对企业档案管理创新与服务模式进行研究,在新的时期具有新的意义。
【关键词】企业档案;管理创新;服务模式
1.档案创新和服务理论概述
1.1企业档案管理创新研究
综合国内外关于档案管理创新的研究,总结出档案管理创新指的是依据于社会变化和市场变化趋势,对人才,业务和技术进行优化调整,注重以知识创新和技术创新,以满足企业档案管理的发展需求,并且能够满足用户档案服务需求,最终实现经济效益和社会服务目标。这个过程,就是档案管理信息资源创新的过程。①创新首先是档案管理理念的创新。首先是改革常规传统的档案工作管理理念,要重新树立新意识和新思想。一是服务大局的理念;二是改革与开放的理念;三是竞争与协作的理念。②档案管理机制的创新。档案管理机制的创新指的是,对于新形势下的企业档案管理工作的特点与规律要进行积极探索,同时要逐步建立起有利于档案开发和利用的创新管理机制,还可对档案工作者的积极性进行深入挖掘,最终实现档案管理机制的创新。具体内容是:一是建立档案信息资源收集网络;二是建立科学的岗位目标责任制;三是奖惩机制,充分提高档案管理工作者的积极性与热情;四是建立健全企业档案管理的各项规章制度。
1.2企业档案服务模式
现代化的企业档案管理模式,应依据于档案管理发展趋势,在利用者不断变化需求的基础上,做到服务理念的及时更新,服务内涵的及时深化,服务范围的及时拓展,同时引进新成果和改善服务手段,这是现代化企业档案管理模式的主要内容。①档案服务模式要创新内容:一是创新服务职能;二是创新服务方式;三是创新服务主体;四是创新服务手段;五是创新服务环境;六是创新服务质量;七是创新服务条件;八是创新服务群体合作方式。②我国目前档案模式创新的具体措施:一是对网站功能进行完善,开展网上利用服务;二是普遍建立电子文档中心;三是在整合资源的基础上,共享档案信息资源。
2.企业档案管理创新
2.1创新企业档案管理理念
企业档案管理工作要想保持活力和升级,就要不断创新,尤其在信息化和现代化的今天,企业档案管理工作必须要开拓创新和与时俱进,在进行各项档案管理工作过程中,充分融入新观念和新方式,能更好的服务与企业的生产经营活动。因此,实现档案管理工作的创新首先是思想观念的创新,具体要求是:
(1)要树立档案工作服务大局的认识观。新的经济形势下,党和国家的中心任务就是以经济建设为主要目标,这要求企业档案管理工作也应该以促进企业经济发展为工作重点,要以服务大局为档案工作的基本定位,对档案信息资源进行有效开发与利用,全面系统的为企业经济发展和长效发展做出贡献。
(2)改革传统的档案管理思想。创新企业档案管理工作的另一手段是,要加大对档案工作的改革力度,管理工作中的守旧和自我封闭的思想要予以剔除,同时建立一个与市场经济相适应,并符合企业档案管理自身发展的运行管理机制,并且在做好安全保密的前提下,可以适当扩大企业档案管理工作的开放范围,使企业档案工作能走进企业内部工作人员实际工作中,这不仅使档案的社会服务化功能可以充分发挥,还能够增强档案管理在企业管理中的影响力。
2.2创新档案管理机制
(1)首先建立档案信息资源收集网站。建立档案信息资源收集网络,主要是因为在社会全面发展和信息化不断提高的背景下,档案管理工作由于涉及面广和信息量大等特点,如果仅仅依靠档案管理工作部门的日常工作,并不能全面,及时准确的收集到档案相关资料信息。因此,可以建立档案信息资源收集网络,对社会各个部门和各个单位力量充分利用,形成多种渠道,有效收集档案信息。
(2)企业档案的各项规章制度要建立健全。创新企业档案管理,在管理机制上进行时重点,因此可以对当前企业档案工作的特点和规律进行深入研究,在充分调动档案管理工作者积极性的基础上,要建立以工作目标管理为中心的档案部门考核机制,建立此考核机制不仅是对档案工作质量和完成情况进行考核,其最终目标还是推动企业档案管理的创新。另外,还要在建立工作规章制度管理机制的前提下,对档案工作的最终目标,还有兼职档案员在档案工作中的责任都要做到明确规定,还要对评价档案活动效果的方式方法进行综合考虑,从而制定出科学合理的考核方法,对档案管理相关人员进行总评。
3.档案管理功能服务模式创新
3.1我国当前的企业档案服务模式创新的具体措施
3.1.1完善网站功能
目前各大企业在档案服务模式的创新中,普遍开展网上利用服务,并对网站功能进行完善。这是随着档案馆内部局域网的建立巩固,企业档案部门将充分利用网站,进行自己网页的制作,并且还对上网数据和信息进行积极组织,不仅使档案管理服务系统与政府网站紧密相联,还能实现档案信息的完善检索功能。
3.1.2建立电子文档中心
建立电子文档中心,主要是对各单位的电子文档进行集中归档,然后通过建立的档案网站,可以对登录用户提供有限制性和非保密性文件查询利用等功能服务,这在发挥信息中心和信息公开场所作用的同时,还能实现电子文档的自动上传收集和整理的功能,最终实现电子文件信息资源共享的目的。它的优点在于包括较为广泛的覆盖面,内容丰富的档案和利用率较高。而且,建立电子文档中心的另一优势还在于,能有效减少中小企业因必须购买网络版档案管理软件,所带来的经济压力。
3.2创新档案服务能力
(1)档案信息服务能力的创新。在企业档案服务模式中,档案信息服务占有重要地位。对档案信息服务能力进行创新,要求对档案信息资源进行主动开发,对于档案服务项目和专题服务可做到超前策划。其中在主动提供档案信息服务时,要清楚档案的的家底,还要有精准的服务方向,要了解自己企业员工需要的档案信息服务属于什么类型,而档案部门能提供什么类型的信息服务,此外还要积极研究,加工和开发档案信息,可以主动为各企业单位提供经过提炼的,深层次和高质量的档案数据信息;并根据自己内部员工需求和社会需求,对档案文化产品进行精心策划。(2)档案部门远程服务能力的创新。为了满足现代化企业的发展要求,档案信息服务需要有更高的标准。因此,在实现档案服务模式中,可充分融入信息技术,为档案信息服务实现方便快捷的目的,提供了坚实的技术保障。与此同时,在加强档案资源建设的时候,可以充分利用信息技术,还可充分利用现代化网络优势,可以有效提高档案部门远程服务能力的重要力量。
3.3深化层次编研
企业档案管理工作的重要内容之一,还包括档案资料的编研。其中,档案资料主要针对的是企业日常工作和实际的数据及运行需要等诸多方面的内容,因此,要进行档案资料的编研,就需要对档案原始信息进行充分优化,以及全面系统的整理原始数据,特别是注意有价值信息的汇总处理与分类处理,这不仅确保了档案资料编研工作的顺利进行,还与企业整体利益相符,有利于企业良好稳定的发展。基于此,在进行深化档案资料层次编研工作时,要注意三个方面的内容。(1)由于档案资料具有数量繁多,内容庞杂和种类多样等特点,深化层次编研时,要以优先级的方式进行档案资料的编研处理。(2)要考虑到企业档案资料是与企业切身利益密切相关的,在深化层次编研时,可聘请经验丰富的档案专家协同进行,这对档案资料编研的合理性与科学性可形成有效保证。(3)在具体编研处理的过程中,对于企业档案资料库中,应定期编研汇总那些来自企业管理部门和国家行业协会的指导性文件。
4.结语
文章对企业档案管理创新与服务模式进行研究探讨,主要是在企业实施信息化建设的新形势下,把握住信息管理和知识管理中的主要目标,同时要求企业档案管理者,不断研究新问题和新方法,并及时更新档案管理工作,建立健全档案管理的服务模式,最终使档案管理工作与企业发展相协调,最终实现企业跨越式发展的总体战略目标。
【参考文献】
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[2]陆浩.企业档案管理创新研究[J].城建档案,2012(08).
[3]江涛等.信息时代企业档案管理服务模式创新[J].佳木斯教育学院学报,2010.
目前企业档案应用多以电子信息档案信息化资源为主,属于企业信息资源与企业文化资产的重要组成部分。传统的档案管理重视基本的工作管理流程,对档案建立、存储、传递、调用等工作流程监管特别重视。而知识管理背景应用下的档案管理更为重视档案价值的提升,强调通过对信息技术知识的运用形成档案管理工作质量的转化,实现档案价值的升值,以为企业在激烈市场竞争中的投资研发、生产经营、管理运作等阶段提供保障服务。
一、企业档案知识管理模式具备的重要现实意义体现
基于知识管理在于体现知识内涵与价值,那么在该模式下的档案管理工作也同样需要注重引进知识管理观点及应用创新方法,强调在利用现代信息技术手段的基础之上,凸显以信息资源为重心,逐渐体现信息档案用户的个性化需求服务,使档案管理工作具备价值价值内涵与个性服务特性,更适用于企业在各个经营运作阶段发挥出个性化服务的竞争优势。
(一)内涵价值的体现
知识管理档案工作模式需要充分运用到信息化知识技术,即通过信息技术作为媒介实现档案信息资源的积累、组织评价、应用传递、创新管理等过程,以确保档案信息具备知识管理模式下的内涵价值,为企业竞争及发展提供重要参考价值。此外,在服务效能工作方面,它也强调依托于信息化与智能化服务,以用户体验为重心,主动提供专业化、需求性服务,从而有效结合用户个性化需求完成必要的知识跟踪,有效提高档案知识管理水平。
(二)档案管理与知识管理间的密切关系体现
首先,档案管理直接作用对象为信息、文件等的文本应用资源,而知识管理集中体现在知识技术含量的价值体现。在当前知识经济为背景的档案知识管理模式下,档案本身就很大程度上具备一定显性知识技术含量,二者在档案管理工作融合、嵌套的过程中本身也具有管理对象重叠的特性。其次,档案管理的服务意义也体现在便于需求用户能够及时应用,体现其应用价值。而知识管理本身在于体现知识技术含量,目的是通过知识管理这种模式提高价值作用的转化,用以提升企业在投资市场中的核心竞争力。由此可见,不论是档案管理工作单独区分开来,亦或是知识管理模式作用下的档案管理的工作重心都以知识服务为目的,强调档案信息能够满足用户的诸多应用体验需求,只不过两者的定向服务范畴及工作模式有一定差别,这是传统档案管理工作并不具备的优势特性。再者,知识管理下的档案管理需要完成知识的积累、组织评价、创新应用等工作程序的体现,所以对于诸多管理档案对象要完成必要的信息资源收集、甄选加工、组织评价、智能化管理等。基于此,这就需要通过信息化技术的PC端网络化平台来实现档案知识管理的智能化与网络化特性体现,使之更利于企业对档案资源的科学运用。
二、企业档案知识管理模式的迫切需求
知识管理背景之下的企业档案管理工作如果区分开来,前者强调档案对象的传统直观管理,后者强调利用技术手段实现知识管理。而档案管理工作的主要技术手段体现在信息化技术的科学运用,所以知识管理模式下的档案管理实现融合、嵌套之际,就必须一方面体现其知识内涵与价值,另一方面能够体现档案管理的个性化服务需求特性。比如,以下几方面问题就印证了档案管理应用知识管理模式的迫切需求。
(一)传统档案管理面对诸多困境挑战
企业档案管理工作在时代技术不断迅猛发展的今天,已经面临各种困境问题。其中,一方面源于档案工作不受企业组织机构重视,其工作管理日益承受企业本身的缘化威胁,特别是信息化建设规模较大的一些企业机构,更为注重工作效率与资源重组,面临档案工作人员剪裁的危机;另一方面,智能化、信息化的技术进程建设工作加快,许多电子文件海量涌现,传统档案管理承受应接不暇的管理压力。由此可见,新时期下企业档案管理作业需要满足企业在各职能信息资源整合、开发运用、决策分析等方面的诉求,以为企业在生产研发、经营管理、售后服务等阶段提供增值保证,更为重在体现档案信息的知识价值与内涵。但当前档案管理工作历史表现先是经历了手工、纸质管理阶段,后是实现了其与计算机信息化融合的过渡阶段,使档案管理作业更具便利与先进特性,但随信息化、网络化技术手段的不断发展,面对海量涌现的电子文件也确实显得疲惫乏力,难以体现档案管理与用户之间的个性化需求。正是基于此,信息化档案管理工作遭遇新的瓶颈或是平台期,极为需要注入新的管理方案与应用理念为档案管理工作寻求新的突破契机。而知识管理模式的应用理念及内涵、价值体现恰好能够满足企业档案管理工作的个性化服务需求,通过知识技能的转化加工,为档案文件处理提供了便利,也为企业争得了竞争优势。
(二)知识管理与档案管理二者具备共性合作基础
基于有关文献的著文表明,事实上目前国内企业知识管理也面临着较多困境难题。一方面主要问题源于实践方面较少,国内企业在该领域工作开展多停留在“四不像”的浅表层面上,实践经验基础较为浅薄,且执行管理手段不够彻底。而档案管理与知识管理理念的融合、嵌套,使二者的共性合作基础大幅提升,具备前景广泛的合作空间。这是因为档案管理工作理念早已根植各行各业企业组织机构,虽然有些企业不予重视,但不得不承认其在业界有着广泛的认可度,而这也恰好为知识管理工作提供了切入的契机,企业知识管理建设工作完全可以凭借档案管理的完成理论与实践经验予以深入融合,使得企业档案管理工作中的大量文件能够得到持续的资源开发与有效整合,顺应知识经济时代发展要求而同步与知识管理做出更新,保证了信息资源的整合与集成,便于企业应用在各个发展阶段及项目运营的决策之中。
(三)知识管理与档案管理工作二者之间相辅相成
企业档案管理事实上不少企业及有关组织管理者都认为是对文件信息形态的记录与保管。虽然,直观意义上这种观念没有问题,但是这种“重保管”、“轻利用”的理念却根深蒂固,难以体现出档案信息资源的创造价值。而为了体现这一创造价值,知识管理与其融合却能极大的激发其被限制的诸多优势,比如文件档案的后续开发,都脱离不开知识管理的信息知识更新,对文件的精细化加工,以及信息化资源的采集、开发、整合等等。另外,档案管理本身也客观强调对企业各项组织管理活动的过程、成果记录,不论是行政档案,还是科学技术档案、经济档案等,都需要细化分类及专业内容。为此,这就需要某些档案分类专业的知识沉淀、积累与更新。此外,究其文件本身属性也属于便于知识传播、交流共享的一个重要文化资源媒介,所以知识管理模式与档案工作之间二者相辅相成,能够有效保障档案原始性及信息价值的同时,还能利于档案信息资源的知识产权价值实现,便于指导企业同步完成知识管理建设工作。
三、基于知识管理背景的档案管理模式建设途径探讨
知识管理档案管理作业模式需要二者在工作模式上实现有效融合、嵌套,那么将知识管理理念应用于档案管理工作中来,就必须注重知识管理建设工作的实践要求,并要强调企业各级人员对于档案管理工作的传统观念转变,善于利用知识管理观念武装自己,强调科学应用信息技术手段等途径在其相关管理制度体系下实现传统档案管理到知识管理模式的作业模式转变。
(一)转变传统档案认识
基于传统档案在实践管理工作中要求能够和图书、情报、材料资源等划清必要界限,以充分体现档案本身的独立凭证及有关参考价值。不过,当前社会时代发展伴随各产业技术的不断涌现,社会环境已然较之过去发生了天翻地覆的革新变化,即所谓的信息与知识经济下的诸多科技及其专业知识大量涌现。因此,如果档案管理工作仍然强调边缘化、桎梏性的工作模式,则很可能难以树立档案管理工作在当前知识经济时代的重心地位。然而,知识管理模式下的档案管理却将重心对准档案信息资源加工的同时,更注重用户对于档案信息的个性化需求,以及知识内涵、价值的深层次体现,以着重强调其实体管理模式向信息管理模式的精细化过渡。因此,只有改变过去传统档案管理的工作观念认知,才能进一步确保二者之间的有效融合及创新应用。
(二)同步保证档案管理质量与服务需求
知识管理应用理念可以说是知识经济发展的信息技术应用产物,它脱离不开高新的计算机信息技术,以及通信、网络技术专业等。因此,处在该模式下的档案管理应进一步对海量、分散的文件信息进行精细化加工,为此这就需要利用知识管理信息化技术下的一些元数据、大数据、数据库、搜索引擎、信息代理、资源推送、信息安全技术、文本挖掘等技术予以充分支撑。此外,为促进知识管理模式下的档案管理工作得利开展,确保增值服务的个性化需求体现,也应当提供与之配套的硬件、软件设施等,以保证档案管理质量及用户服务需求同步体现。
(三)明确必要责任主体
知识管理模式下档案管理各项工作流程的组织进行必须依托于大量的信息化产业技术予以充分支撑。不过,随着信息技术的快速发展与不断更新,企业在积极引进这些信息技术时,也难免不能保证有关工作人员对其专业知识的高度理解与掌握。如此一来,在信息化建设职能相关单位部门与档案管理工作部门就会存在知识管理建设的责任主体落实上的分歧。为此,对于企业两个部门单位应能进一步明确与认知到一个事实,就是首先要明白现代信息技术只是二者工作模式的一个辅助、服务手段,并不能将其作为确认责任主体的关键依据。其次,企业要将档案管理单位看作成为信息资源或网络部等职能单位的一个专业化部门,即档案管理部门本身具备成熟的管理工作理念与应用方法,需要征得企业的高度重视。那么,在文件、信息资源管理方面,应能强调档案管理为主,其他部门予以协调与辅助,以进一步发挥其整合信息资源的优势。
四、结语
知识管理应用理念下的档案管理工作模式是信息化技术发展的时代产物,也是企业适应当前市场竞争要求而客观应运而生的一种档案管理工作模式。为此,二者的实践工作进行融合、嵌套,则有利于企业在文件、文档等信息资源的开放、整合方面体现出更多的知识管理优势,更利于体现档案管理工作的重心地位,为其工作开展注入新鲜活力,所以企业要对其工作开展予以充分支持与高度重视,以此才能促进企业掌握信息资源整合的竞争优势。
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危机营销特指企业在面对危机、灾难时采取的一系列拨乱反正营销措施,以期最大限度地减少危机给企业造成的不良影响。以下是读文网小编今天为大家精心准备的企业市场营销论文范文:论营销危机处理。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘 要: 为了能够使得我们更深入理解营销危机,更加游刃有余的应付各种突发事件危机。深入探究了营销危机发生的原因,提出了有效的抗御策略、处理的原则方法和重塑方法。
关键词:营销危机 营销环境 策略
进入21世纪以来,全球范围内的各种突发事件不断发生。由于危机爆发后往往给企业带来重大的经济损失和形象伤害,甚至导致企业倒闭。所以对营销而言不仅要面对激烈的营销竞争,而且还要应付各种突发事件危机。忽视这些危机或不能对危机采取有效的应对措施,都将给企业带来重大的损失,甚至危及到企业生存。因此,深入探讨营销危机的发生原因,并相应提出有效的抗御策略、原则处理方法和重塑方法具有重要的现实意义。
根据营销环境和危机发生原因的不同,营销危机可分为三类:营销宏观环境外因、营销微观环境外因和企业营销管理内因。
营销宏观环境外因主要是指由政治、法律、经济、社会文化、人口等引发的危机。例如战争、政权更替以及政治带来的影响;社会文化中的一般价值的重大改变;地震以及其他自然灾害的降临;与企业有关的国家法律、法令与政策的影响等。这些因素属于不可控制因素。
营销微观环境外因主要是指由企业内部环境因素,竞争者、供应者、营销中介、顾客和大众等引发的危机。例如营销部门与其他部门关系不协调;强劲竞争对手的介入与发难;与供应者、营销中介的经济纠纷等。这种因素属于半个可控与半个不可控制的因素(不是完全可控)。
企业营销管理内因主要是指由营销管理问题所引发的,例如重大营销决策失误、企业市场定位失误、重大营销活动事故、营销管理不善等。
不过,值得注意的是,外因营销危机同内因营销危机两者是相对而言的。在现实企业活动中,它们是相互交叉、互为因果的关系,但在具体的营销危机中,必定是其中某一种原因起主导作用。这种划分有利于揭示营销危机成因中的主要矛盾,并推出相应的抗御策略。
根据营销环境、危机发生原因和危机发生阶段的不同,营销危机抗御的决策可分为三个策略。
首先是预防策略阶段。在这个阶段,企业未发生危机,但企业应作好营销危机发生前的预测和预防工作。主要是分析预测可能发生的危机情况,营销管理人员应当关注与本企业营销相关的各种宏观、微观环境因素的变化趋势,然后从对因素变化的动态分析中预测可能发生的营销危机。对预测出来危机情况制定应对措施与做好组织准备,进行必要的危机预案演练和员工危机培训,使得尽量减少危机造成的损失。
其次是减缩策略阶段。这个阶段是由于营销宏观环境外因和营销微观环境外因而产生的。一般是由于营销环境中某一部分对本企业产品服务的观念或需求发生变化并产生负效应、负需求。如果这种情况具有暂时性或可扭转性,企业不应放弃在该领域的营销活动,而应采取必要的公关把负效应转变为正效应,例如广告宣传等促销活动,改变这部分公众、消费者的意念或需求。
如果这样做的效果还不是很好,公司就可将企业的营销范围和规模大幅度缩减,可以采取例如将受到不利影响或严重威胁的产品暂时停产、停销或减产;尽可能保存技术实力和能力很强的工作人员,全力维持几个能继续赢利的产品项目(逐渐积累一定的资本)渡过难关。
最后是转移策略和联合策略阶段。这个阶段是由于企业营销管理内因而产生,也可以说是由于营销环境发生变化或企业市场定位失误,使企业的产品遭受严重威胁,这时企业可考虑实施转移策略和联合策略。主要包括产品用途转移,即寻找产品的新用途,扩大产品新功能为顾客提供焕然一新的产品;市场转移,即通过市场重新定位使产品转入到一个安全或较好的领域,这种市场转移可以是从主要市场转移到次要市场;资源转移,即将企业的资源转移到生产其他产品的行业或部门;联合,即寻找经营状况良好的伙伴,与其合资、或合作、或组建策略联盟、或实施合并,以利用其他公司的例如技术、人才、产品、市场渠道、资金等资源继续生存或发展。
凡危机都是突发性的,而且会很快传播到社会上去,引起新闻媒体和公众的关注。这就需要迅速研究对策,做出反应,使新闻媒体和公众了解危机真相和企业采取的各项措施,争取公众的同情,减少危机的损失。企业遇到危机时企业至少应有心态处理危机的原则,同时具有重塑方法如下:
3.1 处理危机的原则
(1)快速反应原则。这样做能够迅速找出危机发生的原因,对危机情况迅速调查,及时分析和预测危机发展趋势;观察发现危机前兆,分析预计危机情境和产生。主要在: ① 营销宏观环境方面,计划不周、在市场变化或政策调整等发生变化时无应变能力等;② 营销微观环境方面,如市场发生巨变,市场出现强有力的竞争对手、市场价格的下降等;③企业营销管理内部方面,如员工的情绪紧张、生产计划的调整、职工情绪低落、规章制度不遵守等;④经营财务方面,如亏损增加、过度负债、技术设备更新缓慢等。
(2)坦诚原则。告诉公众事件真相, 争取公众的同情,减少危机的损失,使公众理解真实情况。危机单位要想取得公众和新闻媒体的信任,必须采取真诚、坦率的态度,越是隐瞒真相越会引起更大的怀疑。
(3)人道主义原则。也就是不推卸责任,勇于承担责任。危机在不少情况下会带来生命财产损失,舆论界对造成危及人的生命的事故或事件尤为重视,甚至加以渲染。因此,危机处理中首先要考虑人道主义的原则。凡有人伤亡时,应主动采取救治和赔偿措施,才能得到受害者和公众的谅解。
(4)维护信誉原则。企业要讲信用,企业的信誉是企业的生命线,而危机的发生必然会给企业信誉带来损失,甚至危及企业的生存。在危机管理的全过程中,企业要努力减少对企业信誉带来的损失,争取公众的谅解和信任。凡事应优先考虑公众的利益,即把“公众的利益放在首位”,最终目的也是为了维护企业的信誉。
(5)及时总结危机教训原则。营销危机过后,企业要认真总结、反思危机状态下企业营销管理活动的经验与教训,把成功有效的危机决策方法,转化为企业正常的营销管理规范,将危机营销中出现的许多现象或数据收集整理,组成营销危机预警中的监测工具,以加强对危机的预见力和应变力,同时还要进行危机管理的模拟训练,定期的模拟训练可以提高危机管理小组的快速反应能力。这样,一旦需要,公司就能镇定自若地用有效的沟通来对问题做出正确的应对。强化危机管理意识,还可以检测已拟定的危机应变计划是否充实、可行,从而提高对未来营销危机的防范与抗御能力。
3.2 重塑或企业化险为生
企业重塑时都要抓住媒介关注的机会,反复重申品牌承诺。危机发生时应以最快的速度启动危机解决方案的合适措施,在采用解决方案和措施时公司在控制危机时就应更多地关注消费者的利益,凡事应优先考虑公众的利益,即把“公众的利益放在首位”,及时采取有效的措施来处理危机,尽量减弱危机造成的负面影响,即善待被害者,尽量为受到危机影响的公众弥补损失,同时应建立召回制度,这样有利于维护企业的形象。同时还应该建立盟友关系和建立有效的信息传播系统。
建立盟友关系的方法通常是找到一个第三方,向其沟通相关信息并建立盟友关系,以使他们在争议发生时,能加强外界看待问题的可信度。可以邀请权威机构(如政府主管部门、质检部门、公关公司)和新闻媒体参与调查和处理危机,可增强公众对企业的信赖感。
建立有效的信息传播系统,做好危机发生后的传播沟通工作,争取新闻界的理解与合作,这是妥善处理危机的关键。① 应掌握宣传报道的主动权,通过召开新闻发布会以及使用互联网、内部网、电话、传真等形式向社会公众告知危机发生的时间、地点、原因、现状、问题、公司目前和未来的应对措施等内容,信息应具体、准确;② 统一信息传播的口径,对技术性、专业性较强的问题,在传播中也应使用清晰、不产生歧义的语言,以避免出现猜忌和流言;③ 设立24小时开通的危机处理信息中心,随时接受媒体和有关公众的访问;④ 当危机爆发后,很多新闻单位会派记者采访,他们提出的各种问题与发言人的回答会被转换会技术性语言传播出去,对企业的形象造成重大影响,因此要慎重选择发言人。正式发言人一般可以安排总经理或厂长等主要负责人担任,但如果危机涉及技术问题,那么就应当制定分管技术的的负责人来回答技术问题。而当危机涉及法律问题时,企业的法律顾问就是最好的发言人。新闻发言人应该遵循公开、坦诚、负责的原则,以低姿态、富有同情心和亲和力的态度来表达歉意、表明立场,说明公司的应对措施。对不清楚的问题,应主动表示会尽早提供答案;对无法提供的信息,应礼貌地表示无法告之并说明原因。
特别要提到的是召回制度。这一制度有利于维护企业的形象,并对今后重新占领市场创造了极为有利的条件。但是适合采用这种战略的企业,应该是知名度高、历史悠久、运作规范的大型企业。国际上最典型的例子是1999年5月,比利时发生的因饮用可口可乐中毒事件,一周后比利时政府作出禁销可口可乐公司生产的系列品牌饮料的决定。面对这次形象危机,可口可乐公司启动了危机管理计划,直面危机。6月17日,公司首席执行官依维斯特专程赴布鲁塞尔,通过媒体向消费者解释事故原因,并公开道歉,同时公司收回同期上市的所有产品,向消费者退赔,并为所有受害消费者报销医疗费用。可口可乐公司的一系列危机处理举措,虽说步伐迟缓了一星期,但还是逐渐消除了人们的敌对情绪,获得了公众的理解和同情,为重新赢得市场打下了基础。
1 陈兵.现代市场营销[M].南京:东南大学出版社,1992
2 [美]亚历山大·希亚姆.营销经理[M]. 北京:中国对外翻译出版社,2000
3 张昌顺.现代市场营销方略[M]. 北京:海天出版社,1992
4 失洪章.市场攻防术[M].北京:中国大百科全书出版社,1994
【企业市场营销论文:论营销危机处理】相关
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加强高校廉政档案建设与管理,关键要明确高校干部廉政档案的内容,把握其特点,进而采取切实有效措施,确保这一制度发挥出监督与制约领导干部公权力的应有作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:企业干部廉政档案建设与管理的探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:建立健全党员领导干部廉政档案是纪检监察工作适应新形势、解决新问题的时代需求,也是深入推进党风廉政建设和反腐败工作的重要举措。通过建立健全党员领导干部廉政档案,加强对廉政档案的管理和运用,能够对广大党员领导干部的教育、监督、警戒等方面起到重要作用,规范党员领导干部的从政行为。本文从建立廉政档案的重要性、廉政档案工作中存在的问题及如何加强企业廉政档案建设等方面进行了研究分析,并结合宝鸡市烟草专卖局(公司)当前廉政档案的建设现状对此进行了探讨。
1.1有利于对党员干部的监督
通过建立干部廉政档案,可以准确的掌握每位党员干部的工作状况和干部的家庭情况,甚至对其具体经济状况也有记录。这样有利于及时了解领导干部的廉洁自律情况,及时地对党员干部所发生错误进行救治;有利于在干部提拔、考核过程中提供客观公正的依据,克服了个别主观意识;有利于对领导干部起到了警示作用,领导干部廉洁自律情况,随着廉政档案的建立将伴随他一生,因此,在一定程度上,这个档案就像一个“紧箍咒”,无时无刻都在提醒着领导干部廉洁自律;有利于建立一支廉洁自律的干部队伍;有利于领导干部爱岗敬业,默默奉献,廉洁从政。
1.2有利于对违法违纪问题的处理
通过建立干部廉政档案的方式,可以对企业工作人员进行实时监督,保证其工作过程中时刻受到廉政档案的限制。一旦发现领导干部有违法违纪问题,就可以直接通过档案中的记录和线索对干部进行周密的调查,这样大大节省了对其调查的时间,避免有问题的领导干部作出资产转移等隐瞒措施。这样可以高效快速、准确地处理相关事宜,很大程度的降低了违法违纪现象的发生。
1.3有利于企业的健康发展
建立廉政档案,可以从根本上减少企业领导干部的违法违纪现象,避免了国有资产进入个人的口袋,减少了国家经济资源的流失,确保了企业的健康发展。建立干部的廉政档案,打击腐败分子,能有效的提高企业员工的综合素质,引导领导干部走上敬业爱岗为人民服务的正确道路,并且使企业员工加强了对党、对企业和对领导干部的信任,形成了我为人人、人人为我的良好模式,为企业的持续健康稳定发展提供了保证。
2.1廉政档案的管理
宝鸡市烟草专卖局(公司)于2014年起在全市系统范围内实施廉政档案建设,该项工作由市局(公司)监察科具体实施,并负责档案的归档和管理。廉政档案的填写采取个人填报、组织审核的方式。一人一卷,集中管理。
2.2建档对象
目前建档对象以企业中层以上干部为主,已为全市系统75名副科级及以上领导干部(含非领导职务干部)建立了廉政档案。下一步,宝鸡市烟草专卖局(公司)将为全市系统各区县局(分公司)的党员、股级干部建立廉政档案,确保监督工作不留死角。
2.3档案内容
档案内容主要包括:干部基本情况登记表,如职务、学历、工作简历、家庭主要成员情况等;任职廉政承诺书,如干部执行廉政准则及落实党风廉政建设责任制方面的情况;年度述职述廉报告;离任经济责任审计报告;任期经济责任审计报告;通报处理情况,如党组织对本人的鉴定、考核、评价的有关材料;廉政考试情况;任前廉政谈话情况;廉政鉴定及其他材料,如收入情况、收受礼品礼金情况、配偶子女经商情况,个人重大事项报告情况等。
3.1廉政档案意识薄弱
从档案工作的经验看,一个单位档案是否完整,很大程度上取决于该单位从业人员的档案意识,廉政档案同样如此,而造成廉政档案意识薄弱的原因在于:一方面,除填写过廉政档案的党员领导干部外,其他人很少知道廉政档案的存在,造成大多数员工对廉政档案不关心。另一方面,由于缺少协作,其他与廉政档案建设相关的部门,如人劳、财务、审计等无法做到主动提交与干部廉政有关的材料。第三,在廉政档案提交上,党员干部除在任命为副科级及以上职务时填写过廉政档案登记表外,每年也仅限于提交一份年度述职述廉报告,这也无助于提高党员干部对廉政档案的认识,更谈不上重视。
3.2缺少廉政档案制度
由于廉政档案在企业内未得到足够的重视,造成廉政档案的建档工作进展缓慢。同时,缺少较详细的档案收集、管理等制度,使得已建立的廉政档案在完整性、真实性方面有所欠缺。虽然宝鸡市烟草专卖局(公司)已将科级干部廉政档案报送工作纳入年度党风廉政建设工作考核,要求对不按时报告、不如实报告或隐瞒不报告有关事项的个人及,其所在的单位(部门)进行行政问责,但相关的监督、问责制度还不健全,使廉政档案难以发挥其应有的作用。
3.3廉政档案信息化进展缓慢
目前,宝鸡市烟草专卖局(公司)虽为廉政档案建设工作配有专门存放廉政档案的文件柜和统一的档案盒,做到了一人一档。但廉政档案采用的仍是传统的纸质材料,容易造成信息的泄露、受损及丢失,并且在信息的及时更新、信息的来源多样性、信息的查询利用等方面有天生的缺陷。因此,充分利用计算机、网络等信息化工具,加快廉政档案信息化进程显得尤为重要。
4.1加强宣传,提高认识
思想是行动的基础,只有正确的思想理论认识才能引导出正确的实际行动。建设廉政档案,能够帮助党员干部抵制歪风邪气,便于纪检监察部门掌握和监督领导干部的廉政情况,减少领导干部的腐败现象,是促进党风廉政建设的重要措施,企业应将廉政档案建设工作和企业廉政文化有机融合,加强宣传,提高党员干部对做好廉政档案的思想认识。
4.2完善廉政档案相关制度
建立廉政档案没有诸多方面的保证是难以有效果的。应该成为制度,取得法律支持。要不断建立健全档案信息的收集、管理、报送、问责等制度,对不按时报送档案信息的,要进行谈话或问责,对在填报廉政档案时不实事求是,弄虚作假、隐瞒实情,视情节轻重给予必要的党纪、政纪处分,确保廉政档案内容的真实性、全面性和及时性,使廉政档案真正起到对党员干部的日常管理监督作用,发挥对党员干部提拔任用时的参考借鉴作用,使廉政档案不流于形式。
4.3加快廉政档案信息化建设
加快信息化的投入,充分利用计算机、网络等信息工具,克服传统纸质档案存在的短板,丰富廉政档案的来源。实现建档对象网上填报,便于廉政档案信息的实时更新和廉政档案的查询、利用。
4.4公开档案内容,便于监督
腐败的最大克星是公开,将党员干部廉政档案对企业内部员工适度的公开,可以很大程度上提高廉政档案建设工作的透明度,促进企业员工参与廉政档案建设的积极性和对党员领导干部监督的主动性。将组织监督和群众监督结合起来,能够保证廉政档案中内容的真实性,有助于党员领导干部时刻警示自己,对照自己,做到自省自励,廉政勤政。
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随着现代信息技术的快速发展,企业档案信息化建设已经成为企业信息化建设的一个重要组成部分,传统的企业档案管理模式已经无法适应现代企业档案管理的要求。在数字信息化环境中,企业档案的信息化建设与传统档案管理相比具有安全性高、标准化程度高、资源共享率高的优势,为企业的档案管理提供了有力的保障。 以下是读文网小编为大家精心准备的:企业档案管理信息化建设探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】企业的档案管理的信息化是企业进行现代化管理的重要手段和方式,企业的档案管理信息化是切实提高企业档案管理效率的有效措施,企业的档案管理应基于本企业的档案管理实际,针对企业档案管理现状制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式,提高企业的档案管理效率,建立创新的档案管理模式。
【关键词】企业档案;管理信息化;建设
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化,就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术,将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输,实现企业信息资源的共享,以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据, 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先,档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。其次,决策的及时正确,管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误,有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次,档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动,是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性,并提供丰富的具有企业特色的知识,提升企业文化。
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。
针对企业传统档案管理问题现状,企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式,随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式,企业应建立担纲管理的信息化模式,从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高,储存信息的能力和逻辑判断能力较强,在文件信息的管理上能建立更为有效的模式,从而能建立高效有序的企业档案管理模式,通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式,从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式,为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式,也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理,也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。
企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化,实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案,通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工,从而建立了电子化的档案形式,方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上,然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范,从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程,随着企业现代化管理水平的提高,企业的档案管理应建立统一的平台,建立统一的电子档案的管理软件平台,实现传统档案的电子转化模式,从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。
企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台,实现企业传统档案的网络化和共享化,提高企业档案的利用效率,也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库,即企业档案库,通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式,其共享性和服务性较差,难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案,提供电子档案的管理和共享模式,从更大程度上减少了电子档案的重复建设,从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。
企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍,这是企业档案工作创新的保证,也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用,即档案计算机管理。要实现档案管理信息化,首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员,企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用, 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段,掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能, 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此,必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育,使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识,从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。
企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担,容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后,对系统的整体调整和协调也将比较困难,同时也影响了档案管理系统功能的发挥,造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式,为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。
企业档案的信息化是市场经济条件下,企业发展的必经之路,也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程,加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程,需要极大人财物的投入,要稳扎稳打,任重而道远。
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只有忠诚老实,言而有信,态度诚恳坦率,行止彬彬有礼,才能在社交活动中赢得广泛的拥护和支持,进而拥有和谐的人际关系。今天读文网小编要与大家分享的是:《浅谈企业秘书如何处理好上下级关系》相关论文,具体内容如下;希望能够帮助到大家!
[摘 要]当今社会秘书作为社会的热门专业之一,它越来越受到人们的普遍关注。本文首先对秘书工作进行了概述,其次从企业秘书应做好领导交办的事项,主动参谋,注意细节等方面论述了企业秘书与领导建立良好关系的方法,并进一步提出了企业秘书与同事、来访者建立良好关系的原则。
[关键词]企业 秘书 人际关系 技巧
[论文正文]
秘书人员作为领导的参谋和助手,在辅助领导科学决策时,要和领导者和领导集体处好关系;在为领导或领导集体服务时,要认清服务角色,正确处理好与领导、下级的关系。秘书对上要处理好与领导的关系,对下要处理好与基层的关系,对内要处理好与同事的关系,对外要与各种机构、各色人等打交道。
一、企业秘书与领导关系的处理技巧
(一)领会领导意图,做好领导交办的事项 秘书工作往往是领导工作延伸,在工作实践中,领导是上级,处于主导地位;秘书是下级,处于辅助的地位。“领导者,应帮助秘书认清事业发展目标,明确工作任务,并给予及时有效的指导和各项帮助,使秘书能够尽职尽责,努力工作;对于秘书而言,要辅助领导确定事业目标,并为领导提供综合性的服务,当好助手和参谋。”
例如:一个周六的下午,某医院分别召开门诊患者、住院患者、离退休干部职工、社会义务监督员等几个座谈会,广泛征求群众意见。会后,几个小组的会议记录全部汇总到了秘书手中,办公室主任吩咐下周一之前把材料整理出来交给党委书记。会议记录很凌乱,字迹也潦草不清,秘书整整用了一天的时间才将多达180条意见和建议整理完,并在用词造句上对这些意见和建议做了一些修改,待工作结束时已经是周日晚上十一点多了。第二天交材料的时候等到的却是主任严厉批评,因为秘书没有按照领导的意思对所有的意见分门别类进行梳理。最后秘书将意见按照医疗、护理、后勤、服务态度、人事工作等几个方面加以分类,相同相似的意见归并,最后共梳理出了4个方面68条意见和建议。
(二)主动参谋,为领导分忧解难,提供信息主动参谋 在整个企业中,秘书是与领导关系最为密切,最了解领导的人。领导事务繁忙,难免有很多不如意不顺心的时候,作为秘书,要敏锐地观察到领导的思想活动,想领导之所想,急领导之所急。在领导工作上遇到困难的时候第一时间站出来鼎力相助,生活上遇到挫折时候也能尽自己最大努力抚平领导的情绪,做到顾全大局,不要因为领导个人的情绪影响这个公司的运转。
“市场经济条件下现代企业处在一个信息爆炸的时代,市场瞬息万变,随着全球化进程的不断加剧,企业面临前所未有的复杂和激烈的竞争局面。要想在市场竞争中获胜,抓好信息工作成为一个不可或缺的环节。传统的秘书工作只注重一般性的上情下达和下情上达的纵向信息,改制以后,秘书人员主要面向市场抓市场信息、经济信息和产品信息。”秘书人员要从信息的超前性、客观性、多元性的特点出发,经常捕捉包括原料、生产、科技、产品、价格、市场、消费等各个方面的信息。并且把信息工作的立足点由原来着重为上级行政机构服务转移到全力为企业经理的经营决策服务,做到提供的信息及时、准确、有用,真正当好领导的参谋和助手。
(三)小处着眼,注意细节 “企业中的秘书,既可参与决策、组织协调等重要工作,也要细致扎实地干好每一件具体琐事,做到从小处着眼,注意细节。这里举三个例子来简单说明一下秘书如何从小处着眼,注重细节。
例如:领导喜欢喝茶,秘书平时就要准备好上等的茶叶,待领导需要时,有好茶以备,在给领导冲茶时,一定要把茶具洗干净,在冲茶、倒茶之前最好用开水烫一下茶壶、茶杯。倒如茶杯里的水要适量。这样,既讲究卫生,又显得彬彬有礼。
(四)善于沟通,一视同仁 日常工作中,领导之间出现意见分歧是常有的事,企业秘书在工作中经常会处于领导与领导之间的夹缝中,受“夹板气”。企业秘书要从大局出发,从和谐角度去处理,对每一位领导都一视同仁,千万不能把某位领导对另一位领导的意见直接告诉对方,更不能厚此薄彼,添油加醋。企业秘书应善于在领导之间转达意见,善于把了解到的不同的甚至于对立的意见转变为自己的建议,私下与领导沟通,这样可避免领导之间的矛盾,也可使自己免于尴尬的境地。
二、企业秘书与同事关系的处理原则
(一)顾全大局
在社会生活中每个人都有自己的个人利益,每个单位都有自身的局部利益,同时一切个人与单位又有不同层次的全局利益和最高层次的国家利益,秘书人员也不例外。如何处理个人与集体、局部与全局、单位与国家之间的利益关系,是人际关系中的一个重要问题。秘书人员应该对本单位的职能和工作范围有个全面地了解,把自己的本职工作放在单位的全局当中考量,这样才能更好地完成任务。在当今信息化和经济全球化时代,秘书如果不了解大局就难以跟上时代的步伐,难以为领导提供卓有成效的参谋辅助。
(二)敏言慎行
办公室是一个敏感地带,身处其中的秘书,要尽可能地多观察你周围的同事如何做,虚心请教、模仿并把所从事的工作做得尽善尽美,而尽量避免言语、举止方面的张狂。即使你十分健谈,甚至是出口成章、口若悬河,也必须克制自己。同时,在单位里除了做好你的本职工作外,要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的卫生清扫、桌面整理、准备开水等),它可以表现出你对单位的热爱、对同事的关心,也体现出你个人良好的品质和修养。因此,你必须时时注意你言谈的恰当,事事注意你举止的适度。
(三)宽人严己
秘书长期工作在一起,因性别、性格、年龄、爱好等差异,同事之间因一些细微末节产生一些小误会、分歧甚至争吵是正常的,若争强好胜,处理不当则会酿成纠纷、冲突进而造成伤害,其结果必然是两败俱伤。
当好秘书要有着高尚的道德品质,宽人严己,友爱合作,宽容待人,助人为乐,不与别人斤斤计较,不因小怨而存嫌。以博大的胸怀接纳身边的同事,有时退一步海阔天空,适当地忍让也会为自己赢得尊重,赢得好人缘。
(四)尊重别人
尊重和重视他人,是秘书人格品质的表现和人际交往的原则。为此,应做到:第一,真正地关心和帮助别人,这是人际关系的关键。如果用爱心和同情心去审视某一个人,那么这个人总有其可爱和可贵之处,而若缺少了爱心和同情心,我们就无法认识和理解别人,也无法与其和睦相处。当同事遇到困难处于困境时,应伸出援助友好之手,尤其是那些与自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人际间的坚冰,让人感到你的仁慈和无私。这样,当你面临困境时,人们也会及时地对你施以援手。第二,要经常真心地表示自己对别人的感激之情,要真诚地赞扬别人的优点。这样,不仅能加深双方的友情,且能促进别人的发展。第三,尊重他人还意味着不要轻视和瞧不起他人,尽管有时是无意的。当自己与别人比较、强调自己的长处、优势或直接贬低别人时,都有可能伤害对方的自尊,造成对方的自卑,甚至影响双方的人际交流。
(五)诚信正直
秘书人员在处理人际关系时,要树立“诚信第一”的观念。因为诚信是品德之纲,而正直乃做人之本。现实生活中不乏有些秘书利用领导的“授权”轻易许诺于人,但或置之脑后,或迟迟不办、办而不果而使自己陷入交际困境的实例颇多。因此秘书必须首先保持诚实的美德,以诚感人,这是获取信用取信于人的一种积极方法。只有忠诚老实,言而有信,态度诚恳坦率,行止彬彬有礼,才能在社交活动中赢得广泛的拥护和支持,进而拥有和谐的人际关系。客观的做法是:既不俯仰讨好位尊者,也不藐视冷落位卑者;既要“言正”,不为讨好敷衍某人而歪曲事实,也要“行正、身正”,“以自己良好的人格魅力去打动、影响周围人的心灵;要端庄而不过于矜持,谦逊而不矫饰作伪”。如此,你便会与周围形成良好的交往氛围,增进相互间的团结合作。
三、企业秘书接待来访者的工作方法
(一)预约来客 这类客人的接待工作相对来说比较简单,一般只需知会一声便可以了。但是,虽然预约客人在心理上已经越过了秘书这道防线。秘书却绝不能就此“事不关己,高高挂起”,摆出一副漠然置之的态度,给来访者造成不快情绪,影响其与领导的会面质量。
(二)不速之客 这类来客又可以分为三种情况:
1.确有紧急事务须与领导直接商谈者。与这类客人接触,应在礼节允许范围内尽量避免虚礼客套,直接进入实质,及时通知领导,听候处理意见,努力使事情得到迅速有效的解决。
2.一般性事务来访者。此类来访者是随机而又频繁的,因此对他们的接待工作在很大程度上是对秘书耐心与应变能力的考验。一方面,要一如既往地热情周到。另一方面,又必须根据事情的轻重缓急分门别类地处理好。
3.兴师问罪者。这是一类特殊的来访者,其特点是来访目的中掺杂了过多的感情因素。因此,秘书人员在接待时需格外小自在意,千万不能火上浇油,引起更大麻烦。首先,平息对方的怒火是关键,接下来则应弄清楚对方来访意图及问题的症结所在,作谨慎答复。若对方无理取闹则可采取必要的强硬态度,以维护本组织利益及正常的工作秩序。
总之,在接待来访的过程中,秘书应当不骄不躁,不卑不亢,将“服务于组织,服务于公众”的理念贯穿于工作始终。
美国成人教育家戴尔•卡耐基认为,一个人事业上的成功,只有15%是由于他的专业技术,另外85%要靠人际关系和处世技巧。所以,无论是秘书,还是领导,都应主动地、积极地培养交际的能力,努力建立良好的人际关系,以利于工作的开展,利于提高工作效率。
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对企业档案进行鉴定,是企业档案业务工作的一个重要内容,这一工作做好了对当前企业科研、生产、经营能起到有力的推动和促进作用。因此,必须给予高度重视,并花大力气做好。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈企业档案鉴定工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘 要档案是一个单位开展各项工作的历史记载,它既是历史的见证,又能为现实和将来服务。档案鉴定是档案工作的一个中间环节,是档案具有生命价值的决定环节。做好档案鉴定工作,对于开发档案信息资源,更好地利用档案,具有十分重要的意义。
关键词企业档案 鉴定
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。包括计划统计、经营销售、物资管理、劳动人事、教育卫生和党政工团工作等方面的档案。企业档案的鉴定,要严格按照国家档案局颁布的《企业档案管理办法》组织实施。其工作内容有以下两方面:一是确定应保存的档案及其保管期限。这项工作是在档案形成前期进行的。先由各职能部门在档案部门的协调下,对应归档材料进行鉴定,确定其完整性、准确性和保存价值,然后按价值大小确定其保管期限。二是通过对档案的定期核查,确定失去保存价值的档案,予以销毁。它包括对已过保管期限的档案材料进行价值审查;对部分档案材料重新确定其保管期限和进行密级调整;对已失去保存价值的档案材料,通过一定程序后予以销毁。
企业档案是某一历史阶段的产物,判定其是否具有保存价值,必须结合当时的历史背景,分析档案的内容和形式。动态地、发展地进行档案鉴定工作特别重要。
档案鉴定主要指档案价值的鉴定。档案鉴定工作的开展是档案的价值差异和不断增加的档案数量决定的。它的作用在于:(1)便于保管。通过鉴定,对有保存价值的档案,给予良好的安全保管条件,尽可能延长其寿命;对失去保存价值的档案尽可能及时剔除销毁,腾出有限空间;(2)便于利用。鉴定可以去其糟粕,留其精华,便于利用时按照使用者的需求,充分发挥档案的使用价值;(3)便于应付突发事变。通过鉴定,区分了主次,若遇突然事变,能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。
档案价值的鉴定需要站在历史的、宏观的、发展的高度来看待鉴定的问题。虽然有法律、法规对档案鉴定工作进行了规范,鉴定的内容和鉴定程序也较为明确,但总的来说,在档案鉴定工作中,主要存在以下矛盾和问题。
一是在归档鉴定时倾向于“多而全”。行政事务性档案多,业务性档案少。在确定保管期限时,出现“宁长勿短”现象。二是对到期档案存在“鉴而不销,怕负责任”,混淆鉴与销的关系,总认为“多比少好,留着有用”。存留的档案,纸质文件多,电子档案少,且纸质版与电子版存在不相称的问题。三是档案鉴定工作存在宏观指导多,微观操作规范少。鉴定的结果取决于档案鉴定工作者的业务素质与工作能力。
一份档案,不同的人员去鉴定,就有几种不同的价值取向,即使同一个人在不同时期、不同背景下鉴定同一份档案,其结果也不尽相同。所以企业档案鉴定工作要有切实可行的档案鉴定操作规程。四是前些年在企业开展的档案工作达标升级活动中,许多档案人员曾经是以丰富库藏,档案数量多多益善为追求的目标,忽略了库藏档案的内在质量与价值因素,增加了档案鉴定的工作量和工作难度。
档案鉴定工作是按照一定的原则、标准和方法,甄别和判定档案的价值,确定档案的保管期限,剔除失去保存价值的档案并加以销毁,使保存的档案达到精练的一项工作。档案鉴定的原则须坚持以下三个点:
一是全面的观点。分析判定企业档案的保管价值,要从国家的利益出发,从政治经济科学文化等方面分析企业档案的现实作用与长远利益。
二是历史的观点。企业档案是生产经营管理的记录,也是企业历史发展的记录。对具有历史档案性质的企业档案,我们必须用历史的观点准确地判断其保存价值。
三是发展的观点。随着社会的不断进步,企业也会不断地发展变化,其产生的档案价值也会随之发生变化。有些档案现在看来价值平平,若干年后也许会成为无价之宝。在企业档案鉴定工作中要坚持应用唯物辩证法中的联系与发展的观点。企业档案鉴定工作应当同企业的各项工作一样在理论上、方法上做到“与时俱进”,不断发展。
首先由企业档案管理部门根据企业各门类档案到期的情况,确定需要鉴定的档案的范围。对每个年度需要鉴定的档案,要逐卷、逐件列表清点造册,做到摸清家底,明确范围和工作量。企业管理者要保证人员、资金等方面到位。
其次,建立专门的档案鉴定权威机构。成立由企业负责档案工作的领导牵头、各部门负责人参加的档案鉴定工作领导机构。由各部门选派的档案鉴定人员组成档案鉴定工作小组,具体实施。
第三,根据《中华人民共和国档案法》及企业档案管理办法中有关档案鉴定的要求,培训、选拔人员,使鉴定人员能够以较宽的专业知识、严谨的工作态度,在鉴定档案时,把那些真正有保存价值的档案顺利保存下来。
第四,档案鉴定、销毁工作完成后,写出本次档案鉴定工作报告,向档案鉴定工作领导小组及上级档案主管部门报备。档案鉴定工作从始至终形成的文件应作为永久档案加以保存。
第五,认真做好__。在严格做好__的同时,根据本单位的工作特点,切实完善各项保密措施,堵塞各个环节的泄密漏洞,严防失泄密现象发生。档案是一种重要的社会信息资源,不但要重视其载体的保管和保护,更要重视其所含信息的开发利用,来实现信息资源共享。
综上所述,企业只要正确地认识档案鉴定工作的目的、意义、作用及其原则,真正从思想上重视档案鉴定工作,从档案鉴定制度上、工作计划上确保落实,努力克服档案鉴定工作中存在的难点,逐步摸索出一套完整有效的档案鉴定工作程序与方法,就能保证档案鉴定工作健康有序地开展起来,从而促进企业档案管理工作朝气蓬勃地向前发展,使档案工作更加适合现代化企业发展的需求。
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档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中,如何促进档案管理水平全面提升,实现档案工作由“事务型”向“参谋型”,由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”,是档案工作者义不容辞的职责。小编认为,在信息社会化和社会信息化不断发展的今天,作为供电企业的档案工作者,首先应该增强档案为企业中心工作服务的意识,紧紧围绕企业的需要,各部门的需要和职工的需要,主动开发档案信息资源,并对档案信息资源进行综合加工、深度开发,为企业的科学发展提供经过提炼、深层次高质量的档案产品,创造档案信息服务的新形势,开拓档案信息服务的新领域,实现档案信息服务的新目标,归根结底一句话,就是要把技术档案管理放在首要的位置上,并以此服务企业的中心工作。
编制电网建设工程项目档案管理导则,按照分类号、文件顺序号的结构,详细排列所有电网建设工程项目文件,为整理项目文件提供依据,为项目文件的齐全、完整提供保障,使项目档案的分类编目更加科学合理,有利于日后的检索查找,从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。
电网建设工程项目档案管理导则的实施,受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。导则实施后,项目文件的收集更加齐全、完整,整理更加规范,归档更加及时,查找更加方便快捷,为档案专项验收、达标投产验收和创优检查的顺利通过提供了方便条件,为日后的查找利用奠定坚实的基础。
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合同纠纷,是指因合同的生效、解释、履行、变更、终止等行为而引起的合同当事人的所有争议。合同纠纷的内容主要表现在争议主体对于导致合同法律关系产生、变更与消灭的法律事实以及法律关系的内容有着不同的观点与看法。合同纠纷的范围涵盖了一项合同的从成立到终止的整个过程。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于企业合同纠纷处理关注的十个问题探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
关于企业合同纠纷处理关注的十个问题探讨全文如下:
业务实践中,合同执行多数需要适时、适情、适宜地修正和变通。比如交货期间推延、货物验收机构更换、合同部分或全部权利义务转让、仲裁条款变更、货物数量变更或质量修订、滞船期经济补偿、索赔承担等。前述修正和变通可能衍生两种结果,即“补充协议”或者“争议纠纷”。本文旨在分析合同争议纠纷应予关注的十个问题。
合同争议,根据争议内容,分为“解释争议(纠纷)”“执行争议(纠纷)”两类。
解释争议(纠纷),是指合同各方对合同条款内容的实体性理解分歧,导致对合同执行的具体内容产生歧义。解释争议多发生于合同语言的多版本情形中,如中英文歧义。对于合同未约定语言效力的解释歧义,国际惯例一般采取“最密切联系原则”解释。所谓最密切联系原则,即与签署、履行合同行为联系最紧密的原则,如合同各方机构所在地、货物交接地、合同签署地、被执行方财产所在地等等,均具有密切联系因素。
执行争议(纠纷),是指合同各方履约过程中针对合同权利义务的争议或纠纷。比如乙方交付的货物不符合合同约定、货物运输途中损毁或缺失、乙方未依约履行造成相对方经济损失、不可抗力导致合同延期履行或解除等等。国际条约或惯例、各国立法机构主要对私法领域中合同执行纠纷的处理实施法律制定。如我国的《民法通则》、《合同法》、《消费者权益法》、《产品质量法》等。合同执行纠纷的基本类型大体有“质量纠纷”和“款项纠纷”两种。前者是指货物或服务的提供方提供的货物、服务品质不符合约定导致纠纷,后者指接受货物或服务方不依约支付对价导致纠纷。
解决解释争议(纠纷),从两个方面入手:一是合同签署时明确约定何种语言具备最高效力;二是合同争议解决条款约定国际仲裁机构,由仲裁机构依据仲裁规则和国际私法的规定处理。一旦出现解释争议,在未约定最高效力语言的情况下,合同各方应尊重对方语种的通俗意义,求同存异,本着履约诚信和公平交易的原则积极协商解决。
对于执行争议(纠纷),主要采取两步解决方式:一是争议各方本着诚信履约的原则,积极协商解决,补充协议;二是一旦谈不拢,则依据合同条款中约定的争议解决方式进行诉讼或仲裁。
法律纠纷处理的基本原则是“以事实为依据”,事实的载体是证据,而证据的表现形式,则具体为书证、物证等。具体到业务层面,比如合同或协议文本、备忘录、合同各方的E-MAIL邮件、业务传真、正式商务函件、业务通知、货物验收单证、进出口报关单证、信用证、保函、货物样品等等,尤其重要的,是合同各方对争议事项的交涉证据、质量检验证据。
自业务洽谈意向期始,业务人员就要着手整理业务卷宗,要区分“质量”和“款项”两个层面归总档案内容,固化书证,封存样品物证,以便争议发生时做到有理、有据、有节地协商、诉讼或仲裁,最大限度维护己方合法权益。
当发生合同纠纷时,相关人员应按照法律风险管理制度,以及本企业合同管理、纠纷处理等方面的制度规定,采取“先协商后法律程序”的解决步骤。协商宜由相关业务部门实施,法律程序则以法律部门为主,业务部门辅助办理。协商中注意获得法律人员的专业支持。具体承办合同纠纷时,要关注保留书面证据(如谈判记录)和法律时效(如诉讼时效、上诉时效、法院或仲裁的举证期、答辩期等)两个关键点,做到证据完善、准确和纠纷解决的及时、合法。
以笔者所在企业为例,纠纷进入诉讼(仲裁)后,外聘律师由公司法律部门报经公司法定代表人决定后统一组织实施。外聘律师要及时报告所开展的调查、办案工作情况,接受委托方的监督。如果案件所涉业务存在投保出口信用保险的情况,则在采取诉讼(仲裁)行动前须知会中国出口信用保险公司后方可进入诉讼(仲裁)程序。原因是这涉及保险公司的保险权益。
在确保企业合法权益的前提下,业务合同中应对合同争议适用的法律、争议解决方式(协商、诉讼、仲裁)、管辖机构(法院、仲裁机构)等做出明确约定。
一旦发生纠纷且无法协商,争议方必然对簿公堂以决公义。按照诉讼程序法规定,“或诉或裁,只择其一”。意指合同中只能约定诉讼或仲裁的一种方式;且如果约定仲裁,仲裁机构必须明确,否则在无法推定的前提下视同“未约定”。实践中,首先要确定诉讼还是仲裁,其次是确定争议解决的具体机构。如诉讼管辖法院是哪一地法院,仲裁机构是哪一个具体的仲裁委员会。如属涉外纠纷,还需要明确争议解决适用何种法律。
国内诉讼(仲裁)中,涉及E-MAIL邮件的证据一般需要公证机构的“证据固定”公证,即由公证员对该邮件的真实性和内容作出证据固化。涉外纠纷中,如合同约定中国法院管辖,则证据文件的翻译公证是必不可少的环节。如果该证据来自国外,按照我国《民事诉讼法》的相关规定,证据文件需要证据来自国的公证机关公证,和我国驻该国使馆(领馆)的认证方为有效证据。结合纠纷处理的及时原则,办案实践中,前述证据的公证、认证程序也要及时、合法、有效的办理。
司法实践中,国际商事惯例、各国法律均对诉讼行为的时效进行了明确规定。如我国法律规定的2年合同纠纷时效、国际买卖合同纠纷4年时效等等。诉讼时效的立法初衷,是督促当事人及时、合法的主张权益。一旦逾期,虽然实体权益尚在,但法律无法实现保护。
基于这一现实,争议产生时,业务部门尤其关注的是及时发出维护权益、主张权利的正式函件,如关于款项催收的通知、信函,与外商关于质量瑕疵的E-MAIL邮件,催款邮件等等。同时,为确保时效的真实有效,可以采取第三方固定证据的方式,如公证送达、特快专递公司证明妥投等方式。如果前期未及时发出函件,则在诉讼(仲裁)前采取补救措施予以完善。
合同纠纷产生后,开展协商、诉讼(仲裁)准备工作的同时,务必及时关注争议方的经营和注册变更情况。如发现对方经营状况恶化,现金流短缺,转移资产,无法履约支付货款或交付货物,则应及时行使《合同法》规定的“不安抗辩权”,“止血”减少损失。及时了解对方是否存在更换法定代表人、变更注册地址等可能隐含重大经营变化的信息,以便及时、有效采取应对措施。另外,在可能诉讼的情况下,可以委托律师对其财产实施调查,以确保诉讼权益的有效达成,必要时采取诉讼保全或诉前保全财产的方式保障执行权益实现。
合同执行交货后,相对方不能依约按期付款,怎么办?实践中,为保证后续合作的顺畅,大多采取签署“分期还款协议”的方式解决。签署分期还款协议时,要注意如下四点问题:一是明确约定还款期限,二是约定还款逾期利息,三是约定还款协议的解除条件,如连续几期未还则解除的文字约定,四是履约担保问题。
对于企业而言,无论是主动起诉案件,还是被动应诉案件,案件终结必然导致财产权益的处理(败诉方赔款或是法院执行回款),随之衍生的是财务部门的账务处理。为此,纠纷处理完毕后,相关部门要及时地向财务部门提出账务处理申请,在提交完善法律文书的前提下,完成财务账目的调整和数据更新。到此,案件完成闭环操作。
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加强企业信用监管作为工商职能的一个新探索,要努力做到依法行政、依法监管。首先,必须遵循行政执法的基本原则。一是行为法定原则,即企业信用监管的对象、内容、范围和方式,要依法进行并对行为后果承担责任; 二是公平、公正、公开原则,即对企业信用监管的依据、程序和形式,应当公平、公正、公开地开展监管,自觉接受社会监督; 三是处罚与教育相结合原则,即对违法行为依法制裁的同时,要进行警示教育,从正面引导规范,不搞不教而诛,做到攻大奸戒小过。其次,必须依法运作。一要充分利用已有的法律法规。法律、法规、规章赋予工商行政管理部门对企业法人及法定代表人的监管职责、已在工作中运用的文件、报表等,是开展企业信用信息征集的基本依据和资料。二要创造条件规避法律问题。如信用等级评定结果的公开,最有影响的是等级好的、等级差的两端。对等级好的,可以通过征求意见的程序,以自愿方式进行公示、提供查询; 而对信用等级差的,因其一般都因违法违规受到行政处罚,则采取公布其违法违规事实的方式,对其进行公示。三要注意内外有别。信用监管中的评估标准、等级、公示等,法律条件尚不充分,可作为内部监督措施实施并注意内部保密性,以避免引起法律诉讼。同时,要积极着手研究开发,为企业信用监管提供法律保障。可探索在立足内部管理后再依法、有序地向社会公开,从行政规章、法规最后到法律的立法过程。当前工作的重点,在于充分利用制定工商行政规章的空间,为企业信用监管创造条件。
如对一些报表的设计上,按照企业信用监管的要求,增加栏目,明确内容,便于信息的处理; 对企业信用评估,可采取全系统统一指标体系、评估模型,但分地区分级统一参数的方式,以使评估既具有权威性,又能更切合各地实际; 对分类监管,可将企业的信用等级与工商系统内部已有的监管措施进行重新整合,使之配套一致。
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固定资产盘查是企业每年都必须进行的一种财产清查,在企业盘查的实务中,固定资产盘亏是比较常见的一种情况;相反的,固定资产盘盈却极为少见。所以,在新的会计准则中,固定资产盘盈的处理就相对比较简单。可是,固定资产盘盈的原因和种类有很多,情况也各有差异,对所有的固定资产盘盈进行笼统的处理是不恰当的。以下是读文网小编为大家精心准备的:论企业固定资产盘盈的处理相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:固定资产盘查是企业每年都必须进行的一种财产清查,在企业盘查的实务中,固定资产盘亏是比较常见的一种情况;相反的,固定资产盘盈却极为少见。所以,在新的会计准则中,固定资产盘盈的处理就相对比较简单。可是,固定资产盘盈的原因和种类有很多,情况也各有差异,对所有的固定资产盘盈进行笼统的处理是不恰当的。对此,本人总结了国内一些会计学者的观点和看法,借鉴了国外一些专业人士的思想,并通过实践与思考,把固定资产盘盈按照原因的不同分成三类8种。同样的,由于会计处理和盘盈的性质不同,在税务方面的处理也要有不同之处,也不能一律按照会计准则中的规定,全额补提以前年度所得税,具体的详细分析与解释在本文中也都有相应的探索与结果。
关键词:固定资产; 税务处理; 会计处理; 盘盈
(一)固定资产盘盈的定义与性质。要理解固定资产盘盈的性质与定义,就要了解什么是固定资产和盘盈。1、固定资产大多数情况下是要为生产产品而持有,在个别非生产企业中,固定资产担任提供劳务的任务,以及进行经营管理或出租的有形资产;2、固定资产的使用寿命应该较长,一般都超过一年,即一个会计年度。以上即为固定资产的定义。在现今中国的制造业企业的资产中占重要部分的,就非固定资产莫属了。
(二)固定资产盘盈的形成原因与分类。总的来说,固定资产盘盈的原因有以下两种:漏记与错计 。如果企业会计在日常工作中,对所有的业务都进行了及时的登记,那么固定资产盘盈就可以说是不存在的(一些没办法做到及时登账的特殊企业除外)。所以在此,本文就以错计与漏记为前提,把固定资产盘盈的原因细分为以下八种情况:
1、由于购入固定资产时漏记,从而造成了固定资产的盘盈;2、由于购入固定资产时错计,从而造成了固定资产的盘盈 ;3、由于固定资产的折旧已经提够,但却仍在使用,从而造成了固定资产盘盈;4、由于经营需要而租入固定资产,未能偿还,从而造成了形成的固定资产的盘盈;5、由于接受捐赠时漏记,从而造成了固定资产的盘盈;6、由于出租固定资产后接受赔偿,从而造成了固定资产的盘盈;7、由于前期差错形成的固定资产盘盈;8、未知原因形成的固定资产盘盈。
为了使理论思路清晰,我把以上八种原因归为三类:1、由于本期原因形成的固定资产盘盈和由于上期原因形成的固定资产盘盈;2、重要的固定资产盘盈 和 不重要的固定资产盘盈;3、错计形成的固定资产盘盈、漏记形成的固定资产盘盈以及因其他原因形成的固定资产盘盈。
(一)分析固定资产盘盈的会计处理
1、国际上对固定资产盘盈的看法。在固定资产的盘查中,除了处理盘盈所得应该通过的会计科目外,盘盈的固定资产在入账时也要确定一个合理的价值。
2、国家现行准则中做法的理论分析。在国家现行准则中,无论固定资产的价值大小,使用时间长短以及固定资产盘盈所属的会计期间,统统一律作为以前年度的差错,计入“以前年度损益调整”核算。但是根据会计重要性原则,会计信息应反应企业在某个时点和某段时间内,真实的、完整的财务信息。
但是企业有时也有偶然的特殊状况,比如固定资产盘盈的数额较大,产生的影响较为重要;又或者是固定资产盘盈是因为本期的差错。所以根据会计的实质重于形式原则,我认为在遇到类似这种偶然情况时,企业应根据具体业务情况对相应的科目进行冲减,不能继续照搬现行准则的规定。根据前文分析的三类情况,处理的方法有以下几种建议:
(1)属于当期的固定资产盘盈:由于发生的固定资产盘盈属于当期差错,不涉及以前年度财务报表,因此不能通过“以前年度损益调整”科目核算,而是相应的计入“营业外收入”“应付账款”“实收资本”“管理费用”等科目。
1)盘盈的固定资产属于由未知原因形成的情况,应以其用途为依据进行处理。若该固定资产继续用于生产相应产品,则将其作为营业外收入冲减当期生产成本。会计处理分录为借“固定资产”,贷“营业外收入”。
2)盘盈的固定资产属于由未知原因形成,应以其用途为依据进行处理。若该固定资产用于办公室或者管理层,则将其作为管理费用冲减当期费用。会计处理分录为借“固定资产”,贷“管理费用”。
3)盘盈的固定资产属于由本期购入未记账形成,应以入账价值为基础补记当期的相应项目,增加应付账款,而不能作为以前年度利得,也不能确认本期利得。会计处理分录为借“固定资产”,贷“应付账款――XX公司”。
(2)属于前期的固定资产盘盈:
1)盘盈的固定资产由以前年度错记漏记形成,按照《企业会计准则》与实际情况都应调整以前年度损益,则应予以调整,贷记“以前年度损益调整”。若此时,以前年度利润为零或为正,则应以盘盈的固定资产入账价值为基础,以企业所得税率和盈余公积率为计提比率,分别补缴企业所得税和计提法定盈余公积。并结转未分配利润。
2)盘盈的固定资产由以前年度错记漏记形成,按照《企业会计准则》与实际情况都应调整以前年度损益,则应予以调整,贷记“以前年度损益调整”。若此时,以前年度利润为负,且盘盈的固定资产入账价值刚好能够弥补上期亏损,或者还不够弥补上期亏损,则不应补缴企 业所得税,也不应计提法定盈余公积,只调整以前年度损益。
(二)分析固定资产盘盈会计处理的税务影响。在我国税法中分为两种情况:(1)该固定资产的市场价值不能确定(2)该固定资产有可以确定的市场价格。对于两种情况下盘盈的固定资产,其价值有不同的确定方法。在情况(1)中,固定资产应用其未来能带来的现金流入计量它的价值,这种计量方法与现行税法中关于固定资产的计价理论相同;在情况(2)中,固定资产应用其市场价格减去按照其新旧程度估计的损失后来进行计价,此种计价方法异同于税法的规定。
在会计准则中,固定资产盘盈的处理方法简单方便,并且符合大多数企业的大多数情况,即企业的固定资产在大多数情况下不会出现盘盈,即使盘盈也不会有大额重要的盘盈。所以准则选择了一律通过“以前年度损益调整”来调整以前年度的利润和所得税。
总之,我认为固定资产的盘盈不应该一律通过“以前年度损溢调整”科目来进行组织核算,应分别根据固定资产盘盈的原因和其价值的大小等这些不同的情况来进行会计方面的处理。还要考虑税法的情况,同时也要考虑如下几点:
第一:盘盈所得的处理问题
不同期间形成的固定资产会计差错,从而造成的固定资产盘盈,要记入不同期间的财务报表中去。由于上期原因形成的本期固定资产盘盈所得,应调整上期报表。
第二:入账时,盘盈的固定资产价值如何确定的问题
在新会计准则规定中,盘盈固定资产的入账价值应该是固定资产的重置价值减去其应提的折旧之后的价值来确定。这个问题在袁有斌和李昕诺的文章《固定资产盘盈的会计处理异议》中有不同的看法。
第三:盘盈通过的科目问题
如果盘盈的固定资产是以前年度的会计差错,通过“以前年度损溢调整”科目来核算,盘盈的固定资产是本期的会计差错,通过“待处理财产损溢”科目核算,因为会计记录本身的问题造成的固定资产盘盈,不能确认为所得,而应该视为对账目的一种调整,直接进行补充登记,调整有关科目即可。
[1] Partenie Dumbrav,Accounting policies applied by entities and the value of fixed assets[J],Studia Universitatis "Vasile Goldis" Arad,2012
[2] 龙银州,谈谈固定资产盘盈的会计处理[J],新会计,2011
[3] 龙银州,再谈固定资产盘盈的会计处理[J],新会计,2011
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秘书人员作为领导的参谋和助手,在辅助领导科学决策时,要和领导者和领导集体处好关系;在为领导或领导集体服务时,要认清服务角色,正确处理好与领导、下级的关系。秘书对上要处理好与领导的关系,对下要处理好与基层的关系,对内要处理好与同事的关系,对外要与各种机构、各色人等打交道。
(一)顾全大局在社会生活中每个人都有自己的个人利益,每个单位都有自身的局部利益,同时一切个人与单位又有不同层次的全局利益和最高层次的国家利益,秘书人员也不例外。如何处理个人与集体、局部与全局、单位与国家之间的利益关系,是人际关系中的一个重要问题。秘书人员应该对本单位的职能和工作范围有个全面地了解,把自己的本职工作放在单位的全局当中考量,这样才能更好地完成任务。在当今信息化和经济全球化时代,秘书如果不了解大局就难以跟上时代的步伐,难以为领导提供卓有成效的参谋辅助。
(二)敏言慎行办公室是一个敏感地带,身处其中的秘书,要尽可能地多观察你周围的同事如何做,虚心请教、模仿并把所从事的工作做得尽善尽美,而尽量避免言语、举止方面的张狂。即使你十分健谈,甚至是出口成章、口若悬河,也必须克制自己。同时,在单位里除了做好你的本职工作外,要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的卫生清扫、桌面整理、准备开水等),它可以表现出你对单位的热爱、对同事的关心,也体现出你个人良好的品质和修养。因此,你必须时时注意你言谈的恰当,事事注意你举止的适度。
(三)宽人严己秘书长期工作在一起,因性别、性格、年龄、爱好等差异,同事之间因一些细微末节产生一些小误会、分歧甚至争吵是正常的,若争强好胜,处理不当则会酿成纠纷、冲突进而造成伤害,其结果必然是两败俱伤。
当好秘书要有着高尚的道德品质,宽人严己,友爱合作,宽容待人,助人为乐,不与别人斤斤计较,不因小怨而存嫌。以博大的胸怀接纳身边的同事,有时退一步海阔天空,适当地忍让也会为自己赢得尊重,赢得好人缘。
(四)尊重别人尊重和重视他人,是秘书人格品质的表现和人际交往的原则。为此,应做到:第一,真正地关心和帮助别人,这是人际关系的关键。如果用爱心和同情心去审视某一个人,那么这个人总有其可爱和可贵之处,而若缺少了爱心和同情心,我们就无法认识和理解别人,也无法与其和睦相处。当同事遇到困难处于困境时,应伸出援助友好之手,尤其是那些与自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人际间的坚冰,让人感到你的仁慈和无私。这样,当你面临困境时,人们也会及时地对你施以援手。第二,要经常真心地表示自己对别人的感激之情,要真诚地赞扬别人的优点。这样,不仅能加深双方的友情,且能促进别人的发展。第三,尊重他人还意味着不要轻视和瞧不起他人,尽管有时是无意的。当自己与别人比较、强调自己的长处、优势或直接贬低别人时,都有可能伤害对方的自尊,造成对方的自卑,甚至影响双方的人际交流。
(五)诚信正直秘书人员在处理人际关系时,要树立“诚信第一”的观念。因为诚信是品德之纲,而正直乃做人之本。现实生活中不乏有些秘书利用领导的“授权”轻易许诺于人,但或置之脑后,或迟迟不办、办而不果而使自己陷入交际困境的实例颇多。因此秘书必须首先保持诚实的美德,以诚感人,这是获取信用取信于人的一种积极方法。只有忠诚老实,言而有信,态度诚恳坦率,行止彬彬有礼,才能在社交活动中赢得广泛的拥护和支持,进而拥有和谐的人际关系。客观的做法是:既不俯仰讨好位尊者,也不藐视冷落位卑者;既要“言正”,不为讨好敷衍某人而歪曲事实,也要“行正、身正”,“以自己良好的人格魅力去打动、影响周围人的心灵;要端庄而不过于矜持,谦逊而不矫饰作伪”。如此,你便会与周围形成良好的交往氛围,增进相互间的团结合作。
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工程项目成本核算是指在建筑工程项目成本的构成过程中,对具体施工过程中的各种人力资源、物质资源及费用的开支进行监督、控制、调节,对发现的问题及时解决,最终目标是将工程项目施工过程中所需要的各种资源和费用控制在预期成本范围内。
就目前我国工程项目成本核算的实际情况来看,依然存在着很多的问题,主要表现在以下几个方面:
第一,现行的会计核算制度有待进一步完善。就目前我国的建筑行业市场环境而言,建筑施工企业的规模及技能水平参差不齐,企业的成本核算等基本制度还不够完善,实际运用中显得捉襟见肘。不健全的成本核算制度导致建筑企业的实际成本开支无法得到有效控制,对建筑施工企业造成了很大的影响。
第二,需核算成本的项目确定问题。一般而言,建筑工程项目应当正确设置具体的成本项目,但调查显示,在实际的操作过程中却容易出现概念不清的现象。以建筑企业施工中的直接人工费项目为例,建筑企业施工中的直接人工费项目主要包括直接进行建筑施工的工人工资以及运输工人的工资等,一般不包括采购员、机械操作员以及搬运和装卸员的工资。但就实际情况而言,往往将他们的工资也列入直接人工费项目之下。
第三,工程项目成本核算中的程序问题。根据我国现行《企业会计制度》中的相关规定,建筑施工企业应严格按照工程建设合同准则办事,并在施工会计期末对合同的收入与费用进行确认。由于建筑工程项目成本核算的复杂性,在实际工作中很难按照预定的程序进行成本核算,从而使成本核算表现出很大的随意性。这种只是流于形式的成本核算程序,根本无法实现成本管理的目标。
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摘要:本文在企业档案管理存在问题的基础上,提出了问题存在的原因,进而阐述了解决其采取的措施。
关键词:档案管理;问题;原因;对策
企业档案工作同样面临一个与时俱进的问题,为此必须重视改善和解决档案管理中存在着的一些问题。下面就企业档案管理中存在几个主要问题谈几点粗浅的看法。
一、面临的问题
(一)档案工作与企业变革的不同步
随着市场经济体制的逐步建立和不断完善,企业为了在竞争中取胜,以体制、机制、机构的变革,应对市场的风云变幻,在这个过程中,由于档案意识还很薄弱,企业注重的是直观的经济效益,看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作,而忽略了文件收集、利用、归档工作,伴随变改中的人员流动,出现的是文件资料、技术资料流失的现象。甚至有的企业档案工作的地位在企业改制中,出现挤脱现象。
(二)档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应
档案工作是一项十分专业的系统工程,档案人员不仅要掌握档案管理理论,还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识,有了较广博的知识面,才能对多方位的工作应对自如。
而现行不少企业的档案人员兼职的居多,客观上导致对档案知识的学习、掌握不够,其素质不能适应企业档案工作的需要。
(三)企业档案的“主体”错位
档案的主体明确性,是一个企业档案工作的关键。当前不少企业的档案主体观念存在偏差,影响了企业档案工作水平。不少企业几乎把企业的人事档案当成了企业档案的全部,即主体,而忽略了企业自身发展所形成的真正确定企业命运的颇有价值的“主体”档案,直接影响企业档案的开发利用和企业的发展。
(四)企业档案编研工作薄弱
有为才能有位。档案工作的地位,档案工作广为重视,从某种程度而言,是靠档案的服务价值来确立。但不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面,一方面由于素质的不到位,另一方面编研意识的缺乏,造成档案的编研工作难以,档案无以得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位,可有可无的最主要的原因。
二、企业档案管理存在问题的成因
导致企业档案管理工作出现漏洞的原因主要有以下几个方面。
(一)因企业性质特殊,在办事流程及日常工作中自主性较大,易造成档案管理政策性失控。如某些项目的审批,企业往往是先斩后奏,导致重要文件、审批手续不齐全、不完整,造成档案资料缺失。
(二)企业档案管理人员兼职过多,且大多不具备档案方面的专业知识。特别是一些合资企业往往不设立专门的档案管理岗位,而采取兼职的办法。由于没有专职的档案人员,极易造成档案分散保存。如某合资公司基建档案归项目负责人员管理,设备归设备使用部门管理,财务档案归财务部门负责。这样的分散式管理体制缺乏有机的联系与制约,造成档案严重流失。同时,档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备也是导致档案缺失的重要原因。企业人员流动性较大,档案管理人员更换相对频繁,如交接双方没有端正思想、明确责任,无法保证档案交接工作按照规定办理,出现漏洞。
(三)在企业产权变动中,企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失。如一些公司在关停过程中档案随意堆放;在破产清算过程中会计档案频繁借出,未办理借出、收回手续;企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走;职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等,都会给国家、企业造成不可挽回的损失。
三、决解问题的办法
(一)强化法制意识
树立法制意识,是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作着重要从“提高认识、强化制度”上下功夫,使依法治档深入人心。首先是提高执法的认识,要大力宣传《档案法》等国家法律法规,做到知法、懂法,明确执法的严肃性,提高工作的自觉性,从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次要提高重要性的认识。胡锦涛同志曾指出:“档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去,把握现在,预见未来,档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是项崇高的事业。…思想是行动的基础”。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础。第三要加强档案工作的制度建设和管理网络建设,把档案工作列入企业发展规划和年度计划,保证档案工作专项经费,落实各级领导档案工作责任制,建立一支训练有素的专兼职档案人员队伍,在各项工作中,实行档案管理“四同步”、“三纳入”等制度,使依法治档工作落到实处。
(二)稳定人员,提高素质
针对档案工作性质,企业要确定专人管理档案工作,针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况,企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训,提高档案人员业务素质,同时要稳定档案专业队伍,加强企业档案管理工作。
(三)要着眼实际,抓好“主体”档案管理工作
企业“主体”档案是企业档案的核心,在抓好其它档案的同时,着重抓好“主体”档案的归档工作,特别是抓好技术档案、设备仪器档案、产品档案管理工作,及时做好设备档案和产品档案的收集、整理与归档工作。保证企业档案的完整性。
(四)积极搞好开发利用,为企业各项工作服务
如何利用好企业档案,开发企业档案信息资源,是企业档案管理的目的;是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此,企业档案管理人员就要围绕企业的发展,编写多种检索工具,掌握市场信息,开发新产品、新技术,变被动服务为主动服务。
(五)建立高效的网上档案管理系统
网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择,以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略,已在全世界范围内推展;加强企业的信息服务工作亦是企业国际化战略的重要组成部分,在企业发展过程中,以企业的档案工作为依托,成立市场信息服务中心,建立网上档案管理系统,不仅能够为企业提供咨询服务,克服企业管理的盲目性,而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。
四、结语
总之,企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作,是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分,搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用,企业只有重视档案管理工作,稳定人员,结合自身档案特点,管好、用好档案,为企业生产经营服务,才会促进企业档案工作迅速的发展。
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意向性收购企业对国有破产企业进行托管主要根据意向性收购企业与清算组签订的托管协议进行。托管企业的账务处理要根据托管协议进行,它与其他企业会计常规处理有诸多不同,既要为国有破产企业顺利破产服务,又要为意向性收购企业对国有破产企业成功收购服务。根据托管协议,托管期是有期限的,属非持续经营,但对于该意向性收购企业,如果对国有破产企业收购成功,它又是持续经营的,托管期间起承前启后的作用。此外还要找出国有破产企业破产的原因,压缩费用、降低成本、加快资金周转,尽快使国有破产企业进入良性资金循环。意向性收购企业需要注意的会计处理如下:
托管企业进行收购时的资金要先全部存入托管企业,然后以托管企业的名义收购,这样便于托管企业收购成功后的资产入账和增资。收购资金存入时的会计处理为:借记“银行存款等”;贷记“其他应付款——个人”。
此外,清算组借托管企业款项的会计处理为:借记“其他应收款——清算组”;贷记“银行存款等”。托管企业借清算组款项的会计处理为:借记“银行存款等”;贷记“其他应收款——清算组”。而涉及政府优惠的处理方法为:对于直接收费的减免,有单据的按单据入账;对于先交后返的税费,按会计制度的规定处理。
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摘要:随着市场经济的发展,基建工程项目建设也愈来愈得到深入发展,如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量的一项重要的工作。基建档案是企业档案的组成部分之一,反映了建设项目管理工作的真实过程,宣钢焦化厂在2007年3月开始实施5#、6#焦炉改造工程建设,结合近年来工程建设经验,对工程建设档案资料的管理实行项目组负责制,理顺了工作程序,对企业做好后续生产组织、设备及工艺优化起着重要的作用。
关键词:重点工程档案管理项目组负责制
0引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设,形成了大量的有价值的档案资料,这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理,对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护,具有十分重要的意义。同时,我们也看到,随着我国市场经济体制的逐步建立,重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化,对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时,把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓,切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上,建立了重点工程项目档案负责制,从实际出发,认真做好工程建设资料的收集工作,理顺工作程序,采取有效措施,在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上,保障工程档案资料收集工作的正常进行,确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1建立重点工程项目档案负责制,形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目,也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理,在工程所涉及人员各自身份不变的情况下,成立工程项目指挥部,下设四个项目组,由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成,在不改变现有编制的情况下,充分利用现有的人力资源,而每个人原来所承担的厂内业务不变,同时规定了各项目组的职责和任务,对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确,对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用,因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理,建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则,成立了档案工作领导小组,统一协调档案管理工作,由总工程师主管档案工作,档案室设立专职档案员,在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员,形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时,即把有关技术文件材料收集工作落实到人,做好积累、保管工作,由各工程项目组组长负责档案管理,做到每个重点工程均有专人管理,负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作,其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络,这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系,保证档案管理与项目建设同步进行,确保了工程资料的完整收集,避免了工程资料收集上的疏漏。
2围绕工程建设,理顺工作程序,形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求,焦化厂技术改造任务加大,生产与基建施工项目交叉点多,为确保重点工程项目档案资料齐全完整,在基建工程项目开工之前,将有关计划通知各部门的档案管理人员,让档案人员参加设备开箱与有关工程会议,使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉,以便及时完整地收集相关资料,使应当归档的资料“粒粒归仓”,对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订,制订出的工程项目档案工作计划,既符合工作进程,又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上,还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作,档案室与各项目组密切联系,首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料,经过档案室收进来、登记、审核、建台账,然后将施工图纸等资料分发到各项目组,并登记上账,再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收,及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整,进行审查,经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责,既负责接收资料,又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作,档案室人员经常深入现场进行指导,一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用,使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集,另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系,积极提供有效服务,从而通力合作,共同做好工程档案管理。
3强化档案全过程管理,形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广,贯穿于工程全过程,工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解,因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识,要认识到做好档案工作,不仅仅只是为当前工作服务,也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来,形成齐抓共管的整体全力,即全过程管理。在全过程管理中,按照《档案法》和《建设项目(工程)验收办法》的有关规定,坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则,保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用,为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先,要树立质量管理意识,运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时,就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中,同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求,将《建设项目(工程)档案管理规定》下发给进厂的施工单位,做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收,各项目组严格把关,并列入厂经济责任制考核中,以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面,确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次,在搞好重点工程档案管理中,充分利用先进的档案管理手段,建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案,并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目,使之适应现代社会需要,为项目建设单位提供更好的服务。
4注重实效,健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程,从项目的提出、设计到施工、验收,档案一直处于活跃的状态,直至验收以后,才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程,一旦工程出了问题,或交工后,需要改建、扩建,档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理,仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够,其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中,影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重,部分人员不重视。为了解决这个问题,焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施,从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约,做好“三约束”,摆正档案和建设项目的关系,确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况,作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的,与各单位奖金挂钩,进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则,认真做好档案验收工作,查漏补缺,发现问题,及时纠错改误;工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料,工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收,齐全完整的予以签字确认。经签字确认的,给予决算、付款。验收不合格的,不签字确认,并不予付款、决算。
5开发利用档案信息,促进档案管理工作
做好档案资料的收集、归档工作是为了利用,而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对重点工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解,大量的档案产生于他们手中,他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说,如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。近几年来实施档案数字化管理,将档案资料及时输入电脑,随时为工程技术人员提供服务,档案管理人员注重用活档案,让档案从工程建设中来,再服务于工程建设中去。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时,他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料,从而保证了工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶。
综上所述,要搞好企业重点工程档案管理,必须扎实抓好档案的基础工作。没有优质的档案基础工作不仅难以保障优质服务和开展利用工作,而且档案管理升级工作也就无从谈起。为了全面规范企业档案工作,提高现代管理水平,企业档案部门必须要立足于档案的基础建设,按照业务规范标准的要求,扎扎实实地做好基础工作,抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用,促使企业档案管理水平尽快提高。
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