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档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。下面是读文网小编为大家整理的档案工作方面的论文,供大家参考。
【摘要】为了能够适应时代的发展需求,人事档案管理作为事业单位统筹工作中的重要组成部分应当在新时期的背景下进行适当的改进,让事业单位提供社会公共服务工作能够顺利的开展。本文通过对新时期事业单位的人事档案管理现状进行描述,提出其中所存在的问题,并根据这些问题提出相应的改进策略。
【关键词】新时期;事业单位;人事档案管理
事业单位进行科学有效的人事档案管理,可以使人事档案的作用得到有效的发挥。一是有助于用人单位充分的了解职工的基本信息,为单位选人用人和干部选拔提供重要参考;二是为职工本人的切身利益如工资、职务职称晋升、保险及退休等提供信息凭证。因此,事业单位要根据时代发展的变化来及时的进行人事档案管理的改进,以此来为用人单位提供可靠有效的档案资源。
一、事业单位人事档案管理的现状
(一)档案管理意识松散。由于事业单位的领导对于档案管理的工作并没有进行重视,档案管理工作通常被安排到其他工作的后面进行,这样的状况导致人事档案不能进行及时的更新,档案管理工作变得形式化。因为上层对档案管理的认识不够,事业单位的其它部门不能对人事档案管理的工作进行积极的配合,使得单位的档案管理具有一定的滞后性。
(二)管理手段体制陈旧。人事档案是对个人教育经历、工作经历、品德作风及政治面貌的详细记录,是个人在职称变动、办理保险时的重要依据。然而现在的人事档案管理还是延续着“档随人走”的体制,这样的状况在一定程度上束缚了人才的流动,调岗的过程也变得繁琐。档案管理部门因为无法对档案进行统一全面的管理,使得收集的档案缺乏一定的完整性。
(三)工作人员素质不高。人事档案管理是一项比较繁琐的管理工作,需要管理人员进行有效的收集、整理、分类。但是在事业单位的档案管理工作过程中,工作人员仅是负责档案的收集,没有对档案进行合理的分类。且档案管理工作大多是由兼职人员进行管理的,在工作过程中并没有专业的档案管理意识和职业素养,在一定程度上影响了档案的真实性和可靠性。
(四)档案管理系统落后。如今互联网跟人们的生活息息相关,计算机被广泛的运用到人们的工作中,事业单位的档案管理工作却没有随着时代的发展变化来进行档案收集和录入的革新。虽然事业单位有相应的档案管理系统,但是工作人员对于这个系统的使用只是进行个人基本信息的存储,要想查阅相关工作人员的完整信息还需要找出纸质的档案,这在一定程度上影响了档案的有效利用率。
二、新时期事业单位人事档案管理的改进措施
(一)改变传统的档案管理观念。为了避免因“档随人走”的体制束缚人员的流动,新时期下事业单位的档案管理应当由单位管理转变为社会的直接管理。①事业单位想查找某一个工作人员的档案可以从社会的人事档案保管机构来进行调动,这样可以让人才的工作调动变得灵活,有利于事业单位的档案管理部门及时的完善工作人员的档案,保证档案的准确性和完整性。
(二)增强档案管理工作的意识。要想事业单位的档案管理工作能够顺利的进行,单位的领导首先要转变观念,同其他工作一样的重视单位的档案管理工作。为了能够保证档案管理工作能够顺利的开展,领导应当让事业单位的其它工作部门来积极配合档案管理工作。为了能够提高事业单位档案管理的工作质量,事业单位应当对档案管理工作人员进行合理的配置,如公开招聘档案管理及相关专业的人员,让具有专业档案管理基础的工作人员来对档案进行收集、整理、分类、使用和更新。
(三)实现档案管理手段现代化。在进行档案管理的过程中应当将手工操作的管理方式和现代化的网络系统管理方式进行有效的结合。在档案管理人员进行档案收集、整理和归档的时候,利用计算机系统对档案材料进行详细的输入,便于在网上查看工作人员的信息。除此之外,事业单位还应当及时的修补档案管理系统的漏洞,通过及时的升级来保证档案管理系统的安全性。档案管理人员还需要对网上档案的记录进行备份,防止因为电脑外在原因和硬件故障所引起档案丢失的状况发生。
(四)提高工作人员的职业素养。仅仅配置专业的档案管理工作人员还是远远不够的,事业单位还要对已经在职的档案管理人员进行不定期的培训,让他们能够了解档案管理的重要性,掌握人事档案管理的政策、规定、技术要求和职业道德要求。除此之外,档案管理人员还需要有一定的计算机基础,在进行信息化管理网上信息录入的过程中保证操作的速度和质量,以保证人事档案的有效利用。
三、结束语
为了能够让事业单位的人事档案管理跟上时代的发展,单位的领导应当予以相应的重视。通过改变传统的档案管理观念,融入现代化的档案管理方式,再加上档案管理工作人员素质的提高,从而使得事业单位的人事档案可以被有效的利用,并且让档案真正的发挥出参考价值。
注释:
①韩秀革.事业单位4人事档案管理思考[J].合作经济与科技,2011,18(05):12-13.
摘要:人事档案在人们的生活和工作中占据特别重要的地位。它是个人的重要记录,可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,。本文从人事档案管理的社会价值,我国人事档案管理中存在的主要问题及解决措施几方面进行了论述。
关键词:人事档案;管理
在现代劳动用工管理中,人事档案的作用包括两个方面:对职工个人而言,人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续;提供婚姻状况证明;为流动人员提供身份认定和办理社会保险。对企业而言,为员工代办申报职称;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整;出具与人事档案有关的证明材料。
一、人事档案管理的社会价值
人事档案的社会价值,是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下,只要进行人事管理活动,就会形成相关的人事资料,就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作,人事档案就具有存在和利用的社会价值。在计划经济时期,人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证,也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考;人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分,在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是,在特定的历史条件下,人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大,重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象,更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。在市场经济条件下,随着社会进入信息时代,信息已成为重要的社会资源,信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程,作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接,而这些信息的获取和利用,离不开人事档案工作的有效运转。因此,要正确认识人事档案的社会价值,充分发挥人事档案工作的重要作用。
二、我国人事档案管理中存在的主要问题
(一)人事档案管理政出多门。现有的人事档案管理体制处于新旧体制转制时期,管理模式基本上是沿袭旧体制,但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理,分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映,它既是束缚人才流动的障碍之一,又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来,随着大中专毕业生就业体制的改革和人事代理制度的逐步推行,在大中专毕业生学籍档案的管理上,个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因,档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
(二)部分企事业的职工档案存在着客观性、准确性、完整性差的问题。没有严肃、负责地填写好每一份档案材料,致使有的档案错漏百出。职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致,工作经历记录不完整等。一些企业,尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用,不给新招用的职工建立档案,甚至随意更改,给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。
(三)档案管理的软硬件不适应形势发展的需要,特别是档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。多数档案室设备陈旧,管理手段落后,防火、防潮、防蛀等达不到标准,档案管理只满足于不丢失,装进袋子,锁进柜子里。
三、加强人事档案工作的主要措施
建立用人与管档相分离的人事档案管理体制,要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制,按照“人档分离”和集中统一的改革思路,将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来,将国有企事业单位的人事档案管理权重新收回来,归政府所有。人事档案管理部门要积极争取领导支持,改善档案管理设施和设备。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此,要不断提高人事档案管理人员的素质,加强业务培训,系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规,用新的人事工作知识武装头脑,开阔眼界,指导工作,以适应新时期对人事档案管理的新要求;同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。人事档案可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是工作经历的记录。是组织、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。人事档案中还涉及到很多方面的问题,诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策。它在个人办理相关手续时,比如报考公务员、工资提升、职称评定以及退休、办理养老保险、办理出国手续等,都是最原始的依据。根据目前我国有关规定,只有将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门或人才流动管理机构保存的人员,才能享受应有的待遇,比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。因此,对于我们每一个人来说,都十分重要,我们一定要重视它。
参考文献:
[1]李玮.对高校人事档案整理的几点思考与设想[J].山东教育学院学报,2009,08.
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档案信息化建设是高校档案工作适应社会与学校发展的必然趋势,电子政务发展给档案信息化建设带来了良好机遇下面是读文网小编为大家整理的档案信息化建设论文,供大家参考。
一、健全规章制度,规范档案信息化管理
规范化、制度化是进行文化艺术档案信息化建设的一项重要内容,也是衡量文化艺术档案管理现代化水平的一个重要标志。文化艺术档案信息化法规、制度是指推动文化艺术档案信息化发展、规范文化艺术档案信息建设的各类法律、法规、规章、规范性文件等。没有这些法规及制度,就有可能在信息化建设中产生诸多问题,如文化艺术档案信息版权问题、文化艺术档案知识产权问题等,影响到文化艺术档案信息化进程的实现。文化艺术单位在进行文化艺术档案信息化建设时,应该按照国家档案信息化建设的规章,根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理规章体系,并在实践中不断加以完善。要根据不同文化艺术门类和载体的具体情况,制定和完善文化艺术档案信息化建设的原则、方法、范围和要求,建立健全文化艺术档案数字化、网站运行、数据库管理等各项规章制度,真正实现文化艺术档案信息化的规范化、制度化。
二、建立目录数据库,为实现档案信息化管理奠定基础
加快建立文化艺术档案目录数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源奠定良好的基础。在建设文化艺术档案目录数据库的过程中,要加强对相关标准和规范的制定与完善,积极开展文化艺术档案数据库著录标准研究,逐步建立统一、规范的文化艺术档案数据管理标准体系,以实现文化艺术档案资源的共享。档案目录数据库,要既符合国家的标准,又要有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等做出统一的规定,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。要实现文化艺术档案信息化管理,首先要把档案目录册或目录电子文件建立成为目录数据库,便于文化艺术档案目录的检索和查阅。案卷级目录要实现机检,重要全宗档案要逐步实现文件级目录机检。
三、利用先进技术手段,加快传统档案数字化进程
所谓传统文化艺术档案的数字化主要是指纸质档案、图片档案、声像档案等的数字化。借助扫描仪、数码相像、声卡等手段,实现实体档案向数字档案的转换,也称原子档案向比特档案的转换。其实质是信息形式的转变,是将现实世界中的记录于各载体的图、文、音、像等艺术档案信息转化为可在网络中存储、处理和传递的数字化信息。这一过程就是数字化。要加强纸质文化艺术档案数字化建设,采用文化艺术档案管理软件等现代化手段对文化艺术档案目录进行著录,对珍贵文化艺术档案进行原文加挂或数字化处理,建设文化艺术档案数据库,为高效、便捷利用文化艺术档案信息资源,实现文化艺术档案信息资源共享提供方便。
四、加强人才建设,提高档案信息化管理人员的素质
加强文化艺术档案信息化建设,必须加强文化艺术档案工作人员队伍建设,尽快提升文化艺术档案信息化管理人员的综合素质。文化艺术档案信息化管理人才是所有具有信息化专门知识和专业技能,能够以创造性劳动为文化艺术档案信息化建设做出贡献者,具体可分为管理型人才、技术型人才、技能型人才和研究型人才四种。文化艺术档案信息化管理人才是推动文化艺术档案信息化的动力,是文化艺术档案信息化建设的宝贵资源。文化艺术档案信息化管理人员应该更新观念,调整心态,不断学习并掌握必要的网络知识和技术,对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理,使文化艺术档案信息能充分发挥最大的开发利用价值,以更好地适应文化艺术档案信息化建设发展的需要。
一、广播电视档案信息化建设工作中出现的问题
由于各个地区经济发展水平参差不齐,因此这项工作的开展程度各不相同。比如中央电视台拥有雄厚的实力,很早就开展这项工作,而且做得很好、很到位。而且率先按照国家制定的《广播电视资料编目规范》来开展档案信息管理工作,但是对于很多县级广播电视机构,很难像中央电视台这样把这项工作做好、做到位。总的来说,地方档案信息化水平比较低,软硬件设备都比较落后。虽然很多地方比较重视这项这个,纳入了很多先进设备,但结果还是无法让人满意。这种情况严重制约了我国广播电视档案信息化管理建设工作的正常进行。
二、推动我国广播电视档案信息化管理工作的措施
(一)提高管理人员的素质和技能
广播电视机构拥有一支高素质、高技能的信息化管理队伍是推动广播电视档案信息化顺利进行的人才保证。因此,做好这项工作,首先应该注重引进高素质人才,引进那些计算机技术、网络技术高超的专业人士。在任用过程中,要选择那些负责任、有担当的同志,要任用那些热爱这项工作、甘于奉献的同志。其次,要加强培训内部的队伍,注重提高档案信息管理工作人员的素质和技能。要做好培训工作,从理论基础出发,结合工作的实际情况,找出合适的培训方法。在提高工作人员素质的同时,要扩大他们的知识面,加快他们知识更新的速度,达到提高自身素质的目的,推动工作人员综合素质全面发展。
(二)加大资金的投入
档案信息化管理工作需要投入足够的资金,需要提供必要的硬软件设备。因此,在开展广播电视档案信息化管理工作中,要做好财政预算工作,从根本上解决资金问题。同时要做好资金的使用工作,合理的使用资金。比如在购置刻录机、扫描仪等设备时要做好资金的监督工作。而且也需要做好其他基础性工作,比如在集中力量将系统档案进行数字化处理的工作,将系统的信息刻录到光盘、磁盘等计算机等储存器中,从而完成档案信息向数字化转化的工作。同时,在对现有的专题、新闻进行整理时,要分门别类,做好整理工作,从而实现信息向数字化、电子化方向发展。
(三)制定合理的广播电视档案信息管理工作体系
制定合理的档案信息管理体系,有利于推动各个地区信息管理工作顺利开展。因为很多广播电视机构在信息管理中没有统一的规范,缺乏成熟的、系统的理论作为指导。所以为了减少不必要的问题,急需制定一套标准体系,从而规范档案信息管理系统、数据格式等工作。
三、结语
总而言之,广播电视档案信息化管理工作不是一项简单的工作,需要认真分析目前工作中存在的问题,找出问题原因。因此,在今后工作中,要加大资金的投入,提高信息管理人员的素质和技能,同时也要制定一套合理的规范体系,推动各个地区广播电视档案信息工作的均衡发展。
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档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分,推进档案信息化建设可谓任重道远,必须站在可持续发展的高度,科学规划,积极推进,不断提高档案信息资源的开采面、利用率,真正实现信息资源共享,为企业科学和谐发展提供服务。下面是读文网小编为大家整理的档案信息化论文,供大家参考。
【摘要】本文论述了行政审批档案管理工作。提出加快行政审批电子档案信息化建设,改善档案信息化基础设施建设,提升行政审批档案管理水平。
【关键词】行政审批;规范档案管理;信息化建设
行政审批是根据法律规定的条件,由实际执法部门来审核是否符合条件的行为。在行政审批过程中,形成的大量具有保存价值的文字、图表、声像等形式的原始档案记录,它不仅是行政机关及其执法人员总结和研究行政许可案例的主要对象,同时也是复议机关和审判机关判断行政许可决定是否合法,能否成立的重要依据。如何做好行政审批档案的有序管理,进一步规范行政审批档案的收集、整理、立卷、归档和保管,按照档案立卷格式完成电子文件管理归档、档案定期移交等工作,成为推进政府行政管理标准化、制度化、规范化的重要课题。
一、规范行政审批档案管理
行政审批中形成的的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史档案记录,是政府行政管理部门无形资产中最宝贵的财富。在接到服务对象申请材料后,应依据行政审批规定,对当场能够办结的行政审批事项和审批服务事项,在其申请材料登记整理后,申请人和办件人签字、盖章,窗口要妥善保管,并负责归档整理工作。对当场不能办结的审批及服务事项,窗口工作人员应对申请材料进行核准,封入档案袋中,由主管部门指定人员将文件档案取回。对需联合审批的事项,由窗口工作人员负责将有关送审档案材料转交或分送联合审批部门。规范窗口工作人员和审批部门工作人员在接、取送审档案材料时,认真履行转接件登记手续,注明取件时间、取件人、经手人等事项。在审批档案材料流转过程中,要求保证受理材料完整性、保密性、无掉页、无损毁现象,确保各类文件档案在运转过程中不丢失。对已经办结的批件及档案资料进行统一整理、分类、排序、盖章、装订,保证资料齐全,目录清晰,管理规范,方便日常查阅。只有强化规范档案管理流程,才能促进档案管理水平上一新的台阶。通过一系列的管理举措及制订完善档案管理制度,逐步完善了“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标。
二、加快行政审批电子档案信息化建设
行政审批档案信息化建设是当前和今后一个时期推进政府行政管理标准化的一项重点工作。通过加快行政审批电子档案信息化建设,把行政审批档案信息由原有传统的纸质文件、声像档案资料等介质文件,通过数据库、高速扫描等先进技术手段,系统组织成具有有序结构的电子档案信息库。再将这种原生的、独有的、不可替代的行政审批电子档案信息资源充分利用,变成电子政务信息公开不可缺少的重要公共信息资源,达到行政审批“公正、公开、公平”的目的。由于行政审批信息系统具有封闭性和不兼容性,导致了电子政务信息公开数据并未完全实现网络整合与全部链接。只有把行政审批档案信息化建设和电子政务信息公开建设有机地融合,才能稳步推进政务信息公开建设协调持续地发展。利用行政审批综合信息管理服务系统再造,全方位、多角度地将行政审批档案信息公开,让行政权力在阳光下运行,让社会公众进一步了解送审材料规定、相关法律法规、办件流程等事项,方便企事业单位的查阅,提高行政审批的时效及工作效率。建立网上行政审批全流程,设置电子报件端口。由原有的面对面办公,发展成为背靠背办公,将纸质档案向电子档案转型,从而推进行政审批档案信息化建设,具有现实的重要意义。
三、改善档案信息化基础设施建设
档案信息化的基础设施建设是档案事业发展的前提和趋势,同时行政审批电子档案信息化建设又是政务信息公开建设的一个重要组成部分,它主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。随着行政审批模式的变化以及公众对行政审批质量和效率要求越来越高,现有的信息系统在一定程度上已经不能满足实际业务审批、行业管理和数据分析的需要,急需建立一个网上虚拟行政审批管理平台,设置网上电子申报端口,实现纸质申报向电子申报的过渡,进一步改进和完善了电子档案的功能,使其记录内容全面、客观、动态。将行政审批全过程形成的档案信息资料依托电子政务平台,公布案件内容、办理程序、承诺时间、监督渠道和结果公示,让权力在阳光下运行,接收社会公众的监督。通过对行政审批电子档案的内容进一步丰富和扩大,使其具有的功能更加适合政府政务信息公开和社会公众的需求。才能更好地为企事业单位、办事群众及社会各界提供优质、透明、高效的服务。
四、提升行政审批档案管理水平
当今社会是一个高速发展的信息时代,新情况、新知识、新问题不断涌现,窗口工作人员同样面临“能力提升”和“业务恐慌”的问题,只有通过不断的继续教育培训,来学习新知识,掌握新本领,开阔新思路,才能更好地为人民服务。同时,档案管理又是行政审批工作的一项重要环节,在材料送审阶段就规范管理档案信息,建立行政审批档案规范管理机制,落实人员负责制、评审监督等保障措施,明确送审参与单位对文件材料形成、归档的职责和质量要求,建立健全报审材料档案管理网络。同时各级领导特别是窗口单位负责人要树立对档案管理的认识和法制观念,深刻了解档案的重要性和潜在价值,充分意识到档案工作是行政审批项目工作的基础之一,是重要的信息资源,档案管理工作的好坏是窗口单位业务管理的体现。窗口工作人员要本着做什么学什么、缺什么学什么的基本原则,严格围绕档案工作人员最想解决的问题、最想学到的知识、最想掌握的技术,提升窗口综合服务能力,应当持续健全现有继续教育与岗位教育的培训方式,形成一种能够有效提升档案工作人员创新能力与工作能力的培训体系,从而提升档案管理工作的水平。
一、建筑施工企业档案信息化管理的现状和问题
(一)在进行档案信息化建设初期阶段,对其调研力度不足。
目前,我国建筑施工企业普遍存在在开展企业档案信息化建设工作前期,对档案信息化建设调研不充分的问题。因此,如果企业对档案信息资源进行合理科学的分类、整合、进行检索以及编码工作,就可以很容易形成一套有效的管理企业信息档案的规章制度,从而从真正意义上形成数字化档案信息管理库,做到真正的利用电子计算机进行档案信息的管理,实现档案信息化。有数据显示,目前我国只有2%的企业能够使用计算机进行企业档案信息等相关数据的管理。由此可见,建立数字化的档案数据库是建筑施工企业实现现代化的前提。档案信息化建设的成功更有利于企业更好的收集、处理、积累具有信息价值的庞大的档案数据。因此在档案信息化建设初期,要加强对其调研。
(二)对档案信息化建设重视力度不够,针对性不强,档案从业人员业务水平参差不齐。
在我国建筑施工企业中,档案信息化建设受到很多企业内部因素的影响,比如高层领导不够重视,导致协调沟通不到位,又如档案人员对档案的管理能力不够好,对档案信息化建设的重要性认识不足,单纯认为档案管理工作只是简单的对工程档案进行收集、整理、归档、保管,因而不需要太专业的知识和专业人才,导致档案管理人员专业知识水平不高、业务水平偏低、来源杂乱,这对档案信息化管理建设有很大的阻碍作用。
(三)档案信息化的探索、开发和建设传统化。
目前国内大多数建筑施工企业档案信息化的开发都流于“表层化”,仍然以比较简单的介绍、汇编和存储为主。比如在数字化的扫描或者目录录入方面,只是由传统方式转变为数字化的网络化的保管,在建立开发的工作中,更多的是改变了档案信息存储方式,没有从根本上改变,没有实质上的突破,甚至有一些企业的档案管理人员从不进行档案的编研及相关的检索工作,至于具有综合性、专题性的档案信息化的调研更是少之又少,甚至没有。
二、关于解决建筑施工企业档案信息化管理的方案
(一)通过几种手段提高建筑施工企业的信息化,加强对企业档案信息化的管理。
加强对档案信息管理人员的培训。对工作人员的培训,要有针对的根据建筑企业档案的实际情况进行,要着重于计算机、网络与应用系统等方面的相关知识与操作的培训。同时也要加强企业档案信息化软件系统维护人员的培训,这其中包含:数据的管理、各个业务模块使用权限的控制以及意外事故的处理等。加强建立档案移交、管理分类方案。对于工程项目竣工档案,集团公司档案管理部门要形成一整套的收集、整理、移交规范。对企业档案、文件的分类以及其组卷原则,都要有统一的要求。
(二)从顶层设计入手,同时培育复合型人才,积极建设并完善企业档案信息化管理。
将档案信息化管理规划到企业的发展中去,依照国家及行业的规划,同时结合企业自身档案信息化发展现状,制定切合实际的的发展档案信息化发展规划。总体规划要从信息化现状、建设目标、系统构架、行动路线、与企业信息化的关系等方面出发,既要有短期要求,又要保证档案信息化工作的长期目标,使档案信息化不盲从、杂乱。要加强基础理论、业务技能的培训,提高对企业档案管理人员学历要求、专业对口性要求。加强对相关人员现代化信息技术方面的培训,在恰当的时机引进专业人才,增强团队实力,为企业更好地服务。
(三)在档案信息化建设中引进新的方法,用应用来促进档案信息化管理的建立。
改变企业档案一归档、保管工作为主的局面,注重档案的应用、扩展范围,提高员工参与档案管理的比例,形成全员参与的好局面。同时应用更加专业档案管理方法,充分利用IT新技术。
三、结束语
企业档案信息化是一项系统而又全面具体的工程,利用好这项资源有利于企业的可持续发展,更好的创造经济效益,为企业的改革发展创造动力。
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在很多公司、单位档案管理工作显得不是那么重要,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。下面是读文网小编为大家整理的档案管理工作论文,供大家参考。
[摘要]人事档案及其管理工作在医院建设中起着关键作用,它为单位提供各类人才基础信息,为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。所以,应重视人事档案管理,更新人事档案管理理念,实现档案管理科学化、规范化、现代化。
[关键词]档案管理;人事档案现状;管理科学化;对策分析
随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入。医院转型后,人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析,与同行们探讨。
一、医院转型后,人事档案现状及存在的问题
(一)人事档案交接手续不严密,重视不够。档案人员大多不是专职,故离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平,改善环境条件,为病人提供优质的服务,而对人事档案管理不够重视,存在医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
(二)档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。
(三)档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;其次是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
(四)员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚;还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
二、医院人事档案管理对策及思考
医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,加强医院人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门工作,为职工本人服务。针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考:
(一)严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,并整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。
(二)建章立制,有章可循,规范操作,积极主动做好档案收集工作。制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因造成,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后查找提供方便。
(三)强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识,提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节,在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时,更应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。
(四)积极做好宣传工作,加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
(五)提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度,提高职工对其人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到人事档案的重要性。二是加强对职工人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。
(六)加快档案信息化进程,提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索,进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化。
总之,要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲出原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,只有这样,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
参考文献:
[1]滕焕君;加强人事档案管理的思考[J].档案;2001年04期.
[2]李瑞龙;做好人事档案管理为选拔培训人才提供可靠依据[J].内蒙古水利;2004年03
【摘要】在博物馆的工作中,人事档案是人才信息的重要载体。它可以证明每个工作人员的人生轨迹,是工作经历的记录,管好用好人事档案相当重要。本文着重探讨博物馆人事档案管理的作用、存在的主要问题及解决的措施。
【关键词】博物馆;人事档案;管理;措施
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。博物馆人事档案是在人事管理过程中形成的。它记述和反映个人经历的德才表现,是个人经历、学历、技术职称、社会关系、思想道德、业务能力、工作状况及奖励处罚等方面的原始记录。是以个人为单位组合起来,以备考察文件材料。管好用好人事档案对博物馆的工作尤为重要。
一、博物馆人事档案管理的作用
博物馆人事档案管理的作用很多,归纳起来主要可分为对单位和职工个人两方面的作用。
1.人事档案管理对单位的作用对博物馆来说,人事档案的作用主要体现在为单位提供依据。人事档案是一个工作人员历史的真实记录,通过利用档案可以清楚地了解职工的工作轨迹,为领导决策提供重要参考和依据。领导为了做到知人善任、选贤举能,将尽可能全面准确地了解职工,通常会将考察现状和查阅人事档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等材料有机结合,而在工作过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会归入个人档案,作为考核依据。因此,在职工考核时,经常会查阅人事档案,考察其德、能勤、绩等方面的情况,从而准确地了解每个人的情况,为单位正确配置人员起到了重要参考作用。
2.人事档案管理对职工的作用对每个职工来说,在人事档案诸多作用中,主要是人事档案凭证作用,它表现在两个方面:①它是每个职工成长轨迹的真实记载。博物馆人事档案,记载着每个职工的身份、党团组织关系、学历、职称、经历、政审情况等,具有重要的凭证价值和参考价值。个人转正、定级、职称申报、办理养老保险、退休等,都需要人事档案“说话”,它的作用不可被替代,如果没有人事档案,个人的权益无从得以保障,甚至可以说它决定每个职工的命运。②它是每个职工工作表现材料的综合。博物馆人事档案管理工作,是按照国家政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工作待遇等内容的文件材料。因此,它是职工个人履历、专业技术水平等基本情况真实反映,它能为职工的评价、考察、任免、调动、晋升等提供可靠的第一手材料,是博物馆人力资源管理和开发利用的重要依据。
二、博物馆人事档案管理存在的主要问题
1.对人事档案管理的作用认识不够。没有真正发挥其作用,人们对人事档案管理工作的认识存在一些误区,认为人事档案工作就是保管工作,只要不丢失、不泄密,能应付查档就行了。不能做到有效利用人事档案资源,既便是利用,也仅限于人员的简历、职称等范围,这种现象的持续,会使得人事档案的利用率降低,其服务于博物馆工作的作用就不能真正发挥。
2.对人事档案管理的内容缺乏特性。博物馆人事档案的内容仍然使用比较传统的记载方式,存在单一的现象,不能很好的反映出职工各方面的才能和特长等特点,实际上博物馆职工大都是受过专业教育的人员,都具有突出的专业才能和个性。传统的人事档案记载方式会模糊了这种个性特征,从人事档案中很难清楚地了解到每位职工全面的实际情况。
3.对人事档案管理的硬件投入不够,信息化程度比较低。随着博物馆工作的发展和科技的不断进步。人事档案管理应该逐渐信息化。但博物馆仍然采用传统手工的记录方法对人事档案进行管理。没有充分利用先进的技术手段和措施,既使引入了微机操作,但是仍旧无法达到无纸化办公程度,信息化程度不高,不仅影响了人事档案管理,同时也降低了博物馆工作效率。
三、加强博物馆人事档案管理工作的主要措施
1.领导重视
领导应增强档案意识,充分认识人事档案管理工作在博物馆管理工作中的重要作用。真正重视人事档案管理工作。要将人事档案工作列入工作计划,摆在重要议事议程,定期提出任务要求和听取工作汇报,完善档案管理人员的工作职责。切实解决人事档案工作中的实际问题,对人事档案工作做到有部署、有检查、有落实。
2.完善制度
根据博物馆人事档案工作的实际情况,不断完善博物馆人事档案管理的制度建设,为使人事档案管理工作有章可循,确保人事档案的安全保密、合理利用、规范整理,应建立完善人事档案收集、鉴别、归档、整理、查找、检查、核对、传递等各项制度,努力形成一个完整的规章制度体系。在此基础上,更要关注贯彻落实情况,要按照制度的要求及时将收集的人事档案材料,从手续是否完备、表述是否准确等方面进行认真细致的鉴别,使人事档案收集和归档工作真正做到不丢失、不积压,客观真实的反映事实,保证人事档案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技术
人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求,也是提高档案管理效率,实现人事档案管理现代化必由之路。因此,人事档案管理要不断学习掌握现代化档案管理理论和新技术的运用、开发新手段。及时快速将人事档案信息以影象、数字化等形式予以保留。建立人事档案数据库,利用电脑、扫描仪、传真机等现代化设备和先进技术,将档案资料整理、录入。通过处理后,原来的文字图片甚至声像资料转变成数据资料,一旦档案发生变化时,可以随时更新信息,保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
四、小结
人事档案管理工作是博物馆工作不可缺少的重要管理工作,认识人事档案管理工作的作用,分析其存在不足并找到解决的措施,充分有效利用人事档案的价值,切实做好人事管理工作,对于促进博物馆工作具有积极意义。
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文书档案是高校档案中的重要组成部分,是高校行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。当前部分高校文书档案管理工作不容乐观。以下是读文网小编为大家精心准备的:文书档案信息化管理存在的问题与对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着计算机技术的迅猛发展,高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询,节省档案存放空间,迫切需要实施档案信息化管理。
[关键词] 文书档案;管理;问题;对策
(一)办公效率大幅提高
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用计算机软件之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行。
(二)电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。
(三)提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统,传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术,可直接通过网络进行传递,大大提高了文件传递的安全性和及时性。
(四)文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展,档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立互联,从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
(一)对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案信息处理复合型人才奇缺,大部分档案人员信息技术水平偏低,尽管单位引进了现代化设备,但不能充分发挥作用,根本谈不上实现档案管理信息化。
(二)电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,使得文件保密性变弱。电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹,虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性,而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验,而且网上窃密技术不断发展,进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
(一)提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能。事实证明,只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上,档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主,培训为辅”模式,逐步形成终身教育机制,保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径,要对本单位的档案人员建立学习激励机制,把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度,通过交流,多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案部门和档案人员的信息源。
(二)信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间,设置物理隔离,以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址,然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制,无论何种类型防火墙,从总体上看,都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性和真实性,成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设,提升档案管理和利用水平,充分发挥档案的信息功能。
文书档案信息化管理存在的问题与对策相关
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新形势下,各行业对档案管理工作提出了新的要求,要求档案管理工作实现规范化。以下是读文网小编为大家精心准备的:新形势下档案管理工作规范化的研究相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]档案作为历史的原始记录不仅可以为各领域科学研究提供最为真实可靠的资料,还可以为领导决策以及企事业单位职工考核提供依据,在各机关以及企事业单位的正常工作中具有不可或缺的作用。因此,加快新形势下档案管理工作规范化的进程已迫在眉睫。针对目前我国档案管理工作中的一些问题,本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。
档案具有较高的保存价值和科研价值[1],档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作,档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响[2-3]。在社会迅速发展的今天,档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。而目前我国档案管理工作中仍具有一些亟待解决的问题,同时,传统档案管理理论、方法及方式已不适应社会迅猛发展的需求。因此,加快新形势下档案管理工作规范化的进程成为目前我国档案管理工作的重要任务。本文针对目前我国档案管理工作中的一些问题,分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。
档案是某一单位或者企业各种信息的积累,是单位发展过程中重要的信息来源。档案对于一个单位来说,是一种无形的资产,可为单位的经营决策提供重要的科学的依据。随着社会的发展,人们对档案管理的要求也逐渐增加,档案管理工作要和目前信息化现代化建设相一致,因此,档案管理工作规范化可以使管理工作更标准,更有利于查找和使用,并且可收集单位发展过程中的重要信息资源,以最大程度发挥档案的功能。
长期以来,档案管理的观念落后,对档案管理的重视不足,使得档案管理人员认识不到管理工作的重要性,从而在工作中缺乏主动性、积极性、创造性,影响了档案管理工作规范化的开展。传统的档案管理人员对工作缺乏热情,重视度不足,并且从事档案管理的人员大部分没有经过专业学习,使得档案管理工作的服务质量无法保证,加之档案管理人员流动性较大,影响了档案管理工作规范化的开展。目前的档案管理技术较为落后,设备设施陈旧,也严重影响了档案管理工作规范化的开展。
进行储存、编目、检索、查阅档案资料,减轻工作人员劳动强度,节省空间,提高工作效率,使得档案案卷整齐规范,便于查找。5.将档案分门别类,充分利用档案原基础。对案卷基础较好且具备全因目录的一些案卷,在全因目录上直接进行分类标引,对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、时间、地址等信息用案卷目录录入,然后获得分类号,提高著录速度,便于查询。6.提高档案管理人员的整体素质。定期对档案管理人员进行专业知识培训,不断提高其业务水平,并要求档案管理人员积极主动提升自身素质,在实践中不断自我总结完善,提高档案管理的专业素质和综合素质。
沿革,可以真实反应企业职能活动整体面貌,是企业发展的信息基础[7]。目前我国档案管理相关制度尚不完善,仍存在领导重视不足、档案管理人员专业素质较低、档案管理相关设备设施投入不足等缺点,档案尚未充分被利用和有效的发挥其价值[8]。因此,新形势下的档案管理工作规范化建设势在必行。
针对目前我国档案管理工作中的一些问题,本文分析探讨了新形势下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化,为档案管理现代化提供一定的理论基础。新形势下,我们要从对档案重视度、清查原有档案、健全档案管理制度、提高档案管理人员综合素质、加大档案管理相关设备设施的投入等方面进行档案管理工作规范化建设,使档案管理工作更标准,更有利于查找和使用,并且可收集单位发展过程中的重要信息资源,以最大程度发挥档案的功能。
新形势下档案管理工作规范化的研究相关
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当前,信息技术发展空前迅速,信息化已全面融入到医院档案管理工作中,并且发挥着巨大的作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:基于信息化视角对档案管理的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]伴随着信息技术的更新与发展,以及远程联网的广泛应用,当前,已经基本实现了档案信息管理的远程传输与社会共享体系。在网络信息技术不断进步的时代里,我们应当从根本上改变传统的档案资源管理观念,与时俱进,运用创新思维,加快档案资源管理的信息化建设,提升档案资源管理的现代化水平,因此,本文从实现档案资源管理信息化的重要性入手,对档案资源管理理念创新视角下的档案资源管理信息化策略进行研究。
随着高速、大容量档案影像管理系统的广泛应用,档案资源管理的专业化、信息化建设迫在眉睫,为了能够对档案进行长期的管理与保存,并能够在需要的时候及时进行查询,实现档案资源管理的信息化建设还能够有效的节省档案存放空间,提升档案资源管理的工作效率,档案资源管理工作应当及时创新管理理念,制定明确的新时期档案资源管理发展目标,在充分运用网络信息技术、远程通信及信息技术的基础上,实现档案资源管理的信息化,提升档案资源管理工作质量,因此,本文对档案资源管理理念创新视角下的档案信息化建设具有重要的现实意义。
随着信息化时代的发展与进步,档案资源管理中涉及的信息量在逐渐的增加,信息种类也逐渐向多样化发展,传统的档案资源管理方式与当今快速发展的科技信息技术已经不相适应,不能满足当今时代对档案资源管理的更高要求,所以,实现档案资源管理信息化是符合当今时代发展要求的,是档案资源管理发展的必然方向,作者认为当今档案信息化建设的重要性主要表现在以下四点:
网络,建立起档案信息与其他信息系统之间的互联,并以此为基础实现档案资源共享,有效的提升了档案资料的利用率;再次,使档案保存方式多样化。在电子信息技术不断更新与进步的今天,对各种电子文件进行存储、读取的设备也越来越多,为档案人员进行档案资源管理提供了多种方式,使档案资源管理更加便捷与快速,而且在电子设备的辅助下,无形之中增加了档案资料的保存时间,有效的避免了传统的档案资源管理中由于长期使用导致的资料破损、丢失等情况,保证了档案资料的完整性、全面性与持久性;最后,加快了信息传递的速度。在传统的档案资料管理中,由于受到传输方式及传递距离等方面的影响,面临着传递过程的安全问题与传递速度问题,但是,在实现了档案资源管理信息化之后,便可以快速的实现远距离的安全传输。
(一)最好档案资源管理基础工作,创建信息化实施条件
档案资源管理的信息化需要得到良好的信息化条件的支持,因此,我们应当首先做好相关的基础性工作,作者认为具体应当包括以下四方面的内容。
等提升管理人员的综合素质与能力水平,例如,通过开展专题讲座等来逐步转变档案资源管理人员档案资源管理的信息化思想,并提升档案资源管理工作的整体水平;最后,加强档案资源管理的信息化意识,首先进行档案资源管理的各级领导要高度关注档案资源管理信息化工作,只有领导重视,才能保证员工在领导的支持下树立强烈的档案资源管理信息化意识,在领导的支持与鼓励下,从根本上转变对档案资源管理信息化意识,积极主动的掌握各种信息化技术。
(二)增强信息安全意识,强化档案资源管理信息化安全
档案安全管理师有效进行档案资源管理的关键,随着网络技术的不断进步,网络时代背景下的档案资源管理信息化,更好提升安全管理意识,做好安全管理工作,切实落实各项安全管理的措施,避免网络病毒等各种因素造成的网络资源破坏,计算机网络的开放性、交互性特点本身就决定了档案资源管理信息化中的安全威胁的存在,再加上,有些单位忽略了通过安装病毒软件等措施,防止网络病毒的侵袭,最终形成档案资源管理安全隐患。所以,档案资源管理的信息化建设过程中,切忌盲目的使用网络技术,要有规划的下载安装360、百度等杀毒软件,及时更新计算机病毒库,有效的防止黑客及病毒对档案信息的攻击,与此同时,档案部门还要及时对档案数据进行备份,加强身份验证、专机专用等安全管理措施,使档案信息管理人员具备较强的安全管理意识。
(三)优化档案资源管理流程,提高档案资源管理效率
档案资源管理人员要树立一种开拓进取,勇于创新的精神,在逐渐实现与完善档案信息化建设的道路中,主动探索与创新,寻找新的方法与思路,从档案的收集与鉴定、保存与利用等多方面进行创新,不断优化档案资源管理流程。首先,在档案的收集与鉴定环节,要努力完善电子文档归档制度,最大限度的实现电子文件归档的完整,使其发挥最大价值,严格遵守各项标准化归档操作规范,不断完善自身归档工作;其次,在保存档案的过程中,不仅要通过电子档案进行保存,还要充分利用传统的纸质保存方式加以辅助,此外,还要注意档案的定期备份,避免由于档案资料的丢失造成的各种严重后果;最后,在档案的实际利用环节,需要加强其服务方式的创新,采用分级与分类的方式对各种档案进行有计划的、有规划的管理,同时也为使用者提供了多种方式的检索服务,对于档案利用效率的提升具有重要意义。
2.4加强档案资源管理方式与技术的创新,满足档案信息化需求
随着信息化社会的深入发展,档案资源管理工作人员也应当与时俱进,积极学习各种先进的管理理念,加强档案资源管理方式与技术的创新,从而更好的适应档案信息化发展。首先,档案资源管理相关人员应当既要保障馆藏质量,又要保障馆藏内容的丰富多样性,对档案信息进行系统化、规范化的整理与优化;其次,在提升相关人员综合素质的基础上,对其加强信息技术方面的教育与培训,使其不仅具备档案资源管理所需的相关理论知识,还要对档案著录、编研、检索、标引、复制等技能熟练掌握,具备档案信息分析、服务与应用等多种能力,从而满足档案资源管理信息化的实际需求。
档案实际上是一种十分重要的信息资源,在这其中包含了各种珍贵的经验,传统的档案资源管理方式与当今高速发展的信息化水平已经不相适应,因此,我们应当仅仅抓住时代给予档案资源管理工作的重要机遇,转变传统的管理理念,在管理技术、管理方式等诸多方面不断创新,努力推进档案信息化建设,实现档案价值与作用的最大化。
基于信息化视角对档案管理的思考相关
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学校档案是学校的历史载体,是重要的教育、信息资源,是科学管理学校的重要基础,在学校工作中起着承前启后的作用。档案管理工作者要把涵盖学校基本历史面貌,反映主要教育教学活动,并在今后的工作中,具有查考利用价值的档案文件材料,纳入归档范围,切实收集和保管好学校自己产生的档案,以较大限度地保存学校的历史真实。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈中学档案管理工作的现状与对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘 要】中学阶段作为义务教育的较高阶段,对于学生的后期学习起着承上启下的重要作用,所以深受学校和家长的重视。但是近年来随着初中学生规模的逐渐扩大很多学校出现了学生档案管理不严格,所含信息不完整等问题,文章将从我国中学档案管理工作的现状着手,试图找到解决档案管理工作中出现问题的对策。
【关键词】初中档案管理工作;现状;对策
档案对于学生来说至关重要,是学生学习经历及在校表现的总结性书面体现,可以说是对学生在校期间学习、生活、思想等各方面进行的综合性评价,所以对学生档案管理工作在教学活动中虽然不直接与学生接触但仍然至关重要。
(一)校方的重视程度不够。由于在中学阶段档案管理工作水平与学校的教育水平没有直接的联系而且学生对档案的重要性也并不是很了解,所以导致校方并不重视学生的档案管理工作。档案管理工作在日常情况下基本没有什么实质性的工作内容,只有在上级部门进行检查的时候才象征性的进行简单的布置与操作,由于校方领导对于学生档案管理工作的不重视就直接导致档案信息收集只能集中到实际应用的最后阶段,所以信息并不能保证完全准确。
(二)档案管理人员不专业。在中学档案管理中有一部分工作人员并不是正规院校档案专业毕业,所以对于档案的管理只能停留在形式阶段,而不能真正的正规化、科学化的按照系统模式对学生的档案进行管理,这就导致学生的档案在整体上似乎满足教育局的相关规定,但细致的地方并不能达到准确反映学生在校实际动态的目的,甚至会出现一些盲目篡改学生信息的错误。
(三)管理制度不完善。校方领导的不重视,档案人员不专业,直接导致档案管理工作的相关制度并不完善,对于档案种类没有清晰明确的划分,过期失效与正常收集的档案也没有明确的界限,销毁档案没有明确的处理步骤,档案室的日常环境得不到标准保证,这就直接导致档案管理人员在管理档案的过程中出现档案的丢失、档案位置不明确、档案由于潮湿而不清晰,甚至对于档案随意销毁的情况也屡屡出现。
(四)管理的目的不确切。很多多年一直从事学生档案管理工作的员工都不能够详细确切的说出进行档案管理的目的,没有目的的工作必然导致整个过程枯燥机械化的简单重复,不能有所创新,更不能使工作人员保质保量的完成档案管理所需要的准备工作,所以为了应付商机档案管理部门的检查,多数学校档案的相关信息都是管理人员根据自己的想象凭空捏造的,这对于学生和学校来说是极其不负责任的。
(五)管理技术不先进。随着科学技术的发展,现在一些条件比较好的高等院校已经采用先进的多媒体媒介对学生的档案进行管理,例如:计算机、光盘、搜索引擎等。但由于在中学阶段消防队档案管理的不重视,资金供应不充分等原因并不能大范围的引进先进技术,使档案管理仍停留在书面手写的复杂阶段。
(六)档案的作用不清晰。初中学校对于学生档案的应用一般只停留在学生过渡到高中或更高程度的教学过程中时对于学生学习经历的证明,而其他的作用在初中阶段并不能够很好被应用,甚至有些校方领导根本就不清楚档案还有其他的作用,这就导致在档案管理的过程中只强调档案的不丢失,而档案对于学生的教育意义和服务作用以及约束力都得不到应用。
(一)增强相关人员的档案管理意识。目前我国中学档案管理出现一系列问题归根结底就是因为对其重视程度不够,所以增强相关人员的档案管理意识是改善档案管理现状最根本的措施。只有校方领导加大了对档案管理的重视程度才能促使档案的管理工作正常完成,进行档案管理所需要的基础设施得到健全,档案管理工作被提到学校的正常日程上来。只有档案管理的实际操作人员增强了档案管理意识,才能尽量减少在操作中的错误,不会把个人的主观意识融入到档案信息采集的过程之中确保信息的准确性,才能避免出现档案丢失、档案被随意销毁的现象的出现。
(二)形成网络化管理模式提高员工素质。建立网络化的管理模式是现代初中档案管理区别于传统的档案管理的主要标准,将学生的档案以网络化的形式使之个体相互联系起来,这样不仅有利于避免档案的丢失而且在档案管理中也减轻了工作人员的工作负担。另外提高参与档案管理的所有人员的自身素质也是在整体上加强档案管理的有效办法,只有相关操作的人员的素质提升才能确保其具体操作在意识的支配下更加具有规范性和科学性,才能使学生档案管理工作的每一个细节都得到重视。
(三)对档案制度化管理、开发利用。档案管理出现诸多问题的主要外部原因就是并没有完善的针对初中档案管理工作的相关制度,管理人员在具体的工作中没有依据可以遵守,所以每一项具体的行为操作都没有规范性的标准,导致工作人员只能根据个人的行为习惯或自我感知比较恰当的办法来处理档案,而这个过程中往往与正规的档案处理办法相违背,致使档案信息或档案资源在管理者并没有产生主管破坏意识的情况下已经被损毁,其中甚至包括一些不可复制的重要档案。所以对档案制度化管理是规范现在初中档案管理最直接有效的办法,而且适用面积极其广泛。
对档案的开发利用并不是针对于档案的书面材料信息而是针对于档案的实际作用,档案并不仅是学生学习各阶段过渡的有力证明,更可以对学生行为习惯给与一定的约束,学生为防止自己档案中存在对自己将来发展不利的信息,所以会避免自己出现较大的政治错误,这在一定程度上有利于学生加强自我克制和对是非能力的辨别意识。
初中档案不仅是学生受初中教育的证明更是对学生在校各种状况的系统化、综合性的评价,是学校对学生最客观的总结,所以在档案管理工作中应该重视档案信息的准确性和完整性,不能为了应付工作而使档案丢失了其应有的价值。
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年来,随着电子计算机技术的迅猛发展,一些事业单位中,对本单位的档案整理工作缺乏足够的重视。档案是一个单位的历史,档案整理工作的好坏对本单位的平稳、健康和可持续发展起着至关重要的作用。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析事业单位档案整理工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]随着近几年来的科学技术的迅猛发展,事业单位对于档案的整理工作并未引起高度的重视。而就档案而言,它对于单位的长久、平稳的发展起着一个关键的影响。本文主要分析了事业单位当中的档案工作现状,在这个基础之上提出其中可能存在的问题进而提出相应地改进建议,促进档案方面的整理工作合理科学的开展。
[关键词]事业单位;档案整理;档案工作人员
档案对于单位而言,是事务进行有关备查的依据,因而,它在单位的运行过程当中有着十分重要的作用。当前,随着与档案相关的法律政策的颁布,档案方面的整理工作迈向了一个新的台阶。故而,需要对档案的整理工作进行一个深入的分析,促进其日后整理工作的开展更具有高效性。
1.1文书档案在搜集方面不够完整,管理方面不够规范
就事业单位来说,它在建立之初是由政府之间众多部门配合完成的,因而,它所涉及的资料范围也就比较广,包括在征地方面、装修方面、基建方面等,相比较而言,它的任务也是比较繁重的,再加上缺乏专门的档案方面的管理人员对资料做搜集与整理的工作,进而也就导致了档案方面的管理工作未能到达规范标准。
1.2对档案方面的整理工作未能引起足够的重视
一些单位普遍认为档案方面的整理工作不具备技术含量,在这种背景条件之下,这方面的工作也就没有引起领导以及工作人员的高度重视,往往只是有资料就做接收的工作,如果不上交相关的资料也就没有工作人员进行管理。这些方面都是档案方面的整理工作当前存在的较为严重的问题。
1.3档案工作人员不具备专业素养
在事业单位的部门设置当中,通常都是让秘书等职员兼职档案方面的整理工作,因此,这方面的人员就不具备专业知识,档案方面的管理工作做到由专人负责也是比较困难的。存在的这些方面的问题对于档案方面的整理工作是非常不利的。
2.1归档的范围
对于归档制度来说,档案的归档范围是其中的一项重要内容,因而,其中的文件信息能否做到齐全以及完整是正确划分归档范围的关键。归档范围也就是说将档案归入所属的文件当中以及哪些文件资料是不需要归入档案中的。就事业单位而言,应当依据国家以及行业的标准规定,再结合单位的实际运行情况,确定单位当中的文件材料方面的归档范围。归档的范围主要是以单位当中的实际活动为主,进而对单位中职能活动以及业务方面的工作做深入的反映。对外单位的资料来说,不管是上级或者是下级,还是一些非隶属关系的单位,都应当将是否与该单位有着直接的关系、是否需要进行办理、是否有利用价值等方面作为它归档的出发点。不能够有凡是文件都进行归档这个现象的出现,也不能够遗漏具有较高价值的文件。通过这些方式的采用使得档案方面的整理工作更为科学以及合理的开展。
2.2保管的期限
就档案的保管期限来说,主要分为永久以及定期两种方式,在定期当中又分为了两种,通常是三十年和十年。而永久的档案保管意思就是能够无期限地一直保存。主要涉及的范围有单位当中的主要职能活动,于本单位的发展、国家的发展以及社会的发展具有久远价值的档案等应当永久进行保管。
2.3归档文件的整理
归档文件的整理也就是将其以“件”作为单位进行一系列的装订工作、分类工作、排列工作、编号工作、编目工作以及装盒的工作。在进行文件归档的工作当中,应当做到文件的齐全以及完整,对于出现的破损文件应当予以及时的修整,字迹模糊或者是容易退变的材料应当予以复制。
2.4管理的机制
就档案的整理工作来说,具有较强法制的意识是将这一工作顺利完成的基础条件。真正做好档案方面的整理工作,需要做好一系列的法律法规宣传方面的工作。进而提高员工工作中的法律意识,使得一系列工作的开展按照严格的法律条款开展。档案的整理对于单位而言是非常重要的,它能够较好的了解事业单位的历史情况、把握现在的运营情况以及在这个基础之上对未来有一个预见作用。因而,相关的事业单位可以从多方面着手,做好档案方面的建设以及管理的工作,把档案的整理工作列入到单位的发展规划以及年度计划当中,将一系列的档案方面的整理工作落到实处,从而促进档案方面的整理工作更为科学高效的开展。
对于档案方面的管理人员来说,在实际的工作过程当中,应当要立足于单位的实际情况,并且要不断学习以及借鉴较为先进的管理方面的经验,适应当前档案方面的管理工作的最新形势。在这过程当中需要具有较强的保密意识以及具有高度的法制观念以及意识,促进事业单位的档案方面的整理工作走向科学、规范以及法制的道路。
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干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、思想政治、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案直接关系到干部个人的切身利益。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅谈干部人事档案管理工作的创新相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]干部人事档案管理工作是档案工作的重要组成部分,目前,干部人事档案工作中存在内容陈旧、案卷质量有待提高、管理手段滞后等问题,特别是随着各项改革的不断深入,干部人事档案管理工作有待创新。
[关键词]干部;人事档案管理;工作创新
干部人事档案材料的收集工作,是做好档案工作的基点和起点,也是其创新的基点和起点,因此,要在把握和维护档案材料真实性和完整性的基础上,开展和进行工作创新。
⒈建立健全归档制度,积极主动有计划地收集和补充干部档案材料
针对有相当一部分形成材料的单位不能及时将材料送交归档、造成渠道不通的现象,要采取定期和不定期相结合的方式,及时全面地收集归档材料,以免造成有的干部人事档案中缺少任免、考察、工资或奖励、学历等材料。对于年度考核、工资普调、表彰奖励等材料按照计划定期进行收集归档;一些零星的、不具有普遍性的材料可采用不定期收集方式,变被动为主动,做到平时留心了解各方面的情况,及时掌握信息,增强做好收集工作的自觉性、主动性,做到口勤、手勤、腿勤,消除收集渠道闭塞现象,将研究成果、进修培训、晋升考核、政审鉴定等材料及时收集归档。档案
2.拓宽收集范围,丰富档案内容
为使档案工作更好地适应新形势的发展需要,要把握干部档案材料形成的规律和特点,采取切实有效的措施,注重收集反映干部适应市场经济需要,具备参与国际竞争能力的材料,同时要抓住重点,收集能够反映干部的政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料,特别是现阶段要根据人事制度改革和对人才信息的需要,注意收集那些能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料,使档案内容更加全面完整,提高档案的价值和利用率。
⒊树立动态收集观念,及时补充新材料
树立动态的收集观念,就是要求与时俱进地不断充实个人履历的新内容,做到重大业绩随时记载,定向收集,一般情况按一定时间阶段记载,要使档案材料收集得完整、齐全,档案工作人员必须抓住时机,以适应新时期干部人事工作和经济建设需要为切入点。
鉴别工作是一项政策性很强的工作,鉴别就是对收集起来的材料进行审定,识别其真伪,判定其价值,确定其是否归档的一项工作,是维护干部人事档案真实性和完整性的重要保证,是保证干部档案质量的重要环节。因此,档案人员应坚持原则、本着向组织负责的态度,首先要确定鉴别材料是否属于干部材料的范畴,对于不属于归档范围的材料视不同情况分别处理;其次要对干部档案材料的内容是否真实进行鉴别,真实性是干部档案的生命;第三要鉴别干部档案材料是否完整,完整先是材料体系的完整,后是材料的内容和外部形式的完整,对头尾不清,来源和时间不明的材料,要查明后再作是否归档,做到取之有据、舍之有理、实事求是,特别是对剔除后准备销毁的材料,应慎之又慎,切忌主观臆断,草率处理;第四要鉴别干部档案材料手续是否完备。总之,经过鉴别后的归档材料必须是真实、完整、精练、实用,以确保档案材料的权威性。
档案工作创新是适应知识经济时代的需要。当前,在干部人事档案的内容不断扩张的同时,存在着内容的陈旧性和档案利用的局限性,在一些方面存在着明显的不适应。作为档案工作者,要深刻挖掘知识经济时代档案工作新的内涵和特点,具有广阔的视野和开放的思维,适应今天的发展和变化,抓住时机,迎难而上,勇于探索,不断创新,去除旧的档案工作观念,使档案工作与时俱进。
档案整理是档案管理中重要的基础工作,是一项经常性的工作,档案整理必须做到:分类准确、加工考究、排列合理有序、装订整齐。要突出三个方面:第一,坚持历史唯物主义,真实地把能够反映干部个人历史和现实的材料整理出来;第二,以党的十七大精神为指导,坚持科学发展观;第三,遵循档案工作活动规律,使档案材料之间内容和时间上的联系。提高案卷质量,应在以下的几项活动中加以研究和创新,首先搞好宣传是不可缺少的,要利用各种机会,反复地宣传提高档案质量的必要性和做好档案工作的重要性;其次是档案工作人员要不断加强与单位领导和指导部门的沟通和联系,积极寻求支持和帮助。
二十一世纪是一个知识经济时代,如何适应经济时代发展的需求、实现档案工作全方位的创新仍将是档案工作面临的重要课题。当前,人事档案信息化管理基础薄弱,尚处在建设时期,因此,更需要制定信息发展战略,分阶段、有计划的加以实施,进而奠定档案现代化管理的基础。首先遵循“科学、实用、适用”原则,要确定档案信息化建设的长期工作目标和近期工作任务,以“收集、管理、利用”三大环节为主线,以信息集聚、整合、发布为原则,构筑干部信息化管理平台,逐步消除各自为政、系统缺乏通用性、科学性的现状,促进档案管理社会化,发挥人文管理在信息化管理的作用,建设一支高素质的干部人事档案管理队伍。
浅谈干部人事档案管理工作的创新相关
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随着信息技术的飞速发展,新时期,企事业人事档案管理作为企事业内部管理的重要组成部分,逐渐受到人们的关注。尤其是近几年来,相关领域中对于人事档案管理的信息化建设重要性认识逐渐加大,建立信息化的人事档案管理已经成为企事业工作的重点。以下是读文网小编为大家精心准备的:档案管理信息化建设探析相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:随着社会的不断发展,科技的进步,我国档案管理信息化建设已成为档案管理工作发展的重要环节。当前我国正处于一个信息高速发展的时代,档案管理工作信息化建设显得更为重要,本文将对档案管理信息化的必要性、现状进行分析,从而探究档案管理信息化建设对策。
关键词:档案管理;信息化;建设
前言:档案信息化管理即利用数字化技术将信息与档案进行集中存储的方式,同时也可以对信息进行检索、存储、管理等。档案信息化的这种管理方式,对提高我国经济水平,实现更好的为社会发展提供服务有着重要的促进作用,同时也推进我国经济水平的持续发展。
1.档案管理信息化的优势
档案管理信息化是在遵循相关部门的规定的基础上进行的,因此对信息的管理十分严谨,更加安全有效的保护档案信息。档案管理信息化打破了传统的档案管理方式,集合了现代计算机技术、网络技术、信息技术等对档案管理模式进行创新,实现从实体保管模式向数字化、网络化模式进行转变。对于企业、政府等单位来说,档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理,符合现代化的管理模式。通过对信息资源的接收、采集、整理、保存等过程,对档案管理进行信息化处理
2.档案管理信息化的内容
档案管理信息化建设的内容基本包括:应用系统建设、人才队伍建设、标准规范建设、基础设施建设、档案信息资源建设等。应用系统建设主要依靠技术支持,根据档案管理信息化建设的需求进行系统建设,设计出实用型软件。而档案管理信息建设的前提是实现文档一体化管理,推进办公自动化,将计算机广泛应用在办公管理过程中,转变传统的公文书写方式,并建立统一的档案管理平台,实现档案信息从接受、归档、整理、存储到开发利用的现代化管理,建设档案数据库,充分体现档案管理信息建设工作的先进性、科学性和前瞻性。
1.时效性有待提高。
结合档案管理工作的实际情况,信息时代下档案管理信息建设过程中面临的问题主要是时效性较差,而档案管理信息化的时效性较差主要表现在:规划和设计滞后、服务观念和方式滞后、存在信息共享壁垒等方面,档案信息资源的生成和管理受到多方面条件的限制,在社会效益和经济效益的获取方面仍存在一系列的障碍。档案信息化存在共享壁垒也成为档案管理信息建设的重要障碍,只有转变相关管理部门的工作模式才能进行同时的协同服务。
2.缺少专业档案管理信息化人才。
人才是现代办公管理工作的核心资源,没有相应的人才保障,再先进的管理手段和技术设备也只能流于形式,目前档案管理信息建设缺乏专业档案管理现代化人才,最为突出的便是缺乏计算机和档案管理工作均能精通的人才,操作型人才虽然能满足档案管理信息建设的技术需求,但缺少系统开发、咨询服务、程序维护和信息导航的复合型人才,导致档案管理软件出现问题,只能通过求助开发商的方式来解决,严重制约了档案管理信息化建设的进程。
3.信息化技术手段有待提高。
随着社会经济的快速发展,技术的改变和观念的更新,为档案管理信息建设创建了良好条件的同时,也对现有管理观念和方法带来相应挑战,信息爆炸加大了档案管理的工作难度,数量越来越多的增加,以及不断加速的内容更新,都加大了信息收集、甄别、编辑、存档、公开和利用的工作难度。而随着档案管理工作重视程度的提升,档案信息需求程度也不断增加,原有的信息化技术手段无法满足档案管理工作的利用效率。而体制障碍和技术壁垒也导致档案管理工作信息化进程的落后,激发了档案信息的供需矛盾,无法实现档案信息共享和个人的自由利用,由于网络化程度的差别,也导致档案管理工作的标准不统一。
1.健全档案管理信息化管理制度。
建立科学规范的规章制度,有利于促进档案管理工作人员形成良好的工作习惯,档案信息管理工作的正常运行和功能发挥,需要健全档案管理信息化管理制度,在充分调查研究的基础上产生,对档案管理工作进行具体全面、科学合理、系统规范的约束机制,能够让档案管理工作人员明确认识到责任意识,自觉遵守制度,并在工作实践中对规章制度进行不断完善,保障规章制度的权威性。
2.加强档案管理信息化人才培养。
档案管理信息建设离不开人才支持,通过档案管理部门的全体人员来完成维持系统的正常运行和日常管理,加强档案管理信息化人才培养需要具备终身教育思想,组织档案管理工作人员积极参加教育培训,对自身的业务水平和工作能力不断提供,有效调动工作人员的学习积极性,熟练掌握档案管理方面知识的同时,还应当学习计算机和信息技术,不断更新人员理念,在拓展知识的过程中,提升档案信息化管理能力。
3.提高档案管理信息化专业手段。
加强档案信息化建设需要明确认识到信息化建设的发展方向,建设数字档案馆并不是单一的某个档案馆,而是通过互联网对若干档案馆群体进行连接,将所有档案馆群体的信息进行紧密结合,从而形成有机的整体,能够有效的完成信息处理的标准化、服务对象的社会化和管理过程的一体化。档案信息化建设的目的在于方便人们能够最大限度利用档案信息为经济建设服务,提升档案信息化专业手段应当满足构建数字档案馆的多方面条件,配置较好的计算机网络和通信基础设施,并利用数字档案馆内外结合的网际网结构,及时更新技术,保证数字档案馆设备的正常运行,将专业手段作为档案信息化的基础,除了对系统设备进行日常的保养维护和故障处理外,还应当适应时代发展要求,进行及时的技术更新,提高档案信息化专业手段,通过先进技术力量作为支持,适应信息社会的快速发展。由于多方面因素的影响,档案管理部门的技术力量较为落后,为了弥补相应不足,档案管理部门应当吸取其他部门经验,借助先进技术力量,加强档案管理信息化专业手段的实施,勇于实践,大胆创新,保证系统正常运行的同时,及时更新技术,才能保证档案信息化建设成效。
4.加强网络安全控制。
网络安全控制是档案管理信息化建设的保障,从硬件设施入手,设立专项经费,为档案机构进行现代化、信息化设备配置,加快数字档案馆建设。而档案管理信息化建设需要管理部门的足够重视,加大相应资金投入,进行计算机、扫描仪和缩微设备的购置,并开通内部区域网络,连接外部互联网,发挥数据库建设在档案信息化建设过程中起到的基础性作用,加强数据库建设需要先完善文件记录数据库建设,再逐个进行档案的数字化工作,高质量的信息数据库,有利于推进档案信息化建设进程,建成数字化档案馆。
硬件建设和数据库建设分别属于网络安全控制的外部和内部环境,加强网络安全控制需要保证档案管理信息系统的数据完整性、保密性和可用性,通过一系列网络安全控制手段,对档案信息进行数据加密、设置访问权限、设置防火墙、加强数据备份和提升档案管理人员的安全意识等技术措施,对档案管理信息安全进行保证。数据加密能使档案管理系统成为有选择性的开放系统,并根据档案信息数据不同的保密要求,对信息数据进行等级划分,设置相应的访问权限。防火墙能够在网络安全控制过程中加强监测、过滤信息和防止非法访问的作用,而数据备份则是通过应用信息技术和管理手段,对档案管理系统发生问题后,及时进行数据恢复的备份系统,避免网络病毒、黑客入侵、硬件损坏或自然灾害等因素对档案管理信息造成损害。
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近几年我国各大城市对于地铁的建设力度逐渐加大,地铁也逐渐成为各大城市交通运输中的重要组成部分,在很大程度上缓解了地面交通的拥挤问题。地铁档案管理是保证地铁正常运作的一个关键因素,因此,建设好地铁的其中一个要点就是强化地铁档案管理。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于地铁档案管理建设信息化的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]在信息技术时代,档案管理工作发生了本质性转变,基于信息化建设的推进,让档案管理步入了发展的新阶段。本文阐述了地铁建设项目档案信息化建设的途径,以及专业人才队伍建设,并在此基础之上,论述了完善地铁建设项目电子文件的控制策略。本文旨在强化对地铁档案管理建设信息化的认识,并为今后相关领域的研究提供一定的参考资料,推动地铁档案管理建设信息化进程。
随着我国社会的不断发展,城市现代化步伐加速,地铁建设成为大型城市发展的重要内容,如雨后春笋般的地铁建设,强调地铁建设项目档案信息化建设管理的重要性。一方面,在信息网络时代,档案管理部门需要积极推进建设项目档案管理的信息化,以提高档案管理的有效性,更好服务地铁服务经济的发展;另一方面,档案信息化是新时期档案管理事业发展的必然需求,也是推动档案管理现代化建设的重要举措。依托档案管理信息化,提高了地铁建设项目档案信息化的效率和效果。那么,如何实现地铁档案管理建设信息化呢?这不仅强调档案管理制度的建设与完善,而且需要抓好人才队伍建设,夯实地铁档案管理信息化建设的基础,推动地铁档案管理建设信息化进程。
档案管理信息化建设,是档案管理面临未来发展的必然选择,也是电子信息时代的发展要求。地铁建设项目档案信息化建设的关键,在于如何制定并完善相关的制度标准,、实现电子文件与纸质文件同步管理,并强化电子文件的监督管理,确保地铁建设项目档案信息化建设的有效性。那么,具体而言,地铁建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手:
(一)制定并完善相关制度标准,夯实档案管理信息化建设的基础
地铁建设项目档案信息化的建设与管理,需要严格依据国家的法律法规进行。一方面,在文件材料的归档方面,项目建设管理部门应建立完善的归档制度,对项目建设过程中具有保存价值的文件,严格依照《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》,制定严密且细致的电子档案管理制度;另一方面,基于完善的电子档案管理制度,进一步明确电子档案管理过程中各部门的职责,确保电子档案信息化管理的有效性。对此,首先,建设项目单位的档案管理部门,对于电子文件的归档管理,应充分基于电子文件管理系统;其次,在参建单位的合同之中,对于建设项目应明确归档的相关要求,规范并确保归档管理行为;再次,对于建设项目归档要求范围之内的文件,一旦形成电子文件,则需要进行归档标识,确保归档信息内容的安全与真实。《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)
(二)纸质文件与电子文件同步管理,提高档案管理信息化的有效性
需要说明的是,纸质档案与电子档案各有优缺点,在地铁建设项目档案信息化管理的过程中,实现纸质文件与电子文件同步管理,具有一定的必要性。首先,在档案数据录入的过程中,各部门录入的规范化与标准化,强调并需要两者同步管理的推进;其次,为确保归档电子文件的完整性、真实性,相关管理部门一是要严格落实归要求;二是要提高档案的完整率和正确率;再次,建设项目中所形成的纸质文件,通过对其完整性的核对滞后,需要及时的进行归档处理,并进行扫描录入,完成电子档案信息的建立,保存至档案数据库之中。
(三)强化电子文件的监督管理,狠抓各环节档案管理工作
电子文件管理是一个过程,强调电子文件形成、归档等各环节的有效落实,以及各环节监督管理的有效开展。电子档案的形成、积累是档案完整性的重要基础,在监督管理的过程中,需要落实三方面工作:①在档案管理信息化的过程中,档案电子文件不仅需要实现全过程管理监控,而且对于前段监控要特别注重;②为确保电子文件归档的安全性,在归档交移的过程中,需要对归档文件的技术环境进行检测;③对于电子文件而言,其具有易更改、易消失等特点,对于地铁建设项目档案管理,应将其纳入管理系统之中,做到统筹规划,提高档案信息管理的有效性。与此同时,为强化档案管理,相关管理部门应不定期对电子文件的采集、著录及归档等情况进行检查。对实际工作中出现的问题,及时进行分析与解决,并将科学有效的工作经验或方法,在实际工作中进行推广。
档案管理具有特殊性,从法律角度,档案管理人员一是要具备专业知识;二是要忠于职守;三是要遵守纪律。所以,档案管理人员需要具备良好的综合素质,方可胜任档案管理工作。而地铁档案管理信息化的实现,对管理人员有了更高要求。在电子档案管理中,主要是内容信息数字化、文档处理一体化,与传统纸质管理存在本质区别。对此,首先,为运用好科学技术,提高档案管理效率,应建立一支专业人才队伍,切实做好档案管理人员的培训教育工作,尤其是在计算机操作、电子档案建立、网络安全维护、信息资源开发等方面,要提高档案管理人员的技术水平;其次,加大人才引进力度,充实档案管理队伍,为社会发展提供更加优质的服务。在地铁档案管理信息化的进程中,势必存在诸多的问题,这些问题的有效处理,需要广大的专业人才;再次,强化管理人员的法律知识,提高职业道德与职业素养,在工作中做到遵纪守法。
在档案管理信息化的进程中,档案管理部门既要迎接挑战,又要在挑战中不断地创新,实现地铁档案管理信息化。这些,都需要档案管理人才队伍的建设,强化档案人员的信息能力,不仅满足当前档案管理工作的需求,也推动了地铁档案管理的现代化、科学化建设,具有十分显著的现实意义。
当前,地铁建设项目电子文件的控制,是一项复杂而细致的工作,强调各方工作的狠抓落实。在完善地铁建设项目电子文件的控制过程中,不仅需要强化工作的有效落实,而且需要基于法律法规,确保档案管理信息化的有效性。
一是对于档案管理人员而言,需要对地铁建设项目有所了解,如项目设计的进度、项目的设计要求等。这样一来,不仅有助于档案管理人员开展工作,而且有针对性的提高档案管理的有效性,确保档案管理落实到位。
二是进一步的制定相关的规定,对于建设项目电子文档的归档,要明确其做法。此外,在电子文件的控制过程中,应强化与其他相关部门的沟通。如,通过与质监部门的沟通,确保电子文件中对于质量要求的文件积累。
三是基于现行法律法规,制定相关的措施。如严格依据《档案法》,制定档案管理措施,确保档案管理工作的的有效开展,强化电子档案信息的安全。此外,不断地优化电子档案管理技术,调整档案管理信息化建设进程。
总之,在改革开放不断深入的大背景之下,地铁建设的推进是我国城市现代化发展的重要体现。在地铁建设项目工程中,项目建设档案管理是重要的组成部分。当前,计算机网络技术快速发展,依托现代技术的档案管理工作,更加强调地铁档案管理建设信息化的重要性与必要性。对此,在新的历史时期,地铁档案管理一是要与时俱进,大胆创新,为信息化建设夯实基础;二是要充分利用现有资源,为档案管理建设信息化创造条件,提高档案工作在现实中的有效性。
关于地铁档案管理建设信息化的思考相关
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随着社会档案意识的提高,作为高校也必须打破以往对档案工作的错误认识,重视档案工作,要运用现代化的技术和手段促进新时期高校档案工作的发展。以下是读文网小编为大家精心准备的:基于高校档案鉴定工作的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]高校档案鉴定工作直接影响馆藏档案质量和品质,必须加强,必须建立档案鉴定销毁领导小组,通过专(兼)职档案员对档案材料开展鉴定工作,可以有效避免没有保存价值的档案材料向档案机构移交,档案管理机构对接收的档案材料还必须进行第二鉴定工作,确保馆藏档案材料的科学性、真实性和有效性,提高馆藏档案的质量和品质,为将来开展档案利用服务工作奠定坚实的物质基础。
根据中华人民共和国教育部第27号令(以下简称27号令)的要求,高等学校档案归档范围涵盖党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版类、外事类和财会类等十一大类。因此,高校校属各单位特别是十一大类档案形成的单位负责档案工作人员必须按照归档要求,积极组织相关人员及时收集、整理和鉴定本单位在工作中形成的各种载体档案材料并做好预立卷工作,为向学校档案机构办理移交作好准备。在27号令的指导下,高校可以根据本校实际情况确定档案归档范围,校属各单位则根据学校制定的档案归档范围,开展归档文件材料的收集、整理和鉴定工作,只有这样,才能将归档档案材料收集齐全的同时剔除毫无保存价值的档案材料。
近几年来,在27号令的指导下,全国高等学校普遍加强了对档案工作的领导。各省大多制定了本省档案规范化达标标准,为高校档案工作提供了方向,明确了工作目标,大大促进了高校档案事业的发展。要做好档案工作必须从归档材料形成部门做起,具体负责归档材料的收集、鉴定和整理工作。为了保证向档案机构移交档案材料的质量和品质,档案形成部门必须严格按照本单位制定的归档范围进行材料的收集工作,对收集的归档材料要进行初步鉴定并及时剔除明显没有保存价值的文件材料,这样不仅能有效地减轻档案材料形成部门的工作量,又能减少储存资源空间的浪费。因此,高校档案工作必须从档案文件形成部门抓起,切实抓好归档材料的预立卷工作,其中必须注意收集、整理和鉴定几个环节,特别是要注意对这些归档材料进行价值的鉴定工作,只有这样才能有效地把好归档材料的入口关。
但是,高校的实际工作状况并不能如人所愿,据调查了解到一些高校有不少归档文件材料形成部门,由于从事档案材料工作的人员不稳定,变换频繁,缺乏对归档材料管理能力,主要是相关知识缺乏,不仅不能很好地做好档案材料的鉴定工作,连基本的处理能力都不具备,导致本单位归档档案材料管理混乱,表现出以下四个方面的情况:一是档案材料堆积杂乱无章,寻找时特别困难,影响到档案材料的管理效能;二是根据主观感觉收集档案材料,不仅收集不完全,很有可能将必须保存的部门需要长期查询的档案材料的丢弃,严重影响档案材料的收集完整;三是归档材料收集存放随意性现象普遍,没有按照归档范围有规律地存放,有的甚至和其他材料混存,不仅增加整理的难度,而且也影响其他工作有效地开展;四是学校档案机构缺乏对档案形成单位业务方面的指导、培训工作,有的高校还存在长期不向归档材料形成部门征集的现象,导致学校档案工作被动局面,也直接影响到归档材料的鉴定工作的开展。
根据27号令规定要求,高校涵盖十一大门类的档案材料需要收集归档,具体涉及到学生管理部门,党群部门、行政部门、教学部门、科研部门、产品管理部门、设备部门、基建部门、外事部门、出版部门和财会等十一个部门档案材料的纸质载体、电子载体和音(像)载体的材料。27号令对归档材料的预立卷任务完成单位也有明确的规定,具体由材料的形成部门来完成,这个规定符合高校归档材料由单位形成的实际情况。
长期以来,由于对档案工作的重要性宣传不够,对档案不少人对档案工作的重要性认识不足,甚至存有一定的神秘感,尤其是高校领导层对档案工作重要性的认识如果不到位,直接导致档案管理工作的弱化,在实际工作中档案工作则表现为边缘化,不受重视,处于可有可无的境地,严重影响了高校档案工作的正常开展,最终必然导致档案材料管理工作的无序和混乱。这种情况在一些非重点大学特别是高职院校表现得更为严重,有些高校档案工作更是停留在较低的层面。
27号令明确了档案在高校工作中的地位,档案工作是高校重要的基础性工作之一,对高校的发展和变化影响较大,没有档案的高校是没有历史的高校,也就是没有文化积淀的高校。
高校档案工作能否做好,学校领导层重视档案工作是关键,因为只有投入足够的人力、物力和财力,才具备做好档案工作的客观条件和基础。为了保证高校档案工作质量和水平,重在进行收集、整理的同时要特别重视做好档案鉴定工作,因为档案材料鉴定工作做好与否是确保做好高校档案工作的前提。根据目前高校档案工作的现状,要做好档案工作必须考虑以下几个因素:
(一)领导重视
高校档案工作的顺利开展必须得到学校领导层的重视,27号令明确规定学校校长负责领导档案工作,这就是要引起高校对档案工作的高度重视,将高校档案工作真正纳入学校日常管理工作中,只有这样档案工作才能逐步走上正常化工作轨道。众所周知,高校工作重心是教学和科研工作两大块,其他工作都是紧紧围绕这两个中心工作服务的。而档案工作从实质上看应该是高校教学和科研工作的继续完善和延续,如果档案工作没有做好,相当于整个教学和科研工作没有真正完结,还将留下令人遗憾的缺失,必须采取一切可行的措施引起高校领导对档案工作的重视。
(二)人才配置
27号令规定的十一大类档案的归档范围可知,十一大类档案材料分散在校属各个相对独立的部门或单位。因此,高校在考虑档案工作时,人才配置是关键,不仅要考虑配备学校档案机构人员职数,还要充分考虑各单位或部门兼职档案员的设置,分管档案工作的领导专门抓档案工作,否则将无法完成本单位的档案管理工作。
(三)业务培训
档案工作是一项技术性强的工作,必须拥有相关的档案管理知识和技能才能有效地开展档案管理工作。各高校档案机构或具体档案形成单位必须组织本单位兼职档案管理人员通过派出去和请进来的方式进行档案业务知识和技能的培训工作,让兼职档案员学会基本的档案工作基础知识和基本技能,以保证有效地开展本单位或本部门的档案工作。
(四)学习经验
高校档案工作必须有一个奋斗目标,向档案工作做得好的高校学习观摩取谛。因此,各单位兼职档案人员要学好档案管理业务知识最好选择档案工作做得好的高校作为榜样,主动要求实地学习观摩高校档案工作经验和工作方法,只有这样能够使兼职档案员更快更有效地掌握档案工作的基本知识和基本技能,借助榜样的力量,快速地做好本单位档案工作。
(五)建立鉴定工作机制
归档材料形成部门档案管理具体任务包括档案收集、整理和鉴定等工作过程,其中鉴定过程对档案的质量和品质好坏起着十分重要的作用。因此,在培养专(兼)职档案人员业务水平时,特别要注意专(兼)职档案人员的鉴定能力的培养。为了保证档案原始材料的质量和品质必须开展鉴定工作,从源头保证档案材料的真实性、可靠性和完整性,高校档案机构必须组织力量认真研究和思考如何建立符合高校档案工作实际档案鉴定科学的运行机制。只有科学地档案鉴定工作机制出台,才能使档案的鉴定工作常态化,才能保证各种形式、各种材质的档案归档质量。
(六)实施方案
以高校档案机构为核心建立以校属各单位兼职档案员为基础的高校档案工作网络。以27号令为依据结合高校自身的实际制定本校的档案工作实施方案,成立学校档案鉴定与销毁领导小组来领导归档材料的鉴定工作,建立本校档案工作机构和配套专职档案员,与此同时明确校属各单位归档范围和兼职档案员。学校档案机构在业务上指导经常化,对新手对兼职档案员的培训工作制度化,档案机构专职档案人员到档案形成部门指导档案管理工作常态化。
随着现代办公手段的现代化,高校普遍实现了办公现代化,十一大类档案材料的形成基本上都是在计算机上完成的,主要以电子文件材料为主。按照27号令的要求归档文件材料必须做到纸质档案材料和电子档案材料同时归档。因此档案的鉴定工作也必须开展纸质档案文件材料和归档电子档案文件材料的鉴定工作。从纸质归档文件材料的鉴定工作,要从以下几个方面入手。
首先,要对照单位制定的档案归档范围,凡是属于归档范围内的纸质档案材料必须纳入归档范围。其次,要检查纸质载体材质是否符合归档材料的基本要求。第三要注意归档纸质材料是否符合文件形成规律。归档电子文件材料的鉴定工作也必须严格按照相关要求进行。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构办理移交;立卷人又要根据归档电子文件材料的鉴定要求从原始性、真实性和可靠性进行鉴定工作,以确保归档电子文件材料的准确与完整。
有效地开展档案鉴定工作是做好高校档案工作的重要环节,通过鉴定不仅能够清除大量的没有保存价值的纸质文件材料,而且能够清除大量重复或没有保存价值的电子文件材料。通过科学地鉴定工作,能够提高馆藏档案质量和品质,减少无用馆藏,为今后开展馆藏档案利用工作,创造良好的资源利用环境,因此必须做好各种载体归档材料的鉴定工作,要做好高校档案鉴定工作,必须建设一支基本知识雄厚,档案鉴定能力强的专兼职档案员队伍网络,必须制定高校档案鉴定工作激励机制,高校档案鉴定工作才能有序开展。
基于高校档案鉴定工作的思考相关
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档案管理工作对我国国有企业的生产和经营状况起到重要作用,新时期我国档案管理工作还存在很多不足,应创新档案管理方式,提高档案管理水平,促进我国国有企业健康发展。就新时期如何创新国企档案管理工作的若干问题进行思考。以下是读文网小编为大家精心准备的:新时期如何创新高职档案管理工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】高职档案是高职院校发展历史的缩影,对高职科研、教学和社会服务等职能起着重要作用。目前,随着高职教育改革的不断深入和外部环境的日趋复杂,高职的档案管理工作面临着前所未有的挑战,如何适应新时期的教学、科研和管理的需要,创新高职档案管理模式,提高档案利率效率,促进高职的长远健康发展。是高职档案管理工作人员亟需关注的课题之一。
随着知识经济的到来,知识在现代生活中起着越来越重要的作用,成为社会发展的主要推动力量,对知识的管理也日益成为现代管理的核心部分。高职是人才、知识和科技的密集的场所,承担着教学、科研等与知识经济密切相关的职能。所谓高职档案就是在漫长发展过程中,高职在教学、科研等活动中形成了大量有价值的文字、图表、声像等记录,这些记录是高职几代师生共同智慧的结晶,不仅在传承高职文化、反映学校各个学期师生活动等方面具有重要作用。而且对于服务学校科研和教学工作、服务社会等方面作用显著。然而,由于传统思想和现实条件的制约,高职档案管理中存在诸多的问题,例如档案管理人员素质不高,高职领导对档案工作不重视,高职档案服务方式单一、信息化手段落后等等,这些问题成为高职档案管理工作顺利开展的桎梏,导致高职档案的功能大打折扣,这就需要我们不断创新档案管理的思想和手段,切实提高高职档案管理的有效性。
1、加强宣传、提高档案意识
长期以来,高职对档案管理工作的重要性认识不足,部分领导认为档案管理可有可无,在资金、办公场所、人员配备上投入较少,影响了档案工作的顺利开展。部分科研人员不愿意配合档案管理部门的工作,不能及时将科研成果进行归档,一些职能部门也不愿意将材料送交档案部门,造成很多珍贵的档案材料积压或者丢失,导致高职档案管理工作进展缓慢。部门师生也认识不到档案的重要性,甚至不知道档案室的具体位置。鉴于此,高职要加大对档案重要性的宣传,提高高职领导、师生的档案利用意识,一方面高职可以利用学校网站、校园广播、校报等方式加大宣传力度,在广大师生中间普及档案知识,改变人们对档案工作的神秘感和陌生感。另一方面,档案室要积极组织多种形式的讲座和培训,让广大的师生学会如何利用档案、如何查询档案资料,充分发挥高职档案的价值。
2、推进高职档案管理的现代化
信息化时代,高职档案管理工作的顺利开展需要现代化的档案管理设备和工具,在部分高职,由于对档案管理工作的不重视,导致档案管理部门的设备严重不足或者老化,计算机、扫描仪、刻录机、服务器等都十分短缺,高职档案工作的效率大打折扣。为此,高职要加强计算机技术在档案管理中的应用,加快档案信息资源的数字化、网络化进程,从档案资源的产生到归档都进行计算机操作,实现档案管理的信息一体化,实现一次输入、反复利用的效率,大大提高工作效率,也让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来,进行更深度的档案产品开发,以适应知识经济的需要。同时,为方便利用传输和联网,可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件,以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库,充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能,这是档案管理现代化的基础工作。另外,档案管理工作要充分发挥网络的优势,将有价值的档案信息公布在网上,提高档案服务的广泛性,同时也是带动档案收集、整理等工作的有效方法。
3、培养合格的高职档案人才队伍
高职档案管理工作的顺利开展离不开一支高素质的人才队伍。为适应知识时代对档案管理工作的要求,高职要加大对档案管理人员的开发和培训力度。一是通过继续教育来解决档案管理人员知识老化的问题。随着知识经济的兴起和计算机技术的发展,高职档案管理人员存在严重的专业性不强、知识面窄的问题,通过培训可以让档案工作人员学习先进的档案管理前沿知识,了解高职档案管理的最新理念,掌握档案管理的先进操作技能,这样才能胜任当前对档案工作的要求。培训方式可以多种多样,可以请一些专家来进行定期培训,提高档案人员素质。也可以组织档案人员参加一些档案工作的学术交流活动,提高自己的业务能力。也可以选拔优秀的档案工作人员到高职进行一段时间的专业学习,更新老化的知识,回来后可以起到帮传带的作用,让更多的档案工作人员从中受益。为了提高工作人员参加培训的积极性,高职可以将继续教育与职称进行挂钩,鼓励档案工作人员通过多种方式来提高自己的档案服务意识和能力。
4、促进档案信息资源共享
高职档案信息具有一定的潜在价值,只要善于开发和利用,就会最大化的提高高职档案利用的效率,实现高职工作的应有价值。广大的高职师生是高职档案工作的主要服务对象,为了提高档案资源开发的针对性,档案管理人员要充分调研用户对档案的需求,加强与科研部门、教务部门以及其他职能部门的沟通,从而确定档案资源的开发的主题和内容。在档案资源开发的前期,档案管理部门要充分发挥网络的作用,加强各种信息的收集和整理,不断丰富档案资源数据库,为后续的档案资源开发提供基础。同时,在信息化社会,高职师生对档案信息资源的需求不断增加,单个高职档案室的信息资源产品难以满足用户的实际需要,因此高职应该加强对其他高职和科研院所之间的联系,联合其他高职进行档案资源产品的开发,不仅弥补了高职档案管理部门人力不足的难题,也实现了资源共享,提高了编研质量。另外,高职档案管理部门也可以采取与校内外科研部门、经济部门等跨系统的横向联合方式,来共同进行档案信息编研开发,使开发出来的产品更具针对性、时效性。
5、拓展服务方式,提高服务主动性
高职档案管理工作的重点是提高发挥档案的价值,提高档案服务的质量。因此,高职档案馆必须转变服务观念,将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新,将档案中大量固化、凝结状态的信息,据用户和市场需求,按专题重组和创新,为用户提供综述、报告、发展展望等知识重组类服务,变被动的、低档次的、知识备查服务,为积极主动的、高层次的、超前的知识配送服务,使档案馆现藏档案信息的潜能得到充分发挥。这是档案馆适应时代要求,开展信息服务的基础和前提。当然,在提供信息为社会服务时,要注意运用前瞻性思维方式,科学地预测市场需求,为社会开发档案信息,使开发出来的产品具有超前性、针对性,以满足用户的需求。
总之,随着高职教育改革的不断深入和现代信息技术的不断发展,高职档案工作已经从手工作业向现代化管理过渡,从封闭式管理走向开放式服务,从单一的管理走向复合式的应用,正成为现代高职科研、教学职能的重要保障,高职档案管理工作面临着巨大的挑战和机遇,需要所有档案管理工作提高认识,创新工作方法,充分发挥高职档案的价值。
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7.从文书工作与档案管理教学特征看教学改革
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高校教学档案是评价学校、院系教学管理水平和教学质量的重要依据,院系教学档案工作是高校教学档案工作的基础。目前一些院系教学档案管理尚不规范,档案管理人员业务素质不高,因此有必要开发应用院系级的计算机档案管理系统,明确院系级教学档案的归档范围,制定电子文档的管理规范,加强对兼职档案人员的管理和业务培训。以下是读文网小编为大家精心准备的:关于加强高校院系教学档案管理工作的思考相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]大部分高校二级教学单位教学档案收集与管理工作都是由教学秘书负责,由于领导对教学档案的建设工作重视程度不够,人员流动性强,缺乏相关培训,综合素质偏低,教师提交教学档案的不配合,都会导致教学档案的缺失。对于此类情况,可以考虑从加强领导重视,提供相关培训、进修,强化各项工作技能,建立物质激励机制,合理更新队伍等方面建设,确实将教学档案作为高等教育的一个重要组成部分开展教育教学工作。
高校院系教学档案管理过程存在于教学工作之中,是教学工作的真实记录。但是在教学档案管理过程或多或少都会受到各方面的影响,如何解决这些问题,是当前教学档案管理与建设的重要工作。
(一)领导重视程度不高,人员变动过于频繁
由于部分高校对教学档案的作用和意义认识不足,重视程度不够,资金投入和物质保障跟不上,大多数高校的教学档案还停留在纸质档案和档案柜保存的状态[1],更谈不上如何去建设该项工作。大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足,甚至对教学档案的归档持抵触态度[2]。只有学校在迎接各项评估,领导们才会想起需要各类教学档案作为支撑材料。一方面教学档案的收集、整理、管理是一个繁琐、复杂的过程,并不是每个人都能坚持下来。另一方面独立学院高等教育的发展,专业方向不断地增加,招生人数也在不断攀升,随之而来教师数量也在不断增加,这意味着教学档案管理的工作量不断增大。由于上述两种原因,就会导致管理者流动性比较强。
(二)缺乏教学档案管理的相关培训
根据《普通高等学校档案管理办法》规定,高校的档案机构一般是综合档案室或档案馆,由专职档案人员负责这项档案工作,各部、处、院、系、所等部门,必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作,并视情况配备一至二名专(兼)职人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼职档案员的角色通常由教学秘书来担任,或者专任教师辅助。而大多数这些兼职档案员并不是档案学毕业的,或者说没有接受过教学档案收集与管理方面的培训。他们很少,甚至没有深入教学一线,导致各方面的教学档案归档不合理,资料不齐全。
(三)教学档案管理者综合素质偏低
在高校普遍存在这样的现象,领导们认为教学档案管理者只是简单地收集教学档案材料,没有什么理论可言,谁都能胜任。在招聘人员时并没有按照岗位特点提出很合理的应聘条件,导致部分教学档案管理者学历偏低,动手能力偏差,综合素质偏低,主要体现为:
1.沟通能力不强。教学档案主要来源于教学一线的教师与学生。这就需要管理者向教师索要相关教学资料,例如教学大纲、考核大纲、发表论文、获奖证书等。有些教学管理者自我,认为高人一等,在与教师沟通关于上交教学档案时就会有语气过重,用词偏激等行为,导致有些不是教师岗位职责要求上交的资料,像发表的论文、获奖证书、课题证明等文件则可能没有能够收集得到,以致档案的不完整。但是,也有教师因个人原因而不配合提交教学档案的情况。
2.写作能力不高。在院系编写的教学质量报告、教学状态报告等与教学档案相关的报告写作中,存在着由教学档案管理者完成的报告质量偏低的问题。
3.计算机应用的相关技能不强。大部分教学档案管理者对计算机的各方面应用水平不高,有的则不会使用打印机、扫描仪等办公设备,有的则不会安装打印机、扫描仪的驱动程序,有的甚至不会使用常用的办公软件。这样会严重导致办公效率的低下,使教学档案管理者无法适应现代高等教育飞快发展的节奏。
4.缺少教育学、心理学及教育管理方面的基础理论知识。有的教学档案管理者没有参加省教育厅统一组织的高校教育学、心理学培训,也没有重视学校安排的新入职员工培训,导致没有摸清教学规律,不熟悉教学改革、教学建设、教学管理,在收集、整理教学档案时出现粗枝大叶,囫囵吞枣的现象。
5.身心健康程度不够好。大多数教学档案管理者都是学校与家庭两点一线,早上上班到学校,下午下班回家,很少人有参加健身锻炼的良好习惯。有些人则心理承受能力差。在各项教学评估期间,或者工作量稍微增大时,他们比较容易得病,甚至出现脾气浮躁、心理压力过大等不良心理行为。
(一)学校及院系领导重视,规范管理
学校各级领导应该重视教学档案人员以管理者身份的存在于教学管理之中,不再有谁都能干好的思想,充分认识他们在教学管理与档案建设中的重要性,肯定他们在教学管理中不可或缺的地位和作用,认可他们在整个教学管理中所作的贡献。学校应该联合所有教学档案管理者研讨制订一系列关于教学档案的指导性文件。对各类教学档案规定保存内容与保存期限、整理与管理工作流程、使用管理制度,以学校正式发文的程序通告全校教职工。
(二)提供相关培训、进修机会
等相关知识,参加学校组织的教职工培训,学习学校教学管理规章制度,熟悉学校教学工作开展流程,熟练使用学校教学管理系统、办公系统。只有通过高校教师岗前培训与校内教职工培训的,才可以胜任岗位工作,否则不以录用。以上“两训”可以增强他们的进取意识和思维能力,使他们关注人才培养的改革方向,提高工作效率和档案管理水平,勇于改革创新。另外,学校组织队伍外出参观考察,参加教学管理与档案管理相关的专业培训、进修、研讨会,到兄弟院校参观、学习宝贵经验。最后,学校给予
(三)加强职业道德素养,强化各项工作技能
由于教学档案收集涉及范围广的特点,工作中必然遇到问题和矛盾。不断学习相关理论,更新教育思想观念,提高职业道德素养和自身心理修养,及时调整心态,才能以轻松愉快的心境面对复杂繁琐的工作。教学档案管理者要有强烈的事业心、高度的责任感,做到务实崇真,乐于奉献。随着高等教育的改革与发展,教学档案管理者也要求自己不断提高各项工作技能。由于涉及的工作技能较多,邀请心理专家学者开设讲座,培养及强化沟通能力;邀请教育学者开设专题,加强写作能力;邀请计算机应用技师培训各项计算机软硬件应用,提高计算机信息处理的能力。各项工作技能培训成绩纳入年度考核。
(四)规范考核制度,建立物质激励机制
教学档案管理者的考核,主要由领导的主观臆断评分,根本谈不上科学、合理。教学档案管理者作为高校教职工的一部分,学校应制定出相应的考核办法及工作量计算方法,进行年度考核评定。对责任心强、精通业务、管理工作出类拔萃的人员,按照合理比例分配,给予与优秀教师同等的物质奖励,以及授予荣誉称号的精神奖励,借此充分调动他们的工作积极性和主动性。对于教师提交教学档案也应该纳入个人年度考核,如没按时按质量提交教学档案者,不能参与优秀教师评选,不能是考核优秀,并通报批评。
不管在哪一行业哪一岗位,当事人都会忧虑个人职业发展前景的问题。高校应该深刻体会到他们职业发展问题,从人材利用方面考虑,制订出一系列关于职称评聘、晋升、转岗等政策。首先,让他们参与职称评审,能够拥有管理人员的一套评聘制度。其次,提供岗位晋升机会。例如优秀的教学档案管理者可以晋升为主任助理或办公室主任。因为教学档案管理者肯定非常熟悉教学管理各项事宜,使教学工作与教学管理工作更上一层楼。最后,对获得硕士学位及中级职称的,并有一定资质的,可以考虑安排他们讲授一些课程,逐步转向教师岗位。
(五)合理更新教学档案管理队伍
为确保学校教学管理与档案建设工作有序开展,保持教学档案管理队伍的合理发展,高校适时合理更新队伍。一方面引进教育学、档案学等相关专业的硕士研究生高层次人才,带领原有队伍进行工作创新和管理改革的工作,另一方面做好“以老带新”的培养工作,缩短新成员进入角色的时间。这样对学校的教学管理起到承上启下,稳定发展的作用。
综上所述,一方面院系档案管理者应该首先从大局出发,充分利用校园资源,积极做好档案管理工作,加强业务能力,提升自身综合素质,促进教学档案管理事业的健康发展。另一方面,学校及各级领导应该加大教学档案的建设工作重视程度,重视教学档案管理者的培训,建立物质激励机制,例如加工资、晋升、转岗等。双管齐下,才能使高等学校教学档案工作高效的开展,才能促进现代高等教育事业的蓬勃发展。
关于加强高校院系教学档案管理工作的思考相关
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办公室档案管理工作长期以来一直是各单位不能忽视的工作内容,为进一步强化档案管理工作职能,创新办公室档案管理工作,提高单位整体工作效率,应在改进办公室档案管理工作方法方面做进一步的探讨。以下是读文网小编为大家精心准备的:办公室档案管理工作的改进策略探讨相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
摘要:随着单位内部分工越来越明确和细致,办公室档案管理工作变得越来越重要,改进办公室档案管理工作能促进提高单位整体工作效率。本文针对办公室档案管理工作问题,提出:增强办公室档案意识、完善档案日常管理制度,加强办公室档案收集、提高档案人员素质水平,推进档案数字化进程、加快实现信息资源共享等改进策略,希望能为办公室档案管理工作的改进实践提供参考。
在长期工作中发现,日常各项的工作开展都与办公室档案管理存在密切关联,但从当下办公室档案管理工作的现状来看,还存在一些问题需及时改进,主要包括三个方面:一是办公室档案管理意识较弱,日常的档案管理制度不完善,在实际工作中存在不足;二是办公室档案的收集管理不善,档案人员素质偏低,文件材料的真实性等得不到保障;三是信息时代对办公室档案管理工作提出新要求,但传统的办公室档案管理模式并不能适应该要求,数字化进程滞后,信息资源共享效果较差等。为此,单位应坚持改进办公室档案管理工作,有效提高工作效率。
首先,大多数单位都忽视了办公室档案管理工作,档案管理意识薄弱,导致工作很难取得进步。所以,单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性,努力改进档案管理工作,有机结合档案管理目标,正确树立档案管理理念,坚持完善档案管理制度,强化档案管理的岗位责任制。如:单位可依据办公室档案管理工作实际,积极成立档案管理工作领导小组,明确制定档案岗位目标和职责,并把工作目标层层分解开,把责任落实到每一位档案管理人员身上,并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围,逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如:单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作,强化单位领导及人员的档案管理意识,确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。
其次,进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善,首先应明确档案管理工作流程,并统一建立档案人员的约束与监督机制,避免人员出现不规范操作[1]。同时,办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切,可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室,根据文件资料的类别、时期等分别存放好,并贴上标签,为日后查找提供方便。档案,档案保管室的安全性应得到保障,特别是针对一些重要的文件资料,应做好加密工作,把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限,如果文件资料的保密必要性已经丧失,就应做好记录,并整理好,且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作,以便能相互监督,确保办公室档案管理工作能有序进行,真正把安全工作落到实处。
首先,单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中,资料的收集是最重要的也是最基础的工作,所以只能对档案收集工作进行规范和加强,才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管,收集的文件资料应格式规范、字迹清晰,并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序,如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作,并严格按照档案管理制度来执行,为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度,利用计算机信息技术完善办公室自动化系统,实现办公室档案的网上管理,做好目录编号工作,提高办公室档案收集效率。
其次,组织开展档案管理人员培训工作,提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实,而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升,档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验,对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解,专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质,单位应从不同方面做出改进:一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义,通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动,在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术,确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术,有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下,网络安全事故时有发生,严重威胁着单位办公室档案信息的安全性,所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。
首先,加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划,并加强检查和监督,确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向,在追求利益的前提下着眼未来,同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设,尽早构建档案数字化目录[3]。同时,要加大投入,在单位各级档案部门形成协作机制,集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作,强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任,尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则,加快档案数字化建设进度。另外,单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度,即纸质档案与电子档案,通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档,并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度,促使档案全文检索目标的实现,全面提高办公室档案的查准率、查全率等,最终顺利改进办公室档案管理工作。
其次,加快实现办公室档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准,把技术壁垒打破,统一建立档案信息管理系统,促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统,在网上实现档案信息的生成、整理与归档,使办公室电子档案信息的入口保持畅通。与此同时,办公室档案管理工作应以服务单位发展为重点,探索在单位区域内实现档案信息资源的共享,遵循先重点后一般、先易后难的原则,以单位需求为导向制定办公室档案信息资源的共享目录,注重提高办公室档案管理工作的实效性。如单位可建立电子档案数据管理中心,利用单位的局域网实现电子信息的网上传输,一体化管理各种办公室档案信息资源,真正实现信息资源的共享,加快改进信息时代的办公室档案管理工作。
当前,为充分发挥出办公室档案管理工作在单位日常管理中的重要作用,需要单位在今后的工作中采取有效的改进策略,及时解决问题,确保办公室档案管理工作能在单位里有序、稳定而高效地开展。同时,单位要把档案管理人员专业素质水平的提升当做一项长期工作来抓,以熟练运用先进的计算机信息技术为目标,加大投入,加快推进办公室档案数字化进程,加快实现档案信息资源共享。只有这样,单位的办公室档案管理工作才能跟信息时代的发展需求相符。
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社会主义新农村建设,档案工作如何全面服务,对乡镇档案工作者提出十分迫切的问题。必须自觉地创新理念,抓住机遇,服务大局,建立起新的乡镇档案管理模式和工作体系,使乡镇档案工作服务于社会主义新农村建设大局。 以下是读文网小编为大家精心准备的:分析乡镇档案工作的现状及解决的对策相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
【摘要】乡镇档案工作是乡镇党政机关对当地经济、文化及政治进行集中统一的管理,是一项影响着社会主义现代化建设进程的重要工作。乡镇是国家设置的最基层行政地区,负责落实国家的方针及政策。我国现阶段的乡镇档案管理机制尚未健全,在具体的实施过程中仍有许多不足之处,因此,乡镇党政机关应当根据社会主义现代化建设的需要,建立一套完善的档案管理机制,充分利用现代化信息技术,对档案进行科学、合理的管理,以更好地促进社会主义现代化建设。
社会主义现代化建设要求对社会各层进行全而的改革,乡镇作为国家行政划分的最底层,其建设现状能够真实、直观地反映出国家政策的实施效果。乡镇档案的管理工作能够深刻反映出乡镇的发展历程,档案管理工作能够为乡镇党政机关的行政工作带来无尽好处。
现阶段我国的乡镇档案建设工作具有档案工作的一般性特征,具体表现为以下四点。
(一)档案工作的机密性
档案是关系其形成者最根本利益的文件,相当一部分档案内容会涉及到国家的政绩、经济、文化、科技及军事方面的机密,因此,档案不会像大街上随处可见的海报、张贴信息具有公开性。档案在其形成后相当长的一段时间里,会处于封闭状态。
(二)档案资料积累过程的缓慢性
能够纳入档案管理的资料具有不可复制的特点,是独一无二且具有巨大价值的资料。大多数的档案都以“孤本”的形式存在,一定程度上降低了档案的使用率,从而增加了档案的价值。档案的形成过程缓慢由于受到社会生产力发展水平及个人知识水平等因素的影响,我国目前的档案资料在数量上有着一定的局限,造成了管理人员在选择档案材料时产生纠结的情绪,因此,档案资料的形成具有时间限制性。
(三)档案管理的过程具有阶段性
档案按照其价值的高低被储存在不同等级的地方。目前我国的档案储存点主要是档案室和档案馆。档案室中的档案其价值比档案馆中的档案价值要低很多,有着较高参考和借鉴价值的档案其保管的位置大多是市级以上的档案馆内,一定程度上保证了此类档案的安全性。因此,档案馆中的档案更被国家及世界各国重视。
(四)档案有着对档案的形成者较强的依赖性
档案资料所具有的历史参考价值使档案具有较强的收藏价值,档案是其形成者在特定时期的产物,与档案的形成者根本利益有着直接的关系,体现了档案形成者所处时期的社会状况。因此,档案不会像图书及杂志被广泛流传,其严密性使得档案几乎不在社会中公开。
(一)解决社会各类纠纷
乡镇地区的档案主要收集了当地社会发展中与当地民众具有直接关联性的资料,因此,对乡镇档案进行科学分类和整理,有利于解决地方纠纷,为民众化解矛盾提供了大量直接有利的依据。
(二)方便查询过去的各类信息
档案作为人类信息的优秀保管员,具有“察往知今”的人才信息储存功能。人们通过阅读具有研究价值的档案,对过去的社会状况进行全而、准确地了解,从而最大限度地学习和吸收先进文化。
(三)最大限度地维护事实
乡镇的档案能够真实地反映乡镇的政治、文化、科技等人类活动最初的记录,因而档案具有其他资料无可比拟的优越性。
(一)乡镇档案机构功能不健全
我国乡镇档案管理机构在功能上来看还处于不健全的阶段,尤其在对档案机构的服务功能进行开发时的力度不足,影响了档案管理机构的社会地位。一些档案机构不重视档案信息的开发与利用,导致了乡镇档案管理机构的社会地位的下降。
(二)档案管理机构的管理机制不完善
乡镇地区的档案主要处于乡镇机关的档案室内,出于对档案机密性的保护,一般情况下,档案管理只局限于机关单位的档案室,机构内其他非档案管理的工作人员对档案的了解几乎为零,一定程度上限制了档案管理工作顺利开展,不利于乡镇档案管理机构对档案进行规范化管理。
(三)乡镇档案机构工作人员存在较多问题
由于档案管理人员多是政府机构的公务人员,几乎都是独立存在的,因此档案的管理人员存在着无编制、变动频繁的情况。
(四)乡镇档案机构缺少独立的管档案管理部门
由于档案工作受到制度的限制,很多的乡镇档案管理机构存在着缺乏独立的档案管理的机构,一般情况下,档案管理工作仅仅挂在党政办公室,使得档案管理不受到重视,一定程度上影响了档案的安全性。
(五)对档案缺乏系统的管理
由于乡镇档案管理工作没有受到管理人员的重视,上级对乡镇档案管理没有投入足够的经费,使得档案管理者缺少对档案的重视,在一定程度上脱离了档案的规范化管理。
(六)没有最大限度地利用档案的价值
乡镇档案管理机构的管理人员对档案的利用意识薄弱,由于受到管理制度条条框框的限制,使管理者不能积极主动地利用手中的档案进行社会服务。档案管理者对农村的农业档案尚不熟悉,导致了关于农业发展的档案较少,不利于国家农业方而的全而发展。
(一)强化乡镇档案工作的领导工作
1.提高档案管理机构的领导对档案的重视度。对乡镇档案管理机构的领导进行思想教育,提高领导对档案的重视度。我国的乡镇机关领导对档案的重视程度不够,认为档案管理没有必要甚至产生怕麻烦的思想。针对领导产生的这类问题,档案管理机构应当根据社会发展的现实需求,强化领导对档案的重视,以便乡镇档案工作的顺利展开。 2.建立、健全领导体系。为了确保档案管理工作的顺利开展,乡镇档案管理机构应当根据相关党建规章制度,建立合理的领导体系,同时明确各类管理工作的具体责任人,确保乡镇档案管理工作顺利开展。
(二)在乡镇发展中重视档案的重要性
提高乡镇档案管理的防范意识是做好档案管理工作的前提条件。档案管理工作者应当落实自身具体的管理职责,加强对乡镇档案的安全管理。同时应当完善档案的借阅、防盗工作,以确保档案的相对安全。
(三)最大限度地对乡镇档案进行收集
乡镇档案管理机构应当加强对地区商业及农业方而的档案资料收集,比如对退耕还林还草、特色农业城镇规划及建设等方而进行指导,同时加大力度对此类具有指导作用的档案进行搜集与整理。
(四)运用科学的方法对乡镇档案进行管理
针对乡镇档案管理机构中存在的管理方而的问题,为了提高乡镇档案管理机构的管理水平,节省人力、财力及物力上的投入成本,乡镇管理机构在管理中应当建立科学的管理方法对乡镇档案进行管理,从而大大节约管理成本,促进管理工作的进步。
(五)增强各级档案管理人员的档案工作意识
社会主义现代化建设要求社会的各项工作应当井然有序地进行,乡镇是国家最基层的行政地区,现代化建设的成效在乡镇的建设中体现出来。乡镇档案管理有助于社会主义新农村的建设及发展,因此,推进社会主义新农村在各个层而上的建设,对农村档案管理工作具有重要的影响。
随着社会主义民主建设工作的不断推进,民生问题成为了当下关注度较高的问题。乡镇档案管理机构在推进民生建设工作中具有不可忽视的作用,因此,现阶段,我国应当将重点集中在乡镇档案工作的建设上,最大限度地提高各级乡镇档案管理人员的档案管理意识,以便为新农村的建设提供切实有效的工作方法。
(六)加强乡镇档案管理机构的基础设施建设
由于乡镇领导人忽视了档案管理的重要性,导致乡镇档案管理缺少高标准的运行机制,在建设具体的档案室或档案馆时,没有花费足够的财力、人力及物力,使得档案没有完善的保管系统,不利于保证档案的安全性和完整性。
由于档案库房的设施过于简陋,导致一些档案出现霉变、腐蚀及虫蛀的现象,同时在档案室或档案馆的建造过程中,缺少高质量、高标准的档案规划制度,在一定程度上不利于档案的长期保管。
(七)充分开发、利用档案的价值
乡镇档案管理机构应当根据档案的实际应用价值,对档案资料中形成的价值进行积极地宣传和实际运用。管理人员应当在实际运用的过程中,积极主动地开展档案研发和编制工作,充分利用乡镇档案中利于民生发展的档案材料,为增加乡镇经济收入、稳定农村发展秩序,提高人们的生活水平作出贡献。
社会主义现代化建设工作涉及到国家各个层而的改革,乡镇作为国家行政区划的最底层,其经济、政治及文化的发展状况有力地体现了人民的生产力和生活水平,乡镇档案工作的全而推进,有利于推进乡镇的社会现代化建设进程。为了乡镇档案工作的顺利开展,档案管理人员必须依据国家档案管理的具体制度,针对性地对档案管理工作中易出现的问题进行分析,利用科学的管理手段和管理方法,对档案管理中的问题进行解决,从而保证乡镇档案管理工作的全而开展,从基层做起,为社会主义现代化建设打下坚实的基础。
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学生档案工作是高校学生工作的重要组成部分,其数字化建设正处于发展初期阶段且存在很多问题和不完善的地方,急需从多元化视角审视与处理。以下是读文网小编为大家精心准备的:浅析高校学生档案数字化建设工作相关论文。内容仅供参考,欢迎阅读!
[摘 要]本文分析了学生档案数字化建设的背景及保障体系,重点分析了高校学生档案数字化建设的过程,目的是使学生档案管理工作迈上新台阶,为学生就业、升学等提供良好的服务。
[关键词 ]高校;学生档案;数字化建设
随着计算机网络技术的发展,档案管理逐渐由传统的手工管理向网络化管理转变。学生档案从建档、保存、查询、利用和档案邮递等过程都发生了质的变化。构建一种适合高校学生档案数字化管理的新方法,以解决传统学生档案管理中存在的问题,是当前高校档案工作急需解决的实际问题。
1.2008年教育部、国家档案局联合颁布了《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)。它是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文件。本办法将学生在校形成的文件材料纳入归档范围,而且单独设类,彰显了以人为本和重视民生的档案理念。
2.高校档案工作的重点一是管理,二是服务。而要提高学生档案管理工作水平,计算机网络化管理是关键;档案工作服务创新是从事档案工作的理论基础和行动指南,我们要在新的机遇条件下,结合高校学生档案工作的实际情况,用创新理念服务于高校各项工作。
高校学生档案数字化建设是一项复杂的系统工程,涉及档案学、软件科学、信息管理等多个领域,需要学校各个部门的共同参与。
1.前期准备阶段。这一阶段主要分析学生档案信息化管理项目的可行性、项目投资收益比、项目的主要功能、学生档案信息数据库的选择及相应基础设施配套情况、学生电子档案接收范围、接收源等。并合理规划项目各阶段的目标及完成任务,组织专人负责各阶段,并通过招投标筛选出最合适的合作伙伴。
2.基础设施建设。高校学生档案数字化基础设施建设是高校档案信息建设的基础,主要由硬件设备、软件系统和校园网络组成。在硬件方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、存储设备及其它必要组件。软件系统主要指档案信息系统,该系统除应具有收集、管理、保存和利用等功能外,还应能实现公告发布、权限管理、元数据管理、安全管理等功能,以确保学生电子档案的真实性、完整性。网络建设主要包括基于局域网的档案管理平台,基于校园网的学校平台和基于互联网的公众平台,统一各部门之间管理软件数据接口,以实现学生电子档案的收集、保管、利用,最终实现学生电子档案资源共享。
3.基础业务建设。学生档案数字化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。
4.保障体系建设。学生档案数字化管理的保障体系离不开人力、物力、财力的支持。高校领导要给予重视,将档案信息化建设列入议事日程。加强对档案信息化建设的财政支持,保证高校档案机构购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。加强档案信息化人才队伍建设,一方面解决档案部门人员编制少的问题,增加新员工。另一方面定期对馆内人员进行业务培训,切实提高学生档案工作人员的管理水平。
1.调出学生档案。对学生档案拆分和登记。根据各高校档案信息化程度和实际情况,按批次调阅档案,以专业和班级为一批,填写档案借阅登记表。对于不同类型档案的特点采取不同的拆分办法,并不能损坏档案,以确保学生档案的原始性。
2.学生档案扫描。针对不同档案的特点,采用不同的扫描方案。对于纸质较差、字迹不清的学生档案,采用平板扫描仪,轻拿轻放;对于学生设计的图纸档案采用图纸专用的工程扫描仪;对于纸质较好且量较大的学生各种证书档案可以采用高速扫描仪。
3.学生电子档案保存。按照档案管理系统对学生电子档案技术规格的要求命名文件名,保存扫描文件,修复编辑学生电子档案。对已经保存的文件进行纠偏、去污、拆边、对比度、亮度等处理,确保文件清晰、端正、干净。
4.学生电子档案识别。对于文档类学生电子档案,通过图文扫描系统编辑后导入数据系统识别,识别后的文件按照学生档案管理要求生成双层PDF文件。
5.学生电子档案质量检测与分类。对于扫描且编辑完成的扫描件,依据学生档案的个人信息,按照高校档案管理系统的要求,制作档案导入系统模板,著录档案相关信息,同时检查是否有漏扫或档案不完整的现象,确保档案目录数据分类与档案扫描文件的一一对应。
6.学生电子档案导入高校档案管理系统,归还档案。扫描且检查合格的学生电子档案,按照高校档案管理系统的要求导入高校档案管理系统,确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,使加工扫描成果在高校档案管理系统中有效检索和显示。按照档案原貌封装档案,档案归还后上架,同时要把当期完成的电子档案备份保存。
总之高校学生档案是高校档案馆藏的重要组成部分,加强高校学生档案数字化管理,使之与高校办公自动化形成一个有机整体,将学生电子档案生成与归档相连接,提高学生档案归档率,使查询者不局限于学生档案室。通过网络实现远程传递、异地处理、网内共享和实时归档,这样就会让学生档案最大程度的发挥作用,体现以人为本的思想,为用人单位和学生提供更好的服务。
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