关于电算化会计档案利用问题的探讨

摘要：电算化会计档案利用能完整地呈现出企业组织发展进程，合理开发和科学利用电算化会计档案，能为社会的发展创造出经济效益，发挥电算化会计档案在现代经济时代的真正作用。

关键词：电算化 会计档案 原则

一、电算化会计档案的特点

电算化会计档案广义上指存贮会计数据的各种凭证、账簿、报表和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证等。狭义的电算化会计档案是保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。各级企、事业单位实行会计电算化以后，财务人员的所有日常工作以及历年会计档案的查找利用，均可在计算机上完成。因此，电算化会计档案具有下列特点：电算化会计档案存储的范围广。它传统会计档案具有更广泛的内涵：它不仅具有传统的会计信息，还包括会计电算化的纸质文件、电子文件以及系统软件。在会计电算化条件下，会计档案的载体本身发生了巨大的变化，电算化会计档案存储的会计信息得到了扩大。财务人员首先要掌握计算机知识，然后才能使用计算机进行会计核算、处理。电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关，电脑操作系统、财务管理和会计电算化应用软件不断更新，使会计档案也在不断更新。

电算化会计档案管理要求更高的科学性。电算化会计档案通过计算机使用起来更快捷、方便，更容易产生决策参考价值，为管理和决策提供较好的支持。要管理好电算化会计档案信息，必须配备专兼职档案管理人员。另外必须根据电算化会计档案的特点，做好会计档案的各方面工作。

电算化会计档案具有更高的的安全性、完整性要求。会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。而在电算化条件下，会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，会计数据，会计信息的完整性、安全性受到挑战。而电算化会计档案又受载体的质量、存放环境等条件的影响。所以要求电算化会计档案的保密性和安全性比传统的会计档案高。

二、电算化会计档案利用的影响因素

政策法规对电算化会计档案利用的影响。国家制定的档案法和会计法为会计档案利用提供了基本前提。目前，会计档案信息资源开发利用的相关规定不完善，使会计档案管理部门对电算化会计档案信息的开发利用没有可操作的依据。因此，要利用电算化会计档案信息资源，就必须建立关于这方面的政策、法律、法规，增强现有法律、法规的可操作性，集中组织对电算化会计档案的利用，保证全国会计档案信息资源建设正常进行。

经济发展对电算化会计档案利用的影响。经济因素是社会存在和发展的基础，它影响着社电算化会计档案信息资源的利用。表现在：社会主义市场经济促使电算化会计档案信息利用要以服务广大信息用户为宗旨，以信息市场的需求为导向。电算化会计档案信息资源推动了社会经济的发展，并获得社会经济对它的支持和保障；随着知识经济时代的到来，电算化会计档案有着其他信息资源不可替代的作用；经费不足困扰着会计档案信息资源利用。运用现代技术、设备购置和人员培训等都需要经费支持，这使电算化会计档案信息资源利用受到限制。

科技进步对电算化会计档案利用影响。科技的进步为电算化会计档案信息资源利用创造了条件，电算化会计档案信息将通过网络为更多的人利用。深层次地开发会计档案信息资源方向发展，直接影响到电算化会计档案信息利用。所以，对科学技术的合理运用会给电算化会计档案信息资源利用有重要影响管理制度对电算化会计档案利用影响。会计电算化在网络应用领域的拓宽使电算化进一步发展，并有着极为重要的经济意义与法律意义。在以要积极探索电算化会计档案信息资源利用的新方法，把电算化会计档案信息存储于便于提取、传递的载体人员素质对电算化会计档案利用影响。利用电算化会计档案信息资源关键在于提高电算化会计档案人员的素质，合理安排与使用人员，适应电算化会计档案利用工作的需要，充分发挥电算化会计档案的经济价值。

三、电算化会计档案利用的原则

电算化会计档案具有全新特点，必须建立和遵守其工作原则，才能方便利用者的利用需要，并有利于保证电算化会计档案的安全。

电算化会计档案的双套备份制度要严格执行。其中一套封存起来，封存电算化会计档案的“原始性”，对外提供的一般应为只读文件，不宜直接向利用者提供拷贝件。

采用适当的控制技术。用密钥技术、用户身份验证技术等方法对需要控制使用的电算化会计档案进行加密管理，使无关人员无法进入该文件，利用者和利用权限只能靠系统来鉴别、控制，另外，对建立的规章制度应注意有效性与可行性。

电算化会计档案要限制利用方式，确保其使用安全。在不能确保安全时要加以限制。电算化会计档案特点使其在利用活动中的保密与安全问题不好控制。因此要采取更为严密的安全措施，避免由于安全问题带来不可挽回的损失。

发挥电算化会计档案的最大限度优越性。建立一个科学的完整的电算化会计档案系统。缩短会计档案的传输时间，使会计档案在宏观控制和微观管理中都能充分发挥作用，从而获得更多的社会经济效益。

总之，开发和利用电算化会计档案信息资源，是会计档案部门生存与发展的需要，是社会主义经济建设的必然结果，对整个国民经济的发展起着促进作用。

参考文献：

[1]薛四新，彭荣，陈永生。档案信息化应用系统建设，机械工业出版社，2006