企业内容管理是什么(通用3篇)
企业内容管理,是为客户提供的一种有关企业显性和隐性内容的应用软件,它管理、集成和访问从音频、视频到扫描图像的各种格式的商业信息,对象范围比传统关系数据库管理系统(RDBMS)处理的结构化数据更广。
“内容”的范围不断扩大
随着网络的普遍使用,企业内部信息的流通加速、文案与资料数量增加,象电子邮件、从Lotus Notes来的资料、网上讨论、实时简讯、Office文案,甚至是印刷资料的内容,即使不是出版媒体机构,也有加强管理这些资料的必要性。于是,“内容”就由原来的出版媒体内容,扩大成企业内部全部资料信息的内容了,同时也产生了“企业内容管理” ECM的新名词。
ECM常被视为知识管理KM(Knowledge Management)的基础建设,知识管理是企业由下而上、累积智能的系统方法,已有16年的历史,虽然在技术与方法上不断演进,但在实际应用中因投资回报不易评估,更需企业文化的配合,让大家养成知识与人共享的意愿,所以发展并不迅速。
除了前面提到与内容相关的各种管理,这一两年,另外出现了M字头的管理概念与系统,象客户关系管理CRM、 供应链管理SCM、人力资源管理HRM,以及虽没有M但归在一类的企业资源计划ERP和企业网络入口EIP。这么多的管理,所产生的信息与数据,自然更要纳入企业“内容”的体系了。所以,企业的“内容”范围越来越大。
但这么多名词、概念与系统,不但企业用户弄不清楚哪一个做什么事、与别的系统有什么关连,就连制作推销系统的业者,也未必区分得清楚,而且系统越发展越有重叠走势。况且每类系统涵盖的都不小,都打算以高投入构建一个适用全企业的大系统。但经验告诉我们,这样的系统太昂贵、发展太耗时,尤其是构建集中式大型数据库,增加了系统的复杂程度,且风险也在提高。
“内容”和“内容管理”
“内容”一词,源于出版媒体业,书报杂志、唱片影带里的创作,叫做内容,所以早期的内容管理CM(Content Management),偏向出版产品的管理,以储存、流程、 元数据(Metadata)为要件来制作系统。储存多以关连式数据库的方式,也有的以一般数据文件方式储存,或者是根据需要两种并存。内容从制作编辑到成品储存,都需经过或多或少的加工过程,有的是单线的简单流程,有的是分叉多线的并行操作,各种流程不同、相差甚远。至于元数据,是对内容的描述,如作者、日期、关键词、媒体种类、版权等,都以XML标记的方式记录,来达到跨媒体出版与个人化出版的目标。
内容管理在几年前,还是一个通称,因为还没有任何单一的系统,能适用于所有出版媒体内容的管理。各种内容虽然在数字化之后都是电子数据,应可用数字管理方式来处理,但在应用的层面上,却复杂得多。内容从制作、分送、到储存,生命周期的每一阶段,在处理上都有不同的需求。所以,这时的 内容管理系统,是以个别出版媒体为主的。
把“内容”连起来管理
就在这时候,出现了另类的思考。如果制作一个新的系统,把上述提到的那些M放进去,则多半是由上而下的结构,也就是把下层原来运行的系统、原来分散在各处各种格式的数据,移植到上层,建立一个庞大系统,形成一个庞大的集中式数据储存库,这样,工程浩大是在意料之中的。但是,一个创新的构思正好相反,是从下而上,下层的原有运行的系统与数据,不论分散在什么地方、也不论什么格式,都可以维持不动、继续运行。然后用转换的方式,把数据转换成中性如 XML的格式,作为与别的系统衔接沟通的共同语言,再由一个信道把这些系统串连起来。
概括来说内容管理,是把现有各个底层的数据,建立一个共同的目录控管机制,各个系统处理数据的软件,都依此目录配送,使数据流动横跨各系统,既不必制造一个集中的庞大数据库,也不必更改现有系统的运行。这种模式的建立,自然较传统的作法省时省钱,风险也大为降低。Agari的Mediaware系统即是一例。
内容管理的顺畅,有赖于内容的结构化,因为只有结构化,才能对内容分类、索引、排序、搜寻。利用XML相关工具,来制作结构化的内容,正是内容管理的基础建设。这项基础建设,无疑是内容管理的重要程序,也是一项十分艰苦的工作,更是实时企业所需要付出的代价。